Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 22.09.2020, Tidspunkt: fra kl. 13.00 til kl. 14.15 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 20/27 20/37 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Jon Jæger Gåsvatn, leder (DRP) x Inger-Christin Torp, nestleder (Ap) x Ole Gunnar Torgrimsby (Sp) x Heidi Næss (Frp) Meldt forfall Jon Anders Johansen Jon Andersen (SAFOSA) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Daglig leder Anita Dahl Aannerød og rådgiver Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Daglig leder Jolanta Betker og konst. seksjonsleder Lene Brudal Møtende fra administrasjonen: Kommunedirektør Turid Stubø Johnsen Møtet ble lukket under sak 20/30 i henhold til offl. 24 tredje ledd.. Jon Jæger Gåsvatn (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 22.09.2020 Sakliste PS 20/27 PS 20/28 Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av representant til å signere protokoll PS 20/29 Statusrapport 2019, etterlevelse av Arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser PS 20/30 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "IT-sikkerhet - delrapport 2 av 2" PS 20/31 Forespørsel om utsettelse av forvaltningsrevisjonsrapport "Kvalitet og kompetanse i helse- og omsorgstjenestene hjemmetjenesten" PS 20/32 Status for utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2020 PS 20/33 Attestasjonsuttalelse om etterlevelseskontroll 2019 PS 20/34 Forslag til budsjett for kontrollarbeidet 2021 PS 20/35 PS 20/36 PS 20/37 Overordnet revisjonstrategi for 2020 - Sarpsborg kommune Referater og meldinger Eventuelt PS 20/27 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. (saken legges frem uten forslag til vedtak) Ingen merknader til innkalling eller sakslisten Innkalling og sakslisten godkjennes PS 20/28 Valg av representant til å signere protokoll 1. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges nestleder. 1. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges nestleder
PS 20/29 Statusrapport 2019, etterlevelse av Arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser 1. Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker å få oversendt tilsvarende rapport for 2020 når denne foreligger. 1. Informasjonen tas til orientering. PS 20/30 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "IT-sikkerhet - delrapport 2 av 2" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling for bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «IT-sikkerhet delrapport 2 av 2», samt kommunedirektørens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «IT-sikkerhet delrapport 2 av 2» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: gjøre ansatte kjent med rutiner for risikovurdering, herunder vurdere å involvere ansatte i arbeidet med å identifisere, vurdere og dokumentere risiko på området gjøre ansatte kjent med rutiner for registrering av avvik på området, herunder sørge for at de ansatte vet når og hvor de skal melde avvik sørge for at de ansatte har relevante styringsdokumenter på området lett tilgjengelig 2: Bystyret viser til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Bystyret ber kontrollutvalget om å følge opp vedtaket med en oppfølgingsrapport fra revisjonen ett år etter bystyrets behandling av saken. Denne oppfølgingsrapporten skal også sendes til bystyret. Revisjonen redegjorde for rapporten funn og anbefalinger. Kontrollutvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart i møte. Kontrollutvalget ønsket å fjerne «vurdere å» i punkt 2.2 første kulepunkt i forslag til innstillingen. Kulepunktet endres til: «gjøre ansatte kjent med rutiner for risikovurdering, herunder involvere ansatte i arbeidet med å identifisere, vurdere og dokumentere risiko på området» Vedtaket med overnevnte endring ble enstemmig vedtatt
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «IT-sikkerhet delrapport 2 av 2», samt kommunedirektørens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «IT-sikkerhet delrapport 2 av 2» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: gjøre ansatte kjent med rutiner for risikovurdering, herunder involvere ansatte i arbeidet med å identifisere, vurdere og dokumentere risiko på området gjøre ansatte kjent med rutiner for registrering av avvik på området, herunder sørge for at de ansatte vet når og hvor de skal melde avvik sørge for at de ansatte har relevante styringsdokumenter på området lett tilgjengelig 2: Bystyret viser til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Bystyret ber kontrollutvalget om å følge opp vedtaket med en oppfølgingsrapport fra revisjonen ett år etter bystyrets behandling av saken. Denne oppfølgingsrapporten skal også sendes til bystyret. PS 20/31 Forespørsel om utsettelse av forvaltningsrevisjonsrapport "Kvalitet og kompetanse i helse- og omsorgstjenestene hjemmetjenesten" Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kvalitet og kompetanse i helse og omsorgstjenestene hjemmebasert omsorg» blir utsatt til 2021. 2. Timene som er vedtatt skal brukes på forvaltningsrevisjonsprosjektet overføres fra 2020 til 2021, herunder 400 timer. 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kvalitet og kompetanse i helse og omsorgstjenestene hjemmebasert omsorg» blir utsatt til 2021. 2. Timene som er vedtatt skal brukes på forvaltningsrevisjonsprosjektet overføres fra 2020 til 2021, herunder 400 timer.
PS 20/32 Status for utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2020 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2020, tas til orientering 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2020, tas til orientering PS 20/33 Attestasjonsuttalelse om etterlevelseskontroll 2019 1. Kontrollutvalget tar resultatet av kontrollen med etterlevelsen av «merverdiavgiftskompensasjon» til orientering 1. Kontrollutvalget tar resultatet av kontrollen med etterlevelsen av «merverdiavgiftskompensasjon» til orientering PS 20/34 Forslag til budsjett for kontrollarbeidet 2021 1. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 med en kostnadsramme på kr. 3 783 400.-, vedtas 2. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon Kontrollutvalgets leder opplyste om det vil bli foreslått en endring i forskrift om godtgjøring til folkevalgte i løpet av høsten 2020. Endringen innebærer at godtgjørelsen til kontrollutvalgets leder og møtegodtgjørelse til medlemmene fra 2021 får en økt ramme på kr. 34 000.- som tas inn i forslag til budsjettramme for kontrollarbeidet. Ny ramme fastsettes til 3 817 400.-. Vedtaket enstemmig vedtatt. 1. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 med en kostnadsramme på kr. 3 817 400.-, vedtas
2. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon PS 20/35 Overordnet revisjonstrategi for 2020 - Sarpsborg kommune 1. Overordnet revisjonstrategi for 2020, tas til orientering Revisor orienterte om generelt om revisjonsstrategien 2020 og om følgende fokusområder Mva generelt Fullstendighet ved salg Skille mellom drifts- og investeringsregnskapet Finansområdet Opptak ab lån Refusjon sykepenger Remitteringer 1. Overordnet revisjonstrategi for 2020, tas til orientering PS 20/36 Referater og meldinger 1. Kontrollutvalget tar referater og meldinger til orientering 1. Kontrollutvalget tar referater og meldinger til orientering PS 20/37 Eventuelt Kontrollutvalgsleder informerte om at kompensasjon til brukere av transport tilknyttet «Transportløyvesaken» har blitt utsatt behandlet i formannskapet til internrevisjonsrapporten foreligger.