Møteinnkalling Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 12.11.2018 Melhus rådhus - Møterom Einar Tambarskjelve, 2.etg 13:30-15:00 Forfall meldes til telefon 72 85 80 00 eller servicesenteret@melhus.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste PS 26/18 18/979 Åpent Ny organisering av helse- og velferdstjenestene Melhus kommune, 08.11.2018 Anna Lina Mørreaunet Holm møteleder Mari Grongstad møtesekretær
Sak 26/18 Ny organisering av helse- og velferdstjenestene Arkivsaksnummer 18/979 Saksansvarlig: Trude Wikdahl Melhus eldreråd 19.02.2018 PS 9/18 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 19.02.2018 PS 8/18 Komite for helse og omsorg 21.02.2018 PS 9/18 Organisasjonsutvalget 28.02.2018 PS 1/18 Kommunestyret 06.03.2018 PS 17/18 Komite for helse og omsorg 06.06.2018 PS 21/18 Organisasjonsutvalget 04.09.2018 PS 5/18 Komite for helse og omsorg 05.09.2018 PS 29/18 Melhus eldreråd 12.11.2018 PS 24/18 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 12.11.2018 PS 26/18 Komite for helse og omsorg 14.11.2018 PS 37/18 Organisasjonsutvalget 15.11.2018 PS 6/18 Kommunestyret PS / Rådmannens forslag til vedtak: Ny organisering innen helse og velferd tas til orientering. Ny organisering gjøres gjeldende fra 30.06.19 og skal sikre helhetlige, koordinerte og ressurseffektive tjenester. Figur 1: Ny organisering fra 30.06.19 Bakgrunn for saken: Det vises til vedtak i kommunestyret av 06.03.18, hvor rådmannen ble bedt om å videreføre arbeidet med ny organisering av helse- og omsorgstjenestene fra 01.01.19. Forslag til endret organisering kommer som følge av
organisasjonsgjennomganger som Agenda Kaupang utførte på oppdrag fra Melhus kommune i 2015 og 2017, samt endret organisering på overordnet nivå. Den siste rapporten fra Agenda Kaupang 1 ble presentert til ledere og medarbeidere i tjenesten den 30.11.17 og var på høring i berørte enheter i perioden 04.12.17 29.01.18. Funn fra rapporten ble presentert for kommunestyret i Melhus den 30.01.18. På bakgrunn av konklusjonene i rapporten vedtok kommunestyret nedsettelse av arbeidsgrupper med mål om å: a) avklare organisasjonsmessig plassering av felles enhet for tjenester til mennesker med utviklingshemning b) avklare organisasjonsmessig plassering av felles enhet for psykisk helse og rus c) avklare organisasjonsmessig plassering av ergo- og fysioterapitjenesten d) videreutvikle enhet for samordning og tildeling (forvaltningskontoret for helse- og omsorgstjenester) herunder utrede/endre enhetens navn slik at det blir mer publikumsvennlig. Den 06.06.18 ble det lagt frem sak med statusrapportering fra arbeidsgruppene til komite for helse og omsorg, etterfulgt av sak til administrasjonsutvalget 04.09.18 og til komite for helse og omsorg 05.09.18, hvor det ble anbefalt utsettelse av beslutning i saken fra september til november 2018. Dette med bakgrunn i at arbeidsgruppene ønsket mer tid før de leverte sin anbefaling, for å sikre tilstrekkelig forankring i organisasjonen. Arbeidsgruppene fikk frist til 01.11.18 til å levere sin anbefaling og anbefalingene er vedlagt saken. Følgende prinsipper skal legges til grunn for valg av ny organisasjonsmodell: 1. Tjenestene organiseres ut fra et brukerperspektiv og organisasjonen skal oppleves som oversiktlig og tilgjengelig for brukere og pårørende 2. Tjenestene skal være helhetlige, koordinerte og ressurseffektive 3. Tjenestene skal ha tilstrekkelig kapasitet og kvalitet 4. Det skal være god intern samordning av tjenestene 5. Fokus på helsefremmende og forebyggende arbeid i samtlige enheter i organisasjonen 6. Familiesenteret skal bestå som samhandlingsmodell uavhengig av organisering 7. Dag- og aktivitetstilbud, tilbud om avlastning og behovet for ambulante tjenester i helse- og omsorgstjenesten som helhet må styrkes Saksutredning: Fremtidige behov for tjenester Folketallet i Melhus vil øke de neste årene og samtidig vil alderssammensetningen endre seg mye. Kommunen vil få en betydelig vekst i de eldste aldersgruppene og behovet for tjenester til denne gruppen vil øke med oppunder 30 % fra dagens nivå. Frem mot 2040 vil behovet for pleie og omsorgstjenester fordoble seg, dersom vi legger dagens dekning til grunn. I dag mottar om lag halvparten av innbyggerne over 80 år helse- og omsorgstjenester fra kommunen, og en fordobling i denne aldersgruppen krever en omfattende utbygging av hjemmebaserte tjenester og støttetjenester som dag- og aktivitetstilbud. Gjennom 100 år i eget hjem, har kommunen valgt en strategi for å møte veksten med å vri tjenestetilbudet til mer helse- og omsorgstjenester i hjemmet. Dette krever innføring av velferdsteknologiske løsninger, slik at innbyggere opplever mestring og trygghet i eget hjem. I tillegg må kommunen utvikle forebyggende og rehabiliterende tjenester til målgruppen. 1 Agenda Kaupang 2017: «Organisasjonsgjennomgang i Melhus kommune»
+16 % +74 % +86 % Figur 2: Befolkningsutvikling i Melhus 2018-2030 Figur 3: Utgiftsbehov i Melhus 2018-2027 Samhandlingsreformen har medført at flere av innbyggernes behov for helse- og omsorgstjenester skal ivaretas i kommunene. Melhus har de siste årene fått ansvaret for nye pasientgrupper og brukere med mer komplekse behov for behandling, rehabilitering og tjenester innen psykisk helse og rus. Fra 01.01.19 innføres også betaling for utskrivningsklare pasienter innen psykisk helsevern og rusbehandling. Denne utviklingen, sammen med
kommunens økonomiske situasjon, stiller større krav til organisering, samhandling og prioritering av ressurser i årene fremover. For å møte de utfordringene som vi som samfunn står overfor, må vi sikre at tjenestene i Melhus drives ressurseffektivt, samtidig som de har tilstrekkelig kapasitet for målgruppene. I dag bruker Melhus forholdsmessig mer enn sammenlignbare kommuner på tjenester til psykisk utviklingshemmede og til tjenester innen psykisk helse og rus, mens vi bruker tilsvarende mindre til hjemmetjenester og forebyggende og rehabiliterende arbeid. Dette krever at vi må vri ressursene i større grad fremover, og endret organisering er et av virkemidlene for å bygge opp under en slik ressursvridning. Dagens organisering Kommunestyret vedtok ny overordnet organisasjonsmodell i Melhus fra 01.01.18. Denne endringen innebærer at kommunalsjef for helse og velferd har ansvar for overordnet og samordnende arbeid i rådmannens strategiske ledergruppe, samt overordnet ansvar for fag, personal og økonomi innen helse- og velferdsområdet. Nåværende organisering av enhetene innen helse og velferd har vært uendret siden 2003, med unntak av overgangen fra distriktsmodell til tjenestemodell innen pleie og omsorg fra 01.01.17. Som følge av denne endringen ble de tre enhetene Nedre Melhus helse og omsorg, Horg/Flå helse og omsorg og Hølonda helse og omsorg erstattet av de to enhetene Hjemmebaserte og Institusjonsbaserte tjenester. I tillegg ble forvaltningskontor for helse- og omsorgstjenester opprettet, for å sikre lik behandling og enhetlig praksis ved tildeling av helse- og omsorgstjenester. Figur 4: Administrativ organisering i Melhus kommune fra 01.01.18
Figur 5: Dagens organisering av helse og velferdstjenestene i Melhus Utfordringer med dagens organisering 1. Tjenester til personer med utviklingshemming: Tjenestene til personer med utviklingshemming er fordelt på to enheter, ved at bofellesskapene med miljøarbeidertjenester er organisert i enheten Bo og avlastning, mens dag- og aktivitetstilbudet ved Melhus arbeidssenter er organisert i enheten Læring og tilrettelagt arbeid. Agenda Kaupang oppsummerte følgende utfordringer med dagens organisering til personer med utviklingshemming: Manglende kapasitet ved Melhus arbeidssenter gjør at brukere ikke får det tilbudet de er i behov av/ønsker. Utgiftene til personalressurser i boligene øker som følge av manglende kapasitet ved dag og aktivitetstilbudet. Et mer enhetlig ansvar for helse- og omsorgstjenester for målgruppen vil være en viktig forutsetning for å sikre nødvendig prioritering, dimensjonering og styring av tjenestene. Skal kommunen klare å redusere utgiftene eller utnytte ressursene bedre vil det være behov for å se tjenestene mer i sammenheng. Det vil være nødvendig å gjøre noe med boligstrukturen hvor målet må være å redusere antall driftsenheter, da særlig enheter som innebærer stor grad av smådriftsulemper. Det fattes i dag ikke vedtak på tjenester ved Melhus arbeidssenter. Det er et behov for flere ambulerende tjenester for å møte målgruppens behov. 2. Tjenester innen psykisk helse og rus: Tjenestene til personer med behov for psykisk helse og rustjenester er i dag fordelt på tre avdelinger og to enheter. Psykisk helsetjeneste og Rus og tiltakstjenesten er organisert i enheten Familie og forebygging, mens
Idrettsveien bofellesskap for psykisk helse og rus er organisert i enheten Hjemmebaserte tjenester. Agenda Kaupangs rapport påpekte følgende utfordringer med dagens organisering: Melhus kommune bruker betydelig mer ressurser innen psykisk helse og rus enn sammenligningskommunene. Kommunen har også flere brukere enn sammenligningskommunene, både over og under 18 år. Den største andelen brukere får tilbud om forebyggende/psykososialt tilbud. Psykisk helsetjeneste fatter ikke vedtak på sine tjenester. Rus- og tiltakstjenesten fatter vedtak for personer som mottar rusoppfølging. Bofellesskapet i Idrettsveien fatter vedtak på tjenestene. Utfordringen innen psykisk helse er at kommunen i langt større grad har fått og vil få ansvar for å ivareta behov for forebygging, bistand, behandling og oppfølging. Melhus må vri innsatsen, fra heldøgns omsorg til mer forebygging, og en videre satsing av arbeidet knyttet til ambulante tjenester. Kommunen mangler ambulante tjenester i hele kommunen. Dagens organisering hvor tjenestene og brukerne er delt mellom psykisk helsetjeneste, rus- og tiltakstjenesten og ambulant hjemmetjeneste og Idrettsveien bofellesskap er lite hensiktsmessig. Denne organiseringen medfører ikke kostnadseffektive tjenester. En mer integrert organisering av tjenestene til psykisk syke og til mennesker med rusproblematikk vil trolig forenkle internt samarbeid. 3. Ergo- og fysioterapitjenesten: Ergo- og fysioterapitjenestene i Melhus er i dag organisert som en egen enhet, sammen med Melhus sansesenter. Enheten har navnet Aktivitet og bevegelse. Oppsummeringene fra Agenda Kaupang påpekte følgende utfordringer med dagens organisering: Melhus har en lavere dekning av fysioterapeuter og muligens også av ergoterapeuter enn sammenlignbare kommuner. Den største utfordringen i Melhus er liten kraft i rehabiliteringstilbudet, med lite intensitet i opptreningen både når det gjelder barn og voksne. Det tverrfaglige samarbeidet, særlig rundt eldre brukere er mangelfullt. Ressursbruken på sansesenteret bør vurderes med tanke på om hovedvekten av tiltakene legges der gevinsten er størst for kommunens innbyggere. Tjenestetilbudet i kommunen fremstår fragmentert og den reelle tverrfaglige innsatsen særlig til hjemmeboende voksne/eldre må bli bedre. Det er manglende samordning av frisklivstilbud i kommunen. 4. Saksbehandling og tildeling av tjenester: Forvaltningskontor for helse og omsorgstjenester ble opprettet i mai 2017, for å sikre en dør inn for alle helse og omsorgstjenester. Tjenestene til personer med utviklingshemming og innen psykisk helse og rus er så langt ikke overført og heller ikke avlastning til barn. Agenda Kaupangs rapport påpekte følgende utfordringer knyttet til saksbehandling og tildeling av tjenester: Det er fortsatt er mange dører inn, særlig overfor brukere innen psykisk helse, rus og overfor mennesker med utviklingshemning/utviklingsforstyrrelse da saksbehandling og tildeling for disse brukergruppene ikke er overført til forvaltningskontoret. Kommunen må i større grad sikre de ulike brukergruppene «en dør inn» og profesjonell saksbehandling. Dette innebærer at oppgaver som pr. i dag ligger spredd på flere virksomheter og roller overføres til Forvaltningskontoret. Ved å samle saksbehandling og tildeling innen helse og omsorg vil kvaliteten på saksbehandlingen kunne økes, samtidig som man vil få en praksis som er med på å sikre lik behandling, enhetlig praksis og god styring og prioritering innen helse og omsorg.
Flere kommuner har valgt å legge forvaltningsoppgaver knyttet til kommunale boliger inkludert omsorgsboliger og husbankens virkemidler inn under samme funksjon som håndterer saksbehandling og tildeling av helse og omsorg. Arbeidsgruppenes anbefaling 1. Felles enhet for tjenester til mennesker med utviklingshemning Arbeidsgruppen fikk følgende mandat: Avklare organisasjonsmessig plassering av felles enhet for tjenester til mennesker med utviklingshemming. Drøft fordeler og ulemper ved den anbefalte organisasjonsmodellen (jf organisasjonsgjennomgangen til Agenda Kaupang) og ut i fra prinsippene for ny organisering. Organisering av avlastningsboligen for barn ble ikke behandlet i organisasjonsgjennomgangen. Det er i ettertid reist spørsmål om dennes plassering i lys av de øvrige barn- og familietjenestene, og det bes derfor om at arbeidsgruppen drøfter hvorvidt nåværende organisering er hensiktsmessig. Arbeidsgruppen bes komme med en samlet vurdering til ny organisering som skal gjelde fra 01.01.19. Arbeidsgruppen har konkludert med at det er positivt med en samordning av Melhus arbeidssenter og Bo og avlastning, ved at avdelingene vil arbeide tettere i fht felles brukere, og at også dag- og aktivitetstilbud blir en del av brukernes totale helse og omsorgstilbud. Samtidig sies det at de synergieffekter arbeidssenteret i dag har i fht voksenopplæring og flyktningetjeneste vil bli redusert av ny organisering. Arbeidsgruppa vurderer at Melhus avlastningsbolig fortsatt skal være organisert under Bo og avlastning. 2. Felles enhet for psykisk helse og rus Arbeidsgruppen fikk følgende mandat: Avklare organisasjonsmessig plassering av felles enhet for tjenester innen psykisk helse og rus. Drøft fordeler og ulemper ved den anbefalte organisasjonsmodellen (jf organisasjonsgjennomgangen til Agenda Kaupang) og ut i fra prinsippene for ny organisering. Følgende områder ble ikke avklart i organisasjonsgjennomgangen fra Agenda Kaupang: NAV, ergo- og fysioterapitjenestene og avlastningsboligen for barn. Arbeidsgruppen bes drøfte hvorvidt nåværende og forslag til organisering av disse områdene er hensiktsmessig sett i lys av de øvrige anbefalingene. Arbeidsgruppen bes komme med en samlet vurdering til ny organisering som skal gjelde fra 01.01.19. Arbeidsgruppen har ikke svart på mandatet om å avklare organisasjonsmessig plassering av felles enhet for tjenester innen psykisk helse og rus. Arbeidsgruppen ønsker å videreføre dagens organisering, med bakgrunn i at organisasjonsendringer er ressurskrevende og vil utfordre prinsippet om nærledelse i forhold til fag, samt gi administrasjons- og lokasjonsutfordringer. På grunn av parallelle prosesser i flere arbeidsgrupper har arbeidsgruppen ikke funnet grunnlag for å komme med forslag til organisatorisk plassering av de andre nevnte tjenestene.
3. Ergo- og fysioterapitjenesten Arbeidsgruppen fikk følgende mandat: Avklare organisasjonsmessig plassering av ergo- og fysioterapitjenestene (Aktivitet og bevegelse). Agenda Kaupang anbefalte i sin gjennomgang at ergo- og fysioterapitjenestene legges som en avdeling i Hjemmebaserte tjenester. Med bakgrunn i at både Hjemmebaserte og Institusjonsbaserte tjenester fortsatt er i en omstillingsprosess etter organisasjonsendringen fra 01.01.17, anses dette ikke som hensiktsmessig på nåværende tidspunkt. Arbeidsgruppen bes derfor om å drøfte fordeler og ulemper ved de to modellene under i lys av organisasjonsgjennomgangen og ut i fra prinsippene for ny organisering. Arbeidsgruppen bes komme med en samlet vurdering til ny organisering som skal gjelde fra 01.01.19. Arbeidsgruppen anbefaler at ergo- og fysioterapitjenestene (inkludert Melhus sansesenter) legges som en avdeling inn under Familie og forebygging, fremfor å samorganisere avdelingen med tjenestene innen psykisk helse og rus. For fremtiden ønsker arbeidsgruppa å etablere en ny enhet hvor ergo- og fysioterapitjenestene er sentrale aktører med økt målsetting om fokus på forebygging, helsefremming og hverdagsmestring. 4. Enhet for samordning og tildeling Arbeidsgruppen fikk følgende mandat: Videreutvikle enhet for samordning og tildeling (forvaltningskontoret for helse- og omsorgstjenester) herunder utrede/endre enhetens navn slik at det blir mer publikumsvennlig. Gi anbefalinger knyttet til fremtidig boligtildeling og boligrådgivning, og gi en beregning over hvor mye lønnsmidler (årsverk) som skal overføres til forvaltningskontoret knyttet til saksbehandling og tildeling av tjenester innen psykisk helse og rus, tjenester til utviklingshemmede og avlastning til barn. Gi en anbefaling knyttet til hjelpemiddelforvaltning i Melhus kommune. Arbeidsgruppen foreslår at Forvaltningskontor for helse og omsorgstjenester endrer navn til Helse og velferdskontor. Det anbefales at boligtildeling og boligrådgivning legges inn i avdelingen i løpet av 2019. Arbeidsgruppen har beregnet at det vil være behov for å overføre årsverk fra tjenestene knyttet til overtakelse av saksbehandling og tildeling av tjenester til personer med utviklingshemming og innen psykisk helse og rus. Sammenlignbare kommuner benytter ca 1 årsverk til hver av disse tjenestene og midler til saksbehandling må overføres fra de respektive enhetene. Rådmannens vurdering og konklusjon: En organisering av helse og velferdstjenestene kan gjøres utifra en brukerorientering eller rundt hensynet til faglighet. Prinsippene for ny organisering vektlegger at tjenestene skal organiseres ut fra et brukerperspektiv og organisasjonen skal oppleves som oversiktlig og tilgjengelig for brukere og pårørende. I tillegg skal tjenestene være helhetlige, koordinerte og ressurseffektive, med tilstrekkelig kapasitet og kvalitet og det skal være god intern samordning av tjenestene. Prinsippene sier videre at det skal være fokus på helsefremmende og forebyggende arbeid i samtlige enheter i organisasjonen, og at familiesenteret skal bestå som samhandlingsmodell uavhengig av organisering. Det er også presisert at dag- og aktivitetstilbud, tilbud om avlastning og behovet for ambulante tjenester i helse- og omsorgstjenesten som helhet må styrkes. Med bakgrunn i disse prinsippene og konklusjonene til Agenda Kaupang og arbeidsgruppene, vurderes det at det er behov for å justere organiseringen av helse og velferdstjenestene utifra et brukerperspektiv. Et samlet tjenesteforløp til samme målgruppe vil være en viktig forutsetning for å sikre nødvendig prioritering, dimensjonering og styring av tjenestene i tiden fremover. For å møte utfordringene gjennomføres følgende organisasjonsendringer:
1. Melhus arbeidssenter og miljøarbeidertjenestene i Bo og avlastning samorganiseres i en ny enhet: Tjenesten for funksjonshemmede. Enhetsleder for Bo og avlastning blir leder for enheten. Mål for tjenesten er helhetlige, koordinerte og ressurseffektive tjenester til personer med funksjonshemming, med fokus på hverdagsmestring og å utvikle ambulerende tjenester. 2. NAV, Psykisk helsetjeneste, Rus og tiltakstjenesten og bofellesskap for rus og psykisk helse (Idrettsveien) samorganiseres i en ny enhet: Mestringstjenesten. Leder for enheten lyses ut internt blant avdelingslederne og innebærer sammenslåing av to avdelinger og omgjøring av en stilling som avdelingsleder til enhetsleder. Mål for tjenesten er helhetlige, koordinerte og ressurseffektive tjenester til personer med psykisk helse, rus og arbeidsutfordringer, med fokus på mestring og å utvikle ambulerende tjenester. 3. De resterende tjenestene i dagens Familie og forebygging (Barnevern, PPT og helsestasjon- og skolehelsetjeneste) fortsetter under nytt navn: Barn og familietjenesten. Avlastningsbolig for barn og unge organiseres i denne enheten. Mål for tjenesten er helhetlige, koordinerte og ressurseffektive tjenester til barn og unge. 4. Ergo- og fysioterapitjenestene (Aktivitet og bevegelse) organiseres under Barn og familietjenesten og endrer avdelingsnavn til Ergo- og fysioterapitjenesten.. Det må i løpet av 2020 vurderes hvorvidt tjenester til voksne/eldre skal flyttes over i enhetene hvor de naturlig vil tilhøre, slik at rehabiliteringsfokuset til voksne/eldre ikke forsvinner. 5. Forvaltningskontor for helse og omsorgstjenester endrer navn: Helse og velferdskontor. Boligrådgivning- og tildeling overføres, sammen med saksbehandling og tildeling av tjenester innen psykisk helse og rus, tjenester til personer med utviklingshemming og avlastning til barn, unge og voksne. Overføring av årsverk fra aktuelle enheter iverksettes i løpet av 1. kvartal 2019. Betalingsansvar for utskrivningsklare pasienter innen psykisk helse og rus iverksettes fra 01.01.19 og overføring av ansvar for saksbehandling og tildeling av tjenester innen psykisk helse og rus iverksettes fra samme dato. De andre tjenestene overføres gradvis i løpet av 2019. Mål for avdelingen er å sikre likeverdig behandling, enhetlig praksis og god styring og prioritering av tjenestene innen helse og omsorg. 6. Hjemmebaserte og Institusjonsbaserte tjenester justerer navn til: Hjemmetjenesten og Institusjonstjenesten. 7. Ny organisering skal gjøres gjeldende fra 30.06.19.
Figur 6: Ny organisering av helse og velferdstjenestene fra 30.06.19 Vedlegg: 1. Agenda Kaupang: Organisasjonsgjennomgang 2017 2. Samlet saksfremstilling 06.03.18 3. Arbeidsgruppenes mandat 4. Samlet saksfremstilling 06.06.18 5. Samlet saksfremstilling 05.09.18 6. Arbeidsgruppenes anbefalinger med vedlegg Andre dokumenter som ikke er vedlagt saken: Agenda Kaupang: Gjennomgang av tjenesteorganisering 2015