Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 28.03.2014, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:40 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 14/8-14/13 Frammøteliste Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Lars Petter Kuran, leder Ann-Cathrin Becken, nestleder Vigdis Giltun Arild Skau Stian Bjerkebakke Westin Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Anders Svarholt og Lene Brudal Møtende fra administrasjonen: Rådmann Lasse Hansen, kommunalsjef Roy Jakobsen, virksomhetsleder Anna Auganes, fagleder Anne Bay Hansen og fagleder Ivar Grønli Ordfører Jon-Ivar Nygård Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.... Lars Petter Kuran, leder Ann-Cathrin Becken, nestleder Arild Skau
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 28.03.2014 Sakliste PS 14/8 PS 14/9 PS 14/10 PS 14/11 PS 14/12 PS 14/13 Informasjonsmøte med bygg- og reg. avd. Forvaltningsrevisjonsrapport: Rådmannens internkontroll Prosjektplan: Prosjektstyring og antikorrupsjon Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport IT Referater og meldinger Eventuelt PS 14/8 Informasjonsmøte med bygg- og reg. avd. 1. Informasjon fra Bygg- og reg. avd., tas til orientering Bygnings- og reguleringsavdelingen informerte kontrollutvalget om avdelingens organisering, virksomhetens oppgaver og om ulike sakstyper. I tillegg ble det orientert om ulovlighetsoppfølging og tilsyn. Presentasjonsfoilene ble det delt ut, sammen med oversikt og status over plansaker til behandling, kommunerapport ASSS-nettverket 2013 og veilederen til planlegging etter Planog bygningsloven. Kontrollutvalget benyttet anledningen til å stille spørsmål til enkeltsaker. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Informasjon fra Bygg- og reg. avd., tas til orientering PS 14/9 Forvaltningsrevisjonsrapport: Rådmannens internkontroll 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Rådmannens internkontroll, til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at rådmannen samlet sett har etablert en tilfredsstillende interkontroll som er styrket de siste årene, at den er i konstant utvikling, og at kommunen er svært opptatt av forbedringsarbeid. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens konklusjon om at lederavtaler, faste rammer for risikovurderinger og god avvikskultur kan bidra til å forbedre internkontrollsystemets
effektivitet ytterligere, og at rådmannen derfor bør: Inngå lederavtaler mellom ledernivåene ned til virksomhetsleder, og det bør vurderes om det også er hensiktsmessig å inngå slike avtaler med ledernivået under, avhengig av deres ansvarsområde. Dette bør gjøres i alle seksjoner. Etablere faste rammer for gjennomføring av risikovurderinger. Prioritere og vurdere å sette i verk ytterligere tiltak for å sikre spredning av god 2. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at rapporten synliggjør langt flere og kraftigere variasjoner enn forventet, og at han vil lage en konkret oppfølgingsplan for det videre forbedringsarbeidet. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til bystyret. Bystyret kan selv sette en tidsfrist. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2014. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Rådmannens internkontroll og kontrollutvalgets uttalelse i saken, til etterretning. Bystyret merker seg at rådmannen samlet sett har etablert en tilfredsstillende interkontroll som er styrket de siste årene, at den er i konstant utvikling, og at kommunen er svært opptatt av forbedringsarbeid. Bystyret merker seg imidlertid videre at lederavtaler, faste rammer for risikovurderinger og god avvikskultur kan bidra til å forbedre internkontrollsystemets effektivitet ytterligere. 2. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: Inngå lederavtaler mellom ledernivåene ned til virksomhetsleder, og det bør vurderes om det også er hensiktsmessig å inngå slike avtaler med ledernivået under, avhengig av deres ansvarsområde. Dette bør gjøres i alle seksjoner. Etablere faste rammer for gjennomføring av risikovurderinger. Prioritere og vurdere å sette i verk ytterligere tiltak for å sikre spredning av god Bystyret merker seg at rådmannen vil lage en konkret oppfølgingsplan for det videre forbedringsarbeidet. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til bystyret innen <dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Revisor la frem et notat vedrørende avvikstall i rapport «Rådmannens internkontroll», i møtet. Revisjonen viste til at det er lagt inn feil tall fra kvalitetssystemets rapporter. Revisjonen har ikke bygget vurderingene i rapporten på avvikstall, så korrigeringene har ingen konsekvens for utfallet av rapporten. Rapport med korrigerte tabeller blir oversendt bystyret. Vedtaket ble som innstillingen
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Rådmannens internkontroll, til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at rådmannen samlet sett har etablert en tilfredsstillende interkontroll som er styrket de siste årene, at den er i konstant utvikling, og at kommunen er svært opptatt av forbedringsarbeid. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens konklusjon om at lederavtaler, faste rammer for risikovurderinger og god avvikskultur kan bidra til å forbedre internkontrollsystemets effektivitet ytterligere, og at rådmannen derfor bør: Inngå lederavtaler mellom ledernivåene ned til virksomhetsleder, og det bør vurderes om det også er hensiktsmessig å inngå slike avtaler med ledernivået under, avhengig av deres ansvarsområde. Dette bør gjøres i alle seksjoner. Etablere faste rammer for gjennomføring av risikovurderinger. Prioritere og vurdere å sette i verk ytterligere tiltak for å sikre spredning av god 2. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at rapporten synliggjør langt flere og kraftigere variasjoner enn forventet, og at han vil lage en konkret oppfølgingsplan for det videre forbedringsarbeidet. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til bystyret. Bystyret kan selv sette en tidsfrist. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2014. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Rådmannens internkontroll og kontrollutvalgets uttalelse i saken, til etterretning. Bystyret merker seg at rådmannen samlet sett har etablert en tilfredsstillende interkontroll som er styrket de siste årene, at den er i konstant utvikling, og at kommunen er svært opptatt av forbedringsarbeid. Bystyret merker seg imidlertid videre at lederavtaler, faste rammer for risikovurderinger og god avvikskultur kan bidra til å forbedre internkontrollsystemets effektivitet ytterligere. 2. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: Inngå lederavtaler mellom ledernivåene ned til virksomhetsleder, og det bør vurderes om det også er hensiktsmessig å inngå slike avtaler med ledernivået under, avhengig av deres ansvarsområde. Dette bør gjøres i alle seksjoner. Etablere faste rammer for gjennomføring av risikovurderinger. Prioritere og vurdere å sette i verk ytterligere tiltak for å sikre spredning av god Bystyret merker seg at rådmannen vil lage en konkret oppfølgingsplan for det videre forbedringsarbeidet. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til bystyret innen <dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp
PS 14/10 Prosjektplan: Prosjektstyring og antikorrupsjon 1. Prosjektplan «Prosjektstyring og antikorrupsjon», vedtas med en konkret presisering: Investeringsprosjekt som skal revideres under problemstillinger 2 er Revisor gjennomgikk prosjektplanen og kontrollutvalget ble enige om at investeringsprosjekt som skal revideres under problemstillinger 2 er Apenesfjellet og rehabilitering av Bjørndalsdammen 1. Prosjektplan «Prosjektstyring og antikorrupsjon», vedtas med en konkret presisering: Investeringsprosjekt som skal revideres under problemstillinger 2 er: Apenesfjellet Rehabilitering av Bjørndalsdammen PS 14/11 Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport IT 1. Kontrollutvalget tar svar fra rådmannen angående oppfølging av FR-rapport «It» til orientering 2. Saken sendes til bystyret til orientering Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar svar fra rådmannen angående oppfølging av FR-rapport «It» til orientering 2. Saken sendes til bystyret til orientering PS 14/12 Referater og meldinger Referater og meldinger tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen. Referater og meldinger tas til orientering
PS 14/13 Eventuelt Kontrollutvalget ønsker at neste informasjonsmøte bør legges til det nye Helsehuset på Kråkerøy. Kontrollutvalget ønsker en orientering om de kommunale virksomheter som finner sted der. Sekretariatet kontakter Helsehuset og undersøker muligheten til å avvikle et slikt møte den 20. juni. Kontrollutvalget møte den 20. juni legges til Helsehuset på Kråkerøy