Med LEAN som verktøy innenfor genetisk diagnostikk: Økt etterspørsel redusert svartid Hanne Akselsen Seksjonsleder Seksjon for kvalitet og driftsstøtte Avdeling for medisinsk genetikk Klinikk for laboratoriemedisin Avdeling for medisinsk genetikk Avdelingsleder Dag Undlien. Seksjon for klinisk genetikk Seksjonsleder Anne Blomhoff Seksjon for arvelig kreft Seksjonsleder Lovise Mæhle Seksjon for laboratoriediagnostikk Fungerende seksjonsleder L.Retterstøl (B.Skinningsrud perm.) Seksjon for kvalitetog driftsstøtte Seksjonsleder Hanne Akselsen Seksjon for forskning og utvikling Seksjonsleder Eirik Frengen Diagnostisk HTS Prosjekt Prosjektleder Knut Erik Berge Eksterne prosj. og HTS NSC Enhet for hjertegenetikk Enhetsleder Trond P.Leren Enhet for kreftgenetikk Enhetsleder Sarah Ariansen Enhet for generell genetikk Enhetsleder Jim Thorsen Enhet for laboratorielegetjenester Enhetsleder L.Retterstøl 1
Hva gjør vi? Laboratoriet tilbyr genetiske tester for å: finne årsak til sykdom (arvelig kreft, arvelige hjertesykdommer, mental retardasjon mm.) avdekke høy risiko for arvelig sykdom hos familiemedlemmer OUS fusjon samlokalisering Laboratoriet ved Avdeling for medisinsk genetikk hadde før OUS fusjonen enheter ved Ullevål sykehus, Rikshospitalet og Radiumhospitalet Samlokalisering fullført april 2013 2
Vi måtte forbedre oss! Etter samlokalisering hadde vi fokus på å bevare det beste fra alle enheter Lange og varierende svartider Stor økning i etterspørsel etter genetiske analyser 3
Mål for pilotprosjekt Valgte én arbeidsprosess/metode som pilot: Sangersekvensering Involverte flest ansatte Størst prøveantall Ulik logistikk i ulike enheter Målsettinger Redusert svartid for Sangersekvensering Opprettholde medarbeidertilfredshet Kompetansebygging Redusert risiko i første steg i prosess (ekstrahering) Måltall 14 dager OBS! Målbildet vil oppdateres under analysefasen Målet med kontinuerlig forbedringsarbeid Økt kvalitet Redusert svartid Håndtere økt etterspørsel Tydelige og forståelige mål for pasient og rekvirent Akkreditering Harmonisering av arbeidsflyt Økt trivsel 4
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Hva har vi gjort Hva har gitt motivasjon Resultat av forbedringsarbeid Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Hva har vi gjort Hva har gitt motivasjon Resultat av forbedringsarbeid 5
Alle ansatte fikk kunnskap om LEAN Seksjonsseminar 2014 ble starten på å sette forbedringsarbeidet i system LEAN prosjekt LEAN verktøy Brunpapirøvelse A3 problemløsning FMEA risikostyring Tavlemøter 5S ryddegrupper 6
Brunpapirøvelse Rekvirering av test (+blodprøvetaking) Mottak av prøve Registrering av prøve og ekstrahering av DNA Oppsett av arbeidslister og henting av prøver Forberedelse og gjennomføring av sekvensering Analyse av resultat inkl. teknisk validering Medisinsk validering, utsendelse av svarbrev, arkivering 1. Hva gjør vi? 2. Hva er problemene? LEAN verktøy Brunpapirøvelse Brunpapir målinger utenfor IKT systemer Hvor ofte blir man avbrutt? Hvor ofte må vi lete etter prøver? Hvor ofte retter lablegene opp registreringsfeil? Instrumenters utnyttelsesgrad? Hvor mange prøver/reaksjoner kjøres om, hvorfor? Hva slags telefonhenvendelser svares på av ansatt i ekspedisjonen? Hvor lang tid tar vurderingen av sekvensvarianter vi finner? LEAN verktøy Brunpapirøvelse 7
Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. 06.06.2016 A3: <Mal> Laget av: Observert problem Dato: Fremtidig situasjon A3-ID: Nåsituasjon Tiltak Ansvar Frist Status Spisset problembeskrivelse og mål Resultater Rotårsaksanalyse Videre oppfølgingstiltak FMEA Utfør tiltak og evaluer Steg 5: Regn ut RPN* Steg 1: Hva kan gå galt? Steg 4: Mulighet for å oppdage? Steg 2: Avgjør alvorlighetsgrad Steg 3: Hvor ofte skjer dette? * RPN = alvorlighetsgrad x forekomst x mulighet å oppdage LEAN verktøy FMEA 8
Daglige tavlemøter for bedre ressursutnyttelse, og for ikke å forskyve flaskehalsene, men bli kvitt dem Prøvemottak Flere laboratorieenheter Legene Oppsummering og felles informasjon på tavle for hele seksjonen 5S ga oss en ryddigere lab og hjalp også til på frustrasjoner FØR ETTER 9
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Hva har vi gjort Hva har gitt motivasjon Resultat av forbedringsarbeid Hva har vært viktigst for motivasjon til LEAN? STYRING ANSVARLIGGJØRING SYNLIGE RESULTATER Vi vet hvor mange prøver vi får inn, og hvor mange som må kjøres hver uke Trenger at leder, og en ildsjel eller to, viser vei Alle idéer tas godt i mot Vi får ansvar ved å jobbe i team Får teste ut egne idéer Har en leder som stoler på det vi gjør Morsomt å se forbedringer det så vi raskt Gøy å se at vi slipper omkjøringer Motiverende å se hvordan vi ligger an hver uke Vi har jevnere arbeidsbelastning 10
Motivasjon for mange små endringer i arbeidsflyten Hva har vi gjort Hva har gitt motivasjon Resultat av forbedringsarbeid Økt trivsel resultat fra årets medarbeiderundersøkelse 11
Økt prøvemengde redusert svartid Eks. Arvelig brystkreft Betydelig reduksjon i svartid 400 Økt produktivitet 300 350 250 Fra270 til14 dager 300 Antall dager svartid 200 150 94% Prøver analysert 250 200 150 285 % 100 100 50 50 0 2013 2014 2015 0 2013 2014 2015 Alle enheter nådde målet om 14 dagers svartid for DNA sekvensering (Sanger) per sept. 2015 Hva har hatt størst effekt på resultatet? STYRING ANSVARLIGGJØRING SYNLIGE RESULTATER Tydelig ledelse Tavlemøter og tydelig arbeidsfordeling Tydelige prosedyrer Ansatte med rett kompetanse Fokus på flaskehalser Alle er med på hele arbeidsflyten Teamorganisering Bruk av Achilles Optimalisering og harmonisering av metoder Bedre utnyttelse av instrumenter Vi har klart det konkurranseinstinkt for å holde svartiden nede 12
Konklusjonen er: Økt kvalitet! Reduserte svartider, til tross for økt etterspørsel Mye bedre prøvesvar gode tilbakemeldinger fra rekvirenter Tydelige prosedyrer for alt vi gjør Fokus på at alle avvik skal føre til forbedringstiltak Mars 2015 ble laboratoriet akkreditert etter Norsk Standard ISO 15189 Medisinske laboratorier Februar 2016 innvilget fleksibel akkreditering Vi har fått ansatte med kompetanse og fokus på LEAN Nøkkelen til suksess Lederskap Kvalitet som en grunnleggende strategi Kapasitet til å drive med forbedringer Meningsfulle mål for å følge opp arbeidet med forbedringer Engasjerte medarbeidere Forankring i organisasjonen Strategisk justerte målsettinger, målinger og aktiviteter Insentiver og forutsigbarhet There are many paths to successful improvement the most important factor is the leaderships ability to address many simultaneous challenges and to adapt solutions and strategies to the organization s own context. Helen Bevan, Quality and Improvement: Theory and Practice in Healthcare, 2008 13
Enhet Takk for for oppmerksomheten! kreftgenetikk 14