Innkalling til Ekstraordinær årsmøte LBK 30.4.kl 1300 LBK styret innkaller til ekstraordinært årsmøte Til behandling: 1. Godkjenning av innkalling, møteleder, dagsorden og 2 referenter. 2. Orientering om fremdrift og finansiering av nytt klubbanlegg 3. Beslutning om Fullmakt til LBKs styre for å forberede bygging av nytt klubbhus med kostnadsramme inneværende år opp til 1,1 mill kr Diskusjonsmateriale åpen styresamling den 1 12.04.2016
LBKs vedtekter: 17 Ekstraordinært årsmøte (1) Ekstraordinært årsmøte i BRETTSEILERKLUBBEN innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter:..b) Vedtak av styret i BRETTSEILERKLUBBEN (2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på BRETTSEILERKLUBBENs internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. (3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. BRETTSEILERKLUBBENs lov: Leder, nestleder og 8 styremedlemmer. Møte er vedtaksført med minimum 10 medlemmer tilstede. 2
Formålet med dagens årsmøte Kort beskrive status og fremdrift og finansiering av nytt klubbanlegg Dette ble utførlig diskutert på åpen styresamling 12.april. Styret og tilstedeværene medlemmer var enige om å Innkalle til ekstraordinært årsmøte Starte bygging av nytt klubbanlegg snarest mulig, mest realistisk 4. kvartal årsskifte 2016. Vi antar bygging vil ta 6-8 måneder fra byggetillatelse foreligger. Alternativ byggestart høsten 2017 ble ansett som lite ønskelig For å holde tidsplanen samt å få gode anbud med den sikkerhet det gir for totalt investeringsbehov er det nødvendig å gjennomføre forberedelsene uten tidstap. Styret vurderer at så store forpliktelser bør avgjøres av årsmøte. 3
Aktiviteter og kostnader frem til mottatt rammesøknad Under er listet kostnader frem til byggestart. Det forutsettes nytt årsmøte etter at rammetillatelse og ferdigforhandlet kontrakt m entreprenør foreligger, men før kontrakt m entreprenør undertegnes. Prosjektering, utarbeidelse av teknisk underlag til entreprenør: 600 000.- Arkitekt: 200 000, øvrige rådgivere snitt ca 100 000 (Bygg, VVS, Elektro, Utomhus + litt Brannteknisk) Bistand til forhandlinger/evalueringer entreprenører (alle rådgivere) 100 000.- Eventuell bistand i tilfelle rammetillatelse inneholder endringskrav 100 000.- Uforutsett behov for bistand 80 000.- MVA (25 % av ovenstående) 220 000.- SUM 1 100 000.- 4
Nytt klubbanlegg 5
Finansieringsplan Klubbhus Garderobe Lager HC-toalett Utsettingsrampe Annet Totalt Anleggsnummer 0219 0922 01 0219 0922 03 0219 0922 02 0219 0922 05 0219 0922 04 Fra Byggefond 454,013 481,166 683,185-65,208 16,428 1,700,000 Fra driftsoverskudd 2016 63,295 67,080 95,244-9,091 2,290 237,000 Fra Kommunen 500,000 500,000 1,000,000 230,000-2,230,000 Spillemidler 1,062,871 1,126,439 1,150,000 179,356 152,656-3,671,322 Mva-refusjon 453,154 481,922 687,563 78,008 65,831 16,583 1,783,061 Sponsorer og gaver 199,329 211,250 299,944 33,636 28,629 7,212 780,000 Dugnad 126,556 130,427 177,851 17,938 16,521 4,166 473,459 Lån 329,395 381,031 704,339-870 120,032 68,695 1,602,623 Totalt 3,188,614 3,379,316 4,798,126 538,068 457,968 115,373 12,477,465 Gjensidige (gave) og 3-4 potensielle sponsorer vil bli invitert til deltakelse i støtte program for å lukke dette gapet på NOK 780k 6
Prosessen mot byggestart, iht. opprinnelig plan (og vi er så langt på plan) Innsending av rammesøknad (15.03.2016) Utlysning på DOFFiN, som to-trinns prosess med en enkel pre-kvalifisering (23.03.2016). Utarbeidelse av tilbudsdokumenter (april). Mottak av responsdokumenter fra interesserte entreprenører (20.04.2016). Valg 3-5 pre-kvalifiserte. Utsending av anbudsdokumenter til disse (ca. 20.05.2016). Mottak av tilbud (slutten av juni). Valg av leverandør og forhandlinger (juli-august). Byggestart (september 2016). 7
Komplikasjoner Tap av støtte fra Gjensidigestiftelsen, ca. kr 580 000, grunnet manglende leieavtale grunnen (manglet grunnet reguleringsprosessen) Vi treffer svært godt formålet med Gjensidigestiftelsen, så vi tror pengene er sikret Men, neste søknadsfrist er september 2016, med svar desember 2016. Kan ikke påløpe kostnader før søknad Manglende oppfyllelse av formalkrav spillemiddelsøknaden, spesifikt knyttet igjen til krav om 30-års tinglyst leieavtale grunnen (stuck i diskusjoner mellom Bærum Kommune og Miljødirektoratet) Egentlig ikke et problem, vi søker på nytt og får pengene på samme tidspunkt som opprinnelig planlagt Men, det betyr at vi ikke kan gå til banken med et fullfinansiert bygg før i 2017 Ompuss på rammesøknaden, med ny innsending medio april og sannsynlig svar medio juli Implikasjon 1: Kan ikke signere byggekontrakt eller søke byggetillatelse før rammetillatelse foreligger Implikasjon 2: Byggestart september 2016 synes urealistisk Et antall versjoner av Plan B for fullfinansiering, men ikke noen med 100% sikkerhet. Eksempler: sponsorer, lån fra medlemmene Større prosjekteringskostnader enn forventet, altså før anbudskonkurranse Implikasjon 1: Ønsker ikke å bruke før høyst nødvendig Implikasjon 2: Dette må godkjennes på ekstraordinært årsmøte 8
Byggestart, mulige alternativer Alt. 1: Byggestart september 2016 Alt. 2: Byggestart vinteren 2016-2017, eller vår 2017 Alt. 3: Byggestart september 2017 Pros Nytt klubbanlegg april 2017 Nytt anlegg i 2017 Vil skape trygghet rundt prosessen med finansiering, inkludert penger fra Gjensidigestiftelsen Vi skape trygghet rundt prosessen med byggetillatelser Cons Kommentar Vil sannsynligvis kreve suksess med sponsorater og / eller lån fra medlemmene Mange usikkerheter som må gå vår vei, og kanskje ikke realistisk? Ta ut fra konteinerne på vinteren Bygging i sesongen Dette kan være realistisk Samme som alt. 2, men ikke nytt anlegg i 2017 Nytt klubbanlegg april 2018 Mulig tap av nøkkelpersoner Slitasje på hele organisasjonen grunnet evig byggeperiode / følelsen av nedtur Bør vi da bruke penger på prosjektering i år? 9
Styrets anbefalinger Alternativ 1 synes lite realistisk. Det er høy risiko for forsinkelser. Alternativ 3 var i utgangspunktet tenkt som eneste alternativ i tilfelle forsinkelser. Etter diskusjon mener styret at ulempene ved byggestart senhøstes/vinter er mindre enn å utsette et år fordi: - Å utsette vil bety tap av fokus, og merkostnader ved å starte opp igjen pågående aktiviteter. - Hovedargumentet for å utsette til neste høst var å ha neste seilsesong uforstyrret i nytt bygg. Dette er heller ikke realistisk, selv med byggestart i september vil trolig mai og muligens juni ryke pga hensyn til gress etc. Styret har sett nøyere på dette og mener vi kan ha en forsvarlig drift av klubben samtidig med avslutning av byggingen som i liten grad krever store anleggsmaskiner e.l. At medlemmene får oppleve byggingen kan være en positiv opplevelse. - Styrets anbefaling er å holde trykket oppe, samt få med seg muligheter for finansieringskilder som foreligger senhøstes 2016 10
Styrets forslag til beslutning Årsmøte i LBK 30.4.2016 gir styret fullmakt til å fortsette arbeidene med nytt klubbanlegg uten unødig opphold iht de planer som er fremlagt for årsmøtet. Fullmakten gjelder alle nødvendige kostnader til å frembringe rammetillatelse og ferdigforhandlet entreprisekontrakt, inklusive prosjekterings- og konsulentkostnader. Fullmakten er begrenset opp til 1 100 000 kr Det innkalles til nytt årsmøte når investerings-behov og -midler samt andre tillatelser foreligger og før kontakt med entreprenør undertegnes. AVSTEMMNING GJENNOMFØRES OG PROTOKOLLFØRES 11
12