INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE I SOLA GOLFKLUBB

Transkript

1 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE I SOLA GOLFKLUBB Styret i Sola Golfklubb innkaller til ekstraordinært årsmøte torsdag 21.juni 2012 kl 19:30 i klubbhuset. Styreleder Arild Unneberg åpner møtet Følgende saker foreligger til behandling 1. Åpning av møtet og godkjenne de stemmeberettigede 2. Valg av dirigent, referent og 2 personer til å underskrive protokoll 3. Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden 4. Styrets forslag om å godkjenne bygging av nytt driftsbygg og opptak av lån for finansiering av bygget. Styrets redegjørelse og forslag til vedtak for punkt 4 på sakslisten er vedlagt innkallingen. Sola 7. juni 2012 På vegne av styret Arild Unneberg Styreleder Sola Golfklubb Vedlegg Innkalling ekstraordinært årsmøte side 1 av 5

2 Til sakene på dagsorden: Sak 4: Styrets forslag om å godkjenne bygging av nytt driftsbygg og opptak av lån for finansiering av bygget. A. Historikk. Fra starten av Sola Golfklubb ble de begrensede økonomiske midler prioritert til banen og anleggene som betjener medlemmer og gjester. Baneavdelingens behov har fra starten vært dekket gjennom leide lokaler på Skadberg bruk. Som konsekvens av utbyggingen av golfanlegget, bl.a. treningsanlegg i 2007 og 9-hulls bane i 2009 har antall ansatte og maskinparken økt med dertil større behov for lokaler. Kvaliteten på innleide lokaler har blitt forringet med årene og tilfredsstiller ikke lenger kravene i verken Plan- og Bygningsloven eller Arbeidsmiljøloven. Det har derfor i noen år vært arbeidet med å finne en alternativ løsning til driftsbygning. Det har jevnlig blitt gitt informasjon på årsmøtene om status på prosjektet. I august 2010 initierte klubben en anbudskonkurranse om nytt driftsbygg. Løsningen var den gang tenkt som to separate bygninger, en garasjedel og et verksted/oppholdsdel. Den relativt store maskinparken må gjennom sesongen være tilgjengelig og i operativ stand og det er derfor kostnadseffektivt at det legges til rette for at klubben har mulighet for å ta seg av nødvendig vedlikehold/overhaling av maskinparken selv. At maskinene oppbevares i tørt område bidrar til optimalt tilgjengelighet og livslengde. Endelig tilbud på denne løsningen ble mottatt i februar Totale kostnad lå da på 10 millioner kroner og ble ansett å være den billigste mulige løsning. Styret aksepterte denne løsningen som en basis å arbeide videre med for å få de nødvendige offentlige tillatelser for bygging og finansieringstilskudd. Driftsbygningen er lokalisert på nordsiden av drivingrangen, mot Åsenveien, inntil traseen for bybanen og rett vest av nåværende innkjørsel, på tomt som leies av Statsbygg, gnr 32 bnr 83 og 88. Rammetillatelse (byggetillatelse) ble innvilget i november 2011 av Sola Kommune. Driftsbygningen er tatt med i Sola Kommunes Reviderte Handlingsplan for 2012 for Anlegg og Områder for idrett, Fysisk aktivitet og Friluftsliv , en forutsetning for tildeling av spillemidler og mva-refusjon. Dispensasjon for avvik fra 40 års leietid ble mottatt i november 2011 fra Kulturdepartementet, en annen forutsetning for tildeling av spillemidler og mva-refusjon. Eksisterende leieavtaler går frem til oktober Dersom utleierne akter å leie ut de aktuelle arealer videre, skal Sola Golfklubb ha forleierett på reforhandlede vilkår. B. Den forslåtte løsning for driftsbygget. Som opplyst på årsmøtet i februar 2012 ble det, etter initiativ fra baneavdelingen, startet en vurdering av en alternativ og sannsynlig billigere løsning for verksteds/oppholdsdelen. Denne løsningen var basert på å innlemme verkstedet/oppholdsdelen i en forlengelse av garasjebygget, alternativ løsning til pæling og større andel egeninnsats. Styret var meget tilfreds med at arbeidet med dette alternativet ledet frem til en billigere løsning som styret vedtok at man skulle gå videre med. Innkalling ekstraordinært årsmøte side 2 av 5

3 Driftsbygningen er konstruert ut fra prinsippet om å oppfylle minimumskrav til lavest mulig kostnad. Garasjen er dimensjonert for å få en tørr garasje/parkeringsplass for alle maskinene golfklubben benytter. Verksted/oppholds - delen består av en verkstedsdel samt garderobe og kontor del. Denne løsningen vil gi de ansatte akseptable arbeidsforhold i egnede lokaler. Det er lagt til rette for så stor egeninnsats som mulig. Egeninnsatsen vil bli utført av klubbens medarbeidere. For verksteds/oppholdsdelen, som er en forlengelse av garasjebygget, fant Styret det riktig å gå i direkte forhandlinger med den utvalgte leverandøren av garasjebygget, SL Mekaniske AS, og ikke gå en ny anbudsrunde. Tilbud til leveranser som elektrisk arbeid, sanitær og rørlegger arbeid og ventilasjon ble innhentet fra aktuelle leverandører. Sola Golfklubb vil selv stå for utgraving av tomt og grunnarbeid. Løsningen vil gi en akseptabel fasade både mot Åsenveien og mulige fremtidige bybane samt medføre en ytterligere reduksjon av risiko for utslag fra drivingrangen. Klubben har også inntrykk av at eieren av Skadberg bruk er fornøyd med at baneavdelingen flytter til lokalitet som beskrevet, da dagens løsning medfører en viss sjenanse for eieren av Skadberg bruk. SL Mekaniske AS har tatt over som ansvarlig søker. Bygget er tegnet av Leiv Nes Arkitekter AS v/svein Drange Olsnes. Totalkostnaden for den foreslåtte løsning er på ca 6,5 millioner kroner (inklusiv mva) når vi inkluderer tidligere medgåtte kostnader på nesten 0,2 millioner og en reserve på 0,1 millioner kroner. Igangsettingstillatelse ble mottatt fra Sola Kommune i slutten av mai 2012, etter rask behandling i kommunen. Konklusjon driftsbygg løsning Den foreslåtte løsning for driftsbygg dekker klubbens behov for plass til maskinparken og gir klubbens medarbeidere akseptable arbeidsforhold i egnede lokaler. Løsningen med en totalkostnad på ca. 6,5 millioner kroner er innen et kostnadsnivå som styret finner akseptabelt. Anbefaling; Styret anbefaler overfor det ekstraordinære årsmøtet at klubben oppfører det foreslåtte driftsbygget, forutsatt at nødvendige finansiering blir oppnådd. C. Finansiering C1. Lån Det har hele tiden vært styrets ønske å kunne finansiere driftsbygget gjennom låneopptak og unngå å måtte be medlemmene om ekstra midler. Nåværende bankforbindelse har gitt tilsagn på 70 % finansiering og en nedbetalingstid på 5 år. Styret er av oppfatning at dette er for strenge krav for golfklubben og har derfor tatt kontakt med andre banker. Klubben er for tiden i dialog med en bank om en bedre finansiering. I bankens skisse for finansiering nevnes et byggelån på 6 millioner over to år med konvertering til langsiktig lån på 4,8 millioner. Det skisseres også en lengre nedbetalingstid på det langsiktige lånet (16,7 mill. kr), noe som vil bedre likviditeten i klubben. En aksept av finansiering fra denne banken vil medføre bytte av Innkalling ekstraordinært årsmøte side 3 av 5

4 bankforbindelse. Endelig tilbud fra banken regner vi med blir mottatt i god tid før det ekstraordinære årsmøtet. Blir endelig tilbud i tråd med skissen klubben har mottatt så klarer klubben å realisere driftsbygget med byggelånet på 6 millioner kroner og eventuelle resterende midler fra driften av klubben. Det vil da ikke bli behov for å be om ekstra midler fra medlemmene. Frem til i dag er det investert ca 43 millioner kroner i golfanlegget. Dette er finansiert ved 16,7 millioner i langsiktig banklån, 15 millioner i lån/innskudd fra medlemmene, 3,7 millioner i Tippemidler og resterende gjennom driften. Ved godkjenning av lån på 6 millioner til driftsbygget vil totale langsiktige lån øke til 22,7 millioner kroner. C2. Offentlige tilskudd Sola Golfklubb har tilgang til offentlig tilskudd gjennom spillemidler og mva-refusjon, gitt at betingelsene for disse tilskuddene er oppfylt. Pr. i dag er eneste utestående betingelse å få tilsagn på idrettsfunksjonell forhåndsgodkjennelse, en sak som det arbeides med. Spillemiddel. For spillemiddelbidrag regner vi med kr pr enhet, eller 1,4 millioner kroner totalt. Vi får bidrag for både garasjedelen og verksted/oppholdsdelen. Bidraget regner vi med å få utbetalt innen Mva refusjon. Vi regner med å få minimum 50 % dekning som tilsvarer ca. 0,6 millioner. Skulle vi være heldig å få 100 % dekning så blir det ca. 1,2 millioner kroner. Utbetalingen er senest i Konklusjon, offentlig tilskudd; Vi kan regne med å få et tilskudd på mellom 2 og 2,6 millioner kroner med del utbetalinger mellom 2015 og C3. Klubbens økonomiske betalingsevne. I perioden har ordinært resultat pluss avskrivninger for Sola Golfklubb ligget rundt 1,5 millioner kroner pr. år. Skal klubben ha rom for litt uforutsette utgifter bør ikke avdragene og økning i renter/leieutgifter overskride 1,3 millioner kroner pr år. Oppføring av driftsbygget vil medføre et økt lån på 6 millioner kroner. Styret regner med at den nye finansieringsplanen gir en nedbetalingstid på minimum 20 år. Selv med det økt lån til 22,7 millioner vil avdragene for klubben ikke overskride 1,1 millioner kroner. Den økte rentebelastning av lånet på 6 millioner vil i de første årene vil være på litt over 0,3 millioner. Samtidig vil behovet for de innleide lokaler forsvinne og gi en reduksjon i leieutgifter på litt over 0,1 million. Klubben regner med å få et offentlig tilskudd på minimum 2 millioner kroner innen 2018 som vil redusere gjelden tilsvarende. Konklusjon klubbens økonomiske bæreevne Styret er av oppfatning at klubben har økonomi til å bære et økt lån på 6 millioner kroner. Et lån på 6 millioner kroner er tilstrekkelig til å finansiere det forslåtte driftsbygget. Innkalling ekstraordinært årsmøte side 4 av 5

5 Anbefaling; Styret anbefaler overfor det ekstraordinære årsmøtet at Sola Golfklubb v/styret får fullmakt til å oppta et lån på opptil 6 millioner kroner. D. Byggeprosessen Oppstart av bryggeprosessen, gitt et positivt utfall i det ekstraordinære årsmøtet, er avhengig av kapasiteten til baneavdelingen, som skal utføre grave- og grunnarbeidet. Ferdigstillelse av bygget er selvsagt avhengig av oppstarten, og antas å skje før start av vårsesongen Riktignok kan detaljinnredning av verksted/oppholdsdelen strekke seg over lengre tid avhengig av tilgjengeligheten til medarbeidere. Dette arbeidet skal ikke påvirke muligheten til å ta bygget i bruk. Byggekomité Styret utnevnte i desember 2011 en byggekomité som består av Arne Gravdal, leder, Henrik Mæland, B.K. Sele og Arild Unneberg. Byggekomiteens eksistens forutsetter positivt vedtak om igangsetting av Driftsbygnings prosjektet i klubbens årsmøte. Byggekomiteen rapporterer til styret ved styreleder og har som oppgaver å; - utøve Sola Golfklubbs Byggherre funksjon - tilse at Driftsbygningene blir oppført i henhold til kontraktene - behandle eventuelle avvik fra kontraktene med byggefirmaene. Byggekomiteen avgjør selv hva som naturlig kan avgjøres innen komiteen og hva som evt. må videresendes til styret. Det skal være sterke grunner til avvike kontrakten på punkter som kan ha negative kostnadsmessige konsekvenser. - følge tilstrekkelig med i aktivitetene til at det kan aksjoneres ved uønskede forhold - sørge for tilstrekkelig dokumentasjon av Byggekomiteens arbeid inklusiv oversikt over totalkostnad av prosjektet Byggekomiteen bestemmer selv om og når komiteen møter samlet med Byggefirmaene. Sola Golfklubbs ansvarlige for oppfølging med byggefirmaene. BK Sele er utpekt som Sola Golfklubbs ansvarlige for kommunikasjon med og daglig oppfølging av byggefirmaene. I denne rollen er B.K. Sele medlem av Byggekomiteen og rapporterer til Byggekomiteen ved leder av komiteen, Arne Gravdal, og har i utgangspunktet samme oppgaver som Byggekomiteen. I behandling av avvik fra kontrakten skal BK utvise skjønn på hva som han kan avgjøre og hva som bør videresendes komiteen. BK vil ha regulære møter med Byggefirmaene. E. Styrets forslag til vedtak i det ekstraordinære årsmøtet; 1. Det ekstraordinære årsmøtet godkjenner at Sola Golfklubb oppfører det foreslåtte driftsbygget. Styret gis fullmakt til å inngå de nødvendige avtalene med leverandørene. 2. Det ekstraordinære årsmøtet godkjenner at Sola Golfklubb opptar et lån på opp til 6 millioner kroner for finansiering av det foreslåtte driftsbygget. Innkalling ekstraordinært årsmøte side 5 av 5