Side 1 av 34
1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse... 2 2 Innledning... 4 Aktuelt lovverk i relasjon til elevopplysninger... 4 Offentlighetsloven... 4 Forvaltningsloven og barneloven... 4 Personopplysningsloven... 5 Arkivloven... 7 Arkivforskriften... 7 Arkivloven og forholdet til andre lover... 7 3 Kommunikasjon hjem skole... 8 4 Journalføring/bevaring av dokumenter, e-post, SMS og brev. Sak / saksmappe... 9 Dokumenter... 9 Arkiv... 9 Journalføring... 9 5 Administrasjonsprogram og læringsplattform... 10 Sikker håndtering av elevopplysninger... 10 Skolens nettverk / sikker sone... 10 IOP... 10 Orden/oppførsel... 10 Konferansetimer/utviklingssamtaler... 10 Kartleggingsprøver... 10 Referat/notater fra møter vedrørende enkeltelever... 10 WIS... 11 It`s learning... 11 6 Rutiner ved journalføring, bevaring og overføring... 12 Generelt om elevarkiv... 12 Generelt om elevmapper / innhold i elevmapper... 12 Dokumenter som skal journalføres / dokumenter i elevmappe... 13 Dokumenter som ikke skal journalføres bevares i 2 år etter sluttdato... 13 Tilgang til opplysninger i elevmappen... 14 Overføring av elevmapper.... 14 Barneskole ungdomskole... 14 Ungdomsskole videregående skole... 15 Bytte av skole i kommunen... 15 Flytting til annen kommune... 15 Overføring til privat skole... 15 Overføring av opplysninger etter samtykke... 15 Alle elever... 15 Elever med enkeltvedtak... 15 Dersom samtykke til overføring av opplysninger ikke gis:... 16 Avlevering til Fjernarkiv... 16 Elevmapper fra ungdomsskolene... 16 Bevaringsverdig dokumentasjon i saksarkivet... 17 Bevaringsverdig elevdokumentasjon... 17 7 - Vedlegg... 18 Vedlegg 1 Overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole... 18 1A Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole... 19 Vedlegg 2 Overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole... 20 2A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner.... 21 Side 2 av 34
2B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner.... 22 Vedlegg 3 - Overføring av informasjon mellom grunnskoler... 23 3A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner.... 24 3B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner... 25 Vedlegg 4 Overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole... 26 4A Overføringsskjema for overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole... 27 Vedlegg 5 Eksempel på merking av bokser - ungdomsskolene.... 28 Vedlegg 6 Forandring av personopplysninger:... 30 Vedlegg 7 Terminfravær elever i Askøyskolene.... 31 Vedlegg 8 Rutiner ved reservasjon vedrørende overføring av elevopplysninger... 33 Vedlegg 9 Informasjon i meldingsboken... 34 Side 3 av 34
2 Innledning Aktuelt lovverk i relasjon til elevopplysninger Offentlighetsloven Offentlighetsloven regulerer allmennhetens krav på innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Det følger av lovens hovedregel offentlighetslovens (offl.) 3, at alle saksdokumenter i offentlig virksomhet er åpen for innsyn. Loven har imidlertid flere unntaksbestemmelser. Med hjemmel i offl. 13 kan forvaltningens dokumenter unntas fra innsyn dersom de inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Se avsnittet under. I utgangspunktet er det kun personopplysningene som kan unntas etter offentlighetsloven, men i praksis vil det i de fleste tilfeller være hjemmel for å unnta hele dokumentet fra innsyn, jf. offl. 12. Elevrelaterte saker der det fattes enkeltvedtak, sakkyndige uttalelser, og IOP-er eksempler på saker som i de fleste tilfeller unntas offentlighet i sin helhet, jf. offl. 13, jf. forvaltningslovens 13, 1. ledd nr. 1. Forvaltningsloven og barneloven Forvaltningsloven regulerer partenes rettigheter i forvaltningssaker, blant annet i saker der det fattes enkeltvedtak. Det er bestemte krav til saksbehandlingen; blant annet utredningsplikt, krav om begrunnelse, og klageadgang. Forvaltningslovens (fvl.) 18 og 19 har bestemmelser om partenes rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. De som er parter i en forvaltningssak / elevrelatert sak vil som hovedregel ha full innsynsrett i alle dokumentene i saken, jf. lovens 18. Det er noen unntak i fvl. 19, men disse har liten praktisk betydning. Det antas at foreldrene i de fleste tilfeller har partsstatus og bestemmelsesrett når det gjelder elevens personlige forhold. Fvl. 13 har imidlertid som nevnt viktige bestemmelser om taushetsplikt. Det fremgår av forvaltningsloven 13 at opplysninger om "noens personlige forhold" er underlagt taushetsplikt. Denne bestemmelsen gjelder også for skolen, se opplæringslova 15-1. Som typiske eksempler på personlige forhold kan nevnes opplysninger om fysisk og psykisk helse, sosiale forhold, seksuell legning, følelsesliv, personlige egenskaper / ferdigheter / karakteristikker, ulike hjelpetiltak, samt visse opplysninger knyttet til familie og hjem. Av fvl. 13, 2. ledd fremgår det at opplysninger om fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted i utgangspunktet ikke er underlagt taushetsplikt. Dersom disse opplysningene røper andre forhold som må regnes som personlige, vil imidlertid også disse opplysningene være underlagt taushetsplikt. Side 4 av 34
Utgangspunktet er at foreldre har rett og plikt til å ta avgjørelser for barnet i personlige forhold (se barnelova 30). Spørsmål om taushetsplikt er et slikt personlig forhold der foreldrene i utgangspunktet har bestemmelsesrett. Samtidig innebærer barnelova at barn skal ha stadig større bestemmelsesrett etter hvert som det blir eldre og i stand til å foreta egne vurderinger. Opplysninger som gjelder elevens orden, oppførsel, fravær og karakterer er opplysninger om elevens personlige forhold der foreldrene har en bestemmelsesrett. Foreldrene anses å være parter i relasjon til opplysninger av denne art. Opplysninger om slike forhold kan derfor formidles videre fra skolen til foreldrene. I noen spesielle tilfeller må elever som har fylt 15 år samtykke for at taushetspliktige opplysninger om dem kan gis til foreldre og andre, jf. forvaltningsloven 13a nr 1. I de tilfeller foreldrene har felles foreldreansvar for barnet, men ikke bor sammen, har også begge foreldrene rett til samme informasjon om barnets skolegang fra skolens side. Denne retten følger av foreldreansvaret og barneloven. Der foreldrene ikke har felles foreldreansvar for barnet, har også den av de biologiske foreldrene som ikke har foreldreansvar, rett til informasjon om barnets skolegang. Barnelovens 50 har bestemmelser om denne retten. Les mer om regelverket her. I særlige forhold har eleven krav på taushet. Opplysninger om eleven som fremkommer etter kontakt med pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) eller øvrig skolepersonell som har karakter av betroelser, der det fra elevens side er klart at disse opplysningene ikke skal meddeles videre til foreldrene eller andre, er eksempler på opplysninger som er underlagt taushetsplikt. For eksempel fortrolige samtaler om elevens kjærlighetsliv, familiære og sosiale forhold. Tjenesten er helt avhengig av elevenes fortrolighet, og skal derfor ikke informere foreldre mot elevens vilje. Elevens selvstendige krav på taushet står sterkt i disse tilfellene. Eleven må således gi sitt samtykke dersom disse opplysningene skal meddeles foreldrene eller andre. Det kan også gjelde før eleven har fylt 15 år. Det er imidlertid vanskelig å sette opp noen helt absolutte regler på dette området. Det må vurderes konkret i hver enkelt sak. Fvl. 13 b har bestemmelser om håndtering internt i forvaltingsorganet / skolen. Elevopplysningene skal kun deles med andre ansatte i den grad det er nødvendig for saksbehandlingen og for en hensiktsmessig arbeids og arkivordning. Personopplysningsloven Personopplysningslovens formål er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Loven skiller mellom personopplysninger og sensitive personopplysninger. Eksempler på personopplysninger er blant annet navn, adresse, og oppgavebesvarelser fra skolelever. Eksempler på sensitive personopplysninger kan være informasjon om hvilke sykdommer en person har hatt, medisiner en person bruker, IOP-er, og sakkyndige uttalelser. At opplysningene er regnet som personopplysninger etter personopplysningsloven, fører i seg selv ikke til at de er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Det er ulike grunner og hensyn bak de to kategoriseringene av opplysninger. Side 5 av 34
Det knytter seg et særlig behov for vern rundt sensitive personopplysninger, og det stilles spesifikke krav til kommunens behandling av personopplysninger. Å bruke sensitive personopplysninger ses normalt på som mer inngripende, og regelverket stiller derfor strengere krav til behandling av denne type opplysninger, jf. personopplysningslovens (POL) 8, 9 og 12. Det er spesifikke krav til sletting av personopplysninger, jf. lovens 28. Bestemmelsen slår fast at den behandlingsansvarlige ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes. En særlov kan også gi andre regler for sletting. De fleste elevrelaterte saker, blant annet saker der det fattes enkeltvedtak i forhold til en enkelt elev, IOP-er og sakkyndige uttalelser, er dokumenter som er arkivverdige i henhold til arkivloven. Gjeldende rutiner for arkivering i Askøy kommune gjelder således for denne type dokumenter. Erfaringer viser at det er viktig å ha nødvendig dokumentasjon ved eventuelle fremtidige rettssaker. 18. Rett til innsyn Enhver som ber om det, skal få vite hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar, og kan kreve å få følgende informasjon om en bestemt type behandling: a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant, b) hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter, c) formålet med behandlingen, d) beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles, e) hvor opplysningene er hentet fra, og f) om personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker. Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om a) hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og b) sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten. Den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen i første ledd bokstav a - f i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne vareta egne interesser. Retten til informasjon etter annet og tredje ledd gjelder ikke dersom personopplysningene behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål og behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte. Side 6 av 34
Arkivloven Arkivloven er en generell lov for alle typer offentlige arkiver. Arkivloven har som formål å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden er formålet med loven. For kommuner gjelder egne regler for bevaring av eldre og avsluttede arkiver. Arkivlovens 9 c: Utan samsvar med føresegnene gjeve i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikke arkivmateriale kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren Arkivforskriften Arkivforskriften utdyper arkivloven. Forskriften er et omfattende dokument som regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen i offentlig forvaltning. Arkivforskriften 3-21: Det er forbode for tenestemenn å medverke til at arkivmateriale vert kassert Det vises også til personopplysningslova 27, 3. ledd Dersom tungtveiende personvernhensyn tilsier det, kan Datatilsynet uten hinder av annet ledd bestemme at retting skal skje ved at de mangelfulle personopplysningene slettes eller sperres. Hvis opplysningene ikke kan kasseres i medhold av arkivloven, skal Riksarkivaren høres før det treffes vedtak om sletting Det må defineres om dette er arkivmateriell. Noe arkivmateriell kan ut fra kommunens kassasjonsregler makuleres etter et bestemt tidsrom. Dette utføres av Dokumentsenteret før en avlevering til Interkommunalt arkiv. For annet materiell som register, databaser osv må det foreligge en plan for bevaring. Før ev sletting må kassering avklares med Riksarkivaren dersom det på forhånd ikke foreligger en bevaringsplan for disse registrene/databasene. Arkivloven og forholdet til andre lover 10 i offentleglova har bestemmelser om plikt til å føre journal etter reglene i arkivforskriften. Forskrift om informasjonssikkerhet henviser til arkivloven og arkivverket. Personopplysningsloven har bestemmelser om sletting som henviser til arkivloven. All data som blir produsert om eleven i administrasjonsprogram, må bevares. Data må ikke overskrives. Det er utarbeidet egen bevaringsplan for WIS. Side 7 av 34
3 Kommunikasjon hjem skole For personopplysninger som behandles elektronisk, (f.eks. i en e-post) gjelder personopplysningslovens krav til informasjonssikkerhet, se 13. Kort sagt innebærer de rettslige kravene at sikkerheten skal være tilfredsstillende. Det betyr at skolen bl.a. må ha gjennomgått mulige farer for og konsekvenser av at e-poster med elevopplysninger kan komme på avveie. Skolen må iverksette tiltak for å unngå at feil skjer. Det er flere tiltak som her kan være aktuelle. Egen rutine for innhenting og kvalitetssikring av e-postadresser til foresatte må utarbeides på skolene. Skolen er også forpliktet til å gi informasjon om hva som er korrekt e-postadresse. Rektor må sørge for at korrekte e-postadresser ligger på skolens hjemmeside. Målet er å unngå at foresatte skriver e-post til skolen som mottakeren ikke har rett til å se (jf. bestemmelser om taushetsplikt). Dersom informasjonen inneholder sensitive opplysninger (se kapittel 2), skal ikke e-post brukes som kommunikasjonsmiddel i henhold til gjeldende bestemmelser i Askøy kommune. Det samme gjelder i forhold til ansatte i kommunen. Rutiner kommunen. Øvrige elevopplysninger kan sendes med e-post mellom skole og foresatte. Tradisjonelle håndskrevne meldingsbøker reguleres av forvaltningsloven, forskrift til opplæringslova og skoleeiers reglement, se annet svar om meldingsbøker. Forskriftens krav er at slike meldinger skal skje på forsvarlig måte. Opplysningene skal ikke være mer omfattende og detaljerte enn det som er nødvendig for å få dokumentert fraværet. Normalt vil det med andre ord ikke kunne kreves andre opplysninger enn at det foreligger sykdom, skade, sosial grunn eller lignende som forhindrer eleven å møte til undervisning. Opplysninger om sykdom og andre sensitive opplysninger i meldingsbøker kan lett bli tilgjengelig for uvedkommende. Konkrete meldinger om diagnoser, vanskelige forhold i familien mv skal derfor ikke gis i meldingsbøker, men utveksles med brev eller telefon. De samme retningslinjene gjelder for SMS. Den tryggeste måten å kommunisere sensitive opplysninger og taushetsbelagte opplysninger på er via telefon, brev eller ved personlig oppmøte, jf grunnskoleloven 42. Side 8 av 34
4 Journalføring/bevaring av dokumenter, e-post, SMS og brev. Sak / saksmappe Sak (begrepet) blir brukt til å lenke registrerte saksdokumenter, som logisk hører sammen, til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som sak, som igjen vil tilsvare et saksnummer i journalsystemet eller i papirjournalen Denne felles identiteten skal gi oss bedre oversikt og gjenfinning både i det elektroniske og i det fysiske arkivet. I forvaltningsloven og offentleglova er begrepet sak abstrakt og blir definert som eit spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse uten i fra eller et internt initiativ, dels om behandlingsforløpet. Dokumenter Offentleglova sin definisjon av dokument: Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. Arkivlova sin definisjon av dokument: Dokument: Ei logsk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring. Arkiv Dokument som blir til som lekk i ei verksemd. Journalføring Henvendelser (brev, e-post, SMS, tlf, faks) som kommer inn til skolen, må vurderes som arkivverdig eller arkivuverdig post. OBS! Dersom arkivuverdige dokumenter (for eksempel rundskriv) likevel har en dokumentasjonsverdi i forhold til en saksbehandling, skal det journalføres. Når denne vurderingen er gjort, skal posten registreres etter kommunens arkivregler. Saken klasseres i henhold til gjeldende arkivnøkkel. SMS-er Private mobiltelefonnummer bør ikke oppgis til elever og foresatte. Bruk arbeidsgivers fasttelefon. Dersom en SMS blir vurdert som arkivverdig dokumentasjon, skal en be om å få tilsendt denne pr post (på papir). Generelt vises til Arkivforskriftens Kapittel III Arkivrutiner 3-19 Arkivavgrensing 3-20 Bevaringspåbud Side 9 av 34
5 Administrasjonsprogram og læringsplattform Sikker håndtering av elevopplysninger Skolens nettverk / sikker sone Med skolens nettverk menes alle serverne som er tilgjengelige for lagring av data. På Mine dokumenter må ingen viktige eller sensitive opplysninger lagres. Med sikker sone menes den delen eller de delene av virksomhetens informasjonssystem som behandler personopplysinger, hvor kun autoriserte brukere med tjenstlig behov gis tilgang. Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Ved behandling av sensitive personopplysninger som IOP-er, enkeltvedtak, referat fra ansvarsgruppemøter, er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger. Skolene skal bruke et godkjent sak- arkivsystem som ivaretar kravene til bevaring også av sensitive opplysninger. Se side 11 og kapittel 2. Sensitive og taushetsbelagte dokumenter må inntil videre oppbevares i et låsbart, brannsikkert og vannsikkert arkivskap. IOP IOP er et sensitivt dokument. Et slikt dokument kan derfor ikke lagres på minnepenn med mindre denne oppbevares nedlåst i skap på skolen. IOP-er kan ikke lagres på lærers PC eller skolens nettverk (eget oppråde på server eller skolens fellesområde). En IOP kan utarbeides på skolens nettverk, deretter skrives den ut og lagres i et låsbart, brannsikkert og vannsikkert arkivskap. Man skal være bevisst valg av skriver, og utskrift skal hentes umiddelbart. IOP-en slettes deretter fra skolens PC/nettverk. I løpet av 2013 utprøves det at IOP-er føres og lagres i nytt arkivprogram. Orden/oppførsel Merknader mht orden og oppførsel kan lagres på skolens læringsplattform, itsearning. Fra 01.08.2011 skal alle slike merknader lagres på læringsplattformen. Merknader som har betydning for elevens skolegang (enkeltvedtak om utvisning etc), skrives ut og lagres i elevmappen. Øvrige merknader slettes etter 1 år. Konferansetimer/utviklingssamtaler Notater og skjema kan lagres på skolens nettverk/læringsplattform. Referat fra utviklingssamtaler skal skrives ut og legges i elevmappen. Kartleggingsprøver Resultat fra kartleggingsprøver vurderes, skrives ut og legges i elevmappen. Referat/notater fra møter vedrørende enkeltelever Her gjøres en vurdering i forhold til om notatet/referatet er av sensitiv art. Dette avgjør videre behandling av dokumentet. Se mer kapittel 2. Side 10 av 34
WIS Skolene i Askøy bruker WIS administrasjonsprogram. Der lagres navn og personnummer på elever og lærere. Vitnemål og karakterer hentes fra WIS og fravær for alle trinn hentes fra itslearning, skrives ut og bevares i elevmappen. Alt fravær føres på skjema side 31-32. Det vil i noen tilfeller være nødvendig å dokumentere fravær i enkeltfag dersom en elevs fravær har vært så høyt at grunnlaget for å sette karakter ikke er tilstede. I hovedsak er det kun antall dager og timer en har fravær som må føres, og det er dette som fremkommer på vitnemål/karakterbok. Det er utarbeidet en egen rutinehåndbok for WIS som det henvises til for ytterligere informasjon om programmet. It`s learning I itslearning er alle lærere og elever i Askøyskolene registrerte brukere. De har eget brukernavn og passord. På sikt vil alle foresatte få egen gjestetilgang. Det daglige fraværet og prøvekarakterer skal lagres på læringsplattformen. Merknader skal også lagres på plattformen. Er disse av betydning for karakterer og elevens skolegang, må de kopieres til Word, skrives ut og lagres i elevmappen. Brukerne slettes når de slutter i kommunen. Prøver og andre arbeider eleven ønsker å ha der, kan lagres i personlige mapper. Elevene skal ha tilgang til disse mappene ved eksamener og tentamener. Taushetspliktige og sensitive personopplysninger skal ikke legges ut på læringsplattformen i Askøy kommune. Kommuniseres det mellom skolen og foresatte på itslearning, og det er arkivverdig materiale, må dette skrives ut og lagres i elevmappen. Rektor er ansvarlig for at alle data om elevene slettes på itslearning når elevene slutter i kommunen, forutsatt at nødvendig dokumentasjon er skrevet ut og lagret i elevmappen! Side 11 av 34
6 Rutiner ved journalføring, bevaring og overføring Generelt om elevarkiv Elevarkivene inneholder opplysninger om nåværende og tidligere elever ved skolen, i tillegg til opplysninger om foreldre eller foresatte. Skolen skal registrere elevopplysninger i edb-basert elevregister/elevkort, klasselister, elevmapper, klassedagbøker, karakterprotokoller og vitnemålsprotokoller. Elevarkivet kommer inn under personopplysningsloven sine unntaksregler for konsesjonsplikt (POL 33). Dette fordi skolen sin behandling av slike personopplysninger har hjemmel i egen lov, jf. opplæringsloven 13-1, 1. og 3. ledd. Rådmannen i Askøy er behandlingsansvarlig og har dermed ansvar for at lov og forskrift følges opp i alle avdelinger. Det daglige ansvar for informasjonssikkerheten er delegert fagsjef og seksjonsenhetsledere. Retningslinjene er utformet med det mål for øye å både ivareta hensynet til den enkelte elevs personvern, samt kommunens behov for dokumentasjon, plikt til arkivering og informasjon for å kunne gi et godt opplæringstilbud. Generelt om elevmapper / innhold i elevmapper Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev skal arkiveres på ett sted i elevmappen. Dokumenter med samlede oversikter over flere elever så som karakterlister, fraværslister m.m. oppbevares sentralt på hver skole, (registreres i egen sak). For hver elev i grunnskolen skal det opprettes en elevmappe (manuell eller elektronisk). Fysiske elevmapper skal oppbevares i arkivskap på skolens kontor utilgjengelig for andre enn rektor og de som konkret jobber med eleven. Arkivet skal være låst. Det skal gjennomføres risikovurdering for det enkelte fysiske arkiv, (se side 10 fjerde avsnitt siste setning.) Elevmappene i kommunen regnes som organspesifikke mapper og opplysningene skal følge fra barnehage til skolen. Informasjonen følger eleven ved flytting til annen skole eller ved overgang fra barneskole til ungdomstrinnet se vedlegg 1og 2. Elevmappen inneholder korrespondanse og andre dokumenter som vedrører forhold knyttet til den enkelte elev, og som er av vesentlig betydning for denne. Omfanget av dokumentasjon vil variere med den enkeltes elevs opplæringssituasjon, fagopplæring, permisjon, utvisning m.m. Reglene for elevmapper omfatter også alle elever med særskilt opplæring for språklig minoriteter samt elever på kommunens alternative skoler. Dokumenter i elevmappen skal ikke uten særlig tillatelse fra rektor eller elev/foresatte leses av andre. Side 12 av 34
Dokumenter som skal journalføres / dokumenter i elevmappe Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres. Disse er som følger: 1) De skal være gjenstand for saksbehandling 2) De skal ha verdi som dokumentasjon Skolen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres. Det nevnes her eksempler på dokumenter til journalføring: Disiplinære forhold i skoletiden og dokumentasjon vedrørende bortvisning Alle enkeltvedtak (hele lista) fritak fra obligatorisk undervisning, fritak fra aktiviteter i hht til religiøs overbevisning, tildeling av skoleplass, skoleskyss, tildeling av spesialundervisning, vedtak om morsmålsundervisning og tospråklig fagopplæring. Elevvarsel om fravær og risiko for å ikke få karakter Fare for nedsatt karakter Innkalling til ansvarsgruppemøte / samarbeidsmøte vedr. elev Referat fra ansvarsgruppemøter Referat fra foreldresamtaler og konferanser Referat fra møte med eleven 2 ganger i året (opplæringsloven) TOP (Tilpassede opplæringsplaner) IUP (individuell undervisningsplan), IAP (individuell arbeidsplan) Eventuelle kompetansebevis for elever med IOP IOP og IP, endring av disse, evalueringer - oppnåelse læreplanmål Endring av IOP Søknader om permisjon Klager på standpunktkarakter Uttalelse fra lærer vedr. klage på standpunktkarakter Klage på eksamenskarakter Godkjente referat/rapport fra kontaktmøte (barne- og ungdomsskole) Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet Sluttmeldinger Søknader om fritak i fag + svar på dette Søknader om bytte av fag Søknad om delkurs elevstatus og svar på denne Søknad om godkjenning av skoleår i utlandet og svar på denne Ekstra oppfølging og støttetiltak (utstyr- overføring av utstyr) Kopi av bekymringsmeldinger til/fra barnevernet Skolens notat om avbrutt opplæring Tilrettelegging ved eksamen, behov for skyss Uttalelse / rapporter / epikriser fra 2. linjetjeneste (BUP, helsevesenet, barnevernet, ulike kompetansesentre) Medisinsk kartlegging Rapport om avgitte rammetimer (spes. ped) Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole Dokumenter som ikke skal journalføres bevares i 2 år etter sluttdato Sykmeldinger og legeerklæringer Dokumentasjon vedr skoleskyss Søknader om korte permisjoner 1-3 dager Kopi av flyttemelding Søknader om innsyn i elevmapper Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole Side 13 av 34
Tilgang til opplysninger i elevmappen Rett til innsyn for foresatte /elev Eleven har som utgangspunkt rett til innsyn i egen elevmappe, og det samme gjelder foresatte. Rett til innsyn følger av reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven 18-20 og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningsloven 18. Se side 6. Innsyn kan begjæres muntlig eller skriftlig og skal som utgangspunkt gis ved at mappen leses i skolens lokaler. På anmodning kan kopi av dokumenter utleveres. Kopier av sensitiv informasjon skal leveres personlig til mottaker eller sendes i ordinær post, ikke over faks eller pr. e-post. Bruk av mappen i opplæringsøyemed Elevmappen skal bare lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at dette er registrert med dato og låntaker. I særskilte tilfeller kan det tas kopi av enkelte dokumenter. Slike kopier skal makuleres etter bruk. Elevmapper skal aldri ligge uten tilsyn på arbeidsrom, i klasserom, pauserom eller lignende. Elevmappen skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor skolens administrasjonslokaler. Det skal føres logg over alle aktiviteter knyttet til skolens elevmapper. Overføring av elevmapper. Generelt om overføring av opplysninger til ny skole Elevmappen følger eleven ved bytte av eller overgang til ny skole. Ved at alle opplysninger er samlet i en mappe øker muligheten for gjenfinning og effektiv bruk av opplysningene, samtidig som det gir den enkelte økt mulighet for kontroll med egne personopplysninger. I den grad en elevmappe inneholder sensitive personopplysninger, eller opplysninger som ikke er nødvendige for elevens videre skolegang vil det kreves samtykke fra foresatte/elev for overføring av slike opplysninger mellom skoler. Det er laget egne rutiner for overgangene i opplæringsløpet som omfatter overføring av informasjon om den enkelte elev ved overgang barnehage/barneskole, barneskole/ungdomsskole og ungdomsskole / videregående skole, samt ved overføring av informasjon ved flytting mellom skoler i og utenfor kommunen. Overføring av elevmapper skal skje i overensstemmelse med disse rutinene. Ved overføring av opplysninger fra barnehage til skole, ved overføring av elevmapper fra barneskole til ungdomskole eller ved flytting mellom skoler skal det innhentes samtykke til slik overføring av opplysninger. Samtykke til overføring av opplysninger gis på overføringsskjema som legges i elevmappen, (se vedlegg 2 eller 3). Barnehage barneskole Ved overføring av opplysninger fra barnehage til barneskole kreves samtykke fra foresatte, (se vedlegg 1). Barneskole ungdomskole Ved overgang barneskole/ungdomsskole benyttes skjema for overføring av opplysninger vedlegg 2, og samtykke til overføring av opplysninger innhentes og gjennomgås i forbindelse med overføringssamtalen. Side 14 av 34
Ungdomsskole videregående skole Ved overføring av opplysninger fra elevmappen til videregående skole kreves samtykke. Ved nødvendig informasjonsutveksling utover det eleven selv har fylt ut av tilleggsopplysninger på www.vigo.no, benyttes overføringsskjema, (se vedlegg 4). Bytte av skole i kommunen Ved bytte av skole på barnetrinn eller ungdomstrinn, følger hele mappen ferdig ryddet over til ny skole. Det skal innhentes samtykke før slik overføring skjer, og overføringsskjema (vedlegg 3a og/eller b) skal legges i mappen. For øvrig følges reglene for overgang barneskole ungdomsskole. Reglene gjelder tilsvarende ved bytte til/fra kommunens alternative skoler. Flytting til annen kommune Det kreves samtykke fra foreldrene for overføring av opplysninger til skole i annen kommune. Ved samtykke oversendes kopi av nødvendige dokumenter til ny skole (vedlegg 2, 3 eller 4). Originaldokumenter oppbevares i elevmappen slik at elevens skolegang i Askøy kommune kan dokumenteres. Flytter eleven fra kommunen i barneskolealder, skal elevmappen ikke overleveres ungdomsskolen. Mappen oppbevares på barneskolen inntil avlevering finner sted. Tilsvarende prosedyrer i ungdomsskolen følges. Overføring til privat skole Ved overføring til privatskole følges reglene for overføring av opplysninger til annen kommune. Overføring av opplysninger etter samtykke Ved overføring av elevmappen skal denne ryddes. De dokumenter det er nødvendig for den nye skolen å ha innsyn i av hensyn til elevens videre opplæring, skal videresendes. Dette vil særlig gjelde følgende dokumenter: Alle elever Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole (vedlegg 2). Kontaktlærerskjema (2b) og eventuelt foreldreskjema (2a) Kartleggingsprøver som er gjort på 7. trinn Informasjon om elever som har fått dysleksidiagnose. Kartlegginger samt eventuelt samtykke- og anbefalingsskjema for grunnleggende norsk og/eller tospråklig fagopplæring. Elever i grunnskolen med annet morsmål enn norsk og samisk. Nødvendige helseopplysninger. Elever med enkeltvedtak Aktuelle dokumenter som nevnt over for alle elever Sakkyndig vurdering Individuell opplæringsplan (IOP) Halvårsrapport Det skal ved overføring av opplysninger til ny skole tas personvernhensyn. Dokumentasjon vedrørende disiplinære forhold skal som hovedregel ikke overføres med mindre flytting skyldes nettopp slike forhold. Side 15 av 34
Dersom samtykke til overføring av opplysninger ikke gis: Forvaltningsloven 13 b nr 3 åpner for at opplysninger kan formidles fra barneskole til ungdomsskole innen kommunen, men personopplysningsloven begrenser adgangen til å overføre personopplysninger uten samtykke. Frem til barnet fyller 15 år er det barnets foresatte som gir samtykke til overføring av opplysninger. Elever over 15 år bestemmer selv i spørsmålet om overføring av opplysninger. Ved behov for overføring av opplysninger til videregående skole benyttes overføringsskjema, (se vedlegg 4). Når foreldre reserverer seg (fullt ut/også ift opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt) mot at det blir gitt videre opplysninger om elevene som er viktig for elevenes videre opplæring og skoleløp må skolen akseptere dette. Skolen skal da imidlertid skrive et brev til foreldrene med ca følgende innhold, se side 33: Askøy kommune/skolen gjør oppmerksom på at dette er viktig informasjon som nåværende skole bør videreformidle til ny skole for at eleven skal få et best mulig opplæringstilbud/adekvat opplæring. Ettersom dere som foreldre reserverer dere mot at skolen overfører disse opplysningene, er det imidlertid dere som foreldre som har det fulle ansvar å sørge for at disse opplysningene blir formidlet til aktuell skolemyndighet. I tilfeller som dette (der dere som foreldre reserverer dere mot at nevnte opplysninger blir gitt fra skolens side), har Askøy kommune/skolemyndigheten ikke ansvar for å gi disse opplysningene videre. Det er vel nærliggende å tro at ikke foreldrene vil gi disse opplysningene videre, men med et slikt brev markerer vi som kommune/skolemyndighet at vi ikke har ansvar for å gi disse opplysningene videre der foreldrene reserverer seg, noe som er viktig å få presisert. Opplysninger om helseforhold, religion og disiplinære forhold vil heller ikke kunne overføres uten samtykke. Avlevering til Fjernarkiv Alle elevmapper avleveres til Interkommunalt arkiv i Hordaland 10 år etter at eleven har gått ut av grunnskolen. Elevmapper fra ungdomsskolene Den årlige avleveringen foretas i høsthalvåret. Det tas kontakt med arkivtjenesten for kommunen, Ved avlevering skal mappene være: - Ryddet; binders, plastomslag og annet overflødig materiale skal være fjernet - Ordnet etter klasse og elevens etternavn/fornavn - Listeført Arkivboksene merkes med: (Les mer om deponering og deponeringslister her!) - Askøy kommune - Skolens navn - Elevmapper - Skoleslutt og årstall - Klasse - Boksnummer (f. eks. nr. 1/5) Se vedlegg 5. Sammen med selve avleveringsblanketten legges navneliste over de enkelte elevmappene. Her kan klasselister brukes. Side 16 av 34
Bevaringsverdig dokumentasjon i saksarkivet Møtebok for samarbeidsutvalget - bevares. Avleveres etter 25 år Møtebok for foreldrerådet - bevares. Avleveres etter 25 år Møtebok for elevrådet - bevares. Avleveres etter 25 år Saksarkiv - etter kassasjonsregler. Avleveres etter 25 år Kopibok - bevares til vi har innført fullelektronisk arkiv Manuell postjournal - bevares. Avleveres etter 25 år Klassedagbok - bevares. Avleveres 10 år etter avsluttet skolegang til arkivdepot. Bevaringsverdig elevdokumentasjon Elevkort eller EDB-basert elevregister - etter kassasjonsregler. Klasselister - bevares. Utskrift hvert år. Elevmapper - bevares. Avleveres 10 år etter avsluttet skolegang Eksamensprotokoller - bevares. Avleveres etter 25 år Side 17 av 34
7 - Vedlegg Vedlegg 1 Overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole Informasjon til foreldre/foresatte ved overgangen mellom barnehage og barneskole Den aller siste foreldresamtalen i barnehagen er en overføringssamtale (avslutningssamtale). Hovedfokus er å sikre en best mulig overgang for barnet mellom barnehage og barneskole. Samtalen bør holdes i april/mai. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltbarn i Askøy kommune. Overføringsskjemaet vedlagt benyttes til overføring av informasjon fra barnehage til grunnskole. Hensikt: Sikre en god start på barnetrinnet Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Kommunens retningslinjer bygger på at foreldre/foresatte skal samtykke til overføring av informasjon. Det overføres informasjon slik at barnet/eleven skal få en best mulig tilpasset opplæring og et godt læringsmiljø. Bare nødvendig informasjon skal overføres. Foreldre/foresatte og pedagogisk leder fyller ut hvert sitt overføringsskjema i forkant av avslutningssamtalen som avholdes våren før skolestart. Fyll gjerne bare ut deler av skjemaet eller skriv OK dersom det ikke er noe spesielt å bemerke. Skjemaene skal samordnes og underskrives av begge parter på avslutningssamtalen. Dersom foreldre/foresatte ikke ønsker å informere, skal arket være tomt med unntak av underskrift og dato. Overføringsskjemaet arkiveres i elevmappen og foreldre/foresatte skal alltid ha kopi av ferdig utfylt skjema. Sentral dokumentasjon som skademeldingsskjema eller lignende kan vedlegges overføringsskjemaet for arkivering i barnets elevmappe på skolen. Tjenesteleder i barnehagen har ansvar for at overføringsskjemaene overføres til barneskolen. Overføringsskjemaet skal sendes per post/internpost. Kontaktlærer har ansvar for at overføringsskjemaet tas opp og gjennomgås i oppstartsamtalen som avholdes høsten etter skolestart. Vennlig hilsen (Styrer i barnehagen der barnet går) Side 18 av 34
1A Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole Våren: Barnets navn Barnehage Født Avdeling A. Barnets sterke sider og eventuelle utviklingsområder: Faglig og skolemessig motivasjon Språkutvikling og førmatematiske begreper Sosialt samspill (med for eksempel jevnaldrende, voksne) Selvstendighet (i for eksempel påkledning - og toalettsituasjon, i lek og læringsaktivitet, i å forstå beskjeder og motta instruksjoner) B. Annen nødvendig informasjon om barnet (For eksempel tospråklig barns behov, PPtjenesten) Sett strek over det som ikke passer for deg: Jeg samtykker/samtykker ikke til at informasjonen nedtegnet på dette skjemaet overføres fra barnehage til barnehage/ barneskole Eventuelle vedlegg Dato: Pedagogens navn og underskrift Foreldre/foresattes navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 19 av 34
Vedlegg 2 Overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole Informasjon til foreldre/foresatte ved overgangen mellom barneskole og ungdomsskole. Den aller siste utviklingssamtalen på barneskolen er en overføringssamtale (avslutningssamtale). Hovedfokus er å sikre en best mulig overgang for eleven mellom barneskole og ungdomsskole. Samtalen holdes fortrinnsvis april/mai. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltelever i Askøy kommune. Overføringsskjemaene vedlagt benyttes til overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole. Hensikt: Sikre en god start på ungdomstrinnet Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Kommunens retningslinjer bygger på at foreldre/foresatte skal samtykke til overføring av informasjon. Det overføres informasjon slik at eleven skal få en best mulig tilpasset opplæring og et godt læringsmiljø. Bare nødvendig informasjon skal overføres. Foreldre/foresatte fyller ut overføringsskjema for foreldre/foresatte (2a) i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen) dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ungdomsskolen. Kontaktlærer fyller ut overføringsskjema for kontaktlærer (2b) i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen). På kontaktlærerskjemaet skal det krysses av og eventuelt skrives kommentarer. Foreldre/foresatte skal alltid ha kopi av ferdig utfylte overføringsskjema. Overføringsskjemaet(ene) arkiveres i barnets elevmappe. Mappen gjennomgås og innholdet overføres mellom tjenestestedene etter samtykke fra foreldre/foresatte. Tjenesteleder fra avleverende instans har ansvar for overføring til ungdomsskolen. Pedagogen i mottakene instans har ansvar for at overføringsskjemaene tas opp og gjennomgås i første utviklingssamtale (oppstartsamtale) så raskt som mulig etter oppstart på ungdomsskolen. Vennlig hilsen (Rektor på skolen der eleven går) Side 20 av 34
2A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner. Fylles ut av foreldre/foresatte i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen) dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ungdomsskolen. Se side 33. Våren: Elevens navn Barneskole Født Klasse A. Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder: Faglig og skolemessig motivasjon Sosialt samspill (med for eksempel jevnaldrende, voksne) Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan) B. Annen nødvendig informasjon om eleven (for eksempel behov i forhold til læringsmiljø, lærevansker, tospråklig elevs behov, PP-tjenesten, helseopplysninger) Sett strek over det som ikke passer for deg: Jeg samtykker/samtykker ikke til at opplysninger i elevmappen overføres fra barneskole til ungdomsskole. Eventuelle vedlegg Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Foreldre/foresattes navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 21 av 34
2B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner. Fylles ut av kontaktlærer i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen). Se side 33. Våren: Elevens navn Barneskole Født Klasse A. Kompetanse - Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder 1. Grunnleggende ferdigheter Kryss av. Skriv eventuelt kommentarer dersom eleven trenger ekstra støtte eller utfordring. Lese (Evt. LUS kvalitet) Kommentar Regne Kommentar Bruke IKT Kommentar Uttrykke seg muntlig Kommentar Uttrykke seg skriftlig Kommentar Ingen spesielle behov Trenger ekstra støtte Trenger ekstra utfordring 2. Sosial kompetanse Skriv OK eller eventuelt kommentarer Samarbeidsevner Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan, gruppearbeid) Motivasjon for skolearbeidet B. Annen viktig informasjon om eleven (for eksempel lærevansker, tospråklig elevs behov, PPtjenesten) Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 22 av 34
Vedlegg 3 - Overføring av informasjon mellom grunnskoler Informasjon til foreldre/foresatte ved bytte av skole i Askøy Det er hensiktsmessig at det avholdes en overføringssamtale (avslutningssamtale) før eleven bytter skole for å sikre en best mulig overgang for eleven. Samtalen avholdes i god tid før overgangen. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltelever i Askøy kommune. Overføringsskjemaene vedlagt benyttes til overføring av informasjon mellom skoler. Hensikt: Sikre en god start på ny skole Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Kommunens retningslinjer bygger på at foreldre/foresatte skal samtykke til overføring av informasjon. Det overføres informasjon slik at eleven skal få en best mulig tilpasset opplæring og et godt læringsmiljø. Bare nødvendig informasjon skal overføres. Foreldre/foresatte fyller ut overføringsskjema for foreldre/foresatte (3a) i forkant av avslutningssamtalen dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ny skole. Kontaktlærer fyller ut overføringsskjema for kontaktlærer (3b) i forkant av samtalen (avslutningssamtalen). På kontaktlærerskjemaet skal det krysses av og eventuelt skrives kommentarer. Foreldre/foresatte skal alltid ha kopi av ferdig utfylte overføringsskjema. Overføringsskjemaet(ene) arkiveres i barnets elevmappe. Mappen gjennomgås og innholdet overføres mellom tjenestestedene etter samtykke fra foreldre/foresatte. Tjenesteleder fra avleverende instans har ansvar for overføring til ny skole. Pedagogen i mottakene instans har ansvar for at overføringsskjemaene tas opp og gjennomgås i første utviklingssamtale (oppstartsamtale) så raskt som mulig etter oppstart på ny skole. Vennlig hilsen (rektor på skolen der eleven går) Side 23 av 34
3A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner. Fylles ut av foreldre/foresatte i forkant av overføringssamtalen (avslutningssamtalen) dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ny skole. Se side 33. Våren Elevens navn Skole Født Klasse A. Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder: Faglig og skolemessig motivasjon Sosialt samspill (med for eksempel jevnaldrende, voksne) Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan) B. Annen nødvendig informasjon om eleven (for eksempel behov i forhold til læringsmiljø, lærevansker, tospråklig elevs behov, PP-tjenesten, helseopplysninger) Sett strek over det som ikke passer for deg: Jeg samtykker/samtykker ikke til at opplysninger i elevmappens røde del overføres fra barneskole til barneskole/ungdomsskole. Eventuelle vedlegg Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Foreldre/foresattes navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 24 av 34
3B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner. Fylles ut av kontaktlærer i forkant av overføringssamtalen (avslutningssamtalen). Dokumentet overføres ny skole uavhengig av foreldrenes samtykke. Se side 33. Våren Elevens navn Skole Født Klasse A. Kompetanse - Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder 1. Grunnleggende ferdigheter Kryss av. Skriv eventuelt kommentarer dersom eleven trenger ekstra støtte eller utfordring. Lese (Evt. LUS kvalitet) Kommentar Regne Kommentar Bruke IKT Kommentar Uttrykke seg muntlig Kommentar Uttrykke seg skriftlig Kommentar Ingen spesielle behov Trenger ekstra støtte Trenger ekstra utfordring 2. Sosial kompetanse Skriv OK eller eventuelt kommentarer Samarbeidsevner Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan, gruppearbeid) Motivasjon for skolearbeidet B. Annen viktig informasjon om eleven (for eksempel lærevansker, tospråklig elevs behov, PPtjenesten) Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 25 av 34
Vedlegg 4 Overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole Informasjon til eleven og foreldre/foresatte Den aller siste utviklingssamtalen på ungdomsskolen er en avslutningssamtale. Hovedfokus er å sikre en best mulig overgang for eleven mellom ungdomsskole og videregående skole. Samtalen holdes fortrinnsvis før 1. juni. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltelever i Askøy kommune. Hensikt: Sikre en god start på videregående skole Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Elever på 10. trinn kartlegges for å vurdere om det er nødvendig å overføre informasjon til videregående skole utover det som oppgis på www.vigo.no. Overføringsskjema vedlagt benyttes dersom dette er tilfelle. Elever over 15 år har bestemmelsesrett når det gjelder opplæring, jf. Barneloven 32. Overføringsskjemaet fylles ut i utviklingssamtalen (avslutningssamtalen) mellom eleven og rådgiver/kontaktlærer våren før skolestart. Eleven får kopi av overføringsskjema. Skjemaet arkiveres i elevmappen. Ved å gi samtykke tillates overføring av sentral informasjon, til beste for elevens læringsmiljø og læringsutbytte. Informasjonen overføres fra rådgiver på ungdomsskolen til rådgiver på den videregående skolen eleven har kommet inn på. Kopi av skjema sendes hjem til eleven. Vennlig hilsen (Rektor på skolen der eleven går) Side 26 av 34
4A Overføringsskjema for overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole. Se også side 33. Taushetsplikt er ikke til hinder for at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker (forvaltningsloven 13a nr 1) Våren. Elevens navn Ungdomsskole Født Klasse Jeg samtykker til at sentral informasjon til beste for mitt læringsmiljø og læringsutbytte overføres fra rådgiver på ungdomsskolen til rådgiver på den videregående skole jeg kommer inn på. Informasjon Eventuelle vedlegg Dato: Rådgiver/kontaktlærers navn og underskrift Elevens underskrift Kopi til eleven og foreldre/foresatte etter elevens samtykke Eleven er forespurt, men samtykker ikke til at informasjon overføres til den videregående skolen. Dato: Rådgiver/kontaktlærers navn Rådgiver/kontaktlærers underskrift Side 27 av 34
Vedlegg 5 Eksempel på merking av bokser - ungdomsskolene. NAVN KOMMUNE ASKØY KOMMUNE ARKIVSKAPER/ETAT SKOLE KLIENTMAPPER (ELEV) YTTERÅR ELEVMAPPER 1996-2000 Aksesjonsnr. = Avleveringsnr. (IKAH) 12.. (KOMMUNENUMMER) 201 (ARKIVSKAPERKODE IKAH) Fa.1 (SERIESIGN OG BOKSNR.) ASKØY KOMMUNE Aks.? - 2010 1247 201 Fa.1 ASKØY KOMMUNE BARNEVERN BARNEVERN KLIENTMAPPER 1996-2000 KLIENTMAPPER 1996-2000 Aks.? - 2010 1247 315 Fa.2 Aks.? - 2010 1247 315 Fa.1 Side 28 av 34
Fyll ut: Elevmapper Ytterår Aks (fylles ut av IKAH) Kommunenummer Arkivskaperkode (201 er skole) Fa. 1 (Fa. Fylles ut av IKAH) Boksnummer fylles ut av dere Side 29 av 34
Vedlegg 6 Forandring av personopplysninger: Fyll ut med blokkbokstaver BARE der det er forandringer. Elev: Navn: Adresse: Postnummer: Telefonnummer hjemme: Klasse: Foresatt 1: Navn: Adresse: Postnummer: Telefonnummer i skoletiden: Mobilnummer: Foresatt 2: Navn: Adresse: Postnummer: Telefonnummer i skoletiden: Mobilnummer: Sykdom/skade i skoletiden: Skolen håper de foresatte ser det som viktig at skolen kjenner ditt barns fastlege, slik at man unngår unødvendig tidsspill hvis noe skulle skje ditt barn. Fastlegens navn Fastlegens kontoradresse Fastlegens telefonnummer Skolen ber om at skjemaet leveres skolen snarest. Foresattes underskrift Side 30 av 34
Vedlegg 7 Terminfravær elever i Askøyskolene. Timer Dager Totalt fravær Merknader: Skoleåret Elevens navn Klasse Termin skole Tellende fravær Høst: Ikke tellende fravær Merknader; mye fravær pga, ikke grunnlag for karakter i fag, etc. Skrives ut og lagres i elevmappen. Data hentes fra itslearning. Terminfravær elever i Askøyskolene. Elevens navn Klasse Termin Timer Dager Totalt fravær Merknader: skole Tellende fravær Vår Ikke tellende fravær Merknader; mye fravær pga, ikke grunnlag for karakter i fag, etc. Skrives ut og lagres i elevmappen. Data hentes fra itslearning. Kontaktlærer: Side 31 av 34
Totalt fravær elever i Askøyskolene 8-10 klasse. Elevens navn Klasse 10 Timer Dager Totalt fravær ungdomsskolen Merknader: skole Tellende fravær Ikke tellende fravær Merknader; mye fravær pga, ikke grunnlag for karakter i fag, etc. Kontaktlærer: Skrives ut og lagres i elevmappen. Data hentes fra itslearning. Side 32 av 34
Vedlegg 8 Rutiner ved reservasjon vedrørende overføring av elevopplysninger Skolens navn Sted Dato Vedrørende overføring av elevopplysninger. Elevens navn Frem til barnet fyller 15 år er det barnets foresatte som gir samtykke til overføring av opplysninger. Elever over 15 år bestemmer selv i spørsmålet om overføring av opplysninger. Når foreldre reserverer seg (fullt ut/også ift opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt) mot at det blir gitt videre opplysninger om elevene som er viktig for elevenes videre opplæring og skoleløp må skolen akseptere dette. Askøy kommune gjør oppmerksom på at dette er viktig informasjon som nåværende skole bør videreformidle til ny skole for at eleven skal få et best mulig opplæringstilbud / adekvat opplæring. Ettersom dere som foreldre reserverer dere mot at skolen overfører disse opplysningene, er det imidlertid dere som foreldre som har det fulle ansvar å sørge for at disse opplysningene blir formidlet til aktuell skolemyndighet. I tilfeller som dette (der dere som foreldre reserverer dere mot at nevnte opplysninger blir gitt fra skolens side), har Askøy kommune / skolemyndigheten ikke ansvar for å gi disse opplysningene videre. Foresattes underskrift Foresattes underskrift Elevens underskrift Rektors underskrift Side 33 av 34 Skrives ut og lagres ferdig utfylt i elevmappen.
Vedlegg 9 Informasjon i meldingsboken Det anbefales at denne informasjonen står i hver meldingsbok. TIL FORELDRENE / DE FORESATTE 1. Eleven skal ha med meldingsboken på skolen hver dag. 2. Er en elev på grunn av sykdom eller annen tvingende årsak blitt hindret i å komme på skolen, i å utføre pålagt arbeid eller ellers i å forberede seg, skal foreldrene skrive melding om grunnen til dette i meldingsboka. Gjelder meldingen et fravær, må varigheten oppgis. Meldingen må være datert og undertegnet av en av foreldrene eller en annen foresatt. Varer et fravær mer enn tre dager, må hjemmet gi melding direkte til skolen om det. 3. Foreldrene kan ikke selv frita eleven noen dag eller time fra undervisningen. Anmodning til skolen om fritaking skrives i meldingsboka. Den spesielle grunn for et slikt ønske må oppgis. 4. Andre henvendelser til skolen skjer pr. brev eller e - mail, ved personlig konferanse i kontortiden, eller ved konferanse til annen tid etter nærmere avtale med lærer, klassestyrer eller skolen rektor. 5. Skolen viser ellers til det utdrag av lov og reglement som de foresatte har fått. Den som i alminnelighet kommer til å undertegne i meldingsboka, og eleven selv, bes skrive navn her. Side 34 av 34