LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 4. mars 2010 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Lierne kommune, Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/10 Referatsaker 002/10 Orientering fra revisor 003/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Følger kommunen ansettelsesrutiner? 004/10 Gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2009 005/10 Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 006/10 Skatteoppkreverfunksjon 2009 Eventuelt Grong 18. februar 2010 Kåre Viken (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 001/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 04.03. 2010 Gunnhild Berg 001/10 423-1738-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Lierne kommune Melding om politisk vedtak. Kontrollutvalgets årsplan for 2010. 2 KomRev Trøndelag IKS Brev fra KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Regnskapsavslutningen for 2009. 05.01. 2010 18.12. 2009 3 KRD Rapport 2009 85 tilrådningar for styrkt eiegenkontroll i kommunane. Vedlagt 4 Lierne kommune Budsjett 2010 - kontrollutvalget Vedlagt 5 Lierne kommune Årsberetningen 2009 09.02. 2010 SAK 002/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 04.03. 2010 Gunnhild Berg 002/10 423-1738-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 18.12.2009 Regnskapsavslutningen for 2009. Saksfremstilling Revisor vil bla. orientere om regnskapsavslutningen for 2009.
SAK 003/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT FØLGER KOMMUNEN ANSETTELSES- RUTINER? Kontrollutvalget 04.03. 2010 Gunnhild Berg 003/10 423-1738-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Følger kommunen ansettelsesrutinene?. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. tar rapporten til orientering og ber administrasjonen merke seg revisjonens vurderinger og anbefalinger. Forvaltningsrevisjonsrapport nr.1738-1/2009 Følger kommunen ansettelsesrutinene? Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret 28.10. 2008, sak 72/08 2. Prosjektplan, vedtatt av kontrollutvalget 15.04. 2009, sak 006/09 Saksopplysninger På bakgrunn av vedtatt plan igangsatte KomRev Trøndelag IKS (KomRev) arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget den 15.april 2009 og følgende problemstilling ble valgt for prosjektet: Brukes følgende ved rekruttering og ansettelse: Kommunens egne vedtatte rutiner og retningslinjer? Eksternt lov- og avtaleverk? Høringsutkast til forvaltningsrevisjonsrapporten ble sendt rådmannen 28.01.2010 og rådmannens svar ligger som vedlegg i rapporten Prosjektet er avgrenset til å se på læreransettelser skoleåret 2009/10 og ansettelser i ledige stillinger i skole og barnehage. Prosjektet har sett på ansettelses- og saksbehandlingsrutiner og omhandler 23 ansettelser. Kommunens praksis er målt opp mot kravene i Arbeidsmiljøloven, Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen, kommunens delegasjonsreglement og egne retningslinjer for tilsettingsarbeid og personalpolitikk. Vurdering / anbefalinger Revisjonens gjennomgang angående ansettelsesrutiner viser at Lierne kommune i all vesentlighet følger de ansettelsesprosedyrene de har satt opp i sine egne retningslinjer og
reglementer. Kommunen har også etablerte systemer og rutiner som følger gitte rammer når de ansetter. De utfordringer kommunen har ved ansettelser er av mindre behandlingsmessig art og er knyttet til tidspunkt, gjennomføring og dokumentflyt i sine ansettelsessaker. Kommunen har en positiv utvikling når det gjelder ansettelsesprosessen og rutinene rundt dette. Viser til rapporten i sin helhet og de anbefalinger revisjonen gir. Revisor vil presentere rapporten i kontrollutvalgets møte den 4. mars 2010. SAK 004/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget 04.03. 2010 Gunnhild Berg 004/10 423-1738-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2009 til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen og kontrollutvalget ber rådmannen merke seg revisors vurderinger og anbefalinger å følge opp disse. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 2. halvår 2009, datert 16.02. 2010 Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden juli til desember 2009 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått.
Saksbehandlers vurdering Revisjonens gjennomgang viser at både saker behandlet i formannskapet og kommunestyret ikke er tilgjengelig og offentliggjort på internett. Dette gjelder møteprotokoller og vedtak. KomRev Trøndelag IKS sin rapport viser hvilke saker det gjelder. Rapporten viser til at det er enighet om å bruke offentlig møteprotokoller. Kontrollutvalget anbefaler at rutinene rundt dette gjennomføres slik at møteinnkallinger og saksfremlegg, møteprotokoller og vedtak offentliggjøres. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Revisor vil presentere rapporten i møte den 4. mars 2010. SAK 005/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2009 Kontrollutvalget 04.03. 2010 Gunnhild Berg 005/10 423-1738-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til årsrapport for 2009. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2009. Andre saksdokumenter Ingen. Saksopplysninger I kommunelovens 77 heter at velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på.
For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2009 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de punkter i forslaget til årsrapport som angår revisjonen. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2009. SAK 006/10 SKATTEOPPKREVERFUNKSJON 2009 Kontrollutvalget 04.03. 2010 Gunnhild Berg 006/10 423-1738-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2) tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune til orientering. 1. Skatteoppkreveren i Lierne kommune, Årsrapport for 2009 2. Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen)
Saksopplysninger Skatteoppkreverens årsrapport om Lierne kommunes skatteregnskap for 2009 Den totale skatteinngangen for året 2009 utgjorde kr. 84.444.444,- Tilsvarende tall for 2008 var kr. 81.022.609,-. Utestående restanser i 2009 er 3.583.731,-. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2009 finner regnskapsføringen, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet samt utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølging av restanser i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk Skattekontoret finner at arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldene regelverk og retningslinjer, men ikke utføres i tilstrekkelig omfang da det bare er utført 2,4 % kontroller mot et krav på 5 %. Angående skatte- og avgiftsinnkrevningen finner skattekontoret at innkrevningsarbeidet og oppfølging av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldene regelverk. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger i 2009 gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av 06.05. 2009. Skatteetaten har ingen spesielle anmerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Lierne. Grong 18.02. 2010 Gunnhild Berg Kontrollsekretær