Noark 5 15. april 2008 Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 4 viste seg å ha en del svakheter: Problematisk med flere organer i samme Noark 4-installasjon. Sak journalpost dokument for lite fleksibel. Avleveringskravene fungerer ikke iht forventningene. Tilpassinger og justeringer ift ISO 15489 og Moreq2 Men: systemer basert på disse standardene er ikke uten videre Noark 5-kompatible! m.m. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 2 1
Hvor er vi? Det kom en høringsversjon 28. juni 2007. Oppsummerer status i arbeidet til da. Mange elementer i standarden var ikke ferdige. Blanding av tilstandsbeskrivelser og standardens anbefalinger. Den endelige formen på dokumentene var ikke avklart Standarddokument Veiledninger Høringsfrist 1. oktober 2007 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 3 Hvor er vi? Gjennomgående uttalelser i høringssvarene: Problematisk at høringsversjonen av standarden er svært uferdig. Inkonsistens i begrepsbruken Uklare definisjoner Uferdige anbefalinger. For omfattende. Bør konsentrere seg om arkivdokumenter. Bør holde seg innenfor RAs ansvarsområde. Trenger ikke beskrive saksbehandlingskrav. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 4 AiN kontaktkonferanse 2008 2
Hvor er vi? Hva skjer nå? «Vem vet? Inte jag!» Det jobbes...eller? Noark 5-prosjektet har ikke uttalt seg offentlig etter høringsrunden. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 5 Hvor skal vi? eller: hvordan blir den nye Noark 5- standarden? Største forandringer ift Noark 4? Todeling av standarden: «arkivkjerne» og saksbehandling. Store endringen i arkivkjernen Mindre i saksbehandlingsmodulen. Mer fleksibel mappe-/dokumentstruktur Sporbarhet/logging Møtemodulen 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 6 AiN kontaktkonferanse 2008 3
Hvor skal vi? Todelingen av standarden: Saksbehandlingssystemet Arkivkjernen 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 7 Hvor skal vi? Sporbarhet/logging er registrering av hendelser i systemet hvem som foretar dem når hendelsene skjedde Sporingsinformasjon skal arkiveres sammen med dokumentet. Møtemodulen er helt omarbeidet Opprinnelig mest brukt i kommunal forvaltning Er nå også bedre tilpasset møtebehandling i statlige organer. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 8 AiN kontaktkonferanse 2008 4
Noark kjerne Kun for arkivdokumenter! Gjør arkivtjenester tilgjengelig for andre systemer. Basert på et samarbeid mellom RA, leverandører og KS. Sakarkiv Barnevern Arkivkjerne PPT 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 9 Noark kjerne - arkivstruktur Arkivstrukturen mer fleksibel Mye likt, men også viktige forandringer! Arkivstrukturen har fått nye egenskaper og delvis nye navn Arkivdel Arkivdel (»delarkiv») Arkiv Arkivdel Arkivdel («delarkiv») Arkivdel 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 10 AiN kontaktkonferanse 2008 5
Noark kjerne - arkivstruktur Dynamisk mappestruktur Mappe erstatter sak. Registrering erstatter journalpost. Hvorfor er dette bra? 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 11 Noark kjerne - arkivstruktur Metadata hva er det? Informasjon om saker (mapper) journalposter (registreringer) dokumenter Arving av metadata letter registrering legger til rette for automatisk registrering. Metadata er bedre definert i Noark 5 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 12 AiN kontaktkonferanse 2008 6
Noark kjerne - arkivstruktur Klassifikasjon erstatter ordningsprinsipp. Få forskjeller mellom klassifikasjon og ordningsprinsipp Mappe/registrering/dokument kan ha så mange klassifikasjonskoder som man ønsker. Takler både taksonomier (feks K-koder) og emneordlister Klassifikasjonsbegrepene i MoReq2 og Noark er ulike. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 14 AiN kontaktkonferanse 2008 7
Noark kjerne - arkivstruktur Arkivdeler Arkiv 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 15 Noark kjerne - sikkerhet Autorisasjon vha bruker og rolle. Skjerming vha tilgangskoder på mapper, registreringer og dokumenter Hendelseslogger og sporingsinformasjon Hvem gjorde hva når. Omfanget av sporingen kan styres. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 16 AiN kontaktkonferanse 2008 8
Noark kjerne oppsummering I et Noark 5-system kan saksbehandlingen og arkivet være adskilt. Et Noark 5-arkiv kan betjene flere saksbehandlingssystemer. Sak/journalpost er byttet ut til fordel for en fleksibel mappe-/dokumentstruktur. Arkivering av logger. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 18 AiN kontaktkonferanse 2008 9
Noark saksbehandling Skal saksbehandlingsdelen være en del av standarden? anbefaling/vedlegg til kravspesifikasjoner? Bør en standard for elektronisk arkiv være åpen for arkivering fra flere forskjellige saksbehandlingsverktøy? (En videreføring av denne tankegangen vil føre til at man også kan stille spørsmål ved om Noark 5 egentlig trenger en arkivstruktur) 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 19 Noark saksbehandling Administrative enheter er som før Sentral journalføring og sentral arkivering Sentral journalføring og desentral arkivering Desentral journalføring og sentral arkivering Desentral journalføring og desentral arkivering 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 20 AiN kontaktkonferanse 2008 10
Noark saksbehandling Tilgangsstyring baserer seg fremdeles på bruker/rolle-rettigheter. Nye elementer: Arkiv/arkivdel skal kunne brukes av flere administrative enheter. En administrativ enhet skal kunne journalføre i flere arkiver/arkivdeler. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 21 Noark saksbehandling Epost og webskjema Sterkere integrering Epost integrert i journalføringen både for intern og ekstern forsendelse. Skal vi tørre å håpe at flere epostbaserte saker blir journalført? Må tas i bruk på en styrt måte. Gode rutiner fremdeles viktig! 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 22 AiN kontaktkonferanse 2008 11
Noark møtebehandling Modul for utvalgsbehandling blir Møtemodulen Begrepsendringer gjør modulen nyttig for statlige utvalg og styrer. Beslutningsorgan (styrer, råd og utvalg). Beslutningsorgantype (politisk, besluttende, rådgivende). mm. To typer møtebehandling Fullstendig vanligst for kommuner. Forenklet for mange statlige utvalg. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 23 Noark møtebehandling En sak i møteprotokollen bygges opp av dokumenttyper : Saksfremstilling Saksdokument Vedlegg A Saksdokumenter Vedlegg B Innstilling 1 Vedtak 1 Innstilling 2 Vedtak 2 Dokumenttyper fra møtebehandlingen 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 24 AiN kontaktkonferanse 2008 12
...og når kommer så Noark 5? Prosjektet har sagt 2008 Mange grunnleggende innvendinger fra viktige brukere og leverandører på høringsversjonen. 2009 mest realistisk? Men viktigst er: Når kommer det første Noark 5-baserte systemet? Hvor enkelt blir det å flytte saksbehandlingen fra Noark 4 til Noark 5? 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 25 Innføring av Noark 5 Om det er Noark 4 eller Noark 5 er sannsynligvis ikke avgjørende for kompleksiteten ved innføring av nytt saksbehandlingssystem! Viktigst: Skal kommunen starte med fullstending digital saksbehandling? Hvor mange webskjema skal integreres i saksbehandlingen? FAD/DIFI lover eid i 2009, og ønsker at kommunene skal ta den bruk. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 26 AiN kontaktkonferanse 2008 13
Oppsummering Noark 5 har en mer fleksibel arkivstruktur. Men vil det endre kommunenes arkivstruktur? Arkivmotoren kan brukes til å få kontroll på arkivdeler som ikke er underlagt Noark-saksbehandling. Møtemodulen skal bli mer konsistent. Sporbarhet gir bedre kontroll 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 27 AiN kontaktkonferanse 2008 14