Vedtatt av Mandal bystyre : 13.12.2012, justert av Bystyret 22.05.2014 sak 83/14 Innhold 1. Generelt om økonomireglementet... 2 1.1 Bakgrunn... 2 1.2 Formål... 2 1.3 Inndeling... 2 1.4 Oppdateringer... 3 2. Kommunens plan- og økonomisystem... 3 2.1 Kommuneplanens langsiktige del... 3 2.2 Økonomiplan/årsbudsjett... 3 2.3 Tertialrapporter og 2-mnd rapporter... 3 2.4 Årsregnskap/årsberetning... 4 2.5 Oppsummering... 4 3. Årsbudsjett og økonomiplan... 4 3.1 Oppstilling og fordeling... 5 4. Delegasjonsreglement i budsjettsaker... 5 4.1 Bystyrets kompetanse... 5 5. Økonomimodellen og kontoplan... 7 5.1 Økonomimodellen... 7 5.2 Kontoplanen internt og eksternt... 7
1. Generelt om økonomireglementet 1.1 Bakgrunn Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter - jmfr kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning - jmfr kommuneloven 48 nr 6 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jmfr kommuneloven 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jmfr kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jmfr. kommunelovens 52 nr 2 De nye reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er: Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Økonomireglementet og øvrig rutiner på økonomiområdet er bygget opp med NKK 1 s normalreglement som grunnlag og tilpasset vår kommunes spesielle behov. 1.3 Inndeling Økonomireglementet er delt inn i følgende kapitler: Kommunens plan- og økonomisystem Årsbudsjett og økonomiplan Delegasjonsreglement i budsjettsaker Økonomimodellen og kontoplan I tilegg vedtar bystyret kommunens reglement for finansforvaltning som en egen sak. Utover dette vil det gjelde ulike administrativt vedtatte reglementer. Høsten 2012 forelå følgende: Diverse bestemmelser regnskapet Innkjøpsreglementet for Mandal kommune Retningslinjer for tildeling av startlån/utbedringslån Reglement for attestasjon og anvisning Rutine for behandling av ubetalte regninger mv fra Mandal kommune Reglement for investeringsprosjekter 1 Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund 2 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14
Oppdaterte versjoner av kommunens rutiner på økonomiområdet skal være lett tilgjengelig gjennom et elektronisk verktøy. Kommunen skal utarbeide et system for håndtering av avvik på økonomiområdet. Reglementene legges frem for Bystyret til orientering ved revidering. Normalt bør reglementene være gjenstand for revisjon i løpet av en valgperiode. 1.4 Oppdateringer Mandal kommunes økonomireglement skal være gjenstand for løpende oppdateringer og godkjennes av Bystyret minst en gang per kommunestyreperiode. 2. Kommunens plan- og økonomisystem Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: Kommuneplanens langsiktige del Økonomiplan/årsbudsjett Tertialrapporter/2-mnd rapporter Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering 2.1 Kommuneplanens langsiktige del Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, dvs i hver bystyreperiode. 2.2 Økonomiplan/årsbudsjett Økonomiplanen har et 4-årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides med bakgrunn i vedtatte kommunale planer og innenfor de økonomiske rammer som gjelder for planperioden. Tiltak prioritert i brukerråd og bystyrets dialogseminar prioriteres i budsjettdebatten. De totale drifts- og investeringsrammer vil være avgjørende for når prioriterte tiltak/prosjekter kan realiseres i planperioden. I henhold til egen rutine for investeringsprosjekter skal også driftsmessige konsekvenser av prosjektene innarbeides i budsjett og økonomiplan. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles med vedtak i bystyret i desember. 2.3 Tertialrapporter og 2-mnd rapporter Gjennom året rapporteres det til bystyret som følger: 2.mnd rapport pr 28.2 1. tertialrapport pr 30.4 2. mnd rapport pr 30.6 (halvårsrapport) 2. tertialrapport pr 31.8 2. mnd rapport pr 31.10 I 2. mnd rapportene rapporteres det på økonomi. Tertialrapportene er mer omfattende enn 2. mnd rapportene ved at det her også rapporteres på alle kommunens fokusområder. I forbindelse med rapportene foretas det budsjettreguleringer etter behov både i de folkevalgte organer og administrativt. Rapportene skal fremmes for politisk behandling så snart som praktisk mulig etter rapporteringsdato. Budsjettjusteringer skal som hovedregel skje ved de faste økonomirapporteringene. 3 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14
2.4 Årsregnskap/årsberetning Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jfr kommuneloven 49 og forskrift om rapportering per 15. februar hvert år. Bystyret er pålagt å behandle årsregnskapet innen 30. juni det påfølgende år, jfr kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 10. Rådmannen skal utarbeide årsberetning innen 31. mars ihht kommuneloven 48. 2.5 Oppsummering Oppsummert vil følgende frister gjelde i forhold til plan- og økonomisystemet: Sak Rapportdato Frist Rådmannens forslag til budsjett og 1. november økonomiplan 2.mnd rapport 28.2 Ca 2 uker etter rapporteringsdato 1. tertialrapport 30.4 Ca 2 uker etter rapporteringsdato 2. mnd rapport (halvårsrapport) 30.6 Utgått rapportering 2. tertialrapport 31.8 Ca 2 uker etter rapporteringsdato 2. mnd rapport 31.10 Ca 2 uker etter rapporteringsdato Frist avleggelse av årsregnskap 31.12 15. februar Frist utarbeidelse av årsberetning 31. mars Frist vedtak i kommunestyret om årsregnskap og årsberetning 30. juni (normalt mai) 3. Årsbudsjett og økonomiplan Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Driftsstyret har ansvaret for å utarbeide en innstilling til bystyret i økononomiplan- og årsbudsjettsakene. Økonomiplanen skal: Gjelde for fire år. Angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden. Danne grunnlag for årsbudsjettene. Følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige mål, målstyringsdokumenter og sentrale vedtak som er gjort. Årsbudsjettet skal: Utgjøre 1. året i økonomiplanen og gjelde for et år. Bygge på prioriteringer i økonomiplanen. 4 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14
være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke netto rammer bystyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. Rammene er bindende for rammeområdene. Økonomiplanen og årsbudsjettet integreres i samme dokument, og prosessen gjennomføres på høsten. 3.1 Oppstilling og fordeling Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal. De skal bygge på resultatområdenes årsbudsjett som korrigeres for: Forventede endringer i perioden (ny virksomhet, effektivisering o.l.) Målsettinger for sektorenes virksomhet Resultater som forventes nådd i planperioden Bystyret skal vedta driftsbudsjettet på netto ramme på områdene og investeringsbudsjettet på det enkelte prosjekt. Detaljbudsjett følger som vedlegg til rammebudsjettet etter bystyrets behandling av økonomiplan og årsbudsjett. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Økonomiplanen skal vedtas netto på områdene på lik linje med budsjettet. Kommunen opererer med følgende områder: Byutvikling Helse og omsorg Oppvekst Stab Innenfor hvert område sorterer flere resultatenheter. Disse tildeles egne budsjettrammer som er videredelegert enhetsledere via ansvar fastsatt i den interne økonomimodellen. I tilfeller hvor bystyret vedtar en innsparing for et område, skal denne så langt som mulig spesifiseres. Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommuneloven 44 og 45, og budsjettforskriften 3 og 4. 4. Delegasjonsreglement i budsjettsaker I dette økonomireglement tas det utgangspunkt i at bystyret vedtar nettorammer pr. rammeområde. Har et rammeområde overskredet det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at bystyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen dekkes inn i løpet av året må det fremmes sak til bystyret om tilleggsbevilgning eller omfordeling mellom rammeområdene. Dette skjer som hovedregel i den faste økonomirapporteringen. 4.1 Bystyrets kompetanse Investering: Bystyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside (finansiering) og fordele rammen på de enkelte prosjektene. 5 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14
Drift: Bystyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken i henhold til kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr. rammeområde fremgå (rammeområdene er sammensatt av flere ansvar i henhold til den interne økonomimodellen). Bystyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr kommuneloven 46, nr. 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva bystyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Bystyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder: frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd m.v.) finansutgifter/-inntekter, netto til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet Bystyret skal selv foreta budsjettjusteringer dersom det rapporteres om behov for rammeendringer. Delegering av fullmakt i budsjettsaker Drift: Rådmannen gis fullmakt til: Å disponere bundne driftsfond. Å disponere disposisjonsfond i henhold til budsjettforskriften. Å fordele bystyret sin nettoramme på de ulike ansvar og arter innenfor alle rammeområder, samt å foreta budsjettendringer innenfor de samme rammeområder. Det er en forutsetning at endringer i inntekter/utgifter som er vesentlige, likevel skal legges fram for Bystyret/Driftsstyret. Å fordele sentralt budsjetterte poster, f.eks. lønnsjusteringspott, til alle rammeområder. Disponering av resultatenhetenes overskudd / underskudd i regnskapsavslutningen Overskudd i resultatenhetene Med overskudd (mindreforbruk) menes at en resultatenhets rammeområde har en nettoutgift som er mindre enn budsjettert. Under forutsetning av at kommunen som helhet har et udisponert netto driftsresultat vil rådmannen vurdere om resultatenhetene får beholde hele eller deler av overskuddet. Hvis en resultatenhet mottar vesentlige ekstraordinære inntekter skal dette kommenteres særskilt i rapporteringen fra enheten. Tilføyelse sak 83/14 Regnskap og årsrapport Mandal kommune 2013: Overskudd fra statlig integreringstilskudd flyktninger avsettes disposisjonsfond Integreringsmidler. Mandal kommunes økonomireglement oppdateres i samsvar med saksframleggets retningslinjer. Regnskapet for ansvarskonto Flyktninger under enhet NAV avsluttes med bruk eller avsetning til disposisjonsfond Integreringsmidler. Regnskapet for flyktningansvar skal etter bruk/avsetning til fond utgjøre kr 0 det aktuelle år. Rådmannen har fullmakt til å foreta disposisjonene ved avslutning av kommunens årsregnskap. Tilfeldige svingninger under flyktningansvar som følge av bosettingstidspunkt og innbetalinger av integreringstilskudd det enkelte år vil med denne endringen ikke påvirke Regnskapsmessig resultat (bunnlinjen). Ved et regnskapsmessig underskudd vil imidlertid strykningsbestemmelsene i budsjett- og regnskapsforskriften ha fortrinn fremfor kommunestyrets delegasjonsbestemmelser. 6 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14
Underskudd i resultatenhetene Med underskudd (merforbruk) menes at en resultatenhets rammeområde har en nettoutgift som er større enn budsjettert. Et underskudd skal som hovedregel dekkes inn i sin helhet av den enkelte resultatenhet i løpet av påfølgende budsjettår. Spesielle forhold kan imidlertid føre til at deler av/hele underskuddet dekkes sentralt, dvs. at resultatenheten ikke belastes for underskuddet. 5. Økonomimodellen og kontoplan 5.1 Økonomimodellen Regnskapet og budsjettet blir delt inn i følgende hoveddeler: Bevilgningsbudsjett/-regnskap, som består av: o Investeringsbudsjett/-regnskap o Driftsbudsjett/-regnskap Balanseregnskap Budsjettet settes opp i henhold til obligatoriske skjemaer i Budsjettforskriftens 12. Regnskapet føres i egne skjemaer i henhold til Regnskapsforskriftens 4. I tillegg gis noteopplysninger spesifisert i Regnskapsforskriftens 5 og i egen kommunal regnskapsstand nr. 6. Balansen settes opp i henhold til skjema i Regnskapsforskriften. 5.2 Kontoplanen internt og eksternt Internt Ved bokføring i investerings- og driftsregnskapet benyttes kontostreng som består av følgende begreper: Art Ansvar Funksjon Prosjekt Arten beskriver type ressursinnsats som benyttes for å produsere en tjeneste (eks. lønn, forsikring). På noen områder er det anvendelsesområdet som beskriver arten (eks. undervisningsmateriell, kontorutgifter). Artene består av fem siffer hvor det første bestemmer kontoklasse (1=drift, 3=investering). Ansvarsbegrepet brukes for å vise hvem som har det budsjettmessige ansvaret for de utgifter og inntekter som bokføres. Hvert ansvar består av fire siffer. Alle ansvar er knyttet til en enhet, og det er enhetsleder som har budsjettansvar for tilhørende ansvar. Funksjonsbegrepet skal vise hva som produseres med ressursene. Funksjonen består av 4 siffer. Prosjektbegrepet brukes bl.a. for å samle inntekter og utgifter på tvers av funksjoner og ansvar og brukes også til å spesifisere inntekter og utgifter knyttet til bestemte prosjekter. Er obligatorisk for investeringsprosjekter, og driftsprosjekter der det kreves for å rapportere i forhold til å motta tilskudd. Balansen er stilt opp etter de regler som gjelder for balanseoppstilling i vedlegg til regnskapsforskriften. 7 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14
Ekstern Kommunelovens 49 pålegger kommunene å rapportere regnskapstall kvartalsvis, og ved årets slutt. Egen forskrift definerer hvordan dette gjøres, og det gis også ut egen veiledning årlig fra departementet. Den interne kommunale kontoplanen er bygget opp med bakgrunn i obligatorisk oppbygging i KOSTRAs konto- og funksjonsinndeling. Kommunene må rapportere sine drifts- og investeringsregnskap på to dimensjoner, fordelt på to kontoklasser. Det er tresifrede koder for arter og funksjoner. Foran funksjonskoden rapporteres et siffer for drift (1) og et for investering (0). Balansen er også bygget opp med bakgrunn i KOSTRAs krav til rapportering på ulike hovedog undergrupper av balanseposter. Det lages også egne begreper knyttet til sektorinndeling, som kun benyttes i ekstern rapportering. 8 Vedtatt av bystyret: 13.12.2012, justert BS83/14