Arbeidsgruppe stab/administrasjon/arkiv/ikt - kommunereformen - Dovre: Sissel Rykhus,(rådm.ktr.) (leder for arbeidsgruppa), Kristin Myren Randen, (DUS), Bård Haugstulen,IT Lesja: Liv Engen (fellestj.), Åse Amundgård (post/arkiv), Vigdis Nedregård, IT Møter i arbeidsgruppa: 17.02.2015, 09.03.2015, 21.04.2015, 12.05.2015, 28.05.2015 Dagens løsning Dagens organisasjon og struktur (Kort beskrive likheter/ulikheter) IKT Lesja organisert under Fellestjenesten IKT Dovre organisert under Rådmannen Organisasjonskartet for Lesja og Dovre har ikke vesentlige forskjeller. Merkantilt personell er fordelt ute i virksomhetene og i administrasjonen både i Lesja og Dovre med omtrent like mange. Fakta og nøkkeltall (Som vedlegg fra kostra/ssb) Lesja: 9 merkantile 3x100%, 1x90%, 2x 80%, 1x70%, 1x30%, 1x10% 4 tilknyttet administrasjonen 2 tilknyttet skolene 2 tilknyttet legekontoret 1 tilknyttet sjukeheim/hbo Kjønn: alder: Alle kvinner 40-50 år: 3 50-60 år: 4 Over 60: 2 IKT: 1x100% stilling Dovre: 8 merkantile 7x100%, 1x70% 4 tilknyttet administrasjonen 2 tilknyttet skolene 1 tilknyttet helehuset 1 tilknyttet omsorgssenteret Kjønn: alder: Alle kvinner 40-50 år: 2 50-60 år: 2 Over 60: 4 IKT: 1x100% stilling
Dette er vi gode på i dag Maks 5 punkter fra hver kommune Lesja: 1. Service, informasjon internt og eksternt 2. Fleksible, bra omstillingsvilje 3. Høy arbeidsmoral 4. Breddekompetanse 5. Hjelpsomme, utad og mellom kolleger Dovre: 1. Service, internt og eksternt. Imøtekommende og strukturerte i en travel hverdag 2. Fleksible, allsidige, stabile 3. Vi leverer gode drifts- og utviklingstjenester til hele organisasjonen 4. Vi er kostnadseffektive og har budsjettkontroll 5. Vi deler kunnskap, Vi kan tilføre en ny løsning Maks 5 punkter fra hver kommune Lesja: 1. Kompetanse (faglig og lokalkunnskap) 2. Backup for hverandre 3. Informasjonssamarbeid 4. Felles rutinebeskrivelser 5. Utveksle erfaring om bruk av løsninger og rutiner (pilottester) Dovre: 1. Mange faglig sterke medarbeidere 2. Dra nytte av kunnskapen til hverandre bl.a. på de digitale verktøyene 3. Vi kan tilføre kompetanse og erfaring 4. Være pådrivere for effektivisering 5. Se muligheter og ikke hindringer
Arb.oppgave - Mulig løsning i ny felles kommune Tjenestelevering hvilke tjenester skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Her kommer det vel mange ulike lover, vedtak, etc Ulike muligheter, kanskje maks 3 forslag? Sentralbord / servicesenter/informasjon Postføring og arkiv (off.loven/forv.loven/arkivloven) Politikerservice (møtebøker / protokoller) IKT-tjenester Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt Regionalt Ut i fra svar over Fremtiden, hva satser vi på lokalt? Hvilke innvirkning får det på vårt samarbeid regionalt? Felles sentralbord for Lesja / Dovre Felles arkivtjenester Digitalisering av tjenester Ingen innvirkning på samarbeid regionalt Organisasjon Hvordan kan vi organisere oss? Felles administrasjon en leder like oppgaver slås sammen, effektivisering,oppgaver nedtegnes i arb.avtaler. Her vil kanskje et team være aktuelt mht. sårbarhet/overlapping Ressursbehov Ulike alternativer vil gi ulik ressursbehov Ved sammenslåing av tjenester frigjøres ressurser som kan overføres til avdelinger der det er større behov. Organisasjonsstrukturen vil være avgjørende her. Lokasjoner NB! Mandatet sier noe, men ikke hvor Lokasjon har ingen vesentlig betydning mht. fellestjenester. Mye vil digitaliseres. Men ett felles servicesenter med felles arkiv vil være aktuelt. Pr. i dag har Lesja mye publikumskontakt Økonomi Er det en gevinst, eller et tap? Mest gevinst mht. ressursbesparelse men frigjorte ressurser kan flyttes og som dermed medfører kompetanseheving/omskolering Fremtidsbilde Utviklingsområder for å komme dit? Behov for bistand internt/eksternt Valgene over bør ha hold i forventet utvikling i befolkning Hvordan går vi frem? Vil endringer i forutsetningene påvirke valgene hvordan kan de påvirke? For å gjennomføre en eventuell felles løsning Befolkningsutviklingen sier vel nedgang? Kommunen vil få ansvar for flere tjenesteområder til innbyggerne. Kartlegging av kompetanse som trengs hva har vi hva må tilføres. Digitalisering, kompetanse og spesialisering. «Totaldigitalisering» kan gi tidligere naturlig avgang for ansatte. Det må gis god opplæring av ansatte. Mye kan løses internt. Samarbeid/samråd med ansatte. Erfaringsutveksling med sammenlignbare kommuner som har gjennomført sammenslåinger.
Arbeidsgruppen sitt valg av samlet løsning Tjenestelevering hvilke tjenester skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Felles åpningstid! Felles sentralbord evt med turnusvakter ala Helpdesk for å frigi tid til andre oppgaver, samt mindre sårbarhet. Felles postmottak. Nye tjeneste- og rutinebeskrivelser. Eventuelt kopiere/redigere fra Kvalitetslosen i Dovre. IKT-team: 2 ITansvarlige + superbrukere. Felles teamleder og teammøter. Minimum 2 operatører til enhver tid på alle områder. Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt Regionalt Alternativt ett sentralbord for hele regionen. Ut fra frigjøring av ressurser ved sammenslåing av tjenester, danne nye grupper som kan jobbe med f.eks. 24/7-skjemaløsninger se helheten, behovet. Et sekretariat for å håndtere forslag til effektivisering mm. i en «forslagskasse» Organisasjon IKT organisert som en egen avdeling med en leder Et kontorteam med en leder reduserer sårbarheten, muliggjør overlapping. Blir et større og bredere fagmiljø som gir mer mulighet for spisskompetanse. Rett oppgave på rett sted mer fleksibilitet når det gjelder oppgavefordeling (ressurser) større tilgang på personalressurser. Ressursbehov Superbrukere/systemadmin kan få utvidet/ny oppgave i et IKT-team på førstehjelp for brukere og opplæring. Ressursbehov og fokus på kompetanseheving. Antallet ressurser i IKT-avdelingen kan ikke være lavere enn det antallet er i dag, sannsynligvis vil behovet for flere ressurser innenfor IKT øke, spesielt siden enhetene rasjonaliserer men er samtidig helt avhengige av et internt support-apparat for å kunne utnytte dyre IKT-verktøy.
Overlappende IKT-ressurser innenfor andre deler av organisasjonen må løsrives og overføres til en sentral IKTavdeling. De enkelte ansatte på IKT-avdelingen (inklusive lærlinger) har ansvaret for sine fagområder, der de andre sørger for overlapp Ved sammenslåing av tjenester frigjøres ressurser som kan flyttes til andre avdelinger der det er større behov, der vi i dag ser at vi mangler ressurser; eksempelvis på informasjonssiden, nettsidene, sosiale medier mm. Lokasjoner Ikke vesentlig, men utifra erfaringer med publikumskontakt kanskje «rådhuset ut til folket» ala Askøy kommune? De har kontor i kjøpesenteret. IKT - En enhet i rådmannens stab lokalisert på ett sted, sannsynligvis sammen med andre vesentlige deler av staben. Økonomi IKT-avdelingen har sitt eget budsjett på drift og investering. Drift- og investeringsbudsjettet dekker IKT for alle deler av organisasjonen, ikke oppsplittet på den enkelte enhet. Dette vil skape en enhetlig løsning, der innkjøp er svært standardiserte. Vi får en stordriftsfordel og kan sirkulere datautstyr i hele sitt livsløp i forskjellige deler av organisasjonen. Utviklingsområder for å komme dit? Behov for bistand internt/eksternt Kommunene må enes om en digitaliseringsstrategi som resultat av gjennomført Kostnads- og modenhetsanalyse. Felles Regional strategi, med mulighet for små avvik i den interkommunale handlingsplanen. Vi er såpass like i utgangspunktet at vi bør kunne enes og finne løsninger internt. Heller bruke ressurser på å øke kompetanse internt, enn å bruke det på eksterne konsulenter med mange lure løsninger som vi kanskje ikke får eierskap til.
Hva må til: Ressursbehov Ved å slå sammen tjenester, kan ressursene flyttes over til områder vi i dag forsømmer, er dårlige på. Kartlegge kompetanse for å kunne dekke der det er behov. Vi ser for oss at noen ressurser får endra oppgaver som må defineres f.eks. systemadministratorer/superbrukere. Innbyggere krever mer digitalisering av tjenester på nett, som resulterer i anna ressursbruk. Nye rutiner krever nye verktøy og endringer i Omstillingsmidler og tiltak Midler til omskolering, opplæring, kurs, kompetanseheving ressursbruken. En selvfølge ved endringer i arbeidsoppgavene, flytting av ressursene. Innfasing av ulike trinn Dato for gjennomført sammenslåing Ingen forslag Inge forslag