HANDLINGSPLAN FOR ETISKE OG SOSIALE KRAV I ANSKAFFELSER

HANDLINGSPLAN FOR ETISKE OG SOSIALE KRAV I ANSKAFFELSER 2010 2013 1

Del 1 1.1 Innledning Rogaland fylkeskommune, heretter kalt RFK, skal etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. Som et ledd i dette har RFK utarbeidet en handlingsplan for etiske og sosiale krav i anskaffelser. Avhengig av anskaffelsens art og risikoen for brudd, vil vi stille etiske og sosiale krav i våre anskaffelser. De etiske kravene er først og fremst rettet mot kjøp av varer som er produsert i land der det ofte rapporteres om brudd på grunnleggende arbeidstakerrettigheter, samt barnearbeid og tvangsarbeid. Kravene som går på sosial dumping er først og fremst rettet mot lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter i Norge. Handlingsplanen inngår i virksomhetens innkjøpsstrategi og retningslinjer for anskaffelser, og skal bidra til økt kvalitet på innkjøpene og at innkjøp skjer på en bærekraftig, samfunnstjenelig og ressurseffektiv måte, i tråd med formålsparagrafene i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Handlingsplanen er et styringsverktøy. Den angir hvilke etiske og sosiale krav som skal stilles, i hvilke anskaffelser det skal stilles krav og hvordan kravene skal følges opp. Handlingsplanen beskriver også behovet for kompetanse og ressurser, samt betydningen av kommunikasjon, dialog og samarbeid med leverandører, fagmiljøer og andre interessenter. 1.2 Ansvar for gjennomføring av handlingsplanen Fylkesrådmannens innkjøpstjeneste har ansvaret for gjennomføringen av handlingsplanen i virksomheten. Innkjøpstjenesten har kontinuerlige møter for å sikre fremdrift og gjennomføring av handlingsplanen. 1.3 Innkjøp i dag og planlagte innkjøp RFK har 3600 ansatte pr. 1.1.2009. Årsbudsjettet for 2009 er på ca. 3,9 milliarder for drift og 690 millioner i investeringer. I budsjettet er det avsatt ca. 1,4 milliard til kjøp av varer og tjenester, bygg eller anlegg. Alle anskaffelser med en verdi over kr. 500 000 blir gjennomført av innkjøpstjenesten, som ligger inn under Bygg- og kontraktseksjonen. Generell informasjon om RFK finnes på www.rogfk.no, og info om innkjøpstjenesten finnes på følgende nettadresse: www.rogfk.no/modules/module_123/proxy.asp?d=1&c=2316&i=0&mid=17&sid=275 4&pid=17 2

Del 2 2.1 Hva er etiske og sosiale krav, og hvorfor er det viktig? Etiske krav Etisk handel er handel som ivaretar og fremmer arbeidstakerrettigheter, menneskerettigheter og miljø i leverandørkjeden. Etiske krav, eller etiske retningslinjer, beskriver minstestandarder for disse områdene. Å stille etiske krav handler ikke om å eksportere norske arbeidsstandarder til andre land. Det handler om å respektere grunnleggende arbeidstakerrettigheter og menneskerettigheter. Sosial dumping Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter har som formål å forebygge sosial dumping i offentlige kontrakter. Ved å ta med arbeidsklausuler i tjeneste-, bygge- og anleggskontrakter, skal en hindre at arbeidstakere omfattet av offentlig kontrakt ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Klausulene gjelder både ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, samt for arbeid som utføres for norske oppdragsgivere i utlandet. Forskriften får kun konsekvenser for kontrakter over terskelverdiene 1.050.000NOK for statlige myndigheter. Dette lovpålagte kravet tilsvarer ILO-konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter. Hvorfor stiller vi etiske og sosiale krav? RFK skal ta aktivt samfunnsansvar gjennom å etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. RFK ønsker å bidra til en rettferdig global utvikling. Forskrift om offentlige anskaffelser har som formål at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte, jf. 1-1, 2. setning. RFK ønsker ikke at fellesskapets ressurser skal brukes på varer som er produsert på en ulovlig og uetisk måte, og som ødelegger andre menneskers liv og helse. Det vil bidra til å styrke prinsippet om likebehandling og ikke-diskriminering og derigjennom bidra til rettferdig konkurranse mellom likeverdige aktører. Etiske krav vil motvirke til at useriøse aktører tildeles kontrakter. Det vil bidra til å styrke tilliten mellom RFK og de ansatte, skattebetalere / innbyggere, leverandører, kunder og andre interessenter. RFK har gjennom sitt medlemskap i Initiativ for etisk handel forpliktet seg til å stille etisk krav i innkjøp. 3

2.2 Etiske krav I utvalgte anskaffelser vil vi kreve av våre leverandører at varene som anskaffes skal være fremstilt under forhold som er forenlige med: Arbeidslovgivningen i produsentlandet FNs barnekonvensjon, artikkel 32, om barns rett til beskyttelse fra økonomisk utnytting og dets rett til skolegang og personlig utvikling ILOs åtte kjernekonvensjoner: o Konvensjon nummer 29 og 105 om forbud mot tvangsarbeid o Konvensjon nummer 87 om retten til å organisere seg o Konvensjon nummer 98 om retten til kollektive forhandlinger o Konvensjon nummer 100 og 111 om forbud mot all forskjellsbehandling i arbeid og lønn o Konvensjon nummer 138 om fastsettelse av minstealder for å hindre barnearbeid o Konvensjon nummer 182 om forbud mot de verste former for barnearbeid RFK vil vurdere behovet for å tilpasse kravene etter type anskaffelse og bransje. Tilpassede krav vil ikke være svakere enn ovennevnte krav. Kravene skal inntas i malene for konkurransegrunnlag og kontrakter. 2.2.1 Hvor i anskaffelsesprosessen? Kravene skal stilles som kontraktsvilkår. Dersom det viser seg at kravene også kan formuleres som kvalifikasjonskrav, vil dette bli vurdert. Ved behov vil RFK innkalle tilbydere til møte der det gis en orientering om de etiske kravene og hva dette innebærer for oppdragsgiver og for leverandør. 2.2.2 I hvilke anskaffelser skal det stilles krav? På sikt er det en målsetting at det skal stilles etiske krav i alle anskaffelser. Imidlertid vil en slik målsetting være vanskelig å oppnå umiddelbart. Parallelt med at RFK gjør seg erfaringer, vil det stilles krav i flere anskaffelser. Dette vil være en gradvis prosess. Behovet for å stille etiske krav vil variere etter type anskaffelse og bransje, risiko for brudd på de etiske kravene og størrelsen på anskaffelsen. 4

Stort kjøp i kroner Ved vurderingen av hvilke etiske krav som skal stilles, vil vi blant annet vurdere følgende punkter: Er det en stor anskaffelse for RFK? Er det en avtale som skal gjelde over lengre tid? Er det sannsynlig at varen er produsert i et land der det ofte rapporteres om grove brudd på arbeidstakeres rettigheter? Har varen stor symbolverdi, eller er bruken av den på noen måte kritisk for RFK? For RFK er det hensiktsmessig å velge ut bestemte varer / produktgrupper der risikoen er stor for at tilvirkning skjer på en måte som bryter med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter. På bakgrunn av en risikoanalyse, samt rapporter og forskning, skal det stilles etiske krav i disse anskaffelsene: Tekstiler, møbler og inventar, idrettsutstyr, verktøy, profileringsartikler, elektronikk, datamaskiner- og utstyr. 2.2.3 Hvor langt bakover i leverandørkjeden skal kravene gjelde? I utgangspunktet gjelder de sosiale og etiske kravene for alle ledd i produksjonen. Imidlertid vil det å ha full oversikt over og kontroll med hele leverandørkjeden være vanskelig i praksis. Som en begynnelse vil det være fornuftig å ta for seg et eller flere ledd, avhengig av hvordan leverandørkjeden er organisert. I anskaffelser i RFK skal de sosiale og etiske kravene, som et minimum, gjelde for produsentleddet. I noen tilfeller vil hovedprodusent sette bort deler av produksjonen til andre og mindre produsenter. De sosiale og etiske kravene omfatter også disse. På sikt vil kravene gjøres gjeldende lenger bak i leverandørkjeden. Dette vil være en gradvis prosess. 2.2.4 Oppfølging av etiske krav RFK vil ta i bruk ulike metoder i oppfølging av leverandører. Hvilken metode, eller kombinasjon av metoder, avhenger av risiko for brudd på de etiske kravene, størrelsen på anskaffelsen målt i kroner, og av type anskaffelse; dvs. engangslevering eller rammeavtale. Figuren illustrerer tre nivåer for oppfølging: Egenrapporteringsskjema i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. I tillegg tas kontroll(er) på produksjonssted. Egenrapporteringsskjema i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. 5

Lite kjøp i kroner Egenrapporteringsskjema Liten risiko Stor risiko Oppfølging av rammeavtale: 1. Liten risiko: Egenrapporteringsskjema 2. Middels risiko: Som 1 i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. 3. Stor risiko: Som 2 i tillegg til kontroll på produksjonssted. Oppfølging av engangslevering: 1. Liten risiko: Egenrapporteringsskjema som besvares etter kontraktsinngåelse og før levering. 2. Middels risiko: Som 1 i kombinasjon med strukturert oppfølgingssamtale før levering. 3. Stor risiko: Som 2 i tillegg til kontroll på produksjonssted før levering. Leverandør(er) vil kort tid etter inngåelse av kontrakt motta et egenrapporteringsskjema. Skjemaet omhandler de sosiale og etiske kravene som gjelder for denne kontrakten, og har til hensikt å gi informasjon om leverandørens arbeid for å oppfylle de sosiale og etiske kravene. Skjemaet danner grunnlag for senere oppfølgingssamtaler. Egenrapporteringsskjemaet skal returneres innen den tidsfrist som oppdragsgiver bestemmer. Rogaland fylkeskommune, eller den oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt. Ved brudd på kravene vil RFK i første omgang be om utbedring. Leverandør og dennes underleverandør(er), og eventuelt en uavhengig part, setter opp en forbedringsplan innen den tidsfrist som RFK bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Planen skal vise hva som skal utbedres i prioritert rekkefølge (fare for liv og helse gis første prioritet), tidsfrister for når utbedringene skal igangsettes / være gjennomført, og krav til dokumentasjon. Planen skal godkjennes av oppdragsgiver. 6

Utbedring av mangler vil være en gradvis prosess. Ved gjentatte brudd eller manglende vilje til utbedring kan oppdragsgiver heve kontrakten. 2.3 Kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter I tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter legges forskrift om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5 til grunn. I de kontrakter det er aktuelt, vil vi ta inn følgende kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår: Tilbydere må oppfylle kravene som stilles i ILO-konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår for de ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren står overfor oppdragsgiver ansvarlig for at ovennevnte krav også etterleves hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til egne ansatte og ansatte hos eventuelle underleverandører som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren ikke innen 10 virkedager fremlegger dokumentasjon på lønnsog arbeidsvilkår eller unnlater å etterleve klausulens krav til lønns- og arbeidsvilkår har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt/holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende kr. 300 pr dag inntil det er dokumentert at forholdene er brakt i orden. Dersom brudd på klausulen er å anse som vesentlig mislighold, gir dette oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 2.3.1 Oppfølging av kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår Vi vil vurdere metoder for oppfølging av kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår fortløpende og ut fra behov. Avhengig av anskaffelsens art og risikoen for brudd vil vi ta i bruk metoder som for eksempel egenrapporteringsskjema, oppfølgningssamtaler og anmeldte eller uanmeldte kontroller. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til sine ansatte. Rogaland fylkeskommune vil gjennomføre 7

nødvendig kontroll for å sjekke om krav til lønns- og arbeidsforhold faktisk blir overholdt, og vi forbeholder oss retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom dette ikke er tilfelle. Del 3 3.1 Kompetanse og ressurser Sosiale og etiske krav i offentlige anskaffelser er for mange et nytt tema som krever ny kunnskap. De som skal stille kravene må vite hva de ulike kravene betyr, og de må kjenne til metoder for oppfølging. For å sikre nødvendig kompetanse vil det utarbeides en opplæringsplan for innkjøpere / anskaffelsesavdelingen. Som et ledd i kompetansehevingen vil det være behov for å knytte til seg og samarbeide med eksterne fagmiljøer. Direktoratet for Forvaltning og IKT (Difi) gir generelle tips og råd om innkjøp. Initiativ for etisk handel (IEH) er et ressurssenter innen etisk handel. 3.2 Kommunikasjon, dialog og samarbeid Det er viktig med god dialog og godt samarbeid med leverandørene. RFK vil informere våre samarbeidspartnere om de sosiale og etiske kravene, og sende ut handlingsplanen til de leverandører som er interessert. 3.3 Rapportering RFK vil årlig rapportere til Initiativ for etisk handel om fremdrift og status. HANDLINGSPLANEN REVIDERES INNEN UTGANGEN AV 2013. 8