Konkurransegrunnlag for kjøp av bøker til Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2014/107118 Tilbudsfrist: 23.01.2015, kl.11:00
Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen... 2 1.1 Oppdragsgiver... 2 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 2 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring... 2 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen... 2 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 3 1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen... 3 1.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon... 3 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll... 3 1.9 Omkostninger... 4 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner... 4 2.1 Obligatoriske krav... 4 2.2 Finansielle kvalifikasjoner... 5 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner... 5 3 Krav til tilbudet... 6 3.1 Språk... 6 3.2 Tilbudsformat... 6 3.3 Strukturering av tilbudet... 6 3.4 Alternative tilbud... 6 3.5 Tilbud på deler av oppdraget... 6 3.6 Adresse og leveringssted for tilbudet... 7 3.7 Vedståelsesfrist... 7 3.8 Informasjon om prissetting... 7 4 Avgjørelse av konkurransen... 8 4.1 Tildelingskriterier med vekting... 8 4.2 Avlysning og avvisning... 8 5 Informasjon om kontrakt... 9 5.1 Avtaleform og avtaleperiode... 9 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår... 9 6 Vedlegg... 9 1
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus (OUS) eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca. 20 000 ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på www.oslouniversitetssykehus.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang OUS ved innkjøpsavdelingen inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av bøker. Anskaffelsen skal dekke OUS sitt behov for bøker, innenfor både faglitteratur og skjønnlitteratur. Leverandør må kunne levere barn- og ungdomsbøker, spesiallitteratur tilpasset grupper som blinde og svaksynte, oppslagsverk, lydbøker, tidskrifter, m.m. Avtalen omfatter både norske og utenlandske bøker. Anskaffelsen verdi er estimert til rundt 2 millioner i året i eks. mva. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se www.doffin.no Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles Tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 16.01.2015, kl. 11:00, med tittelen Bøker Kontaktperson E-postadresse Tania Enkerud tanenk@ous-hf.no med kopi til innkjopfdvu@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 2
1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med 20.01.2015. 1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (CD, minnebrikke, e. l.) taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). 3
Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 1.9 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder. 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. o Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 4
2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjon o Tilbyder skal fremlegge kredittvurdering. Ratingen skal ikke være eldre enn seks måneder og må være utstedet av godkjent kredittvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper. o For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Beskrivelse av Tilbyders metoder for kvalitetssikring. 5
3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på minnepenn/cd. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Tilbudsskjema: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 1 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6
3.6 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus i hende innen 23.01.2015. Postadresse: Leveringsadresse: Tania Enkerud Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Tania Enkerud Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg. 0373 Oslo Kontortid 08.00-15.30. Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 2014/107118 Bøker Tania Enkerud - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder til 23.04.2015, kl 11:00. 3.8 Informasjon om prissetting Tilbyder skal oppgi sin rabattsats i samsvar med vedlagte tilbudsskjema, vedlegg 1. Prisskjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Det skal gis en rabattsats på hver kategori bøker fritt levert til bestiller, inkl. ev. merverdiavgift, emballasje, toll, skatter og avgifter. Forlagets veiledende pris skal legges til grunn. Rabattsatsen skal være fast i avtaleperioden. Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist. 7
4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne gis karakterscore 1-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium. Nr Kriterier Vekting Utdyping av tildelingskriterier 1 Rabatt 70% Utfylt tilbudsskjema pkt. 4.3 2 Sortiment 15% Utfylt tilbudsskjema pkt. 4.1 3 Service 15% Utfylt tilbudsskjema pkt. 4.2 For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises. 8
5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil Helse Sør-Øst rammeavtale bli benyttet. Se vedlegg 2. For rammeavtalen er avtaleperioden 2 år, med mulighet for årlig prolongering i inntil 2 år. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA 11-11 (1) d. og 20-13 (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom Tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser, konsekvenser for evt. ytelser eller andre forbehold, presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 1. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og/eller avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Vedlegg 2 Utkast til rammeavtale Vedlegg 3 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 4 Etiske retningslinjer for innkjøp og Tilbyderkontakt i Helse Sør-Øst 9