1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 10. mars 2013. Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag 17. april 2013 kl. 10.00 Møtet vil i hovudsak vera eit temamøte med orienteringssaker og møtestad vil vera brannstajonen i Fitjar sentrum Tidsplan for møtet: Førebels opplegg er at informasjon om «Samhandlingsreforma» i Fitjar kommune vert sett opp kl. 10.00 ca. kl. 11.30. Deretter ein matpause fram til kl. 12.00 Så omvisning på brannstasjonen / orientering om beredskap, brann og redning ca 1,5 time fram til ca. kl. 13.30. Det kan bli endringar på denne tidsplanen. Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183, kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 08/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 09/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet 13.02.13 Vedlegg 10/13 Orienteringssaker: 1. Samhandlingsreforma stoda etter innføring av reforma for Fitjar kommune 2. Stoda vedr. arbeid med beredskap, brann og redning i Fitjar kommune omvisning på brannstasjonen 11/13 Årsmelding 2012 frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 12/13 Meldingar Melding om FKT fagkonferanse Ymse Vedlegg Vedlegg Vedlegg 2
3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 13.02.13 Kl.: 10.00 13.30 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/13 07/13 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Johannes Koløen (H) Ove Gjerde (Ap) Ove Raunholm (Frp) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen (til og med sak 04/13) og Line Margrete Johansen Frå administrasjonen møtte Kristin Meland vedr. orientering om rutinar for u.off-saker. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet 21.11.12 03/13 Orienteringssaker 04/13 Meldingar 05/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon, drøfting og godkjenning av prosjektplan. 06/13 Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 07/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
4 01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 21.11.12 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 21.11.12. VEDTAK Protokollen frå møte 21.11.12 vart samrøystes godkjend. 03/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaken vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Vedr. sak «Inneklima i skulane i Fitjar kommune» Kva vert gjort vidare med sak om inneklima i skulane? Om handsaminga av saka oppfølging av vedtaket? Kvifor vart denne saka forseinka i høve til fatta vedtak? Korleis er rutiner for oppfølging av slike og liknande saker? Ser administrasjonen det som naudsynt å betra rutinane? Sjukdomsforfall for rådmann. Konklusjon: Orienteringssaka vert sett opp på neste møte. 2 Rådmann Korleis er rutinane i Fitjar kommune når det gjeld å handsame u.offsaker, herunder når slike saker skal førast i møteprotokollen? Kristin Meland orienterte: Fitjar kommune har rutinar for føring av u-off.-saker, herunder at det skal påførast paragrafar i tråd med regelverket. Ein er og merksam på at, i hovudsak, bør vedtak i slike saker formulerast slik at dei kan vera del av offentleg journal. Konklusjon: Kontrollutvalet seier seg nøgd med informasjonen og tek den til orientering. 3 Sekretariatet Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vart gjennomgått og drøfta. Konklusjon: Kontrollutvalet sluttar seg til notatet og vil at det vert sendt til kommunestyret som melding 4 Kontrollutvalsleiar Referat frå deltaking på NKRF sin kontrollutvalskonferanse. Helga Auestad orienterte frå deltaking på NKRF-konferanse. Det var flire interessante tema, og kontrollutvalet drøfta om nokre av desse bør settast opp på eit eige tema-møte for kontrollutvalet i Fitjar. Dette vil utvalet ta opp som eige punkt når møteplan skal drøftast seinare i møtet. Konklusjon: Informasjonen vart teke til orientering. Ymse: - ingen ymse-saker å ta opp. 2
5 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. VEDTAK - Orientering om «Inneklima i skulane i Fitjar kommune» vert flytta til neste ordinære møte (08.05.13). - Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vert sendt over til ordførar / kommunestyre som melding. Kontrollutvalet tek elles informasjonen til orientering. 04/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Delegasjonsreglement for Fitjar kommune for perioden 2012 2015. Drøfting av om kontrollutvalet skal gjera innspel til at det vert utarbeida reglement for kontrollutvalet også. Konklusjon: Kontrollutvalet vil at når nå politisk reglement / delegasjonsreglement vert revidert, vert det utarbeida reglement også for kontrollutvalet. Sekretariatet får i oppdrag å senda henvending til ordførar om dette, og at døme på slikt reglement frå andre kommunar vert lagt ved. 2 Økonomisjef Budsjett for kontrollutvalet for 2013 og rekneskapstal for 2012 vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet merka seg at rammer som er gjeve ikkje vil dekka den forvaltningsrevisjonen som er planlagt. Konklusjon: Sekretariatet får i oppdrag å utarbeida sak om ekstraløyving for å kunna fullføra planlagde oppgåver. Det må takast kontakt med ordførar for å avklare når tid budsjettrevisjon skal opp til handsaming. 3 Deloitte Info om interimsrevisjon og arbeid med rekneskapsavslutning for 2012. Else Holst Larsen orienterte om arbeid med interimsrevisjon og kva områder det særleg vert sett på i revisjonsarbeidet. Avlegging av rekneskap for 2012 er i rute, slik det ser ut. Kommunen sitt arbeid med berekning av sjølvkost er eit av fokus-områda som revisor ser på. Dette vart drøfta. Kontrollutvalet ber om at det vert sett opp orienteringssak om arbeid med berekning av sjølvkost på neste ordinære møte (08.05.13). Konklusjon: Kontrollutvalet tek informasjonen om revisor sitt arbeid til orientering. Utvalet vil ha orientering om sjølvkost på neste møte. 4 Fylkesmannen Brev vedr. «Vergemålsreforma status og gjennomføring i 2012» vart gjennomgått og teke til orientering. 5 Fitjar kommune Møteplan for 1.halvår 2013. Drøfting av kontrollutvalet sine møtedatoar. Det kom forslag om at kontrollutvalet bør ha eit eige temamøte. Det vart vedteke at det vert sett opp temamøte 17. april 2013 kl. 10.00. Møtet bør vera kombinert med ei synfaring på brannstasjonen. Tema som kontrollutvalet vil ta opp: Orientering om beredskap, brann og redning. Samhandlingsreforma Sekretariatet får i oppgåve å planlegga og førebu temamøtet. Konklusjon: Temamøte i kontrollutvalet vert sett opp 17.04.13. Dette kjem i tillegg til oppsett møtedato 08.05.13. (handsaming av rekneskap 2012). 3
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Ymse Det vart lagt fram skriv frå KRD om at det no er vedteke opne møter i kontrollutval og kommunale føretak, gjeldande frå 01.07.13. Artikkel frå Kommunal Rapport om «Arbeidstilhøva i kontrollutval, resultat av spørjeundersøking til KUV-leiarar». Det viste seg at slik henvending, som var sendt til mottak hjå kommunane, ikkje var kome fram til utvalsleiar i Fitjar, men at nestleiar hadde fått undersøkinga tilsendt. Utvalsleiar / nestleiar tek dette opp med postmottak i kommunen. Det vart informert om at sekretariatet er i ferd med å ta i bruk nytt sakshandsamarsystem. Dette vil blant anna merkast med at utsjånad på innkallingar, saksframstilling og protokollar vil bli endra. VEDTAK Vedr. nytt politisk reglement for Fitjar kommune: Når politisk reglement / delegasjonsreglement no skal justerast, vil kontrollutvalet at det vert utarbeida slikt reglement også for kontrollutvalet. Vedr. budsjett for kontrollutvalet for 2013: Sekretariatet får i oppdrag å utarbeida sak om ekstraløyving for å kunna fullføra planlagde oppgåver. Vedr. interimsrevisjon / avslutning av rekneskap for 2012: Kontrollutvalet vil ha orientering om kommunen sitt arbeid med berekning av sjølvkost på sitt neste ordinære møte. (08.05.13.) Vedr. møteplan for kontrollutvalet 1. halvår 2013: Temamøte i kontrollutvalet vert sett opp 17.04.13. Dette kjem i tillegg til oppsett møtedato 08.05.13. Sekretariatet førebur slikt møte. Kontrollutvalet tek resten av meldingane til orientering. 05/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON, DRØFTING OG GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune. 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan slik den ligg føre. 2 (Alternativt): Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3 Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. HANDSAMING I MØTET Line Margrete Johansen presenterte prosjektplan og gjekk gjennom føremål og problemstillingar som det er lagt opp til. Problemstillingar og omfang av prosjekt er i tråd med dei signal som er gjeve frå kontrollutvalet på sist møte. Kontrollutvalet drøfta omfanget av prosjektet, for det viser seg at ramma som er gjeve i budsjett for kontrollutvalet for 2013 er noko knapp. Men kontrollutvalet konkluderte med at dersom det skulle kuttast i prosjektet med å ta vekk viktige oppgåver å gjennomføra (t.d. intervju og spørjeundersøking), så vil prosjektet verta så forringa at det vil missa verdi å gjennomføra. Sekretariatet fekk i oppdrag å legga sak fram på neste møte i kontrollutvalet som synleggjer denne situasjonen. Kontrollutvalet legg opp til at det vert søkt til kommunestyret om ekstraløyving. 6 4
Det vart gjeve signal til Deloitte om nokre endringar / justeringar av prosjektplanen. Eit av spørsmåla vert teke ut, dette gjeld pkt. 3.e. «Korleis er kommunestyrevedtak frå 2010, om å undersøkja moglegheiter for interkommunalt samarbeid i samband med kapasitetsproblem knytt til planarbeid, følgd opp.» Kontrollutvalet ber om at det vert gjeve ei orientering om dette på neste KUV-møte. Sekretariatet sender førespurnad om slik orientering til administrasjonen. Justert prosjektplan vert å oversenda til sekretariatet og skal godkjennast av utvalsleiar i samråd med sekretariat. Vedtak i saka var samrøystes. VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune. 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3. Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av september 2013, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. 06/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012 HANDSAMING I MØTET Utkast til årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Det kom innspel om nokre justeringar av innhaldet i nokre avsnitt. Når desse er retta opp vert årsmeldinga å senda over til kommunestyret for godkjenning. Innstillinga til kommunestyret vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. 07/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Møteinnkallingar, saklister og protokollar vart gjennomgått. Nokre saker vart trekt fram og kommentert. Restanselista for saker innanfor plan og miljø har auka kraftig. Dette bør kontrollutvalet følgja med i vidare. Det var ingen øvrige saker ein ville undersøkja nærmare på noverande tidspunkt. VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Kontrollutvalet tok opp at det er ønske om ein god kontakt og dialog med ordførar. Utvalet ser det som positivt dersom ordførar kunne vera med i kontrollutvalet sine møter av og til, særleg når saker som skal vidare til kommunestyret er på saklista. Sekretariatet gjer ordførar merksam på dette. Kontrollutvalet vil og be om ei ny orientering om stoda når det gjeld «Dokk i Årskog», på sitt neste ordinære møte (08.05.13.) 7 Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 5
8 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17. april 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 10/13 10/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen v/ helse- og sosialsjef SAMHANDLINGSREFORMA. Viser til mail sendt til helse- og sosialsjef 18.03.13. Det er sendt kopi av mailen til alle i kontrollutvalet, kopi av mailen ligg vedlagt. Ber og kontrollutvalet om å lesa sak 11/13 til møte i «Utval for oppvekst og omsorg» 12.03.13. Saka heiter «Folkehelsearbeid Kommunehelseprofil for Fitjar kommune.» Dette dokumentet vil ikkje bli sendt ut, men ber om at kontrollutvalet går inn på heiemsida til kommunen og fin den der. 2 Administrasjonen v/ brannsjef BEREDSKAPS-, BRANN- OG REDNINGSARBEID. Viser til mail sendt til brannsjef 22.03.13. Det er sendt kopi av mailen til alle i kontrollutvalet, kopi av mailen ligg vedlagt. Orientering om dette arbeidet i Fitjar kommune vil bli supplert med ein omvisning på brannstasjonen. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Mail til helse- og sosialsjef, sendt 18.03.13 Mail til brannsjef, datert 22.03.13 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
9
10
11
12
13 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17. april 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 11/13 11/13 ÅRSMELDING 2012 FRÅ SKATTEOPPKREVJAR OG KONTROLLRAPPORT 2012 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av 21.02.2005, frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett 02.05.07 svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett 01.06.07 kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
14 Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Med dette som bakgrunn vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune, datert 19.01.13. Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune, frå skatteetaten, datert 15.02.13. Årsrapporten frå skatteoppkrevjar er lagt fram som sak til formannskap og kommunestyret (i møter 13.02.13 og 20.02.13), og det er gjort slikt vedtak: «Årsrapport frå 2012 frå skatteoppkrevjaren vert teke til vitande.» Kontrollrapport 2012 frå Skatt vest vil bli lagt fram som melding til formannskapet sitt møte 20.04.13. Det vil vera ein god måte, for ettertida, om begge desse årsrapportane kan leggast fram i same sak. Dette vil gje ei betre rapportering til politisk miljø om stoda innanfor skatteoppkrevjarfunksjonen for Fitjar kommune. Det ville og vera ei føremon om kontrollutvalet kunne uttala seg til årsrapportane, både den frå skatteoppkrevjar, og den frå Skatt vest. Skatteetaten sender kopi av sin rapport til kontrollutvalet, og ser det som ei føremun at kontrollutvalet kan gje sin uttale. I 2011 vart det inngått avtale mellom kommunane Stord og Fitjar om felles skatteoppkrevjar. Samarbeidet er eit administrativt vertskommunesamarbeid ut frå Kommuneloven 28b. Stord kommune er vertskommune og Fitjar kommune er samarbeidskommune. Utføring av arbeid ved kontoret i høve til Fitjar kommune, er rekna til 70 % stilling. Fullstendig bokettersyn vert leigd inn frå Hordaland Regnskapskontroll ved Kemneren i Bergen. Konklusjonen til Skatteetaten totalt sett for 2012 er positiv, men dei peikar likevel i sin rapport m.a. på at det er forbetringspunkt ved at dei skriv: «På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og retningsliner, men vert ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då det er utført 4,2 % kontrollar mot et krav på 5 %.» Det ligg altså eit krav frå skatteetaten om å utføra kontroll av 5 % av antal arbeidsgjevarar kvart år. Som grunn for eit slikt krav ligg m.a. at alle lønnsmottakarar skal få ei rett handsaming når det gjeld spørsmål om terminoppgåver, skattetrekk og arbeidsgjevaravgift. Kommunen bør difor freista å oppfylla dette minstekravet når det gjeld kontroll av arbeidsgjevarar i kommunen. Skatteoppkrevjar peikar og på i sin årsrapport at: «Det er avvik mellom utførte kontroller og målkravet. Fitjar kommune må løyve meir penger til arbeidsgiverkontrollen.» Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune totalt sett for 2012 i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, jf. likevel at målet om 5% arbeidsgjevarkontroll ikkje er nådd i 2012. På bakgrunn av denne manglande måloppnåinga bør kontrollutvalet be kommunestyret vurdera å løyva tilstrekkeleg midlar for å oppnå kravet som er sett. 2
15 FORSLAG TIL UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar. 4. Kontrollutvalet ber om at for seinare år får kontrollutvalet gje sin uttale til årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatt vest vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen, før den vert lagt fram for kommunestyret. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i 1222 Fitjar kommune 3
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 17. april 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 12/13 12/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Invitasjon til fagkonferanse FKT 5 6. juni 2013 Ymse evt. andre meldingar FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Invitasjon til FKT fagkonferanse. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
31 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN GARDERMOEN 5.-6. JUNI 2013 ARSMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN 5.JUNI 2013
32 09.00 10.00 REGISTRERING Noe å bite i 10.00 10.15 Åpning av konferansen. Per Rune Vereide Styreleder i FKT / Nestleder i Sogn og Fjordane fylkeskommunes kontrollutvalg. POLITISK LEDELSE I KRD - TANKER OG FORVENTNINGER. Møteleder: Per Rune Vereide, styreleder i FKT 10.15 10.45 Nytt fra KRD, forventninger og fremtidstanker. Anja Kristin Salte Hjelseth Politisk rådgiver i Kommunal- og regionaldept. 10.45 11.00 Spørsmål og kommentarer fra salen. 11.00-11.15 PAUSE KORRUPSJON, MISLIGHETER OG ANTIKORRUPSJONSARBEID Møteleder: Wencke Sissel Olsen, nestleder i FKT 11.15-11.35 Foreleser presenteres senere 11.35-11.55 Korrupsjon og misligheter fokusområde i finansiell revisjon? Harald Brandsås Fagdirektør i Den norske Revisorforening (DnR). www.fkt.no
33 11.55-12.15 Foreleser presenteres senere 12.15 13.00 PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarer fra salen. 13.00 14.00 LUNCH BUDSJETTEST i KOMMUNENE HVA KAN MAN FORVENTE AV STYRINGSDOKUMENTER? Møteleder: Kirsten Emilie Aasen, styremedlem i FKT 14.00 15:00 Budsjettest for kommunene Bjørn Brox - Cand. polit. og bedriftsøkonom. Arbeider som konsulent i Agenda Kaupang - Skribent på siste side i Kommunal Rapport, med budsjett og årsmeldingstest 15.00 15.30 Spørsmål og kommentarer fra salen. 15.30 15.45 KAFFEPAUSE / Registrering av årsmøtedeltagere ÅRSMØTE I FKT. 15.45 16.30 ÅRSMØTE I FKT Se informasjon på baksiden www.fkt.no
34 UTFLUKT SOSIALT ARRANGEMENT. 17.30 Sosialt arr. Kreativ planlegging pågår. TORSDAG 6. JUNI 2013. BESTILLERKOMPETANSE OG MEDIAHÅNDTERING Møteleder: Siri Holm Lønseth, styremedlem i FKT 09.00 10.00 Gode bestillinger av revisjon. Stein Ove Songstad - Hovedansvarlig for forvaltningsrevisjon i Deloitte AS - Medforfatter av Kontrollutvalgsboken og av Veileder i forvaltningsrevisjon 10.00 10.15 PAUSE 10.15 11.00 Økt oppmerksomhet om kontrollutvalgssakene hvordan håndtere media? Ole Petter Pedersen Redaktør i Kommunal Rapport 11.00 11.30 PAUSE / utsjekking 11.30 12.30 LUNCH www.fkt.no
35 HØRING I KONTROLLUTVALGET. Møteleder: Per Rune Vereide, styreleiar i FKT Ja vi har gjennomført høring! 12.30 13.00 Erfaringer fra Nord-Trøndelag fylkeskommune. Liv Tronstad Kontrollsjef i KomSek Trøndelag IKS. 13.00 13.30 Hva må vi være oppmerksom på ved høringer? Wencke Sissel Olsen - Nestleder i FKT - Sekretariatsleder i Rogaland kontrollutvalgssekretariat IKS 13.30 13.45 PAUSE 13.45 14.15 PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarer fra salen. SKRÅBLIKK Møteleder: Wencke Sissel Olsen, nestleder i FKT 14.15 14.45 Med skråblikk på kommunesektoren Siri Gedde-Dahl - Journalist I Aftenposten. - Var bl.a. med på avsløring av korrupsjon ved Nedre Romerike vannverk. 14.45 14.50 Avslutning av konferansen. Per Rune Vereide Leder i FKT www.fkt.no
36 MÅLGRUPPE FOR KONFERANSEN Kontrollutvalgsmedlemmer og ansatte i kontrollutvalgssekretariatene. Alle som er opptatt og interessert i kontroll og tilsynsarbeid i offentlig sektor. PRAKTISK INFORMASJON Konferansehotell: Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen (Tlf. 63949494) Adresse: Hans Gaarderveg 15, 2060 Gardermoen Grå buss fra flyplass til hotell ca. 3 ganger pr. time fra pkt. B25, overfor taxiholdeplassen. Gratis parkering. Kontakt resepsjon eller konferansebord for bevis. INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 24. april 2013. FKT`s handlingsplan 2014 er en av sakene som spesielt ønskes innspill til innen 24. april -13. Styret sender ut sakspapirene innen 2 uker før årsmøtet, altså innen 22. mai 2013. Dersom din kommune / ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 22. mai -13. Leder i valgkomiteen: Einar Ulla, KUV-sekretariatet i Sogn- og Fjordane fylkeskommune. Kan kontaktes på mobil 97190734 eller e-post einar.ulla@sfj.no Ønske om mer info / bli medlem i FKT? Se hjemmesiden www.fkt.no eller kontakt sekretariatet. Kontaktinfo til sekretariat: Tlf: Hogne Haktorson tlf: 55 23 94 53 / 91 10 59 82 / Roald Breistein: 55 23 94 47 / 97 50 51 52 E-postadresse: fkt@fkt.no DELTAGERAVGIFT FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Deltagelse med overnatting: Kr. 5.400,- (Ikke medlem kr. 5.800,-) Deltagelse uten overnatting, sosialt arr. & middag: Kr. 4.300,- (Ikke medlem kr. 4.700,-) Ekstra overnatting 4 5. juni 2013 Kr. 1.300,- PÅMELDING Påmelding via FKT sin hjemmeside www.fkt.no Bindende påmelding, innen 18. april 2013. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr. 500,- + FKT sine eventuelle kostnader til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltageravgift. www.fkt.no