VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 20.05.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Heidi Wølneberg tlf 922 31 717 Bærum kommune v/rådmann 1304 Sandvika TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG, RYKKIN SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Rykkin skole i Bærum kommune dato 7.5.09. Til stede fra skolen: rektor Kjell Gjerdsbakk, verneombud avd. Berger, Muriel C. Marsh, adm. Leder Ingrid Øy Hermansen, avd. leder Gommerud inga May Grimsrud, avd. leder Berger Kai Wiksnes, verneombud avd. Gommerud Toril Røkeberg, SFO leder Rande Hansen og HMSenheten Sigrid Bjerke. Til stede fra Arbeidstilsynet: inspektør Lasse Skjelbostad og overingeniør Heidi Wølneberg. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 18.5.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Bærum kommune, samt at det ble vist til skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima, som vil bli behandlet særskilt. I dette møtet var 13 til stede. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Vernombudene har nødvendig opplæring og opplever å få tilstrekkelig tid til arbeidet, imidlertid kan verneombudenes rolle synliggjøres mer i arbeidsmiljøet Leder har HMS opplæring Det gjennomføres medarbeidersamtaler, men ikke alle har fått tilbud Det gjennomføres medarbeiderundersøkelse, men ingen systematisk kartlegging av arbeidsmiljøet Det er etablert ulike møtearenaer for å planlegge undervisningen. I tillegg gjennomføres det medbestemmelsesmøter mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Rutine for å håndtere avvik, men det er behov for å diskutere bruken av systemet Det ble gitt eksempler på tilretteleggingstiltak Det er utarbeidet en HMS- plan for 2009 2010 Det arbeides videre med HMS- kallender 2009 Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Manglende rutiner for kartlegging av arbeidsmiljøutfordringer og farer, med tilhørende risikovurdering og handlingsplan som er kjent for alle Manglende rutine for å håndtere elev/foreldreklage som er kjent for alle Manglende rutine for å håndtere konflikter som er kjent for alle Manglende rutine for å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet Manglende rutine for å håndtere vold og trusler som er kjent for alle Iverksetting av vedtatte rutiner for sykefraværsoppfølging som er kjent for alle I tillegg fremkom følgende: Under tilsynet kom det frem at Berger og Gommerud skoler ble slått sammen til en skole i august 2006. Rykkinn skole består nå av avdelingene Berger, 1.-5. trinn, og Gommerud, 6. 10. trinn. Det er forventet at skolen fra høsten 2009, vil ha ca 820 elever og 120 ansatte. Det ble videre informert om at 10 % av elever har enkeltvedtak med rett til spesialundervisning. Det kom frem at skolen opplever at en av de største utfordringene er det psykososiale arbeidsmiljøet. To personalgrupper samt ca 30 nye ansatte de senere årene, skal samhandle om skolens utfordringer, faglig og sosialt. Skolen mener at de ikke har klart å jobbe forebyggende med arbeidsmiljøets mange sider, og at dette blant annet skyldes mangel på lederressurser på en så stor skole. I tillegg er skolen lokalisert på hver sin side av Rykkinhallen, noe som også har fått betydning
VÅR REFERANSE 3 for utviklingen av arbeidsmiljøet. For å møte utfordringene er det nå planlagt at det fra høsten av vil være fire undervisningsinspektører med ansvar for hvert sitt storteam. Skolen opplever allikevel at det på grunn av dens utfordringer med hensyn til blant annet størrelse, lokalisering på ulike steder, oppfølging av ansatte og arbeidsmiljøet, sykefraværsforebygging - og oppfølging, håndtering av vold og trusler, samt prosentandel enkeltvedtak, er behov for ytterligere styrking av ressurser til ledelse. Det kom også frem at det er arbeidsmiljøutfordringer knyttet til arbeidslokalene. Blant annet ble det nevnt problemer med akustikk, stort antall elever i klasserom, renhold av lokalene og inneklima. Det fremkom også at inneklimaet har resultert i sykefravær og helseproblemer blant de ansatte, og at det har vært nødvendig å tilrettelegge for å unngå bruk av enkelte rom for noen ansatte. Det medfører også at ansatte opplever å måtte lufte mange ganger om dagen, men allikevel kjenner tørr hals, vondt i hode, bli slitne og ukonsentrerte. Det ble vist til at det har vært en prosess knyttet til målinger av inneklimaet, og at denne tyder på at personbelastningen er for høy i klasserommene. Det ble også opplyst at skolen ikke har full godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Arbeidstilsynets vurderinger: Arbeidstilsynets oppfatning er at skolen til en hver tid er opptatt av å løse sine arbeidsmiljøutfordringer, men at gitte ressurser og fysisk arbeidsmiljø setter begrensninger i det daglige arbeidet. Arbeidstilsynet mener at de arbeidsmiljøforholdene som er beskrevet ovenfor, viser at det er behov for å iverksette et mer systematisk forebyggende HMS-arbeid for å kunne iverksette nødvendige tiltak for å redusere de opplevde belastningene. Selv om skolen har etablert ulike fora for samarbeid fremkom det behov for en tydeligere og bredere deltakelse i eget Hmsarbeid. Det systematiske HMS-arbeidet skal være med på å synliggjøre de faktorene som påvirker arbeidsmiljøet ved skolen. Dette gjelder arbeidsmiljøfaktorer som opplevelse av ubalanse mellom oppgaver og ressurser på ulike nivåer, behov og struktur for medvirkning, samarbeid og informasjon, konfliktnivå, arbeidets organisering og tilrettelegging, samt fysiske faktorer osv. Vi forventer at kartleggingen med tilhørende risikovurdering og utarbeidelse av handlingsplan minimum ivaretar de forhold som kom frem ved tilsynet. Det må tas hensyn til hvordan organiseringen av skolen vil være til høsten, der dette er naturlig. Alle medarbeidere på skolen, uavhengig av stillingskategori, stillingsprosent og arbeidstid, har rett og plikt til å medvirke i HMSarbeidet. Skolen har utarbeidet HMS- kallender for 2009 og HMS- plan for 2009-2010, hvor det fremkommer tiltak som er planlagt. Vi er også klar over at kommunen sentralt, har utarbeidet ulike regler og veiledninger for HMS-arbeidet. Vi fikk imidlertid ingen dokumentasjon på at dette er implementert ved skolen. På den bakgrunn vurderer vi å fatte pålegg om både å etablere og iverksette ulike rutiner lokalt på skolen. Begrunnelse 1. Det å kartlegge alle arbeidsmiljøutfordringer og farer som har betydning for arbeidsmiljøet, risikovurdere disse, vurdere årsakssammenhenger og hvilke konsekvenser dette kan gi, og på den bakgrunn utarbeide planer som viser behov for prioriteringer og iverksette nødvendige tiltak, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMSaktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige
VÅR REFERANSE 4 rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten ikke hadde rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. Se pålegg nr. 1 og 2. 2. Virksomheten mangler skriftlige planer for tiltak for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Se pålegg nr. 2. 3. Arbeidsmiljøloven legger stor vekt på medvirkning i virksomhetens HMS-arbeid i flere av sine bestemmelser, jf arbeidsmiljøloven 2-3 (1), 3-1(1) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 3. Arbeidstakerne og tillitsvalgte har både en rett og en plikt til å medvirke i utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. For å sikre at arbeidstakerne får nødvendig informasjon og sikre medvirkning, plikter arbeidsgiver å iverksette tilstrekkelige arenaer for å ivareta ovennevnte lovkrav. På bakgrunn av det som fremkommer i tilsynet har ikke virksomheten tilstrekkelige arenaer for å sikre medvirkning, informasjon og kommunikasjon i forhold til det systematiske HMS-arbeidet. Se påleggs punkt nr. 3. 4. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har et system for avvikshåndtering, men at det er behov for å diskutere bruken av systemet og gjøre dette kjent for de ansatte, jfr. internkontrollforskriftens 5-2 (2) Se påleggs punkt nr. 4. 5. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine.rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se påleggs punkt nr. 5 og 6. 6. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se påleggs punkt nr. 7 og 8. 7. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å
VÅR REFERANSE 5 sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se påleggs punkt nr. 9. 8. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se påleggs punkt nr. 10 og 11. 9. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se påleggs punkt nr. 12. 10. Det fremkom at virksomheten ikke følger opp skriftlige rutiner for oppfølging av sykefravær i tilstrekkelig grad. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav f skal arbeidsgiver sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. For å sikre at virksomheten systematisk arbeider med sykefravær, vil det være nødvendig å følge opp etablerte rutiner for dette arbeidet. Dette skal inngå som en del av virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Det er viktig at verneombud/ansattes representanter deltar i dette arbeidet. Det vises til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Se påleggs punkt nr. 13. 11. Virksomheten må informere sine ansatte om sykefraværsrutinene. I henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Dette betyr at alle ansatte må få tilstrekkelig informasjon om hvordan de ansatte vil bli fulgt opp ved eventuelt sykefravær. Se påleggs punkt nr. 14. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen.
VÅR REFERANSE 6 2. Virksomheten må utarbeide skriftlige planer for tiltak for å redusere risikoforhold i henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring 3. Virksomheten må sørge for å etablere faste møteplasser for alle ansatte i alle avdelinger for å sikre ansatte informasjon, kommunikasjon og medvirkning i det systematiske forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, jfr. arbeidsmiljøloven 2-3 jfr. internkontrollforskriften (best. nr. 544) 5, 2. ledd nr. 3 og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse på at faste møteplasser er etablert. 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 5. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 6. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 7. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 8. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2.
VÅR REFERANSE 7 9. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 10. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 11. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 12. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 13. Virksomheten må sørge for å følge opp skriftlig rutine for oppfølging av sykefravær, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav f, og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått bekreftelse på at rutinen er iverksatt. 14. Virksomheten skal informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 19.6.2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten.
VÅR REFERANSE 8 Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Heidi Wølneberg overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Rektor ved Rykkin skole Verneombudene ved Rykkin skole HVO for skolene