Innholdsfortegnelse Huldt & Lillevik Lønn endringer... 2 Arbeidsområdet... 2 Endre størrelse på arbeidsområdet... 3 Verktøylinjen... 3 Bruke søkebilder... 3 Endring i skjermbilder... 5 Navigering i skjermbilder... 6 Lønnskjøringen... 6 Utvalg på rapporter... 7 Kort oversikt over bruken av systemet... 8 Huldt & Lillevik Lønn ny funksjonalitet...10 Fast lønn/trekk på ansattgruppe...10 Variabel konto...11 Variable avsetningskonti...12 Fordele lønn på kostnadsbærer...14 Fri rapportering...15 Saldohåndtering...16 Endringer i fraværsregistrering...18
Arbeidsområdet Huldt & Lillevik Lønn endringer Arbeidsområdet Dette kapitlet beskriver de viktigste endringene fra Huldt & Lillevik System 4 til Huldt & Lillevik Lønn. Tittellinjen vises øverst i skjermbildet med informasjon om versjonsnummer, Kunde-ID, firmanavn og lønnsår. Menylinjen finner du under tittellinjen. Oppgaveliste finner du på venstre side. Du velger en oppgave i oppgavelisten ved å klikke aktuell mappe og deretter aktuell oppgave. Når du velger en oppgave vises denne til høyre i skjermbildet. Under Mine favoritter kan du bygge opp din egen meny ved å legge til oppgaver fra oppgavelisten. Høyreklikk på en oppgave under Oppgaveliste og velg Legg til mine favoritter. Hvis du vil fjerne en oppgave under Mine Favoritter høyreklikker du på oppgaven og velger Slett. Hvis du har en lisens med tilgang for å kjøre lønn på flere klienter kan du bytte mellom klienter under Velg klient. Kun klienter du har tilgang til vises i listen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 18
Verktøylinjen Endre størrelse på arbeidsområdet Verktøylinjen Du kan justere størrelsen på arbeidsområdet ved å angi om oppgavelisten skal være fast, flytende eller skjult. Når oppgavelisten er fast ligger den alltid til venstre i skjermbildet. Ved å klikk endrer du fra fast til flytende oppgaveliste. Oppgavelisten vil da ligge skjult helt til venstre, og teksten Oppgaveliste vises vertikalt i skjermbildet. Når du beveger musepeker over teksten vil systemet vise oppgavelisten, og skjule den igjen når du går ut av listen. Ved å klikke kan du endre fra flytende til fast oppgaveliste. Hvis du ønsker å skjule oppgavelisten helt klikker du. For å vise oppgavelisten velger du menyen Vindu Oppgaveliste. De fleste skjermbildene i systemet har en verktøylinje. Her ser du verktøylinjen under Kartotek Personer. Valgene i verktøylinjen kan variere da tilgjengelig funksjoner er forskjellig i ulike skjermbilder. Beskrivelse av valgene i verktøylinjen Verktøy Valg Verktøy Valg Gå til første Angre Gå til forrige Skriv ut Gå til neste Gå til hjelpefil Gå til siste Ny Lagre Slette Eksporter fra kartotek Importere til kartotek Gå til Juridisk Atlas (WEB) Skru på/av beregning Bruke søkebilder I alle kartotek, samt enkelte skjermbilder under periodens lønn, finner du mappen Søk. Du bruker denne når du skal søke opp registreringer i kartotek, eller ønsker å eksportere opplysninger fra kartotek. Som Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 18
Bruke søkebilder standard vil søkebilder vise Nr og Navn. Du kan legge til flere felt i listen ved å høyreklikke i tabellen og velge Flere felt. Velg aktuelle felt ved å merke feltet og klikk Bruk. Høyreklikke i tabellen og velge Skjul flere felt når du har lagt til ønskede felt. Klikk på kolonneoverskriften for å velge hvordan du skal sortere listen og hvilket felt du vil søke på. For å endre rekkefølgen på kolonner, klikker du aktuell kolonne, drar og slipper på stedet du ønsker kolonnen skal flyttes til. Du kan definere utvalg slik at listen kun viser utvalgte registreringer. Plasser musepekeren i kolonnen du skal gjøre utvalg på. Høyreklikke og velge Sett filter. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 18
Endring i skjermbilder Du velger hvilke registreringer som skal vises ved å angi fra- og tilverdier eller enkeltverdier som skal med. Du angir bindestrek mellom fra- og tilverdiene og blank mellom forskjellige angivelser. Eksempel på utvalg Betydning 10 Ta med registreringer med verdien 10 i feltet. 10 20 Ta med registreringer med verdien 10 eller 20 i feltet. 10-20 Ta med registreringer som har verdi fra og med 10 og til og med 20 i feltet. Angi registreringer som skal være med i utvalget og klikk OK. For å fjerne utvalget plasserer du musepekeren i kolonnen du har definert utvalg på. Høyreklikke deretter i kolonnen og velge Fjern filter. Endring i skjermbilder Flere av skjermbildene i systemet er endret for å gjøre registreringen enklere og mer effektiv. Dette gjelder blant annet skjermbildene under person- og personalopplysninger, firmaoppsett og lønnsarter. Under Kartotek Personer og mappen Telefon/E-post er alle opplysninger om ansattes telefonnummer og e-post adresser samlet. Når du definerer at en ansatt skal ha lønnslipp på e-post velger du hvilken e-post adresse du skal benytte ved distribusjon av lønnsslippen. Under Kartotek Personalopplysninger og mappen Familie kan du nå definere flere pårørende pr ansatt. I feltet Relasjon definerer du hvilken relasjon personen har til den ansatte. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 18
Navigering i skjermbilder For å legg til flere ansatte trykker du [PIL NED] når du står på en linje i tabellen nederst. Navigering i skjermbilder I Huldt & Lillevik Lønn kan du ha flere skjermbilder oppe samtidig. Når du åpner et nytt skjermbilde legger dette seg øverst. På toppen av hvert skjermbilde vises en tab med navn på skjermbildet. Lønnskjøringen Du bytter mellom skjermbilder ved å klikke på aktuell tab. Du lukker et skjermbildet ved å klikke eller trykke [Esc]. Når du lukker et skjermbilde går du tilbake til forrige aktive skjermbilde. Hvis du ønsker å lukke alle åpne skjermbilder velger du menyen Vindu Lukk Alle. Rutiner for lønnskjøring er endret for å gjøre registreringen enklere og mer effektiv. I oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person kan du velge å skru av beregningen ved å klikke. Dette gjør registreringen enklere hvis du har mange påslagsarter. Klikk for å skru på beregningen igjen. på nytt Hvis du ønsker at systemet skal foreslå forrige kostnadsbærer når du registrerer transaksjoner, høyreklikker du i aktuelt kolonne og velger Kopier kostnadsbærer fra forrige linje. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 18
Utvalg på rapporter I oppgaven Periodens lønn Lønnsrapporter kan du bestille alle lønnsrapporter for en lønnskjøring samlet. Utvalg på rapporter Ved å klikke bak aktuell rapport kan du definere parameter for den enkelte lønnsrapporten. Systemet vil huske disse parametrene inntil du eventuelt endrer de igjen. Hvis du ønsker å skrive ut kun en rapport klikker du i mappen Enkeltrapporter og bestiller rapporten derfra. Ved utskrift av rapporter kan du gjøre oppslag på felter du skal ha utvalg på. Klikk bak aktuelt felt. Systemet velger at alle registreringer skal skrives ut. Hvis du ønsker å skrive ut kun enkelte registreringer klikker du Merk Ingen, og merker deretter registreringen du vil skrive ut. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 18
Kort oversikt over bruken av systemet Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Velge en oppgave i oppgavelisten Velge et menyvalg i menylinjen Lukke vinduet og gå til oppgavelisten Se emnene i hjelp på skjermen Se hjelp om feltet du står i Se hjelp om vinduet du står i Velge kommandoer (knapper) i et vindu Finne en registrering Bla til neste/forrige registrering Bla til første/siste registrering Opprette en ny registrering Lagre endringer aktuell mappe, og dobbeltklikker aktuell oppgave menylinjen og klikker menyvalget eller Hjelp i menylinjen og klikker Innhold og stikkordregister knappen klikker i mappen Søk. og og [Alt]-tasten, samtidig som mappens understrekede bokstav, går til aktuell oppgave med piltastene, trykker [Enter] [Alt]-tasten samtidig som menyens understrekede bokstav, trykker understreket bokstav i menyvalget [Alt + M] eller [Ctrl+F4] [Alt, J, I] [F1] [Shift+F1] [Alt] samtidig som understreket bokstav [Ctrl+F] når du står i feltet du skal søke på [PIL OPP] og [PIL NED] når du står i søkefeltet [Ctrl + Home] og [Ctrl + End] når du står i søkefeltet [Ctrl+N] [Ctrl+S] Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 18
Kort oversikt over bruken av systemet Slette en linje i et lønnsregistrerings-vindu Angre endringer Skrive ut opplysninger (når du står i et vedlikeholdsvindu) Slette registreringer høyreklikk og velg Slett linje. [Ctrl+Delete] [Esc] [Ctrl+P] [Ctrl+Delete] Gå til neste felt feltet [Enter] eller [Tab] Gå til forrige felt feltet [Shift+Tab] Gå til et bestemt felt feltet Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 18
Fast lønn/trekk på ansattgrupper Huldt & Lillevik Lønn ny funksjonalitet Dette kapitlet beskriver ny funksjonalitet som tidligere ikke har vært tilgjengelig i Huldt & Lillevik. Fast lønn/trekk på ansattgrupper For å forenkle registrering og vedlikehold av fast lønn/trekk kan du registrere faste transaksjoner på ansattgruppe. Når du tar i bruk denne funksjonen oppnår du følgende fordeler: Systemet registrerer automatisk lønnsarter på ansatte under Kartotek Fast lønn/trekk. Når du registrerer en nyansatt som tilhører ansattgruppen vil systemet automatisk registrere lønnsarter fra ansattgruppen på den ansatte. Når du legger til, endrer eller sletter lønnsarter fra ansattgruppen, blir endringene automatisk oppdatert på alle personer i ansattgruppen (med mindre de er utelukket fra en lønnsart). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn/trekk på ansattgrupper under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk på ansattgrupper. Hent opp ansattgruppen du skal registre på. 5. Registrer lønnsarter som systemet skal aktivere på personer i denne ansattgruppen. 6. Hvis du ønsker å utelukke en lønnsart på enkelte personer i gruppen gjør du følgende: a) Klikk feltet Alle på aktuell lønnsartlinjen. b) Du får opp en dialogboks med alle personer som tilhører denne ansattgruppen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 18
Variabel konto Variabel konto c) Merk personer som ikke skal ha denne lønnsarten under Valgte personer og klikk. d) Klikk OK. 7. Klikk når du er ferdig. Du kan sette opp lønnsystemet slik at du kan registrere faste og periodiske transaksjoner til variabel konto. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. Velg Variabel i feltet Type til høyre for konto. 6. Klikk. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 18
Variable avsetningskonti 7. Velg oppgaven Kartotek Lønnsart. På lønnsarter hvor skrivemerket skal stoppe i felt konto ved registrering, gjør du følgende: a) Merk feltet Konto under gruppen Registrere. b) Klikk. I oppgavene Periodens lønn Registrere pr. person vil skrivemerke stoppe i feltet Konto når du benytter en lønnsart som er definert for registrering av variabel konto. Det samme gjelder i følgende oppgaver: Periodens lønn Registrere pr. lønnsart Kartotek Fast lønn/trekk Kartotek Fast lønn/trekk på ansattgruppe Kartotek Oppstartsverdier Variable avsetningskonti Du kan sette opp systemet slik at avsetningskonti for feriepenger og arbeidsgiveravgift kan være forskjellige pr avdeling eller prosjekt. Systemet fordeler da avsetninger i henhold til det kontosettet som er valgt på transaksjonens avdeling eller prosjekt. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 18
Variable avsetningskonti 5. Velg hvilken dimensjon du skal fordele avsetninger på ved å merke feltet Avdeling eller Prosjekt under gruppen Avsetninger spesifisert pr. I dette eksemplet har vi valgt variabelt kontosett pr avdeling. 6. Klikk. 7. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Konti. Gjør følgende for å opprette konto du skal benytte i kontosett(ene). a) Klikk. b) Skriv inn kontonummer og navn. c) Velg hvordan kontoen skal spesifiseres. d) Klikk. 8. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Kontosett. Opprett kontosett som følger: a) Klikk og skriv inn nr og navn på kontosettet. b) Registrerer inn kontonummer for alle avsetninger. Klikk eller trykk [Ctrl + F] for oppslag. c) Klikk. 9. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærer Avdeling og hent opp aktuell avdeling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 18
Fordele lønn på kostnadsbærer 10. Velg hvilket kontosett du skal benytte for denne avdelingen i feltet Kontosett avsetninger. 11. Gjenta punkt 10 for alle avdelinger. Fordele lønn på kostnadsbærer Hvis du har ansatte som skal fordele sin lønn på ulike kostnadsbærere, kan du kan sette opp systemet slik at lønnen blir automatisk fordelt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en ansatt deler sin stilling mellom flere avdelinger. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. 5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har vi valgt å fordele på avdeling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 18
Fri rapportering 6. Klikk. 7. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal fordele. Angi kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100%. 8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles. 9. Klikk. I oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person viser systemet grunnlaget og fordeling på hver sin linje. Fordelte lønnsarter er låst for redigering. Hvis du endrer beløpet på grunnlagslinjen blir fordelingslinjene oppdatert. Fri rapportering Med utgangspunkt i standard lønnsrapporter kan du lage eget oppsett hvor du definerer sortering, gruppering og utvalg for lønnsrapporter. 1. Velg oppgaven Rapporter Lønnsrapporter Fri rapportering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 18
Saldohåndtering 2. Velg hvilken rapport du vil benytte som utgangspunkt i feltet Rapporttype. 3. Velg hvilke felter du skal skrive ut på rapporten. Velg aktuelt felt under Tilgjengelige felt og klikk. For å velge alle felter klikker du. 4. Velg hvordan rapportene skal grupperes (bruddsum). Velg aktuelt felt under Gruppering og klikk. 5. Klikk mappen Utvalg for å definere utvalg for rapporten. 6. Velg eventuelt mappen forhåndsvisning. Klikk for å skrive ut rapporten. 7. Hvis du ønsker å lagre oppsettet for rapporten til senere klikker du Lagre. Saldohåndtering 8. Skriv inn navn og trykk OK. Rapporten blir da tilgjengelig under Rapporttype. Saldohåndtering gir deg mulighet til å håndtere ulike saldoer. Den viktigste funksjonen for saldohåndtering er timebank, men rutinen kan også benyttes til for eksempel reisekasse eller royalties. 1. Velg oppgaven Kartotek Saldohåndtering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 18
Saldohåndtering 2. Klikk. 3. Skriv inn Nr og Navn. 4. Velg om systemet skal summere Antall eller Beløp i feltet Type. 5. Merk feltet Nullstille ved årsskifte hvis du ønsker at systemet skal nullstille saldo ved overføring til nytt år. 6. Hvis du ønsker et varsel når saldoen har nådd en grensen registrerer du antall/beløp i feltet Grenseverdi og angir en Varseltekst. Varsel blir gitt ved lønnsberegning og på beregningsjournalen. 7. Velg hvilke lønnsarter som skal legges til saldo, og hvilke som skal trekkes fra. 8. Klikk. 9. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk og klikk mappen Saldohåndtering. 10. Registrere saldohåndtering på aktuelle personer. Hvis personen har en startverdi ved oppstart registrerer du denne i feltet Startverdi. Du kan eventuelt overstyre grenseverdi pr ansatt. 11. Klikk. I oppgaven Periodens lønn Registrere pr person viser systemet saldoen nederst i skjermbildet. Systemet oppdaterer saldo automatisk når du registrerer lønnsarter som skal legge til eller trekkes fra saldoen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 18
Fraværsregistrering Fraværsregistrering Det er gjort endringer for å forenkle registrering og rapportering av fravær. 1. I oppgaven Fravær Registrere fravær og ferie, kan du nå registrere flere fravær pr dag. 2. Feriedager tilgode er splittet i årets feriedager og overført fra foregående år. Denne informasjonen vises under Mer knappen. 3. På Mer knappen viser systemet også Antall dager barns sykdom. 4. I oppgaven Fravær Registrere/Vise ferie er det tilrettelagt for masseregistrering av ferie. 5. I oppgaven Årsoppgjør Overføre til nytt år kan du velge om systemet skal beregne feriedager forholdsmessig i forhold til deltidsprosent. 6. Fraværsrapportene inneholder flere endringer a) Feriedager og egenmeldinger viser nå også barns sykdom, og splitter på årets og fjorårets feriedager. b) Fraværsliste har utvalg på fraværskode. c) Begrepet virkedager er fjernet fra Intern fraværsstatisk/detaljert fraværsrapport. 7. Ved utskrift av lønnsslipper kan du velge å skrive ut antall egenmeldinger eller antall egenmeldingsdager. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 18