Brukerveiledning WinMed Admin

WinMed Allmenn Brukerveiledning WinMed Admin Profdoc Norge AS Postboks 163 Lysaker Torg 15 1325 LYSAKER Tlf.: 815 69 069 Faks.: 21 93 63 01

Innhold Innledning 1 Generelt...1 Åpningsbildet...1 Mus og tastatur...1 Adminprogrammet...2 Brukerveiledningen for WinMed Admin...2 Kapitlene er organisert etter menyvalgene i WinMed Admin...2 Brukerveiledningens struktur...2 Hvordan benytte brukerveiledningen fornuftig...2 Menyvalget Fil 3 Import...3 Generelt om import av filer...3 Fremgangsmåten for import av filer...4 Register; ICPC, poststed, arbeidsgiver og Varekatalog...4 ICPC-registeret...5 Redigere ICPC-register...5 Poststedsregister...6 Arbeidsgiverregister...7 Endre arbeidsgiver-/firmainformasjon...8 Varekatalog...8 Reorganisering...9 Reorganisere databasen i WinMed...9 Gjennomføre reorganiseringen...9 Sjekk loggfil...10 Oversikt over systemets loggfil...10 Menyvalget Brukere 15 Ny/endre brukere...15 WinMed-brukere...15 <Ny>...15 Avkrysningsboksene for registrering av ny bruker...16 Bla-knappene...16 <Endre>...16 <Søk>...17 <Liste>...17 Parallelljournal...17 Set adgang/adgangskontroll...18 Adgangskontroll for brukerne...18 Brukergrupper...20 Hva er en brukergruppe?...20 Definere ny brukergruppe...20 Endre brukergruppe...20 Slette brukergruppe...21 Registrere navn på legesenteret...21 Registrering...21 WinMed Allmenn Brukerveiledning Innhold i

Menyvalget Oppsett 23 Innledning... 23 Skjermsperre... 23 Skjema... 24 Valg av skjema... 24 Definere skjema... 25 Andre skjema... 26 Importer skjema... 27 Helligdager... 27 Definering av helligdager... 27 Adminpassord... 28 Forandre Adminpassord... 28 y2k... 28 Sette engangsbeløp på frikort... 28 Timere... 29 Hva er Timere... 29 Sende melding til brukerne av systemet... 30 Logg ut alle brukere... 30 Innlagte hendelser... 31 Legevakt... 31 Dobbeltregistrering av pasienter... 33 Menyvalget Regnskap 35 Innhold... 35 Takster... 35 Generelt... 35 Forandre takster... 35 Legge til ny takst... 37 Kopiere ny takst... 37 Legge til/fjerne ulovlige takster... 37 Takstovervåking... 38 Samletakster/takstalias... 38 Begrepene samletakst og takstalias... 38 Navn på samletakst... 39 Legge de enkelte takstene inn i samletaksten... 39 Legge til tilleggshonorar, forbruksmateriell, ekstra tekst på giro og medisiner.. 40 Definere girotekst... 40 Sett inn dato, fakturanummer, pasientens navn, klokkeslett og lege... 40 Gebyr og forfall... 41 Regningsgrupper... 41 Regningsgruppe og betalingsmottagere... 41 Ny regningsgruppe... 41 Ny kommentar... 42 Betalingsmottager for regningsgruppen... 42 Betalingsmottagere... 42 Registrere ny betalingsmottager... 43 Endre personalia på betalingsmottager... 43 Fastlegeoppsett... 44 Kun for legesentra som er med i fastlegeordningen... 44 Strukturen i skjermbildet... 44 Registrere fylke og kommune for legesenteret... 44 Lese inn diskett fra trygdekontoret... 45 Kortterminal... 46 Menyvalget Prøver 47 Prøveregister... 47 Registrere ny prøve... 47 Endre på registrert prøve... 48 ii Innhold WinMed Allmenn Brukerveiledning

Legge til eller endre WinMedkode...49 Lokale prøver...49 Definere lokale prøver...49 Legge til ny lokal prøve...49 Endre definerte prøver...50 Eksterne prøver...50 Hva er en ekstern prøve?...50 Definere eksterne prøver...51 Samleprøver...51 Lage ny samleprøve...51 Endre på definert samleprøve...52 Slå sammen prøver...53 Modemoverføring...53 Innledning...53 Redigere rekvirentkoder...53 Vis koblingstabell...54 Kommunikasjonspartnere...55 Analysemaskiner...56 Ordforklaringer 57 Indeks 59 WinMed Allmenn Brukerveiledning Innhold iii

Innledning Generelt Åpningsbildet Du møter dette skjermbildet når du har logget deg inn i WinMed admin: Skjermbildet er delt inn i fire områder. Områdene Brukere, Oppsett, Diverse og Oppsett Prøver inneholder trykknapper for de mest benyttede funksjonene i WinMed admin. De andre funksjonene ligger som alternativer under menyvalgene under tittellinjen i skjermbildet. Mus og tastatur I WinMed admin er det flere måter å gjennomføre de ulike funksjonene. Det er i de aller fleste tilfeller alternativer både for bruk av mus og tastatur. Et generelt prinsipp i Windows er bruken av Alt + understreket bokstav og Ctrl + angitt bokstav i hurtigtastkombinasjoner. WinMed Allmenn Brukerveiledning Innledning 1

Adminprogrammet I Adminprogrammet defineres de forskjellige innstillingene som er avgjørende for hvordan WinMed skal virke under bruk. Disse innstillingene tilpasser WinMed slik at programmet er tilpasset legesenterets brukere. Brukerveiledningen for WinMed Admin Menyvalg Kapitlene er organisert etter menyvalgene i WinMed Admin Brukerveiledningen er strukturert etter programmets oppbygning. På denne måten representerer kapitlene menyvalgene i programmet. Underkapitlene representerer i sin tur hvert av valgene i rullegardinlista. Bak hvert av valgene i rullegardinlista er skjermbildene og deres funksjoner. Disse funksjonene har også fått egen overskrift. Brukerveiledningens struktur Det er lagt stor vekt på at det skal være lett å finne frem til prosedyrer i de ulike skjermbildene og funksjonene der. Du vil i de aller fleste tilfellene møte en innledende tekst som forklarer funksjonene i skjermbildet. Hvordan benytte brukerveiledningen fornuftig Brukerveiledningen skal først og fremst være et oppslagsverk, og derfor er det lagt stor vekt på indekseringen og henvisninger. Det er ikke meningen at brukerveiledningen skal leses fra perm til perm. Det er derfor viktig å gjøre seg godt kjent med innholdsfortegnelsen og indekseringen. Du vil møte flere indekser som fører til samme stoff og skjermbilder. Sist i håndboka finnes det en egen ordforklaringsliste. 2 Innledning WinMed Allmenn Brukerveiledning

Menyvalget Fil Import Generelt om import av filer Rullegardinvalget Import har fem undervalg og prinsippet for import av filer fra Prøver, Skjema, Takster, Varekatalog og Folkeregister er det samme. Du skal først definere hvilken disk katalogen skal hentes fra, og deretter katalogen den aktuelle fila ligger i. Filene som lar seg importere legger seg i lista under Finn xxx.dbf (her: Finn IMPORT.DBF). Det er valgt import av skjema som eksempel på hvordan du importerer filer. Du importerer filer fra dette skjermbildet: (I kapitlet Oppsett er Importer skjema et av valgene på rullegardinlista. Denne funksjonen er tilgjengelig to steder i WinMed admin, nemlig under menyvalgene Oppsett og Fil.) WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UFUil 3

Fremgangsmåten for import av filer 1. velg Fil 2. velg Import 3. velg for eksempel Skjema Du kommer da inn i dette skjermbildet: Fremgangsmåten er slik Sett inn disketten i diskettstasjonen i maskinen. 1. Velg Drive: a:\ i det nedre nedtrekksfeltet. 2. dobbeltklikk på mappen a:\ i feltet for Directory: 3. dobbeltklikk på filen som heter IMPORT.DBF 4. klikk på <Open> Alt+A Avkrysningsboksen All files Dersom du krysser av for All files eller trykker Alt+A, så vil alle importerbare filer fra definert katalog komme til syne i vinduet Finn IMPORT. DBF - vinduet. Register; ICPC, poststed, arbeidsgiver og Varekatalog Menyen gir disse valgene: ICPC, Poststed, Arbeidsgiver og Varekatalog. 4 Menyvalget UFUil WinMed Allmenn Brukerveiledning

ICPC-registeret ICPC-registeret gir en oversikt over diagnoser ordnet i kategorier. Hver enkelt diagnose har sin bokstav og sitt nummer. Redigere ICPC-register Hele ICPC-registeret ligger inne i WinMed. I registeret har du muligheten til å slette diagnoser du ikke ønsker å ha med i systemet for ditt legesenter. Det gjør du fra dette skjermbildet: Alt+S I nedtrekksfeltet definerer du hvilken diagnosekategori du ønsker å liste opp i vinduet under nedtrekksfeltet. Fra denne lista har du mulighet til å redigere ICPC-registeret ved å markere uønsket diagnose og deretter klikke på <Slett> eller trykke Alt+S. Avkrysningsboksen Bekreft Dette er en sikkerhet for å ha en angremulighet i det du har slettet en diagnose. Du klikker av/på valget Bekreft. Dersom du velger å ha denne sikkerheten i systemet, så får du opp dette skjermbildet etter at du klikker på <Slett> eller trykker Alt+S: Du klikker på <Ja> eller <Nei>, eventuelt trykker j/n for å bekrefte/avkrefte den diagnosen du er i ferd med å slette. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UFUil 5

Poststedsregister WinMed har hele landets poststeder inne i databasen. Denne lista har du mulighet til å sortere alfabetisk eller etter postnummer. Du har også mulighet til å legge inn nytt postnummer, endre på eksisterende postnummer og legge ned et postnummer. Disse funksjonene er tilgjengelige i dette skjermbildet: Alt+N Legge til nytt postnummer I WinMed Admin kan du legge inn nye postnumre når det er nødvendig. Etter at du har lagt til et nytt postnummer så kan du endre pasientens postnummer ved å gå inn på pasientens journalbilde og så redigere postnummeret via menyvalget Pasient > Personalia. Du klikker på <Ny> eller trykker Alt + N for å komme til skjermbildet der du registrerer nye postnumre: I dette skjermbildet har du muligheten til å hente fylke og kommune fra de respektive nedtrekksfeltene. Avslutt og lagre med å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Endre postnummer Du markerer postnummeret du ønsker å endre. Etter de ønskelige endringene er foretatt, avslutter og lagrer du det nye nummeret med å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O Alt+L Legge ned et poststed Dersom du ønsker å legge ned et postnummer, så klikker du på <Legg ned> eller trykker Alt + L og du kommer til dette skjermbildet: 6 Menyvalget UFUil WinMed Allmenn Brukerveiledning

For å legge ned et postkontor, må du angi nytt postnummer for dette poststedet. Alle pasientene som har postnummeret som legges ned, får automatisk det nye nummeret. Du avslutter og lagrer det nye poststedet med å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Arbeidsgiverregister Merk: Denne funksjonen er ikke reversibel. Det vil si at du ikke kan angre denne handlingen når den først er fullført. Det er mulig å slå sammen arbeidsgivere i WinMed ved eventuell flerregistrering av samme arbeidsgiver. I eksempelet på bildet under er Legedata AS registrert med to forskjellige adresser og derfor skal disse slås sammen: Alt+L Alt+E Du velger først den arbeidsgiveren du vil beholde, og flytter denne til feltet Original. Det gjøres ved å klikke på <Legg til> eller trykke Alt + L. Dette er arbeidsgiveren dataene fra de andre registrerte arbeidsgiverne blir overflyttet til. Arbeidsgiverne som er like/dubletter med den som er definert som original, skal legges i vinduet for Dubletter. Det gjøres ved å klikke på <Legg til> eller trykke Alt + E. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UFUil 7

Pasientregister og sykmeldingsregister osv vil bli oppdatert etter sammenslåingen. Avslutt med å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Endre arbeidsgiver-/firmainformasjon Alt+D Det er mulig å endre på arbeidsgiver-/firmainformasjon i WinMed Admin. Ved å først markere arbeidsgiver/firma og deretter klikke på <Endre> eller trykke Alt + D, så kommer du til skjermbildet der det er mulig å foreta ønskelige forandringer: I skjermbildet er det informasjon om antall pasienter som har valgt arbeidsgiver. Vær oppmerksom på at endringer som foretas i dette skjermbildet gjelder for alle pasienter med denne arbeidsgiveren. I eksemplet over skal det legges til adresse, og denne endringen gjelder for dette firmaets ansatte: Avslutt og lagre med å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Varekatalog Denne funksjonene gir deg en oversikt over aktuelle medikamenters pakninger (varenr., medikamenttype, styrke og antall). Funksjonen gir muligheten til å slette medikamenter fra Varekatalogen. Aktuelt i tilfeller der medikamenter er gått ut av katalogen: 8 Menyvalget UFUil WinMed Allmenn Brukerveiledning

Reorganisering Reorganisere databasen i WinMed Du kan oppleve at WinMed begynner å gå tregt. Denne tregheten kan inntreffe når det er lenge siden du reorganiserte databasen i WinMed. NB! Det anbefales å reorganisere databasen minst èn gang i måneden, men gjerne hver uke eller 14. dag. Gjennomføre reorganiseringen Skjermbildet for databasereorganisering ser slik ut: Alt+S Før du gjennomfører reorganiseringen av databasene, så er det viktig at alle brukerne er logget ut av systemet. Denne meldingen står uthevet med sorte bokstaver. Før du reorgainserer databasene, er det fornuftig å sjekke databasene og sjekke om det er feil i noen av disse. Ved å klikke på <Test og reparer feil> tester du først databasene, og reparerer eventuelle feil samtidig. Du gjennomfører reorganisering av databasene ved å klikke på <Start reorganisering> eller trykke Alt+S. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UFUil 9

Avkryssingsboksene i reorganiseringen av databasene I skjermbildet er det to avkryssingsbokser der du først velger om du ønsker å gjenoppbygge indekser. Det er viktig å gjenoppbygge indeksene i databasene med jevne mellomrom for at WinMed skal fungere raskt. Deretter kan du avgjøre om du vil avslutte admin etter reorganiseringen er ferdig. Det er viktig at du avslutter admin for at sikkerhetskopieringen skal gå som normalt. Det er viktig å krysse av for Avslutt admin etter at reorganiseringen er ferdig dersom reorganiseringen vil ta lang tid og du setter i gang reorganiseringen før du skal gå hjem for dagen. Sjekk loggfil Oversikt over systemets loggfil Alle loggingsforsøk registreres i systemet. Disse er tilgjengelig i dette skjermbildet: Det er mulig å filtrere dette skjermbildet slik at man kan se spesifikk aktivitet for den enkelte bruker. Filtreringen gjøres i nedtrekksfeltene oppe til venstre i skjermbildet. I loggfilen får du informasjon om: dato og klokkeslett for inn- og utlogging av programmet for samtlige brukere, 10 Menyvalget UFUil WinMed Allmenn Brukerveiledning

dato og klokkeslett inn og ut av admin, dato og klokkeslett for reorganiseringer av databasene, dato og klokkeslett for sammenslåing av dobbeltregistrerte pasienter, om pålogginger med galt passord og om endret adgangstillatelse. Alt+L Du får opp oversikten over loggen ved å klikke på <Vis innhold i loggfil> eller trykke Alt + L i skjermbildet Database reorganisering. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UFUil 11

Nedtrekksfeltene for Signaturer og Informasjon Du kan definere hvilken loggfil du ønsker å se for den enkelte eller alle brukerne i nedtrekksfeltene Signatur og Informasjon : I dette bildet er nedtrekksfeltet for Signaturer velger du loggfilen til alle brukerne eller til kun èn bruker. Tilsvarende prinsipp gjelder for nedtrekksfeltet Informasjon. Alt+S Slette tre måneder gammel logg Når du har brukt WinMed i lengere periode, og/eller har mange brukere, så blir loggen lang. Det kan være informasjon som ikke lenger har noen verdi. For å rydde opp i loggen har du mulighet til å slette tre måneder gammel logg. Det gjør du ved å klikke på <Slett 3 måneder gammel logg> eller trykke Alt+S. Du kommer i dette skjermbildet: I dette skjermbildet er informasjon om hva som er gjort i WinMed oppført. Denne filen tar stor plass og derfor har du mulighet til å slette tre måneder gammel logg. Du får dette spørsmålet: 12 Menyvalget UFUil WinMed Allmenn Brukerveiledning

Videre får du dette spørsmålet: En forutsetning for å komprimere loggen nyere enn tre måneder for å spare plass, er at samtlige brukere av systemet er logget av nettet. Du sparer plass på disken ved å komprimere loggfilen. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UFUil 13

Menyvalget Brukere Ny/endre brukere WinMed-brukere I denne delen av WinMed skal du definere de forskjellige brukerne av programmet. I skjermbildet under skriver du inn nødvendig informasjon for den enkelte bruker: <Ny> Alt+N Du legger til nye brukere av WinMed ved å klikke på <Ny> eller trykke Alt+N i skjermbildet over. I skjermbildet er alle feltene åpne og klar til innføring av personalia. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UBUrukere 15

Avkrysningsboksene for registrering av ny bruker Det er viktig å krysse av for riktig brukertype. Definering av brukertype er avgjørende for hvilke rettigheter den registrerte brukeren får i pasientjournalene og andre skjermbilder. Der er også viktig å være oppmerksom på hvilke rettigheter medhjelperen skal ha hva gjelder å skrive ut resepter, om brukeren skal ha timebok, om vedkommendes bruker-id skal kunne benyttes av andre uten å skrive inn passord og om denne brukeren skal ha begrensede vindusfunksjoner. Vanligvis krysses det av for La medhjelper skrive ut resepter ol Lagre informasjonen på ny bruker Du lagrer informasjonen ved å klikke på <Lagre> eller trykke Alt+L. Bla-knappene Du kan bla deg frem til den ønsket WinMedbruker ved å benyttet deg av disse knappene. Knappene mot høyre går mot Å i alfabetet og pilene mot venstre mot A: : du blar deg til alfabetisk siste bruker registrert i systemet : du blar deg én bruker mot Å i systemet : du blar deg èn bruker tilbake mot A i systemet : du blar deg til alfabetisk første bruker registrert i systemet <Endre> Alt+L Du endrer personalia og brukerinformasjon på en WinMed bruker i den aktuelle WinMed brukerens personalia skjermbilde. Du lagrer den nye informasjonen ved å klikke på <Lagre> eller trykke Alt+L. 16 Menyvalget UBUrukere WinMed Allmenn Brukerveiledning

<Søk> Bak <Søk> har du mulighet til å søke etter ønsket bruker. Du fyller ut én eller flere felter i skjermbildet for å hente frem ønsket WinMed bruker. <Liste> I lista over brukerne har du mulighet til sette denne som aktiv eller ikke aktiv. Alt+I Alt+L Du får opp en liste over registrerte brukere ved å klikke på <Liste> eller trykke Alt+I. Sette bruker som aktiv/ikke aktiv I lista over brukere har du muligheten til å registrere den enkelte bruker som aktiv eller ikke aktiv. Trykknappen som innledes med Merk bruker som: vil skifte funksjon etter som den markerte bruker er aktiv eller ikke. Hurtigtasten for denne funksjonen er Alt+V uavhengig om brukeren er aktiv eller ikke. Det er også mulig å sortere brukerlista alfabetisk, etter hvilken tittel brukeren har eller etter alfabetisk signatur. Velger du sortering etter brukertype, så vil legene komme først i lista og deretter medhjelper og sekretær. Ved å dobbelklikke på et brukernavn i listen, vil du komme inn i vedkommendes registreringsbilde. Parallelljournal En brukergruppe kan inneholde en eller flere brukere (se Brukergrupper på side 20). I tillegg kan en bruker som tilhører en brukergruppe også bruke parallelljournal. Da vil denne brukeren av systemet selv kunne lese det journalnotatet han/hun har skrevet, eventuelt det andre definert i samme gruppe har skrevet. Således begrenses innsyn i journalnotater. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UBUrukere 17

Om en bruker skal ha parallelljournal, defineres i Ny/endre brukere på side 15. Du krysser av for avkryssingsboksen Parallellournal i skjermbildet: Kryss av for parallelljournal her: Eksempel Det lages en brukergruppe som kalles Medhjelpere. I denne brukergruppen legges alle medhjelpere inn som medlemmer (signaturene SS, TS og KN). I tillegg avgrenses tilgangen til brukerne parallelljournalen gjelder for; SS og KN, og setter kryss for at de skal bruke parallelljournal. SS og KN vil nå kun kunne lese de journalnotatene som SS, KN og TS har skrevet. TS vil kunne lese alle journalnotat fordi vedkommende ikke skal bruke parallelljournal. Set adgang/adgangskontroll Denne funskjonen gir mulighet til å gå inn å definere hvilke rettigheter og tilgang den enkelte bruker av systemet skal ha. I utgangspunktet er det satt ulike rettigheter til systemet ut fra hvilken brukertype den enkelte bruker er definert som. Adgangskontroll for brukerne Du kommer til skjermbildet under ved å klikke på knappen Adgang i hovedmenyen, eller velge menyvalget Brukere og deretter Set adgang. Du definerer hvilke skjermbilder de ulike brukerne skal ha adgang til i skjermbildet Adgangskontroll. I utgangspunktet vil brukeren ha adgang etter hvilken brukertype brukeren er registrert som. Men du har muligheten til å overstyre det ved å benytte skjermbildets avkryssingsbokser og trykknapper: 18 Menyvalget UBUrukere WinMed Allmenn Brukerveiledning

Adgangskontroll og valg av bruker Du velger hvilken bruker du skal definere adgangskontrollen for i nedtrekksfeltet i adgangskontrollbildet. Sett status på brukeren I avkryssingsboksene under nedtrekksfeltet velger du status for brukeren, samt om brukeren er aktiv eller ikke; Sett adgangsnivå for skjermbildene Du velger adgang for de ulike skjermbildene ved å enten markere det aktuelle skjermbildet og deretter sette adgangsstatus, eller ved å eventuelt sette status for samtlige skjermbilder: Du definerer adgangen for skjermbildet/-ene enten ved å klikke på knappene/avkrysningsboksene, eller ved å trykke Alt+understreket bokstav. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UBUrukere 19

Brukergrupper Hva er en brukergruppe? Ved et legesenter kan det være ulike profesjoner knyttet til samme senter, for eksempel kan det være både allmennleger og gynekologer ved samme senter. For å holde pasientjournaler adskilt, så kan leger med pasienter til GU holde disse journalene adskilt fra resten av senteret og andre brukeres innsyn (som ikke er definert som en i denne gruppen). Definere ny brukergruppe Du definerer ny brukergruppe ved å klikke på <Ny> eller trykker Alt + N du kommer inn i dette skjermbildet: I feltet for navn skriver du inn navnet du ønsker brukergruppen skal hete, og deretter gir du en kort beskrivelse av brukergruppen. Under disse feltene er skjermbildet delt i to, der vinduet til høyre er brukere tilknyttet systemet. Ved å dobbeltklikke på brukere som skal defineres i ny brukergruppe, vil disse føres over i høyre vindu som viser brukere som inngår i ny brukergruppe. Et eksempel på hvordan et vindu med definerte brukergrupper kan se ut: Endre brukergruppe Du kan endre brukergruppe ved å først å markere brukergruppen du ønsker å endre og deretter å klikke på <Endre> eller trykk Alt+E. Du avslutter og lagrer ved å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. 20 Menyvalget UBUrukere WinMed Allmenn Brukerveiledning

Slette brukergruppe Du kan slette en brukergruppe ved først å markere brukergruppen du ønsker å slette og deretter å klikke <Slette> eller trykke Alt+S. Du avslutter og lagrer ved å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Registrere navn på legesenteret Registrering Du registrerer informasjon på legesenteret ved å enten trykke på knappen i WinMed Admins hovedmeny, eller ved å velge menyvalget Brukere > Legesenter. Informasjonen i dette skjermbildet kopieres til hver ny bruker som registreres. Du registrerer navn, adresse, postnummer, telefon- og telefaksnummer på legesenteret ved å fylle ut dette skjermbildet.: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UBUrukere 21

Menyvalget Oppsett Innledning Menyvalget gir disse funksjonene nærmere foklart i fortsettelsen av kapitlet: Skjermsperre I følge lov om bruk av elektroniske pasientjournaler, skal skjermen og systemet automatisk låses/sperres etter 15 minutter. Dette menyvalget gir brukerne mulighet til å definere systemet slik at skjermsperre automatisk startes etter inaktivitet etter et brukerangitt antall minutter definert i skjermbildet under. Brukerne kan selv overstyre denne tiden i WinMed: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UOUppsett 23

Avkryssningsboksen Skjermsperre aktiv for alle brukere Ved å krysse av for dette valget, setter du automatisk i gang skjermsperre for samtlige brukere etter et definert antall minutter. Brukerne kan selv overstyre denne tiden i WinMed. Skjema Valg av skjema Du velger skjema fra Oppsett-Skjema : I denne delen av WinMed Admin definerer du de ulike skjemaene du ønsker å benytte ved ditt legesenter. De fem første du velger vil være tilgjengelig som hurtigvalg i pasientbildet. Først velger du hvilken skjemagruppe du ønsker å jobbe med. Du klikker på aktuell skjemagruppe, eller trykker Alt+understreket bokstav. 24 Menyvalget UOUppsett WinMed Allmenn Brukerveiledning

Definere skjema Listen til venstre i skjermbildet viser alle tilgjengelige skjema i den valgte skjemagruppen. Det er fra disse listene du velger hvilke skjema som skal inngå i skjemaregisteret for ditt legesenter. Defineringsprosedyre for skjema De ulike skjemagruppene har den samme defineringsprosedyren. Du velger aktuelt skjema i vinduet Skjema ved å dobbeltklikke eller benytte piltastene og enter. De valgte skjemaene vil da legge seg over i vinduet Valgte skjema. Standardskjema for skjemagruppen Det skjema som benyttes oftest ved ditt legesenter vil det være fornuftig å sette som standardskjema. Det vil si at det er dette som automatisk skrives ut når du genererer utskrift i denne skjemagruppen. Legge til takst til valgt skjema Du registrerer takst for det valgte skjema i innskrivingsfeltet under skjemavinduet ved at du først markerer det aktuelle skjemaet i det venstre vinduet og deretter skriver inn taksten for dette skjemaet: Legge til tilleggshonorar til valgt skjema Du kan registrere tilleggshonorar til det valgte skjema ved å skrive inn beløpet i feltet som er avbildet under. Beløpet vil automatisk komme med i regnskapet for pasienten det jobbes med: Legge til for forbruksmateriell til valgt skjema Du kan registere beløp for forbruksmateriell som automatisk påføres regnskapet for denne pasienten ved bruk av valgt skjema. Du registrerer beløpet i feltet under: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UOUppsett 25

Andre skjema Skjema som det ikke er trykknapp for i Oppsett-skjema er listet opp under trykknappen Andre skjema. Fra dette skjermbildet velger du skjemagruppe du ønsker å definere for ditt legesenter: Nederst i skjermbildet er det et felt der WinMed oppfører hva som er satt som standardskjema for den markerte gruppen i skjemalista. Alt+E <Editér gruppe> Du kan definere skjema fra lista Skjemagrupper ved å klikke på <Editér gruppe> eller trykke Alt+E. Du definerer skjema på vanlig måte. i skjermbildet under: Se kapittel Definere skjema på side 25 for fremgangsmåten for å definere skjema for WinMed på ditt legesenter. 26 Menyvalget UOUppsett WinMed Allmenn Brukerveiledning

Importer skjema Er dokumentert i avsnittet Fremgangsmåten for import av filer på side 4. Helligdager Definering av helligdager Det er mulig å legge inn helligdager i WinMed. Slik vil WinMed holde systemet oppdatert i forhold til årets helligdager. Du er i dette skjermbildet: Ved nyinnstallering er bevegelige helligdager oppdatert til et par år fremover i tid. Legge til/endre helligdag Når du velger å legge til en ny eller endre på en allerede definert helligdag, så vil vinduet over de redigerte helligdagene tones ned til en gråfarge og feltene for dato og kommentar være klare til innskriving. Du må krysse av/på for å registrere denne helligdagen som fast eller ikke. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UOUppsett 27

Adminpassord Forandre Adminpassord Det vil være naturlig å skifte passord etter en tids drift og du forandrer passordet i skjermbildet under; Alt+B Du lagrer Bekreftet nytt passord ved å klikke på <Bytt passord> eller trykke Alt+B. y2k I feltet i bildet under velger du et siffer for det WinMed kaller for y2k-rollover. I eksemplet under er det valgt 5. Da vil alle datoer som ender med årstall mindre eller lik 05, skrives til xx.xx.2005 (altså årstallet settes til 20xx). Skriver du da inn en dato som ender med årstall høyere enn angitt i bildet under, vil systemet tolke datoens arstall til xx.xx.199x, for eksempel dato som ender på 06, vil bli xx.xx.1996. Men: Skrives datoen med fullt årstall, for eksempel 01.01.2006, blir den selvsagt stående som angitt. På denne måten vet du når du må skrive inn hele årstallet (for at WinMed skal forstå). Sette engangsbeløp på frikort Her setter du beløpet som skal stå på egenandelskortet til pasienten. Beløpet justeres hvert år, og ved å skrive inn nytt beløp her, oppdateres dette skjemaet automatisk. 28 Menyvalget UOUppsett WinMed Allmenn Brukerveiledning

Du får følgende spørsmål etter endring av beløpet: Du avslutter og lagrer ved å klikke på <Ja> eller trykke Alt+J. Du angrer handlingen ved å å klikke på <Nei> eller trykke Alt+N. Timere Hva er Timere Timere er laget for at brukere lett kan logges ut av systemet for at man skal kunne gjennomføre oppdrag i systemet som blant annet Reorganisere databasen og ta Back Up av dataområdet. Timeren er således en automatisk nedtelling før systemet er satt til å logge ut brukerne av systemet. Når dette skjer blir databasene lukket på normal måte (dermed unngår man at eventuell backup ikke blir komplett). Meldingen som skrives øverst i bildet er tilgjengelig for brukeren når vedkommende blir logget ut. Det er også mulig å gi brukeren en tidsfrist før utlogging. Brukeren får da en melding når utloggingsordren blir gitt, og inntil 2 nye meldinger underveis (avhengig av fristen som er gitt) om hvor lang tid han har før utloggingen automatisk settes i gang. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UOUppsett 29

Skru av Timer funksjonen Hele denne funksjonen kan skrus av fra det samme bildet. Dersom krysset for Ikke bruk Idleloop.fll er satt, vil ikke biblioteket som er nødvendig for denne funksjonen lastes. Du skrur av funksjonen i denne delen av skjermbildet ved å krysse av i avkrysningsboksen: Sende melding til brukerne av systemet Denne funksjonen er ment til å sende melding om at periodiske oppdrag (Back Up og Reorganisering) er i ferd med å bli gjennomført. Du kan benytte øverste del av skjermbildet for å sende meldinger: Meldingen skrives inn i vinduet, og sendes ved å klikke <Send> eller å trykke Alt+S. Logg ut alle brukere Denne delen skjermbildet er delt i tre deler: Gi brukerne XX minutter på å logge seg ut! Denne funksjonen angir hvor lang tid brukerne har til å logge seg ut etter første påminnelse. Dersom du ikke angir et gitt antall minutter her, får ikke brukerne tid til utlogging. Du vil da få denne meldingen: 30 Menyvalget UOUppsett WinMed Allmenn Brukerveiledning

Du godtar med <Ok> og avbryter kommandoen med <Avbryt>. Logg ut alle brukere Denne delen vil logge systemets brukere ut ved et brukerdefinert klokkeslett og dato i avkryssingsboksene for Hver gang og Neste gang, mens avkryssingsboksen for Om gjelder utlogging om xx brukervalgte minutter. I alle tilfellene vil brukerne få beskjed 5 og 2 minutter før automatisk utlogging. Brukerne kan ikke overstyre denne komandoen, de vil altså logges ut uansett om dette er ønskelig eller ikke. Det kan derfor være fornuftig å melde fra om dette, enten ved systemets elektroniske meldingsservice eller muntlig. Sperr for pålogging Denne avkryssingsboksen hindrer brukere å logge seg på igjen etter at systemet har logget påloggete brukere ut av systemet. Slik det er angitt i utdraget over, er det mulig å sende en melding til brukerne i forhold til den utloggingen som foretas. Denne meldingen vil således være med sammen med påminnelsene 5 og 2 minutter før utlogging, samt ved forsøk på ny innlogging straks etter utlogging. For å slette sperring, må du først markere ønsket oppdrag og deretter slette oppdraget ved å klikke på <Slett> eller trykke Alt+S. Dette gjøres i bildet det er utdrag i avsnittet under. Innlagte hendelser I bildet under føres innlagte hendelser opp etter at hendelsene er definert i logg ut alle brukere. Innlagte hendelser er det samme som faste oppdrag. Faste oppdrag slettes ved først å markere ønsket oppdrag og deretter ved å klikke på <Slett> eller trykke Alt+S. Legevakt Det finnes en egen Legevaktmodul i WinMed beregnet på de legekontorene/- stedene som kun er legevaktsentraler. For å aktivere denne modulen, må man inn WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UOUppsett 31

i dette oppsettet og krysse av for at man er Legevakt. De fleste legevakter opererer med mange leger som er tilknyttet vakttjenesten, men som kun har vakt enkelte dager i måneden. Det er derfor ønskelig å samle alle henvendelser i en standard timebok. Dersom man ønsker å benytte standard timebok, settes det et kryss for dette, og man angir initialene til den aktuelle timeboken. Det kan være lurt å opprette en egen timebokbruker først i Bruker, se Ny/endre brukere på side 15. dersom du krysser av for Bruk Legevaktkonsutasjon, vil legene få et eget konsultasjonsbilde når de henter pasienten. For medhjelpere vil F8-tasten bli aktiv inne i hovedbildet under pasient i WinMed. 32 Menyvalget UOUppsett WinMed Allmenn Brukerveiledning

Dobbeltregistrering av pasienter Merk: Denne funksjonen er ikke reversibel. Det vil si at du ikke kan angre denne handlingen når den først er fullført. I WinMed er det mulig å slå sammen dobbeltregistrerte pasienter. Det gjøres fra skjermbildet under: Alt+B Alt+E Alt+U Du legger inn personalia på pasienten slik det er registrert i begge tilfellene områdene Pasient 1 og Pasient 2. Deretter beholder du ønsket pasient ved å klikke på <Behold pasient 1> eller <Behold pasient 2>, eller trykker Alt+B for pasient 1 eller Alt+E for pasient 2. Deretter foretar du sammenslåingen ved å klikke på <Utfør> eller trykker Alt+U. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UOUppsett 33

Menyvalget Regnskap Innhold Menyen gir deg følgende valg: Denne menyen gir mulighet til å definere ulike parametere i forhold til regnskapet i WinMed. Takster Generelt Denne delen av programmet bør brukes med stor forsiktighet. Profdoc Norge AS sender nye takster når disse er klare fra Rikstrygdeverket. Forandre takster Takstbildet er delt inn i forskjellige områder: hovedgrupper, undergrupper, takster med beskrivelse, info og ulovlige kombinasjoner. Når du velger en hovedtakstgruppe, så vil undergruppene og tilhørende takster automatisk komme til syne i de respektive vinduene. I eksemplet under ser du hovedgruppen Konsultasjon, og dermed også tilhørende undergruppe og takster: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget URUegnskap 35

Hovedgruppe Du velger hovedgruppe ved å markerer denne fra rullefeltet Se Forandre takster å side 35. Undergruppetakster Undergruppene til de respektive hovedgruppene vil automatisk komme til syne i vinduet. Se Forandre takster å side 35. Takster og beskrivelser For de fleste takstene du velger vil det komme en beskrivelse for hva denne taksten inneholder. Se Forandre takster å side 35. 36 Menyvalget URUegnskap WinMed Allmenn Brukerveiledning

Infofeltet I informasjonsfeltet skriver du inn nødvendig informasjon, samt krysser av/for nattakst og/eller takstovervåkning. Det er viktig å merke seg feltet for gyldighetsdatoer da disse datoene er viktig med tanke på tilbakedateringer av regningskort. Én og samme takst kan altså være oppført flere steder, men med ulike gyldighetsdatoer. Disse datoene vil automatisk ajourføre seg når det registreres nye takster. Se Forandre takster å side 35. Legge til ny takst Du legger til ny takst ved å fylle ut feltene i informasjonsfeltet og deretter avslutte registreringen med å klikke på <Lagre> eller trykke Alt+L; Kopiere ny takst Du kan kopiere takster og legge til ny nødvendig informasjon ved å klikke på <Ny takst> eller trykke Alt+N. Du fyller inn aktuell informasjon og klikker på <Lagre> eller trykker Alt+L for å lagre den kopierte taksten. Legge til/fjerne ulovlige takster Du legger til og fjerner ulovlige takster ved å benytte trykknappene tilhørende dette feltet, eventuelt benytter Alt+understreket bokstav for legge til eller fjerne taksten. NB! Du bør normalt ikke endre egenandel da refusjoner for eksempel knyttet til frikort, gravide etc. bruker dette feltet. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget URUegnskap 37

Takstovervåking Denne funksjonen i WinMed holder oversikt over takster som kun kan benyttes et begrenset antall ganger pr pasient innenfor en periode. Du legger selv inn hvilke takster du vil legge inn som overvåkte takster. Du definerer hvilke takster som skal overvåkes i dette skjermbildet: Denne delen av programmet bør brukes med stor forsiktighet. Profdoc AS sender nye takster når disse er klare fra Rikstrygdeverket. Du dobbelklikker på aktuell takst i vinduet Takster for å overføre taksten til vinduet Overvåkte takster. Med tastaturet benytter du piltastene og deretter enter for å overføre. Samletakster/takstalias Begrepene samletakst og takstalias Samletakst og takstalias er synonyme begerper i WinMed og benyttes for eksempel under gynekologisk test som genererer flere takster. Denne prøven kan defineres som samletakst. Takstene vil da automatisk føres opp på regningskortet. Samletakster vil være tilgjengelige for alle brukere i pasientregningskortet. Navnet på samletaksten og hvilke takster som inngår i denne defineres i skjermbildet Oppsett av samletakst/takstalias: 38 Menyvalget URUegnskap WinMed Allmenn Brukerveiledning

Navn på samletakst Du skriver inn navnet på den samletaksten du ønsker å definere. Det gjør du i dette feltet. Se mer om Takster på side 35. Du kommer til dette feltet ved å bruke musen og klikke deg inn i feltet, eller benytte piltastene eller Tab-tasten. Det er viktig at navnet på samletaksten begynner med bokstav, men ikke bokstaven L og påfølgende tall, som for eksempel L90. Årsaken til dette er at L-kombinasjonene benyttes som fastlagte enkelttakster. Legge de enkelte takstene inn i samletaksten Du legger inn RTV-takstene som inngår i samletaksten i innskrivingsfeltet Ny takst som er plassert under innskrivingsfeltet for Samletakst : Du kommer til dette feltet ved å bruke musen og klikke deg inn i feltet, eller benytte piltastene eller Tab-tasten. Takstene du skriver inn legger seg i vinduet under vinduet for takster: Les mer om Takster på side 35. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget URUegnskap 39

Legge til tilleggshonorar, forbruksmateriell, ekstra tekst på giro og medisiner På tilsvarende måte som over legger du til tilleggshonorar, forbruksmateriell og ekstra tekst på giro. Definere girotekst Sett inn dato, fakturanummer, pasientens navn, klokkeslett og lege Du skriver inn teksten du ønsker skal være med på giroen i dette skjermbildet: I rammen Sett inn er det trykknapper for hver del du ønsker å ha med i giroteksten: Dato, Fakturanummer, Pasientens navn, Klokkeslett og Lege. Alle disse feltene skrives inn med en klamme rundt sitt kategori. Dette medfører at WinMed automatisk setter inn legens navn, dagens dato, fakturanummer, klokkeslett og forfall for betaling av giroen. Du skriver først inn ønsket tekst, og deretter setter du inn Dato, Fakturanummer, Pasientens navn, Klokkeslett og Lege der du ønsker dette skal settes inn på giroen. I eksemplet over er det satt inn Egenandel konsultasjon, Fakturanr. og Forfall som brødtekst. Deretter er markøren satt der de ønsker å sette inn Dato, Fakturanummer, Pasientens navn, Klokkeslett og Lege. 40 Menyvalget URUegnskap WinMed Allmenn Brukerveiledning

Gebyr og forfall Du kan sette opp en standard giro med gebyr, purrebeløp og standardtid for forfall ferdig utfylt: Du avslutter og lagrer ved å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Regningsgrupper Regningsgruppe og betalingsmottagere Denne delen av regnskapet henger nøye sammen med Betalingsmottagere på side 42, fordi hver regningsgruppe skal ha sin betalingsmottager. Betalingsmottagerne kobles opp mot regningsgruppen, og derfor struktureres rekkefølgen av disse underkapitlene på denne måten. Du registrerer regningsgruppene i dette skjermbildet: Ny regningsgruppe Alt+N Du lager ny regningsgruppe ved å klikke på <Ny> eller trykke Alt+N. I skjermbildet registrerer du navnet og eventuelt kommentar: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget URUegnskap 41

Ny kommentar Ny kommentar skrives inn i tilsvarende skjermbildet som det over, men det er valgt en registrert regningsgruppe. I bildet under er regningsgruppen legevakt valgt og markøren står klar i kommentarfeltet: Betalingsmottager for regningsgruppen Betalingsmottageren for markert regningsgruppe står oppført i nedtrekksfeltet nede i skjermbildet: I dette eksemplet er Innlogget lege betalingsmottager for markert regningsgruppe. Betalingsmotagerlisten er definert i skjermbilde over Betalingsmotagere. Betalingsmottagere Du kan koble de ulike regningsgruppene opp mot andre betalingsmottagere enn den legen som utførte konsultasjonen. I skjermbildet under registrerer du eller endrer personalia på betalingsmottagerne registrert i WinMed. 42 Menyvalget URUegnskap WinMed Allmenn Brukerveiledning

Registrere ny betalingsmottager Ved registrering av ny betalingsmottager, så står markøren klar i innskrivingsfeltet for Navn nede i skjermbildet: Alt+L Du fyller inn personalia og bankgiro og/eller postgiro og deretter lagrer du personalia på den nyregistrerte betalingsmottageren ved å klikke på <Lagre> eller trykke Alt+L. Endre personalia på betalingsmottager Prosedyren for å endre personalia eller bank-/postgiro er tilsvarende prosedyren for å lagre personalia på ny betalingsmottager. Du gjør de aktuelle endringene og lagrer den nye informasjonen ved å klikke på <Lagre> eller trykke Alt+L. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget URUegnskap 43

Fastlegeoppsett Kun for legesentra som er med i fastlegeordningen Dette underkapitlet er kun interessant for legesentra som er med i fastlegeordningen. I det følgende dokumenteres hvordan de ulike funksjonene stilles inn og hvilke parametere som skal være med. Strukturen i skjermbildet Du skal i dette skjermbildet sette opp en del parametere, men først og fremst må du krysse av for at ditt legesenter er fastlegesenter. Fordi dette er et prøveprosjekt, så er denne innstillingen slått av som standardinnstilling du må altså gå inn og definere legesenteret som fastlegesenter. Dette gjør du oppe til venstre i skjermbildet: Skjermbildet er organisert inn i Fastlegekommune og Lese inn listepasienter : Registrere fylke og kommune for legesenteret I denne delen registrerer du fylke og kommune for legesenteret: I denne delen av skjermbildet er det to nedtrekksfelt som inneholder henholdsvis overikten over fylkene og kommunene i Norge. Du registrerer fylke og kommune ved å markere fylke og kommune i de tilhørende nedtrekksfelt. 44 Menyvalget URUegnskap WinMed Allmenn Brukerveiledning

Du krysser av for om du ønsker at fastlegepasientene skal vises med stjerne i pasientoversikten. Slik er det oversiktlig hvem som tilhører ordningen og hvem som ikke er fastlegepasient. Lese inn diskett fra trygdekontoret Du krysser av for en del innstillinger før disketten fra trygdekontoret leses inn av WinMed. Disse innstillingene gjør du i den delen av skjermbildet som kalles Lese inn listepasienter. Innstillingene gjøres via avkryssingsbokser. Prosedyrene for bruk av avkryssingsbokser står nærmere beskrevet i hovedmanualen: Først må du definere hvilken lege listepasientene skal leses inn for. Det gjøres i nedtrekksfeltet. Deretter krysser du av for om alle pasientene skal leses inn, eller om tilganger/avganger skal leses inn. Så velger du hva WinMed skal lese inn i de tre siste avkryssingsboksene. Du har muligheten til å skrive ut tilganger/avganger via trykknappen nederst i skjermbildet etter du har lest inn listepasientene. Innlesing fra filnavn I nedtrekksfeltet for Filnavn har du muligheten til å omdefinere hvor WinMed skal lese inn filene fra. I de aller fleste tilfellene er forslagene til fildestinasjon riktige. Dersom de ikke er riktige, så må du gå via <Bla gjennom>. Prosedyrene for å hente filnavn i skjermbildet under i er tilsvarende den som er forklart i Feil! Fant ikke referansekilden. på side Feil! Bokmerke er ikke definert.: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget URUegnskap 45

Kortterminal Denne funksjonen utføres med personell fra Telenor POS. Telenor vil installere egen programvare som kobles opp mot WinMed. Personell fra Profdoc Norge AS avdeling WinMed vil bistå installeringen. Ønsker du likevel en brukerveiledning til denne tjenseten, ber vi Dere vennligst ta kontakt med Profdoc Norge AS. 46 Menyvalget URUegnskap WinMed Allmenn Brukerveiledning

Menyvalget Prøver Prøveregister Bak valget Prøveregister får du opp dette skjermbildet: Prøveregisteret gir en oversikt over definerte prøver, først angitt med prøvens navn og deretter gruppen den tilhører. Oversikten kan filtreres ved å krysse av for ønsket valg i avkryssningsboksene i rammen Vis nede til høyre i skjermbildet. Registrere ny prøve Alt+N Du registrerer ny prøve ved å klikke på <Ny> eller trykke Alt+N. I dette skjermbildet legger du inn nødvendig informasjon på den prøven som defineres: WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UPUrøver 47

Kryss av dersom du vil WinMed skal sjekke mot prøvens referanseområde. Legg inn referanseområde via Min og Maks, eller som fritekst i boksen Referanseverdi Du skriver inn prøvens navn og setter den i tilhørende gruppe. Du kan gi prøven en beskrivelse, men ikke lengere enn innskrivingsfeltets størrelse/lengde. Videre skiver du inn takstkode, tilleggshonorar og forbruksmateriell. Sjekk mot referanseområde WinMed sjekker prøvesvarene opp mot definerte minimums- og maksimumsverdier for prøvesvarene. Det vil si at svarene sjekkes mot verdiene. Er svarene under minimumsverdi eller over maksimumsverdi, vil prøvene registreres med Ja i feltet Pat. (svaret er patologisk) og med * i labarket. Referanseverdi Dersom du legger inn referanseverdier, vil disse vises i labbildet inne på pasienten. Endre på registrert prøve Prosedyren for å endre en prøve som er registrert i prøveregisteret er meget lik prosedyren for å registrere ny prøve. Forskjellen ligger i at du først markerer prøven som skal endres. Prosedyren skjer i tilsvarende skjermbilde. Prøver som tidligere har vært lokal/ekstern kan justers om i skjermbildet Endre prøve. Det gjøres via avkryssingsboksene nede i skjermbildet: 48 Menyvalget UPUrøver WinMed Allmenn Brukerveiledning

Legge til eller endre WinMedkode WinMedkoden er viktig å definere i forbindelse med bruk av analyseapparater. Denne koden er bindeleddet mellom WinMed, analysemaskinen og tilhørende skjermbilder. For mer informasjon kontakt Profdoc Norge AS. Lokale prøver Definere lokale prøver I denne delen av Adminprogrammet definerer du lokale prøver for legesenteret. Du får opp en liste over de lokale prøvene som er definert. I skjermbildet er det knapper for å legge til ny lokal prøve, samt å endre på allerede definerte prøver eller fjerne definerte prøver: Legge til ny lokal prøve Alt+N Du kommer til skjermbildet på neste side ved å klikke på <Ny> eller trykke Alt+N. I dette skjermbildet skriver du enten prøvenavnet direkte inn eller dobbelklikker/trykker enter på markert prøve i vinduet Definerte prøver. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UPUrøver 49

Den valgte prøven legger seg over i feltet Prøvenavn. Benevning og gruppe er felter med tilhørende nedtrekkslister som inneholder alternativer til benevninger og grupper. Merk: Det er ikke mulig å legge inn WinMed-kode i dette skjermbildet. Dette kan kun gjøres via menyvalget Registrere ny prøve på side 47. Legge prøve til samleprøver direkte fra Lokale prøver knappen Det er mulig å legge til en prøve inn i samleprøver direkte fra skjermbildet der du legger til lokale prøver. Dette gjør du fra nedre del av skjermbildet. Prosedyren for dette er tilsvarende den som er beskrevet over. Prøven du legger til vil automatisk legge seg i valgt samleprøve. Denne listen er tilgjengelig bak knappen Samleprøver. Endre definerte prøver Alt+E Du endrer på definerte prøver ved klikke på <Endre> eller trykke Alt+E. Du kommer inn i registreringsskjermbildet for den prøven du ønsker å endre. Når du skal endre på den aktuelle prøven, så følger du samme prosedyre som beskrevet tidligere. Merk: Det er ikke mulig å endre WinMed-kode i dette skjermbildet. Dette kan kun gjøres via menyvalget Registrere ny prøve på side 47. Eksterne prøver Hva er en ekstern prøve? Prøver som ikke kan analyseres ved legesenteret og som sendes til laboratorium, kalles i WinMed for eksterne prøver. 50 Menyvalget UPUrøver WinMed Allmenn Brukerveiledning

Definere eksterne prøver Du kan definerer prøvene du tar som skal sendes til annet laboratorium for analyse. Du kan senere hente disse frem i skjermbildet der du rekvirerer prøver. Du definerer eksterne prøver i dette skjermbildet ved å dobbeltklikke på aktuell prøve fra Prøveregister WinMed eller markerer aktuell prøve og deretter trykke enter. Samleprøver Lage ny samleprøve Før du skal lage en ny samleprøve, så er du i dette skjermbildet: Du kan definere egne samleprøver i WinMed ved skrive inn navnet på samleprøven og eventuelt en beskrivelse på denne. Deretter velger du aktuelle prøver fra vinduet Prøver som ikke inngår. Du lagrer samleprøven ved å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UPUrøver 51

Velg ønskete prøver du ønsker skal være med i samleprøven fra høyre vindu til venstre vindu. Endre på definert samleprøve Forskjellen på denne prosedyren og prosedyren for å definere ny samleprøve er at du her kommer inn i en allerede definert samleprøve. Det vil si at du her først må markere den samleprøven du ønsker å gi ny informasjon. Avslutt med å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. 52 Menyvalget UPUrøver WinMed Allmenn Brukerveiledning

Slå sammen prøver Merk: Denne funksjonen er ikke reversibel. Det vil si at du ikke kan angre denne handlingen når den først er fullført. Du kan slå sammen prøver i skjermbildet under: Modemoverføring Denne funskjonen kan sammenlignes med funksjonen der du slår sammen arbeidsgivere. Denne funksjonen er gjengitt Dobbeltregistrering av pasienter på side 33. Du velger først hvilken prøve du vil bevare, og deretter legger du til de prøvene som skal slås sammen med denne. Disse legger du i bildet Dubletter. Innledning Dette rullegardinvalget er delt inn i tre undervalg, nemlig Redigere rekvirentkoder, Vis koblingstabell og Kommunikasjonspertnere.: Redigere rekvirentkoder Dette skjermbildet gir deg muligheten til å registrere ny rekvirentkode, samt slette tidligere rekvirentkoder. Sistnevnte mulighet er spesielt interessant når legesenteret får inn en vikar eller når en lege slutter på senteret. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UPUrøver 53

Legge inn ny rekvirentkode Du legger inn ny rekvirentkode ved å klikke på <Ny> eller trykke Alt+N. Nedre del av skjermbildet blir da aktivt, det vil si at markøren blinker i feltet for Ny rekvirentkoder og knappene får svart skrift: Alt+O Alt+S Du lagrer ny rekvirentkode ved å klikke på <Ok> eller trykke Alt+O. Men vanligvis får hver lege tildelt sin rekvirentkode fra laboratoriet det overføres prøvesvar fra. Slette rekvirentkode Det er mulig å slette en rekvirentkode for en lege dersom vedkommende skal slutte ved legesenteret. Du markerer rekvirentkoden ved å markere aktuell kode og deretter klikke på <Slett> eller trykke Alt+S. Vis koblingstabell I dette skjermbildet får du en oversikt over koblingene mellom laboratorienavnet på en prøve og det navnet WinMed benytter: 54 Menyvalget UPUrøver WinMed Allmenn Brukerveiledning

Det er mulig å gå inn og slette koblingene ved å klikke på <Slett> eller trykke Alt+S. Dersom laboratoriet overfører en ny prøve som ikke finnes i prøveregisteret, vil prøven automatisk bli lagt inn. Kommunikasjonspartnere Denne funksjonen gjelder de laboratoriene legesenteret elektronisk er koblet opp mot. I bildet under er flere laboratorier registrert selv om bare noen er aktivt koblet mot legesenteret, det vil si at legesenteret aktivt benytter laboratoriet. WinMed Allmenn Brukerveiledning Menyvalget UPUrøver 55

Alt+N Legge til ny kommunikasjonspartner Ved å klikke på <Ny> eller trykke Alt+N, vil markøren være aktiv i feltet Navn på laboratorium. 1. Her skriver du inn navnet på laboratoriet du ønsker å knyttet elektronisk kontakt til. 2. Deretter velger du innlesingsprogram i nedtrekksfeltet Innlesingsprog: (hvilket program du skal benytte vil være angitt av laboratoriet) Alt+E Endre eksisterende kommunikasjonspartner Ved å klikke på <Endre> eller trykke Alt+E, vil markøren være aktiv i feltet for Navn på laboratorium. 1. Her endrer du eventulet navnet på tidligere registrert kommunikasjonspartner. 2. Deretter kan du eventuelt endre innlesningsprogram i nedtrekksfeltet. Analysemaskiner Profdoc Norge AS vil henvise til egen manual for tilkobling av analysemaskiner. 56 Menyvalget UPUrøver WinMed Allmenn Brukerveiledning

Ordforklaringer Adgangskontroll Det defineres hvilke skjermbilder den enkelte bruker skal ha adgang til i skjermbildet Adgangskontroll. Ekstern prøve Prøve som sendes til annet laboratorium for analyse Lokal prøve Prøve som analyseres ved eget legesenter Nedtrekksfelt Felt med tilhørende liste som trekkes ned ved å klikke eller trykke enter i feltet. I dette feltet er det flere valgmuligheter til det feltet man er i i det gitt skjermbildet. Rullegardinliste Liste over valgene som ligger bak menyvalgene. Samleprøve Defineres for undersøkelser som genererer flere prøver. Samletakst/takstalias Defineres for undersøkelser som genererer flere takster, som for eksempel en gynekologisk undersøkelse WinMed Allmenn Brukerveiledning Ordforklaringer 57

Indeks F Fastlegeoppsett 44 hvordan skjermbildet er bygd opp 44 innlesing av filnavn 45 lese inn diskett fra trygdekontoret 45 Fastlegesoppsett registrere fylke og kommune 44 Forandre adminpassord 28 G Gebyr og forfall for girobetaling 41 Girotekst 40 A Adgangsdefinering for de ulike skjermbildene for den enkelte bruker 19 Adgangskontroll for brukerne 18 Adgangskontroll og valg av bruker 19 Admin forandre passord 28 Analysemaskiner 56 Arbeidsgiverregister 4 B Back up og reorganisering 10 Betalingsmottager endre personalia 43 registrere ny betalingsmottager 43 Betalingsmottagere 42 Betalingsmottagere for den enkelte regningsgruppe 42 Bruker ulike valg angående rettigheter til skjermbilder 16 Brukere liste over brukere 17 Brukere av WinMed 15 Brukergruppe 20 Definere ny brukergruppe 20 D Database reorganisering 9 utføre reorganisering 9 Definere girotekst 40 Dobbeltregistrering av pasienter 33 E Eksterne prøver 51 Endre arbeidsgiver-/firmainformasjon 8 Endre informasjon på bruker av WinMed 16 Endre på definert samleprøve 52 Endre på registrert prøve i prøveregisterert 48 Engangsbeløp på frikort 29 I ICPC-register 4 redigere 5 Import avkrysningsboksen "All files" 4 Importér skjema Se kapittel "Fil" K Kopiere ny takst 37 L Lage ny samleprøve 51 Legevakt 32 Legge inn ny regningsgruppe 42 Legge til ny takst 37 Legge til takst til valgt skjema 25 Legge til tillegghonorar, forbruksmateriell og ekstra tekst på giro 40 Legge til/endre helligdag 27 Legge til/endre WinMedkode i prøveregisteret 49 Liste over brukerne 17 Loggfil i WinMed 10 Loggfilen 10 filtrere informasjon 12 slette tre mnd gammel logg 12 Lokale prøver definere lokale prøver 49 endre definerte prøver 50 legge til lokal prøve 49 M Modemoverføring redigere rekvirentprøver 53 Modemoverføring av prøvesvar 53 N Ny kommentar for regningsgruppe 42 P Parallelljournal 17 WinMed Allmenn Brukerveiledning Indeks 59

Passord for admin 28 Postnummer endre postnummer 6 legge ned et poststed 7 legge til nytt 6 Poststed 6 Poststedsregister 4 Prøver sette referanseverdi for svarene 48 Prøveregister 47 Y y2k 28 R Registrere helligdager Helligdager 27 Registrere navn på legesenter 21 Registrere ny ny prøve i prøveregisteret 47 Regningsgrupper 41 Regningsgrupper og betalingsmottagere 41 Reorganisering av database 9 Reorganisering og back up 10 S Samleprøver 51 Sammenslåing av prøver 53 Sett status på brukeren 19 Sikkerhetskopi og reorganisering av database 10 Andre skjema 26 Skjema 24 Skjermsperre 23 Slette 3 måneder gammel logg 12 Slå sammen prøver 53 Søke etter bruker 17 T Takst navn på samletakst 39 Takster hovedgruppe 36 Informasjonsfelt 37 lage samletakster/takstalias 38 Legge til/fjerne ulovlige takster 37 regnskap 35 undergrupper 36 Takster og beskrivelser 36 Takstovervåking Regnskap 38 Timere 29 V Valg av skjemagruppe 24 Velg bruker til adgangskontroll 19 Velge skjema til sitt WinMed-system 25 Vise innhold i loggfil for bruk av WinMed 10 60 Indeks WinMed Allmenn Brukerveiledning