Innkallelse til årsmøte 4. april 2015 kl 12:00 Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte, påskeaften lørdag 4. april 2015 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn. Den foreslåtte sakslisten er som følger: 1. Valg av a. referent b. to personer til å underskrive protokoll 2. Styrets beretning 3. Godkjenning av regnskapet for 2014 4. Godkjenning av budsjett 2015 5. Valg a. Medlemmer til styret b. Varamedlemmer til styret c. Valgkomite 2 personer d. Revisor 6. Innkomne skriftlige forslag 7. Eventuelt Eventuelle forslag til saker til årsmøtet Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes, ihht vedtektene, skriftlig innen 24. mars 2015 til e-postadresse post@myrefjell.no eller pr. brev til Ole Bjørn Sjulstad, Bjørnebærveien 16, 3032 Drammen. Påskeskirenn Vi viderefører tradisjonen med påskeskirenn i samarbeid med Norsk Folkehjelp. Rennet starter kl. 14:00 påskeaften, og vi ønsker alle små og «store» barn velkommen! Thore Steffensen vil fortsatt stå for arrangementet, med forhåpentligvis god støtte fra flere av de voksne. Side 1
Ad sak 2 - Styrets årsberetning Styret har i perioden bestått av: Styremedlem: Styremedlem og ansvarlig løypekomite Styremedlem og kasserer: Styremedlem og sekretær: Styremedlem og leder fiskekomite: Styreleder: Varamedlem: Varamedlem: Annet: Revisor: Koordinator hyttenummer: Løypekomite: Web-kamera: Web-siden: Styrerepresentanter til Vegglifjell friluftslag (utmarkslag): Deltakere i Søre Vegglifjell Grunneierlags årsmøte / styremøter Deltaker i Skjærbrekka veilags årsmøte Per Hobbelstad Ole Petter Hobbelstad Bent Eikmo Rune Reffhaug Johansen Knut Nordahl Ole Bjørn Sjulstad Morten Strøm Andersen Arne Erkki Kristoffersen Paul Røland Finn Otto Moskvil Ole Petter Hobbelstad (leder), May Britt Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon Berglia, Svein Holthe Bent Eikmo Ole Bjørn Sjulstad Ole Petter Hobbelstad, varamedlem Ole Bjørn Sjulstad Ole Petter Hobbelstad Per Hobbelstad Det har i perioden fra forrige årsmøte vært avholdt 5 styremøter. I tillegg har representanter for styret deltatt i styremøter og årsmøte arrangert av Vegglifjell Friluftslag, og i årsmøtene til Skjærbrekka fiskelag, Søre Vegglifjell Grunneierlag, og i Skjærbrekka veilag. Det har vært jobbet med følgende hovedsaker i perioden: Innspill ifm ny løypekjøringsavtale og oppfølging av denne Videreutvikling av skiløyper og dugnad i skiløypenettet, sykkelforbindelsen sør-nord, samt noe stiarbeid Befaring ny skitrase ved Molteskarvtjønn Videreføring av fiskekortordningen Innspill til veilaget Innspill og arbeid ifm kommunens endring i eiendomsskatt Optimalisering web-kamera funksjon, utsikt og plassering Arbeid tilknyttet friluftslaget og samarbeid med andre hytteforeninger på Vegglifjell Side 2
Betalende medlemsmasse siste år viser en liten nedgang: Medlemstype Antall Redusert pris (betaler annen andel direkte til 7 friluftslaget) Full pris 318 Totalt 325 Skiløypenettet og løypekjøring Vinteren 2013/2104 var den første vinteren en kunne tilby oppkjørte løyper med både klassiske spor og skøytetrase i omtrent hele løypenettet. I samarbeid med de øvrige hytteforeningene på Vegglifjell og Vegglifjell Friluftslag var en enige om å videreføre dette tilbudet for de kommende sesonger, og at dette ble basis for forhandlinger om en ny løypekjøringsavtale. Styret engasjerte seg sterkt i diskusjonen ifm etableringen av ny avtale, kom med forslag til nye insentivordninger mm. Selv om noen av våre forslag ikke ble implementert, så resulterte arbeidet, etter anbud, i en ny 5-årig løypekjøringsavtale mellom Vegglifjell Friluftslag og Vegglifjell Løypeteam. Snøen ankom før julen 2014, og grovt sett ble løypene pakket med snøscooter og deretter sporsatt. Unntaket var runden om Steintjønn, der det ble hevdet av snødekket var for tynt og underlaget for dårlig. Styret er av den oppfatning at denne delen av traseen burde ha vært pakket bedre med snøscooter før endelig oppkjøring med løypemaskinen ble igangsatt på nyåret. Steintjønnrunden forventes for øvrig å bli gjenstand for dugnad og noe omlegging neste sesong pga vei- og hyttebygging i området. Videre har løypene blitt kjørt utover vinteren med både klassiske- og skøyespor som forutsatt (merk at Steintjønnrunden kun blir kjørt med klassiske spor). Vi har derimot påpekt at frekvensen på kjøring ikke alltid er som forutsatt i løypekjøringsavtalen. Her står det at løypene skal være kjørt før klokken 10:00, tre ganger hver helg, samt hver dag i feriene. Kun unntaksvis kan kjøring unnlates etter dialog med bla løypeansvarlige i hytteforeningene. Styret er i dialog med Friluftslaget og løypekjører om dette. Generelt sett må vi si at løypetilbudet og løypekjøringen er bra. Noen har etterspurt oppkjøring av løyper midt i uka, men p.t. er ikke dette en del av løypekjøringstilbudet på Vegglifjell. Det er heller ikke rom for å utøke løypenettet innenfor nåværende kontingent / budsjettrammer. Samarbeid med Grunneiere i Søre Vegglifjell Hytteforeningen har et godt samarbeid med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Representanter fra vårt styre er invitert til Grunneierlagets styremøter og årsmøte. Grunneierne viser stor vilje til å legge til rette for fritidsaktiviteter i fjellet. Det er fortsatt uavklart med grunneier i Telemark vedr skiløypen rundt Molteskarvtjønn. Derfor er det sannsynlig at vi nå vil etablere ny trase i dette området. Side 3
Dugnad på Søre Vegglifjell høsten 2014 Myrefjell og Omegn hytteforening inviterte til årets dugnad 4. oktober. Nok en gang var det svært godt oppmøte, ca 40 medlemmer deltok på dugnaden. Alle planlagte oppgaver ble gjennomført og var på forhånd avklart med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Kloppene mellom Myrefjell og Skjærbrekka ble utvidet, tilsvarende kloppen ved Kroktjønn, og ny klopp ble etablert ved Nordre Kjølvann. Senhøstes så ble traseen langs Sundtjønn utbreddet maskinelt av Grunneierlaget. I samarbeid med Friluftslaget så er sykkeltraseen mellom sør- og nordfjellet bearbeidet videre. Mer underlagsduk og masse er lagt ut, og det ventes at mer masse transporteres ut denne våren. Forhåpentligvis vil traseen kunne benyttes allerede i løpet av høsten 2015. Noe arbeid ble også nedlagt ifm sti-systemet. Nå er stien opp til Skomakernatten ryddet og gulmerket, og det har kommet inn forslag fra medlemmer om nye stier i området. Planer om utbedringer på dugnad 2015: - Årets dugnad er planlagt lørdag 3. oktober - Videre rydding, planering og gruslegging av sykkeltrase mellom Svartløk og Svartli - Utbedring av Steintjønnrunden, også kalt Grohølsrunden (Skjærbrekka), herunder et par klopper og utbredding, samt mulig omlegging. - Rydding, kvisting og merking av sommerstier i samråd med grunneierlaget. - Kvisting / rydding av Matfisk-runden Forventninger til utbedringer i regi av grunneierforeningen/friluftslaget 2015: - Utbedre klopp i Sundtjønn-oset - Maskinell utbedring i deler av Steintjønnrunden (Grohølsrunden) - Planering og gruslegging av sykkeltrase nord/sør. - Evt ny trase ved Molteskarvtjønn Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden www.vegglifjell.no og på www.skisporet.no. Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul som kjøres opp i påskeferien. Fiskekortordningen Fiskekortordningen ble utvidet i løpet av 2013, og videreført i 2014. I tillegg til å kunne benytte medlemskapet til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området til Skjærbrekka Fiskeforening, så er også Sørkje Fiskelag med på samme ordning. Vi oppfordrer alle til å benytte denne ordningen, som for øvrig også er foreslått budsjettert neste sesong. Side 4
Eiendomsskatten Styret engasjerte seg i debatten rundt kommunens forslag til økning av eiendomsskatt. Sammen med de øvrige hytteforeningene på Vegglifjell så ble det forberedt et skriftlig innspill samt gjennomført møte med kommunens representanter før endelig beslutning ble fattet av kommunen. Henvendelsen var basert på at foreningene mente at kommunen kunne forvalte deler av kommunebudsjettet annerledes, samt at hytte-eiere ble ytterligere skjevbelastet med økningen. Vi må dessverre registrere at hytteforeningenes henvendelse ikke førte fram. Slik vi forstår det så vil Rollag Kommune i framtiden bli enda mer avhengig av turisme. Derfor ser vi i styret det som viktig å få til et konstruktivt arbeid med både kommune og andre hytteforeninger om videre samarbeid. Vedlikehold av hytteeierregisteret Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres bostedsadresse endres. Send dette til post@myrefjell.no, som mange allerede har gjort siste år. Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan lages på http://www.startkart.no/nor/land/kart og produkter/nordplakat/ og kan suppleres med telefonnummer til Folkehjelpshytta. Side 5
Ad sak 3 Godkjenning av regnskap 2014 Side 6
Kommentarer til regnskap for 2014: Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund - økning på kr.500 for Norges Hytteforbund årsak til underskudd måt budsjett for denne posten 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser 6800 Kontorrekvisita Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 6810 IT kostnader StyreWeb - verktøy for regnskap, medlemsregister og kontingenthåndtering 6940 Porto Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 7770 Bank og kortgebyr 7790 Andre kostnader Innkjøp av utstyr for barneskirenn Inntekter 3200 Kontingent medlemmer 325 Medlemmer - nedgang på 7 stk totalt 3960 Andre inntekter Barneskirenn Påsken 2014 8040 Renteinntekter Årsresultat Årsresultat for 2014 ble på kr 31932. Bakgrunn for overskuddet for 2014 begrunnes med at innbetaling for løypekjøring basert på ny kontingent ikke ble justert opp for første halvår 2014, forbruket generelt var noe lavere enn antatt samt at det også kom et lite positivt bidrag fra startkontingent for barneskirennet 2014. Side 7
Ad sak 4 Godkjenning av budsjett for 2015 Side 8
Kommentarer til budsjett for 2015 : Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning basert på en moderat økning i medlemsmassen (Snitt på 320 fult betalende medlemmer for 2014). Det er lagt inn en ekstra pott på kr 15000 for ekstra kjøring fra Folkehjelpen. 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no - uforandret fra 2014 6030 Styremøter Diverse kostnader i forbindelse med styremøter - uforandret fra 2014 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement - Økt fakturagebyr fra Kr 69 til Kr 99 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund - Norges Hytteforbund økt med Kr 500 6303 Fiskekortavtaler Videreføring av avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag - uforandret fra 2014 6370 Dugnad/løyper/badeplasser Forutsetning: Utgift til denne type initiativ vil være i regi av Friluftslaget 6800 Kontorrekvisita I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra 2014 6810 IT kostnader StyreWeb - Verktøy for vedlikehold av medlemsregister, kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon - uforandret fra 2014 6940 Porto I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra 2014 7770 Bank og kortgebyr Ny avtale med DNB med reduserte gebyr - liten justering fra 2014 7790 Andre kostnader Blant annet innkjøp av utstyr til barneskirenn. redusert grunnet utstyr innkjøpt i 2014 Inntekter 3200 Kontingent medlemmer Basert på en moderat økning på 5 medlemmer til totalt 330 (320 stk full pris og 10 stk redusert pris) 3960 Andre inntekter Startkontingent fra barneskirenn Påsken 2015 8040 Renteinntekter Redusert grunnet lavere rentenivå og innbetaling av høyere beløp for løypekjøring første kvartal Årsresultat Underskuddet i budsjettet er i all hovedsak et resultat av redusert medlemsmasse. Side 9
Ad sak 5 Valg MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING Valgkomiteen har bestått av Thore Steffensen og Knut Nordahl. Årmøtet skal ta stilling til følgende valg: a. Medlemmer til styret b. Varamedlemmer til styret c. Valgkomite 2 personer d. Revisor Valgkomiteen vil legge fram sin innstilling på årsmøtet. Vedr valg av medlemmer til styret Følgende personer er på valg; Knut Nordahl, Rune Reffhaug Johansen og Ole Bjørn Sjulstad. Vedr valg av varamedlemmer til styret: Følgende personer er på valg; Morten Strøm Andersen og Arne Erkki Kristoffersen. Vedr valg av valgkomite Det skal velges to - 2 - personer som skal utgjøre valgkomiteen foran neste årsmøte i 2016. Utgangspunktet er at komiteen består av et utgående styremedlem ved årsmøtet 2015, samt en person som velges på årsmøtet. Vedr løypekomiteen: En ser det ikke nødvendig å videreføre det formelle valget av en løypekomite. Interessen og deltakelsen for dugnadsarbeidet er så stor at vi tror dette er god garanti for framtidig engasjement. Det vil uansett utpekes en koordinator for arbeid med skiløyper, samt en for stier. Begge personer vil være styremedlemmer i foreningen og utpekes ifm konstituering av styret. Styret Side 10