REGISTRERING INNREISENDE UTVEKSLINGSSTUDENTER 1. Grunnlaget Følgende grunnlag er opprettet i FS for at registreringen av innreisende utvekslingsstudenter skal kunne gjennomføres. - Opptak: INTUTVEINN - Opptaksstudieprogram knyttet til de enkelte fakultet. 9627 9633. - Dette kan evt. utvides dersom vi har enkelte institusjoner/avtaler som er mye brukt. - Avtaler må som tidligere være på plass i utvekslingsmodulen før oppdatering skjer i utvekslingsperson. 2. Kontroll av person Kontroller om person finnes: - Søk både i snr-bestilling og i personbildet som tidligere for å sikre at person ikke finnes - Bruk liten distinkt del av navn - % -tegn foran og bak - øk innsats dersom ting tyder på at person kan finnes. Bytt om fornavn og etternavn hvis det kan være tvil. Søk gjerne på fødselsdato. - Dokumentasjon av fødselsdato og navn må kontrolleres. NTNU - Elin M B Side 1 03.02.2010
3. Søknad samlebilde Modul Opptak bilder - Søknad samlebilde. Bildet åpnet i søkemodus, og man kan søke opp registrerte søkere her. Dersom man skal registrere søker trykker vi Reg (Ctrl + R) og Ny rad (Ctrl + N). Fyll ut fødselsdato + Gen.Fnr for å generere et midlertidig fødselsnummer i FS. Marker for riktig kjønn og Generer fødselsnummer deretter OK. Videre utfylling av søknaden: - Alle gule felt er obligatoriske felt i FS. - Bruk av profil lynsymbolet på verktøylinjen for å lette registreringsarbeidet. Dette lagrer forhåndsverdier som settes ved registrering. NTNU - Elin M B Side 2 03.02.2010
Hensiktsmessige felt kan være: Institusjonsnr 194 Opptakstypekode INTUTVEINN Terminkode HØST Arstall 2009 Status_kan_saksbehandles J Studentgrunnlagkode UTV (for utvekslingsstudenter) NB! Det er viktig å merke seg at dette kun er forhåndsverdier som kan overskrives i registreringen av søker dersom man ønsker det OG at verdiene i Profil som bør oppdateres etter hvert som tiden går (for eksempel arstall). Uavhengig av om vi bruker Profil eller ikke er det viktig at disse feltene blir fylt ut: o Statsborgerskap o Hjemsteds- og eventuelt kontaktadresse. Som kontaktadresse kan evt. Internasjonal seksjon benyttes - kan overføres til semesteradresse som studenten kan endre på StudentWeb o Studentgrunnlag UTV for utvekslingsstudenter o Kan behandles= J - Bestilling av SNR foretas når vi er rimelig sikker på at studenten kommer til Norge. NTNU - Elin M B Side 3 03.02.2010
4. Søknadsalternativ Søknadsalternativ registreres i underbildet SøkAlt i Søknad samlebilde. Søknadsalternativ kan registrere flere hvis studenten er uklar på hvor han skal studere Kan registrere I i feltet Tilbudsstatus på det alternativet søkeren får tilbud om. Angi hvilken studierettstatus studenten skal ha hvilken avtale? (UTVEKSLING) Eventuelt angi avvikende studierettperiode /utvekslingsperiode (02.08.2009 31.12.2009 for høst 2009) 5. Behandlingen Gå til underbildet Profil. Fyll ut feltene Bestått og Gyldig med J. - Et kvalgrunnlag benyttes for alle UTV skal markeres når vi har et grunnlag for å behandle søkeren - Hvert alternativ får sin egen profil slik at hvert alternativ kan godkjennes for seg. Angi bestått på den profilen (vanligvis bare en) som passer søknadsalternativet. NTNU - Elin M B Side 4 03.02.2010
- Tilbud status og Tilbud svar i underbildet SøkAlt markeres på det alternativet vi skal gi studenten tilbud på - SNR bestilles når en vet studenten kommer - Trykk på BP og Fullfør når registreringen er fullført. Dette for at rutiner i bakgrunnen skal gjøre ferdig behandlingen. Rutinene vil sette statuskvalifisert på det enkelte alternativ hvor profilen er bestått til J og komplettstatusen på søknaden til J. 6. Kommunikasjon - Mangelbrev tilbudsbrev pr papir eller epost - Egendefinerte brev for en gruppe studenter - Kan sende individuelle eposter fra FS-klienten ved å høyreklikke på søknadsildet på aktuell søker og velg Send epost. (NB sjekk i rapporten at det kun er riktig vedkommende som står som mottaker av eposten. Dersom du har søkt fram flere personer vil alle stå som mottakere av eposten!) Les evt. mer i dokumentasjonen som du finner her. - Dokumentarkiv finnes under nedtrekksmenyen i søknadsbildet og inneholder de eposter og brev som er sendt studenten fra FS. NTNU - Elin M B Side 5 03.02.2010
7. Opprette søkere som student Modul Opptak Rutiner 159.001 Opprette søkere som student - Rutinen 159 001 Opprette søkere som student. Fyll ut utvalgsfeltene og kjør rapporten uten oppdatering først deretter med oppdatering. - Kan kjøres pr opptak eller pr alternativ, dvs. man markerer for Alle studietyper eller gjør utvalg på enkelt opptaksstudieprogram. Rutinen vil normalt kjøres på slutten av opptaket, men det kan være nødvendig å gjøre det tidligere i prosessen også. - Oppretter student hvis søker har studentgrunnlag og SNR, tildeler studierett til riktig program (fra opptaksstudieprogrammet) samt studierettstatus og periode (fra søknadsalternativet) - J/N i rapporten viser om vedkommende er blitt opprettet eller ikke, samt evt. en forklaring på hvorfor søkeren ikke er blitt opprettet som student. - Oppretter en dummy utvekslingsperson som må kontrolleres og kobles til en avtale. Søk fram utvekslingspersoner på program INGEN. Dette vil gi de som må behandles videre. NTNU - Elin M B Side 6 03.02.2010
8. Utvekslingsperson Modul Utveksling bilde Utvekslingsperson - Knytt personen til riktig avtale og kontroller datoer, eksternt sted, varighet osv - På bakgrunn av registrering her kan dere opprette registerkort og dermed utstede semesterkvittering NTNU - Elin M B Side 7 03.02.2010