Byrådssak 28/13 Papirløse møter og mulige alternativer til tavle PC-er i bystyrets arbeid BJOL ESARK-022-200800775-178 Hva saken gjelder: Bergen bystyre behandlet i juni 2012 en sak (177-12) knyttet til evaluering av Papirløs forvaltning i Bergen kommune. Ved behandlingen fattet Bergen bystyre følgende vedtak: 1. Bystyret tar evaluering av spørreundersøkelse om papirløse møter til orientering. 2. Bystyret ber om at det foretas en ny spørreundersøkelse om erfaringen med papirløse møter blant bystyrets medlemmer og varamedlemmer i løpet av første halvdelav2013. 3. Bystyret ber byrådet snarest utrede et alternativ til dagens tavle-pc er, der man ser på muligheten til å bruke ipad som erstatning. I denne sak kommer byrådet tilbake med en vurdering av aktuelle tekniske løsninger med forankring i bystyrets vedtak punkt 3. Analyse og gjennomgang av mulige løsninger er foretatt av kommunen fagkompetanse på området Seksjon IKT konsern. Bakgrunn papirløs forvaltning Basert på mandatet for å legge til rette for papirløs saksbehandling i byrådet ble det i januar 2008 etablert et prosjekt for å utarbeide en pilotløsning for papirløs behandling av saker i byrådet. Prosjektet ble høsten 2008, med bakgrunn i mandat fra bystyret, utvidet til også å omfatte forretningsutvalget, bystyret og underliggende komiteer. Byrådet tok løsningen i bruk medio august 2008 for sine ukentlige møter (byrådskonferanser og byrådsmøter), mens forretningsutvalget og komiteene fulgte etter i 2009 og 2010. I april 2010 ble første papirløse bystyremøte avholdt. Med etableringen av et papirløst bystyre er all saksbehandling på bystyresiden gjort papirløst. Dagens løsning Papirløs forvaltning benytter i dag tavle-pc som arbeidsverktøy. Den har en skjerm man kan skrive på med en plastpenn tilsvarende en vanlig penn på papir. Programvaren for papirløs forvaltning på tavle-pc er OneNote, som presenterer møtestruktur og koblingene til alle dokumenter og vedlegg. Brukeren laster ned saksdokumentene gjennom «Mine Møter». Man kan laste ned saksdokumentene hjemme via privat nettverk, via nettverket på jobb eller det administrative nettverket i Bergen kommune. Bruk av tavle-pc med OneNote gir brukerne en god og oversiktlig tilgang til hele saks-komplekset, hvor fliker/faner gjør det lett å veksle mellom saker og mellom innstilling/ hoveddokument og vedlegg til hver sak. All informasjon, dvs. dokumentene og dokument-strukturen (inndeling i saker, møter mm) hentes elektronisk over nettet, og en kan deretter arbeide på sin tavle-pc uavhengig av nettverkstilgang. Det er identifisert noen utfordringer knyttet til dagens løsning. Programsystemet fører til at enkelte dokumenttyper blir svært store når de konverteres til løsningen. Dette krever svært lang nedlastningstid, og forutsetter at rutiner for nedlasting følges. Når enkelte brukere ikke har lastet ned møtene på forhånd, vil det medføre stor belastning på nettverket i bystyresalen og i noen tilfeller dårlig brukeropplevelse. Dagens tavle-pc er er fysisk tunge og kan være overdimensjonert til lettere bruk hvor mange brukere primært bare leser dokumentene. På bakgrunn av bystyresaken (177-12) startet IKT Konsern et arbeid for 1
å vurdere å benytte nettbrett som alternativ til tavle-pc. I samarbeid med vår leverandør ble en mobilapplikasjon («app») gjort tilgjengelig i vår løsning. Denne har vært i pilot høsten 2012 hos utvalgte brukere hos IKT Konsern og hos noen byråder. Erfaringer fra dette arbeidet er lagt til grunn ved skissering av alternativ og anbefalinger i etterfølgende avsnitt. Utstyrsalternativ for brukere av papirløs forvaltning Etterfølgende avsnitt skisser tre utstyrsalternativ. Det er viktig å bemerke at alternativene er foreslått innenfor rammene av de systemfaktorene som danner dagens løsning. Dagens løsning for papirløs forvaltning er en del av Bergen kommunes avtale for sak- og arkivsystem. Det er vedtatt at Bergen kommune skal erstatte dagens sak- og arkivsystem og det er startet et forprosjekt med forventet leveranse av ny løsning i 2015. Erfaringer fra dagens løsning og krav til forbedringer vil være en del av kravspesifikasjonen til den nye løsningen. Det vil derfor ikke være hensiktsmessig å gjøre større endringer i dagens løsning. Bergen kommune v/ikt Konsern er i ferd med å inngå en ny avtale for pc er og mobile enheter. Angitt pris og ytelse nedenfor vil derfor kunne endre seg noe. Alternativ 1 Siste versjon av tavle-pc (dagens løsning) Videreføring av dagens tavle-pc. Det bemerkes at de nyeste modellene av tavle-pc ene er noe raskere enn de første versjonene. Egenskaper for dette alternativet: OneNote som presentasjonsverktøy med kjent møtestruktur Når komplett møte er lastet ned kan bruker arbeide uavhengig av nettverk på egen maskin Lett å veksle mellom dokumenter og vedlegg Lett å gjøre notater eller skrive i andre verktøy parallelt Enkelt å veksle mellom ulike program/verktøy Tavle-pc har godt tastatur i fullt format og god skjerm med vinklingsmulighet Tavle-pc er noe tung. Lang nedlastingstid består da systemet genererer store datamengder Standarddriftsordning har en årlig kost på kr 2495. Skjermstørrelse 12" Pris ca. kr 9000 Alternativ 2 Nettbrett Etter at dagens løsning for papirløs forvaltning var etablert, har produsenten utviklet en løsning tilpasset mobilt utstyr som nettbrett (en mobilapplikasjon, «app») som heter emeeting. Løsningen viser møtelisten, og kan hente opp møter, få oversikt over dagsorden og saker, navigere mellom saker, hente frem og lese møte-/saksdokumenter i leservennlig format, registrere og dele merknader på saker, gjøre fritekssøk etter informasjon i møte, sak, dokument og kommentarer og søke opp saker og dokumenter. App en kan gjøres tilgjengelig identisk på nettbrett fra mange produsenter. En viktig forskjell fra dagens løsning er at det ikke blir generert store datamengder, og at informasjonen bare blir hentet fra nettet når den brukes. Da datavolumet er mye mindre, går dette hurtig. Til gjengjeld krever dette at enheten må være koplet til datanettet for at det skal fungere. Egenskaper for dette alternativet: Lett enhet som er lett å holde/plassere og krever liten plass Systemet har et annet brukergrensesnitt enn dagens kjente møtestruktur i OneNote. Dette medfører spesielt at løsningen ikke inneholder strukturen med faner/fliker, slik at det vil være noe mer komplisert å veksle mellom saker, dokumenter og vedlegg. 2
Kan virke som en mer komplisert løsning for brukere som er vant med/avhengig av å følge med på én sak og samtidig kunne oppdatere seg på neste sak, og raskt kunne gå til vedlegg eller konsultere andre notater. Enkelt å bla og lese i ett dokument om gangen Dokumentformatet er vesentlig enklere og lettere enn ved dagens løsning, slik at volumet for møtedokumentene og datamengden som skal hentes blir vesentlig redusert. Løsningen henter dokumentene fortløpende over nettet. Dette unngår den store nedlastningen som kreves av dagens løsning, men man er avhengig av kontinuerlig nettverksforbindelse når dokumentene brukes/leses. Mindre skjerm kan minske lesbarhet på større vedlegg som bilder, dokumenter med liten/tett tekst mm. Finnes i flere størrelser. Batterikapasiteten er bedre enn på de andre alternativene. Enkelte modeller har også pennfunksjon. Kan leveres med tastatur som tilleggsutstyr. Driftsordning er under etablering, vil ha en årlig kost på ca. kr 1300. Skjermstørrelse 7-10" Pris ca kr 2500-4000 Løsningen er tilgjengelig medio februar for Bergen kommunes etablerte standardplattform (Android), og fungerer på flere formfaktorer og modeller. Løsningen kan også leveres på nettbrett fra Apple, ipad, og vil der framstå med samme funksjonalitet og brukeropplevelse. I henhold til Bergen kommunes produkt og tjenestekatalog vil slikt utstyr være «ikke standard produkt/tjenester» og må anskaffes (fra slutten av mars 2013) via den dynamiske innkjøpsordningen som særskilt kjøp. Prisen for IPAD (m/sim-kort) er ca kr 5000 6000 per enhet. I tillegg tilkommer som for standard nettbrett en årlig driftskostnad. Driftskostnad for IPAD kan bli noe høyere grunnet etablering av nye driftsrutiner, tilpasning til driftsmiljø og kompetanseheving. Alternativ 3 - Ultratynn pc En ultratynn pc er en pc som likner dagens bærbare når det gjelder tastatur- og skjermstørrelse, men som er mye tynnere og lettere. Egenskaper for dette alternativet: Kjent teknologi. Kan settes opp med de samme programmer og egenskaper som tavle-pc, unntatt skriving med penn Vesentlig lettere utstyr enn dagens tavle-pc Kan ha større skjerm og være raskere enn de øvrige alternativer Godt egnet til aktiv dokumentbruk også for større og mer komplekse sakspapir. Kan enkelt tilpasses samme driftsrutiner, sikkerhetsrutiner mm som tavle-pc. Lang nedlastingstid består da systemet genererer store datamengder Standarddriftsordning har en årlig kost på kr 2495. Skjermstørrelse 13-15" Pris ca kr 9-10000 Brukertyper og anbefaling av alternativer Man har hittil identifisert tre ulike bruksmønstre i bystyret, på grunnlag av dette er det definert tre brukertyper med ulike behov og krav. Valg av optimal løsning må basere seg på brukernes behov, og ikke alle alternativ vil være like gode for alle brukertyper. Følgende brukertyper er definert: Type A Beskrivelse Behov for aktivt å veksle mellom flere dokumenter og vedlegg med utstrakt tekstproduksjon (skriving). Også bruk for samtidig å benytte andre verktøy i 3
B C parallell som f.eks. samhandling (Lync), e-post, nettleser mm. Behov for i noen grad å veksle mellom flere dokumenter og noen vedlegg. Noe tekstskriving, men primært leser av dokumentene. Av og til behov for å benytte andre verktøy i parallell som f.eks. samhandling (Lync), e-post, nettleser mm. Følger stort sett saksgang med sak på storskjerm og egen visning av dokumenter. Primært lesing av dokumenter og liten veksling og tekstskriving. Lite behov for i parallell å benytte andre verktøy som f.eks. samhandling (Lync), e-post, nettleser mm. Følgende tabell gir en overordnet sammenstilling av de ulike alternativer og hvordan IKT Konsern vurderer at disse funksjonelt er tilpasset brukertypene A, B eller C. Brukertype A Brukertype B Brukertype C Tavle-pc Velegnet Velegnet Mindre egnet Nettbrett Mindre egnet Egnet Velegnet Ultratynn pc Velegnet Velegnet Egnet Byrådets anbefaling Gjennomgangen fra IKT Konsern viser at det teknisk sett er mulig å velge andre løsninger enn tavle PC i bystyrets arbeid. Som den oppsummerende tabell viser, har de viste løsningene ulik funksjonalitet. Valg av løsning må knyttes til hva som er kjernen i de oppgaver som skal løses. Dette må bystyret selv ta stilling til. Alle tre løsninger er mulige, men alle har noen begrensninger. I prinsippet kan de brukes side om side ut fra den enkelte representants preferanser. En slik løsning vil imidlertid kreve mer support under bystyrets møter 3 systemer som skal håndteres. Dette kan gi en noe større usikkerhet knyttet til avviklingen av bystyrets møter ved at alle systemløsninger til en hver tid må fungere, men bør være håndterbart. De tre tekniske løsningene som er skissert i denne sak er i utgangspunktet likeverdige. Det er bystyrets behov som skal ivaretas. Det er bystyret som må konkretisere dette behovet og ta stilling til om en vil ha ett fellessystem eller overlate til den enkelte representant å velge hvilke arbeidsredskaper som foretrekkes til bruk i bystyrets møter. Byrådet ønsker derfor å være forsiktig med å gi konkrete anbefalinger til valg av løsning. For å bidra til å klargjøre funksjonaliteten i de ulike løsningene, vil byrådet foreslå at IKT Konsern som et ledd i bystyrets forberedende arbeid for å ta en beslutning i denne sak, kan arrangere en presentasjon og demonstrasjon av de ulike alternativer for et representativt utvalg av bystyrerepresentantene. I en slik sammenheng vil en også kunne gi mer presise estimater av tid- og kostand for realisering av de løsninger som ønskes. Basert på bystyrets preferanser må det utredes en oversikt over de samlete kostnader for den/de løsninger som måtte velges. Kostnadene vil inngå som et nødvendig premiss for den beslutning som skal fattes. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Saken legges frem for bystyret til beslutning md henvisning til at den løsning som velges, representerer en integrert del av bystyrets måte å jobbe på, og følgelig bør være bystyrets egen beslutning. 4
Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret tar byrådets redegjørelse om ulike tekniske løsninger for å håndtere utfordringer i tilknytning til papirløs behandling av saker i bystyret, til orientering. Dato: 5. februar 2013 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Monica Mæland byrådsleder Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap 5
6