SAP-kompetanse DFPS Basis Side 1 av 11 LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse SAP DFPS Basis-konsulent - Anskaffelse av konsulenttjenester KONKURRANSEGRUNNLAGSDOKUMENT
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Anskaffelsens formål... 4 2 KONTRAKTSVILKÅR... 4 2.1 Kontrakt... 4 2.2 Varighet og oppstart... 5 3 GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER... 5 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform... 5 3.2... 5 3.3 Kunngjøring... 5 3.4 Tilbudsfrist... 5 3.5 Vedståelsesfrist... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Tilbudsåpning... 6 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen... 6 3.9 Rett til å forkaste tilbudene... 6 3.10 Fremdriftsplan... 6 3.11 Anskaffelsesprotokoll... 7 4 KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV... 7 4.1 Skatteattester... 7 4.2 Juridisk stilling... 7 5 TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER... 7 5.1 Konsulenttjenester... 8 6 UTFORMING AV TILBUD... 8 6.1 Språk... 8 6.2 Disposisjon... 8 6.3 Oversendelsesbrev... 8 6.4 Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud... 8 6.5 Forbehold... 8 6.6 Offentlighet og fortrolighet... 9 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt... 9 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen... 9 6.9 Innlevering av tilbud... 10 7 REGLER FOR KOMMUNIKASJON... 10 7.1 Henvendelser og spørsmål... 10 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning... 11 8 ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 11
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 3 av 11 8.1 Suppleringer og endringer... 11 8.2 Anmodning om avklaringer... 11 8.3 Feil og mangler... 11
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 4 av 11 1 Innledning 1.1 Bakgrunn 1 Bakgrunn Forsvaret innfører Felles integrert forvaltningssystem (FIF) og Forsvarssjefen har etablert følgende overordnede målsetting for FIF: "Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell-, og økonomifunksjoner. Forsvarets organisasjon og prosesser innen disse områdene skal tilpasses, slik at det oppnås betydelige innsparinger og effektiviseringer som resultat av investeringene. Innføring av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningssvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergeres mot et felles styringssystem for Forsvaret." FIF skal i fremtiden støtte Forsvarets styrkeproduksjon, logistikktjenester og operative evne, og gi informasjon som sikrer ledelse og styring i Forsvaret. LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systemet (ERP-system) SAP. Forsvarets SAP-løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid- og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. Løsningen vil bli utvidet, og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter i LOS-programmet. Det pågår nå ett prosjekt som skal videreutvikle FIF: - Logistikkprosjektet (P2814) skal utvikle en felles løsning for investeringsstyring, materiellstyring, forsyning og vedlikehold i FIF. Cyberforsvaret/Cybertjenester og operasjoner/ Avdeling for Drift og videreutvikling (CTO DVU) har ansvar for teknisk drift og videreutvikling både av FIF og tilgrensende produksjonssystemer, samt maskin- og programvare som understøtter disse. Interne prosesser er basert på ITIL rammeverk, og det er pekt ut egne prosessledere innenfor hendelse, problem, endring, test, konfigurasjonsstyring og release. CTO DVU er mottaker av leveransene fra LOSprosjektene, og samarbeider tett med LOS-programmet. CTO DVU består av vel 130 personer, hvorav de fleste er lokalisert i Oslo. Både ansatte og konsulenter bemanner organisasjonen. Forsvaret benytter i dag SAP DFPS. Formålet med anskaffelsen er derfor både å ivareta Forsvarets fremtidige behov for konsulentbistand på SAP DFPS. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er derfor både å ivareta Forsvarets fremtidige behov for konsulentbistand på SAP DFPS. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Oppdragsgiver vil benytte 2015-versjonen av Statens Standardavtaler for konsulenttjenester, Bistandsavtalen SSA-B med tilhørende bilag. Det er ikke foretatt endringer i selve avtaledokumentet utover at bilagsoversikten er oppdatert iht. Forsvarets kontraktsbilag i anskaffelser. Konsulenttjenestene inngås med avtalen Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Bistandsavtalen (SSA- B) med tilhørende bilag. Side 1 og 2 i bistandsavtalen erstattes med Forsvarets kontraktsforside.
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 5 av 11 2.2 Varighet og oppstart Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en kontrakt med varighet som angitt i vedlagte SSA-B bilag 1. 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni 2006. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle tilbyderer har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA 21-1. Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Det vises forøvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Gyldige tilbud vil videre være gjenstand for en todelt vurdering, først en vurdering av hvorvidt tilbyderen er egnet til å forestå leveransen (kvalifikasjonsvurderingen), basert på dokumentasjon av de tekniske, økonomiske og finansielle forhold (kvalifikasjonskrav). Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: - Tilbudsinvitasjon - Vedlegg 1: (dette dokument) - Vedlegg 2: Kontrakt konsulenttjenester - generelle avtalevilkår (SSA-B) - Vedlegg 3: Kontrakt konsulenttjenester - kontraktsbilag - Vedlegg 4: Egenerklæring fortrolighet - Vedlegg 5: Erklæring om varsomhet norsk (vedlagt til orientering) - Vedlegg 6: Oversikt over forbehold (skjema) - Vedlegg 7: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater - norsk (vedlagt til orientering) - Vedlegg 8: Opplysninger om tilbyder 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest den 22.10.2015 kl 10:00.
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 6 av 11 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist 6 - seks - måneder etter tilbudsfristens utløp, altså 22.04.2016 kl. 10:00, jf. FOA 19-6. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til tilbydere som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA 20-12 følgende. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte tilbyder i henhold til 20-15(2) jf. 20-16. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3) jf. 20-16. 3.9 Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2). 3.10 Fremdriftsplan Formålet med anskaffelsen er å inngå en kontrakt om konsulenttjenester, og oppdragsgiver legger følgende fremdriftsplan til grunn: Tentativ tidsplan kontrakt vedlikehold og konsulentbistand: Tidspunkt: Kunngjøring på Doffin 07.09.2015 Tilbudsfrist 22.10.2015 kl. 10:00 Evaluering Uke 44/45 Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Uke 45/46 Karensperiode, jf. FOA 22-3 (3) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter karenstidens utløp *I det tilfelle at anskaffelsen kun har berørt en leverandør, vil det ikke bli gitt karensperiode, jf. FOA 22-3(4) bokstav b. Kontrakt vil da bli inngått umiddelbart etter tildeling.
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 7 av 11 Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen. 3.11 Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA 3-2. 4 Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil vurdere tilbydernes tekniske, økonomiske og finansielle egnethet til å forestå leveransen på bakgrunn av følgende dokumentasjons- og kvalifikasjonskrav: 4.1 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme: Norske tilbydere skal innen utløp av tilbudsfrist fremlegge følgende skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt; skjema RF-1244B - Merverdiavgift; skjema RF-1244 (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette). Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Utenlandske tilbydere skal innen utløp av tilbudsfrist fremlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette. Skatteattestene skal vedlegges. Dersom attestene ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA 20-12 (1) bokstav b), jf. 17-14.. 4.2 Juridisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal imidlertid vedlegge en attest for registering i foretraksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisterert i Brønnøysund, jf. FOA 17-10 (1). 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Kontrakt tildeles den tilbyder som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på oppsatte kriterier og relative vekt (angitt i parentes) omtalt i punktene nedenfor.
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 8 av 11 5.1 Konsulenttjenester 5.1.1 Kvalitet (60 prosent) Ved vurdering av kvalitet vil tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen i SSA-B bilag 1 bli vektlagt. 5.1.2 Priser (40 prosent) - Timepris konsulenttjenester som utfylt i SSA-B bilag 4 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA 3-9. 6.2 Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Oversendelsesbrev (pkt. 6.3) 02. Skatteattester (pkt. 4.1) 03. Juridisk stilling (pkt. 4.2) 04. Dokumentasjon på teknisk kapasitet (pkt. 4.3) 05. Opplysninger om tilbyder (eget skjema) 06. Oversikt over forbehold (pkt. 6.5) 07. Egenerklæring for fortrolighet (pkt. 6.6) 08. Kontrakt SSA-B med utfylte bilag (pkt. 6.7) 09. Eventuelle standardvilkår fra leverandøren 6.3 Oversendelsesbrev Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 6.4 Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere - Ett komplett tilbud på konsulenttjenester i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen (standardtilbud). -. Det er ikke adgang til å levere deltilbud eller alternative tilbud. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold, skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Forbeholdene skal oppgis i skjemaet Oversikt over forbehold, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 9 av 11 kontraktsbilagene. Forbeholdene skal fremkomme som en oversikt på skjema utarbeidet av Forsvaret og vedlagt konkurransedokumentasjonen, og oversikten skal uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikt skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Vi gjør særskilt oppmerksom på at større endringer av kontraktsvilkårene herunder bestemmelsene om partenes risiko og erstatningsbestemmelser vil kunne medføre avvisning. Det å erstatte kontraktsklausuler med lignende klausuler fra andre kontrakter vil også kunne bli betraktet som vesentlig endringer til kontraktsvilkårene. Forbehold vil bli vurdert både hver for seg og samlet, slik at også summen av endringer vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA 20-3. 6.6 Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt Generelle kontraktsvilkår (SSA-B) er kun vedlagt til orientering og det skal ikke gjøres endringer i kontrakten. Kontraktene med bilag skal fylles ut etter følgende instrukser (bilag som ikke er nevnt skal ikke fylles ut): - Generelle kontraktsvilkår (gjelder SSA-B): Forsiden skal utfylles med tilbyderens opplysninger. For øvrig skal det ikke gjøres endringer i de generelle vilkårene. - Kontraktsbilag til SSA-B: Bilag 1: Leverandøren skal fylle ut tabellene under punkt 3.3 «Krav til kompetanse» Bilag 3: Leverandøren skal fylle ut relevante kontaktopplysninger. Bilag 4: Leverandøren skal fylle ut tabellene under punkt 4.1 «Vederlag» Bilag 5: Dersom leverandøren ønsker endringer i den generelle avtaleteksten (dvs. teksten i SSA-B) kan dette bilaget fylles ut. Vi gjør oppmerksom på at dette vil bli sett på som forbehold til kontrakten, og minner derfor om at disse forbeholdene gjentas under forbeholdskatalogen i tilbudet, jf. punkt 6.5 ovenfor. 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftssdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen.
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 10 av 11 6.9 Innlevering av tilbud 6.9.1 Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av hver av tilbudene i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt. 6.2. Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplar i formatene MS Word 2010 (eller tidligere) eller PDF på CD-rom. Vedlegg til bilag 7 (Leverandørens priser) skal leveres i MS Excel 2010-format (eller tidligere). Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen. 6.9.2 Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Fredrik Amland Tilbud Konsulent SAP DFPS Basis Saksnr. 2015/033428 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: Fredrik Amland Tilbud Konsulent SAP DFPS Basis Saksnr. 2015/033428 Langkaia 1, Oslo mil/akershus 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA 20-13 (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer som angitt over, til oppdragsgivers kontaktpersoner: Hovedkontaktperson: Fredrik Amland e-post: los-merkantil@mil.no Kontaktperson: Elisabeth Holst-Hagedal e-post: los-merkantil@mil.no
SAP-kompetanse DFPS Basis Side 11 av 11 Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og angivelse av lengden på karensperiodensom skal være på minst 10 dager, jf. pkt 3.10, jf. FOA 22-3 (3). 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.