Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014
Innholdsfortegnelse 1 Generelle krav til utførelsen... 3 2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak... 3 3 Kommunikasjon og varsling... 3 4 Informasjon om organisatoriske eller driftsmessige endringer... 4 5 Planlegging og utførelse av oppdrag... 4 6 Inndeling i deloppdrag... 5 7 Oversikt over omfang... 5 8 Samkjøring... 5 9 Tildeling av turer (avrop)... 6 10 Bestilling av turer... 6 11 Punktlighet... 7 12 Møter med oppdragsgiver og representanter for kundene... 7 13 Klagehåndtering... 8 14 Beredskap... 8 15 Krav til sjåfør... 8 16 Taushetserklæring... 9 17 Krav til kjøretøy... 10 18 Miljøhensyn... 10 19 Kommunikasjons- og billetteringssystem... 10 Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av 10 11.03.2014
1 Generelle krav til utførelsen Transportøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Transportøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Transportøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. 2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Transportøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene, som for eksempel gyldig kjøreseddel. 3 Kommunikasjon og varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Transportør skal være tilgjengelig på telefon på hverdager fra kl. 06:30 til kl. 16:30. Oppdragsgiver skal i denne perioden kunne komme i kontakt med transportøren uten unødig ventetid. Oppdragsgiver kan kreve at transportør er tilgjengelig på E-post. Når det er sannsynlig at forsinkelse vil inntreffe eller ved forsinkelser på mer enn 15 minutter i skoleruter, skal transportør varsle berørte skoler og elever/foresatte omgående. Oppdragsgiver skal også varsles. Transportør skal uten ugrunnet opphold også varsle oppdragsgiver om andre forhold transportøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring. Transportør skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver om uhell og ulykker. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av 10 11.03.2014
4 Informasjon om organisatoriske eller driftsmessige endringer Transportøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i transportørens organisasjon eller hvis transportøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av leveransen i henhold til kontrakten. 5 Planlegging og utførelse av oppdrag Skoleskyss er en lovpålagt oppgave som reguleres av opplæringslovens bestemmelser. Skoleskyss omfatter hovedsakelig elever i grunnskolen og videregående skole. De fleste som har rett til skoleskyss, transporteres med rutegående buss. De som ikke kan benytte buss, kan få innvilget transport med drosje/turvogn/minibuss. Årsaken kan være at de ikke har tilbud om busstransport på hele eller deler av strekningen eller det kan være medisinske årsaker til at buss ikke kan benyttes. Kun i de tilfeller der det er påkrevd er dette en dør til dør transport. Transporten av skoleelever med drosje/turvogn/minibuss kalles tilrettelagt skoleskyss. Transportoppdrag for elever med krav om tilrettelagt skoleskyss løses etter nedenstående prioritetsrekkefølge: 1. Rutebuss/ skolebuss 2. Minibusser 3. Rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014 I de områdene som omfattes av «Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014» har VKT også kontrakter med andre transportører om tilrettelagt skoleskyss gjennom fast innleie av minibusser. Planlegging og utnyttelse av minibussene ligger til VKT. Kontraktene om innleie av minibusser, og evt. framtidige tilsvarende kontrakter, vil løpe parallelt med kontrakter som inngås etter «Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014». VKT tilstreber kostnadseffektive løsninger for tilrettelagt skoleskyss gjennom optimalisert bruk av både buss, minibussavtaler og rammeavtaler. Økt eller redusert bruk av rute- og skolebuss og innleide minibusser vil påvirke uttak av tjenester gjennom rammeavtalene. Rammeavtale, slik det gjelder i «Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014», gir ingen automatisk rett til transportoppdrag. VKT vil bestille fra transportører med rammeavtale utfra behov og etter den rangering de enkelte transportørene har oppnådd i anbudskonkurransen. Oppdragsgiver forutsetter at daglige og midlertidige avvik eller endringer håndteres av transportør (for eksempel bortfall av skyssbehov på grunn av sykdom). Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av 10 11.03.2014
6 Inndeling i deloppdrag «Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014» er delt opp i 14 deloppdrag. Deloppdragene er oppdelt etter kommunegrensene i Vestfold med ett unntak, Larvik. Deloppdrag Larvik følger kommunegrensene, men her inngår ikke transporter til/fra Berg skole, Hvarnes skole og Kvelde skole. Transportoppdrag til/fra Berg skole, Hvarnes skole og Kvelde skole kan være aktuelt å løse ved bruk av mini-konkurranse. Ved en eventuell endring av kommunegrense opprettholdes deloppdragsområdets fysiske avgrensninger som da tilbud ble gitt. 7 Oversikt over omfang Transportoppdragene i «Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014» omfattet ved utgangen av 2013 omlag 600 elever med ca. 4000 elevturer/uke (ekskl. midlertidig skoleskyss). Midlertidig skoleskyss utgjør om lag 500 elevturer/uke, men omfang varierer gjennom året. Det kan variere hvor mange transporter den enkelte elev har pr. dag/uke. VKTs kostnad for skyss av ovennevnte elevgrupper var i 2013 ca. 33,5 mill. kroner ekskl. mva. (inkl. midlertidig skoleskyss). Midlertidig skoleskyss er transportoppdrag i kortere eller lengre periode, bl.a. knyttet til transport av skoleelever som følge av skader eller sykdom. Kommuner kan innvilge tilrettelagt skoleskyss i forbindelse med SFO, barnehage, farlig skolevei og for transport av elever til andre skoler enn nærskolen. VKT har ansvaret for å løse transportbehovene dette genererer og løser dette bl.a. ved bruk av rammeavtalene. Det henvises for øvrig til Konkurransebetingelser hvor det er redegjort for anslag for antall elever, elevturer pr. uke og kjørelengde i de enkelte deloppdragene. Det samme gjelder oversikt over dagens transportører og anslag for samkjøring, alenetransporter, andel elever med tilrettelagt skoleskyss av medisinske årsaker og antall turer med passasjerer i rullestol. 8 Samkjøring Transportør skal samkjøre elever, som er tildelt av oppdragsgiver, så langt det er mulig. Samkjøring med fler enn en elev i bilen på samme tur, på hele eller deler av strekningen, medfører ofte bedre utnyttelse og lavere kostnader. I rammeavtalen er det etablert en egen insitamentsordning som belønner samkjøring. Ref. Kommersielle forhold, pkt. 1.3. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av 10 11.03.2014
I løpet av kontraktsperioden vil det være behov for tilpasninger av transportoppdragene i forbindelse med endringer i transportbehov. Tilpasninger vil også kunne medføre endret tildeling av transportoppdrag og/eller at transportoppdrag tilbakekalles. VKT kan pålegge transportører samkjøring av flere elever i samme bil om dette anses hensiktsmessig, men legger til grunn at de enkelte turer settes opp i samarbeid mellom transportør og VKT. 9 Tildeling av turer (avrop) Oppdragsgiver vil i hvert enkelt tilfelle velge den transportør som gir lavest kostnad for oppdragsgiver etter den rangering som anbudskonkurransen har gitt innenfor hvert enkelt deloppdrag. Transportør vil bli valgt innenfor det/de deloppdragsområde(r) eleven har sitt/sine bosted(er) og/eller deloppdragsområde for skole/undervisningssted(er). Transportørs angivelse av minimumskapasitet i de enkelte deloppdrag og total kapasitet for hele anbudsområdet (total antall liten og/eller stor bil) forplikter transportør til å håndtere et tilsvarende antall transportoppdrag parallelt i aktuelle tidsrom. 10 Bestilling av turer Alle transportoppdrag som skal leveres som følge av inngåtte rammeavtaler, skal bestilles av oppdragsgiver. Bestillingsordre utstedes fra [dato] til [dato] med forbehold om endringer. Bestilling skal, om mulig, gjøres skriftlig med en standardisert bestillingsordre pr. e-post. Bestillingsordren fra oppdragsgiver skal, om mulig, angi hvilken avstand elev har mellom hente-/ leveringsadresse og skole. Er samkjøring aktuelt skal, om mulig, turens totale avstand med passasjer angis. Oppdragsgiver fastsetter avstanden basert på egne verktøy, men legger til grunn dialog og samarbeid med transportør ved fastsettelsen. Transportøren skal bekrefte mottak og planlagt utførelse av bestilling av transportoppdrag til oppdragsgiver snarest mulig. Transportoppdrag uten bestillingsordre fra oppdragsgiver er transportørens ansvar og vil normalt ikke bli godtgjort av oppdragsgiver. Elev/foresatt kan ikke bestille transport direkte fra transportør og skal henvises til den skole de tilhører, med mindre annet er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Skolen formidler skyssbehov videre til oppdragsgiver som utsteder bestillingsordre. Transportør har ansvar for organisering av de transportoppdrag som transportøren skal utføre. Herunder å planlegge skyssen i forhold til skoleplaner, avlastningsplaner, etc. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av 10 11.03.2014
Avbestilling som er meldt senest en time før planlagt utførelse skal ikke kjøres og gir ikke grunnlag for fakturering. Transportøren skal ha rutiner for ivaretagelse av avbestillinger. Bomtur er når elev/kunde ikke har møtt til bestilt kjøreoppdrag. Transportør skal melde bomturer til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold for å hindre at bomtur gjentar seg. Transportør har ansvar for daglig kommunikasjon og organisering av de transportene som transportøren skal utføre. Oppdragsgiver kan gebyrlegge transportør for manglende svar på bestillingsordre. 11 Punktlighet Den kundegruppe som transporteres er hovedsakelig skoleelever, både funksjonsfriske og funksjonshemmede. Dette er oftest faste, gjerne samkjørte, transporter som skal skje til faste forutsigbare tider og kravet til å være presis gjelder både elev og transportør. Transportøren er ansvarlig for å legge til rette for et transportopplegg som sikrer at elevene er levert på skolen senest før skolestart og blir hentet igjen tidligst etter skoleslutt. Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for kunden. Transportør skal ha et system som sikrer at kunden blir informert ved forsinkelser. Den samlede transporttiden for den enkelte elev skal være i overenstemmelse med krav i «veiledende retningslinjer for skoleskyss i Telemark og Vestfold». Oppdragsgiver kan fastsette maksimal reisetid dersom dette blir aktuelt ut i fra en skjønnsmessig vurdering. Vedvarende avvik på krav til punktlighet er å anse som mislighold iht. Kontraktsbestemmelser pkt. 7. 12 Møter med oppdragsgiver og representanter for kundene Transportøren er forpliktet til å delta i regulære driftsmøter med oppdragsgiver. Driftsmøter initieres og fastsettes av oppdragsgiver. Oppdragsgiver er referent. Transportør og oppdragsgiver skal etter behov avholde møte(r) hvor transportplaner gjennomgås og avstemmes. Gjennomgangen skal ha særlig fokus på optimalisering av transportoppdragene og økt samordning. Transportøren er forpliktet til å delta i møter med skoler og andre representanter for kundene når oppdragsgiver ber om det. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av 10 11.03.2014
13 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra kunder direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av transportør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle øvrige klager plikter transportøren å besvare. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagene og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder sms og e-post, ved klagebehandlingen. Klager som gjelder forhold som oppdragsgiver har ansvar for, besvares av oppdragsgiver. 14 Beredskap Transportør skal ha nødvendig beredskap og reserveløsninger slik at feil og mangler ved utførelse av transportoppdrag kan rettes opp med minst mulig ulempe for kunden. Transportør skal ha rutiner for håndtering av uhell, ulykker og andre alvorlige hendelser inkl. rutiner for varsling av oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan pålegge rutiner som sikrer at systemet fungerer sammen med oppdragsgivers beredskapssystem og-planer. 15 Krav til sjåfør Kjøreseddel Samtlige sjåfører skal ha gyldig kjøreseddel som beskrives i Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova 37a). Kjøringens karakter Sjåføren skal ta hensyn til at det utføres persontransport. Det skal tas særlig hensyn til at kunder tilknyttet tilrettelagt skoleskyss kan ha behov for ekstra varsom og «myk» kjørestil. Ved gjentatte berettigede klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra kjøring. Sjåførens fremtreden Sjåføren skal beherske norsk språk. Sjåføren skal yte ekstraservice til elever med spesielle behov. Informasjon ved bomtur Sjåføren plikter å informere sin sentral (eller tilsvarende) når det foreligger bomtur slik at dette blir tatt hensyn til ved fakturering. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 8 av 10 11.03.2014
Dyr i kjøretøyet Av hensyn til allergikere og astmatikere skal transport av dyr i bilene unngås, unntak er førerhunder og servicehund. Andre passasjerer I operativ jobb har sjåføren ikke adgang til å ta med andre personer i kjøretøyet enn de som turen er bestilt for. Unntak er opplæring av nye sjåfører. Bistand ved hentested Dersom kunden ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på ankomststedet på en sikker og tilfredsstillende måte for kunden. Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent. Sjåfør skal kunne legitimere seg med bevis fra transportør og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Transportører er erstatningsansvarlig for skade på passasjerer og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven. Se også Kontraktsbestemmelser, pkt. 13. Kontroll av sikkerhetsutstyr Sjåfør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc. til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Førstehjelpskurs Sjåfør skal ha gjennomgått førstehjelpskurs. 16 Taushetserklæring Alle mannskaper og andre involverte i tilrettelagt skoleskyssordningen har taushetsplikt og skal underskrive taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført vedkommende og dennes familie/pårørende. Taushetsplikt gjelder også etter avsluttet ansettelsesforhold. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 9 av 10 11.03.2014
17 Krav til kjøretøy Alle biler som benyttes skal tilfredsstille alle offentlige bestemmelser som har gyldighet for biltypen. Oppdragsgiver stiller også følgende krav til kjøretøyene: Det skal være mobiltelefon i alle kjøretøy for kontakt med oppdragsgiver og kunder. «Håndfri» kommunikasjonsløsning skal være tilgjengelig for å sikre lovlig kommunikasjon under transport. Alle biler skal ha minst ett standard barnesete/sittepute tilgjengelig. For enkelte oppdrag kan det være påkrevet med flere barneseter/sitteputer. Kjøretøyer som benyttes i oppdragene skal være rene og røykfrie. Ingen kjøretøyer skal være eldre enn 10 år i noen del av kontraktsperioden. Det skal kunne dokumenteres at bil(er) følger anbefalt periodisk service og reparasjonsanvisninger på godkjent og sertifisert verksted. Minibusser med mulighet for å transportere passasjer(er) sittende i rullestol skal være utstyrt med godkjent festeanordning(er) og sikkerhetsbelte(r). Biler skal være merket slik at kunden kan eller burde kunne forstå at den utfører persontransport/skoleskyss. Oppdragsgiver kan sette krav om at det skal monteres alkolås i kjøretøy som benyttes i oppdrag for oppdragsgiver. Transportør kan kreve dekning for kostnader knyttet til ettermontering av slikt utstyr. 18 Miljøhensyn Oppdragsgiver ønsker at det ved anskaffelse, bruk og vedlikehold av materiell tas miljømessige hensyn. Dette innebærer bl.a. at: Kjøretøy bør i størst mulig grad benytte miljøvennlig drivstoff. Det gis opplæring i riktig bruk av aktuelle kjøretøy når det gjelder økonomisk/miljøvennlig kjøring. Det søkes å redusere CO2 utslipp. Det bør benyttes miljøgodkjente vaskehaller. Kjemikalier som benyttes til rengjøring bør tilfredsstille svanemerkekravene. Unngå tomgangskjøring. Det bør benyttes motorvarmer dersom bilen om natten står parkert på ikke oppvarmet område. 19 Kommunikasjons- og billetteringssystem Oppdragsgiver kan kreve at transportør installerer og tar i bruk utstyr og system for billettering, flåtestyring, posisjonering, avstandsmåling eller lignende på biler som benyttes i oppdrag for arbeidsgiver. Dette kan for eksempel omfatte GPS, computer, billettmaskin, display, antenne, strømkabler m.m.. Transportør kan kreve dekning for kostnader knyttet til ettermontering av slikt utstyr. Oppdragsgiver har rett til tilgang og bruk av systemene. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 10 av 10 11.03.2014