EVALUERING AV OPPTAKSPRØVENE 2016 Lisa Katrine Svendsen, Kvalitetskoordinator Silje Hjelset Nygaard, Opptakskoordinator Rapport: 5/2016
Innhold Evaluering av opptaksprøvene 2016 EVALUERING AV OPPTAKSPRØVENE 2016... 1 Sammendrag og vurdering... 3 1. Innledning... 4 1.1. Evalueringen... 4 1.2. Svarprosent... 4 1.3. Spørreskjemaene... 4 2. Resultater juryevalueringen... 5 3. Resultater studentobservatørevaluering... 9 4. Tilbakemelding fra akkompagnatørene... 11 5. Kommentarer fra opptakskoordinator... 12 2
Sammendrag og vurdering Evaluering av opptaksprøvene 2016 Resultatene fra juryenes tilbakemelding viser at hele 83 % av juryene har evaluert opptaksprøvene. Tilbakemeldingene fra juryene er generelt gode. Juryene opplever at søkerne var godt orientert om opptaksprøvene. De sier også at opptaksprøvenes form i stor grad er egnet til å vurdere søkernes nivå og til å skille ut de mest egnede søkerne. Til forskjell fra i fjor hvor 94 % av juryene følte de fikk tilstrekkelig informasjon, har kun 49 % av juryene meldt tilbake at de fikk tilstrekkelig informasjon i år. De aller fleste rapporterer at de savner fødselsdato på søkerne. Nytt av året var at hele søknadsprosedyren var elektronisk. Søkerne registrerte seg i Søknadsweb, fylte ut et nettbasert følgeskjema og lastet så opp alle vedlegg. Derfor var en del av informasjonen om søkerne ikke med i søknadsmappen i år. Nytt av året var også krav til dokumentasjon av engelskkunnskaper, samt en håndheving av allerede eksisterende krav til dokumentasjon av norskkunnskaper. Evalueringene fra juryene inneholder enkelte forslag til forbedring. Kommentarer om repertoar og andre faglige områder må behandles i de enkelte seksjoner/fagråd mens tilbakemeldinger på administrative områder tas med inn i opptakskontorets arbeid for neste års opptaksprøver. 53 % av studentrepresentantene svarte på det elektroniske spørreskjemaet de fikk tilsendt. Studentene rapporterer at opptaksprøvene, sett fra deres ståsted, stort sett har foregått på en god måte. Til tross for et informasjonsmøte i forkant av opptaksprøvene er det noen studentobservatører som melder om at de kunne tenke seg å få mer informasjon i forkant av opptaksprøven om deres rolle. De nevner at de er usikker på hva de skal gjøre og ikke gjøre og om de skal lytte til diskusjonene juryene har. Deres rolle som studentobservatør bør også tydeligere formidles til alle juryer. Akkompagnatørenes tilbakemeldinger er for det meste positive. De foreslår kun noen endringer i notemappesystemet. Dette tas til etterretning av opptakskontoret. Alt i alt viser evalueringen at opptaksprøvene ved NMH fungerer godt. Opptakskontorets systematiske arbeid med utvikling og forbedring av rutiner bidrar i stor grad til dette. Den nye elektroniske søknadsprosessen har også bidratt til forenkling av opptaksprosedyrene og med noen justeringer vil den fungere enda bedre ved neste års opptak. Følgende tiltak foreslås for å utvikle kvaliteten på opptaksprøvene ytterligere: Studieadministrasjonen arbeider videre med å forbedre og forenkle den nye helelektroniske søknadsprosessen. Det ønskes at søkerne skal fylle ut sin formelle søknad, laste opp dokumenter og fylle ut følgeskjema i en og samme søknadsprosedyre på Søknadsweb. Opptakskontoret vurderer å finne en bedre rutine for å formidle til akkompagnatører hvem som går videre til nye runder. Mer utfyllende informasjon om søkerne må formidles til jury. Herunder fødselsdato og annen nødvendig informasjon for de ulike juryene. Bruk av Box med notemapper til søkerne bør deles med akkompagnatører. Se gjennom og oppdatere informasjon om repertoar-krav og spilletid på nettsider. SUT ser til at informasjon til studentobservatører blir formidlet tydelig og i god tid. Opptakskontoret vil sende jurylister til SUT så tidlig som mulig. 3
1. Innledning Evaluering av opptaksprøvene 2016 Opptak til master- og bachelorgradsstudiene ved Norges musikkhøgskole (NMH) skjer gjennom opptaksprøver, henholdsvis i uke 8 og uke 11 hvert år. Prøvene skal være egnet til å velge ut de som er best kvalifisert for et studium ved NMH. Evaluering av opptaksprøvene inngår som en del av NMHs kvalitetssikringssystem (pkt.1.3). 1.1. Evalueringen Juryene, akkompagnatørene og studentobservatørene blir bedt om å evaluere opptaksprøvene. Juryene fyller ut et evalueringsskjema i løpet av opptaksuka, mens studentobservatørene får tilsendt et web-basert evalueringsskjema i etterkant av prøvene. Akkompagnatørene evaluerer opptaksprøvene muntlig i sitt fagrådsmøte, og oversender i etterkant innspill til opptakskoordinator og kvalitetskoordinator, som tar deres evaluering med i rapporten. 1.2. Svarprosent Tabellen nedenfor viser oversikt over svarprosent for 2012-2016 2012 2013 2014 2015 2016 Jury master 72 % 61 % Tall ikke 92 % 86 % Jury bachelor 47 % 67 % pålitelige 1 88 % 81 % Studentobservatører 60 % 49 % 69 % 51 % 53 % Akkompagnatører Ingen svarprosent tilgjengelig 1.3. Spørreskjemaene Både de papirbaserte og web baserte spørreskjemaene er relativt korte, og inneholder både spørsmål der man krysser av på forhåndsgitte kategorier og spørsmål der det er mulig å komme med utdypende kommentarer. 1 Se innledning kapittel 2 4
2. Resultater juryevalueringen 42 skjema ble levert til juryene, 21 skjema fra masteropptaket i uke 8 og 21 skjema fra opptak til kandidatstudiene i uke 11. Til sammen besvarte 35 juryer spørreskjemaet. De som ikke besvarte skjemaet var følgende Juryer - Improvisert musikk/jazz, bachelor - Bratsj, bachelor - Cello, kontrabass, bachelor - Diplom, bachelor - Nordisk master den komponerende musiker, master - Fiolin, master - Bratsj, master Alle fritekstkommentarene er i sin helhet videreformidlet til opptakskoordinator. I denne rapporten er kommentarene filtrert i forhold til generell interesse. Det vil for eksempel si at kommentarer som gjelder en søker kan være fjernet da det ikke er av allmenn interesse. 1. I hvilken grad mener juryen: Diagram 2.1. 2. Mener juryen prøvens innhold bør endres? Hva bør i så fall endres? Slagverk Vi opplever det som urealt at noen vurderes på DVD og noen live. Det bør være strengere krav til videoen: hele programmet tatt opp i 1 tagning. Master Teoretisk fordypning Cello, kontrabass Ja. Vi savner en helhetlig vurdering av utøver - og teoretisk nivå Det bør være mulig å velge et bredere repertoar. Vi er for låst til noen få verk pga. akkompagnatør Anvendt musikkteori Operarepetitør Dirigering Gjorde endringer i fjor som var veldig positive. NEI, evt. gjøre mindre omfattende Muligens repertoar Bachelor Fiolin Musikkpedagogikk, klassisk 2. avdelings søkere (og 4 år): Trenger ikke innstudering, etyde, skala, prima v. Kun krav om Mozart/Bach Juryen har noen ideer, tar det videre med studiekoordinator. Tabell 2.2. 5
3. Hvor godt orientert virket søkerne om hva de skulle gjøre? Diagram 2.3.a. På en skala fra 1 til 5, der 1 er svært dårlig og 5 er svært godt, kan man regne ut et gjennomsnittstall og sammenlikne dette med fjorårets resultater. Vi ser en positiv tendens i at juryene oppfatter søkerne som bedre orientert i 2016 og 2015 enn i 2014. Hvor godt orientert virket søkerne om hva de skulle gjøre? 2016 4,5 2015 4,6 2014 4,1 0 1 2 3 4 5 Diagram 2.3.b. 4. Hvis det var noe flere søkere hadde misforstått, oppgi hva de hadde misforstått: Master Cello, kontrabass Det er vanskelig, spesielt for utenlandske søkere å finne fram på skolen til prøvespill-rom. Hva med et tilsendt "kart" eller tydeligere merking m/plakater. Trompet, tuba Att søkende burde lese studieplanen Bachelor Musikkpedagogikk, jazz Fløyte Manglende oppmøte på gruppeprøve. Vi ønsker sterkere fokus på informasjon om bi-instrument til prøven. Samme innhold på norske og resp. engelske søknads repertoar. Tabell 2.4. 6
5. Var det satt av tilstrekkelig tid til gjennomføring opptaksprøvene? Diagram 2.5. 6. Kommentar Saxofon, fagott, klarinett Video og lydavspilling utstyr fungerte ikke. Lydkvaliteten bør være høy. Master Cello, kontrabass Musikkterapi Vi hadde problemer med oppsatt videovisning midt i prøvespillplanen. Video må arr. helt til slutt og må organiseres slik at det finnes rom og personer til å håndtere teknikken! Ønsker utvidet tid; 50 min per søker. Anvendt musikkteori Lengre lunsjpause ønskes, 45 min. Tabell 2.6. 7. Mottok juryen tilstrekkelig informasjon om hver søker? Diagram 2.7. Til sammenlikning svarte hele 94 %at de fikk tilstrekkelig info i 2015 og 91 % at de mottok tilstrekkelig informasjon i 2014. At så mange av Juryene oppga å ikke ha mottatt tilstrekkelig informasjon i 2016 kan komme av den nye søknadsprosessen. I år var det ingen papirvedlegg og fødselsdatoen hadde ikke kommet med på følgeskjemaet. 8. Ved for lite informasjon, oppgi hvilken informasjon som manglet: Fødselsdato x 17 Mangler studentinformasjon ( ) en student hadde bare repertoar liste Repertoaromfang til søker Vi mottok ikke en del info som vi mener er relevant særlig ifm. utenlandssøker Vi skulle ønsket informasjon om ( ), tidligere utdanning, hovedinstrumentlærere og karriereplaner etter masterutdanning Vi skulle gjerne hatt mer informasjon om søkernes utøvende nivå. 7
Noen motivasjonsbrev, savnet bilde, ( ) attester, utdanning, vitnemål, repertoarliste: egen håndskrift, ingen dirigenterfaring Savner ( ), lengre motivasjons brev (kanskje på et separat ark) Her har vi hatt en del problemer m.h.t. omlegging til "digital" innlevering av søknads materiale. Til tross for iherdig innsats fra adm. oppstod det en del vanskeligheter her. Vi trenger karakterutskrift, ( ) etc. Ikke ( ). ikke vitnemål fra f.eks. videregående, tidligere utdanning etc. Uklarheter om tidspunkter. Savner opplysninger om tidligere lærere ( ) ( ) bilde, vitnemål, evt. attester. Det kan vurderes om man skal lage en søknadsprosjektbeskrivelse. 9. Hvordan fungerte samarbeidet i juryen? Diagram 2.9. 10. Kommentarer og eventuelle forslag til endringer Trompet, tuba Saxofon, fagott, klarinett Lunsj, studentenes fremtidsplaner og masterprosjekt Mange potensielle internasjonale søkere er ikke kjent med vår tidlige søknadsfrist. Bør bekjentgjøres bedre. Master Teoretisk fordypning Musikkterapi Vi mener at opptaksprosedyrene for dette studiet bør revurderes. Vi har notert oss noen momenter vi ønsker å utbedre for neste år (stryke folke-tone sang, men beholde acappella sang som krav.også ønsker vi å skåre stemme/stemmebruk bedre.) Dirigering Dirigering For mange frafall (avmeldte). Tenker felles oppmøtetid. Depositum? 1000 kr som de får igjen ved oppmøte. Tekst:4.runde: Partitur-spill. Bedre orientering om hvem som kommer og ikke. (Depositum) Bachelor Klaver Gitar Det er ønskelig å få oppgitt fødselsdato på søkerne. Det var rot i forhold til rom som skulle brukes til innstudering. Dette var et rom som er kontor til stipendiat, og ikke var det låst opp. Vi fikk et nytt, men dette bør være i orden ved start! Tabell 2.10. 8
3. Resultater studentobservatørevaluering I alt 86 spørreskjemaer ble sendt ut. Dersom en person har vært representant under både master- og bacheloropptak har personen fått tilsendt to spørreskjema. Nedenfor er en tabell som viser svarprosent fordelt på master og bachelor. Uke Sendt ut Besvart Svarprosent Master (uke 8) 36 16 44 % Bachelor (uke 11) 50 30 60 % Samlet 86 46 53 % 1. Hvordan ble du studentobservatør? Diagram 3.1. Annet: Er del av Sut, meldte meg selv til piano og tok kirkemusikk fordi det trengtes. Meldte meg selv på NoCom, og blåse-observatør ble ettersøkt med jazzlinjas interne Facebook-side. Så jeg meldte meg Spurt av SUT til masterjuryen, der avtalte jeg med lærer å være med i den kommende bachelorjuryen. 2. Hvor enig/uenig er du i følgende påstander? 1 betyr at du er helt uenig og 5 betyr at du er helt enig Diagram 3.2. 9
Diagram 3.3 3. Hvordan var informasjonen som du fikk i forkant av opptaksprøven? Diagram 3.4. 4. Hva savnet du informasjon om? Generelt, kanskje spesielt timeplaner. Hva som faktisk skulle foregå og hvor lenge jeg skulle sitte Tidspunkter som ble flyttet. Jeg hadde ikke fått noen konkrete beskjeder om hva jeg skulle gjøre, men jeg visste det meste fra før Det meste. Jeg skulle gjerne fått noe informasjon om hva som var min oppgave som studentrepresentant. Fikk aldri mail om hva som var min rolle, etc., slik jeg vet folk i bachelorjuryen fikk. Jeg visste f.eks ikke at jeg skulle sitte og høre på når de diskuterte også, så på en av søkerne gjorde jeg ikke det. Jeg savnet informasjon om hva min oppgave som studentobservatør er - hva er min rolle der, hvor mye har jeg å si, hva er det jeg skal gjøre/evt. ikke gjøre. Dette var i praksis ikke problematisk, da jeg er på god fot med alle læreren i juryen, og det ikke ikke oppsto noen problemer. Men skulle gjerne hatt tydeligere informasjon om dette i forkant. 5. Hvis du har andre tanker rundt det å være studentobservatør i opptaksjury kan du skrive dem her. Kunne vært betalt? Ganske bra betalt for de som sitter i prøvespillkomp, kunne vært noe til observatører også. Kanskje lettere å få noen til å melde seg da også. X 2 Lærte mye! Svært fornøyd med opplegget. Det eneste jeg har å legge til, ( ) som var veldig hyggelig å ta turen. Prøvespillet ble derfor utsatt en klokketime. Det mener jeg virker uprofesjonelt overfor søkerne. Ble spurt på facebook. Pleier vi ikke å få en felles mail hvor de som vil kan melde seg? Kjenner mange andre som også hadde lyst å sitte som representant. Jeg opplevde på et av pedagogikk-prøvespillene at instrumentallæreren var der i kort tid, stresset opp søkeren og gikk etter å ha hørt "tilstrekkelig" på hovedinstrumentet. 10
Dette opplevde jeg som noe ubehagelig, og la merke til at søkeren ble ekstra stresset på grunn av dette. Dette mener jeg ikke var helt ok. Om det var på grunn av organisatoriske årsaker og at læreren måtte gå, skulle dette vært ordnet i på forhånd, og ikke gå utover en søker med nerver nok fra før av. Kirkemusikkjuryen var veldig velkommnende og hyggelig. Pianojuryen snakket ofte med veldig lav stemme sådan at det føltes at dem ikke vill at man som studentrepresentant skulle høre hva dem sa. Det var og sånn at dem dykket opp 30 sent uten å si fra fordi dem hadde lyttet på en søker via video uten å si fra. Dermed vet jeg ikke noe om hvordan dem behandlet den søknaden. Man kan godt få en mail på forhånd der det står akkurat hvilke oppgaver man har som observatør Jeg fikk beskjed om å være igjen på rommet hvor opptaksprøven foregikk, da juryen skulle samtale om forrige søker. Jeg skulle hjelpe neste søker med rigging o.l. Derfor fikk jeg ikke overvære samtalene angående søkerens audition. Jeg mener at studentrepresentanten skal overvære samtalene slik at det er sikkert at alle søkere blir vurdert på lik måte. Ang. spørsmålet om jeg følte meg velkommen og respektert av juryen, svarte jeg vet ikke kun fordi de ikke sa så mye til meg eller om jeg var der. Var det for det meste en flue på veggen der som ikke snakket stort med noen. Bra ordning! 4. Tilbakemelding fra akkompagnatørene Akkompagnatørenes evaluering av opptaksprøvene ble gjennomført ved at seksjonsleder Gunnar Flagstad sendte ut en e-post 6. april 2016 og ba om tilbakemelding på hva som hadde fungert godt eller dårlig ved gjennomføringen av årets opptaksprøve. 7 akkompagnatører sendte inn sine synspunkter. Hovedinntrykket er at akkompagnatørene er godt fornøyde og de rapporterer om at det meste fungerte bra. Akkompagnatørene er fornøyd med det nye systemet hvor de får tilsendt en liste med repertoar og må be om de notene de ikke har fra før av. De peker likevel på et par mulige ulemper med systemet og kommer med et par tips til hvordan systemet kan forbedres t il neste gang. Akkompagnatørens innspill til forbedring: Noen uklarheter omkring hvem som i siste stund stilte opp. Iblant fikk jeg info via mail, iblant de andra ( ). Nytt av året var det at akkompagnatørene ikke fikk en diger bunke noter, men kunne be om utskrift av de notene som eventuelt måtte trenges. Dette var så absolutt en fordel ( ) Det var mye rot med repertoaroversiktene siden disse ble sendt ut som pdf eksportert fra excel, og på flere av kandidatene var oversikten ufullstendig. Tidligere år har man fått et omslagsark hvor det er tydelig hvilke verker hver kandidat gjør. Kanskje hadde det vært mulig å eksportere et slikt ark elektronisk for hver kandidat, i tillegg til at man kan få tilsendt excel-filen istedenfor pdf. Siden notene sendes digitalt, ønsker jeg at disse legges i Dropbox-mapper sortert etter kandidat og som deles med akkompagnatørene. ( ) Nå ble det gjort slik at man fikk videresendt nedlastingslinker til hver av de kandidatene man trengte repertoar på, etter forespørsel, men dette var en tidkrevende jobb både for administrasjonen og akkompagnatørene. Det burde være en automatikk i at akkompagnatører får tilsendt lister på e-post over hvillke av deres kandidater som er gått videre, og når de skal spille. Dette bør gjøres på samme tidspunkt som det henges opp. Dette kan nok forberedes i forkant av prøvespillet. Nå må man enten bli igjen på NMH til listene kommer opp, eller man må be spesifikt om listene (noen ganger sendes de likevel uten forespørsel). (..) skulle ønske at info om kandidater og repertoar kom litt før. Jeg kunne ønske meg en spisekupong tidlig samme dag, fordi vi har ulike timeplaner. Jeg ender som regel opp med å gå glipp av måltidene eller kjøpe de selv. 11
Jeg hadde ikke deltatt på bachelor-opptak på et par år, og synes det nye systemet hvor vi får en liste med kandidatenes repertoar i stedet for masse kopier fungerte strålende. Veldig lett å ha oversikt, og de notene jeg manglet og etterlyste ble raskt levert. Veldig fornøyd med å få beskjed om kandidater som hadde trukket seg. Det som ikke fungerte hadde egentlig ingenting med selve gjennomføring av uken, men med repertoarkravene. Så langt jeg kan huske fra alle år, har ett av kravene for fløyteopptak 1. avdeling vært Bach Largo e dolce fra sonate i h-moll, eller Handel 1. og 2. sats fra G-Dur sonaten. Mens i år var Handel erstattet med Bach Siciliano fra E-Dur sonaten på nmh s nettsider. Dette var jurymedlemmene ikke klar over, og de sa at Bach Siciliano er noe de egentlig ikke ønsker å høre. Fint om man kunne klargjøre dette (..) til neste år. Spesielt fordi på den engelske versjonen (audition requirements) stod det fortsatt Handel og ingen Siciliano. 5. Kommentarer fra opptakskoordinator Opptakskontoret vurderer opptak 2016 som godt gjennomført, uten store problemer i avviklingen. Forberedelsene ble annerledes enn tidligere år, da vi for første gang hadde en hel - elektronisk søknadsprosess. For opptakskontoret førte dette til tidsbesparelser i forberedelsene av søknadsbehandlingen, og er noe vi ønsker å fortsette med. Det er imidlertid behov for noen justeringer av prosedyren: Søkeren har i år måttet gjennom to operasjoner for å få søke, i to ulike systemer. Dette har nok vært uoversiktlig for søkerne, og unødvendig tungvint. Ideelt sett bør søkeren kunne gi all informasjon i samme system Søknadsweb. Informasjonen søkeren har lagt inn i Søknadsweb har ikke alltid stemt overens med informasjonen fra følgeskjemaet. Dette fører til usikkerhet rundt hvilket program søkeren ønsker å søke på og personinformasjonen til søkeren. Denne type informasjon bør hentes fra FS/Søknadsweb. Prosedyrene for elektronisk innlevering av lydfiler og partiturer på kandidatstudiet i komposisjon og masterstudiet i komposisjon fungerte ikke så bra. Dette må vi finne en bedre løsning på til neste år. Utover disse utfordringene var det mye med det nye systemet som virket avlastende på opptaksteamet, og vi vil bruke høsten til å finne enda bedre løsninger på det som ikke fungerte optimalt i år. Nytt av året var også krav til dokumentasjon av engelskkunnskaper, samt en håndheving av allerede eksisterende krav til dokumentasjon av norskkunnskaper. For kandidater som ikke kunne forevise dokumentasjon, arrangerte vi en muntlig prøve i etterkant av fø rste opptaksdag. Det har også i år vært vanskelig å få juryer på plass. Når det gjelder konkrete innspill fra aktørene, vil opptakskontoret vurdere disse enkeltvis. Tiden i forkant av opptaksukene, samt avviklingen av opptaket er til tider svært arbeidskrevende, og vi må gjøre noen prioriteringer. Kommentarer til innspill fra akkompagnatører, juryer og studentobservatører: Repertoarkrav og annen studieinformasjon: Vi vil ha en gjennomgang av søkerinformasjonen på nett, særlig når det gjelder repertoarkr av. Vi skal sørge for at repertoarkravet står likt på engelske og norske sider. Kommentarer fra akkompagnatører: Vårt inntrykk er at det elektroniske følgeskjemaet fungerte godt, og at det gjorde det lettere for både akkompagnatørene og oss i formidlingen av repertoar og noter. De feilene som oppsto i 12
skjemaene vil være lette å unngå neste år. Det var en diskusjon om de nødvendige notene skulle formidles elektronisk eller ved utskrifter. I år ble det løst ved at gjorde litt av begge deler, og det tror jeg ikke er til å unngå. Dette har å gjøre med personlige preferanser samt de ulike instrumentgruppenes repertoar. Vi vil ha mulighet til å bruke BOX til å dele noter elektronisk. Kommentarer fra studentobservatører: Det er uheldig at flere studentobservatører føler at de har blitt holdt utenfor i juryens diskusjoner. Vi vil informere juryene bedre i forkant om studentobservatørens rolle. Når det gjelder informasjon til studentobservatører, er det SUT som står for dette. Opptakskontoret har sendt informasjon til SUT på e-post, men det kan nok være at SUT bruker andre formidlingskanaler hyppigere. På informasjonsmøtet i forkant av masteroppt aket kom det ingen studentobservatører. Vi kan forsøke å informere SUT tidligere om juryer og tider, men det er SUT som må viderebringe dette til observatørene. Kommentarer fra juryene: I år var søkermappene tynnere, og noe av vedlegg lå ikke i søknadene. Dette er på grunn av den nye søknadsprosessen. Nesten samtlige juryer savnet fødselsdato på søkeren så det er noe vi skal få på forsiden til neste år. Vi vil også ta en ny gjennomgang av nødvendige vedlegg, for å se om vi skal legge ved noen mer. I år differensierte vi mellom studieprogrammene, og det vil vi nok fortsette med. I forkant av neste års opptak vil vi kontakte fagmiljøene for å høre hva som anses som nødvendige vedlegg. Det er også mulig å gjøre vedleggene elektronisk tilgjengelig for juryleder og gi henne/ham tilgang via pc eller nettbrett. 13