SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kari Solberg Økland Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 11/1822-5 Dato: * ORIENTERING OM BYDELSKONFERANSENE 2011 INNSTILLING TIL: BYSTYRET Administrasjonens innstilling: 1. Oppsummering og anbefaling fra gjennomføringen av bydelskonferansene 2011 tas til orientering. Osmund Kaldheim rådmann Kari Høyer Kommunaldirektør
Innledning/bakgrunn for saken I flere av årets bydelskonferanser ble konferansenes form og innhold debattert. Hensikten med denne saken er å orientere om gjennomføringen av årets bydelskonferanser, samt gjengi tilbakemeldingene som fremgår av referatene fra bydelskonferansene. Et brev fra en av deltagerne ved bydelskonferansen på Tangen/Åskollen følger som vedlegg til saken. Saksutredning Hensikten med bydelskonferansene I følge kommunens egne hjemmesider skal Bydelskonferansene bidra til å utvikle byen i retning av den vedtatte visjonen: "Miljø- og kompetansebyen Drammen - en tett, mangfoldig og levende by i et vakkert landskap". Konferansene skal være en arena for kontakt mellom bystyrepolitikerne og bydelene. Hver bydel skal følges opp av 6 bystyrepolitikere. Konferansene vil gi politikerne økt kjennskap til bydelene og gir bydelene mulighet til å komme med innspill til saker som kan vurderes i det årlige budsjettarbeidet. Felles tema I tillegg til åpen post er det en etablert praksis for å planlegge gjennomføringen av bydelskonferansene med et felles tema. Felles tema for årets bydelskonferanser var hensynet til myke trafikanter og kollektivtilbudet i bydelene. Representanter fra Buskerud Kollektivtrafikk AS og virksomhet Vei, Natur og Idrett var engasjert for å gi informasjon om status og planer for videre utvikling av tilbudet til publikum, innenfor sitt virkeområde. Felles program Programmet for konferansene var foreslått slik: 18.00 Velkommen, med gjennomgang av tilbakemeldinger bydelskonferansene 2010 18.30 Hvordan tilrettelegger Drammen kommune for myke trafikanter v/vei, natur, idrett 18.45 Fremtidens busstilbud v/buskerud kollektivtrafikk 19.00 Gruppearbeid 19.30 Innspill fra bydelen, gjennomgang i plenum 19.50 Oppsummering av punkter fra bydelen I bydelskonferansen i Skoger var det også forberedte innlegg til felles tema fra foreldrenes arbeidsutvalg og elevrådet ved Skoger skole, med konkrete innspill fra bydelen til felles tema. Informasjon og markedsføring av konferansene Med bakgrunn i til dels lav oppslutning fra befolkningen i bydelene ble årets konferanser markedsført gjennom flere kommunikasjonskanaler enn praksis har vært tidligere år. De tradisjonelle kommunikasjonskanalene har vært: Omtale på kommunens hjemmeside Annonser i Drammens Tidene og Byavisa Drammen Pressemelding sendt de lokale mediene I tillegg ble også disse kommunikasjonskanalene benyttet i år:
Facebook Invitasjon sendt de kommunale barnehagene (epost) Invitasjon sendt skolene og til Foreldrenes arbeidsutvalg ved skolene (epost) Invitasjon sendt til lag, foreninger og organisasjoner som ligger i kommunens database (epost) Deltagelse Oppmøtet ved den enkelte konferanse er ført opp i tabellen under: Bydel Antall politikere Antall innbyggere Austad/Fjell 5 9 Bragernes 6 17 Gulskogen 4 5 Konnerud 5 4 Skoger 6 22 Strømsø/Danvik 6 7 Tangen/Åskollen 5 21 Åssiden 6 21 Sum alle bydeler 43 106 Tilbakemeldinger fra konferansene I bydelskonferansene på Konnerud, Tangen/Åskollen og Åssiden er det gitt konkrete tilbakemeldinger på hvordan bydelskonferansene fungerer. Tilbakemeldingene, som inngår i referatene fra konferansene, er gjengitt under. Åssiden bydelskonferanse I forbindelse med et planlagt gruppearbeid ble bydelskonferansens form tatt opp: Endret gjennomføring av bydelskonferansene Deltakerne anmodet at det ble foretatt en gjennomgang av hvordan bydelskonferansene gjennomføres. Innbyggerne ser på konferansen som en mulighet til å drøfte og ta opp saker som den enkelte er interessert i og som er viktig for bydelen direkte med bystyrets politikere. At det meste av tiden blir brukt til innlegg/presentasjoner fra kommunen, fratar innbyggerne mulighet til å ta opp lokale saker en brenner for. Konferansen ber om at bydelskonferansene gjennomføres etter det som har vært intensjonen drøfting, dialog og samhandling, og at tiden i hovedsak blir brukt til dialog. Dersom kommunen har behov for å orientere om ulike prosjekter vil dette kunne skje ved å gjennomføre ordinære informasjonsmøter. (Merknad: Avsnittet ovenfor er hentet fra referatet fra bydelskonferansen.) Tangen/Åskollen bydelskonferanse Midler til styrking av bydelsarbeidet Det kom til klart uttrykk at innbyggerne er stolt av å være Drammensere og utviklingen som byen har gjennomgått. Dette gjelder også stolthet for sin bydel. Det ble uttrykket ønske om at det ble avsatt økonomiske midler som kunne benyttes/søkes på til miljø/trivselstiltak i bydelen. Dette vil kunne bidra til økonomisk verdisikring i bydelen.
Endret gjennomføring av bydelskonferansene. Deltakerne anmodet at det ble foretatt en gjennomgang av hvordan bydelskonferansene gjennomføres. Innbyggerne ser på konferansen som en mulighet til å drøfte og ta opp saker som den enkelte er interessert i og som er viktig for bydelen direkte med bystyrets politikere. At det meste av tiden blir brukt til innlegg/presentasjoner fra kommunen, fratar innbyggerne mulighet til å ta opp lokale saker en brenner for. Konferansen ber om at bydelskonferansene gjennomføres etter det som har vært intensjonen drøfting, dialog og samhandling, og at tiden i hovedsak blir brukt til dialog. Dersom kommunen har behov for å orientere om ulike prosjekter vil dette kunne skje ved å gjennomføre ordinære informasjonsmøter. (Merknad: Avsnittet ovenfor er hentet fra referatet fra bydelskonferansen.) Betraktninger fra Bjørn Svendsen Betraktningene, som i sin helhet er gjengitt i vedlegg, understøtter tilbakemeldingene fra bydelskonferansen på Tangen/Åskollen, som er gjengitt i avsnittet over. Konnerud bydelskonferanse Johan Baumann ønsket velkommen med å si at det er første gang det er flere politikere enn innbyggere tilstede på bydelskonferansen. Den lave deltagelsen mente han kunne ha noe å gjøre med tidspunktet på året, og det ble konkludert med at konferansen bør gå tidligere på våren. Strømsø/Danvik Annen form på bydelskonferansene. Beboerne kommer med råd/tilbakemeldinger og ønsker å se resultater. Felles tema - forslag til tiltak fra bydelskonferanse Det kom inn til sammen 55 forslag til tiltak for å få flere til å gå, sykle eller velge kollektivtransport. Flere av disse forslagene består av flere tiltak. Tiltakene er beskrevet i vedlegget som viser alle oppfølgingspunktene fra årets bydelskonferanser. Drammens Tidende digital medvirkning I samarbeid med Drammens Tidende ble avisens lesere, gjennom digital medvirkning, invitert til å komme med forslag til tiltak for å få flere til å gå, sykle, eller velge kollektiv transport. Avisen prioriterte temaet høyt i dagene før bydelskonferansene, og nettsidene var åpne i de to ukene bydelskonferansene ble gjennomført. Til sammen kom det inn 194 konkrete forslag til tiltak fra publikum. Et utvalg av disse er vist i vedlegg. Administrasjonens bemerkninger Når det gjelder måten bydelskonferansene fungerer på, er det er særlig følgende tilbakemeldinger som går igjen: Felles tema for alle bydeler oppleves som lite relevant i forhold til de fremmøtte innbyggernes opplevelser av utfordringer og muligheter i den enkelte bydel. Det må legges opp til mye tettere og mer direkte dialog mellom bydelens innbyggere og bystyrepolitikerne som skal følge bydelen. Erfaringene fra bl.a. Skoger bydelskonferanse, der det var forberedte innlegg fra foreldre og elever ved Skoger skole, var gode. Hovedinntrykket er likevel at bydelskonferansenes form, og måten det tilrettelegges for dialog mellom innbyggere og politikere i bydelene er moden for fornyelse.
Erfaringene fra årets prøveprosjekt med bruk av digital medvirkning i samarbeide med DT er i så måte interessante: Det kommer inn svært mange konkrete forslag til tiltak Det er nær dobbelt så mange personer ute i bydelene som har valgt å engasjere seg på denne måten, enn de som har møtt opp på bydelskonferansene. Administrasjonen anbefaler at det fremmes en egen sak med forslag til en videreutvikling av dagens bydelskonferanser. Saken bør fremmet innen utgangen av 2011, slik at evt. endringer i praksis kan planlegges og gjennomføres fra 2012. Når det gjelder de konkrete innspillene fra bydelskonferansene og forslagene fremmet av DT s lesere, foreslås disse bearbeidet videre inn mot økonomiplanarbeidet, alternativt oversendt Buskerud Kollektivtrafikk, der dette er relevant. Med utgangspunkt i intensjonene i Buskerudbysamarbeidet foreslås det å legge vekt på lokale tiltak for å bedre vilkårene for myke trafikanter og for de reisende med buss/tog. Anbefaling Det fremmes bystyresak, med forslag til en videreutvikling av dagens bydelskonferanser. Saken fremmes innen utgangen av 2011. De konkrete innspillene fra bydelskonferansene og forslagene fremmet av DT s lesere vurderes i forbindelse med årets økonomiplanarbeide, alternativt oversendes Buskerud Kollektivtrafikk for videre oppfølging. Det legges i økonomiplanarbeidet vekt på tiltak for å bedre vilkårene for myke trafikanter og for de reisende med buss/tog.