Introduksjon til a-ordningen EDAG prosjektet, 2. Sept 2014 1 2 - prosjektet a-opplysningsloven Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold med mer A-ordningen A-meldingen Etatenes Fellesforvaltning 1
Digital,samordnetinnrapportering av inntekts-og arbeidsforhold og skattetrekksopplysninger fra opplysningspliktige (primært arbeidsgivere) til NAV, Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten. 3 2
A-meldingen innlevering gjennom elektronisk kanal Fordeler for virksomheter Status Samkjørte prosesser Felles kode- og regelverk Digital rapportering Riktigere grunnlag, færre henvendelser 3
Fordeler for samfunnet Frist for innrapportering 8 4
9 A-opplysningsloven vedtatt Utvikling og test Prøvedrift A-ordningen iverksettes 2012 2013 2014 2015 Erfaringer fra prøvedrift 10 5
Prøvedrift den store generalprøven Redusere risiko Vellykket innføring Velfungerende ordning Hva skal vi teste ut i prøvedrift Meldingsstruktur Regelverk Rutinetilpasning Opplæring Informasjon Brukerstøtte Innsending Tilbakemelding Korrigere/komplettere Ytelse Sentralt mottak, prosessering av data Tilgjengeliggjøring, ytelse Mottak og bruk av data i etatssystemer sammenligning 12 6
LPS-leverandører og start prøvedrift Status per 21. august 2014 totalt 36 lønnssystemer 7 6 Leverandører med oppstart tom juni representer 98 % av alle LTOer sendt fra system 5 4 3 2 1 0 Agro Økonomi ASPECT4 Hogia Lønn E-Business Suite OCS HR Harmoni Lønn Paga Visma Contracting Personec Lønn Visma Avendo Lønn Visma Lønn Adonis Huldt & Lillevik DR-Økonomi JR Taxi Regnskap Agresso Excelar Lønn* Nettlønn InfoEasy Protago* VIVALDI Lessor Payroll Xledger Uni Micro Økonomi Formula Visma Enterprise HRM Midas Lønn* Mamut Tripletex SAP Admin123 Easy-Regn InfoADB Sunpro Norlønn* TaxiTotal Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember * Disse fire har ikke svart på spørreunderesøkelsen 21. august; legger til grunn tidligere svar 13 14 LPS-leverandører og start prøvedrift Status per 6. mai 2014 totalt 38 lønnssystemer 100 90 80 START prøvedrift -og % LTO i 2012 dekket av LPS 70 60 50 40 30 20 10 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 7
Prøvedriftsutvalg 15 15 16 Erfaringer fra prøvedrift Innsending gjennom Altinn, validering i våre systemer, samt utsending av tilbakemelding fungerer bra teknisk og med bra responstider Deltakende systemleverandører har gjennomgående god forståelse av grunnleggende meldingsstruktur Foreløpig avstemmingsresultater viser god match mellom a-melding og rapportering etter gammel modell (periode LTO) Typiske utslag Feil virksomhetsstruktur i forhold til opplysninger fra enhetsregisteret Feil i oppsett av arbeidsforholdsopplysninger Ugyldig kombinasjon av inntektsdetaljer 8
Råd til tjenesteleverandører Regnskapsførere, lønnssentraler og revisorer 17 18 9
Kundeforhold A-ordningen kan medføre behov for å endre arbeidsdelingen med kunden. Må kontrakter og avtaler oppdateres? Er det behov for andre tilganger i Altinn? 19 Lønns og personalssystem Er din leverandør klar for a-ordningen Har du fått tilbud om opplæring i forbindelse med a-ordningen Når kommer ny systemversjon Spør LPS-leverandør om testinnsending 20 10
Skaff riktige data Sjekk at opplysninger om arbeidsgiver stemmer med enhetsregisteret A-meldingen leveres fra juridisk org.nr., og opplysninger rapporteres på virksomhetsnummer Sjekk at opplysninger om ansatte er fullstendige og riktige Ansatte skal rapporteres med virksomhetsnummer, fødselsnr./d-nr., stillingsprosent, permisjon, startdato mm Internasjonal identifikator (f eks passnr) kan benyttes for utenlandske inntil d-nr mottas. Stillingskoder skal omgjøres til yrkeskoder (for statlige bedrifter) 21 Erstatt lønns- og trekkkodene Finn de nye beskrivelsene av arbeids- og inntektsforhold i kodespeilet. Her er gamle koder og nye beskrivelser satt opp side om side. Gå gjennom alle lønnarter i lønnssystemet og koble dem mot de nye beskrivelsene 22 11
Lag nye rutiner Vurdere rutiner og frister for innsamling og godkjenning av rapporteringsgrunnlag. Data må være godkjent og registrert i tide: f eks timelister, turnus, ansettelse/sluttdato, permisjon mv. Må interne frister eller kjøreplan endres? Lag rutine for håndtering av tilbakemelding fra a-ordningen. Fordele tilbakemelding på virksomheter (returneres på org.nr) Avvik bør korrigeres innen neste kjøring 23 Lag nye rutiner (forts) Se på arbeidsfordeling hvis arbeidet i dag er fordelt på ulike personer, avdelinger eller evt virksomhet/regnskapsfører Ny rutine for avstemming mot regnskap Ny avstemmingsrapport kan hentes i Altinn. 24 12
Systemportefølje Planlegg oppgradering av lønns- og personaldatasystem Avtal tidspunkt for oppgradering av lønns- og personaldatasystemet Avklar ansvar for konfigurering av lønns- og personaldatasystemet slik at lønnsarter er korrekt koblet mot arbeids- og inntekstbeskrivelser Vurder om tilgrensende systemer påvirkes av oppgradering i lønns- og personaldatasystemet, for eksempel Systemer for tidsregistrering, turnus og reiseregninger Regnskapssystem Datavarehus 25 Fyll opp med kunnskap Alle lønnsmedarbeidere bør ha grunnleggende opplæring i a-ordningen. Trenger lønnsmedarbeidere opplæring i ny systemversjon? Trenger avdelingsledere, personalledere, kunder eller andre opplæring i eller informasjon om a-ordningen? 26 13
27 14