Nøtterøy kommune Bjønnesåsen bo- og behandlingssenter Elin-K-samsplllprosjektet v/sissel Skarsgaard Nors Sykepleierforbund Postboks 456, Sentrum 0104 OSLO Saksbehandler: Direl<te telefon: Vår ref.: Arkiv: Deres ref.: Dato: Anne-Britt Kjeldsberg 33 40 23 81 08/15297 FE-060, FA-G73 12.06.2008 Sluttrapport for forprosjekt i Elin-K Vedlagt følger sluttrapporten for forprosjektet i Elin-K. Takk for følge så langt. Med hilsen Anne-Britt Kjeldsberg leder Vedlegg: Regnskap Elin-kper31.mai08.xls Sluttrapport Samspillkommune.doc Postadresse: Postboks 250 Borgheim, 3163 Nøtterøy Telefon: Besøksadresse: Semsveien 90 Telefaks: E-post: postmottak@notteroy.kommune.no Internet: 33 40 20 00 Bank: 2470 09 57000 33 40 22 82 Org.nr.: 964 952 256 wvvw.notteroy.kommune.no
Regnskap for samspillkommune Nøtterøy 01.11.07-31.05.08 Elin-k Tekst Prosjektleder Prosjektkoordinator og vikarer IT-hjeip Kurs i prosjekledelse for koordinator Opplæring av personalet Opplæringsansvarlig Møtevirksomliet Nettverkssamlinger inkl. reise Personalkostnader inkl. reise Telefon og kommunikasjon Kontorliold og diverse utstyr NHN månedsleie kr. 10.000,- Kontor og kommunikasjon Tietoenator: Installering av legemodul Vedlikeiiold, brukerstøtte og konsulentarbeid Ekstern bistand Budsjetterte kostnader totalt/regnskap pr.31.05 Inntekter: Mottatt tilskudd Bruk av kommunale midler Budsjett 34 000 50 000 26 500 11 200 70 200 11 250 21 000 23 000 247 150 10 000 25 000 70 000 105 000 200 000 40 000 240 000 592 150 Regnskap 35 345 75 805 11 200 10 000 Pågår, anslag 10 000 Anslag 5 377 147 727 10 000 Anslag 70 000 80 000 0 227 727-110 000 117 727 Nøtterøy, den 11. juni 2008. Ragnar Strømmen Økonom irådgiver
Nøtterøy Kommune Sluttrapport Forprosjekt Elin-K Juni 2008
Innhold 1. Sammendrag 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen 3 3. Målrealisering 3 4. Prosjektorganisering 4 5. Erfaringer som samspillkommune 4 6. Viktige erfaringer 4 7. Regnskap 5 8. Avslutning 5 Vedlegg 5
Samspillkommunen skal i en sluttrapport gi en samlet framstilling av hvordan forprosjektet er gjennomført i egen kommune og hvilke resultater som er oppnådd. I tillegg skal det beskrives erfaringer med å være en samspillkommime og å være en del av et større prosjekt. Rapporten vil gi viktige innspill i videre arbeid med 30 nye samspillkommuner. 1. Sammendrag I forprosjektperioden ble det utarbeidet en forprosjektplan inneholdende blant annet tidsfestede milepæler, budsjett og organisasjonskart, som vi har brukt alrtivt som et redskap for å oppnå målene vi hadde satt oss. Vi har også vært med på to nettverkssamlinger hvor det ble tatt opp en del relevante problemstillinger som de fleste kommunene hadde vært borti og hvor pilotkommunene delte sine erfaringer med samspillkommunene. I og med at vi har brukt pilot og andre samspillkommuner for å utveksle erfaringer og å hjelpe hverandre, har disse nettverkssamlingene vært nyttige. Det er lettere å ta kontakt når man har truffet den personen man ønsker å samarbeide eller utveksle erfaringer med. Vi har hatt månedlige statusrapportmøter med Elin-K ledelsen. Dette har vært nyttig og strukturert. På statusrapportmøtene går en igjennom status, hva som er gjort siden sist, hva som skal skje frem til neste møte og hvordan man ligger an ift milepæler. Timelister er oversendt Elin-K hver måned. Ellers har vi aktivt brukt pilotkommimene pr mail for å få råd og tips om ting som har oppstått. Vi var allerede tilknyttet Norsk helsenett da forprosjektet startet, noe som gjorde hele prosessen enklere for oss som kommune. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Gjennomføringen av forprosjektet er blitt gjort etter milepælsplanen. Vi ser at disse milepælene var nødvendige for å kunne ha denne oversikten over hvilke områder som skulle ivaretas for å kunne gjennomføre forprosjektet. Det vi imidlertid har bommet noe på er tidsaspektet på disse milepælene. Dette er evaluert og vi har satt ny frist for disse milepælene, nemlig høst 2008. Mer om dette i punkt 6, "Viktige erfaringer". 3. Målrealisering 1. Få godkjent prosjektplan: Dette målet har vi oppnådd. Forprosjektplanen ble godkjent. 2. Lage skriftlige avtaler med to legekontorer: Vi har kun gått for et legekontor med to fastleger, da det andre legekontoret falt av etter hvert og interessen avtok. Vi har ikke skrevet skriftlig avtale enda, men har jevnlig kontakt og legekontoret har deltatt i samarbeidsmøter. Vi har utsatt denne milepælen til høsten 2008, da flere konkrete ting som oppkobling m.m vil være på plass. 3. Avklare retningslinjer for bruk av Elin-K løsningene: Denne er deh opp i a, b, c, hvor punkt a utarbeide retningslinjer for bruk av de ulike meldingstypene ikke er oppnådd. Vi har så langt ikke bestemt konkret for hvilken meldingstype vi vil bruke, og da heller ikke utarbeidet retningslinjer for disse. Ift punkt b og c, er rutiner for avvikshåndtering og adresseringsnivå i kommimen vurdert og delvis utarbeidet. 4. Når leverandør, her TietoEnator, og Nøtterøy kommvme har installert og konfigurert programvaren som må til for å utveksle meldinger mellom fastlege og PLO i kommunen: a) Vi har inngått skriftlig avtale med TE om Elin-K løsningene og avventer tidspunkt for installasjon (forventet høst 2008) b) Installasjon av meldingsmodul mot legesystem: her avventer vi og er klare så snart alle pilotkommuner er på plass. Har oppnådd kontakt med fastlegers leverandør som også venter på at pilotkommimene skal fungere. c) Klargjøring av valgte meldingstyper: Vi kommer sannsynligvis til å bruke de meldingstypene som er testet ut med et positivt resultat av pilotkommunene, og siden vi ikke har fått noen konkret oversikt over disse (alle pilotkommunene har ikke testet ut enda), avventer vi dette. d) Klargjøre og evt innhente PKI sertifikat: Dette er ikke nødvendig å ta i bruk enda, så her avventer vi nærmere informasjon fra leverandør.
e) Testing av systemet: så lenge systemet ikke er installert enda, far vi ikke testet det ut. 5. Gjennomføring opplæring av ansatte: Denne milepælen er godt i gang. Vi har planlagt opplæring med leverandør i uke 34, og internt i kommunen er dette en pågående prosess, siden vi allerede via et annet prosjekt mottar Epikriser. 6. Evaluering av forprosjektet: Gjennom å skrive en sluttrapport evaluerer man forprosjektet. I tillegg til dette har vi evaluert underveis. Vi ser at ikke alle milepælene er oppnådd, noe som har sammenheng med at blant annet ikke alle pilotkommimene har kommet langt nok i prosjektet, slik at vi blir stående på "vent" til disse er klare. De milepælene som ikke er oppnådd har blitt utsatt til høsten 2008, med plan og ønske om at de blir realisert da. 7. Utarbeide prosjektbeskrivelse for hovedprosjekt: Denne er påbegynt men er ikke klar fiar august 2008. 4. Prosjektorganisering Vi har hatt en egen prosjektgruppe, en arbeidsgruppe og en referansegruppe/rådgivningsgruppe. Alle gruppene har vært involvert i løpet av forprosjektperioden. Det har vært hensiktsmessig å ha disse gruppene i den forståelse av at vi har kunnet bruke de og deres erfaringer og vil bruke de i tiden som kommer, når samarbeidet øker og flere leger og instanser i kommunen vil bruke Elin-K løsningene aktivt. Foreløpig er det prosjektgruppen og arbeidsgruppen som har vært mest involvert og deltatt på de fleste planleggingsmøtene. Kompetansen, kvaliteten og kvantiteten er ivaretatt som forventet før oppstart. 5. Erfaringer som samspillkommune Vår erfaring fra det å være samspillkommune i et større prosjekt er god. Det gir mange muligheter som man ellers ville måttet vente lenger på. Ift netteverkssamlingen fant vi de som veldig nyttige. Det er viktig å bli kjent med andre kommuner man kan samarbeide med før og etter et slikt prosjekt. Ting som ble tatt opp på disse netteverkssamlingene var kjente problemstillinger for alle. Vi syntes at disse dagene godt kunne vært utvidet med en ekstra dag, da spørsmålene er mange og alt ikke kan bli prioritert å få svar på. Som nevnt tidligere har telefonmøtene med statusrapportering også vært nyttig. Det får man til å reflektere over arbeidet man gjør og hvor langt man er kommet ift milepælsplanen og målene. Vi har aktivt brukt felles e-postadresse til pilotkommunene og har hatt stor nytte av dette. Vi føler at vi har blitt ivaretatt og fått raske, relevante og nyttige tilbakemeldinger fra en eller flere pilotkommuner. Det har også vært mye kontakt mellom vår kommune og andre samspillkommuner, spesielt i forhold til de som har brukt samme leverandør som oss. Samarbeidet med vår leverandør har til tider stoppet noe opp. Det viser seg at det hadde naturlige årsaker som for eksempel at vi som samspillkommuner måtte vente til pilotkommunene hadde fått installert det de skulle før vi kunne bli prioritert. Dette har vært tungt i en periode, men har løst seg nå. Ift legekontoret vi samarbeider med har vi så langt bare gode erfaringer. Vi har vært så heldige å tilknytte oss noen som er veldig ivrige, og de vil som oss, gjeme ha et bedre og raskere samarbeid med PLO i kommunen til det beste for pasienten. 6. Viktige erfaringer Viktige erfaringer fra forprosjektet er blant annet behovet for å sette lengre frister på milepælsplanen. Ting går ikke bestandig slik man ønsker at de skal gå, tidsmessig og hensiktsmessig. Derfor har mange av milepælene blitt forskjøvet til høsten 2008, og disse vil vi videreføre i hovedprosjektplanen. Erfaringene fra dette prosjektet er viktig å ta med seg og bruke videre i hovedprosjektet. Det som er lett å glemme er at dette er et forprosjekt og man må rette seg etter pilotene i prosjektet. Siden vi allerede var tilknj^tet NHN og hadde erfaring på å motta Epikriser fra tidligere, burde vi kanskje ha vært en pilotkommtme i dette prosjektet? Mye av det som er nødvendig for dette prosjektet var
allerede på plass for vår del, og til tider har det vært som om vi har "stått lenge på vent", og det har vært frustrerende, men likevel en lærerik erfaring. 7. Regnskap Finnes vedlagt 8. Avslutning Videre fremdrift for Nøtterøy kommune, blir å viderefiare det vi har begynt på. Så snart vi får mulighet til det, vil vi installere og begynne å ta i bruk Elui-K meldingene mot legekontor. Vi har planlagt et møte med allmennlegerådet i kommunen og vil der presentere Elin-K og fordelene med utveksling av meldinger via PLO og fastlegekontorer i kommunen. Deretter blir målet å bredde tilbudet til så mange instanser som mulig for å oppnå et optimalt samarbeid i kommunen. Vedlegg Regnskap