1 LP-nettverksmøte for kontaktpersoner fra fakultetene/vm og Sentraladministrasjonen 09.09.2010
2 Agenda 1. Demo Brukergrensesnitt for prosjektledere i Maconomy 2. Prosjektprosessen - Prioriterte aktiviteter 3. Gjennomføring av nettverksmøter - Ansvar og tilrettelegging - Tema og innhold 4. Eventuelt/Spørsmål - Prosjektavslutning - Status, nye kontraktsmaler - Avslutning av LØF-prosjektet
3 1. Brukergrensesnitt for prosjektledere i Maconomy Tilbakemelding fra prosjektledere: - Maconomy er for lite brukervennlig - Vanskelig å finne frem i systemet og for mye informasjon/rapporter - Dekker ikke prosjektleders behov Oppgradering av ny versjon (X1) i Maconomy: - Gir bedre muligheter til å tilpasse skjermbilder for ulike brukere i systemet - Regnskapstjenesten har utarbeidet et forslag til nytt brukergrensesnitt for prosjektledere - Forslaget må testes ut på ulike prosjektledere og LP er før man endrer brukergrensesnittet og legger det ut i produksjon
4 Prosjektoversikt for prosjektleder - utkast
5 Prosjektopplysninger for prosjektleder - utkast Nødvendige økonomidata (her vil det komme endringer) Enkel tilgang til rapporter Tilgang til kontrakt arkivert i ephorte Mulighet for å legge inn varsel for oppfølging av prosjektets aktiviteter
6 2. Prosjektprosessen Prioriterte aktiviteter, høst 2010: 1. Forbedring og utvikling av Maconomy - Utvikle og forbedre regnskapsrapporter - Forbedre brukergrensesnittet for prosjektledere - Endring av arbeidsflyt - Samarbeid mellom IVT-fakultetet og Økonomiavdelingen 2. Etablere en prosjekthåndbok/portal på nett
7 3. Gjennomføring av nettverksmøter Møtetidspunkt, høst 2010: - Torsdag 7.oktober - Torsdag 4.november - Torsdag 2.desember Ansvar for gjennomføring?? Innhold/tema??
8 Nettverksmøte: Faglige tema Eksempel på tema som kan være ønskelig å ta opp på nettverksmøter: Søknads- og kontraktsarbeid Regelverk og retningslinjer Håndtering og vurdering av MVA på prosjekter Budsjettarbeid og prising på prosjekter (indirekte kostnader, egeninnsats/egenandel) Organisering av prosjekter (bruk av hoved- og delprosjekter) Gjennomgang og bruk av regnskapsrapporter Bruk av timeføring og prislister Bruk av kontoplan og regnskapsføring på prosjekter EU-prosjekter
9 4. Eventuelt/spørsmål?? Avslutning av prosjekter - Pr 01.09.2010 er det registrert ca 1150 prosjekter (inkludert delprosjekter) hvor regnskapsmessig sluttdato er passert (dvs prosjekter med sluttdato før 01.07.2010). - Viktig med regelmessig avslutning av prosjekter for å få en oppdatert prosjektportefølje og for at enhetens totaløkonomi er oppdatert og korrekt til enhver tid. - Regnskapstjenesten oppdager mange feilføringer ifm omposteringer før prosjektene avsluttes som ikke er forenlig med retningslinjer for regnskapsføring av BOA-prosjekter. Dette MÅ unngås!! - Det vil bli sendt ut liste fra Regnskapstjenesten til enhetene med oversikt over de prosjekter som er utløpt sluttdato på og som skal avsluttes. Det vil bli gitt en frist for å få avsluttet prosjektene.
10 Status, nye kontraktsmaler Nye kontraktsmaler er ferdigstilt og godkjent av rektoratet Korrektur, grafisk layout og oversettelse til engelske versjoner gjenstår Hvilke maler skal benyttes fremover? - Mal for oppdragsfinanserte prosjekter (bilaterale prosjekter) - Mal for bidragsfinansierte prosjekter (bilaterale prosjekter) - Konsortiemaler til støtte for NFR-finansierte prosjekter: 1. KMB-prosjekter 2. BIP-prosjekter - Forenklede avtalemaler for bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter Implementering av kontraktsmaler: Egen arbeidsgruppe har ansvar for å lage en plan for implementering av malene: - Opplæring (prosjektledere, prosjektstøtte, faultets- og instituttledere, kontorsjefer) - Kommunisere maler og utarbeide rutinebeskrivelser på nett - Kommunisere NTNUs kontraktshåndtering og IP-policy ut mot eksterne relasjoner og samarbeidspartnere
11 Avslutning av LØF-prosjektet Ifm med at LØF-prosjektet avsluttes ved utgangen av 2010 planlegges det en egen markering for dette. Tidspunkt for markeringen er ikke fastsatt. Det er ønskelig at 1-2 personer fra hver delprosess i LØF-prosjektet kan delta på en idedugnad ifm planlegging av avslutningsmarkeringen av LØF-prosjektet. Tidspunkt for første idedugnadsmøte: Torsdag 23.september, kl. 17.00 (inkludert mat og drikke) Noen som har lyst til å delta eller vet om en LP som har gode ideer, innspill og er kreativ??