Språket i Nord-Trøndelag fylkeskommune en kartlegging juni 2013
Innhold Hovedfunn og anbefalinger... 4 Hva ser vi etter når vi kartlegger?.... 4 Hovedfunn: Tekstene er for lite leserorientert... 4 Våre viktigste anbefalinger.... 5 Råd for all skriving i Nord- Trøndelag fylkeskommune... 6 1. Brev... 7 Funn: Hovedbudskapet er ikke alltid tydelig formulert... 7 Funn: Viktig informasjon kommer ikke godt nok fram... 8 Funn: Flere av brevene er holdt i en hyggelig tone... 9 Funn: Vi finner mange unødvendige passivformuleringer i brevene... 9 Funn: Dere bruker ofte substantiver der dere kunne brukt verb... 10 Funn: Substantiver med enkeltbestemmelse gjør teksten unødvendig formell... 10 Funn: Dere bruker høflig tiltale i en del brev... 11 Skriveråd for brev... 11 2. Rapporter... 12 Funn: Årsmeldingen kunne vært mer oversiktlig... 12 Funn: En del mellomtitler er for generelle... 12 Funn: Rapportene inneholder mange passivformuleringer... 13 Funn: Mange substantiver gjør språket tyngre enn nødvendig... 13 Funn: Dere kunne gjerne brukt mer «vi» når dere omtaler dere selv... 14 Funn: Rapportene inneholder for mange framtunge og lange setninger... 14 Funn: Vi finner mange substantiver med enkeltbestemmelse... 15 Skriveråd for rapporter... 16 3. Saksframlegg... 17 Funn: Hovedstrukturen i saksframleggene er fornuftig... 17 Funn: Det er vanskelig å få oversikt over sakene... 17 Funn: Språket er for lite aktivt.... 22 Skriveråd for saksframlegg.... 23 4. Stillingsannonser... 24 Funn: Stillingsannonsene tar ikke leserens perspektiv... 24 Funn: Stillingsannonsene bærer mest preg av kunngjøring, mindre av motivasjon... 25 Skriveråd for stillingsannonser... 25 5. Brosjyrer... 26 Funn: Deler av brosjyrene har en klar funksjon... 26 Funn: Deler av brosjyrene mangler en tydelig funksjon... 27 Funn: Brosjyrene mangler informative mellomtitler... 27 Funn: Et mer aktivt språk ville gjort budskapet klarere... 28 Funn: Brosjyren «Nord- Trøndelag» har gode og fokuserte tekster... 28 Skriveråd for brosjyrer... 28 6. Nyheter på nett... 29 Funn: Hovedbudskapet kommer tydelig fram i tittel og ingress... 29 Funn: Mellomtitlene gir god lesehjelp... 29 Funn: Språket er klart og godt... 30 2
Funn: Noen av tekstene er for like kildetekstene... 30 Skriveråd for nyheter på nett... 30 7. Rettskriving og tegnsetting... 31 Funn: Vi finner feil i punktlister... 31 Funn: Flere forkortelser er skrevet feil... 32 Funn: Tankestrek og bindestrek forveksles og brukes feil... 32 Funn: Dere setter for få kommaer... 33 Funn: Vi finner feil bruk av stor forbokstav... 34 Funn: Rapporter og brosjyrer er ikke alltid konsekvensrettet... 34 Funn: Uttrykket «i forhold til» brukes ofte feil... 35 3
Hovedfunn og anbefalinger Arkitekst AS har kartlagt språk og struktur i et utvalg tekster fra Nord- Trøndelag fylkeskommune. Vår hovedkonklusjon er at tekstene bør være mer orientert mot leseren. I rapporten gjør vi rede for hva som er grunnlaget for konklusjonen, og hvilke tiltak vi anbefaler for språkarbeidet framover. Tekstene vi har kartlagt, er plukket ut i samarbeid med Elin Solvang i kommunikasjonsavdelingen. Disse teksttypene er representert i undersøkelsen: saksframlegg stillingsannonser brosjyrer brev nettekster rapporter og budsjettplaner Vi understreker at dette først og fremst er stikkprøver, ikke noen fullstendig analyse av alle disse teksttypene. Hva ser vi etter når vi kartlegger? Vi har kartlagt disse tekstene i tråd med prinsippene for klart språk i offentlig virksomhet (www.klarspråk.no). Det aller viktigste kriteriet handler om brukertilpassing. En tekst skal først og fremst være tilpasset den som skal lese den, og behovene til leseren skal veie tyngre enn behovene til den virksomheten som sender ut teksten. Et hovedproblem i byråkratisk språk har vært at avsenderen ofte har lagt størst vekt på at informasjonen skal være vanntett, ikke at leseren skal forstå hva budskapet innebærer for ham eller henne. I arbeidet med disse tekstene har vi lett etter svar på disse spørsmålene: Er språket i tekstene i tråd med prinsippene for klart språk? Er språket tilpasset målgruppene deres? Formidler tekstene budskapet på en tydelig og god måte? Hvordan er den språklige tonen i tekstene? Skriver dere korrekt, eller forstyrres budskapet av tegnsettings- og skrivefeil? Hva bør dere gjøre for at tekstene skal bli enda bedre og i tråd med det som regnes som et godt og oppdatert forvaltningsspråk? Kartleggingen er ment å fungere som en nullmåling dere kan ta utgangspunkt i dersom dere vil jobbe videre med tekstene. Hovedfunn: Tekstene er for lite leserorienterte De tekstene vi har lest, har mange ulike utfordringer som vi behandler i kapitlene nedenfor. Hovedutfordringen er likevel gjennomgående tekstene bærer preg av å være skrevet med for liten bevissthet om hva leseren skal sitte igjen med. Hovedproblemet med tekstene er ikke at språket er dårlig, eller at det er mye skrivefeil. Det vi savner, er at leseren umiddelbart får en 4
oversikt over hva som er hovedbudskapet, og hva dette budskapet innebærer. Nedenfor går vi gjennom hvordan dette problemet arter seg i de ulike teksttypene, og hva vi mener kan gjøres for å bøte på det. Våre viktigste anbefalinger Ut fra funnene i kartleggingen vil vi anbefale disse tiltakene for å heve nivået på tekstene: Brukertest tekstene Vi anbefaler at dere brukertester sentrale tekster ved å gjennomføre gruppeintervjuer. Da får dere enda mer presis informasjon om hva leserne oppfatter og får ut av tekstene. Vi tror det vil være spesielt nyttig å finne ut mer om hvordan brukerne oppfatter brevene, stillingsannonsene og saksframleggene. Skap skrivebevissthet i organisasjonen Siden hovedfunnet vårt handler om at tekstene er for lite leserorienterte, tror vi at det vil være en god investering å øke bevisstheten om skriving blant medarbeiderne i organisasjonen. Alle må vite hvorfor de skriver, og hva leseren skal sitte igjen med. Denne bevisstgjøringen kan skje på flere måter. Dere kan for eksempel arrangere skrivekurs eller skriveverksteder tilby individuell skriveveiledning utvikle eller oppdatere maler og retningslinjer for ulike teksttyper utnevne superbrukere for språk på hver avdeling som får egen oppfølging innlemme skriving som eget tema i introduksjonsprogram for nye medarbeidere (hvis det finnes) 5
Råd for all skriving i Nord-Trøndelag fylkeskommune Disse rådene gjelder all skriving og er basert på det vi har funnet i kartleggingen. I de ulike kapitlene har vi også gitt konkrete råd for hver teksttype. Vit hvorfor dere skriver ü Sørg for at tekstene har en klar funksjon, vær bevisst på hva leseren skal sitte igjen med. ü Når dere ønsker respons fra leseren, legg vekt på det som motiverer, og gi konkret informasjon om hva dere forventer. ü Vær bevisst på hva som er tekstens hovedbudskap, og sørg for at det kommer tydelig fram tidlig i brevet. Skap god oversikt ü Lag en presis overskrift. ü Sorter stoffet godt under de ulike overskriftene. ü Bruk informative mellomtitler som gjør det lett å få med seg de viktigste poengene. ü Bruk punktlister til å løse opp i tungt stoff. Formuler dere klart ü Vær en tydelig avsender og en synlig aktør bruk «vi». ü Henvend dere direkte til leseren og bruk «du» og «dere». ü Skriv aktivt unngå passive verb og tunge substantiver som gjør det vanskelig å forstå hva som skjer, og hvem som har ansvar for hva. ü Sett punktum oftere, og unngå kompliserte og framtunge setninger. Fjern feil ü Les korrektur, og vær særlig oppmerksom på dette: o tankestrek og bindestrek o rettskriving i punktlister o komma o stor og liten forbokstav ü Sørg for å konsekvensrette tekster med mange forfattere. 6
1. Brev Brev er et direkte møte mellom fylkeskommunen og brukerne deres både enkeltpersoner og virksomheter. De formidler viktige budskap og skal ofte få mottakeren til å handle på en bestemt måte. Derfor må budskapet være klart og tydelig. Vi har sett på en rekke brev fra ulike sektorer, flest innen utdanning, regional utvikling og eiendom. Funn: Hovedbudskapet er ikke alltid tydelig formulert I noen av brevene er det litt uklart hvilken funksjon eller oppgave teksten har, og det kan rett og slett være vanskelig å forstå meningsinnholdet i brevet. Årsaken kan være at hovedbudskapet i teksten ikke alltid kommer godt nok fram. Hovedbudskapet bør være tydelig formulert tidlig i teksten, aller helst i tittelen. Under er et eksempel på et brev med uklart hovedbudskap. Dette brevet sendes til elever som har søkt om spesialundervisning, og dere har fått tilbakemelding fra mottakeren av brevet om at teksten er vanskelig å forstå (jf. e- post til opplæringsavdelingen). Problemet med teksten er at både hovedbudskapet og brevets funksjon er vanskelig å oppfatte. Årsaken er blant annet at tittelen er misvisende. Formuleringen «resultat av individuell søknadsbehandling» tilsier at brevet inneholder et resultat. Når dette ikke er tilfellet, oppfattes teksten som usammenhengende og meningsinnholdet som uklart. Leseren forventer at hovedbudskapet kommer i tittelen, og disse forventingene bør vi innfri. 7
Eksempler på titler med uklart budskap Resultat av individuell søknadsbehandling av søkere med behov for spesialundervisning, skoleåret 20132014 Namsos - Søknad om oppføring av tilbygg til hytte på gnr 22 bnr 1 fnr 12 Vedtak om rett til spesialundervisning skoleåret 2012-2013 Forslag til omskriving Du får svar på søknaden om spesialundervisning etter 8. juli Eller: Vi har mottatt søknaden din om spesialundervisning Vi har ingen merknader til søknad om tilbygg på hytte i Namsos Du får tilbud om spesialundervisning skoleåret 2012 2013 Funn: Viktig informasjon kommer ikke godt nok fram En del av brevene er strukturert på en måte som gjør det vanskelig for leseren å skille sentral fra mindre sentral informasjon. I noen brev er viktig informasjon plassert langt ut i teksten, og flere steder savner vi mellomtitler. I tildelingsbrevene fra Regionalt utviklingsprogram opplever dere at mottakerne ikke alltid gir den responsen dere ønsker. Årsaken kan være at viktige opplysninger om hva mottakeren skal gjøre, kommer helt til slutt i det tre sider lange brevet: Namsskogan og Røyrvik Bondelag må innen 3 mnd. fra tilbudsdato bekrefte overfor Nord- Trøndelag fylkeskommune at tilsagnet aksepteres på de vilkår som er satt, ellers faller tilsagnet bort. Denne typen informasjon, som skal utløse handling hos leseren, bør være godt synlig. Dere kan framheve viktige opplysninger ved å plassere dem tidlig i teksten og/eller løfte dem opp i en mellomtittel. Eksempel på informasjon som kan gjøres tydeligere Namsskogan og Røyrvik Bondelag må innen 3 mnd. fra tilbudsdato bekrefte overfor Nord- Trøndelag fylkeskommune at tilsagnet aksepteres på de vilkår som er satt, ellers faller tilsagnet bort. Vedlagte aksept underskrives og returneres til: Nord- Trøndelag fylkeskommune, Postboks 2560, 7735 Steinkjer I henhold til forvaltningslovens 28 har du rett til å klage på vedtaket. Klagefristen er Forslag til omskriving Dere må sende inn skjemaet for å få tilskudd For å få tilskuddet må dere sende inn det vedlagte akseptskjemaet innen 3 måneder. Skriv under skjemaet og send det til: Nord- Trøndelag fylkeskommune, Postboks 2560, 7735 Steinkjer Du kan klage på vedtaket innen 3 uker Du har rett til å klage på dette vedtaket. Fristen 8
3 uker fra den dag du fikk melding om vedtaket. Eventuell klage sendes til: Nord- Trøndelag fylkeskommune, Fylkets Hus - Seilmakergt,2, 7735 Steinkjer. er 3 uker fra den dagen du mottok dette brevet. Send klagen til: Nord- Trøndelag fylkeskommune, Fylkets Hus Seilmakergt. 2, 7735 Steinkjer. Funn: Flere av brevene er holdt i en hyggelig tone Mange av brevene er holdt i en hyggelig og imøtekommende tone, og vi finner fine eksempler på vennlige formuleringer. Det er bra og bidrar til god kommunikasjon. Eksempler på vennlige formuleringer Vi gratulerer! Vi ønsker XklubbX lykke til med arrangementet. Lykke til med gjennomføringen av prosjektet! Funn: Vi finner mange unødvendige passivformuleringer i brevene Passivformuleringer skjuler det aktive subjektet i setningen, det vil si hvem som gjør noe (Det arbeides med saken). Det er ofte bedre å velge den aktive varianten, der rollene kommer tydelig fram (Vi arbeider med saken). Eksempler på passiv Det må eventuelt søkes til fylkesopplæringssjefen. Det må da legges frem et prosjektregnskap som er godkjent av økonomiansvarlig. Klagen må grunngis. Godtgjørelsen vil bli utbetalt etter skjema som sendes skolen til attestasjon og videresending hit for utbetaling. Forslag til omskriving Du må eventuelt søke til fylkesopplæringssjefen. Dere må da legge frem et prosjektregnskap som er godkjent av økonomiansvarlig. Du må oppgi grunnen til at du klager. Vi utbetaler godtgjørelsen etter at du har sendt skjemaet til skolen. Skolen attesterer skjemaet og sender det videre til oss. 9
Funn: Dere bruker ofte substantiver der dere kunne brukt verb Når vi substantiverer, bruker vi substantiver (iverksettelse) der vi egentlig burde bruke verb (sette i verk, starte). Slike substantiver gjør språket tyngre og mer abstrakt enn det trenger å være. Eksempler på substantivering Kandidaten skal gjøre seg kjent med innholdet i brosjyren før igangsetting av prøven. Samfunnsdelen peker på utfordringen med utvikling av nære sentrumsfunksjoner i forhold til bruk av gode jordbruksareal. Utbetaling skjer inntil to ganger pr år. I følge Verdal videregående skole har du behov for bruk av privat skyssmiddel t/r Bartnes og Steinkjer 5 dager pr uke. Forslag til omskriving Kandidaten skal gjøre seg kjent med innholdet i brosjyren før prøvenemnda setter i gang prøven. Samfunnsdelen peker på utfordringen med å bruke gode jordbruksarealer til å utvikle nære sentrumsfunksjoner. Vi utbetaler godtgjørelsen inntil to ganger per år. Ifølge Verdal videregående skole må du bruke privat skyssmiddel t/r Bartnes og Steinkjer 5 dager per uke. Funn: Substantiver med enkeltbestemmelse gjør teksten unødvendig formell Vi finner en del eksempler på substantiver med enkeltbestemmelse og nakne substantiver. Et substantiv med enkeltbestemmelse mangler bøyningsendelse (denne regel vs. denne regelen), mens et nakent substantiv mangler bestemmelse helt (regel). Dette er et språktrekk som ikke er i tråd med måten vi snakker på, og det kan derfor gjøre at vi opplever teksten som litt høytidelig. Eksempler enkeltbestemmelse av substantiver / nakne substantiver Rektor ved den enkelte skole gjør vedtak/gir evt avslag på søknad om spesialundervisning. Vi opplever at noen av de delmål som er satt heller er strategier for å nå hovedmåla. Klagefristen er 3 uker fra den dag du fikk melding om vedtaket. Hvis prøve ikke er avtalt innen 2 måneder, ber vi prøvenemnda returnere oppmeldingspapirene. Forslag til omskriving Rektor ved den enkelte skolen gjør vedtak / gir ev. avslag på søknaden om spesialundervisning. Vi opplever at noen av de delmåla som er satt, heller er strategier for å nå hovedmåla. Klagefristen er 3 uker fra den dagen du fikk melding om vedtaket. Hvis prøven ikke er avtalt innen 2 måneder, ber vi prøvenemnda returnere oppmeldingspapirene. 10
Funn: Dere bruker høflig tiltale i en del brev I noen av brevene bruker dere høflighetsformene «De», «Dem» og «Deres». De færreste bruker høflig tiltale i dag, og i de fleste sammenhenger vil disse formene skape unødvendig avstand til leseren. Eksempler på høflig tiltale Vi viser til Deres søknad av XX. Med grunnlag i delegasjonsvedtak er Deres søknad behandlet administrativt hos oss. De tilbys å påta Dem denne skyssen til en godtgjørelse på kr 30 pr tur/km. Skriveråd for brev: ü Vær bevisst på hva som er tekstens hovedbudskap, og sørg for at det kommer tydelig fram tidlig i brevet. ü Hold brevet i en vennlig tone, og unngå høflighetsformene «De», «Dem» og «Deres». ü Skriv aktivt! Unngå passive formuleringer og substantiveringer som hindrer leseren i å forstå hvem som har ansvar for hva. ü Unngå formuleringer som skaper et unødvendig stivt og formelt språk. 11
2. Rapporter Rapportene er tekster som brukes både internt og eksternt, men som først og fremst bør være rettet mot brukerne deres. De gir viktig informasjon og kunnskap om ulike temaer innen fylkeskommunens ansvarsområder, og de fungerer dermed også som en kanal for omdømmebygging. Vi har sett på en rekke rapporter som ligger ute på nettsidene deres. Først og fremst har vi konsentrert oss om årsmeldingen og budsjettet. Funn: Årsmeldingen kunne vært mer oversiktlig Vi finner noen fine struktureringsgrep i årsrapporten, men savner andre. Rapporten er inndelt i kapitler som beskriver hver sektor, og dere bruker mellomtitler til å skille de ulike temaene fra hverandre. Dere kunne imidlertid gjerne brukt flere mellomtitler for å gjøre det lettere for leseren å orientere seg i teksten. Vi savner også en innledning til de fleste kapitlene. Dere kunne for eksempel innlede med å fortelle litt om fylkeskommunens hovedoppgaver innenfor hver sektor, slik dere innleder kapitlet om regional utvikling: Regional utviklingsavdeling har ansvar for de store utviklingsoppgavene, et ansvar vedtatt i fylkestinget. Virksomheten driver med både næringsutvikling og samfunnsutvikling. Eksempler på oppgaver er områder som plan-, miljø- og arealsaker, bosetting, sysselsetting, næringsutvikling, samferdsel og transport. Her gir dere god service til leseren ved å sette teksten inn i en sammenheng, og dere benytter anledningen til å spre informasjon om fylkeskommunens virksomhet. Oppbygningen av teksten varierer også en del fra kapittel til kapittel, og teksten bærer preg av å være skrevet av flere forfattere. Vi ser for eksempel at noen kapitler i stor grad består av punktlister og ufullstendige setninger, mens andre kapitler har lange avsnitt med løpende tekst. Dette kunne med fordel vært samkjørt bedre. Funn: En del mellomtitler er for generelle Vi finner mange mellomtitler i rapportene, og det er bra. Ideelt sett skal mellomtitlene oppsummere hovedinnholdet i avsnittet de står til, og gi leseren oversikt over hva teksten handler om. Det er imidlertid ikke alle mellomtitlene i rapportene som gir leserne nok informasjon. Noen tekster inneholder mellomtitler som blir veldig generelle. Ofte kan det være lurt å la tittelen bestå av mer en ett ord, gjerne en hel setning. 12
Eksempler på for generelle mellomtitler Båt Utdanning Digitale verktøy/digital kompetanse Forslag til omskriving Utslipp fra båt skal reduseres med 60 prosent Skolen skal spre kunnskap om klimautfordringene Mer bruk av digitale verktøy i opplæringen Funn: Rapportene inneholder mange passivformuleringer Også i rapportene finner vi mange unødvendige passivformuleringer som kan gjøre rollene og ansvarsforholdene uklare. Eksempler på passiv Det ble godkjent til sammen 698 kontrakter i Nord- Trøndelag i 2012. Ny telefoniløsning basert på fylkeskommunens IT - system skal innføres. Om handlingsregelen et år likevel skulle bli overskredet, så må det tas igjen senere år. I henhold til føringer i fylkesrådets plattform foreslås det 0,5 millioner kroner til forsterket satsing på realfag og fremmedspråk i alle år. Forslag til omskriving Fylkeskommunen godkjente til sammen 698 kontrakter i Nord- Trøndelag i 2012. Vi skal innføre ny telefoniløsning basert på fylkeskommunens IT- system. Dersom fylkeskommunen overskrider handlingsregelen et år, må vi ta det igjen senere år. I henhold til føringer i fylkesrådets plattform foreslår vi 0,5 millioner kroner til forsterket satsing på realfag og fremmedspråk i alle år. Funn: Mange substantiver gjør språket tyngre enn nødvendig Substantivering er et problem i rapportene. Når tekstene er substantivtunge, blir språket tyngre og mer abstrakt enn det blir hvis vi bruker mange verb. Dermed kan det bli vanskelig for leserne å få med seg innholdet i teksten. Eksempler på substantivering Det er foretatt en evaluering av satsingen på spisset toppidrett ved Meråker, Verdal og Steinkjer videregående skoler. Et mer systematisk opplegg for denne Forslag til omskriving Vi har evaluert satsingen på spisset toppidrett ved Meråker, Verdal og Steinkjer videregående skoler. Med et mer systematisk opplegg for denne 13
elevgruppen ser ut til å bedre gjennomføringen for denne gruppen elever. Funksjonen har hovedansvar for gjennomføring av Knutepunktprosjektet Miljø og samfunnsansvar i Nord- Trøndelag. Mens kommuneloven har bestemmelser for fremleggelse av beretning står en friere i utforming av årsmeldingen. elevgruppen ser det ut til at flere gjennomfører utdanningen. Funksjonen har hovedansvar for å gjennomføre knutepunktprosjektet Miljø og samfunnsansvar i Nord- Trøndelag. Mens kommuneloven har bestemmelser for hvordan vi skal legge frem beretningen, står vi friere til å utforme årsmeldingen. Funn: Dere kunne gjerne brukt mer «vi» når dere omtaler dere selv Dere veksler mellom å bruke «Nord- Trøndelag fylkeskommune», «fylkeskommunen», «NTFK» og «vi» når dere omtaler dere selv. Det er helt i orden å bruke ulike former av navnet på fylkeskommunen, men dere kan likevel tjene på å bruke «vi» oftere. På den måten oppnår dere en mindre formell tone og mer direkte kommunikasjon med brukerne. Språket blir også mer aktivt, og vi kan unngå misforståelser om roller og ansvarsforhold. Funn: Rapportene inneholder for mange framtunge og lange setninger Ved å veksle mellom korte og litt lengre setninger skaper vi god flyt i lesingen. Vi finner imidlertid for mange lange og vanskelige setninger i en del av rapportene. Dessuten finner vi flere eksempler på såkalt framtunge setninger. Det innebærer at hovedverbet kommer for langt ut i setningen. Når det kommer for mye informasjon før hovedverbet i setningen, blir det vanskelig for leseren å få med seg meningsinnholdet. Eksempler på lange og tunge setninger Det er etablert samarbeid med andre fylkeskommuner på områder der dette er naturlig, samtidig som IT- funksjonen også har samarbeid med trønderske kommuner med sikte på at fylkeskommunale ressurser, kompetanse og infrastruktur skal komme disse til nytte. Ved utgangen av året er det utarbeidet en prosjektplan for en tverrsektoriell gruppe som skal arbeide for å skape et godt felles Forslag til omskriving Det er etablert samarbeid med andre fylkeskommuner på områder der dette er naturlig. Samtidig samarbeider IT- funksjonen også med trønderske kommuner for at fylkeskommunale ressurser, kompetanse og infrastruktur skal komme disse til nytte. Ved utgangen av året er det utarbeidet en prosjektplan for en tverrsektoriell gruppe. Gruppa skal arbeide for å skape et godt felles kunnskapsgrunnlag for folkehelsearbeidet i fylket 14
kunnskapsgrunnlag for folkehelsearbeidet i fylket og etablere gode rutiner for tverrfaglig og tverretatlig samarbeid. og etablere gode rutiner for tverrfaglig og tverretatlig samarbeid. Eksempler på framtunge setninger (hovedverbet er understreket) Søkningen til Vg4 påbygg til studiekompetanse for ungdom som har avlagt fag/svennebrev viser en positiv utvikling. Nødvendigheten av et intensivert arbeid innen reduksjon av klimagassutslipp, samt omlegging og effektivisering av energibruk vises med all tydelighet i resultatene FNs klimapanel legger fram. Forslag til omskriving Vi ser en positiv utvikling i søkningen til Vg4 påbygg til studiekompetanse for ungdom som har avlagt fag/svennebrev. Resultatene FNs klimapanel legger fram, viser at det er nødvendig å intensivere arbeidet innen reduksjon av klimagassutslipp, samt omlegging og effektivisering av energibruk. Funn: Vi finner mange substantiver med enkeltbestemmelse Også i rapportene finner vi for mange eksempler på enkeltbestemmelse av substantiver (denne endring). Hvis vi isteden bruker dobbeltbestemmelse (denne endringen), er det med på å konkretisere språket, og vi skriver i tråd med et oppdatert, moderne norsk. Eksempler enkel bestemmelse av substantiver / nakne substantiver de regionale kulturinstitusjoner Det legges ikke opp til inndraging av midler fra sektorene grunnet denne endring. Den nye loven viderefører det ansvar og de oppgaver fylkeskommunen var tillagt gjennom tidligere lovgivning. Nord- Trøndelag fylkeskommune gir i dette dokument sin pliktige årsberetning for 2012. Forslag til omskriving de regionale kulturinstitusjonene det legges ikke opp til inndraging av midler fra sektorene grunnet denne endringen. Den nye loven viderefører det ansvaret og de oppgavene fylkeskommunen var tillagt gjennom tidligere lovgivning. Nord- Trøndelag fylkeskommune gir i dette dokumentet sin pliktige årsberetning for 2012. 15
Skriveråd for rapporter: ü Bruk innledninger til å veilede leseren. ü Bruk mellomtitler som gir god oversikt over hva teksten handler om. ü Vær en synlig aktør i teksten, og bruk mye «vi». ü Sett punktum oftere, og unngå kompliserte og framtunge setninger. 16
3. Saksframlegg Saksframleggene er viktige tekster av flere grunner. De skal sørge for effektiv saksbehandling og gode beslutninger i de ulike fylkeskommunale organene. Samtidig er de offentlige dokumenter som presenterer fylkeskommunens prioriteringer og vurderinger overfor allmennheten. Derfor må dokumentene hjelpe både interne og eksterne lesere til å få en rask og balansert oversikt over saken. I arbeidet med saksframlegg har vi først og fremst lest disse sakene: Økonomiprosesser i 2013 (sak nr. 12/13) Evaluering av elev- PC- ordningen i NTFK (sak nr. 23/13) Strategi mot mobbing i videregående skoler i Nord- Trøndelag (sak nr. 40/13) Forsøk med samordning av statlige innsigelser til kommunale planer (sak nr. 80/13) I tillegg har vi tatt en del stikkprøver fra møteplanen som ligger på nettsidene deres. Funn: Hovedstrukturen i saksframleggene er fornuftig Det er gjort et godt arbeid for å strukturere saksframleggene på en god måte. Vi liker godt at tekstene starter med innstillingen til vedtak, det er i tråd med et viktig prinsipp for klart språk å starte med det som er viktigst for leseren. Å oppsummere vurderingen på første side virker også fornuftig, det gir leseren oversikt over de viktigste punktene i saken. Selve saksutredningen er også strukturert på en måte som umiddelbart gir mening: sammendrag bakgrunn problemstillinger konklusjon. Hovedstrukturen ivaretar ønsket om at leseren skal få god oversikt. Funn: Det er vanskelig å få oversikt over sakene Selv om hovedstrukturen er fornuftig, er det i mange tilfeller likevel vanskelig å få oversikt over sakene. Det er flere grunner til at tekstene ikke oppleves som klare nok: 1. Hovedstrukturen er ikke alltid stram nok. 2. Overskriften kan være upresis. 3. Selve saken er ofte ikke formulert tydelig nok. 4. Det viktigste kommer ikke alltid først. 5. Det mangler mellomtitler i lange tekstbolker. 6. Det er for få punktlister. Nedenfor går vi gjennom hva vi legger i de ulike punktene. 1. Hovedstrukturen er ikke alltid stram nok I noen saker ser vi at det er vanskelig å få oversikt fordi innholdet ikke er sortert godt nok. Sentrale poenger gjentas flere steder, og innholdet holder ikke alltid det overskriften lover. Noen steder dominerer bakgrunnsstoffet, og det gjør at vi mister selve saken (altså spørsmålet som er oppe til behandling) litt av syne. 17
2. Overskriften kan være upresis Overskriften er viktig for å sette leseren på riktig spor. I et saksframlegg bør overskriften fortelle mest mulig presist hva som er saken, altså hva som skal behandles. Vi finner mange eksempler på klare overskrifter, for eksempel disse: Eksempler på klare overskrifter Stod Volley søknad om tilskudd til prosjekt SUV Steinkjer Strategi mot mobbing i videregående skoler i Nord- Trøndelag Valg av medlemmer med varamedlemmer til styret for stiftelsen Stiklestad museum Andre overskrifter kan være mer tvetydige: Eksempler på mindre klare overskrifter Interkommunalt utviklingsprosjekt innenfor området infrastruktur/samferdsel i Ytre Namdal Prioriteringer for kulturminneforvaltningen 2013 Evaluering av elev- PC- ordningen i NTFK Forslag til presisering Søknad om støtte til interkommunalt utviklingsprosjekt for infrastruktur/samferdsel i Ytre Namdal Brev fra Riksantikvaren om prioriteringer for kulturminneforvaltningen 2013 Videreføring av elev- PC- ordningen i NTFK Det siste eksemplet her, om elev- PC- ordningen, ville vært helt ok dersom det var nettopp evalueringen som skulle behandles. Men siden saken handler om hvilken PC- ordning Fylkestinget skal gå inn for, må overskriften spisses mer inn mot det. 3. Selve saken er ofte ikke formulert tydelig nok Så tidlig som mulig må leseren få vite akkurat hvilken sak som skal behandles. Flere saker blir uklare fordi det skrives mye om temaet, men hva som skal behandles akkurat nå, blir mindre tydelig. Vi tror det ville være en veldig god service til leseren å spissformulere saken som første setning i vurderingsavsnittet, altså rett etter forslaget til vedtak. I tillegg bør den spissformuleres i sammendraget under saksutredningen. Eksempler på hvordan saken kan spissformuleres Fylkesrådet tar i denne saken stilling til hvilke økonomiprosesser som skal gjennomføres i 2013, og når fylkestinget skal behandle saker som følge av disse prosessene. (Godt, reelt eksempel fra sak 12/13, Fylkesrådet) Stod Volley søker om kr 500 000 i utviklingsmidler til organisasjons- og kompetanseutvikling med internasjonal design i Campus Steinkjer i 2012 2014. (Godt, reelt eksempel fra sak 27/13, Fylkesrådet) Hvilken instans skal forvalte det regionale kulturminnevernet? I dag ligger dette ansvaret hos fylkeskommunen, men Miljøverndepartementet foreslår nå en prøveordning der Fylkesmannen overtar ansvaret. (Forslag fra Arkitekst) Fylkestinget skal ta stilling til hvilken elev- PC- ordning fylkeskommunen skal ha i årene framover. I saken er det skissert tre mulige løsninger: standard, flex og full flex. Det er standardløsningen vi har i dag. (Forslag fra Arkitekst) 18
4. Det viktigste kommer ikke alltid først Et viktig prinsipp for klart språk er at vi skal begynne med det som er viktigst for leseren. I denne sammenhengen betyr det at vi under hver overskrift må ta stilling til hva som er essensen i det budskapet vi skal komme med. Under for eksempel Fylkesrådets vurdering tror vi det er fornuftig å formulere saken først, og deretter komme med de mest sentrale grunnene til den anbefalingen Fylkesrådet kommer med. I forslaget nedenfor har vi også satt inn mellomtitler som strukturerer teksten. Eksempel på tekstbolk som ikke begynner med det viktigste Fylkesrådets vurdering Elevundersøkelsen har gjennom år vist at de videregående skolene i Nord- Trøndelag ligger lavt når det gjelder observert mobbing. Tilsyn fra fylkesmannen viser at det registreres få tilfeller av mobbing som fører til enkeltvedtak. Fylkesrådet er tilfreds med disse resultatene, samtidig som vi er klar over at mobbing er et fenomen som kan være vanskelig å spore. Strategien som legges fram er viktig for å ytterligere forebygge at mobbing skjer, og for at skolene på best mulig måte kan håndtere de tilfellene som oppstår. I tråd med nullvisjonen er ett eneste mobbetilfelle ett for mye. I dag vet vi at mobbing via ulike sosiale medier er den største utfordringen, og det er grunn til spesielt å framheve forebyggende tiltak på dette området. Manifest mot mobbing gir et godt grunnlag for arbeidet mot mobbing. Det fins en rekke antimobbeprogram, men innsatsen mot mobbing må være del av hverdagen på den enkelte skole. Lokal forankring og fasthet over tid er viktigere enn aksjoner. Mobbing forbygges gjennom sterke faglige og sosiale miljø, miljø som er preget av respekt og åpenhet, vennskap og fellesskap, der den enkelte elev blir sett. Mobbing forbygges gjennom gode læringsmiljø. Der elever er motivert for læring, mobbes det ikke. Mobbing forebygges gjennom godt samarbeid mellom skole, foreldre og lokalmiljø. Forslag til struktur der det viktigste kommer først, og der mellomtitler strukturerer stoffet Fylkesrådets vurdering Fylkestinget skal ta stilling til den nye strategien mot mobbing i videregående skole. Fylkesrådet stiller seg bak strategien fordi den samler de viktigste tiltakene og gir satsingen tyngde. Strategien legger opp til at innsats mot mobbing skal bli en del av hverdagen på den enkelte skole. Den legger vekt på lokal forankring og fasthet over tid, og har som utgangspunkt at mobbing forebygges gjennom sterke faglige og sosiale miljø, miljø som er preget av respekt og åpenhet, vennskap og fellesskap, og der den enkelte elev blir sett. Elevene trenger voksne å gå til Det er viktig at vi bygger kompetanse blant de voksne i skolen, og at vi etablerer en tradisjon for å ta fatt i vanskelige saker og ikke feie problemer under matta. Mobbing skal fram i lyset. For å sikre dette trengs gode rutiner internt i skolen. Elevene skal vite hvor de skal gå med opplevd mobbing eller mistanke om at mobbing finner sted. De skal ha trygghet for at saker blir fulgt opp. Elever og foreldre skal vite hva som blir gjort. Fortsatt lite mobbing Elevundersøkelsen har gjennom år vist at de videregående skolene i Nord- Trøndelag 19
Det er viktig at det bygges kompetanse blant de voksne i skolene og at det etableres tradisjon for å ta fatt i vanskelige saker og ikke feie problemer under matta. Mobbing skal fram i lyset. For å sikre dette, trengs gode rutiner internt i skolen. Elevene skal vite hvor de skal gå med opplevd mobbing eller mistanke om at mobbing finner sted. De skal ha trygghet på at saker blir fulgt opp. Elever og foreldre skal vite hva som blir gjort. Den framlagte strategien legger opp til dette. ligger lavt når det gjelder observert mobbing. Tilsyn fra Fylkesmannen viser at det registreres få tilfeller av mobbing som fører til enkeltvedtak. Fylkesrådet er tilfreds med disse resultatene, samtidig som vi er klar over at mobbing er et fenomen som kan være vanskelig å spore. I tråd med nullvisjonen er ett eneste mobbetilfelle ett for mye. I dag vet vi at mobbing via ulike sosiale medier er den største utfordringen, og det er grunn til spesielt å framheve forebyggende tiltak på dette området. 5. Det mangler mellomtitler i lange tekstbolker Mellomtitler er også et viktig virkemiddel. De bør stå i fet, men mindre skrift enn overskriftene. Mellomtitlene kan både angi tema og formidle et budskap. I forslaget nedenfor ser vi eksempler på mellomtitler som formidler budskap. Forslag til mellomtitler i avsnittet Problemstillinger, sak 80/13 (med original brødtekst) Fylkeskommunen tenker helhetlig om forvaltningen av kulturminner I handlingsprogram for kulturminnepolitikken vedtatt i fylkestinget 2009 blir det lagt vekt på at en skal virkeliggjøre målsettingene på kulturminneområdet gjennom et tett samarbeid med eiere, offentlig forvaltning, organisasjoner og andre. Handlingsprogrammet bygger på de fire satsingsområdene: kommunesatsing, verdiskaping, formidling og lovpålagte oppgaver. Dette viser at Nord- Trøndelag fylkeskommune i stor grad ser muligheten for å realisere fredede og vernede objekters og områders merverdi for den regionale utviklingen. I denne sammenhengen representerer innsigelsesmyndigheten hva gjelder kulturminner og kulturmiljøer, kun en meget liten del. Kulturminnevernet er integrert i den regionale utviklingspolitikken Fylkeskommunens rolle som regional utviklingsaktør er viktig i arbeidet med kulturminner. Ved plassering i fylkeskommunen er det mulig å samordne utviklingsoppgaver og behandling av lovpålagte oppgaver etter plan- og bygningsloven og kulturminneloven. Det vil være et problem dersom kulturminnevernet løsrives fra regionalpolitisk styring og derfor mister sin regionale, demokratiske legitimitet. Helhet og samordning gir få innsigelser Det vil være vanskelig å kunne se at det har skjedd noe i fylkeskommunen eller kulturminnevernet som skulle tilsi at fylkeskommunen ikke lenger skal ha denne rollen. Antall innsigelser har både i Nord- Trøndelag og ellers i landet vært svært lav. Dette ikke minst på 20
grunn av helhetlig og samordnet arealplanlegging. Få fylkeskommuner vil delta i forsøket Etter felles møte i mars etter at brevet var mottatt, mellom landets regionalsjefer og fylkeskultursjefer gis det klare signaler om at de fleste fylkeskommunene vil gi uttrykk for at de ikke ønsker å delta i forsøket med overføring av kulturminneforvaltningen til Fylkesmannen. Saken vil også bli tatt opp gjennom rådmannsutvalget i KS. 6. Det er for få punktlister Punktlister gir god oversikt. Vi ser at dere bruker dette allerede, for eksempel ser vi flere gode eksempler på side 6 i saken om strategi mot mobbing. Samtidig ser vi at det ville vært klargjørende å bruke punktoppstillinger flere steder. Eksempel på avsnitt som kunne vært strukturert bedre I utsendte høringsnotat legger departementet frem forslag om å endre privatskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b), ved at det inntas at det med "anerkjent pedagogisk retning" forstås at det pedagogiske opplegget er utprøvd, utbredt og utførlig beskrevet i faglitteraturen. Det foreslås videre at innvilgede godkjenninger av å tilby videregående opplæring på grunnlag av montessoripedagogikk bortfaller når loven trer i kraft. Høringsfristen er 28. januar. Forslag til struktur med punktliste I utsendte høringsnotat legger departementet frem forslag om å endre privatskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b. Dette er de viktigste endringene: Det blir tatt inn en ny definisjon av anerkjent pedagogisk retning : at det pedagogiske opplegget er utprøvd, utbredt og utførlig beskrevet i faglitteraturen. Det blir foreslått at opplæringstilbud bygd på montessoripedagogikk mister sine godkjenninger når loven trer i kraft. Høringsfristen er 28. januar. Økonomiprosessene i 2013 vil foregå slik: Årsregnskapet, årsberetning og administrasjonens årsmelding for 2012: Fylkesrådets innstilling behandles i fylkesrådets møter henholdsvis 19. mars (før Kontrollutvalgets behandling) og 9.april 2013. Fylkestinget får saken til behandling i april 2013. Økonomistrategi for 2014-2017: Fylkesrådets innstilling legges fram 21. mai 2013; fylkestinget får Økonomiprosessene i 2013 vil foregå slik: Årsregnskapet, årsberetning og administrasjonens årsmelding for 2012 Fylkesrådets innstilling behandles i fylkesrådets møter 19. mars (før kontrollutvalgets behandling) og 9. april 2013. Fylkestinget får saken til behandling i april 2013. 21
saken til behandling i juni 2013. Årsbudsjett for 2014 og økonomiplan for perioden 2014 2017: Fylkesrådets innstilling legges fram 12. november 2013; fylkestinget får saken til behandling i desember 2013. Driftsrapport 1/2013 pr. 30.04.2013 til fylkestinget, budsjettjusteringer: Fylkesrådets innstilling legges fram 21.mai 2013; fylkestinget får saken til behandling i juni 2013. Driftsrapport 2/2013 pr. 30.09.2013 til fylkestinget, budsjettjusteringer: Fylkesrådets innstilling legges fram 12. november 2013; fylkestinget får saken til behandling i desember 2013. Økonomistrategi for 2014 2017 Fylkesrådets innstilling legges fram 21. mai 2013. Fylkestinget får saken til behandling i juni 2013. Årsbudsjett for 2014 og økonomiplan for perioden 2014 2017 Fylkesrådets innstilling legges fram 12. november 2013. Fylkestinget får saken til behandling i desember 2013. Driftsrapport 1/2013 til fylkestinget pr. 30. april 2013, budsjettjusteringer Fylkesrådets innstilling legges fram 21.mai 2013. Fylkestinget får saken til behandling i juni 2013. Driftsrapport 2/2013 til fylkestinget pr. 30. september 2013, budsjettjusteringer Fylkesrådets innstilling legges fram 12. november 2013. Fylkestinget får saken til behandling i desember 2013. Funn: Språket er for lite aktivt Vi anbefaler at dere legger større vekt på å skrive et aktivt språk. Det er først og fremst to språklige fenomener som skaper et passivt språk passive verb og tunge substantiver (se side 9). Passivt språk lukker teksten for leseren og gjør innholdet mer utilgjengelig. Eksempler på passivt språk Gjennom en sammenstilling av elementene tydeliggjøres en samlet og målrettet innsats. Her vektlegges forebygging via gode skole- og læringsmiljø, helsetjeneste og sosialpedagogisk innsats i hverdagen. Gode planer og rutiner skal ivareta avdekking og håndtering av mobbing. For landbruksområder i planen bes inntatt en bestemmelse som sikrer at fylkeskommunen høres dersom det skal oppføres landbruksbygg eller Forslag til omformulering aktivt språk Når vi samler elementene, ser vi tydeligere en samlet og målrettet innsats. Strategien legger vekt på forebygging i gode skole- og læringsmiljøer, i helsetjenesten og ved hjelp av sosialpedagogisk innsats i hverdagen. Gode planer og rutiner skal gjøre det mulig å avdekke og håndtere mobbing. Vi ber om at det blir inntatt en bestemmelse i planen om at fylkeskommunen skal høres dersom det 22
tekniske installasjoner. Med henvisning til brev av 28.02.2013 fra miljøvernminister Bård Vegar Solhjell, meddeles at Nord- Trøndelag fylkeskommune ikke ønsker å delta i forsøket med overføring av kulturminneforvaltningen til fylkesmannen. Det kan for eksempel handle om vektlegging av premisser for påvirkning av storting og regjering. skal oppføres landbruksbygg eller tekniske installasjoner i landbruksområder. Nord- Trøndelag fylkeskommune ønsker ikke å delta i forsøket med å overføre kulturminneforvaltningen til Fylkesmannen. Vi henviser til brev av 28. februar 2013 fra miljøvernminister Bård Vegar Solhjell. Det kan for eksempel handle om hvilke premisser vi skal vektlegge for å kunne påvirke storting og regjering. I praksis vil altså aktivt språk veldig ofte si å bruke mer personlig pronomen som «vi» og «dere». I noen tilfeller, som når fylkesråden gir sin vurdering, fungerer det også godt å bruke «jeg», slik dette eksemplet viser: Godt eksempel på aktivt språk (fra sak nr. 27/13) Jeg vurderer dette prosjektet som et forsøksprosjekt for hvordan man kan utvikle toppidrett som et forretningsobjekt. Dette krever et omfattende utviklingsarbeid som det er forståelig at er vanskelig å finne ressurser til innen organisasjonenes rammer. ( ) Jeg anbefaler derfor overfor fylkesrådet et tilskudd på kr. 500.000 fra de regionale utviklingsmidlene til prosjektet. Skriveråd for saksframlegg: ü Lag en presis overskrift. ü Formuler selve saken klart og tydelig tidlig i teksten. ü Sorter stoffet godt under de ulike overskriftene. ü Bruk mellomtitler som strukturerer lange tekstbolker. ü Bruk flere punktlister til å skape oversikt. ü Skriv aktivt unngå passive verb og tunge substantiver som skjuler handlingen i teksten. ü Bruk «vi» og «jeg» når det passer. 23
4. Stillingsannonser Stillingsannonsene er tekster som presenterer Nord- Trøndelag fylkeskommune for en veldig viktig målgruppe. Potensielle søkere skal ikke bare forstå hva teksten forteller, de skal også få lyst til å jobbe for akkurat dere. Vi har tatt stikkprøver fra annonsene som har ligget ute på nettsidene deres den siste måneden. Funn: Stillingsannonsene tar ikke leserens perspektiv Vi tar sjansen på å starte med en spissformulering: I stillingsannonsene møter vi et system som står rett opp og ned og stiller krav til potensielle søkere. Vi mener selvsagt ikke at dere ikke skal stille krav, men mange formuleringer bærer sterkt preg av enveiskommunikasjon. Leseren omtales ofte i tredje person, og vi finner veldig få forsøk på å opprette en dialog med potensielle søkere og ta deres perspektiv. Eksempler på formuleringer som ikke tar leserens perspektiv Den som tilsettes, må beherske norsk tilfredsstillende. Det skal søkes på elektronisk søknadsskjema som finnes på www.ntfk.no. Det stilles krav om førerkort klasse B. Til stillingen må det påregnes noe reisevirksomhet Ev. spørsmål kan rettes til skolen, tlf. XX XX XX XX. Pga. elevgruppens sammensetning er det ønskelig med mannlige søkere. Av personlige egenskaper vil det særlig bli lagt vekt på gode lederegenskaper i møte med elevene, samt evne og positiv vilje til samarbeid med elever og kolleger. Forslag til mer leserorienterte formuleringer Du må beherske norsk. Har du lyst til å søke? Bruk vårt elektroniske søknadsskjema på www.ntfk.no. Du blir avhengig av bil i jobben og må ha førerkort klasse B. Du må regne med å måtte reise noe i jobben. Har du spørsmål? Ring skolen på telefon XX XX XX XX. Vi har mange gutter blant elevene våre og ønsker oss derfor mange mannlige søkere. Du må være en tydelig leder i møte med elevene, og det er viktig at du vil og kan samarbeide med både elever og kolleger. Ved å snakke direkte til leserne og legge mer opp til dialog skaper dere en tone i teksten som signaliserer at dette er starten på et mulig samarbeid. 24
Funn: Stillingsannonsene bærer mest preg av kunngjøring, mindre av motivasjon Tradisjonelt har stillingsannonser fra offentlig sektor vært kalt kunngjøringer, de skulle rett og slett bare fortelle at en jobb var ledig. I dagens arbeidsmarked er dette en form som kommuniserer best med dem som er på aktiv jobbjakt. Andre gode kandidater, de som sitter trygt i jobbene sine og kanskje ikke hadde tenkt å skifte, trenger en annen type motivasjon. Overfor dem må vi legge større vekt på hva som gjør akkurat denne jobben spesiell, hvorfor dette er en mulighet de absolutt bør vurdere. Stillingsannonsene vi har lest, oppleves først og fremst som kunngjøringer. Som vi har vist, legger de ikke opp til dialog, og det er også vanskelig å se hvordan de skal kunne skille seg ut fra andre, tilsvarende annonser. Kommunikasjonen er relativt knapp og skjematisk og overlater veldig mye til den motivasjonen søkeren måtte ha allerede. Vi tror dere i større grad må jobbe med hvordan dere skal markedsføre dere som arbeidsgiver. På plussiden noterer vi oss denne formuleringen: Nord- Trøndelag fylkeskommune er en inkluderende arbeidsplass, og vi har som mål at organisasjonen skal gjenspeile befolkningen i Nord- Trøndelag når det gjelder kjønn, funksjonsevne og kulturelt mangfold. Varianter av denne finner vi jo i de fleste annonser fra offentlig sektor, og vi synes denne virket mer gjennomarbeidet enn mange andre. Den framstår som mer troverdig enn de rene standardformuleringene. Skriveråd for stillingsannonser: ü Henvend dere direkte til leseren, og skap en dialog i teksten. ü Legg større vekt på det som motiverer søkeren, enn på kravene fra dere. 25
5. Brosjyrer Vi har sett på hvordan Nord- Trøndelag fylkeskommune kommuniserer med innbyggerne ved hjelp av brosjyrer. Det vi først og fremst har vurdert, er om teksten i brosjyren kommuniserer et klart budskap, og om den har en tydelig funksjon. Med funksjon mener vi hvilken oppgave teksten har hva skal leseren sitte igjen med etter å ha lest den? Vi har lest fire brosjyrer: Den kulturelle skolesekken for grunnskolen 2012 2013 Den kulturelle skolesekken for videregående skole 2012 2013 God arbeidsgiverpolitikk sterk fylkeskommune Nord- Trøndelag vokse opp bo lære arbeide leve Funn: Deler av brosjyrene har en klar funksjon Alle brosjyrene har deler som i våre øyne fungerer godt. I de to brosjyrene om Den kulturelle skolesekken gjelder det særlig presentasjonene av forestillingene. Disse tekstene er fokuserte, passe lange og ofte entusiastiske i tonen. De er skrevet for å motivere leserne til å bestille forestillinger, og slik mener vi også at de bør fungere. Eksempler på gode og motiverende tekster i DKS- brosjyrene En mann og mange, mange frosker! En magisk verden fylt av skjønne fiolintoner, skremte stemmer, bløte promper, overraskede øyne, røde ballonger og mange frosker! Rare situasjoner som gjør deg forferdelig levende, enormt engstelig, angrende sint, nydelig redd og bekymringsløst trist. Hva skjer egentlig rundt mor på do? I morgenstresset går døra til badet i vranglås, og mor, eller Gro som hun jo heter, er dermed innelåst på do Er dobørsten fornøyd med tilværelsen? Er det virkelig bare små pip som kommer fra badeendene? Og hvis man faller ned i badesluket hvor kommer man da? Skriv ditt liv på to timer! Et skrivekurs der elevenes tekster står i fokus. Elevene får kreative skriveoppgaver, som blir entusiastisk analysert av forfatterne. Vi registrerer at presentasjonene er mest samkjørte i grunnskolebrosjyren. Her er tekstene omtrent like lange, og de er strukturert på samme måte. I brosjyren for videregående skole er uttrykket mer sprikende. Vi antar at tekstene er skrevet av mange forskjellige forfattere, men at de kanskje blir redigert av dem som har ansvaret for brosjyren. Det kan være en fordel å presentere forestillingene etter samme mal, for eksempel med en ingress i fet skrift som oppsummerer essensen i forestillingen. Da blir det lettere for å leseren å få oversikt over tilbudet. Brosjyren om arbeidsgiverpolitikk har sin sterkeste side i listene som konkretiserer hva arbeidsgiverpolitikken betyr i praksis. Her er formuleringene aktive og konkrete, og det er lett å se hvem som skal gjøre hva. 26
Eksempel på gode og aktive formuleringer i brosjyren om arbeidsgiverpolitikk Lederne skal ha oppmerksomhet på den enkelte medarbeiders livssituasjon og ta tilstrekkelig hensyn til denne ved beslutning om bl.a. oppgaver, ansvar og andre arbeidsforhold. Vi skal etablere enkle og robuste systemer for lederoppfølging av sykmeldte. Vi skal utarbeide rutiner som bidrar til årvåkenhet mot utilsiktet diskriminering ved all nyrekruttering. ( ) Funn: Deler av brosjyrene mangler en tydelig funksjon I flere av brosjyrene finner vi også tekster som virker mindre målrettede. I DKS- brosjyrene gjelder det særlig introduksjonstekstene i innledningen (grunnskolen side 3 og videregående side 2). Vi blir veldig usikre på hvilken funksjon disse tekstene har. Hvorfor blir de skrevet? Skal de legitimere satsingen ved å forankre den i stortingsmeldinger og læreplaner? Skal de informere om hvordan du bestiller en forestilling? Skal de vise fylkeskommunens engasjement for ordningen? Vi finner elementer av alt dette, og helhetsinntrykket er sprikende. Vi savner et klart inntrykk av hva leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten, og da blir teksten mindre leserorientert. De delene av brosjyren om arbeidsgiverpolitikk som ikke er lister, har en mindre klar funksjon. Formuleringene er til tider ganske abstrakte og generelle, og det er ikke alltid like lett å se koblingen til hverdagen. Også her hjelper det å bruke et «vi» som gjør setningene mer aktive og bringer innholdet nærmere oss. Eksempel på formuleringer som virker abstrakte Omdømme er summen av egenskaper andre tillegger oss. Omdømmebygging fordrer at medarbeiderne har en klar oppfatning av hva organisasjonen står for, kan identifisere seg med den og ha dette som utgangspunkt for sin samhandling med omgivelsene. Forslag til omskriving mer konkret Vi skaper et omdømme for fylkeskommunen gjennom måten vi opptrer på når vi er på jobb. Alle vi som jobber i fylkeskommunen, må vite hva vi står for, og kunne identifisere oss med det. Når vi gjør det, vil andre kjenne oss igjen som representanter for arbeidsplassen vår. Funn: Brosjyrene mangler informative mellomtitler Det er mye konkret og viktig informasjon i brosjyretekstene, men det er en svakhet at du må lese hele teksten for å få det med deg. Denne typen tekster bør skrives slik at de er lette å skumlese og få oversikt over. Mellomtitlene bør helst ikke bare angi et tema, men også formidle et budskap. Slik gjør vi det lettere for leserne å få med seg de viktigste poengene våre. Forslag til mellomtitler som formidler et budskap (til side 3 i brosjyren om arbeidsgiverpolitikk) Politikk og administrasjon er en helhet Utfordre medarbeiderne til å yte sitt beste God balanse mellom krav og trygghet 27
Funn: Et mer aktivt språk ville gjort budskapet klarere Vi finner en del eksempler på passivt språk som gjør budskapet mindre tilgjengelig, det gjelder særlig brosjyren om arbeidsgiverpolitikk. Eksempler på passivformuleringer Der fellesløsninger bidrar til økt effektivitet og kvalitet, skal det velges. Utnyttelse av ny teknologi er avgjørende om effektivitet, kvalitet og utvikling skal ivaretas. Det må videreutvikles en kultur for læring og utvikling som er kunnskapsbasert. Forslag til aktive formuleringer Vi skal velge fellesløsninger når det hjelper oss til å jobbe bedre og mer effektivt. Vi må utnytte ny teknologi hvis vi ønsker å være effektive, skape kvalitet og utvikle oss. All læring og utvikling må være basert på kunnskap, og denne kulturen må vi jobbe for å videreutvikle. Funn: Brosjyren Nord-Trøndelag har gode og fokuserte tekster Brosjyren som presenterer Nord- Trøndelag, har gode tekster. De er fokuserte med lite overflødig tekst, og de er skrevet i et aktivt og klart språk. Vi mener denne brosjyren er leserorientert fordi den gir inntrykk av å ha tatt klar stilling til hva leseren skal sitte igjen med etter å ha lest teksten. Skriveråd for brosjyrer: ü Sørg for at tekstene har en klar funksjon, vær bevisst på hva leseren skal sitte igjen med. ü Bruk aktive formuleringer som gjør det tydelig hva som skal skje. ü Bruk informative mellomtitler som gjør det lett å få med seg de viktigste poengene. 28
6. Nyheter på nett Nyhetsartiklene som ligger på nettsidene deres, gir oppdatert informasjon til brukerne om hva som skjer innen fylkeskommunens ansvarsområder. Nyhetsformidlingen er viktig både for å holde brukerne oppdatert på viktige hendelser, og for å spre informasjon om fylkeskommunens oppgaver og rolle. Tekstene vi har vurdert, er hentet fra forsiden (Siste nytt) og nyhetsarkivet. I klarspråkssammenheng skiller tekstene seg positivt ut, og det er lite å sette fingeren på. Funn: Hovedbudskapet kommer tydelig fram i tittel og ingress Nyhetsartiklene er stort sett strukturert etter prinsippet om fallende viktighet (den omvendte pyramide). Det innebærer at den viktigste informasjonen (hovedbudskapet) kommer først, og at andre poenger sorteres etter fallende viktighet. I mange av tekstene er hovedbudskapet tydelig formulert i tittelen og ingressen. Eksempler der hovedbudskapet kommer tydelig fram i tittel og ingress Sju millioner til bredbånd Fylkesrådet fordeler sju millioner kroner i tilskudd til utbygging av bredbånd rundt omkring i fylket. I alt sju prosjekter får støtte. Aldri fått større overføring av spillemidler I år får Nord- Trøndelag nesten 42 millioner kroner i spillemidler fra Kulturdepartementet, nesten 3 millioner mer fra året før. 14 stiller liste til valget Nordtrøndere kan trolig velge mellom 14 lister under høstens stortingsvalg. Funn: Mellomtitlene gir god lesehjelp Mange av nyhetsartiklene inneholder fine mellomtitler som gir god oversikt over innholdet i teksten. Eksempler på mellomtitler som gir god lesehjelp Lærlingene trives på jobb Forhåndsstudie viser behovet Hva er verdens bokdag? Gir bedre læreprosess Bibliotekene konkurrerer seg imellom Vi finner likevel en del eksempler på mellomtitler som kunne gitt mer informasjon, og vi savner mellomtitler i noen av tekstene. 29
Eksempler på mellomtitler som gir god lesehjelp Fag- og svennebrev Arbeidet bak Om prosjektet: Funn: Språket er klart og godt Språket i nyhetsartiklene er stort sett klart og godt. Vi finner for eksempel langt færre substantiveringer og passiver her enn i de andre tekstene vi har sett på. En fin balanse mellom korte og lengre setninger bidrar også til at språket flyter godt. Funn: Noen tekster er for like kildetekstene Noen av nyhetsartiklene bærer preg av at enkelte avsnitt er hentet mer eller mindre direkte fra andre tekster. Tekstene utklippene er hentet fra, har ofte en annen stil og et tyngre språk enn nyhetsartiklene. Dermed blir tekstene tyngre å lese, og språket bryter med leserens forventninger til sjangeren. Eksempler på tekst som bærer preg av å være hentet fra andre tekster Styringsgruppa vil derfor tilrå videreutvikling av det innholdsmessige i prosjektet i forhold til økt sambruk og samhandling. I tillegg vil det bli foretatt en gjennomgang av rom- og funksjonsprogrammet sammen med brukerne for å vurdere omfanget av prosjektet. Siktemålet er fortsatt å bygge et senter som gir de beste fysiske og innholdsmessige betingelser for realiseringen av det 13 årige skoleløp jfr. blant annet oppvekstprogrammets målsettinger. Drifta av Mære landbruksskole gjennomgås særskilt. Det må blant annet sees på økonomiske effekter ved alternativ gårdsdrift. I tillegg utredes rollen til Mære landbruksskole som næringsaktør. Fylkesrådet mener at verken sørdelen av fylket eller Namdalen skal være del av en slik vurdering. Skriveråd for nyheter på nett: ü Bruk enda flere og mer informative mellomtitler enn dere gjør i dag. ü Ta dere tid til å bearbeide språket når dere henter tekst fra andre sjangre. 30
7. Rettskriving og tegnsetting Skrivefeil er ikke noe stort problem i tekstene deres, men vi finner en del kjente feil som vi lister opp nedenfor. Funn: Vi finner feil i punktlister Vi finner eksempler på feil oppsett av punktlister i mange av tekstene. Her er de viktigste reglene for punktlister: Punktene i en punktliste skal ha samme språklige form. Punktene kan bestå av enten helsetninger, setningsdeler eller enkeltord. Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum til slutt. Når punktene ikke er fullstendige setninger, eller når de er en del av innledersetningen, skal det være liten forbokstav, og det skal ikke stå punktum til slutt. Det skal bare være kolon etter innledningsordene hvis vi ville brukt kolon der i vanlig, løpende tekst. Eksempler på feil i punktlister Fylkesrådet vil styrke fagskolen med tre millioner kroner for å etterkomme fylkestingets bestilling om: Kvalitetssikring av at et godt fagskoletilbud utvikles med mål om å dekke dagens og framtidas kompetansebehov for næring/bransje/samfunn. En samordning og samarbeid om fagskoletilbud i ORN (Opplæringsregion nord) Dokumenter som skal være med klagen: Klage fra elev Faglærers begrunna uttalelse om hvordan karakteren er fastsatt eller hvorfor det ikke er satt karakter Dokumentasjon av at det er gitt underveisvurdering (jf 3-16) Ved manglende standpunktkarakter, kopi av skriftlig varsel om manglende grunnlag for vurdering Rettet Fylkesrådet vil styrke fagskolen med tre millioner kroner for å etterkomme fylkestingets bestilling om kvalitetssikring av at et godt fagskoletilbud utvikles med mål om å dekke dagens og framtidas kompetansebehov for næring/bransje/samfunn en samordning og samarbeid om fagskoletilbud i ORN (Opplæringsregion nord) Dokumenter som skal være med klagen: klage fra elev faglærers begrunna uttalelse om hvordan karakteren er fastsatt, eller hvorfor det ikke er satt karakter dokumentasjon av at det er gitt underveisvurdering (jf. 3-16) ved manglende standpunktkarakter, kopi av skriftlig varsel om manglende grunnlag for vurdering 31
Rapporteringen skal: Fremskaffe informasjon om vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap (budsjettkontroll) og forklare årsakene til avvikene Føre til at den budsjettansvarlige tar beslutninger om tiltak for å tilpasse forbruket til budsjettet (fjerne avvikene) Beskrive konsekvensene av tiltakene for aktiviteten/tjenesteproduksjonen. Rapporteringen skal fremskaffe informasjon om vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap (budsjettkontroll) og forklare årsakene til avvikene føre til at den budsjettansvarlige tar beslutninger om tiltak for å tilpasse forbruket til budsjettet (fjerne avvikene) beskrive konsekvensene av tiltakene for aktiviteten/tjenesteproduksjon en Funn: Flere forkortelser er skrevet feil Vi ser ofte at dere ikke følger den normerte skrivemåten for forkortelser. Eksempler på feil i forkortelser ca pr ihht nr bl. a pga kr. jfr. Rettet ca. pr. iht. nr. bl.a. pga. kr jf. Funn: Tankestrek og bindestrek forveksles og brukes feil Sammenblanding og feil bruk av tankestrek og bindestrek er en vanlig tegnsettingsfeil som vi finner en del av i tekstene. Tankestreken ( ) er litt lengre enn bindestreken (- ) og brukes også på en litt annen måte. Feil bruk av tanke- eller bindestrek Rettet 2206-2012 2006 2012 10 000-15 000 kroner 10 000 15 000 kroner 3-4 år 3 4 år Innovasjonsselskapet Proneo har som en av sine Innovasjonsselskapet Proneo har som en målsetninger for 2012 å få på plass verktøy for av sine målsettinger for 2012 å få på plass investeringskapital - pollenkapital. verktøy for investeringskapital pollenkapital. 32
Her alt e mulig - uansett! - et ansvar for FYLKESTINGET - Økningen i fylkets andel er gledelig, og betyr at vi kan fordele enda mer penger til gode tiltak. Spillemidler til anlegg for idrett og friluftsliv er viktig for å legge forholdene til rette for å drive idrett og fysisk aktivitet, sier Anne Marit Mevassvik, som er fylkesråd også for idretten Her alt e mulig uansett! et ansvar for fylkestinget Økningen i fylkets andel er gledelig, og betyr at vi kan fordele enda mer penger til gode tiltak. Spillemidler til anlegg for idrett og friluftsliv er viktig for å legge forholdene til rette for å drive idrett og fysisk aktivitet, sier Anne Marit Mevassvik, som er fylkesråd også for idretten Funn: Dere setter for få kommaer Vi finner en del kommafeil i tekstene deres, og som oftest er problemet at dere setter for få kommaer. Her er en oversikt over de vanligste feilene med eksempler fra tekstene. å markerer stedet der det egentlig skulle vært komma. Det skal stå komma mellom helsetninger som er bundet sammen av og, eller, men og for: Mindre ambulering gir mer tid til klinisk arbeidå og færre klinikker reduserer både driftsutgiftene og investeringsbehovet. Fra 2014 kommer et nytt inntektssystemå og i dag er det ingen som kan spå effekten av dette. Det skal stå komma etter en leddsetning som står først i en helsetning: Hvis departementet går inn for støtteå får Frosta kommune 635 000 kroner fra fylkeskommunen til prosjektet. At fylkeskommunen går foranå tror vi vil mobilisere de andre aktørene til å støtte opp om et nytt kapitalverktøy for bedriftsetableringer i tidlig utviklingsfase. Dersom klagen ikke tas til følgeå vil den bli oversendt klagenemnda for videregående opplæring eller til Fylkesmannen for endelig behandling. Dersom du ønsker Europass fagbeskrivelse på norsk/engelskå kan du henvende deg til avd. for videregående opplæring eller skrive det ut selv fra Internett via SIU sine sider. Det skal stå komma etter en innskutt som- setning, også der som er utelatt: Standardmodellen som benyttes i NTFKå har de siste 2 3 årene ligget noe over den kvaliteten mange av de andre fylkeskommunene benytter. For elever som får spesialundervisningå skal det utarbeides en individuell opplæringsplan (IOP) som evalueres hvert halvår. Målsettingen fylkestinget har trukket oppå er at klimagassutslippene skal reduseres med 50 % i egen virksomhet og 30 % i Nord- Trøndelag innen 2020. 33
Funn: Vi finner feil bruk av stor forbokstav I noen tilfeller bruker dere stor forbokstav der det skal være liten. Eksemplene nedenfor er i hovedsak unntak, dere gjør dette stort sett riktig, men vi velger likevel å trekke det fram fordi dette er sentrale begreper som bør være på plass. Eksempler på feil bruk av stor forbokstav Regional plan for arealbruk som nå er vedtatt i Fylkestinget gir retningslinjer for arealbruken i kommunene. Fondet som Fylkesrådet ønsker å få etablert er også ment å komme til anvendelse i tidligere faser enn de etablerte såkornfondene. Lærebedriften/lærlingen har ansvaret for å gjøre seg kjent med bestemmelsene i 3-57, 3-58 og 3-59 i Forskrift til opplæringsloven. Din søknad om rett til spesialundervisning, jf. Opplæringsloven 5-1, er nå ferdigbehandlet. Relevans for bl.a. Samfunnsfag, Eldre og Nyere historie (fra liste i brosjyre om Den kulturelle skolesekken) Relevant for bl.a. Norsk, Drama, Medier og kommunikasjon (fra liste i brosjyre om Den kulturelle skolesekken) Rettet Regional plan for arealbruk som nå er vedtatt i fylkestinget, gir retningslinjer for arealbruken i kommunene. Fondet som fylkesrådet ønsker å få etablert, er også ment å komme til anvendelse i tidligere faser enn de etablerte såkornfondene. Lærebedriften/lærlingen har ansvaret for å gjøre seg kjent med i bestemmelsene I 3-57, 3-58 og 3-59 i forskrift til opplæringsloven. Din søknad om rett til spesialundervisning, jf. opplæringsloven 5-1, er nå ferdigbehandlet. Relevans for bl.a. samfunnsfag, eldre og nyere historie Relevant for bl.a. norsk, drama og medier og kommunikasjon Funn: Rapporter og brosjyrer er ikke alltid konsekvensrettet Vi ser at brosjyrer og rapporter som helt tydelig har mange forfattere, ikke alltid er gjennomgått slik at rettskrivingen er konsekvent. Det kan for eksempel dreie seg om at navn på forestillinger skrives på forskjellige måter, som i brosjyren om Den kulturelle skolesekken. Her er noen eksempler: Søstra mi handler om hva vi gjør for den vi elsker, og hva ærbarhet koster. Før kaffen blir kald forteller vart, varmt og humoristisk om avhengighet, alder og livets kretsløp. I Prinsessedrama møter vi Snehvit, Tornerose, Jackie Kennedy Onassis og deres menn. 34
Vi anbefaler at dere gjennomfører bruk av kursiv, men dere kan også velge anførselstegn, da helst «...». Vi anbefaler ikke at dere lar navnene stå helt umarkert, det kan i verste fall skape misforståelser. Dere vakler også en del mellom stor og liten forbokstav etter kolon, særlig i lister og skjematiske oppsett. Regelen er at det skal være liten forbokstav etter kolon hvis ikke det som står etter kolon, er en helsetning. I dette tilfellet skal det altså være liten forbokstav: Tid: 120 minutter inkl. pause Antall elever: inntil 400 Arena: kulturhus, samfunnshus, kino Turneperiode: høst 2012 Det skal ikke være punktum til slutt i disse tilfellene. Funn: Uttrykket «i forhold til» brukes ofte feil Det er ikke strengt tatt noe rettskrivingstema, men vi tar likevel med feil bruk av uttrykket «i forhold til». Som veldig mange andre bruker også dere dette uttrykket på en upresis måte som noen ganger gjør teksten mindre klar. Eksempler på feil bruk av «i forhold til» Fra skolestart høsten 2012 justerte vi tilbudene i forhold til klasser med få søkere. Årsberetningen er ment å være utfyllende i forhold til den informasjon som gis i årsregnskapet og gis på et overordnet nivå. Forslag til omskriving Fra skolestart høsten 2012 justerte vi tilbudene til klasser med få søkere. Eller (avhengig av betydning): Fra skolestart høsten 2012 justerte vi tilbudene fordi noen klasser hadde få søkere. Årsberetningen skal være overordnet og er ment å utfylle den informasjon som gis i årsregnskapet. En slik buffer er også klok i forhold til disse to usikkerhetsmomentene: Her er det nødvendig å være realistisk både i forhold til omfang av planer og tidsperspektiv. En slik buffer er også klok på grunn av disse to usikkerhetsmomentene: Her er det nødvendig å være realistisk både når det gjelder omfang av planer og tidsperspektiv. 35
Marianne Bugge Nordberg marianne@arkitekst.no Margrete Kilde Nes margrete@arkitekst.no www.arkitekst.no 36