[Integrator:Header] Generelle rutiner og presentasjon av bedriftens IK system Denne delen av internkontrollsystemet (generelle rutiner) kan utleveres til kunder eller andre som ønsker innsyn i bedriftens IK-rutiner som en bekreftelse på at bedriften har etablert et internkontroll - og kvalitetssystem. Opplysningene er konfidensielle og må ikke utleveres til tredjeperson uten samtykke fra bedriftens ledelse v/ Jan André Solberg Elektroentreprenøren er registrert el. entreprenør hos Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) i Tønsberg. Firma Dal Elektriske AS Besøksadresse Dalgården Postnr / -sted 2072 Dal Postadresse Dalgården Postnr / -sted 2072 Dal Org.nr NO 891 873 352 MVA e-post jas@dal-el.no Hjemmeside www.dal-el.no Telefon 63 92 20 50 Faks 63 92 20 59 Merk av Faglig virkeområde ihht. bedriftens registrering i DSBs register. (Bruk F11 og skriv X for markering i boksene, slett eventuelt ubrukte rader) Prosjektering Utførelse X X Lavspenning bygningsinstallasjoner X X Lavspenning industriinstallasjoner X X Elektriske anlegg i sykehus - rom for medisinsk bruk Elektriske anlegg i løfteinnretninger (heiser) Lavspenning automatiseringsanlegg Elektriske anlegg i eksplosjonsfarlige områder Elektriske anlegg knyttet til jernbane- og sporveisdrift Høyspenningsanlegg i bygninger Lavspenning forsyningsanlegg Høyspenning forsyningsanlegg Lavspenning ledningsanlegg Høyspenning ledningsanlegg Maritime elektriske anlegg Akseptert elektroforetak for kontroll av elektriske anlegg i fiske- og fangstfartøyer Merk av Faglig ansvarlig ihht. bedriftens registrering i DSBs register. (Bruk F11 og skriv X for markering i boksene, slett eventuelt ubrukte rader) Navn Faglig ansvarlig (e) Jan Andre Solberg Ja X Nei Ansatt i virksomheten X Side 1 / 6
Ja X Nei Installatør Gr L X Ja Nei X Installatør Gr H Ja Nei X Heisinstallatør Ja Nei X Automatiseringsleder Ja Nei X Tillatelse innfor et begrenset virkefelt Ja Nei X Med dispensasjon Andre Autorisasjoner, godkjenninger etc.. Teleinstallatør TIB Sentralgodkjenning fra Plan og bygningsetaten Hovedarbeidsområde (er) Elektrotekniske installasjoner Antall ansatte 15 Daglig leder / tlf Jan André Solberg 918 34 576 Installatør / tlf Jan André Solberg 918 34 576 Verneombud / tlf Stian Eriksen 918 34 558 Forretningsidé, strategi og verdigrunnlag Forretningsidé Vi skal bli foretrukket i vårt hjemmemarked for levering av elektrikertjenester. Forretningsmål Pålitelighet og ærlighet. Dyktige fagfolk. Trygg og inkluderende bedrift med engasjerte medarbeidere. Skape gode økonomiske resultater og trygge arbeidsplassene. Målene skal nås igjennom Pålitelighet og ærlighet Vi skal ikke love mer en det vi kan oppfylle. Det vi har avtalt SKAL overholdes. Vi skal ha pålitelige og pliktoppfyllende medarbeidere. Dyktige fagfolk Dal Elektriske skal ha medarbeidere med høy kompetanse innenfor sine fagområder. Alle medarbeidere skal bestrebe seg for å få fornøyde kunder. Trygg og inkluderende bedrift med engasjerte medarbeidere Dal Elektriske skal opptre pålitelig og forutsigbar for sine medarbeidere, tilby gode opplæringsmuligheter, prioritere sikkerhet og tilby gode lønnsbetingelser. Alle medarbeidere skal personlig bidra til å tilegne seg nødvendig kompetanse for å ivareta sin stilling og sine kunder. Ivareta egen ag andres sikkerhet. Bidra til å skape et godt arbeidsmiljø for seg selv og alle medarbeidere. Side 2 / 6
Skape gode økonomiske resultater og trygge arbeidsplassene God produktivitet, rasjonell drift og riktige priser. Skape mange fornøyde kunder, medarbeidere og eiere. Verdigrunnlag Vi blir bedømt ut fra hvordan vi som medarbeidere opptrer og møter våre eiere, kunder, samarbeidspartnere, leverandører, konkurrenter og de samfunn vi er en del av. Vi er alle en del av bedriftens ansikt utad og det er derfor viktig at alle holder i hevd respekten for kunder, kolleger, leverandører, underentreprenører og konkurrenter. Både internt og eksternt må det være en gjensidig tillit til at det vi sier, er også det vi gjør. Vi holder det vi lover overfor kunder, kolleger og samarbeidspartnere. Det er våre handlinger som avgjør. Våre handlinger er grunnet i de holdninger vi bærer med oss, og til sist de verdier vi står for. Oppbygning av internkontroll - og kvalitetssystemet (heretter IK - systemet) IK- systemet inneholder dokumenter som brukes daglig i bedriften. Dette gjelder eksempelvis prosedyrer, sjekklister, innholdslister og andre skjemaer som bedriftens ansatte skal bruke. Resultatdokumentasjon som består av utfylte skjemaer, bekreftelser, rapporter osv. Rutiner for personellopplysninger Bedriften oppbevarer ikke skriftlige opplysninger om den enkelte ansatte som strider med personvernet. Opplysninger om ansatte begrenser seg til ansettelsesavtale og dokumentasjon av kvalifikasjoner som er relevant for det arbeid som den enkelte er ansatt for. Bedriften har opprettet rutiner for innhenting og arkivering av dokumentasjon over ansattes utdanning og kvalifikasjoner samt rutiner på mottakelse av nyansatte. Det skal skrives arbeidskontrakt med nyansatte og utarbeides arbeidsinstruks der alle ansvarsområder til hver enkelt er beskrevet. Alle ansatte har mottatt en personalhåndbok med relevant informasjon og retningslinjer for arbeide i vår bedrift. Organisering av arbeidet, rutiner og ansvarsområder Bedriften har organisasjonskart og rutiner for hvordan det daglige arbeidet organiseres. Daglig leder er ansvarlig for IK- systemet og vil derfor være firmaets representant i spørsmål som gjelder internkontroll/kvalitetssikring. Internkontrollsystemet skal regelmessig og minst 1 gang hvert år gjennomgås av ledelsen og eventuelt innleid konsulent. Bedriften har informert alle ansatte om innholdet i IK- permen, og det er utlevert en montør/personalhåndbok til alle ansatte for gjennomgang. Montører skal holde orden på verktøy, bil og utstyr de har fått ansvaret for. Det er utarbeidet egne sjekklister på vedlikehold på dette. Registrering av sykefravær og skader Sykefravær registreres slik at forebyggende tiltak mot skader og sykdom kan vurderes. Bedriften forsøker å legge forholdene til rette slik at arbeidstaker skal kunne komme raskest mulig tilbake til sitt daglige virke. Registreringen utføres i henhold til myndighetenes krav, og denne gir også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører bedriften. Side 3 / 6
Yrkessykdom og yrkesskade meldes av arbeidsgiver til trygdekontoret (Rikstrygdeverkets blankett 11.01A). Dersom det kan være mistanke om yrkessykdom, skal dette meldes til Arbeidstilsynet av legen (Arbeidstilsynets skjema 154b). Vaktordning Avtale om vakt omfatter 24 timers døgnservice med faglig kompetent personell på timerate og gebyr. Oppdragsgivers vaktpersonell vil kun ha ett døgnoperativt nummer å benytte ved eventuelle problemer og eller driftsstans. Som definisjon av vakt menes ikke planlagte serviceoppdrag på anlegget. Taushetsplikt Dette området er omfattende beskrevet i arbeidsreglement og personalhåndbok som er signert og gjennomgått av alle ansatte i bedriften. Markedsorientering Kunden skal velge vår bedrift fordi vi: har kompetanse og utfører kvalitetsarbeid, bestreber oss på å være oppdatert med utviklingen til enhver tid, tenker og anbefaler sikkerhet for kunden, etterlater oss en ryddig og ren arbeidsplass, er serviceinnstilt punktlige og spør kunden om det er noe mer som skal gjøres før vi forlater arbeidsstedet, holder avtale om pris. Ansatte skal dessuten alltid søke å være blid og hyggelig både overfor kunder og kolleger. Installasjon og tekniske løsninger skal tilpasses kundens behov. Installasjonens levetid er avhengig av riktig tilpasning, montasje og bruk og derfor skal god kommunikasjon med kunde (eier av anlegg) etableres. Tilbakemelding fra brukerne blir evaluert og behandlet. Dette er nødvendig for å utvikle kompetanse og kvaliteten på leveranser. Dokumentstyring Det er opprettet prosedyrer for ordremottak, materiallister, timelister, pakksedler, samt rutiner for inn- og ut fakturering. Jobber som utføres, uansett størrelse, skal ha eget ordrenummer. Dokumenter for planlegging, utførelse og sluttkontroll ved arbeid i lavspenningsanlegg ivaretas i henhold til myndighetskrav. Det er opprettet arbeidsrutiner som skal sikre: godkjenning av dokumenter og tegninger før utgivelse at kun riktig utgave av gjeldende dokumenter er tilgjengelige at foreldede dokumenter snarest blir fjernet fra saksbehandling og produksjon at endringer i dokumentene blir riktig behandlet oversiktlig arkivering (sporbarhet) Planlegging ved utførelse av elektroinstallasjonsarbeid Bedriften har utarbeidet prosedyrer for planlegging ved utførelse av elektroinstallasjoner samt skjemaer for registreringer av viktig dokumentasjon. Dokumentasjonen skal arkiveres i henhold til bedriftens rutiner for arkivering. Side 4 / 6
Sluttkontroll ved utførelse av elektroinstallasjonsarbeid Det er utarbeidet prosedyrer og skjema for sluttkontroll av elektroinstallasjoner i henhold til krav i NEK 400 og Forskrifter for elektriske lavspenningsanlegg. Denne skal benyttes ved alle jobber som blir utført av bedriften. Bedriften bruker også sjekklistene i Nelfo`s 5 sikre. Dokumentasjonen skal overleveres kunde og samtidig arkiveres i henhold til myndighetskrav og bedriftens rutiner for arkivering. Avviksbehandling og korrigerende tiltak. Det er utarbeidet prosedyrer og skjemaer for avviksbehandling. Avvik som skyldes feil utstyr eller feil installasjon skal noteres på eget avviksskjema. Årsaken til avviket skal analyseres og ved korrigerende tiltak skal hindre at nye lignende avvik oppstår. Daglig leder, sammen med representanter for de ansatte, undersøker hvert år om helse-, miljø og sikkerhetsforhold er ivaretatt. Bedriftens IK- system gjennomgås punkt for punkt. Til dette er det laget egen prosedyre og sjekkliste. Forhold som må rettes opp, føres i bedriftens handlingsplan Hvis bedriftens rutiner ikke følges, og det oppstår nestenulykker på grunn av feil eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks. Det skal også meldes fra til nærmeste overordnede. Hensikten er å unngå at lignende skjer igjen. Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold, opplæring eller tekniske forbedringer. Tiltak skal registreres i handlingsplanen. Handlingsplan og oppfølging Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres av hvem og når. Daglig leder er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes. Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen av avvikene. Forslag til forbedringer av rutiner og innkjøp av utstyr, diskuteres og prioriteres, og de som berøres av aktuelle tiltak skal delta i planleggingen. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen. På grunnlag av data og observasjoner som fremkommer ved årlige revisjon, skal systemet oppdateres. Opplæring Planlagt opplæring registreres i handlingsplanen. Planen for opplæring følger Lov om fagopplæring i arbeidslivet og det er montøren som har ansvaret for å veilede lærlinger, slik at de gjør riktig arbeid. Det er viktig med nøyaktighet og rettledning, for at vedkommende lærlinger skal få en solid plattform å bygge videre på. Innkjøpsrutiner Varer, utstyr, materiell og kontorrekvisita velges ut fra leverandørens evne til å fremskaffe forskriftsmessig og miljøriktig vare. Innkjøp til prosjektene skal stemme overens med spesifiserte krav for produktene. Alt materiell som bestilles skal leveres av godkjent leverandør. Leverandører skal velges (godkjennes) ut fra deres evne til å tilfredsstille myndighetenes krav til CE-merking og egen internkontroll. Når varen til en jobb bestilles, skal pakkseddel og inngående faktura merkes med bestillings nr. Orden og renhold på kontoret Våre rutiner for orden og renhold er: avfall skal kildesorteres, rengjøringsmidler skal være miljømerket, kontorpersonell skal holde orden på egen arbeidsplass, Side 5 / 6
renhold utføres etter egne prosedyrer, Vedlikehold av bedriftens elektriske anlegg Elektriske anlegg blir regelmessig kontrollert av egen IK avdeling iht. avtale med Gardermoen Elektro AS. Brannvern Nødvendig brannslukkingsutstyr er installert. Førstehjelpsutstyr Det skal treffes nødvendige tiltak på arbeidsplassene for a kunne gi førstehjelp ved ulykker eller sykdomstilfeller. Førstehjelpsutstyr er plassert synlig på kontoret. Bedriftens innredede servicebiler skal ha installert førstehjelpspakke. Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste. De ansatte har gjennomgått en enkel opplæring. Beredskap ved ulykker Den som oppdager brann eller ulykke skal følge oppsatt instruks, varsler øvrige ansatte og brannvesen, politi eller ambulanse etter behov. Rednings- og slokkingsarbeidet skal startes i samsvar med gitt opplæring inntil politi/brannvesen eller ambulanse ankommer. Ved personskade gis nødvendig førstehjelp. Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til lege/ambulanse, politi/lensmann og Arbeidstilsynets lokalkontor. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til Direktoratet for Brann og Elsikkerhet (heretter DSB). Ved skader skal det sendes skademeldingsskjema til trygdekontoret (Rikstrygdeverkets blankett 11.01A). Melding om skader og ulykker skal straks meldes til arbeidsgiver, og han skal i hvert tilfelle omgående sende meldingen til DSB og annen relevant instans. Avfall Rutiner for avfallshåndtering skal bidra til å redusere avfallsmengde, forurensing, brannfare og skader på personer og utstyr. Vi sorterer avfallet og har leveringsavtaler med godkjente mottakere. Energibruk Vi har oversikt over bedriftens energibruk og vurderer fortløpende muligheter for å effektivisere energibruken. Lover og forskrifter Vi har som mål å ha mest mulig oppdatert relevant lovverk tilgjengelig på bedriften. Lovverket revideres årlig. Side 6 / 6