VEILEDNING TIL Å LAGE EGEN INTERNKONTROLL. for. mindre virksomheter innen bygg- og anleggsfagene

Transkript

1 VEILEDNING TIL Å LAGE EGEN INTERNKONTROLL for mindre virksomheter innen bygg- og anleggsfagene Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll)

2 Innhold Lag mappe med skilleark, se internkontrollforskriftens 5 (bestillingsnr.544) som viser hva internkontroll systemet skal inneholde. De 8 punktene kan være første del av innholdsfortegnelsen i Internkontrollhåndboken. 1. Bedriften vår Vårt mål I vår bedrift skal vi sammen skape et trivelig og sikkert arbeidsmiljø for alle ansatte. Vi skal også beskytte bedriftens bygninger og materiell. Vi skal forhindre skader på ytre miljø, og våre produkter skal ikke skade brukerne. Disse målene skal vi nå gjennom stadige forbedringer. Både ledelse og ansatte skal delta aktivt i forbedringsarbeidet. Vi skal bruke internkontroll av helse, miljø og sikkerhet for å bedre arbeidsplassens driftssikkerhet og lønnsomhet. Bedriftens produkter og tjenester skal oppfylle våre kunders krav til kvalitet og punktlighet både i dag og i fremtiden. Fakta om bedriften Bedriftens navn:... Bransje:... Daglig leder:... Antall ansatte: heltid... deltid... Verneombud (evt. annen ordning):... Bedriftshelsetjeneste: Vi har en egen avtale med verne- og helsepersonale. Avtalen inneholder en spesifisert oversikt over de oppgaver bedriftshelsetjenesten (BHT) skal utføre for oss. Vi har oversikt over alle ansatte, deres stilling og ansvarsområder. Vi har også oversikt over gjennomført opplæring og øvelser. Planlagt opplæring registreres i handlingsplanen. Registrering av opplæring utføres av:... Alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler (jmf. Aml og 6). 2. Opplæring Her plasseres kopier av sertifikater og dokumentasjon på relevant utdanning. Eksempler er: Fagbrev, kransertifikat, opplæring på truck, elektro, sveising, varmt arbeid, stillas m.m. Viser til best nr. 701 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 8 og 9 og best nr. 703 Forskrift om utførelse av arbeid 10-1, 10-3, 10-4 og Arbeidsgiver må først kartlegge og vurdere risiko og deretter sørge for opplæring. Virksomheten bør lage en samlet opplæringsplan hvor de ansatte dokumenterer med sin underskrift at opplæring er gitt.

3 3. Rutiner og medvirkning Daglig leder og de ansatte har i samarbeid laget bedriftens rutiner. Dersom bedriftens rutiner ikke følges, det skjer nesten-ulykker og feil, eller andre uheldige forhold oppstår, meldes det fra til nærmeste overordnede. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen. Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt. Dette kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltak registreres i handlingsplanen. Organisering av arbeidet I vår bedrift har vi rutiner for hvordan det daglige arbeidet organiseres. Rutiner for fordeling av arbeidsoppgaver:... Fordeling av arbeidsoppgaver utføres av:... Arbeidstakerne skal medvirke i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Dette omfatter en rekke forhold, blant annet bruk av verneutstyr, sikker bruk av arbeidsutstyr og verktøy, sikring mot fall, hindring av brann og deltakelse på vernerunder/vernemøter. Det anbefales å lage en liste eller plan over møter hvor helse, miljø og sikkerhet er tema. For eksempel vil det være på planleggings- og driftsmøter, møter med kunder og møter med bedriftshelsetjenesten. For virksomheter med færre enn 10 ansatte kan det avtales skriftlig annen ordning enn valgte verneombud (vo), men arbeidstakerne skal ha utpekt kontaktperson. Dokumentasjon av dette skal plasseres her. Hvis det er valgt vo, kan valgprotokollen plasseres her. Minner om at valgte verneombud og verneansvarlige i virksomheten skal ha 40 timer verneombudskurs. Regionalt verneombud i ditt distrikt arrangerer verneombudskurs flere ganger i året. Informasjon Bedriften har faste rutiner for informasjon og kommunikasjon: Allmøter avholdes hver:... Vi har oppslagstavle plassert:... Andre rutiner:... Informasjonsoppgaver utføres av:... Orden og renhold Våre rutiner for orden og renhold er:... Orden og renhold utføres av:...

4 Vedlikehold Våre rutiner for vedlikehold (maskiner og utstyr, ventilasjon/filterskifte, verktøy, bygninger, kjøretøy) er: Ansvarlig for vedlikehold er:... Elektriske anlegg og utstyr Bedriftens elektriske anlegg og utstyr blir regelmessig kontrollert etter en enkel sjekkliste. Vi bruker autoriserte installatører ved vedlikehold og reparasjoner. Kontroll utføres av:... Forsikring Vi har avtale om yrkesskadeforsikring. Alle forsikringsavtaler for vår bedrift blir vurdert og reforhandlet hvert år. Vurdering og reforhandling utføres av:... Stoffkartotek Vi har et stoffkartotek med oversikt over helsefarlige og giftige stoffer (produktdatablad på norsk). Vi krever produktdatablad ved innkjøp av disse stoffene og velger stoffer som gir minst helsefare. Alle ansatte er opplært i bruk av stoffkartoteket. Opplæring og oppdatering utføres av:... Stoffkartoteket er plassert:... Aktuelle produktdatablad er i tillegg tilgjengelige for dem som bruker stoffene. Personlig verneutstyr Alle ansatte har tilgang til personlig verneutstyr og er informert om når, hvor og hvordan det skal brukes. Opplæring og kontroll utføres av:... Verneutstyret er:... Verneutstyret skal brukes:...

5 4. Mål for helse miljø og sikkerhet Her legges de skriftelige målene for virksomheten, som de gjennom drøftelser og medvirkning fra de ansatte har blitt enige om. Målene kan for eksempel være at lover, forskrifter og avtaler skal følges slik at skader og ulykker unngås. De ansattes kompetanse for et sikkert arbeidsmiljø og nødvendig påfyll av kompetanse. Målene for fremtidig sykefravær og bruk av verneombud, samt verne og helsepersonell. Målene må være oppnåelige og det er viktig å følge opp målsettingen. Virksomheten vil gjennom følgende tiltak styrke HMS arbeidet. Vi har...stk brannslukningsapparater plassert:... Test og vedlikehold utføres av:... Førstehjelpsutstyr Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste. De ansatte har gjennomgått en enkel opplæring. Førstehjelpsutstyr finnes:... Kontroll/etterfylling utføres av:... Brann- og ulykkesberedskap Den som oppdager brann eller ulykke, varsler øvrige ansatte. Brannvesen, politi og ambulanse varsles etter behov. Rednings- og slukningsarbeidet startes i samsvar med gitt opplæring til politi/brannvesen kommer. Ved personskade gis førstehjelp. Øvrige ansatte følger branninstruksen. Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til lege/ambulanse tlf.113, politi/lensmann tlf. 112, brann tlf 110, samt Arbeidstilsynets lokalkontor. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale elektrisitetstilsyn. Ved skader skal det sendes skademeldingsskjema til NAV blankett nav Melding om skader og ulykker utføres av: 5. Hvordan bli bedre Vi har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden i vår bedrift. Hensikten er å avdekke feil og mangler som ikke nødvendigvis blir fulgt opp i det daglige. Bedriftens ansatte, samt verne- og helsepersonale, deltar aktivt i dette arbeidet. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen.

6 Gjennomgang og vedlikehold av internkontroll Daglig leder, sammen med alle ansatte eller representanter for de ansatte, gjennomgår hvert år internkontrollhåndboken. Dette skjer gjerne i samarbeid med verne- og helsepersonale. Hensikten er å se om håndboken stemmer overens med virkeligheten. Vi går gjennom hvert kapittel og punkt i håndboken og ser på om rutinene følges. Forhold som må rettes opp, føres i bedriftens handlingsplan. Bedriftens internkontroll gjennomgås hvert år innen...måned. Bedriftens handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre! Bedriftens handlingsplaner er også det viktigste beviset på at vi tilfredsstiller internkontrollforskriftens krav om "systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid". Sjekkliste for gjennomgang og vedlikehold: * Følges rutinene? * Er rutinene gode nok? * Er planlagte tiltak gjennomført innen tidsfristene? * Er opplæringsrutinene gode nok? * Er lover og forskrifter oppdatert? Kartlegging av forhold i bedriften Vi har flere rutiner for å sikre at ledelsen og de ansatte snakker sammen om ulike forhold i bedriften som kan forbedres. Alt som gjøres som følge av daglige diskusjoner og beslutninger som tas "på sparket", er en viktig del av bedriftens forbedringsarbeid. Personalmøter/ukemøter Vi har personalmøter hver:... I møtene diskuterer vi aktuelle saker og problemer, også helse, miljø og sikkerhet. Referater og handlingsplaner fra disse møtene er en viktig del av bedriftens internkontrolldokumentasjon. Møtene ledes av:... Medarbeidersamtaler Vi har medarbeidersamtaler hver:... Vi bruker et fast oppsett for hva som skal diskuteres. Medarbeidersamtalene gjennomføres av:... Vernerunder Vi gjennomfører vernerunder hver... måned. Vi bruker en egen sjekkliste. Ekstra vernerunder går vi dersom ledelsen, verneombud eller andre ønsker det. De som deltar er:... Registrering av sykefravær Sykefraværet i vår bedrift registreres slik at vi kan vurdere hva som kan forbedres for å unngå skader og sykdom. Registreringen gir oss også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører bedriften. Registrering av sykefravær utføres av:... Yrkessykdom og yrkesskade meldes av arbeidsgiver til NAV på skjema Dersom det kan være mistanke om yrkessykdom, skal dette meldes til Arbeidstilsynet av legen på Arbeidstilsynets skjema 154b.

7 6. Rutiner for HMS avtaler og kontrakter Her legges alle rutiner for den jevnlige oppfølgingen av HMS i virksomheten. Dette gjelder blant annet vernerundeskjema, registrering og oppfølging av uønskede hendelser og rutiner for å hindre gjentakelser. Kopi av skjema for vernerunder og uønskede hendelser legges her. Vernerunder som er gjennomført kan gjennomgåes som en del av byggemøtet punkt for punkt slik at tiltak som er tatt opp blir gjennomført. Her legges avtaler og kontrakter med virksomhetens samarbeidspartnere/underleverandører. Bedriften har gjort avtale med disse "underleverandørene" for å håndtere viktige deler innen internkontroll: Elektroinstallatør:... Brannslukn.utstyr:... Fyringsanlegg:... Ventilasjon:... Renovasjon/avfall:... Spesialavfall:... Nyttige kontakter: Forsikring:... Yrkesskadeforsikring:... Bedriftshelsetjeneste:... Arbeidstilsynet:... El-tilsynet/everket:... Brannvesenet:... Politiet:... Legevakt/sykehus:... Norsas(avfall/spesialavfall):... Bransjeforening:... NHO:...

8 Lover og forskrifter Vi har samlet de lover og forskrifter som gjelder for vår bedrift. Vi har rutiner for oppdatering. Lover og forskrifter er plassert:... Oppdatering utføres av:... Vi har følgende forskrifter. Bestillingsnummer Forskrift Kontrollert sign. 544 Internkontrollforskriften 589 ID-kort på bygge- og anleggsplasser 599 Byggherreforskriften 701 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 702 Arbeidsplassforskriften 703 Forskrift om utførelse av arbeid 704 Forskrift om tiltaks- og grenseverdier For mer informasjon om regelverk, se 7. Revisjon HMS (IK) systemet må gjennomgås årlig for å se om noe bør endres eller forbedres. Behovet for ny handlingsplan må vurderes. Er målene nådd? Har virksomheten rettet opp alle mangler? Hvis ikke, hvorfor? Er systemet bra nok for vår virksomhet? Jobber virksomheten aktivt for å forbedre helse, miljø og sikkerheten i virksomheten? Dokumentasjon av årlig gjennomgang med forbedringer og eventuelle endringer legges her. Virksomheten har gjennomført årskontroll av internkontrollsystemet den / -20.

9 Definisjon av alvorlig skade Hva er en alvorlig skade? Hodeskade/hjernerystelse med tap av bevissthet eller andre alvorlige konsekvenser. Skjelettskade (unntatt enkle brist eller brudd på fingre og tær) Indre skader(skader på indre organer, for eksempel lunger, nyrer, milt osv.) Tap av kroppsdel (amputasjon av legemsdel eller deler av slike) Forgiftning (med fare for varige helseskader), for eksempel hydrogensulfid-forgifting. Bevissthetstap på grunn av arbeidsmiljøfaktorer som for eksempel oksygenmangel. Forbrenninger, frostskader eller etseskader. Alle fullhudsskader (3.grad) og eller delhudsskader (2.grad) i ansikt, på hender, føtter eller anogenitalområdet. I tillegg alle delhud skader større enn 5 % av kroppsoverflaten. Generell nedkjøling (hypotermi) Skade som krever sykehusbehandling, unntatt enklere polikliniske behandling. Dokumentasjon av sikkerhetsopplæring i henhold til forskrift best nr. 703, Forskrift om utførelse av arbeid Arbeidsgiver skal dokumentere at arbeidstakerne har opplæring i sikker bruk av arbeidsutstyr når bruk av utstyret krever særlig forsiktighet ved bruk ( 10-1). Dersom utstyret kan medføre særlig fare for skade på liv og helse, skal arbeidsgiver lage en skriftlig arbeidsinstruks og treffe nødvendige tiltak ( 11-2). Selve sikkerhetsopplæringen vil måtte være basert på bruksanvisningen fra produsenten, samt eventuelt skriftlig arbeidsinstruks. Sikkerhetsopplæring på utstyr bør være en del av en større opplæringsplan i virksomheten, og som omfatter også andre forhold. 9

10 Risikovurdering av alt utstyr og maskiner (se tilleggsark 1) Forskrift om utførelse av arbeid deler utstyr og maskiner inn i tre nivåer. Nivå 1: 10-4 og 12-1 Utstyr generelt Nivå 2: 10-1 Utstyr som krever særlig forsiktighet ved bruk og derfor skal ha dokumentert opplæring. Nivå 3: 10-3 Utstyr i høyeste risikogruppe, og hvor det kreves sertifisert opplæring. Alle risikovurderinger skal foretas sammen med representant for arbeidstakerne (verneombud eller tillitsvalgt). Opplæringsplan (se tilleggsark 2) Virksomheten må lage en plan for sikkerhetsopplæring internt, basert blant annet på bruksanvisninger, arbeidsinstruks og erfaring. Her bør det kort gis noen stikkord for hva opplæringen skal inneholde og varighet av opplæringen. Dersom det er laget instrukser for bruk av det aktuelle utstyret, vil opplæringen måtte omfatte disse. (se eksempel på instruks) Minner om at lang erfaring kan medføre at arbeidsgiver kan korte ned sikkerhetsgjennomgangen/opplæringen. Dokumentasjon av sikkerhetsopplæringen (se tilleggsark 3) Det er vist to alternative skjema som kan brukes til å dokumentere sikkerhetsopplæringen. Arbeidstakernes navn skrives i første kolonne. De ulike utstyrstyper i de neste kolonnene. Arbeidstaker påfører dato og signatur i den aktuelle rubrikken når sikkerhetsopplæringen er gjennomført, eller signere i siste rubrikk for all sikkerhetsopplæring under ett når det er gjennomført. 10

11 Risikovurdering av utstyr (tilleggsark 1) Best. nr. 703 Forskrift om utførelse av arbeid 10 og 12 Utstyr / maskin Risikogruppe 1 ( 10-4 og 12-1) Risikogruppe 2 ( 10-1) Risikogruppe 3 ( 10-3) Risikovurderingen er utført: / 20 Deltakerne i risikovurderingen: (navn m/tittel + signatur) 11

12 Plan for sikkerhetsopplæring (tilleggsark 2) Sikkerhetsplanen er à jour pr / 20 Best. nr. 703 Forskrift om utførelse av arbeid 10-1 og 10-3 Utstyr navn, type Varighet opplæring Innhold sikkerhetsopplæringen (ref. bruksanvisning, instrukser) 12

13 Dokumentasjon av opplæring (tilleggsark 3) Best. nr. 703 Forskrift om utførelse av arbeid 10-1 og 10-3 Navn Ansatt Utstyr 1 Utstyr 2 Utstyr 3 Utstyr 4 Utstyr 5 13

14 Sikkerhetsopplæring på arbeidsutstyr gjennomført (tilleggsark 3a) Skriv inn deltaker (ansatt) og navnet på arbeidsutstyret som sikkerhetsopplæringen er gjennomført på. Sett kryss (X) i rubrikkene for hver ansatt som har gjennomført opplæringen. Ansatt/ deltaker signerer tilslutt. Ansatt Utstyr 1 Utstyr 2 Utstyr 3 Utstyr 4 Utstyr 5 Ansattes signatur Ovenstående opplæring er gjennomført i henhold til opplæringsplan, bruksanvisninger, instrukser og forskriftens bestemmelser. Underskrift instruktør 14

15 Eksempel på instruks Instruks for vinkelsliper Ajourført dato / 20 Ansvarlig: Nødvendig opplæring før bruk Bruker over 18 år. Unntak lærling under tilsyn Før bruk Ny maskin kontroll kjøres Bryter av før støpsel settes i Sjekk for regn og fukt Skiven kontrolleres (skade, rotasjonsretning, fastspent) Materialet fastspent Farer i nærheten, personer, brennbart materiale, elektrisk utstyr Støvutvikling begrenses Under bruk Hjelm, arbeidshansker, hørselsvern, øyevern, åndedrettsvern Kneputer Bruk begge hender Ikke bremse skiven fra siden Ved overbelastning kjøles på tomgang Etter bruk Ikke legg maskinen ned før skiven har stanset Legg alltid maskinen ned med skiven opp Trekk ut støpselet Rengjøres og låses ned Ovenstående prosedyre er lest og forstått Dato / 20 Underskrift 15

16 Vernerunde nr.:.. Byggeplass Dato Kommune Virksomheter Innkalt Tilstede Underskrift Skjekkpunkter Anm Ansvarlig Frist SHA- plan BHF 7 Forhåndsmelding BHF 10 Vernerunder Orden Førstehjelpsutstyr Personlig verneutstyr Brakkeforhold Stoffkartotek Gravemaskiner Løfteredskap Kraner Verktøy Åpninger Rekkverk Forankring Skilting Fundamentering Adkomst / Stiger Dekkekanter Fallsikring Taksikring Oppstikkende armeringsjern Sager Lift /Truck / Multimaskin Stansing av arbeidet i henhold til