FORVALTNINGSREVISJON Arbeidsmiljø og sykefravær i pleie og omsorg Torsken kommune Rapport 2015
Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Torsken kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av kommunens pleie- og omsorgstjeneste. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. (revisjonsforskriften) 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Torsken kommune, jf, kommuneloven 79 og revisjonsforskriften 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Undersøkelsen og rapporten har blitt forsinket av flere grunner. Revisjonens personalressurser har vært redusert over en periode. Videre har det tatt tid å få oversendt noe av dokumentasjonen revisor har etterspurt. Vi beklager forsinkelsene. Samtidig benytter vi anledningen å takke ansatte i Torsken kommune som har vært involvert i revisjonens undersøkelse, for samarbeidet. Tromsø, 6.5.2015 Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen Prosjektleder, forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Ansvarlig for kvalitetssikring Truls Siri Prosjektmedarbeider, forvaltningsrevisor
Sammendrag Problemstilling 1; Kartlegging av sykefraværet i kommunens pleie- og omsorgstjenester, samt mulige årsaker til sykefraværet Revisjonen har i undersøkelsen avdekket at Torsken kommune ikke kan fremlegge spesifisert sykefraværsstatistikk, og vi har derfor ikke et pålitelig grunnlag for å gi en fullstendig presentasjon av kommunens sykefravær i PLO-tjenestene. Respondentenes svar i revisjonens spørreundersøkelse kan imidlertid tolkes dithen at Torsken kommune har relativt høyt fravær innenfor PLO. Et stort flertall av respondentene svarte at sykefraværet ikke skyldtes arbeidsrelaterte forhold. For øvrig var belastningsskader og økt arbeidspress som følge av andres sykefravær de hyppigst benyttede svaralternativene. Problemstilling 2; Oppfyller kommunen sin plikt til å sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær? Revisor konkluderer med at Torsken kommune delvis oppfyller sin plikt til å sørge for systematisk forebygging og oppfølging av sykefravær. Revisor vurderer revisjonskriteriet om å sikre at ledere har nødvendig HMS-kompetanse som delvis oppfylt og kriteriet om ROS-analyser med planer og tiltak som i liten grad oppfylt. Etter revisors vurdering har kommunen ikke oppfylt revisjonskriteriet om arbeidsgivers plikt til å gjøre arbeidstaker kjent med mulige jobbrelaterte ulykkes- og helsefarer. Det mest alvorlige avviket tilknyttet oppfølging av sykefravær var at arbeidsgiver for fire av ni sykemeldte arbeidstakere i undersøkelsesperioden ikke hadde utarbeidet oppfølgingsplan. I tillegg fant vi noen avvik med hensyn til overholdelse av frister for utarbeiding av oppfølgingsplan og for innkalling til dialogmøte samt innholdet i oppfølgingsplan og dokumentasjon av hvem som har vært innkalt til og møtt i dialogmøter. Problemstilling 3; Hvordan opplever ansatte det å jobbe i kommunens pleie- og omsorgstjenester? Psykososialt arbeidsmiljø Resultatene fra spørreundersøkelsen blant de ansatte i kommunens pleie- og omsorgstjenester tyder på at det psykososiale arbeidsmiljøet oppleves som relativt godt, samtidig som det har forbedringspotensial. Respondentene i PLO sør er noe mer tilfreds med det psykososiale arbeidsmiljøet enn kollegene i nord som besvarte spørreundersøkelsen. Begge virksomhetslederne erkjenner at det over tid har vært utfordringer tilknyttet arbeidsmiljøet, og at det er behov for et kontinuerlig arbeid for å bedre og beholde et godt psykososialt arbeidsmiljø. I sine kommentarer har respondentene oppgitt flere forbedringsområder når det gjelder det psykososiale arbeidsmiljøet. Svar i spørreundersøkelsen tyder på at ansatte i middels grad opplever at arbeidsgiver påser at de beskyttes mot trakassering, trusler, vold eller andre uheldige belastninger i arbeidshverdagen. Samlet svarer over halvparten av respondentene å ha opplevd urettferdig behandling/ fornærmelser eller at andre har blitt utsatt for slikt på arbeidsplassen. Resultatene fra spørreundersøkelsen viser at mange respondenter er fornøyde med samarbeidet på arbeidsplassen. Respondentene i PLO sør svarte gjennomgående mer positivt enn de i nord både på spørsmål om samarbeidet på egen arbeidsplass totalt sett og på spørsmål om støtte, oppmuntring og kunnskapsdeling mellom kollegene i virksomheten. Revisors funn i undersøkelsen tyder også på
at respondentene i PLO sør i større grad enn respondentene i PLO nord opplever at man er flinke til å løse problemer som oppstår, mens respondentene i PLO nord i større grad mener at det er forstyrrende konflikter i kollegiet enn respondentene i PLO sør. De ansatte ble i spørreundersøkelsen spurt om hvor enige/uenige de var i at de gleder seg til å gå på jobb, er stolte av arbeidsplassen, snakker positivt om jobben, kunne anbefalt andre å jobbe der og hvorvidt de får anerkjennelse for godt utført arbeid. Svarene indikerer samlet sett at respondentene i PLO sør gjennomsnittlig har litt mer positiv oppfatning av sin arbeidsplass enn respondentene i PLO nord, selv om gjennomsnittsskårene er relativt høye også for sistnevnte gruppe. Det kom fram i undersøkelsen at PLO-virksomhetene ikke gjennomfører medarbeidersamtaler årlig. Det framkom også informasjon om at de ansatte gis muligheter for å påvirke beslutninger som angår egen arbeidssituasjon, og respondentenes svar tyder på at de jevnt over er nokså fornøyde med påvirkningsmulighetene. Svar i spørreundersøkelsen tyder på at arbeidstakerne i stor grad opplever at de får den nødvendige opplæring, mens informasjon fra tillitsvalgte, verneombud og virksomhetslederne tilsier at dette kan bli bedre og at de ansattes kompetanse kan utnyttes bedre, både internt i og på tvers av de to virksomhetene. Påstanden «Jeg har en tilfredsstillende arbeidsmengde» oppnår en samlet gjennomsnittsskår som ligger nærmest svaralternativet nokså enig, der respondentene i PLO nord gir en noe høyere skår enn respondentene i PLO sør. Noen flere i PLO sør enn i PLO nord har opplevd arbeidsmengden det siste året som høy, mens noen flere i PLO nord enn i PLO sør har opplevd arbeidsmengden som svært høy. Den samlede gjennomsnittsskåren for de to virksomhetene ligger nærmest svaralternativet høy. Våre undersøkelser viser at langt flere respondenter i PLO sør enn i nord svarte at de opplevde bemanningssituasjonen ved sin arbeidsplass som god. Svaret verken god eller dårlig er valgt av langt flere respondenter i PLO nord enn i PLO sør. Gjennomsnittsskårene enkeltvis og samlet ligger nærmest svaralternativet verken god eller dårlig. Funnene i våre undersøkelser tyder på at ledelsen, tillitsvalgte og verneombudene er fornøyde med mulighetene for å melde om kritikkverdige forhold, og de fortalte om flere mulige møte- og kontaktpunkt. Respondentene i PLO sør virker å være noe mer fornøyde enn respondentene i nord med muligheten for at de kan melde om kritikkverdige forhold. Fysisk arbeidsmiljø Respondentenes svar i spørreundersøkelsen indikerer at de opplever at arbeidsplassens utforming i middels grad er egnet til å forebygge fysiske belastninger eller skader. Også virksomhetslederne mener det er klare utfordringer tilknyttet arbeidsplassenes fysiske utforming. Spørreundersøkelsens respondenter og de aktørene revisor har intervjuet, oppgir særskilt bygningsmessige forhold og inneklima som utfordringer med hensyn til det fysiske arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Funnene i revisjonens undersøkelser tyder på at respondentene og virksomhetsleder i PLO sør er mer tilfreds med verneutstyr/verneinnretninger og hjelpemidler enn kollegene i PLO nord. Til tross for påpekte behov for forbedringer av så vel bygningsmessige forhold som hjelpemidler og verneutstyr/-innretninger, tyder respondentenes svar i spørreundersøkelsen på at de totalt sett er rimelig fornøyd med det fysiske arbeidsmiljøet på arbeidsplassene i PLO-tjenestene.
Problemstilling 4; Har pleie- og omsorgstjenestene i kommunen rutiner for avviks- og skademelding iht. krav i regelverket, og kjenner de ansatte til disse? KomRev NORD konkluderer med at Torsken kommunes PLO-virksomheter har rutiner for avviks- og skademelding, og at de ansatte i noen grad kjenner til disse. På grunn av manglende tilbakemelding fra PLO nord vurderer vi at Torsken kommunes PLO bare delvis innfrir revisjonskriteriet om at alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid, og sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen, skal registreres. Vi vurderer at Torsken kommune innfrir kravet om å iverksette rutiner for å avdekke og rette opp overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen. Vi vurderer at systemet/ rutinene er skriftliggjorte. At respondentene i spørreundersøkelsen i liten grad svarte at de har erfart at systemet med avviksmeldinger blir gjennomgått systematisk/evalueres sammen med de ansatte, indikerer at virksomhetens system i liten grad legger til rette for å forebygge nye overtredelser av HMS-relaterte forhold. Anbefalinger KomRev NORD gir følgende anbefalinger på bakgrunn av forvaltningsrevisjonen: - Torsken kommune anbefales å innrette sin virksomhet slik at plikten til å sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær er i tråd med regelverkets krav - Torsken kommune anbefales å i større grad bekjentgjøre sitt system for registrering og oppfølging av avviks- og skademeldinger for de ansatte i PLO
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 2 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER... 2 2.1 Problemstillinger... 2 2.2 Revisjonskriterier... 2 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING... 5 3.1 QuestBack... 5 3.2 Problemstilling 1... 6 3.3 Problemstilling 2... 7 3.4 Problemstilling 3... 7 3.5 Problemstilling 4... 8 4 ORGANISERING AV PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN... 9 5 SYKEFRAVÆRET... 11 5.1 Sykefraværsstatistikk... 11 5.2 Respondentenes svar i spørreundersøkelsen... 11 5.3 Oppsummering... 16 6 FOREBYGGING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR... 17 6.1 Oversikt over organisering, ansvars- og oppgavefordeling og myndighet... 18 6.2 ROS-analyse, planer og tiltak... 18 6.3 Informasjon om og kompetanse i HMS... 21 6.4 Bedriftshelsetjeneste og sakkyndig bistand... 22 6.5 Vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet... 23 6.6 Oppfølging av sykemeldte... 23 6.7 Konklusjon... 25 7 ANSATTES OPPLEVELSE AV ARBEIDSMILJØET... 26 7.1 Psykososialt arbeidsmiljø... 26 7.2 Fysisk arbeidsmiljø... 38 8 RUTINER FOR AVVIKS- OG SKADEMELDINGER... 42 8.1 Revisors funn... 42 8.2 Revisors oppsummering og vurdering... 47 8.3 Konklusjon... 47 9 ANBEFALINGER... 48 10 HØRING... 48 11 REFERANSER... 49 12 VEDLEGG... 50 12.1 Vedlegg 1: Spørreskjema... 50 12.2 Vedlegg 2: Nøkkelinformasjon om respondentene... 52 12.3 Vedlegg 3: Frekvenstabeller tilknyttet rapportens tabell 9... 53
1 INNLEDNING I Torsken kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 er prosjektet Arbeidsmiljø og sykefravær innen pleie og omsorg prioritert høyest. Bestillingen av prosjektet ble vedtatt i sak 22/13 i kontrollutvalgets møte 25.6.2013. I kontrollutvalgets bestilling oppgis formålet å være å få kunnskap om det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet i Torsken kommunes pleie- og omsorgstjeneste, ansattes meninger om dette og hvorvidt sykefraværet kan sees i sammenheng med arbeidsmiljøet. Videre er formålet å kunne bidra til å synliggjøre tiltak som eventuelt kan bedre arbeidsmiljøet samt sette fokus på at det er viktig å registrere avvik og å følge opp disse. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger Vi har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling tatt utgangspunkt i følgende tema og problemstillinger for våre undersøkelser: 1. Kartlegging av sykefraværet i kommunens pleie- og omsorgstjenester, samt mulige årsaker til sykefraværet 2. Oppfyller kommunen sin plikt til å sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær? 3. Hvordan opplever ansatte det å jobbe i kommunens pleie- og omsorgstjenester? 4. Har pleie- og omsorgstjenestene i kommunen rutiner for avviks- og skademelding iht. krav i regelverket, og kjenner de ansatte til disse? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. Problemstilling 1 og 3 er deskriptivt formulerte, som betyr at de besvares som rene beskrivelser av kartlagte fakta. For slike problemstillinger som ikke er normative, er det ikke relevant å utlede revisjonskriterier. Det følger av gjeldende standard at revisjonen ikke kan gjøre vurderinger uten revisjonskriterier. Vi gjør derfor ingen vurderinger eller konklusjoner på grunnlag av funnene i tilknytning til problemstilling 1 og 3. Vi analyserer og drøfter imidlertid talldata, og lager oppsummeringer av disse. side 2
Revisjonskriteriene til problemstilling 2 og 4 er utledet fra følgende kilder: - Lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv (arbeidsmiljøloven/aml) - Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) - Protokoll 24. februar 2010 mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen (IA-avtalen) - Arbeidstilsynets faktaside om tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte arbeidstakere (http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78249) Problemstilling 2 Arbeidsmiljøloven (aml) 3-1 første ledd stiller krav til at arbeidsgiver, for å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal sørge for at systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid utføres på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. I tråd med aml 3-1 andre ledd bokstav f må arbeidsgiver sørge for at virksomheten arbeider systematisk med forebygging og oppfølging av sykefravær. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer blant annet at arbeidsgiver skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt, jf. aml 3-1 andre ledd bokstav b 1. Etter bestemmelsens bokstav c skal arbeidsgiver kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen 2. Av aml 3-2 første ledd bokstav a framgår det at arbeidsgiver skal, for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen, sørge for at arbeidstaker gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet. Av bokstav b fremgår det at arbeidsgiver skal påse at de som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Arbeidsgiver skal, etter bokstav c, sørge for sakkyndig bistand når dette er nødvendig for å oppfylle lovens krav. Aml 3-3 første ledd forplikter arbeidsgiver til å vurdere å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Aml 3-4 pålegger arbeidsgiver å vurdere å gjennomføre tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne. Det framgår av aml 4-6 første ledd at arbeidsgiver så langt som mulig skal iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakere som har fått redusert arbeidsevne, skal kunne beholde eller få et passende arbeid. I paragrafens tredje ledd pålegges arbeidsgiver, i samråd med arbeidstakeren, å utarbeide en oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid. Dette skal påbegynnes så snart som mulig, og oppfølgingsplanen skal være ferdig utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeid i fire uker. Av aml 4-6 fjerde ledd framgår det at arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest syv uker inn i arbeidstakers sykefravær. Dette skal gjøres med mindre det er åpenbart unødvendig. I protokoll vedrørende IA-avtalen 3 1 Kravet er også hjemlet i internkontrollforskriften 5 femte ledd 2 Kravet er også hjemlet i internkontrollforskriften 5 sjette ledd 3 Protokoll 24. februar 2010 mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen (IA-avtalen) side 3
omtales også kravene som framgår av aml 4-6 tredje og fjerde ledd. På Arbeidstilsynets faktaside 4 stilles konkrete krav til hva en oppfølgingsplan skal inneholde. Her presiseres også at arbeidsgiver skal iverksette realistiske og konkrete tiltak som kan gjøre det mulig for arbeidstaker å utføre sine oppgaver helt eller delvis, eventuelt andre oppgaver. Videre er det en liste over aktuelle tiltak for arbeidsgiver. I aml 4-6 femte ledd stilles krav til at arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvordan bestemmelsene om oppfølgingsplan og dialogmøte har vært fulgt opp, herunder hvem som har vært innkalt til og deltatt i dialogmøte. Til problemstilling 4 har revisjonen utledet revisjonskriterier fra aml 5-1 første ledd og 5 syvende ledd i internkontrollforskriften, som stiller krav til innholdet i virksomhetens internkontroll, deriblant avviksbehandling. Det framgår av aml 5-1 første ledd at arbeidsgiver tillegges ansvaret for å registrere alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Ifølge internkontrollforskriften 5 syvende ledd skal virksomheten iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Revisjonskriteriene vi har utledet, oppgis i tekstboks innledningsvis i kapitlene de brukes i. http://www.regjeringen.no/upload/ad/publikasjoner/web-publikasjoner/2010/ia-protokoll_24022010.pdf 4 http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78249 side 4
3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon 5. I det følgende beskriver og drøfter vi hvordan vi har gått frem i vår undersøkelse av de fire problemstillingene for prosjektet. Vi drøfter også datamaterialets gyldighet og pålitelighet, som vil si henholdsvis om dataene vi har samlet inn i undersøkelsen, utgjør et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingene og om datamaterialet er beheftet med feil. Oppstartsmøte i prosjektet ble avholdt med kontaktpersonen den 19. februar 2014. I dette møtet presenterte revisor sitt oppdrag, og vi fikk informasjon om pleie- og omsorgstjenestene (PLO) i Torsken kommune. Samtidig fikk vi overlevert en del dokumentasjon og avklart hvilken dokumentasjon som måtte ettersendes/hentes frem innen vårt neste besøk ved virksomhetene. Kontrollutvalgets bestilling omfatter begge virksomhetene; PLO nord og PLO sør. Angående kommunens oppfølging av sykefravær er våre undersøkelser avgrenset til perioden fra siste halvår 2013 frem til oktober 2014 da revisors datainnsamling i hovedsak pågikk. Undersøkelsen av kommunens sykefraværsstatistikk er avgrenset til perioden 1.1.2012 30.9.2014. Sykefraværsstatistikken for siste kvartal 2014 forelå ikke da forvaltningsrevisjonsrapporten ble ferdigstilt. 3.1 QuestBack En vesentlig del av datamaterialet som ligger til grunn for revisors vurderinger og konklusjoner i denne rapporten, har vi samlet inn gjennom en elektronisk spørreundersøkelse blant de ansatte i Torsken kommunes pleie- og omsorgstjeneste. Undersøkelsen ble gjort ved bruk av dataprogrammet QuestBack 6 og ble utformet på bakgrunn av krav i arbeidsmiljøloven. Her stilte vi spørsmål om blant annet arbeidsmiljøforhold og om forebygging og oppfølging av sykefravær. Vi sendte invitasjon til deltakelse i undersøkelsen til alle ansatte og faste vikarer i PLO nord og PLO sør 19. mai 2014. Det utgjør i alt 21 ansatte i PLO nord og 23 i PLO sør. Svarfristen ble satt til 6. juni. Etter fem purringer og utsettelse av svarfristen til 13. juni, kom det totalt inn 34 svar som gir en svarprosent på 77. Antallet ansatte som besvarte spørreundersøkelsen, fordeler seg likt mellom de to virksomhetene, med 17 besvarelser fra både PLO nord og PLO sør. Av de 34 respondentene er syv ansatt (har hovedstilling) som spesialsykepleier/sykepleier eller vernepleier, og 24 er hjelpepleier/omsorgsfagarbeider/assistent eller helsefagarbeider. Resterende tre har annen type stilling. Respondentenes svar i spørreundersøkelsen gir et øyeblikksbilde av deres meninger om forholdene i Torsken kommunes PLO per juni 2014. Vi tillegger imidlertid ikke questback-resultatene representasjonskraft utover de respondentene som har besvart undersøkelsen. På flere av spørsmålene i den elektroniske spørreundersøkelsene ble de ansatte bedt om å krysse av på ett av flere alternativ som er tilordnet en tallverdi, slik som vist i tabell 1 på neste side. 5 RSK 001Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 6 www.questback.com/no/ side 5
Tabell 1. Svaralternativer (ordinalnivå) og deres betydning Verdi (tall) Betydning 1 Svært uenig/i svært liten grad/svært dårlig/lavt 2 Nokså uenig/i liten grad/dårlig/middels 3 Verken enig eller uenig/i middels grad/verken godt eller dårlig/høyt 4 Nokså enig/i stor grad/god/svært høyt 5 Svært enig/i svært stor grad/svært god I presentasjonen og drøftingen av resultatene fra spørreundersøkelsen bruker vi følgende begreper: o Respondentene: personer som har besvart undersøkelsen o Svarfordeling: hvordan respondentenes svar fordeler seg på de ulike svaralternativene på spørsmålene o N: det totale antallet personer som har svart på det enkelte spørsmålet i spørreundersøkelsen o Gjennomsnittsskår: gjennomsnittsverdien av respondentenes svar på de ulike svaralternativene når vi regner svaralternativene om til tallverdi 3.2 Problemstilling 1 For å besvare problemstilling 1 om kartlegging av og årsaker til sykefravær i kommunens pleie- og omsorgstjeneste, legger vi for det første til grunn resultater fra den elektroniske spørreundersøkelsen blant de ansatte i tjenesten. Revisor har også innhentet skriftlig og muntlig informasjon fra virksomhetslederne i PLO nord og PLO sør. Vi har intervjuet de to virksomhetslederne og gjort ett gruppeintervju med tillitsvalgte for Sykepleierforbundet, tillitsvalgte for Fagforbundet og verneombudet i PLO nord og ett gruppeintervju med tilsvarende representanter for de ansatte i PLO sør. Intervjuene ble gjennomført 7.-8. oktober 2014 og omhandlet sykefravær, forebygging og oppfølging av sykefravær, arbeidsmengde, fysisk og psykososialt arbeidsmiljø samt rutiner for avviks- og skademeldinger. Alle informantene har verifisert intervjuene de har deltatt i. Gyldighet og pålitelighet Sykefraværsstatistikken revisor har fått oversendt fra Torsken kommune, viser det legemeldte sykefraværet per kvartal for de to virksomhetene i kommunens pleie- og omsorgstjeneste. På vår forespørsel har kommunen ikke kunnet frembringe statistikk på det egenmeldte fraværet i virksomhetene. Fra Torsken kommunes økonomiavdeling får revisor opplyst at alt fravær registreres i Agresso 7 som «sykdom», «sykt barn», «permisjon» og lignende. Rapportene som de ansatte i økonomiavdelingen tar ut, er ifølge kommunen ikke korrekte og kan derfor ikke brukes til oppfølging eller rapportering 8. Revisor har ikke gjort inngående undersøkelser av hva ved rapportene som ikke er korrekt, men virksomhetsleder for PLO sør opplyser at det for eksempel ikke er mulig å legge inn ekstra dager som aleneforsørger i Agresso. Det påvirker fraværsstatistikken. Ettersom Torsken kommune ikke har oversikt over det totale sykefraværet i pleie- og omsorg, tar vi forbehold om påliteligheten i dette datagrunnlaget. 7 Torsken kommunes elektroniske lønns- og personalsystem 8 Torsken kommune er etter folketrygdloven 25-2 første ledd (Lov av 28.2.1997 nr. 19 om folketrygd) og forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom (Forskrift av 25.3.1997 nr. 272) pliktig til å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. side 6
Spørsmålene om sykefravær som inngikk i den elektroniske spørreundersøkelsen, angår alle ansatte i PLO som har hatt fravær på grunn av sykdom eller ulykker, og respondentenes svar på disse spørsmålene har derfor relevans for problemstillingen. Revisor anser som relevante data muntlige og skriftlige opplysninger fra virksomhetslederne samt intervjudata fra tillitsvalgte og verneombud som på bakgrunn av sin kjennskap til arbeidsmiljøet/-forholdene kan gi utdypende informasjon og tolkninger av de ansattes svar. Det samlede datagrunnlaget tilknyttet problemstilling 1 betrakter vi som tilstrekkelig fordi en høy andel (77 %) av de ansatte i kommunens pleie- og omsorgstjeneste besvarte spørreundersøkelsen og fordi vi i tillegg har innhentet informasjon gjennom intervju og dokumentanalyse. Revisor finner ingen uoverensstemmelser mellom svarene på de ulike spørsmålene som gjelder denne problemstillingen i spørreundersøkelsen. Vi finner heller ingen uoverensstemmelser mellom funnene i spørreundersøkelsen og den øvrige skriftlige og muntlige informasjonen vi har samlet inn. På denne bakgrunn vurderer vi dataenes pålitelighet som god. 3.3 Problemstilling 2 For å besvare problemstilling 2 om forebygging og oppfølging av sykefravær, har vi fått muntlige og skriftlige opplysninger fra virksomhetenes ledere om deres arbeid for å forebygge sykefravær og å følge opp ansatte som er fraværende på grunn av sykdom eller ulykke. Revisor har undersøkt dokumentasjon tilknyttet PLOs HMS-arbeid; Torsken kommunes HMS-håndbok med vedlegg, ferdigutfylte oppfølgingsskjema, oppfølgingsplaner og rapport til NAV ved sykefravær samt kommunens samarbeidsplan med Bedriftshelse Nord AS. Besvarelsen av denne problemstillingen bygger også på data innhentet gjennom verifiserte intervju med ledere, tillitsvalgte og verneombud ved de to virksomhetene og på resultater fra spørreundersøkelsen blant de ansatte. Gyldighet og pålitelighet Med samme begrunnelse som for problemstilling 1, anser revisor resultatene fra spørreundersøkelsen, muntlige og skriftlige opplysninger fra virksomhetslederne og muntlig informasjon fra tillitsvalgte og verneombud samlet som relevante og tilstrekkelige data. Det framkommer imidlertid noe motstrid i informasjonen fra virksomhetslederne og fra spørreundersøkelsen når det gjelder blant annet spørsmål om oppfølging av sykefravær. I spørreundersøkelsen ble de ansatte spurt om oppfølging av sykefravær de hadde i 2013 og 2014. Begge virksomhetslederne begynte i sin nåværende stilling i 2014, og har derfor bare kjennskap til tiltak tilknyttet oppfølging av sykemeldte for deler av den undersøkte perioden. Det kan forklare de motstridende opplysningene. 3.4 Problemstilling 3 Problemstilling 3 om ansattes opplevelse av å jobbe i kommunens pleie- og omsorgstjeneste besvarer vi på grunnlag av resultatene fra den elektroniske spørreundersøkelsen blant de ansatte supplert med data fra verifiserte intervju med virksomhetslederne, tillitsvalgte og verneombud. Gyldighet og pålitelighet Med samme begrunnelse som i drøftingene vedrørende problemstilling 1 og 2, legger vi til grunn resultatene fra spørreundersøkelsen sammenholdt med muntlig informasjon fra virksomhetslederne og fra tillitsvalgte og verneombud som relevante og tilstrekkelige data. Revisor finner ingen uoverensstemmelser mellom svarene på de ulike spørsmålene i spørreundersøkelsen, og heller ikke side 7
mellom svarene i spørreundersøkelsen og supplerende muntlig informasjon. På denne bakgrunn vurderer vi at dataenes pålitelighet er god. 3.5 Problemstilling 4 Besvarelsen av problemstilling 4 om pleie- og omsorgstjenestene i Torsken kommunen har rutiner for avviks- og skademelding iht. krav i regelverket, og om de ansatte kjenner til disse, bygger på data innsamlet gjennom dokumentanalyse, muntlige og skriftlige opplysninger fra virksomhetsledere, muntlige opplysninger fra verneombud og tillitsvalgte samt spørreundersøkelsen. Blant dokumentasjonen vi har undersøkt, er Torsken kommunes HMS-håndbok, ferdigutfylte avviksskjema og vernerunderapporter. Vi har i spørreundersøkelsen spurt de ansatte om bruk og oppfølging av avviksmeldinger og om bruk av skademeldinger. Gyldighet og pålitelighet Revisor vurderer muntlige opplysninger fra virksomhetslederne som relevante data, på bakgrunn av at de er sentrale i og har ansvar for kommunens HMS-arbeid. Likeså betrakter vi opplysninger fra verneombud og tillitsvalgte som relevante data fordi de i kraft av sine roller er sentrale i HMSarbeidet. Informasjonen vi bruker fra spørreundersøkelsen, anser vi som relevant fordi den kommer fra de ansatte og er deres opplevelser av enhetenes praksis med bruk og oppfølging av avviksmeldinger og bruk av skademeldinger. Skriftlig dokumentasjon som vi har analysert og lagt til grunn som revisors funn, dokumenterer kommunens og PLO-virksomhetens rutiner for avviksog skademeldinger og har derfor relevans for problemstillingen og de utledede revisjonskriteriene. En svarprosent på mer enn 70 fra begge virksomhetene i spørreundersøkelsen sammen med øvrig skriftlig og muntlig informasjon i saken anser vi samlet som relevante data i tilstrekkelig omfang for å vurdere kommunens praksis opp mot undersøkelsens problemstillinger og revisjonskriterier. Revisor finner ingen uoverensstemmelser mellom de ulike delene av datamaterialet vi presenterer under denne problemstillingen, og vi vurderer derfor dataenes pålitelighet som god. Avsluttende om pålitelighet og gyldighet Når det gjelder den elektroniske spørreundersøkelsen, gjør revisor oppmerksom på at ganske mange respondenter svarte vet ikke på flere spørsmål. Dette kan være uttrykk for at respondentene er usikre for eksempel på hvorvidt kommunen har gjort en type tiltak som revisor henviser til i spørsmålet. I slike tilfeller kunne respondentenes svar like gjerne vært nei. Det er problematisk i så måte at vi ikke kan være sikre på hva svaret vet ikke er uttrykk for. Revisor har imidlertid innhentet supplerende muntlig og skriftlig informasjon for å kunne gjøre vurderinger tilknyttet de faktiske forholdene på disse områdene. Andelen respondenter som har svart vet ikke, fremkommer ikke i diagrammene der vi presenterer resultatene fra spørreundersøkelsen, men vi kommenterer i rapporten i de tilfellene der noen av respondentene har valgt dette svaralternativet. Andelen vet ikke-svar påvirker heller ikke gjennomsnittsskårene som presenteres i forbindelse med hvert diagram. Revisjonen har vurdert eventuelle feilkilder i det samlede datamaterialet og har sammenliknet de ulike typene data med hverandre for å avdekke eventuelle motsetninger i opplysninger som fremkommer i dem. Vi har også framlagt datamaterialet for tillitsvalgte, verneombud og virksomhetslederne for PLO nord og PLO sør for verifisering og korrigert påviste feil og supplert faktaopplysningene. På bakgrunn av forannevnte vurderinger, sammenlikninger og verifiseringer forutsetter revisjonen at det ikke er feil i datamaterialet som presenteres i rapporten bortsett fra på de punktene vi har drøftet foran i metodekapittelet. Påliteligheten og gyldigheten i det presenterte datamaterialet er også søkt sikret gjennom revisjonens interne kvalitetssystem. side 8
4 ORGANISERING AV PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN Pleie- og omsorgstjenesten i Torsken kommune består av to virksomheter med ; PLO nord med base i Gryllefjord og PLO sør med base i Sifjord. PLO nord og PLO sør ledes av hver sin virksomhetsleder. 9 Tjenesten er organisert slik det frmgår av figur 1. Figur 1: Organisasjonskart for pleie- og omsorgstjenesten, Torsken kommune Rådmann Rådgiver i stab Virksomshetsleder PLO nord Sekretær (40%) Gryllefjord sykehjem Hjemmetjenestene: - boligtjenesten - omsorgsboliger Virksomhetsleder PLO sør Sekretær Sifjord sykehjem Hjemmetjenesten: - boligtjenesten - omsorgsbolig PLO innvilger tjenester etter Lov om helse og omsorgstjenester i kommunene. Virksomhetene tilbyr tjenester i hjemmesykepleien, hjemmehjelpstjenesten, boligtjenesten 10 og i sykehjemmene 11. Gryllefjord sykehjem har i utgangspunktet 15 enerom, men kapasiteten er ved behov utvidet til 17 plasser. Sifjord sykehjem har 14 enerom. Sykehjemmene har tilbud om kort- og langtidsopphold, dagopphold, avlastning og akutte observasjonsplasser. Hjemmesykepleien og hjemmehjelpstjenesten gir hjelp til de av kommunens innbyggere som trenger sykepleiertjenester eller praktisk bistand i hjemmet. Torsken kommune har to omsorgsboliger i Sifjord og to omsorgsboliger i Gryllefjord 12. 9 www.torsken.kommune.no 10 Ressurskrevende tjenester tilknyttet daglig pleie, ytre stimuli, ernæring 11 PLO nord startet høsten 2014 med avlastning for en mindreårig multihandikappet bruker 12 Omsorgsboligene er ikke heldøgnsbemannede side 9
Hovedinngangen til Gryllefjord sykehjem, PLO nord. Foto: KomRev NORD Hovedinngangen til Sifjord sykehjem, PLO sør. Foto: KomRev NORD side 10
5 SYKEFRAVÆRET Kartlegging av sykefraværet i kommunens pleie- og omsorgstjenester, samt mulige årsaker til sykefraværet. 5.1 Sykefraværsstatistikk I tabellen nedenfor presenterer vi det legemeldte sykefraværet for Torsken PLO de siste tre årene. Tabell 2: Virksomhetenes legemeldte sykefravær i årene 2012 til 2014. Presentert i prosent. Legemeldt 2012 2013 2014 fravær PLO nord 1. kvartal 16,1 20,3 14,1 2. kvartal 14,1 15,6 14,8 3. kvartal 8,1 25,7 14,1 4. kvartal 7,7 19,1 - PLO sør 1. kvartal 5,4 6,9 4,6 2. kvartal 2,8 7,8 3,6 3. kvartal 4,8 7,6 1,0 4. kvartal 5,8 5,1 - Kilde: NAV Som tabell 3 viser er det til dels store variasjoner i sykefraværet fra det ene kvartalet til det neste. Jevnt over har PLO nord høyere legemeldt sykefravær enn PLO sør. Men for begge virksomhetene har det vært et lavere legemeldt fravær i de tre første kvartalene av 2014 enn i 2013. Da Torsken kommune ikke har oversikt over det egenmeldte sykefraværet i PLO, har de heller ikke oversikt over virksomhetenes totale sykefravær. 5.2 Respondentenes svar i spørreundersøkelsen Sykefravær i løpet av 2013/2014 De ansatte ble i spørreundersøkelsen bedt svare på om de har hatt sykefravær i 2013/2014. Tabell 3 er en framstilling av hva respondentene svarte, og svarene kan tolkes dithen at Torsken kommune har relativt høyt fravær innenfor PLO. Tabell 3: Har du hatt sykefravær i løpet av 2013/2014? Presentert i prosent (N=34) Ja, har brukt Ja, mindre enn Ja, mer enn Nei egenmelding 7 uker 7 uker PLO nord 52,9 % 29,4 % 5,9 % 11,8 % PLO sør 5,9 % 35,3 % 35,3 % 23,5 % Samlet 29,4 % 32,4 % 20,6 % 17,6 % Kilde: KomRev NORD, QuestBack Tabell 3 viser forskjeller i hva respondentene i PLO nord og PLO sør svarte om hvorvidt og eventuelt hvor lenge de har hatt sykefravær i løpet av 2013/2014. Over halvparten av respondentene i PLO nord svarte at de har brukt egenmelding, mens 5,9 % av respondentene i PLO sør svarte at de har brukt egenmelding. Det er relativt liten forskjell mellom virksomhetene når det side 11
gjelder svarene på om de har hatt sykefravær med en varighet på under syv uker, mens svarene tyder på at sykefravær på mer enn syv uker er betraktelig mer utbredt i PLO sør enn i virksomheten i nord. Totalt sett svarte omlag 20 prosent at de har hatt sykefravær på mer enn syv uker, mens en tredel av alle respondentene svarte at de hadde sykefravær på mindre enn syv uker i løpet av 2013-2014. En dobbelt så stor andel av respondentene i sør enn i nord svarte at de ikke hadde sykefravær i perioden. Ansattes oppfatninger av årsak eller medvirkende årsak til sykefravær Respondentene som svarte at de har hatt sykefravær i 2013/2014, fikk spørsmål om årsaker/ medvirkende årsaker til sitt eget sykefravær. Her var det mulig for respondentene å krysse av for flere svaralternativ, og enkelte respondenter oppga flere årsaker til sykefraværet. Vi ser av tabell 4 at et stort flertall av respondentene opplyste at deres sykefravær ikke skyldtes arbeidsrelaterte forhold. Belastningsskader og økt arbeidsmengde som følge av andres sykefravær var de hyppigst benyttede svaralternativene bortsett fra svaralternativet der sykefraværet tilskrives andre årsaker enn jobbrelaterte forhold. Tabell 4: Hvilke av nedenstående alternativer beskriver etter din egen oppfatning best årsaker/medvirkende årsaker til ditt sykefravær? Presentert i prosent (N=27) Årsak / medvirkende årsak Prosent Sykefraværet skyldes verken jobben jeg gjør eller arbeidsplassen min 70 % Belastningsskader 26 % Økt arbeidsmengde som følge av andres sykefravær 15 % Uhell / akutt skade i forbindelse med utførelse av arbeidsoppgaver 11 % For lav bemanning 11 % Arbeidsmengde 11 % Sosialt arbeidsmiljø 7 % Lav motivasjon 7 % Fysisk arbeidsmiljø (inneklima, bygg, fysisk tilrettelegging av arbeidsforhold) 7 % Andre årsaker 7 % Smitte/sykdom påført i arbeidssituasjonen 4 % Psykiske påkjenninger gjennom kontakt med tjenestemottakere og pårørende 4 % Konflikt med arbeidsgiver 4 % Skader påført av tjenestemottaker 0 % Kilde: KomRev NORD, QuestBack Ansattes opplevelse av arbeidsmengde og bemanningssituasjon Arbeidsmengde og bemanningssituasjon er relevant også for problemstilling 3 om ansattes opplevelse av å jobbe i kommunens pleie- og omsorgstjenester, og oppsummeringene våre på dette punktet blir følgelig omtalt også i rapportens kapittel 7. De ansatte ble bedt om å si seg enige eller uenige i påstanden «Jeg har en tilfredsstillende arbeidsbelastning». I diagram 1 på neste side presenteres svarene deres. Et tydelig flertall av respondentene fra begge virksomhetene valgte svaralternativene nokså enig eller svært enig. En mindre andel var svært eller nokså uenig i påstanden 13. Gjennomsnittsskårene for de to virksomhetene enkeltvis og samlet ligger nærmest svaralternativ 4 nokså enig. 13 Ingen respondenter har valgt svaralternativet vet ikke. side 12
Diagram 1: Jeg har en tilfredsstillende arbeidsmengde. Presentert i prosent (N=34) 70 60 Gjennomsnittsskår samlet 3,88 PLO nord 4,06 PLO sør 3,71 64,7 50 40 41,2 30 23,5 29,4 PLO nord PLO sør 20 10 0 0 5,9 5,9 5,9 Kilde: KomRev NORD, QuestBack 11,8 Svært uenig Nokså uenig Verken enig eller uenig Nokså enig 11,8 Svært enig Tillitsvalgtes og verneombudenes kommentarer Tillitsvalgte og verneombudet i PLO sør var i intervju klare på at bemanningen er på et minimum og at det ikke er rom for å kutte ned uten at det går ut over tjenesten og de ansattes helse. De mente at virksomhetenes ansatte gjør den nødvendige pleie 14, men ikke har tid til å gi omsorg 15. Selv om det ikke er tid til å aktivisere eller ta beboerne med ut, skulle de tillitsvalgte og verneombudet ønske at det ble lagt til rette for at beboerne lettere kunne komme seg ut i frisk luft. Ifølge nevnte informanter har beboerne ingen tilbud om aktiviteter foruten bingo en gang i uken. Mange av sakene som tillitsvalgte får inn, omhandler misnøye med stillingsprosent. Flere ansatte ønsker større stillingsprosent, og dermed mindre vikarvakter, fordi de føler usikkerhet fra måned til måned rundt hvor mange timer de får jobbe. Det er ifølge de tillitsvalgte satt i gang en prosess for å få økt stillingsprosentene til de som ønsker det. Tillitsvalgte og verneombud i PLO sør mente at oppgaven med å vaske og stryke beboernes klær/ gardiner/sengetøy ville ha blitt lettere med større vaskemaskiner/tørketromler og en klesrulle. For øvrig har de ansatte ansvaret for matlaging 16 og vasking av kjøkkenet på kveldstid. Da en renholdsstilling på 55 % ikke dekker behovet på sykehjemmet, legekontoret og helsesenteret, vasker de ansatte også gulv og fire beboerrom i uka. Videre måker de snø av trappa, bærer varer og søppel, forskjønner ute og inne og maler ved behov. Tillitsvalgte og verneombud i PLO nord opplyste til revisor at Torsken kommune er i en innsparingsprosess der det er kuttet én stilling på dagtid og deler av kjøkkentjenesten ved PLO nord, noe som medfører økt arbeidsmengde. Begge virksomhetslederne i PLO er tilsatt i 2014. Det har vært få sykepleiere og derfor stor belastning på de ansatte. De ansatte har måttet jobbe mye 14 Pleie forstår vi som å se til beboernes fysiske behov som mat, vask, å stå opp, legge seg, påkledning og lignende 15 Omsorg forstår vi som å se til beboernes behov for omsorg, samtaler, ivaretakelse av mental helse og lignende 16 Med varmmat i helgene side 13
ekstravakter på grunn av høyt langtidssykefravær. Tillitsvalgte sa til revisor at de opplever at kommunens politikere er mer opptatte av ressursforbruk og sykefravær enn det gode arbeidet som gjøres. De fortalte at tilbakemeldinger på at det gjøres godt arbeid først og fremst kommer fra beboere og pårørende. Tillitsvalgte vurderte tjenestemottakernes behov og funksjonsevner som sammensatte, og at dette er krevende for de ansatte å håndtere. Ut fra diagram 2 kan vi lese at ingen av respondentene svarte at arbeidsmengden det siste året, det vil si siste halvdel av 2013 og første halvdel av 2014, har vært lav. Nær 65 % av respondentene både i sør og nord valgte svaralternativene høy eller svært høy, men relativt få svarte svært høy. Gjennomsnittsverdien blant alle respondentene er 2,76, som på dette spørsmålet ligger nærmest svaralternativet høy 17. Diagram 2: Hvilket alternativ beskriver best arbeidsmengden slik du har opplevd det, det siste året? Presentert i prosent (N=34) 70 Gjennomsnittsskår samlet 2,76 60 58,8 50 47,1 40 35,3 35,3 PLO nord 30 PLO sør 20 17,6 10 0 5,9 0 0 Lavt Middels Høyt Svært høyt Kilde: KomRev NORD, QuestBack Respondentene ble gitt mulighet til å utdype sine svar. Tilknyttet spørsmålet om arbeidsmengde det siste året skrev flere at arbeidsmengden i perioder er høy på grunn av sykefravær, vakante stillinger og mangel på sykepleiere. I diagram 3 på neste side presenterer vi fordelingen av respondentenes svar på spørsmålet «Hvordan opplever du bemanningssituasjonen ved din arbeidsplass?» Gjennomsnittsskåren for virksomhetene enkeltvis og samlet ligger nærmest svaralternativ 3 verken god eller dårlig. Nær 65 % av respondentene ved PLO sør svarte imidlertid at de opplever bemanningssituasjonen ved sin arbeidsplass som god. Over halvparten av respondentene i nord har svart verken god eller dårlig. Respondentene utdypet sine svar ved å vise til at det i virksomhetene er mange nye og uerfarne vikarer i kombinasjon med mange oppgaver og syke beboere. 17 På dette spørsmålet var skalaen fra 1 til 4 i stedet for 1 til 5. side 14
Diagram 3: Hvordan opplever du bemanningssituasjonen ved din arbeidsplass? Presentert i prosent (N=34) 70 60 50 Gjennomsnittsskår samlet 3,21 PLO nord 2,94 PLO sør 3,47 52,9 64,7 40 30 23,5 23,5 PLO nord PLO sør 20 17,6 10 0 5,9 5,9 5,9 Svært dårlig Dårlig Verken god eller dårlig Kilde: KomRev NORD, QuestBack God 0 0 Svært god Virksomhetsleder PLO nord sine kommentarer til diagram 2 og 3 Virksomhetsleder i PLO nord fortalte at arbeidspresset høsten 2014 har vært lavere enn tidligere. Dette begrunnet han med at første halvår av 2014 var en tøff periode med overbelegg og mange syke beboere på sykehjemmet. Han fortalte at det høsten 2014 var færre og friskere beboere, og de ansatte har meldt om at det ikke har vært behov for å leie inn vikarer når det er sykefravær på en vakt. I tillegg har to mottakere av hjemmetjenester fått langtidsplass ved sykehjemmet, noe som har avlastet hjemmetjenesten i en slik grad at bemanningen er redusert fra to til én ansatt på dag- og kveldsvakt. Virksomhetslederen fortalte til revisor at behovet for innleie av vikarer har vært lavere enn før sommeren. Omlegging av turnus har krevd mye arbeid, men resultatene har vært gode. Tilgangen på vikarer i området er dårlig, og virksomheten er fortsatt svært sårbar for sykefravær i periodene der fraværet er større og beboerne er mer pleietrengende. Virksomhetsleder PLO sør sine kommentarer til diagram 2 og 3 Virksomhetsleder for PLO sør var ikke overrasket over respondentenes svar som presenteres i diagram 2. Hun fortalte til revisor at virksomheten vinter 2013/14 hadde pasienter med svært krevende tilstander og behov for tett oppfølging. I denne perioden var det på det meste 18 beboere på sykehjemmet, mens det på undersøkelsestidspunktet var 14 som hadde langtidsplass. Det var budsjettert med 16 plasser, og de to ledige plassene ble benyttet som kortidsplass/avlastning ved behov. Situasjonen høsten 2014 karakteriserte hun som bra. Virksomhetslederen fortalte at bemanningssituasjonen i PLO sør justeres etter hvor mye det er å gjøre. I perioder med mange pasienter/beboere bemannes det opp med vikarer. Når det er roligere, bemannes det ned slik at ansatte som ønsker det, får gå kortere vakter eller at vikarer leies inn på korte vakter. Dette tilbudet om fleksibilitet i lengden på arbeidsdagen har vært brukt i mange år, og ifølge virksomhetslederen vil det fortsatt være normal praksis. I turnusen er det 17,8 årsverk fordelt på 27 ansatte (faste og vikarer) i ulik stillingsprosent. Virksomhetsleder for PLO sør fortalte at det i juni 2014 ble igangsatt en prosess der de ansatte kunne søke om å få økt sin stillingsprosent. Det ble meldt inn ønske om en slik prosess fra fagforbundene. side 15
Søknadene ble vurdert av kommunens personalansvarlige, virksomhetsleder for PLO sør og virksomhetens verneombud. Fra 17. november 2014 ble ny hovedturnus iverksatt der de som ønsket det, fikk vesentlig høyere stillingsprosenter. Virksomhetsleder vil jobbe videre med å redusere uønsket deltid. 5.3 Oppsummering Revisjonen har i undersøkelsen avdekket at Torsken kommune ikke kan fremlegge spesifisert sykefraværsstatistikk, og vi har derfor ikke et pålitelig grunnlag for å gi en fullstendig presentasjon av kommunens sykefravær i PLO-tjenestene. Respondentenes svar i revisjonens spørreundersøkelse kan imidlertid tolkes dithen at Torsken kommune har relativt høyt fravær innenfor PLO. I undersøkelsen svarte over halvparten av respondentene i PLO nord at de har brukt egenmelding i løpet av 2013 og 2014, mens en relativt liten andel av respondentene i sør svarte det samme. En vesentlig større andel av respondentene i PLO sør enn i PLO nord svarte at de har hatt sykefravær med en varighet på over syv uker. Dersom vi ser begge kommunens PLO-virksomheter samlet, tyder svarene i spørreundersøkelsen på at omlag 20 prosent av alle respondentene hadde sykefravær på mer enn syv uker i løpet av 2013-2014 og en tredel hadde sykefravær på mindre enn syv uker. En dobbelt så stor andel av respondentene i sør enn i nord svarte at de ikke hadde sykefravær i perioden. Et stort flertall av respondentene svarte at sykefraværet ikke skyldtes arbeidsrelaterte forhold. For øvrig var belastningsskader og økt arbeidspress som følge av andres sykefravær de hyppigst benyttede svaralternativene. Påstanden «Jeg har en tilfredsstillende arbeidsmengde» oppnår en samlet gjennomsnittsskår som ligger nærmest svaralternativet nokså enig, der respondentene i PLO nord gir en noe høyere gjennomsnittlig skår enn respondentene i PLO sør. Noen flere i PLO sør enn i PLO nord har opplevd arbeidsmengden det siste året som høy, mens noen flere i PLO nord enn i PLO sør har opplevd arbeidsmengden som svært høy. Den samlede gjennomsnittsskåren for de to virksomhetene ligger nærmest svaralternativet høy. Våre undersøkelser viser at langt flere respondenter i PLO sør enn i nord svarte at de opplevde bemanningssituasjonen ved sin arbeidsplass som god. Svaret verken god eller dårlig er valgt av langt flere respondenter i PLO nord enn i PLO sør. Gjennomsnittsskårene enkeltvis og samlet ligger nærmest svaralternativet verken god eller dårlig. side 16
6 FOREBYGGING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR Oppfyller kommunen sin plikt til å sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær? Revisjonskriterier tilknyttet forebygging Som arbeidsgiver skal Torsken kommune sørge for å utføre helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i alle sine virksomheter i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, som innebærer blant annet: å ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling i sitt HMS-arbeid å kartlegge farer og problemer for deretter å vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen å gjøre arbeidstaker kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet at arbeidstaker som skal lede eller kontrollere andre arbeidstakere har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte å bruke sakkyndig bistand ved behov å knytte til seg en bedriftshelsetjeneste når risikoforholdene i virksomheten tilsier det å vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet blant arbeidstakerne Revisjonskriterier tilknyttet oppfølging Arbeidsgiver skal så langt som mulig iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakere som har fått redusert arbeidsevne skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Arbeidsgiver skal i samråd med den sykemeldte utarbeide en oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Oppfølgingsplanen skal omfatte en vurdering av arbeidstakers oppgaver og arbeidsevne, aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, bistand (for eksempel fra bedriftshelsetjeneste og NAV) samt plan for videre oppfølging. Arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte senest syv uker inn i arbeidstakers sykefravær, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvordan bestemmelsene om oppfølgingsplan og dialogmøte har vært fulgt opp, herunder hvem som har vært innkalt til og har deltatt i dialogmøte. Arbeidsgiver skal iverksette realistiske og konkrete tiltak som kan gjøre det mulig for arbeidstaker å utføre sine oppgaver helt eller delvis, eventuelt andre arbeidsoppgaver. Kilder: Arbeidsmiljøloven 3-1, 3-2, 3-3, 3-4, 4-6, IA-avtalen og Arbeidstilsynets faktaside side 17