Kravspesifikasjon 1 Oppdragsbeskrivelse Anskaffelsen gjelder transport av elever mellom oppsamlingssted ved Svendstuen skole og Sørkedalsveien 150, «FO-bygget». Oppsamlingssted ved Svendstuen skole er angitt på kartutsnitt nr. 1. Oppsamlingssted ved Sørkedsalsveien 150 er angitt på kartutsnitt nr. 2. Kartutsnitt nr. 1 Kartutsnitt nr. 2 Konkurransegrunnlag Side 1 av 5
2 Omfang Transporten er planlagt i perioden fra og med 18. august 2014 til og med 27. mars 2015. Varigheten av oppdraget vil likevel henge sammen med pågående rehabiliteringsarbeid ved Svendstuen skole, og det kan bli aktuelt å forkorte eller forlenge oppdraget med inntil to måneder. Oppstartdato den 18. august vil ikke bli endret. Det er foreløpig fastsatt to dager i perioden hvor det ikke er behov for transport, da elevene på disse dagene skal ha felles aktiviteter på Svendstuen skole: - 19. september 2014-15 oktober 2014 I skolens ferier er det heller ikke behov for transport. Skoleferier i planlagt oppdragsperiode: - Uke 40, 2014 (høstferie) - Uke 52, 2014 og uke 1, 2015 (juleferie) - Uke 8, 2015 (vinterferie) 2.1 Opsjon Undervisningsbygg ønsker opsjonspris på ett stopp hver vei og for hver transport, på bussholdeplass ved navn «Ryghsvei» i Ankerveien. Totalsum for opsjonen legges inn i prisskjema, se vedlegg 3. 3 Tekniske krav Transporten skal skje med biler som er godkjent etter de til enhver tid gjeldende lover, regler og løyvebestemmelser. Leverandøren skal sørge for at krav og retningslinjer i henhold til vegtrafikkloven overholdes. Videre skal Kjøretøyforskriftenes krav til sikring av passasjerer/barn i bil overholdes. Her kreves bl.a. at sikringsutstyr for barn skal være av godkjent type og skal monteres på betryggende måte. Sikringsutstyret skal ha godkjenningsmerke i henhold til gjeldende ECE-regulativ. Bilene skal til enhver tid være ryddige og rene både innvendig og utvendig. Røyking i bilene må ikke forekomme. 4 Krav til sjåførene Alle sjåfører skal beherske godt norsk muntlig og godt norsk skriftlig minimum tilsvarende norskprøve 2. Alle sjåførene skal utøve kundeservice i tjenesten, opptre respektfullt og ivareta elevenes behov. Sjåfører skal bære uniform og synlig legitimasjon. Legitimasjonen skal vise transportørs navn, sjåførens navn og bilde av sjåfør. Konkurransegrunnlag Side 2 av 5
Alle sjåfører skal beherske og kunne utøve i tjenesten førstehjelp. Sjåførene skal ha gjennomført førstehjelpskurs senest ett år tilbake i tid for kontraktsoppstart Alle sjåfører skal ha oversikt eller tilgang til skolens telefonnummer. Alle sjåfører skal beherske og betjene påkrevd sikringsutstyr. Sjåførene skal gi beskjed til skolen ved forsinkelser utover tidsmarginene eller andre uforutsette hendelser som påvirker elevens transport. Hvis skolen finner en sjåfør uegnet til tjenesten ut fra særlige elevhensyn skal Leverandøren tilby annen sjåfør i samarbeid med skolen innen 3 dager. 5 Miljø Bilene skal ha partikkelfilter. Bilpleieprodukter og smøreoljer for bilpleie skal være miljøvennlig. Etylenglykol i kjøleveske godkjennes ikke dersom det ikke foreligger særskilt funksjonskrav fra transportør. Kjørestil skal være miljøbesparende, og tomgangskjøring bør unngås. 6 Krav til gjennomføring av transporten Transporten skal foregå som oppsamlingstransport. Det skal benyttes faste sjåfører. Unntak skal kun forekomme når sjåføren er syk eller andre uforutsette hendelser inntreffer, som gjør at kravet om fast sjåfør er urimelig. Alle elever skal ha sitteplass. 6.1 Tilsyn av eleven Skolen/foresatte er ansvarlig for at elevene er reiseklare til avtalt tid. 6.2 Skade på eleven, elevens utstyr eller tredjemanns eiendom Leverandøren har det fulle ansvar for skade under utførelse av kjøreoppdraget. Erstatning for skader på eleven eller elevens utstyr og eiendom eller tredjemanns utstyr og eiendom skal dekkes av leverandør. Dette gjelder ikke hvis eleven selv har påført seg selv eller eget utstyr skade. 6.3 Møter mellom skolen og sjåfører Leverandøren skal ved behov bidra til å arrangere møter mellom skoler og sjåfører. Dette kan for eksempel være møter hvor skolen/foresatte gir informasjon om elevenes spesielle behov, eller annen informasjon som er nødvendig for at sjåførene skal kunne utføre transporten tilfredsstillende. 6.4 Avvikshåndtering Leverandørs ansvar er å gjennomføre oppdraget i henhold til kontrakten og legge til rette for at avvik unngås. Leverandør skal bidra til å rette opp avvik, uavhengig av årsaken til avviket. Konkurransegrunnlag Side 3 av 5
7 Tider 7.1 Tidsramme eleven. Eleven skal møte presist til avtalt tid og sted. Elever som ikke møter til avtalt tid må påregne å bli frakjørt. 7.2 Tidsramme leverandøren. Barna hentes og bringes fra/til oppsamlingssteder før og etter skoletiden, til faste klokkeslett vist i tabellen under. Torsdag Onsdag Tirsdag Mandag Antall passasjerer Avreise fra Svendstuen skole til Sørkedalsveien 150 67 elever Kl. 14.20 56 elever + 1 ansatt Kl. 14.50 67 elever Kl. 8.10 56 elever + 1 ansatt Kl. 9.35 67 elever Kl. 13.10 56 elever + 1 ansatt Kl. 14.35 67 elever Kl. 13.10 56 elever + 4 ansatte Kl. 13.30 67 elever Kl. 08.10 56 elever + 1 ansatt Kl. 09.35 67 elever Kl. 14.05 56 elever Kl. 14.50 Retur fra Sørkedalsveien 150 til Svendstuen skole Fredag 123 elever Kl. 14.20 Det godtas at sjåføren på grunn av uforutsette trafikkforhold eller forhold som skyldes for sent fremmøte av elever til transporten kan reise fra oppsamlingssted inntil 15 minutter etter avtalt tid. 8 Bestillings-/avbestillingsrutiner for transporten Alle endringer skal avtales mellom skolen og leverandøren. Turen kan avbestilles uten kostnad for oppdragsgiver/skolen dersom bussen ikke er kommet 15 minutter etter avtalt tid. Leverandøren er ansvarlig for å dekke skolens utgifter til alternativ transport når tidsbestemmelsene ikke overholdes. Dersom leverandøren på grunn av kapasitetsproblemer eller andre forhold ikke kan hente/transportere elever, må leverandøren sørge for alternativ transport fra godkjent underleverandør. Konkurransegrunnlag Side 4 av 5
Behov for ytterligere transport som oppstår i løpet av skoleåret fremlegges av skolen en uke i forkant. 8.1 Avbestilling oppsamlingstransport. Elevturer avbestilles/ombestilles kostnadsfritt dersom det skjer minst 1 uke før fastsatt hentetid. 9 Krav til administrative funksjoner Leverandøren skal ha en administrasjonsfunksjon som er ansvarlig for å kvalitetssikre tjenesten, sikre opplæring av sjåfører og sikre kontroll av sjåfører og biler. Administrasjonsfunksjonen skal sikre god kontroll over tjenesten, følge opp avvik og oppgjør overfor oppdragsgiver. 9.1 Kjørekontor Leverandøren skal ha et kjørekontor som administrerer gjennomføringen av oppdraget. Kjørekontoret skal minimum være tilgjengelig for skolen mellom kl. 0730-1530 på hverdagene, både per telefon, SMS og e-post. Det må etableres et telefonnummer som kan brukes av skoler og foresatte i nødstilfeller. Kjørekontoret skal ha ett telefonnummer som er betjent alle hverdager. Telefonene/kjørekontoret må betjenes av personer som behersker norsk muntlig og skriftlig. Det er for tiden ingen elever i de aktuelle klassetrinnene som har spesielle behov i forbindelse med transporten. Dersom det oppstår slike behov, skal kjørekontoret i samarbeid med skolen planlegge transporten. Det kan for eksempel være behov for rullestol eller andre hjelpemidler, sikkerhetsutstyr eller ledsager. Kjørekontoret må sørge for at sjåførene er informert om de avtalene de har gjort med skolen. Kjørekontoret skal sørge for at skolen til enhver tid har oversikt over hvilke faste sjåfører som transporterer elevene. Skolen skal også ha utdelt telefonnummer til sjåførene. Ved skifte av sjåfør må skole informeres. 10 Faktureringsrutiner Faktureringsrutiner er angitt vedlagte kontraktsdokument, se vedlegg 4. 11 Tilbudsskjema Tilbudspriser skal angis i vedlagte prisskjema, se vedlegg 3. Tilbudsskjema innleveres i utfylt stand og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsskjemaet og i tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Konkurransegrunnlag Side 5 av 5