Haugesund kommune Kravspesifikasjon til Rammeavtale Transporttjenester 2014 / 3104 Side 1 av 17
Innholdsfortegnelse 1 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSENS OFANG... 3 1.2 OFANG, DEL 1... 3 1.3 OFANG, DEL 2... 4 1.4 OFANG, DEL 3... 6 2 BESVARELSE AV KRAVSPESIFIKASJONEN... 7 2.1 KRAV TIL DOKUENTASJON PÅ KVALITET... 7 3 SPESIELLE KRAV TIL LEVERANSEN... 11 3.1 OVERORDNET KRAV TIL GJENNOFØRING... 11 3.2 KRAV TIL TRANSPORTØR... 11 3.2.1 Kommunikasjon og koordinering... 11 3.2.2 Særlige krav knyttet til busstransport i arbeidstid/skoletid samt ekskursjoner/dagsturer... 11 3.2.3 Særlige krav knyttet til dagsenterkjøring... 12 3.3 KRAV TIL SJÅFØR... 12 3.3.1 Særskilte krav til sjåfør... 12 3.3.2 Leverandørens sikring av personell... 13 3.3.3 Førstehjelpskurs... 13 3.3.4 Kjøreseddel... 13 3.4 KRAV TIL VOGNATERIELL... 13 3.4.1 Generelt... 13 3.4.2 Sikkerhet... 13 3.4.3 Innredning mv.... 13 3.4.4 Varme og ventilasjon, lys... 14 3.4.5 Vedlikehold og periodisk kontroll... 14 3.4.6 Kontroll og opplysningsplikt... 14 3.5 BETALINGSBETINGELSER/SANKSJONER... 14 3.5.1 Fakturering/Kvittering... 14 3.5.2 Sanksjoner... 15 3.5.3 Oppsigelser og mislighold... 15 3.6 KRAV TIL SOSIAL OG ETISK FORRETNINGSFØRSEL... 15 3.6.1 FNs barnekonvensjon artikkel 32... 15 3.6.2 ILO -konvensjon nr. 138 artikkel 4-8... 15 3.6.3 Etisk og profesjonell foretningsførsel... 15 3.7 ØVRIGE KRAV FOR DENNE LEVERANSEN/TILBUDET... 16 3.7.1 Implementeringsplan... 16 3.7.2 Statistikk... 16 3.7.3 Samarbeid... 16 3.7.4 Forsikring... 16 3.7.5 iljø... 16 Side 2 av 17
1 Beskrivelse av anskaffelsen 1.1 Anskaffelsens omfang Leveransen omfatter levering av avtalefestede transporttjenester til henhold til krav framsatt i dette dokumentet. Leverandør må også, som en del av tilbudet, spesifisere hva som er nødvendig for at leveransen skal fungere i henhold til kravspesifikasjonene. Leverandør er totalansvarlig for at anskaffelsen fungerer tilfredsstillende gjennom hele avtaleperioden. Haugesund kommune har ca. 36 000 innbyggere. Antall elever med transportbehov som ikke faller innenfor fylkesavtalen i dag 64 (10 av disse kun okt. mars) Netto driftsutgifter til skoleskyss Antall eldre og pleietrengende med transportbehov Antall turer med buss 1 300 000 62 Ca. 26 per uke (svømming) Ca. 30 per år (øvrig skole) Ca. 2 minibuss per uke (barnehage) Kjøpet er estimert og gir kun en indikasjon på størrelse. Haugesund kommune tar forbehold om endringer innen avtalens oppstart. Anskaffelsen er delt opp i tre separate deler der det er anledning til å inngi pris på en, to eller alle delene. 1.2 Omfang, DEL 1 Det ønskes pristilbud på følgende kjøreoppdrag: 1. Kjøring av elever til og fra skoler 2. Kjøring i skoletiden Dette er transport som faller utenfor Fylkeskommunenes ansvar (Retningslinjer for skoleskyss), og som innvilges etter kommunalt vedtak. Skyssutgiftene er i sin helhet rene utgifter for kommunen. Kommunen har behov for skoleskyss pga. trafikkfarlig vei i løpet av et skoleår (den skyss kommunen betaler for). Det vil måtte beregnes endringer rundt skolestart i resurs/tidsplanleggingen. I noen tilfeller er det mest hensiktsmessig og økonomisk fordelaktig for kommunen at elever med trafikkfarlig vei kan få skolekort og skyss med fylkeskommunal skoleskyss. Kommunen står da fritt til ikke å benytte denne avtalen på de elvene dette gjelder. Dette også pga. større miljøbelastning ved flere transporter enn nødvendig. Side 3 av 17
Beskrivelse av de enkelte skoler Skole Adresse Beskrivelse Transportbehov Antall personer / turer per dag Lillesund skole Bjørgvinsgata 21 5529 Haugesund Lillesund skole Bjørgvinsgata 21 5529 Haugesund Lillesund skole Bjørgvinsgata 21 5529 Haugesund Elever med trafikkfarlig vei Elever med trafikkfarlig vei Elever med trafikkfarlig vei idtskyss 19 elever 10 elever (oktober mars) 5 turer midtskyss per uke Skole Adresse Beskrivelse Transportbehov Antall personer / turer per dag Skåredalen skole Tømmerdalen 15 5535 Haugesund Elever med trafikkfarlig vei 1 elev Skole Adresse Beskrivelse Transportbehov Antall personer / turer per dag Saltveit skole Tittelsnesvegen 332 5514 Haugesund Saltveit skole Tittelsnesvegen 332 5514 Haugesund Elever med trafikkfarlig vei Elever med trafikkfarlig vei idtskyss 27 elever 1 midtskyss per uke 1.3 Omfang, DEL 2 Det ønskes pristilbud på følgende kjøreoppdrag: 1. Kjøring av brukere knyttet til kommunens 5 dagsenter og kommunens bo- og behandlingssentre. 2. Kjøring av fortrolige dokumenter og blodprøver 3. Kjøring av ansatte i oppdrag, samt kjøring av eldre brukere til og fra lege mv. Det er ikke bindende for kommunen å benytte seg av del 2 punkt 2. Kjøring av fortrolige dokumenter og blodprøver, noen enheter har avtaler på dette og/eller benytter egenregi. Dagsentrene er ment for hjemmeboende eldre, funksjonshemmede og andre som måtte ha behov for dagsentertjenester i sitt respektive distrikt. Dagsenterbrukeren har behov for å bli transportert med taxi eller annet egnet transportmiddel mellom sin private bolig og dagsenteret. Det skal legges til grunn at brukerne ved det enkelte dagsenter i størst mulig grad bor i et naturlig geografisk område i forhold til dagsenteret. I forkant av hver uke kan tilbyder be om foreløpig henteliste fra Haugesund kommune ved den enkelte dagsenter. Endelig henteliste får tilbyder virkedagen før transporten skal skje på det enkelte dagsenter. Her skal det fremkomme hvilke behov den enkelte bruker har for assistanse og om andre forhold som kan medføre særskilte hjelpebehov. Side 4 av 17
Tilbyder og kontaktpersoner i Haugesund kommune samarbeider om å lage rasjonelle ruter for kjøring. Hjemmetjenesten klargjør brukerne før opphenting og det er derfor viktig at kjørerute kommuniseres slik at brukerne er klar til rett tid. Dagsenteret mottar brukere mellom kl. 09.00 og 09:30 hver dag. Returtider mellom kl. 14.30 og 15.00. Tidligste opphenting hjemme hos brukerne kl. 08:30. Transporten skal utføres i Haugesund kommune og gjelder primært felles transport, men det vil også ofte dreie seg om enkeltpersoner. Det forutsettes at nødvendig spesialutstyr som rullestoler, gåstoler, krykker mv kan medtas. Hver bruker tillates kun å medbringe ett hjelpemiddel/spesialutstyr. I tvilstilfeller avgjøres hva som er nødvendig utstyr av kontaktperson hos Haugesund kommune. Hver kjørerute skal ha maksimalt to 2 rullestolbruker pr dag. Haugesund kommune oppfatter sammenleggbar rullestol som rullestol. Gåstoler ansees ikke som rullestol og skal ikke belastes som spesialtransport. Punktene under beskriver behov/krav som er gjennomgående for alle dagsentrene: Transportbehovet gjelder for 52 uker i året. Ingen transport på bevegelige helligdager. Kjøreruter og antall brukere vil variere noe fra dag til dag. aksimum kjøretid for dagsenterkjøring, det vil si hvor lenge brukerne kan oppholde seg i bilen/bussen, skal ikke overstige 40 min. Tilpasninger i forhold til nøyaktige kjøretider må kunne avtales med transportør / det enkelte tjenestested / dagsenter. Ved behov må sjåføren hjelpe brukeren inne i dennes hjem, hjelpe brukeren inn i bilen, og helt inn i dagsenterets lokaler. Det samme gjelder ved hjemreise. Alle dagavdelinger har brukere fra hele kommunen selv om det tilstrebes å ha tilbudet nærmest bostedsadressen Beskrivelse av de enkelte bo- og behandlingssenter Enhet Beskrivelse Plasser ved dagavdeling per dag Bjørgene omsorgsenter Salhusveien til Storasundsgt. Spannaveien til innkjørsel Porshaug Karmsundsgt fra Karmøygrensen til innkjørsel Vidarsgate Ca.14 Havnaberg eldresenter Ca. 12 Udland omsorgsenter Ca. 14 Haraldsvang omsorgsenter Ca. 20 Dagrehabilitering Vardafjell Ca. 2 Side 5 av 17
Enhet Beskrivelse Antall brukere Tiltaksenheten Daglig transport 4 Tiltaksenheten Daglig transport med rullestol 1 Tiltaksenheten Transport 3-4 dager i uken 2 Transporten skal utføres i Haugesund kommune. Unntaksvis kan transport til nærliggende kommuner påregnes. 1.4 Omfang, DEL 3 Det ønskes pristilbud på følgende kjøreoppdrag: 1. Kjøring av buss på ekskursjoner og turer. Transportør må kunne stille buss m/rullestolplasser ved kommunisert behov i bestilling fra Oppdragsgiver. Kjøring av buss til svømming: Ca. 100 busser per måned. Varierer noe, færre busser ved ferieavvikling i august, oktober, desember, februar, mars el. april (påske) og juni Ellers: Div. utflukter med turbuss og minibuss. Dette er ikke faste ruter, men bestilles ved behov. Tilbyder må gjøre rede for bestillingsrutiner/tid. Side 6 av 17
2 Besvarelse av kravspesifikasjonen Dette kapitlet beskriver hvordan kravspesifikasjonen skal besvares. Leverandøren skal besvare kravspesifikasjonen slik hensikten er i gitt i konkurransegrunnlaget. Dette betyr at alle krav skal besvares. All dokumentasjon på oppfyllelse av krav skal kunne dokumenteres i løpet av avtalens periode ved stikkprøver. Leverandør må legge frem gyldig dokumentasjon på oppdrag av oppdragsgiver. Kravtype: instekrav () Tildelingskriterium (B) Kravet Å tilfredsstilles. Dette er minstekrav hvor dokumentasjonen vil være en del av kontrakten. Kravet BØR tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil likevel være grunnlaget for evaluering av tilbudet. 2.1 Krav til dokumentasjon på kvalitet Oppdragsgiverns krav Krav type Referanse og beskrivelse av krav (/B) Hente- og leveringssikkerhet Oppdragsgiver vektlegger hvordan Leverandøren her dokumenterer hvordan vedkommende vil jobbe for at kjøretider overholdes ihht avtale (Eks. garantier). I tillegg må Leverandør dokumentere viljen til å prioritere oppdrag for Haugesund kommune i forhold til andre oppdrag. Bemanningsplan for gjennomføring av oppdraget. Oppdragsgiver vektlegger en godt gjennomtenkt bemanningsplan med god fordeling i løpet av hele døgnet med vekting på pressede perioder. Som for eksempel morgen mellom 7-10 og ettermiddag mellom 14-17. (Skoleskyss også ved midtskyss) Planlegging av henteruter Det er viktig for oppdragsgiver at kjøringen foregår på en rasjonell måte og at ruter blir lagt slik at man oppnår høy effektivitet og samkjøring av brukere. Leverandør skal beskrive hva han kan gjøre for å hjelpe til med effektiv planlegging av ruter når adresselister foreligger. B B B Leverandørens svar Løsningsbeskrivelse Skoletransport: herunder til f. eks hvert skoleår og endringer i løpet av skoleåret. Side 7 av 17
Oppdragsgiverns krav Referanse og beskrivelse av krav Tilbyders plan og kapasitet knyttet til hente- og leveringssikkerhet ved driftsstans. Leverandør som kan dokumentere gode og etablerte rutiner for reserveløsninger, samt kapasitet i forhold til erstatningsvogner vil bli gitt høyere poengtall. Oppdragsgiver vil også vurdere Leverandørs muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette hendelser. Vi ber om at Leverandør dokumenterer hvor stor andel av avtalen som leverandør eventuelt har til hensikt å overlate til underleverandør. Tilbyder med god tilgjengelighet vil bli gitt høyere poengtall. Det er viktig for Oppdragsgiver at man kan kontakte tilbyder for uforutsette hendelser og endringer. Leverandør skal oppgi når han er tilgjengelig, og leverandør treffes. Ventetid for betjening av innkomne samtaler skal også oppgis. Kort ventetid for betjening av innkomne samtaler vil bli gitt høyere poengtall. (Snitt ventetid; minutter/sekunder) Teknisk løsning Oppdragsgiver vektlegger at leverandøren kan dokumentere effektive planer for fornyelse av vognpark. Lavere snittalder på vognpark vil gitt høyere poengtall. Leverandør må vise gjennomførte eller planlagte spesielle tilpasninger i vognene i forhold til transport av funksjonshemmede. anglende oppmøte passasjerer/elever Hvis passasjerer/elever ikke møter på fast plass skal skole/barnehage/omsorgssenter/enhet kontaktes. Leverandør skal ikke under noen omstendigheter forlate møteplassen uten planlagte passasjerer hvis ikke det er gitt klarsignal fra skole/barnehage/omsorgssenter/enhet om dette. Forsinkelser Ved forsinkelser over 10 min skal skole/barnehage/omsorgssenter/enhet underrettes Krav type (/B) B B B Leverandørens svar Løsningsbeskrivelse Side 8 av 17
Oppdragsgiverns krav Referanse og beskrivelse av krav Transporten skal hovedsakelig utføres av faste sjåfører med erfaring fra tilsvarende arbeid (med nevnte målgruppe). Ved ferier, sykdom eller annet forfall er det leverandørens ansvar å sørge for at andre kan påta seg ansvaret for transporten på en like god måte. Det er et krav at sjåførene har gjennomgått førstehjelpskurs, slik at de kan håndtere akutte situasjoner som måtte oppstå i forhold til målgruppen. Førstehjelpskurset skal minimum omfatte opplæring i enkel hjerte- og lungeredning samt bruk av førstehjelpsutstyr. Det skal ivaretas høy grad av personvern ved behandling av alle forhold knyttet til brukerne. Sjåførene vil bli informert om enkeltbrukeres spesielle behov, og de må skrive under på taushetserklæring (standardisert formular fra Oppdragsgiver) forhold til den informasjonen de får om enkeltbrukere både i forkant og under transport. Sjåførene skal bære uniform og for øvrig være velstelt. De skal i alle situasjoner opptre profesjonelt, vise respekt for den enkelte bruker og være hjelpsomme og vennlige (aktivt medvirke til at brukeren opplever transporten positivt). Sjåførene skal beherske norsk språk på en slik måte at det ikke oppstår språkmessige problemer i forhold til målgruppen eller Oppdragsgivers administrasjon. Det skal være mulighet for kommunikasjon med sjåføren i bilen (for eksempel mobil) Krav type (/B) B Leverandørens svar Løsningsbeskrivelse Leverandør skal ha forsikring som dekker brukerne, i samsvar med gjeldende lov- og forskriftskrav og standard for næringen. Transporten skal utføres med biler som tilfredsstiller kravene i henhold til gjeldende forskrifter. Bilene skal til enhver tid ha en behagelig temperatur for brukerne (klimaanlegg) og være rene og ryddige. Setene skal gi brukerne en komfortabel og sikker sittestilling (3 punkt seler). Et tilstrekkelig antall kjøretøy må ha heiseanordning og festeanordning for rullestoler. Disse skal også ha faste handtak på begge sider av inngangsdøren og trinn i forbindelse med inn- og utstigning skal være dimensjonert for målgruppen, det skal være enkelt å komme seg inn/ut av bilene. Side 9 av 17
Oppdragsgiverns krav Referanse og beskrivelse av krav Bilene skal være underlagt et vedlikeholdssystem som sikrer at de til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Leverandør skal kunne dokumentere dette og Oppdragsgiver skal ha rett til innsyn og kontroll. Ved eventuell driftsstans (for eksempel verkstedbesøk) skal det settes inn reservebil som fyller nevnte krav. Handsfree Sjåførene skal ikke under noen omstendigheter snakke i telefon under kjøring uten å benytte godkjent handsfree Krav type (/B) Leverandørens svar Løsningsbeskrivelse Del 1 Skole Oppdragsgiverns krav Referanse og beskrivelse av krav Kontaktperson Leverandør skal oppgi en fast kontaktperson som skal være tilgjengelig for oppdragsgiver. Krav type (/B) Leverandørens svar Løsningsbeskrivelse Del 2 eldre og uføre Oppdragsgiverns krav Referanse og beskrivelse av krav Dør-til-dør Transporten skal utføres som en dør-til-dør tjeneste. Dersom brukerne har vanskelig for å forflytte seg ut til bilen, er det sjåførens oppgave å hente/bringe brukeren til/fra hjemmet og videre til/fra bestemmelsesstedet. Sjåføren må i enkelte tilfeller regne med å hjelpe brukeren med påkledning av ytterklær, låsing av dør samt føre en motiverende dialog ved evt. vanskelige hentesituasjoner. Krav type (/B) Leverandørens svar Løsningsbeskrivelse Side 10 av 17
3 Spesielle krav til leveransen 3.1 Overordnet krav til gjennomføring Transportoppgavene skal gjennomføres slik at de reisende får utført sin transport og samtidig får en positiv opplevelse av reisen. Transporten skal utføres miljømessig optimalt, med høy sikkerhet og med god komfort for passasjerene. Ledsager skal transporteres gratis. Henviser til opplæringsloven. 3.2 Krav til transportør Før kjøringen starter, skal transportutøveren inneha alle de offentlige tillatelser som oppdraget krever etter Yrkestransportloven og andre lover med tilhørende forskrifter. Utøveren, hennes/hans personale og eventuelle samarbeidsorganer mellom utøvere er underlagt taushetsplikt overfor uvedkommende personer, media og offentligheten når det gjelder forhold vedrørende passasjerene, hendelser under transportene og annet. De skal ivareta høy grad av personvern ved behandling av alle forhold knyttet til klienter, institusjoner og passasjerer som de kommer i kontakt med i arbeidet, jfr. 13 i forvaltningsloven. Utøveren har ansvar for at de transportoppgaver som skal utføres i henhold til tilbudet blir gjennomført. Verkstedsopphold, sykdom eller annet forfall fritar ikke utøveren fra dette ansvaret. Utøveren må derfor sikre at andre kan påta seg hans/hennes oppdrag i slike tilfeller. Oppdragsgiveren fastsetter kjøretider i samråd med operatøren eller det organ utøveren overlater samordnings- og driftsoppgaver til. Ansvaret for at disse overholdes er utøverens. Leverandøren må garantere for kjøre- og hentetider. Kontinuitet i leveransene Leverandør må dokumentere at de har prosedyrer for å hente inn personale slik at den tjeneste som skal leveres blir levert uansett sykdom, verkstedsopphold el.l. 3.2.1 Kommunikasjon og koordinering Bestillinger utenom standardtransport: - Alle bestillinger skal skje via mail. Fast mail-adresse til leverandør oppgis i tilbudet. - Haugesund kommune lager et standardbestillingsskjema for bestilling av transport som utarbeides sammen med vinnende Leverandør på implementeringsmøtet. 3.2.2 Særlige krav knyttet til busstransport i arbeidstid/skoletid samt ekskursjoner/dagsturer Det må være biler/busser som kan frakte elever med spesielle behov som rullestoler og krykker, eventuelt noen har med ledsager. Alle kjøretøyene må være godkjente for transport av elever. Det må være erfarne sjåfører som kjører barn. Sjåførene må være tålmodige, hyggelige og forståelsesfulle. Alle sertifiseringer, sikkerhetskrav, service etc må være i orden. Viser for øvrig til lov om endringer i lov av 18.juni 1965 nr. 4 om vegtrafikk. Side 11 av 17
Haugesund kommune viser også til forskriftenes bestemmelser, der busser med mer enn 22 passasjerplasser er inndelt i 3 klasser: 1. Bybusser med lav hastighet og hyppige stopp. For slike busser er det lovlig at mer enn 45 % av passasjerplassene er registrert for ståplasser. Det er derfor naturlig nok heller ikke krav om bilbelter på disse bussene. (Oppdragsgiver viser her i tillegg til punkt 3.6.2) 2. Langrutebusser og ekspressbusser med noe høyere gjennomsnittshastighet og færre stopp. I slike kan inntil 45 % av totale passasjerplasser registreres for ståplasser. For busser registrert etter 1.10.99 er det krav til bilbelter på alle seter. 3. Turbusser og andre busser innrettet til særlig formål som kjører med relativt høy hastighet og ikke stopper (eller har svært få stopp) underveis. På slike busser er det ikke anledning til ståplasser. For busser registrert før 1.10.99 var det krav om to-punkts setebelter dersom det var mer enn 90 cm fram til neste seterygg. For busser registrert etter 1.10.99 er det krav om bilbelter på alle seter. Alle busser i klasse 2 og 3 registrert etter 01.10.1999 skal ha belter på alle seter. Alle busser i klasse 2 og 3 skal fra 01.01.2008 ha to seter med godkjent sikringsutstyr (3- punktsbelte) tilgjengelig for barn under 3 år. 3.2.3 Særlige krav knyttet til dagsenterkjøring Det skal som hovedregel være fast sjåfør på samme kjørerute. Plan for organisering av kjøringen må vedlegges tilbudet. Det skal benyttes sjåfører som har erfaring fra tilsvarende transport, fortrinnsvis med funksjonshemmede og eldre. Referanser fra tidligere oppdrag må vedlegges tilbudet Sjåføren må være personlig egnet til å utføre oppdraget, herunder. Kunne håndtere vanskelige og uforutsette situasjoner. Utvise særlig stor fleksibilitet og samarbeidsvilje. 3.3 Krav til sjåfør 3.3.1 Særskilte krav til sjåfør Sjåfører skal ha kjøreseddel for det politidistrikt kjøreoppdragene omfatter. Dokumentasjon må kunne fremlegges etter forespørsel fra oppdragstaker. Sjåføren må ha personlig egnethet for oppdraget, herunder kunne håndtere vanskelige og uforutsette situasjoner, være villig til å yte særlig god service og bistand til personer med spesielle behov, samt beherske norsk muntlig tilsvarende norskprøve 2. Det er leverandørens ansvar å sikre at det velges ut sjåfører som er personlig egnet for oppdraget. Dokumentasjon på leverandørens kriterier for utvelgelse av sjåfør må kunne fremlegges etter forespørsel fra oppdragstaker. Sjåfør skal ha tilgjengelig telefon i bilen, og skal gi beskjed til tjenestestedet hvis det skulle oppstå uforutsette situasjoner. Sjåføren forplikter seg til å ta kontakt med tjenestestedet/leder hvis det skulle oppstå vanskelige situasjoner, eksempelvis praktiske problemer med en bruker. Sjåføren har ansvaret for at vognen hver dag er oppvarmet og rengjort. Side 12 av 17
Alle sjåfører skal ha undertegnet taushetsplikt med sin oppdragsgiver, og ivareta personvern. Dokumentasjon på signert skjema for taushetsplikt må kunne fremlegges. Sjåfører skal ikke kjøre motorene på tomgang annet enn ved oppstart av kjøring på stasjoneringssted og ved stopp for av- og påstigning o.l.(jfr. 16 i Trafikkreglene). Dette gjelder også for drosjer, men kravet om oppvarmet bil kommer foran denne bestemmelsen. 3.3.2 Leverandørens sikring av personell Leverandøren skal ha rutiner for at personale som kommer i kontakt med brukere, har nødvendige attester (vandelsattest, politiattest m.v.) 3.3.3 Førstehjelpskurs Leverandøren må kunne fremvise dokumentasjon på at alle sjåfører har gjennomført førstehjelpskurs. 3.3.4 Kjøreseddel Leverandøren har ansvar for at alle sjåfører har gyldig kjøreseddel. Dette kapittel beskriver de krav som stilles til 3.4 Krav til vognmateriell 3.4.1 Generelt Alle vogner i den trafikk tilbudet gjelder, må oppfylle minstekravene i alle offentlige bestemmelser som har gyldighet for personbiler, drosjer eller minibusser. Eldre vogner skal overholde de krav som Vegdirektoratet stiller for å holde motorkjøretøyer i forskriftsmessig stand ( Krav til kjøretøy forlaget Last og Buss AS). Vogner som er registrert etter 1.1.1995 skal til enhver tid oppfylle minstekravene i Krav til kjøretøy. Ut over de generelle krav i lover og forskrifter for kjøretøy kan oppdragsgiveren stille andre krav til vognmateriellet i den trafikk tilbudet omfatter. Bil / buss skal tilpasses brukernes behov - avhengig av brukersammensetning. Rullestolheis/-rampe skal være montert der det fraktes personer som er avhengig av rullestol Radio/kommunikasjonsanlegg er påkrevd og det skal til enhver tid kjøretøyet er i bruk, være mulig å oppnå kontakt mellom sjåføren og leverandørens/oppdragsgiverens driftssentral ved hjelp av mobiltelefon eller internt kommunikasjonssystem. 3.4.2 Sikkerhet Alle passasjerplasser skal være utstyrt med sikkerhetsbelter eller annet sikkerhetsutstyr der dette er påkrevd. Rullestolbrukere må være forsvarlig sikret i tråd med gjeldende regelverk. 3.4.3 Innredning mv. Dører og trinn i innsteget, holdepunkter mv. skal være slik utformet og dimensjonert at de aktuelle passasjergruppene (personer med bevegelseshemninger, syke, rullestolbrukere) får enkle og trygge inn- og utstigningsforhold. Seter i alle vogner skal kunne gi alle passasjergrupper en komfortabel og sikker sittestilling. Side 13 av 17
Vogner som skal benyttes til transport av rullestolbrukere skal oppfylle alle krav i Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøy tekniske krav til bil (fastsatt av Vegdirektoratet 4.1.1984) og skal være godkjent for slik bruk. De skal være utstyrt med rampe eller heis, og dørene skal gi mulighet for enkel, sikker og komfortabel inn- og utstigning i rullestolen. 3.4.4 Varme og ventilasjon, lys Vognens varmeanlegg skal være dimensjonert slik at en innvendig temperatur på +15 C kan oppnås ved oppdragets start vinterstid, og stabilisere temperaturen på +20 C etter 30 minutters kjøring. Vognene skal ha god innvendig belysning. 3.4.5 Vedlikehold og periodisk kontroll Alle vogner skal vedlikeholdes slik at de er rene og hele innvendig. Innvendige skader på stoler og interiør skal repareres omgående. Vognene skal være underlagt et kontinuerlig vedlikeholdssystem som sikrer at de til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Leverandør skal dokumentere dette og oppdragsgiver har rett til innsyn og kontroll. Utvendige karosseri- og lakkskader skal repareres så snart som mulig. Ved større skader skal vognen tas ut av trafikk inntil skaden er utbedret. Alle vogner som skal benyttes i trafikken kan kontrolleres og godkjennes av oppdragsgiveren eller den han bemyndiger. Operatør skal kunne legge frem dokumentasjon på forhold som ikke kan kontrolleres ved enkel besiktigelse. Oppdragsgiver skal underrettes dersom det i mer enn 2 uker brukes reservemateriell som ikke oppfyller alle kravene i dette kapittel. 3.4.6 Kontroll og opplysningsplikt Utøveren skal avgi de opplysninger oppdragsgiver fastsetter for statistikk og økonomiske opplysninger om driften. Oppdragsgiveren kan i følge uaktet Lov om offentlighet i forvaltningen ( 5a) og Forvaltningslovens bestemmelser ( 13 første ledd nr. 2) benytte disse opplysningene anonymisert for forsknings- og utredningsformål. Oppdragsgiver kan iverksette kontroller i vognene, bokettersyn og andre kontrolltiltak etter eget skjønn hos utøver med tilbudsforhandlet kontrakt. 3.5 Betalingsbetingelser/Sanksjoner 3.5.1 Fakturering/Kvittering Alle kostnader som følger av denne avtale skal faktureres ihht avtalens bestemmelser. Det godtas ikke innkreving av kontanter i form av egenandel el. l. Leverandør må kunne tilby elektronisk fakturering. Side 14 av 17
Samlefaktura skal være spesifisert per kjøreoppdrag. Det skal tydelig fremkomme hvem som er bestiller av tjenesten på fakturaen. Ved sammenfallende tjenesteoppdrag skal det skilles på omsetning på avtalen med Fylkeskommunen og omsetning som følge av dette anbud. 3.5.2 Sanksjoner Oppdragsgiver forventer at transportør kommer på avtalt tidspunkt. Ved forsinkelser skal oppdragsgiver varsles senest 10 minutter FØR avtalt oppmøtetid. Ved uvarslet forsinkelse skal det trekkes en bot per hvert påbegynte 10. minutt bruker må vente. Boten er fastsatt til like stort beløp per påbegynte 10 minutter som Leverandør krever ved ventetid ved forsinkelse fra bruker. Kjøper skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå under eller i forbindelse med noen underleverandørers gjennomføring av kontrakten. Leverandøren har ansvaret for at enhver underleverandør kan levere ut i fra de formål som fremgår i konkurransegrunnlaget med tilhørende kravspesifikasjon. Eksempel på søksmål som skal dekkes av transportør er forsinkelse ved forhåndsavtalt tur til spesialist. Her kreves det at leverandør ankommer minst 10 minutter før avtalt tidspunkt. Ved forsinkelser over 30 minutter som fører til forsinket ankomst hos spesialist som resulterer i at man mister timen, fører til at leverandøren må betale timen og transport til og fra spesialisten. 3.5.3 Oppsigelser og mislighold Oppdragsgiver kan si opp avtalen, helt eller delvis, med 6 måneders varsel ved vesentlig mislighold. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan denne heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Oppsigelsen skal være skriftlig. Avtalen er gjensidig bindende, dette er tatt med i tilfelle en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser. 3.6 Krav til sosial og etisk forretningsførsel 3.6.1 FNs barnekonvensjon artikkel 32 Konvensjonen skal etterfølges av Leverandør og dokumentasjon på dette skal kunne utleveres Oppdragsgiver på forespørsel. 3.6.2 ILO -konvensjon nr. 138 artikkel 4-8 Konvensjonen skal etterfølges av Leverandør og dokumentasjon på dette skal kunne utleveres Oppdragsgiver på forespørsel. 3.6.3 Etisk og profesjonell forretningsførsel Leverandør må bekrefte og ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten, og at arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Kravet gjelder både for ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten med oppdragsgiver. Side 15 av 17
3.7 Øvrige krav for denne leveransen/tilbudet 3.7.1 Implementeringsplan Etter at avtale er inngått må den nye avtalen implementeres hos alle brukerne. Dette må være et samarbeid mellom oppdragsgiver og den valgte leverandør. Det skal dokumenteres en kort oversikt over hvordan Leverandør har tenkt å implementere avtalen. 3.7.2 Statistikk Statistikker skal leveres en gang per halvår. Det skal rapporteres i sammenheng med skolestart/etter behov til de fagansvarlige i kommunene samt rundt årsskifte til Haugesund kommune. Statistikk skal være i form av en Excel-fil, som inneholder følgende: Total omsetning Omsetning per transporttype (bil/buss/minibuss) Antall transporterte personer per tur. Antall spesialtransport fordelt på type. Alle statistikker skal både være for hvert enkelt leveringssted og for hver kommune. 3.7.3 Samarbeid Leverandøren skal initiere til samarbeidsmøter med Oppdragsgiver minst 1 gang pr halvår og ellers ved behov. Referat skal sendes avtaleansvarlig. 3.7.4 Forsikring Transportforsikring som dekker brukerne tegnes og bekostes av leverandøren. Oppdragsgiver dekker ikke skader utført av brukere. 3.7.5 iljø Haugesund kommune er opptatt av at de miljømessige konsekvenser av våre anskaffelser skal være ivaretatt på best mulig måte. Kjøretøy med alternativt drivstoff som el, hydrogen, biodrivstoff og lignende er å foretrekke, og vi ønsker å oppfordre våre leverandører til å benytte så miljøvennlige kjøretøy som mulig i leveransen av oppdragene i dette anbud. I tilbudet ønsker vi en opplisting av alle de kjøretøy som vil benyttes under oppdragsperioden. Haugesund Kommune setter krav om at nyanskaffelser av kjøretøy skal holde samme miljøkrav eller bedre enn de som er opplistet i deres tilbud. Ved tvil, skal kjøretøyenes dokumentasjon sendes til Haugesund Kommune for skriftlig godkjennelse før utbytting. Oversikt over flåte eller liste over de kjøretøy som tenkes brukt i tjenesten (merke, type, motor/gir og utslipp) skal vedlegges tilbudet: Følgende skal dokumenteres: EURO-klassifisering Gjennomsnittlig utslipp av CO2 (typegodkjenningsdata). Gjennomsnittlig utslipp av Nox (typegodkjenningsdata). Oppfyllelse av krav om partikkelfilter ved dieselbiler. Type drivstoff Side 16 av 17
Elektrisk motorvarmer Andel av leverandørens busser (klasse D og DE) som er utstyrt med girskifteindikator. (NB! Gjelder KUN tilbydere som leverer tilbud på busstransport) Absolutte krav EURO-klassefisering: Bil: minst EURO 4 inibuss: minst EURO 4 Buss: minst EURO 5 Se eventuelle linker for informasjon: Statens vegvesen: (slå opp på bil og finne CO2, NOX og partikkelutslipp for alle nye biler) http://nybilvelger.vegvesen.no/ Side 17 av 17