ENGERDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Utredningskomiteen Møtested: Kommunehuset Enger Dato: 02.02.2016 Tidspunkt: 10:00 Forfall meldes snarest på tlf. 62 45 96 07, eventuelt mobiltlf. 99476494, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling.
Saksnr Innhold PS 16/1 Videooverføring av kommunestyremøter - utredningskomiteen 2016 PS 16/2 Sommerjobbgaranti - ungdom 15-17 år. Prøveordning Sak til drøfting notat vedlagt Vurdering praksis - søknader om varig bruksendring fra fritidsbolig til bolig Annet: Møteplan 2016 Gjennomgang av elektronisk føring av møtegodtgjør og reiseregning Engerdal kommune, 26.01.2016 Terje Vestad sekretær
Engerdal kommune Saksmappe: 2014/424-578/2016 Saksbehandler: Terje Vestad Saksframlegg Videooverføring av kommunestyremøter - utredningskomiteen 2016 Saksgang: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 16/1 Utredningskomiteen 02.02.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Videooverføring av kommunestyremøter 2 2_notat til utredningskomiteen Øvrige saksdokumenter: Budsjett 2016 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: Saken legges fram uten innstilling Bakgrunn: I forbindelse med kommunestyrets behandling av budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019, ble det fattet slikt verbalpunkt 2: V2. Utredningskomiteen får i oppdrag å vurdere direkteoverføring av kommunestyremøter på nytt. Utredningskomiteen gjorde et utredningsarbeid i denne saken i forrige kommunestyreperiode. Denne saksutredningen gir en god bakgrunn for saken, se vedlegg 1. I samme forbindelse utarbeidet SÅTE-IKT et notat om tekniske løsninger og kostnader, se vedlegg 2. Rådmannen anbefaler at Utredningskomiteen leser disse vedleggene for å få en god bakgrunn for saken. Vurdering: Etter at Utredningkomiteen gjorde sin vurdering i 2014, har flere kommuner tatt videooverføring av kommunestyremøter i bruk: Innenfor SÅTE-samarbeidet har Åmot startet opp, og Trysil kommune er i ferd med å vurdere og ta i bruk tilsvarende løsning i disse dager. SÅTE-IKT er i ferd med å innhente oppdaterte priser på utstyr mv. Dette vil vi ta med til møtet 02.02.16. SÅTE-IKT vil delta på denne saken i møtet, og kan bidra med informasjon om tekniske og praktiske opplysninger ut over det som framgår av denne saken. Dersom komiteen ønsker det, vil vi også kunne foreta en praktisk demonstrasjon av hvordan videooverføring vil arte seg for innbyggerne.
Kostnadene med et slikt innføringsprosjekt vil overstige terskelverdien (kr. 100 000) og må derfor ut på anbud. Dersom flere kommuner i SÅTE-samarbeidet har tilsvarende konklusjon, vil evt. felles anbud kunne vurderes med tanke på best mulig pris. Et minianbud mellom de tilbyderne vi har rammeavtale med på IKT-utstyr (Move, Atea og Evry) bør evt. kunne være tilstrekkelig (under kr 500 000). Utstyret til Kommune TV (se vedlagte notat fra IKT) vil være fastmontert i f.eks. kommunestyresalen. Dersom kommunestyret legger møtene til annet sted, vil ikke videooverføring være mulig. Veien videre Saken er tilstrekkelig belyst: Dersom Utredningkomiteen anser saken å være tilstrekkelig belyst i sitt møte, vil saken kunne legges fram for kommunestyret. Her kan innstillingen være to alternativ: a) Det er ikke ønskelig å gå videre med saken b) Det er ønskelig å ta i bruk videooverføring av kommunestyremøtene, og gjennomføre en anbudskonkurranse. Saken forslås lagt fram slik at kommunestyret evt. gir sin tilslutning innenfor en viss ramme. På denne måten kan en unngå ny kommunestyrebehandling etter gjennomført anbud. Etter at IKT har innhentet nye priser, vil rådmannen ha bakgrunn for å kunne gi konkrete innspill på en øvre ramme for å kunne gjennomføre prosjektet. Dette vil rådmannen forelegge i møte. Saken er ikke tilstrekkelig belyst: Dersom komiteen ønsker ytterligere opplysninger / utredning, vil rådmannen ta dette med seg tilbake og legge saken fram på nytt i påfølgende møte i Utredningskomiteen, der innspill som framkommer i møte 02.02.16 tas med. Konklusjon: Rådmannen legger ikke fram konkret innstilling, men henviser til punktene over under «Veien videre».
Engerdal kommune Saksmappe: 2014/424-3175/2014 Saksbehandler: Bjarne Granli Videooverføring av kommunestyremøter Saksframlegg Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Utredningskomiteen Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Notat fra IKT-avdelingen Øvrige saksdokumenter: K.sak 13/83 Engerdal kommunes årsbudsjett 2014 Rådmannens forslag til innstilling: Engerdal kommune innfører ikke videooverføring av kommunestyremøter Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i behandlingen av årsbudsjettet 2014 for Engerdal kommune følgende verbalpunkt: 6. Utredningskomiteen får i oppdrag å utrede muligheter for direkteoverføring på nett av kommunestyremøter og andre muligheter for økt åpenhet og tilgjengelighet for kommunens innbyggere. Utredningskomiteen har drøftet denne saken i to møter. Drøftingene har omhandlet følgende hovedtemaer: -Hvilke tekniske løsninger finnes, og hva er prisen på disse? -Er det ønskelig og formålstjenelig å innføre et slikt system? -Er det andre måter å gjøre kommunestyremøtene og den politiske debatten mer tilgjengelig for folk flest? Vurdering: IKT-konsulent i Engerdal kommune, Øyvind Storsveen, har i et notat til utredningskomiteen redegjort for mulige tekniske løsninger. Det finnes flere løsninger men det systemet som blir mest brukt av de kommunene som praktiserer videooverføring av kommunestyremøter er et norsk system fra Aventia (Aventia kommune TV). Dette er en «alt i ett løsning» der både programvare, drift og utstyr er inkludert i pakken. Alle brukerne av dette systemet er godt fornøyd med systemet, og de får god brukerstøtte og oppfølging fra leverandør. Det finnes 3 forskjellige kamerapakker med en pris fra 50 000,- til 100 000,- eks mva, inkl montering. Driftsutgifter til trafikk, support og vedlikehold er beregnet til 1500-2000,- pr mnd.
Kommune-TV kan integreres mot arkivsystemet. Dette koster i utgangspunktet kr 12 000,- i engangsutgift samt kr 95,- pr måned. I tillegg kommer lisens på ephorte Integration Services. Det må kjøpes inn egnet PC samt montering av kabler etc, en investering på anslagsvis kr 10 000,-. Samlet så vil innføring av et slikt system ha et investeringsbehov i størrelsesorden 80-120 000,- kr avhengig av pakketype. Når det gjelder drift så er de anslåtte årlige kostnadene i størrelsesorden ca 20 000,- kr. I tillegg vil det kreves at en person opererer systemet under gjennomføring av møtene. Utredningskomiteen har drøftet andre sider av videooverføring av møter. Vil det være ønskelig og formålstjenelig å innføre dette? Hvilken hensikt skal det tjene? Kan innføring av TV-overføring av møter gjøre terskelen enda høyere for å gå inn i politikken? Vil det at en blir eksponert på en helt ny måte der folk kan sitte hjemme i stua og granske alt fra politiske synspunkter, ordbruk, bekledning etc gjøre at flere vil kvie seg? Eller vil vissheten om dette bidra til å heve kvaliteten på den politiske debatten? Vil det føre til økt interesse for lokalpolitikk? De som er interessert har jo også i dag mulighet til å lese sakspapirer og delta som tilhørere på kommunestyremøtene. Et annet poeng er at det er i formannskapet at politikken blir formet og de grunnleggende diskusjonene blir ført. Kanskje det er der det burde ha vært filmet? Når sakene kommer i kommunestyret er de i mange tilfeller allerede avgjort. Samtidig er det kanskje både riktig og hensiktsmessig at formannskapet er det organet der enkelte saker kan drøftes på et mer grunnleggende og uformelt nivå. Så skal kommunestyret være det formelle organet der de tunge vedtakene blir gjort og der de forskjellige partiene får synliggjøre sine politiske prioriteringer og vurderinger for presse og publikum. Utredningskomiteen er i utgangspunktet skeptisk til om det er hensiktsmessig å innføre videooverføring av kommunestyremøter. Komiteen er usikker på om det vil øke interessen for politisk arbeid, og hvor mange som vil følge disse sendingene? Hvis det kobles opp mot arkivsystemet i ephorte kan det kanskje ha en verdi for ettertida. Men om en slik investering øker dokumentasjonsverdien av det politiske arbeidet i vesentlig grad i forhold til de arkivsystemene vi har i dag er usikkert. Det vil jo uansett kun være et supplement til eksisterende arkivsystemer. Er det andre måter vi kan gjøre politikken mer tilgjengelig og mer attraktiv for innbyggerne? Komiteen har også drøftet dette og vært innom følgende momenter: -Er det andre og mer spennende måter møtene kan offentliggjøres og presenteres på? Går det an å legge mer arbeid i annonsering og bruke Varden og kommunens hjemmeside på en mer offensiv måte? -Det er vanskelig å oppnå interesse fra media. Hvis en reiser mer ut og har møter utenfor Enger kan det ofte gi mer interesse fra media. -Er det mulig å legge inn en presentasjon av ulike aktuelle temaer og saker i innledningen av kommunestyremøtene? Komiteen har, ut over de innspillene som har kommet her, ikke samlet seg om konkrete forslag som kan fremmes til kommunestyret. Konklusjon: Utredningskomiteen anbefaler ikke at det innføres videooverføring av kommunestyremøter.
Videooverføring av kommunestyre møte På oppdrag fra utredningskomiteen har IKT-avd i Engerdal kommune undersøkt muligheten for videooverføring av kommunestyre møter. Utredning fra BLLS Det interkommunale IKT-samarbeidet i Balestrand, Leikanger, Luster og Sogndal (BLLS) gjorde en utredning om bruk, kostnader, seere og leverandører i november 2013. De fant 51 nettsteder som brukte videooverføring av kommunestyre møte. Ca 60% av disse benyttet et norsk system fra Aventia som heter KommuneTV. Alle brukerne var veldig godt fornøyd med systemet, og leverandøren hadde god brukerstøtte og var flinke til å følge opp kundene. De nettstedene som benyttet andre løsninger var av forskjellige årsaker ikke helt fornøyde. De anbefaler å bruke en norsk leverandør, selv om denne kan være litt dyrere, med tanke på brukerstøtte, integrasjon mot arkivsystem og at videoene lagres i Norge. De kommunene som hadde tatt i bruk videooverføring av kommunestyre møte er førnøyde med å kunne tilby denne tjenesten til innbyggerne selv om det er få som ser på live. De har ingen tall på hvor mange som er inne og ser på opptakene i ettertid. KommuneTV fra Aventia KommuneTV løsningen er en alt-i-et løsning, hvor både programvare, drift og utstyr er inkludert i pakken. Leverandøren bistår med valg av kameraplassering, programvare installasjon, konfigurasjon og opplæring. Utstyret som brukes er kvalitetssikret og sertifisert for bruk mot KommuneTV. Løsningen funger slik at videostrømmen overføres via egen PC til Aventia sin server. Videostrømmen blir lagt tilgjengelig på deres internettsider. Vi kan lage linker på vår egen internett-side slik at seerne enkelt kan finne dem igjen. Videostrømmen vil også bli liggende som et arkiv, hvor man gå tilbake å se tidligere møter. Pakkene inneholder som standard 2stk kameraer med veggbraketter, tilkoblingskort til PC og programvare (kabler kommer i tillegg). Man kan velge mellom 3stk kamera-pakker. Pakke 1 inneholder fastmonterte SD-kameraer. Pakke 2 inneholder motoriserte SD-kameraer m/fjernkontroll. Disse kameraene har noe høyere oppløsning. Pakke 3 inneholder motoriserte HD-kameraer m/fjernkontroll. Disse kameraene har mye høyere oppløsning. Disse sender kun i 16:9 format. Budsjettpris for standard kameraløsning inkl. montering. Priser eks. mva. Pakke 1: 50.000,- til 60.000,- Pakke 2: 60.000,- til 70.000,- Pakke 3: 90.000,- til 100.000,- Man kan koble til maks 4 kameraer, eller 3 kameraer + prosjektormodul
Pakke 1: 3900,- /stk. Pakke 2: 9000,- /stk. Pakke 3: 24400,- /stk. Prosjektormodul: 8620,- I tillegg kommer det driftsutgifter til trafikk, support og vedlikehold. Trafikkpriser 0-30 GB/mnd 700,- /mnd 30-60 GB/mnd 1100,- /mnd 60 100 GB/mnd 1500,- /mnd Supportavtale 200,- /mnd Vedlikeholdsavgift 295,- /mnd KommuneTV kan også integreres mot arkivsystemet. Dette krever lisens på ephorte Integration Services. Denne lisensen vet jeg i skrivende stund ikke pris på. Integrasjon mot EVRY ephorte EiS koster kr 12000,- og kr 95,- /mnd Kommunen må selv kjøpe inn en egnet PC til dette formålet, samt koste montering av kameraer og strekking av kabler (elektriker eller vaktmester). En slik PC vil koste 7000-9000,- eks. mva. Lydoverføring av kommunestyre møte Aventia har ingen løsning for bare lydoverføring av kommunestyre møter. Jeg har bare funnet et fåtall kommuner som har denne tjenesten, men jeg har ikke i skrivende stund funnet noen leverandør som tilbyr dette. Det er mulig kommunene har lagd sine egne løsninger. Jeg har forespurt et par kommuner om hvordan de gjør dette. Mvh IKT-avdelingen Engerdal kommune Øyvind Storsveen
Engerdal kommune Saksmappe: 2016/86-625/2016 Saksbehandler: Terje Vestad Saksframlegg Sommerjobbgaranti - ungdom 15-17 år. Prøveordning Saksgang: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 16/2 Utredningskomiteen 02.02.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Retningslinjer for prøveordning - sommerjobbgaranti for ungdom 15-17 år Øvrige saksdokumenter: Årsbudsjett 2016 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: Saken legges fram uten innstilling Bakgrunn: Kommunestyret har gjort slikt vedtak i sak 15/91, Årsbudsjett 2016 og Økonomiplan 2016-2019, verbalpunkt 8: V8. Utredningskomiteen får i oppdrag å utrede en prøveordning for 2016 med sommerjobbgaranti for ungdom i alderen 15 til 17 år bosatt i Engerdal kommune. Utredningen skal omfatte retningslinjer for ordningen og forslag til finansiering. Frist 01.04.2016. Engerdal kommune lyser normalt ut vikariater for sommeren tidligere enn 01.04, som kommunestyret har satt som frist. Det er derfor valgt å forsere saken, slik at den også kan «fange opp» kommunens eget vikarbehov til sommeren 2016. Vurdering: 1.0 Klarlegging av sakens innhold Det dreier seg om en prøveordning for 2016. Det betyr at det vil være behov for at kommunestyret får en tilbakemelding i form av en evalueringsrapport etter gjennomført prøveordning. Det er ellers uttrykt at det skal være en jobbgaranti, det skal utarbeides retningslinjer for ordningen, samt foreslå finansiering.
1.1 Jobbgaranti avklaring av begrepet Garanti er et relativt sterkt begrep. Det må tolkes slik at, dersom en person i den aktuelle aldersgruppa (15 17 år), selv ønsker en sommerjobb, så skal vedkommende få et tilbud om dette, forutsatt at vedkommende ellers fyller vilkårene. Dette reiser behov for en del avklaringer. Med begrepet «sommerjobb», forstås normalt vikariat av begrenset varighet, gjerne i forbindelse med at medarbeidere (ansatte) avvikler hovedferien. Det kan også være ekstraordinære oppgaver av forbigående art (f.eks. male et hus), som er hensiktsmessig å utføre i sommerhalvåret. Begge disse vil normalt være uproblematisk å tilsette midlertidig i etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Rådmannen forstår også vedtaket slik at jobbgarantien primært retter seg mot Engerdal kommune som organisasjon. Deltagelse fra privat arbeidsmarked kan også være mulig. Det faller imidlertid utenfor Utredningskomiteen og Kommunestyrets kompetanseområde, og må evt. være tuftet på frivillig deltagelse, f.eks. gjennom en kartlegging /dialog. Det er ikke sagt noe om hvor langt garantibegrepet skal gå. En naturlig forståelse av dette er at ungdom i aktuell aldersgruppe, som fyller vilkårene for bosatt i Engerdal, skal få jobb. I vedtaket er det ikke drøftet noe nærmere varigheten i sommerjobbgarantien. Det må kunne forstås slik at dette kan være av varierende lengde, avhengig av faktisk behov. I prinsippet kan 1-2 ukers arbeid oppfattes å fylle garantien. Det er stilt vilkår i vedtaket at ungdommene er «bosatt i Engerdal kommune». Et tema for nærmere drøfting og avklaring er om dette skal forstås som at ungdommene er registret i Folkeregisteret som bosatt i Engerdal kommune, eller om det er tilstrekkelig at ungdommen midlertidig bor i kommunen i hele eller deler av sommerferien (hos f.eks. en av foreldrene, besteforeldre, eller annen familie /slektning). 1.2 Forholdet til lov- og avtaleverket For Engerdal kommune som forvaltningsorgan, er vi underlagt visse lover og avtaler, i tillegg til kommunens eget Tilsettingsreglement. Dette drøftes nærmere under. «Sommerjobbgaranti for ungdom i alderen 15 til 17 år bosatt i Engerdal kommune» innebærer at det kan medføre visse endringer i måten sommerjobbene blir kunngjort på, forutsatt at de helt eller delvis skal være en del av kommunens «ordinære» sommervikarordning. Fra Personalhåndboka for KS hitsettes: Verken arbeidsmiljøloven, kommuneloven eller tariffavtaler har bestemmelser som innebærer plikt til å lyse ut ledige stillinger. Det gjelder imidlertid et ulovfestet krav om utlysning av ledige stillinger i offentlig sektor som følge av kvalifikasjonsprinsippet og utredningsplikten. Mange kommunale arbeidsgivere har i tillegg egne reglement eller retningslinjer om plikt til utlysing. Etter Hovedavtalen del B 3-1 har arbeidsgiver plikt til å informere berørte tillitsvalgte om ledige stillinger. Denne plikten er etter aml. 14-1 utvidet til å gjelde alle arbeidstakere i virksomheten, herunder innleide. Etter opplæringslova 10-4 skal ledige undervisningsstillinger og skolelederstillinger (over 6 måneders varighet) lyses ut offentlig. Det er unntak fra dette når arbeidstaker eller tidligere arbeidstaker har rettigheter etter aml. 14-2 og 15-7 (2). Det samme må etter vår vurdering gjelde om en person med redusert arbeidsevne har rett på omplassering etter aml. 4-6 (1), jf. (2). Tilsettingsreglement for Engerdal kommune har særskilte bestemmelser som kommer i tillegg til det som er nevnt foran (Vedtatt i Formannskapet 16.11.2011 og ajourført 13.08.13):
4 PROSEDYRER FOR UTLYSNING AV STILLINGER Utkast til utlysningstekst utarbeides av leder for virksomheten (enhetsleder). Teksten drøftes med plasstillitsvalgte, og oversendes rådmannen ved enhet for Utvikling og Støtte, som gjennomgår og evt. justerer teksten i samarbeid med hovedtillitsvalgte. Ved utlysning av stillinger skal det tas hensyn til Hovedavtalens 8 som omhandler likestilling og rekruttering av arbeidskraft med flerkulturell bakgrunn. Teksten skal gi opplysninger om stilling (kode/tekst, størrelse) arbeidsområde, kvalifikasjonskrav og lønnsvilkår. Eventuelle krav om politi- og helseattest skal framgå av annonsen. Søknadsfristen skal som hovedregel være minst 2 uker, fastsatt med dato. 4.1 Tilsettingsforhold Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres ved ekstern utlysning. Ved tilsettinger i lederstillinger, lyses som hovedregel stillingene ut eksternt. 4.2 Intern utlysning Intern utlysning kan benyttes i følgende tilfeller: HTA 2.3: Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern kunngjøring tilbys utvidelse av arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Når det foreligger spesielle grunner for å fravike hovedregelen om ekstern kunngjøring. (Avgjørelse av dette fattes av Rådmannen etter at saken er drøftet med hovedtillitsvalgt.) Som målgruppe ved intern utlysning forstås alle som på det tidspunkt utlysningen finner sted (i tidsrommet fra utlysningen finner sted til søknadsfristen utgår) har et fast forpliktende arbeidsforhold i Engerdal kommune, jfr. Hovedtariffavtalen 1. 4.3 Engasjement uten utlysning a) I spesielle tilfeller kan rådmannen engasjere personell uten utlysning. Slikt engasjement skjer innenfor rammen av Arbeidsmiljølovens- og Delegasjonsreglementets bestemmelser. b) Med «spesielle tilfeller», jfr. dette punkt bokstav a), menes: Uforutsette/akutte vikarbehov som oppstår på grunn av sykdom Vikarbehov som oppstår der arbeidstakeren er innvilget permisjon, og som ligger innenfor rammen av Delegasjonsreglementet 18. Andre uforutsette forhold som krever behov for vikar eller engasjement, og der det av hensyn til virksomheten ikke er tid til å kunngjøre stillingen (legetjenesten, undervisning for fremmedspråklig, pleie- og omsorgstjenesten m.v). c) Dersom det er hensiktsmessig av hensyn til virksomheten og forholdene forøvrig, skal vikar/engasjement etter dette pkt. bokstav a) og b) bare skje inntil vikariatet er kunngjort på ordinær måte. Se likevel bokstav d) nedenfor. d) For at vikariat/engasjement skal kunngjøres, tilsier utlysnings- og tilsettingsprosedyrer at dette bør være av en viss varighet (4 måneder). Unntatt herfra er ferievikariater som kunngjøres i h.h.t. pkt. 4.1 (ekstern utlysning). 5 KUNNGJØRINGSSTED Der det er overveiende sannsynlig at det er mulig å rekruttere kvalifisert personell innenfor egen kommune, kunngjøres stillinger på kommunens nettsider, i Vard'n og ved oppslag. Der det anses som vanskelig å rekruttere kvalifisert personell innenfor egen kommune kan det, som et supplement, kunngjøres i lokalaviser og/eller fagtidsskrifter. Annonseteksten utarbeides 2-delt. En kortversjon til bruk i aviser/tidsskrifter (når dette er aktuelt) og en fullstendig versjon til bruk på kommunens internettside og aetat.
Dersom det er ledig flere stillinger samtidig benyttes felles annonse. Dersom en enten skal gå ut og tilby vikariat, eller alternativt, avgrense søkemarkedet, vil dette neppe være kurant, hverken i forhold til den ulovfestede retten som er nevnt i Personalhåndboka, eller kommunens eget Tilsettingsreglement. I tillegg til det som er nevnt foran, har Hovedtariffavtalen visse bestemmelser: 2.2 Kvalifikasjoner Ved tilsetting og opprykk skal det i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen). Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes kvinnelig søker når dette kjønn er underrepresentert. Når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen. 2.3.1 - Heltids-/deltidsstillinger Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling. Unntak drøftes med de tillitsvalgte med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved ledighet foretas en gjennomgang av arbeidsplaner og oppgavefordeling for å vurdere sammenslåing av deltidsstillinger. Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysning i kommunen/virksomheten* tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver skal informere og drøfte prinsippene for bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte minst én gang i året. Det skal utarbeides retningslinjer med formål om å øke antall heltidstilsatte. Det vises til vedlegg 2 "Lokale retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid". *Virksomhet i denne sammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune Rådmannen forstår det slik at det er stor politisk interesse for å realisere jobbgarantien som en prøveordning for lokal ungdom. Spørsmålet blir da hvordan en går fram innenfor de muligheter som finnes. Viktig i det videre arbeidet med saken, blir å ha en god dialog med arbeidstakerorganisasjonene. Det vises i denne forbindelse til Hovedavtalen, Del B: 3-1 Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte d) Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om: ledige og nyopprettede stillinger prosedyrer ved utlysing og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til, og intervju av aktuelle kandidater Slik blir denne saken spesiell, i og med at det griper direkte inn i arbeidsgivers plikter over for de tillitsvalgte. Det vil derfor neppe være forenelig med at Utredningskomiteen legger denne direkte fram for kommunestyret, uten å oppfylle Hovedavtalens forpliktelser. Rådmannen ser det som viktig at det under veis er en god dialog og drøfting mellom partene.
I samråd med ordfører og leder for Utredningskomiteen har rådmannen valgt å gjennomføre drøftingene i forkant av møte i Utredningskomiteen, slik at den kan med signalene fra arbeidstakerorganisasjonene i sitt videre arbeid (referat fra drøftingsmøte ettersendes). 2.0 Særskilte kompetansebehov og -krav Innenfor flere virksomheter stilles særskilt krav til kompetanse /alder i vikariatene. Dette gjelder innenfor f.eks. Helse- og Omsorgstjenesten. Her skal ungdommene ha fylt 16 år for f.eks. å kunne delta i «pleien». 3.0 Framtidig yrkesvalg For arbeidsgiver vil det å ha ungdommer i en sommerjobb gi muligheter for å markedsføre virksomheten på en positiv måte. For ungdommene vil praksis fra arbeidslivet kunne være nyttig erfaring å ta med seg på veien mot et framtidig yrkesvalg. Erfaringene kan være med å påvirke utdanning- og yrkesvalg og derigjennom også rekruttering og bosetting i kommunen. 4.0 Vikariat eller arbeidstrening Drøftingen over er i stor grad knyttet til begrepene «vikariat» og «stilling». En alternativ tilnærming er å betrakte en evt. sommerjobbgaranti som arbeidstrening og en form for erfaringsbasert læring for den definerte målgruppen. Da vil dette kunne være helt eller delvis et supplement til ordinær sommervikarer, der vedkommende går «utenpå» den ordinære bemanningen. De vil likevel kunne utføre et meningsfylt arbeid og «være en del av arbeidsstokken». 5.0 Hensynet til andre ungdomsgrupper Den foreslåtte garantiordningen for 15 17 åringene reiser spørsmålet: Hva med 18 og 19 (20)- åringene? Dette er ungdommer som kan være i et videregående skoleløp, og som ofte også har førerkort. Dette gjør dem mer mobile / fleksibel med hensyn til praktisk å kunne utføre enkelte arbeidsoppgaver som krever mobilitet. Mange vil også fortsatt kunne være i en fase der de vurderer framtidig utdanningsløp, og vil slik sett kunne ha nytte av «innspill» som en sommerjobb kan gi. Transport til/fra jobb vil være den enkelte sitt ansvar å organisere. 6.0 Egne initiativ Mange ungdommer er aktive og skaffer seg sommerjobb på egen hånd. Det vil være uheldig om en sommerjobbgaranti-ordning skal «ta drepen» på privat lyst og initiativ til selv å skaffe seg sommerjobb. Slike initiativ er i seg selv verdifull og kan være med på å utvikle «entreprenøregenskapene» hos en ungdom. Garantiordningen bør heller organiseres som et supplement, slik at den når «alle» - også de som ikke av en eller annen grunn skaffer seg sommerjobb på egen hånd. Retningslinjene for ordningen bør utformes på en slik måte at dette fanges opp. 7.0 Erfaring fra andre kommuner Andre kommuner har gjort tilsvarende ordning som Utredningskomiteen er bedt om å utrede. Eksempler på dette er Frøya, Bodø, Snillfjord og Beiarn kommuner. Saksbehandler har ikke funnet noe dokumentasjon på Web som sier noe om erfaringene med ordningen, og her heller ikke hatt tid til å innhente nærmere erfaringer fra kommunene. Også innen privat næringsliv har slike garantiordninger vært forsøkt med god hell, bl.a. i forhold til studenter i rekrutteringsøyemed innen bl.a. energisektoren.
8.0 Oversikt ungdommer 15 17 år Antallet ungdommer som kan være aktuell for en slik garantiordning i 2016 fordeler seg slik (folke registrert og bosatt i Engerdal kommune): Kjønn 15 år 16 år 17 år Jenter 10 3 4 Gutter 10 10 6 Kilde: SSB, Tabell 07459: Folkemengde, etter kjønn og ettårig alder Totalt teller aktuell aldersgruppe 43 personer, der 20 er 15 år, 13 16-åringer og 10 17-åringer. 9.0 Mulige arbeidsområder I samråd med virksomhetene /enhetene har rådmannen kartlagt mulige arbeidsområder for en slik ordning. Stikkordsmessig oppsummert kan flg. arbeidsområder være aktuelle (ikke uttømmende): Renhold Vaktmesteroppgaver (eks. plenklipping, deltagelse i forefallende arbeid) Forfallende vedlikeholdsoppgaver (beising, maling mv.) Kontorarbeid av ulike slag (?) IKT Forfallende oppgaver på Blokkodden Deltagelse i ulike aktiviteter, Fjellheimen Aktiviteter knyttet til Frivilligsentralen Kjøkkentjeneste (forefallende oppgaver) Renhold «SFO» på Frivilligsentralen Andre mulige områder (krever organisering og oppfølging av eksterne samarbeidspartnere / private): Fisking med levering til Femund Fisk Moseplukking Bærplukking (sesong) Arbeid hos private? Det vil være begrenset hva kommunen har kapasitet til å organisere av dette i eget regi. Det må nok være begrenset til å formidle kontakt med aktuelle personer som evt. kan følge opp slike tiltak i praksis. 10.0 Kostnader og finansiering Virksomhetenes ordinære vikarbudsjetter benyttes til å finansiere jobbgarantiordningen så langt ungdommene tilsettes i «ordinære» sommervikariater. På noen mulige områder (eks. vaktmestertjenesten), er det ikke avsatt midler til vikarer. Det kan derfor være behov for å finansiere en slik ordning med budsjettjustering etter 1. tertial. Alternativt kan det være behov for friske nye midler fra f.eks. disposisjonsfondet. Omfang og kostnad vet vi først noe om etter en kunngjøring. Dersom vi legger til grunn at alle 43 personene skal jobbe 2 uker, vil kostnadene bli som følger: 43 personer x 10 arbeidsdager x 7,5 timer = 3225 timer 3225 timer x kr 177 (timelønn inkl. sos. utg.) = kr 570 825
Kostnadene vil reduseres, avhengig av om ungdom selv skaffer seg sommerjobb i eller utenfor kommunen, eller av en aller annen grunn ikke er interessert i å benytte seg av garantiordningen. 11.0 Evaluering Det utarbeides evalueringsskjema som gir nødvendig bakgrunn for å kunne evaluere ordningen i full bredde (arbeidsgiver, ungdommene (arbeidstakerne) og arbeidstakerorganisasjonene. Dette legges fram for Utredningskomiteen senere, dersom det blir aktuelt. 12.0 Retningslinjer for prøveordningen Rådmannen har utarbeidet forslag til retningslinjer for prøveordningen som følger vedlagt saken. 13.0 Drøfting med arbeidstakerorganisasjonene I medhold av Hovedavtalen, del B, 3-1 (d) vil rådmannen drøfte saken med arbeidstakerorganisasjonene i forkant av møte i komiteen. Referat fra drøftingene vil bli ettersendt. Konklusjon: Det er Utredningskomiteen som innstiller til Kommunestyret. Rådmannen foreslår her noen punkter som oppsummering (som mulig hjelp), men må ikke oppfattes som noen innstilling i tradisjonell forstand. Utredningskomiteen kan komme fram til to alternative konklusjoner: a) Det gjennomføres ingen prøveordning med sommerjobbgaranti for ungdom 15 17 år b) Det gjennomføres prøveordning med sommerjobbgaranti for ungdom 15 17 år Dersom Utredningskomiteen kommer fram til hovedkonklusjon som beskrevet i pkt. b, vil sekretæren innarbeide de innspill komiteen kommer fram til i møte i et eget notat til kommunestyret, inkludert innstillingen. Innstillingen bør formuleres slik at tiltaket kan gjennomføres innenfor gitte rammer, slik at en unngår å måtte legge saken fram til ny behandling i kommunestyret (tidligst mulig 21. april). En mulig innstilling kan være som følger: 1. Utredningskomiteen tilrår at det gjennomføres en prøveordning med jobbgaranti for ungdom bosatt i Engerdal kommune i alderen 15-17 år sommeren 2016. 2. Vedlagte Retningslinjer for prøveordningen, jfr. vedlegg til saken, legges til grunn for gjennomføringen. 3. Prøveordningen gjennomføres innenfor en ramme på kr 500 000. Kostnadene dekkes ved bruk av disposisjonsfondet. 4. Utredningskomiteen legger fram en evalueringsrapport av prøveordningen til kommunestyret til møte i oktober 2016.
Retningslinjer for prøveordningen a) Sommerjobbgaranti-ordningen er et supplement til ordinære utlysninger/tilsettinger i vikariater knyttet til ansattes hovedferie, samt ungdom som på eget initiativ selv skaffer seg sommerjobb. b) Sommerjobbgarantien er knyttet til Engerdal kommune som organisasjon, og jobbinnholdet skal være tuftet på kommunens reelle behov. c) Prøveordningen kunngjøres, og interesserte personer i målgruppa søker deltagelse i ordningen. Rådmannen utarbeider utlysningstekst der det mulige arbeidsområder framgår. d) Søkere setter opp en prioritert liste over ønskede arbeidsområder. e) I rangeringen mellom interne kandidatene i ungdomsgruppa, legges prinsippene i Hovedtariffavtalen, kap 1, 2.2 til grunn. f) Det opprettes arbeidsavtale (herunder taushetserklæring), med avlønning i h.h.t. Hovedtariffavtalens bestemmelser. På denne måten omfattes de av kommunens forsikringsordning. g) Som «bosatt i Engerdal kommune» legges til grunn de i målgruppen som er registret som hjemmehørende i kommunen i Folkeregisteret.