Holmenhaugen Boligforening v/ styreleder Knut Bostad, Lybekkveien 34, 0770 Oslo www.holmenhaugen.no Oslo 02.04.2016 Til medlemmer av Holmenhaugen Boligforening GENERALFORSAMLING Styret innkaller til generalforsamling i Holmenhaugen Boligforening tirsdag 26. april 2016 kl. 19:00 i Ready-huset v/gressbanen. Dagsorden: a) Konstituering. b) Styrets årsberetning. c) Revidert regnskap og spørsmål om anvendelse av overskudd eller dekning av tap. d) Spørsmål om ansvarsfrihet for styret. e) Budsjett og vedlikeholdsplan. f) Valg av styre på 4 medlemmer med personlige varamedlemmer og valgkomité. g) Valg av regnskapskontrollør og fastsettelse av nevntes godtgjørelse. h) Fastsettelse av styrehonorarer. i) Styret ønsker e-postadressen til alle beboere. Styret har pr 1. mars ikke mottatt noen saker som medlemmene ønsket å behandle på generalforsamlingen. Mvh Holmenhaugen Boligforening v/styret 1
a) Konstituering. - Navneopprop - Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen b) Styrets årsberetning. Representanter Valgte representanter til verv i Holmenhaugen Boligforening har vært: Område Styrerepresentanter Vararepresentanter Valgkomité Vestre Knut Bostad Ane Skjønsberg Hennum Ida Ødegaard Midtre Jørgen Lundgard Øystein Thuen Hanne Gamme Søndre Moema S. Leite Klara Vatn Karl-Erik Bø Nordre Christian Ursin-Holm John W. Aschehoug Arne Aasrud Representant til styret i fellesarealene: Jørgen Lundgard Revisor: Geir Gamme. Styreleder har vært Knut Bostad. Møter Styret har i perioden hatt fem styremøter, en rekke befaringer og kontroller på utførte arbeider. Gjennomføring av planlagt vedlikehold 1 Hjelpende Hånd, har iht vedlikeholdsplan malt Holmensletta 1 og 6, og Holmenhaugen 9-11 og 2-4. Det har videre blitt reparert en del skader og mangler som har vært innrapportert på skadeskjemaer, med hovedfokus på utbedring av trapper. Arbeidene ble utført av 1 Hjelpende Hånd. Styret ber om at de som fortsatt venter på å få utbedret skader sender inn skadeskjema på ny. Frist for innlevering er 10. mai. Andre tiltak Ny forsikringsavtale inngått med If. Informasjon om denne er å finne på boligforeningens hjemmesider. Fellesarealet Holmen Fellesarealet Holmen (FAH) gjennomførte årsmøte i april mnd 2015. Agenda og referat fra dette er å finne på boligforeningens hjemmesider. Det vil i løpet av mai mnd bli gjennomført årsmøte for 2016. Forslag til saker som kan/bør tas opp her kan meldes til post@holmenhaugen.no. c) Regnskap. 2
Vedlikehold: Totale vedlikeholdskostnader: kr 1 223 028 Fellesutgifter: Regnskapet viser kr 44 279,- som restanse/fordringer og kr 49 318,- som forskuddsbetalte fellesutgifter. Årsregnskap og noter for 2015 med revisors beretning. Årets regnskap viser et underskudd på kr 67 239,-. Budsjettet for 2015 la til informasjon opp til et underskudd på 168 774,-. Hovedårsaken til avviket er at boligforeningen ikke budsjetterte med mottak av kundeutbytte fra Gjensidige. For ytterligere detaljer henvises det til vedlagt regnskap for 2015. d) Spørsmål om ansvarsfrihet for styret. e) Budsjett og vedlikeholdsplan for 2016. Egenkapital pr 1.1.2016 473 308,- Fellesinnbetalinger husleie 2016 1 730 000,- Snøbrøyting egenandel 15 000,- Eierskiftegebyr/purregebyrer 2 000,- Forventet utbytte Gjensidige 35 000,- Renteinntekter 500,- Sum inntekter 1 782 500,- Maling av -Holmensletta 3 218 175,- -Holmensletta 4 203 300,- -Holmensletta 8 203 300,- -Holmensletta 10 188 050,- -Lybekkveien 20 216 925,- -Snekkerarbeider 50 000,- -Mure- og blikkenslagerarbeider 50 000,- -Rørleggerarbeider/vann og avløp 50 000,- 3
-Utbedring trapper 50 000,- -Forsikringspremie If 305 000,- -Egenandeler If/erstatningsutbetaling beboere 40 000,- -Snørydding & påfyll strøsand 77 000,- -Honorar Anna Regnskapsbyrå 45 000,- -Styrehonorar 58 100,- -Arbeidsgiveravgift 8 200,- -Regnskapskontroll og leie av arkivplass 5 000,- -Kontingenter (FA Holmen & HLF) 3 500,- -Trivselkasse 6 000,- -Leie av containere 35 000,- -Møtelokale, kontorrekvisita 4 500,- -Nettsider & epost domene 3 000,- -Div. gebyrer & andre kostnader 2 000,- Sum kostnader 1 822 050,- Foreslått budsjett gir et underskudd på 39 550,- Ny egenkapital ved årets slutt 433 758,- f, g) Valg. Valgkomitéens forslag: Område Styrerepresentanter Vararepresentanter Valgkomitè Vestre Knut Bostad Ane Skjønsberg Hennum Ida Ødegaard Midtre Jørgen Lundgard Øystein Thuen Hanne Gamme Søndre Moema S Leite Klara Vatn Ellen Kilde Evensen Nordre Christian Ursin-Holm Marit Lefdal Arne Aasrud Representant til styret i fellesarealene: Øystein Thuen g) Valg av regnskapskontrollør og fastsettelse av nevntes godtgjørelse. 4
Forslag: Geir Gamme h) Fastsettelse av styrehonorar. Forslag: Styreleder har kr 33 500,- og øvrige styremedlemmer mottar hver kr 8 200,- i lønn. Valgt person under pkt g mottar kr 2 500,- for regnskapsgjennomgang og kr 2 500,- for arkivplass. Beløpene over medfører ingen endring ift 2015. i) Oversikt over e-postadressen til alle beboere. I samarbeid med IF forsikring ser vi på muligheten for å få forsikringspremien ned. Boligforeningen vil få redusert forsikring dersom hele huset/bygningen (1 og 2. etg.) har nye rør (rør i rør) og/eller nytt el anlegg. For at forsikringen skal ha full dekning er det også viktig at vi har oversikt over utbygging av loft/ kjeller eller påbygg, slik at vi har en oversikt over boligmassen som er forsikret. Vi ber derfor alle sende inn sin/sine e-post adresser til post@holmenhaugen.no. Spørreskjema om oppdatering av røranlegg / el anlegg og areal vi sendes ut fra styret i mai. Styret ønsker å presisere at egenandelen ved bruk at forsikringen skal dekkes av beboer selv. I tilfellene hvor skaden er oppstått uforskyldt vil boligforeningen dekke egenandelen. Med vennlig hilsen Holmenhaugen boligforening v/styret Vedlegg: Balanse, resultatregnskap og revisjonsberetning for virksomhetsåret 2015. Skademeldingsskjema 5
www.holmenhaugen.no Holmenhaugen Boligforening v/styreleder Knut Bostad, Lybekkveien 34, 0771 Oslo post@holmenhaugen.no RAPPORT OM SKADE OG/ELLER MANGLER. STYRET BER OM Å FÅ MELDING OM EVENTUELLE SKADER ELLER MANGLER SOM DET ER ØNSKELIG Å FÅ UTBEDRET INNEVÆRENDE ÅR. VI VIL GJERNE HA EN KORT OG KONSIS BESKRIVELSE AV SKADEN / MANGELEN UNDER. STYRET VIL SØKE Å SAMORDNE REPARASJONER HOS AKTUELLE HÅNDVERKERE. STYRET BER OM DERFOR OM AT EN EVT. SKADEMELDING LEVERES INNEN 10. MAI. KORT TID ETTER DENNE DATO VIL DET BLI GJENNOMFØRT EN BEFARING AV SAMTLIGE INNKOMNE SKADEMELDINGER. UTFYLT SKADERAPPORT SENDES SOM VEDLEGG PÅ EPOST TIL POST@HOLMENHAUGEN.NO. ALTERNATIVT KAN RAPPORTEN LEVERES SKRIFTLIG I POSTKASSEN TIL DEN STEDLIGE STYREREPRESENTANT. MELDERS NAVN :... MELDERS ADRESSE :... KONTAKTINFO :.. Mvh Holmenhaugen Boligforening v/styret 6
Geir Gamme Holmensletta 6 0770 Oslo 03.04.2016 Holmenhaugen boligforening Revisjonsberetning Holmenhaugen boligforenings årsregnskap for 2015 er gjennomgått, med fokus på og kontroll av de elementer som er nødvendige for å sikre at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil. Jeg mener at årsregnskapet gir et riktig bilde av foreningens økonomiske stilling pr 31/12-2015. Som revisor, Geir Gamme 7