Felles kontorsenter UNN Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) Tromsø av Åse-Merete Hansen, avdelingsleder ase.merete.hansen@unn.no Presentasjon via STYRK konferanse Norsk sykehus og helsetjenesteforening april 2008
ORGANISASJONSKART - Felles kontorsenter UNN etter klinikkorganisering aug.08 FKU
ORGANISASJONSKART Felles kontorsenter UNN Avdelingsleder Felles kontorsenter UNN (FKU) Kontorleder FKU Prosjektkoordinator FKU engasjementstilling Seksjonsleder FKU Narvik Seksjonsleder FKU Harstad Seksjonsleder Journalarkiv Tromsø 53 sekretærer 7 sekr. - skriving 2 sekr. arkiv 13 sekr. skriving 1 sekr. arkiv 8 sekr. arkiv
Bakgrunn Problemer med kontinuerlig lang skrivetid på pasientdokumentasjon ved enkelte avdelinger Arbeid i startgropen med salg på deler av skrivetjenesten Epikriseindikator - krav om epikrise innen 7 dager etter utskrivelse av pasient Ønske fra toppledelse om samtidighet mellom behandling og dokumentasjon
Prosjekt iverksatt skrivetjenesten skilles fra resterende kontortjeneste Toppledelsen ga klarsignal til å starte prosjektering for å se hvordan ivareta skrivetjenesten på en bedre måte innad i eget sykehus Styringsgruppe etablert av toppledelsen Prosjekt arbeidsgruppe bestående av en gruppe kontorledere og ledet av en prosjektleder Arbeidsgruppen jobbet frem en egen avdeling for skrivetjenesten
Felles kontorsenter UNN -pilot Pilotdrift i gang 05.02.2007 7 klinisk somatiske avdelinger som pilot Sekretærer overført fra pilotavdelingene Arbeidsoppgaver overført fra pilotavdelingene Avdelingsleder tilsatt 01.02.07 Oppstart i midlertidige brakkelokaler inne i sykehuset mens permanente lokaler utenfor sykehuset ble tilgjengelige og oppgraderte
Felles kontorsenter UNN videre fremdrift FKU-Narvik - ordinær drift 17.09.07 FKU-Tromsø - ordinær drift 19.09.07 FKU-Harstad - planlagt oppstart før sommeren 2008
Prioritering FKU skriving 1. Dokumentasjon merket som haster 2. Dokumentasjon på innlagte pasienter 3. Epikriser 4. Diverse notater stråle-/doseplannotat simulatornotat angio/pci telemedisinske notater journalnotater, brev o.l.) 5. Polikliniske notater
Klinikk i avdelingen Sekretærinndeling i forhold til de nye klinikkene i UNN Hver skriver for 4 avdelinger innenfor samme klinikk (inkl. den avdeling de er overført fra) Kvalitetssikring : Sekretærene blir spesialister innenfor fire fagområder
Hvordan har det gått? Overført tomme stillinger fra avdelingene stor restanse ved FKU i starten Stillingsbank blokkerer for ansettelser Sentralisering av sykefravær til FKU lang skrivetid Feil i DIPS-pasientjournal lengre skrivetid DIPS ikke er tilrettelagt for skriving fra en samlet kontortjeneste dårlig oversikt Skriving på tvers mange avvik ved oppstart
Hva er ordnet? Massiv sykefraværsoppfølgning- dette tar tid Innleid sekretærer på overtid Prosjektskriving HN IKT gir FKU prioritet - løst feilen i DIPS Undervisning i fellesrutiner Kontinuerlig internkontroll og opprydding i avvik
Hva gjenstår? Ansette i 6,3 ledige stillinger Besatt 41,9 av 48,2 stillinger Opprette vikariatpool via vikarbyrået Xtra? Internkontroll avvik Fortløpende undervisning
Samarbeidende avdelinger Kreftavdelingen Nevrokirurgisk avdeling Kvinneklinikken MedB Ortopedisk avdeling Barneavdelingen Avd. for gastroenterologisk kirurgi Avd. for urologi og endokrin kirurgi Avd. for fys.med. og rehab. Revmatologisk avdeling Nevrologisk avdeling Øre-nese-hals-avdelingen Plastikkirurgisk avdeling Hjertemedisinsk avdeling Nyremedisinsk avdeling Gastromedisinsk avdeling Geriatrisk avdeling Avd. for hjerte-/lunge-/karkirurgi Hudavdelingen (aug-08) Øyeavdelingen (juni -08)
Litt statustall Status per 14.04.08 lydfiler fra 18 avdelinger og 350 leger Stor bedring av skrivetjenesten: Totalt sett er skrivetjenesten ved sykehuset mer ajour enn tidligere, selv om noen få avdelinger er mindre àjour enn tidligere Dokumenttype Skrivetid Hastesaker daglig ajour Dokumentasjon på innl.pas. daglig ajour Epikriser 10 dager (49 epikriser) Brev 6 dager (31 brev) Poliklinikk 3 uker (fra 25.03.08)
Stillingshjemler Skriving Journalarkivet Tromsø 55 (46,2) 9 (7,92) Narvik 7 (6,5) 2 (2) Harstad 1 (1) ca 15 1 (1) TOTALT 90 ansatte i FKU per 31.12.08
Resterende kontortjeneste Omorganisering ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra 36 avdelinger til 10 klinikker Prosjekt: Sengepost og poliklinikkressurser