ephorte Brukerkurs saksbehandlere Denne kursdokumentasjonen er laget for kursdeltakernes personlige bruk. Kopiering og mangfoldiggjøring av hele eller deler av heftet er ikke tillatt uten tillatelse fra ErgoGroup Arrangement og Opplæring.
Forord Velkommen til kurs. ErgoGroup Arrangement og Opplæring har et av landets beste tilbud innen opplæring i administrative IT-verktøy og tilhørende fagområder. Vårt opplæringskonsept består av undervisning som kombinerer læremidler i form av kursdokumentasjon og interaktivt læreverktøy av høy kvalitet. Erfarne instruktører med høy kompetanse innen så vel fag som pedagogikk står for undervisningen. De ulike kursopplegg koordineres gjennom skolens eget kurssenter som vedlikeholder og videreutvikler konseptene. Kursopplæringen dekker et stort spenn av applikasjoner og fagområder, som for eksempel pedagogisk trening av opplæringspersonale og e-læring. Vi kan også tilby opplæringskonsulenter for produksjon av kundens opplæringsstrategi i forbindelse med prosjekter, samt drift av kursadministrasjon og kursdatabaser. I tillegg til undervisning i egne kurslokaler i Oslo har ErgoGroup Arrangement og Opplæring god erfaring med regional opplæringsvirksomhet gjennomført i kundens egne lokaler. Det leveres i dag en webløsning for kursgjennomføring i kundens egne kurslokaler. Vi ønsker velkommen til opplæring i regi av ErgoGroup. Kursnavn: Versjon ephorte brukerkurs saksbehandlere og ledere 1.8 ephorte web ErgoGroup 2005 side 2 av 61
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 6 1.1 Formål og målgruppe med kurset... 6 1.2 Formål med kursdokumentasjon... 6 2 VIKTIGE BEGREP OG NOARK-4... 7 2.1 Begreper knyttet til Noark-4 og ephorte... 7 2.2 Journalføring og arkivverdige dokumenter... 8 2.3 Arkiv og arkivdeler... 8 2.4 Klassering med ordningsprinsipp og ordningsverdi... 8 2.5 Prosesstyring... 9 2.6 Roller... 9 2.7 Tilgangsstyring... 9 2.7.1 Leserettigheter... 10 2.7.2 Skriverettigheter... 10 3 OPPSTART OG BRUKERGRENSESNITT... 11 3.1 Viktige knapper... 11 3.1.1 Online hjelp... 12 3.2 Oppstart av ephorte... 12 3.2.1 Hovedinndeling av skjermbildet... 12 3.2.2 Logge på... 14 3.2.3 Logge av... 14 3.2.4 Hurtigtaster og -menyer... 14 4 VENSTREMENYEN OG PREDEFINERTE SØK... 16 4.1 Seksjoner i venstremenyen... 16 4.2 Predefinerte søk... 16 5 ARBEIDE MED SAKER OG SAKSBEGREPET... 18 6 BEHANDLING AV INNKOMMENDE POST... 19 6.1 Postfordeling fordele saker og dokumenter... 19 ErgoGroup 2005 side 3 av 61
6.2 Avskrivning Besvare/avskrive mottatte dokumenter... 21 6.2.1 Avskrive med nytt utgående brev... 22 6.2.2 Direkte avskrivning... 23 7 OPPRETTE SAKER (RESERVERE NYE SAKER)... 24 7.1 Klassere en saksmappe... 25 7.2 Avslutte saker... 27 8 BEHANDLING AV UTGÅENDE OG INTERN POST... 28 8.1 Opprette utgående journalposter... 28 8.1.1 Sende kopi med e-post... 31 8.2 Opprette interne journalposter... 32 8.3 Opprette arbeidsdokumenter i saksmappe... 33 8.4 Ny utgående e-post... 34 8.5 Utvalgsbehandling... 35 8.5.1 Opprette saksframlegg... 35 8.5.2 Delegert behandling (vedtak etter fullmakt)... 36 8.5.3 Partsbrev... 37 8.6 Legge til vedlegg på journalposter... 38 8.6.1 Opprette nytt dokument som vedlegg til journalpost... 38 8.6.2 Sett inn vedlegg fra en annen journalpost... 39 8.7 Redigere journalpost angre ferdigstilling... 39 9 TILGANGSKODER OG SKJERMING... 40 9.1 Skjerme taushetsbelagte opplysninger... 40 9.2 Tilgangsgruppper... 42 10 DOKUMENTFLYT - HØRING OG GODKJENNING... 44 10.1 Sende dokument til godkjenning... 44 10.1.1 Sende til godkjenning ved innsjekking fra Word... 44 10.1.2 Funksjonen Send på godkjenningsrunde fra hurtigmeny:... 45 10.1.3 Sende dokument på intern høring... 46 10.2 Godkjenne mottatt dokument... 47 10.2.1 Gi kommentar til høring... 48 10.2.2 Følge opp utsendte godkjenninger og høringer... 50 11 SØKING OG OPPRETTE PREDEFINERTE SØK... 52 11.1 Hurtigsøk... 52 ErgoGroup 2005 side 4 av 61
11.2 Søk og avansert søk... 52 11.3 Fritekstsøking i dokument... 52 11.4 Opprette og lagre søk predefinerte søk... 53 12 LENKER OG LOGGFUNKSJONALITET... 56 12.1 Send hyperlenke til side med e-post... 56 12.2 Lenker mellom mapper og dokumenter... 56 12.3 Logger sporing av endringer... 57 13 OPPGAVER... 58 ErgoGroup 2005 side 5 av 61
1 Innledning 1.1 Formål og målgruppe med kurset Kurset skal gi saksbehandlere og ledere nødvendig kunnskap til å kunne bruke ephorte i forbindelse med dokumenthåndtering. Målgruppen for dette kurset og kursheftet er de som har behov og ansvar for å motta, fordele, skrive og søke etter dokumenter i virksomheten 1.2 Formål med kursdokumentasjon Kursdokumentasjonen følger en gitt kursprogresjon. Den er bygget opp i forhold til nivå på læringen og aktuell målgruppe. Kursdokumentasjonen vil derfor ikke kunne gi en så detaljert innføring og beskrivelse av alle funksjoner i ephorte slik en brukerveiledning vil. Konferer derfor alltid brukerveiledningen, som også ligger online i ephorte, dersom du senere trenger en nærmere forklaring på noe. For øvrig vises til hjelpefunksjonen i Internet Explorer, samt interne arbeidsrutiner og beskrivelser av hvordan ephorte skal brukes internt. ErgoGroup 2005 side 6 av 61
2 Viktige begrep og Noark-4 Ephorte er utviklet i henhold til kravspesifikasjonen NOARK-4 som Riksarkivet står bak. NOARK står for Norsk Arkivsystem. Noark-4 er den gjeldende standard for journalføring og arkivering i offentlige organer (statlige, fylkeskommunale og kommunale organer). Systemet dekker kravene i standarden og en rekke av de anbefalinger som er fremsatt. Det finnes mer informasjon om dette på Riksarkivets hjemmeside, der ephorte finnes omtalt som det første fullt ut godkjente systemet etter Noark-4 standarden. Siden Noark-4 er tilrettelagt for elektronisk arkivering har begrepet dokument nå fått betydningen elektronisk dokument eller papirdokument, i motsetning til i Noark-3 der det hadde betydningen "beskrivelse av papirdokument". Vi har med Noark-4 derfor fått noen nye begrep: 2.1 Begreper knyttet til Noark-4 og ephorte Sak - en sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer) og gjennom en del felles opplysninger (saksopplysninger). Journalpost (forkortet til JP) - betyr beskrivelse av dokument i papir eller elektronisk form. Registrering av referanseopplysninger om det enkelte dokument (med eventuelle vedlegg). En journalpost skal alltid være knyttet til en sak. Det kan være mange journalposter knyttet til en sak. Dokument selve dokumentet knyttet til journalposten. Et dokument er en avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt formål. Informasjonen kan bestå av tekst, data, grafikk og bilder. Det kan være flere dokumenter knyttet til en journalpost; ett hoveddokument, men flere eventuelle vedlegg. ErgoGroup 2005 side 7 av 61
2.2 Journalføring og arkivverdige dokumenter Journalføring er en systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om innkommende og utgående dokumenter, samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Dette vil være arkivverdige dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet som utøves. Dokumenter som ikke er arkivverdige skal ikke journalføres. Ikke arkivverdige dokumenter er verken gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon og de har gjerne en tidsbegrenset interesse. 2.3 Arkiv og arkivdeler Et arkiv omfatter de dokumenter som er produsert eller mottatt av en enkelt arkivskaper som ledd i dennes virksomhet. Et offentlig organ kan også ha flere arkivskapere (avdelinger, etater) som skaper hvert sitt arkiv.et arkiv er igjen delt opp i arkivdeler som angir logisk eller fysisk arkivering av saker f. eks saksarkiv og personalarkiv. 2.4 Klassering med ordningsprinsipp og ordningsverdi Hver arkivdel er ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp.et saksarkiv er ordnet etter emne, mens personalarkivet inneholdende saker som gjelder den enkelte ansatte, gjerne ordnes etter person (objekt). Klassering av en sak innebærer at det velges et ordningsprinsipp (arkivnøkkel) og tilhørende ordningsverdi (arkivkode). Målsettingen med å klassere en saksmappe er å lette gjenfinningen ved å gi saksbehandlere strukturerte søkemuligheter. Et ordningsprinsipp er et prinsipp for ordning av arkivmateriale. Ordningsprinsippet kan være emnebasert som i en arkivnøkkel eller objektbasert. Som eksempel på objektbaserte prinsipp kan en nevne ansatt, kunde, eiendom, bygning eller lignende. En administrativ sak vedrørende reparasjon av takrenner vil typisk klasseres med en emnebasert ordningsverdi; eks. 031.1 Anlegg, bygging, ombygging. En sak vedrørende den ansatte Ola Norman vil antakelig klasseres med en objektverdi; eks. på intitaler (ON), ansattnr, fødselsnr eller lignende. ErgoGroup 2005 side 8 av 61
2.5 Prosesstyring Ved hjelp av status-begrepet kan behandlingsprosessen i virksomheten styres. Det opereres med tre nivåer: Saks-status - (tidligere Under behandling og Avsluttet, i dag flere) Journalpost-status - (som indikerer hvor langt man er kommet i prosessen for den enkelte JP i saken) og Dokumentstatus - (som viser hvor langt saksbehandleren er kommet i produksjon av selve dokumentet som JP'en beskriver). 2.6 Roller I et Noark-4 system har alle brukere en rolle som, sammen med en del andre kriterier, styrer hva de får lov til å gjøre. Standardrollene er: Arkivleder/arkivar Saksbehandler Leder Systemadministrator Det finnes også egne roller for Utvalgssekretær, for såkalte Andre og Eksterne som bare skal ha søketilgang. 2.7 Tilgangsstyring Tilgangsstyringen i ephorte kontrollerer på hvilken rolle du har, hvilken tilgangskode som er satt på saken eller dokumentet og hvilken status det er på disse. Vi skiller på lese- og skriverettigheter. ErgoGroup 2005 side 9 av 61
2.7.1 Leserettigheter En brukers rettighet til å gjenfinne og lese informasjon. Styres via tilgangskoder og tilgangsgrupper og brukernes autorisering for ulike tilgangskoder. Bruk av tilgangskoder og aktiv skjerming av taushetsbelagt informasjon styrer hva som skal vises på offentlig journal, og hva man som bruker skal få lov til å lese og søke etter internt. Uten tilgangskode på sak eller dokument kan interne brukere lese alt og taushetsbelagt informasjon vil ligge åpent for offentligheten! 2.7.2 Skriverettigheter En brukers rettighet til å opprette saker, journalposter og dokumenter samt muligheter for å endre informasjon og skrive dokumenter. Styres via roller og tilgangsgrupper samt status på saker, journalposter og dokumenter ErgoGroup 2005 side 10 av 61
3 Oppstart og brukergrensesnitt 3.1 Viktige knapper I denne kursdokumentasjonen er det brukt eksempler på søk, hurtigmenyer og skjermbilder fra standard brukergrensesnitt. Verktøyknapp Betydning Mappe En mappe inneholder poster (journalposter / dokumentposter). Post En post er en registrering av et eller flere dokumenter; brev med vedlegg som er mottatt i en forsendelse Dokument Et dokument kan finnes i flere versjoner Versjon En versjon inneholder referanse til en fil (ett tekstdokument) To svært viktige verktøyknapper i skjermbildene: Verktøyknapp Betydning Hold musepeker over denne og høyreklikk for å få frem hurtigmenyen Når du klikker på dette ikonet på en arkfane, oppretter du en ny post. Når du klikker på denne i en listevisning, redigerer du gjeldende rad Start oppslag i hjelperegister Valg i hurtigmenyer gjør deg i stand til å utføre funksjoner for å opprette nye mapper, dokumenter med mer. Husk at det er forskjell på å se på, opprette en ny eller redigere en eksisterende saksmappe, journalpost eller tekstdokument. ErgoGroup 2005 side 11 av 61
3.1.1 Online hjelp Online hjelpefunksjon finner du ved å velge verktøyknappen hovedmenyen. i 3.2 Oppstart av ephorte Den enkelte virksomhet velger selv hvordan ephorte skal startes. For å starte programmet kan det være laget et menyvalg, en snarvei eller adressen til ephorte kan skrives inn direkte i adressefeltet i Internet Explorer. 3.2.1 Hovedinndeling av skjermbildet Skjermbildet består av tre deler: Menyen til venstre (venstremeny) viser hvilke søk og innbokser som er tilgjengelig for deg. Øvre høyre del brukes til å angi søkekriterier og se på et søkeresultat i denne dokumentasjonen er dette vinduet kalt søke/resultatliste-vindu Nedre høyre del brukes til å vise/redigere detaljer om en registrering i denne dokumentasjonen er dette vinduet kalt vise- /rediger detaljer-vindu ErgoGroup 2005 side 12 av 61
Hvilke funksjoner, inndelinger og valg som er tilgjengelig i utforskeren er tilpasset både den enkelte virksomhet og dine individuelle behov. De valg som finnes i denne dokumentasjonen, kan derfor avvike fra det oppsett som du har. Verktøylinja er fast for alle skjermbilder i ephorte. Følgende valg er tilgjengelige: Knapp Funksjon Logg på Denne bruker du når du logger deg på ephorte. Den kan også benyttes når du skal søke i en historisk base eller du ønsker å skifte rolle (hatt) som du er logget på med. Logg av Denne bruker du når du logger deg av ephorte. Sørger for at du går ut på en autorisert måte og slik at midlertidige internett-filer og cookies slettes Ny saksmappe Denne bruker du når du skal opprette en ny mappe (saksmappe, private mapper osv.) eller en ny katalogstruktur Hurtigsøk Vet du saksnr, dokumentnr eller løpenr, kan du starte et hurtigsøk direkte Søk Gir tilgang til å opprette et søk basert på de mest benyttede kriterier Avanert søk Gir tilgang til å velge mellom flere kriterier enn Søk. Søkebilde med mulighet for å bruke flere kriterier og søke etter flere poster i ulike tabeller. Send lenke Funnet noe interessant som andre bør se på? Send en lenke til saksmappe eller journalposten via e-post til en annen saksbehandler Maksimer vindu Lei av delte skjermbilder? Maksimer (se hele) vinduet. Hjelp Hvis trenger hjelp til noe i ephorte, kan du åpne hjelpefunksjonen herfra. Alternativer Her kan du endre passord og kontrollere at funksjoner for dokumentbehandling er korrekt satt opp ErgoGroup 2005 side 13 av 61
3.2.2 Logge på Pålogging i ephorte kan gjøres automatisk slik at du slipper å oppgi brukernavn og passord når du starter ephorte. Når du starter ephorte bør du kontrollere (fra statuslinjen øverst i skjermbildet) at du er pålogget med riktig rolle og database. Gå fram på følgende måte for å logge deg på ephorte: Klikk Logg på i hovedmenyen Velg riktig base (drift/produksjon, kurs eller en historisk base som inneholder saker og dokumenter fra avsluttede arkivperioder) Registrer brukernavn og passord Velg hvilken rolle vil logge deg på med Klikk OK Hvis du ønsker å logge deg på en annen database for eksempel kursbasen eller ønsker å bytte rolle, skal du foreta en ny pålogging; klikk Logg på. 3.2.3 Logge av Når du skal avslutte ephorte skal du ALLTID logge deg ut ved å klikke på Logg av i hovedmenyen. Hvis flere brukere deler samme PC skal du logge deg ut av ephorte. Dette gjøres på samme måte; Logg av knappen klikkes. 3.2.4 Hurtigtaster og -menyer Hurtigtaster kan benyttes i stedet for å bruke mus for å velge verktøyknapper eller for å bevege markøren mellom felt i registreringsbildet. ErgoGroup 2005 side 14 av 61
Det finnes følgende hurtigtaster: Trykk Hvis du vil Ctrl + Skift + understreket bokstav Velge verktøyknapp med understreket bokstav. Alt + Understreket bokstav Gå til et felt med understreket bokstav i ledetekst. Ctrl + Skift + O Start oppslag i felt markert med. Hurtigmenyer åpner seg når du plasser musepekeren over verktøyknappen og klikker på høyre musetast eller Skift F10. Hvilke valg som åpnes er avhengig av hvor menyen ble åpnet fra og hvilke rettigheter som du har. Eksempel 1: Hvis du står i en sak og holder musepeker over verktøyknappen på arkfanen Journalposter og åpner hurtigmeny vil du få følgende valg: Eksempel 2: Hvis du holder musepekeren over verktøyknappen på en registrert journalpost på arkfanen Dokumenter og åpner hurtigmenyen vil du få følgende valg: ErgoGroup 2005 side 15 av 61
Denne menyen skal benyttes for å oppdatere journalposter og når en skal behandle tekstdokumentet som er tilknyttet journalposten som hoveddokument. Valg som kan benyttes vises med uthevet skrift. 4 Venstremenyen og predefinerte søk 4.1 Seksjoner i venstremenyen Utforskeren i ephorte, venstremenyen, vil variere noe i forhold til den enkelte virksomhets behov og arbeidsmåter. Det finnes noen faste seksjoner (hovedmenyer) som heter; Felles søk, Mine søk, Mine oppgaver, Rapporter, Kataloger, Importsenter og Adm verktøy (samt Moduler med skanning for arkivpersonell). I tillegg er det mulig å ha en fast seksjon der spesifikke søk for aktuell rolle ligger; henholdsvis Saksbehandler-, Leder og Arkivsøk. Under seksjonene vil det ligge predefinerte søk, spesifikke rapporter og statistikker og ulike importsentre (eks Outlook innboks). 4.2 Predefinerte søk Søk som er forhåndsdefinert hvor søkekriterier og - verdier er angitt og lagret, fungerer slik at søket utføres direkte ved at du klikker på søkets navn (eks Restanser). Hvis søket er satt opp slik at du først skal fylle inn en verdi, så må for eksempel et datointervall, en administrativ enhet eller lignende fylles inn før du klikker Søk nå. Søkene plasseres i den seksjonen som virker mest naturlig og brukervennlig for virksomheten. Normalt er følgende predefinerte søk tilgjengelige for saksbehandlere og ledere, men den enkelte virksomhet kan selv navngi søk, endre søkekriteriene og opprette nye søk: Restanser Søket henter frem alle dokumenter du er tildelt med ansvar for å besvare/avskrive. Dokumentet blir liggende i denne listen til det er besvart eller avskrevet med kode. Under arbeid Dette søker henter frem alle dokumenter som du har under arbeid. Det vil si dokumenter du holder på å skrive, og som du ikke har ferdigstilt. ErgoGroup 2005 side 16 av 61
Mottatte journalposter Søket inneholder journalposter som du har mottatt som saksbehandler eller kopimottaker innen en tidsperiode f. eks de siste 31 dagene. Til fordeling Søket utføres normalt av ledere og henter frem alle journalposter hvor det ikke er påført en saksbehandler innen leders administrative enhet. Hvis du har rettigheter som leder kan du hente frem journalposten og fordele denne til en saksbehandler innenfor din administrative enhet. Utsjekkede dokumenter Dette søket henter opp dokumenter du har sjekket ut for redigering, og som du ikke har sjekket inn i ephorte igjen. Ordningsprinsipper (søk på emne) Dette søket lar deg lete fram saker som er registrert med en klassering. Først velger du hvilket ordningsprinsipp som du skal benytte for å lete deg frem til saksmappa, deretter velger du ordningsverdier. Du skal velge ordningsverdi inntil du får tilslag på saksmapper som er klassert med det emnet som du er ute etter. ErgoGroup 2005 side 17 av 61
5 Arbeide med saker og saksbegrepet Registrering av saker og saksopplysninger er først og fremst et redskap til å gruppere saksdokumenter som hører sammen, under en felles identitet. Dette letter oversikt og gjenfinning både i det elektroniske systemet og i det fysiske arkivet. Sakene knyttes opp mot mapper med bruk av arkivkode/ordningsverdi, arkivdeler og ved registrering av saksansvarlig og administrativ enhet. Det bør brukes litt tid internt i den enkelte virksomhet for å finne ut hva som regnes som en sak eller naturlig hører til en sak. Sakene følger gjerne arbeidsoppgavene eller virksomhetsområdet. I ephorte vil arkivtjenesten og arkivrollene opprette nye saksmapper og skanne dokumenter etter hvert som nye saker / dokumenter kom inn til virksomheten. Saksbehandlere og ledere kan selv opprette saker, se kapittel 7, men vi skal først se på hvordan vi mottar innkommet post. ErgoGroup 2005 side 18 av 61
6 Behandling av innkommende post Med et elektronisk arkiv- og saksbehandlersystem vi du motta posten din elektronisk. 6.1 Postfordeling fordele saker og dokumenter Når arkivtjenesten registrerer et nytt dokument, vil dette normalt bli fordelt direkte til den person som er ansvarlig for saken. Når arkivtjenesten oppretter en ny sak og registrerer første dokumentet i denne, vil de som regel kun påføre hvilken administrativ enhet som skal behandle saken og det mottatte dokumentet. Derfra kan ledere av enheten fordele posten videre til saksbehandler. Ved fordeling av første journalpost/dokument i en sak vil saksbehandler automatisk settes inn som ansvarlig for hele saken, slik at nye dokumenter heretter automatisk kommer direkte til den saksansvarlige. Det samme gjelder for interne dokumenter som blir sendt ufordelt til en administrativ enhet. Gå fram på følgende måte for å fordele dokumenter fra hurtigmeny: Klikk på predefinert søk Til fordeling. Høyreklikk på foran det dokumentet som skal fordeles og en hurtigmeny kommer opp. Dersom dokumentet er et inngående dokument (I) kan dette fordeles direkte fra søkeresultatet ved å velge Fordel fra hurtigmenyen. ErgoGroup 2005 side 19 av 61
Gå fram på følgende måte for å fordele dokumenter uten hurtigmeny: For andre dokumenttyper enn inngående eller når du ønsker å kikke nærmere på journalposten (og saken) før den fordeles; hent fram journalposten i vise-/rediger detaljer vinduet ved å klikke på innholdsfeltet i søkeresultatet. Fra arkfanen Avsender/mottaker (doktype I og U) eller Interne mottakere (doktype N og X) finner du den interne mottakeren som gjelder din enhet. Velg kommandoen Rediger intern mottaker fra verktøyknappen på denne journalposten. I redigeringsvinduet velger du korrekt administrativ enhet og saksbehandler Lagre og journalposten og saken er fordelt. I tabellen under fanen Interne mottakere kan du registrere hvem som evt. skal ha kopi av journalposten. Dokumentet du har fordelt blir liggende i søke/resultatlistevinduet til du eventuelt frisker dette opp ved å velge Til fordeling i venstremenyen på nytt. Dette fører til at dokumentet forsvinner fra søke/resultatlistevinduet. ErgoGroup 2005 side 20 av 61
6.2 Avskrivning Besvare/avskrive mottatte dokumenter Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Dokumentet kan avskrives ved at det blir opprettet et svardokument eller dokumentet kan avskrives direkte f. eks ved at det tas til etterretning. Følgende avskrivningsmåter kan benyttes: Bruk For å avskrive med *** Midlertidig svar - Skal benyttes når det er gitt et foreløpig svar i form av en utgående journalpost. Avskrivningsmåten innebærer at restansen ikke oppheves. BU NN TE TO TLF Utgående brev - Skal benyttes når det er gitt et endelig svar i form av en utgående journalpost. Avskrivningsmåten innebærer at restansen oppheves. Nytt notat - Skal benyttes når det er gitt et endelig svar i form av et internt dokument. Avskrivningsmåten innebærer at restansen oppheves. Til etterretning Journalposten avskrives ved å ta den til etterretning Til orientering Journalposten avskrives ved å ta det til orientering Avskrevet pr. telefon Journalposten avskrives ved at svar er gitt pr. telefon. Saksbehandlere har ansvar for å avskrive mottatte journalposter. For å følge opp og avskrive restanser, kan en benytte søket Restanser. I tillegg finnes det en avskrivningsmåte SA Sak avsluttet. Dersom du finner journalposter i systemet med denne avskrivningsmåten betyr dette at journalposten er avskrevet ved at saken er blitt avsluttet. Det er kun arkivet som har anledning til å avskrive journalposter med denne koden. ErgoGroup 2005 side 21 av 61
6.2.1 Avskrive med nytt utgående brev Gå fram på følgende måte for å avskrive en journalpost med nytt utgående dokument: Finn den journalposten som du ønsker å avskrive. Velg Besvar / avskriv og Svar på brev fra hurtigmenyen og du får opp en registreringsvindu med arvede opplysninger fra det innkommende brevet. Sett inn en beskrivende tittel på svardokumentet (her: satt inn Svar på foran foreslått innholdstittel) Hvis svardokumentet skal avskrive flere mottatte brev, skal du gjøre oppslag på restanser i saken Velg Lagre og nytt dokument for å opprette et tekstdokument i tekstbehandleren. De videre steg utføres som for nytt utgående brev. Det er også mulig å avskrive ved å svare med e-post. Velg i tilfelle Besvar/Avskriv og Svar med e-post fra hurtigmenyen. De videre steg utføres i så tilfelle som for ny utgående journalverdig e-post. ErgoGroup 2005 side 22 av 61
6.2.2 Direkte avskrivning Det er mulig å avskrive poster direkte ved å ta det til etterretning eller registrere at svar er avgitt pr. telefon eller lignende. Gå fram på følgende måte for å avskrive en journalpost direkte: Finn den journalposten som du ønsker å avskrive Velg Avskriv Jp fra hurtigmenyen Velg avskrivningsmåte og trykk OK ErgoGroup 2005 side 23 av 61
7 Opprette saker (reservere nye saker) Når saksbehandlere og ledere oppretter saker, gjør de dette ved å reservere saker. Det finnes et utall av valgmuligheter for å tilpasse ephorte til den enkelte virksomhet og deres arbeidsmetoder. Eksemplet her bygger på de vanligste innstillinger som er gjort. Gå fram på følgende måte for å opprette en ny sak: Klikk på verktøyknappen Ny Saksmappe: Registreringsvindu for oppretting av ny saksmappe vises. Registrer en beskrivende tittel. Arkivdel hentes automatisk fra din brukerprofil. Du skal kontrollere at det angitt riktig arkivdel for arkivering av saken, og eventuelt endre denne. Når saksbehandler/leder oppretter saken vil brukeridentiteten automatisk bli påført som saksansvarlig. Status settes automatisk til R Reservert sak ErgoGroup 2005 side 24 av 61
Klikk Lagre for å lagre registrering og lukke registreringsvindu. Den nye saken kommer nå fram i nedre høyre del av skjermbildet: 7.1 Klassere en saksmappe Klassering av saksmappe innebærer at det registreres en ordningsverdi fra et ordningsprinsipp. Gå fram på følgende måte for å klassere en saksmappe: Velg på arkfanen Saksdetaljer. Høyreklikk på foran Klassering og Velg ny klassering. Finn korrekt ordningsverdi ved å gjøre oppslag fra registeret og søk på betegnelse/ klasse eller skriv ordningsverdi direkte i feltet. ErgoGroup 2005 side 25 av 61
Klikk Lagre. Registrere ordningsverdi direkte Skriv inn konkret ordningsverdi i feltet Ordningsverdi og trykk TAB. Ordningsverdien og beskrivelsen fylles ut. Klikk Lagre. Søke etter ordningsverdi Hvis ordningsverdien ikke er kjent, må du gå inn i registeret og søke etter en beskrivelse eller en klasse fra arkivnøkkelen (ordningsprinsippet). Skriv inn ord du vil søke etter og klikk Søk. I feltene kan * (trunkering) benyttes hvis eksakt verdi ikke er tilgjengelig Velg ved å klikke på en aktuell kode fra søkeresultatet. Klikk Lagre. ErgoGroup 2005 side 26 av 61
Hvis sakstittel eller klassering inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet, skal du registrere en tilgangskode med tilhørende aktuell hjemmel for unntatt offentlighet og deretter ta stilling til hva som skal skjermes. Dette kommer vi tilbake til senere i kurset. 7.2 Avslutte saker Det er kun arkivtjenesten som har anledning til å avslutte (og gjenåpne) en saksmappe. Mappen avsluttes når saksbehandlingen er ferdig. Dette innebærer at det ikke er anledning til å registrere nye poster i saksmappen. Saksbehandler varsler arkivtjenesten om at en saksmappe skal avsluttes, og arkivet foretar så selve avslutningen. Gå frem på følgende måte for å varsle arkivet om at en saksmappe skal avsluttes: Søk fram saksmappe som skal avsluttes Velg Marker som ferdig fra hurtigmeny Sakens status oppdateres nå til verdien Saken skal avsluttes ErgoGroup 2005 side 27 av 61
8 Behandling av utgående og intern post 8.1 Opprette utgående journalposter Det vil i all hovedsak være saksbehandlere og ledere som produserer utgående elektroniske dokumenter. Hvis du for eksempel skal skrive et brev må brevet registreres med noen opplysninger; dvs det knyttes til en journalpost som igjen knyttes til en sak. Hvis du derimot har mottatt et innkommende brev/restanse, skal du besvare denne restansen (se eget kapittel) og dermed gjøre gjenbruk av en del opplysninger. Her gjennomgås de viktigste feltene for å registrere en selvstendig journalpost og tilknytte og skrive et dokument (et brev eller en e-post). Hent fram aktuell sak Høyreklikk på arkfanen Journalposter Velg Ny utgående Registreringsvindu for ny utgående journalpost åpnes: ErgoGroup 2005 side 28 av 61
Status vil være R-Reservert i det nye journalposter opprettes. Når dokumentet er ferdig, vil status endre seg til F-Ferdig. Journaldato tildeles automatisk dagen JP opprettes og kan evt endres hvis det går lang tid fra dokumentet først ble opprettet i ephorte til det faktisk er ferdig og sendt ut/ekspedert. Dokumentdato (dato for når dokumentet er datert) blir automatisk tildelt, men kan endres, dog ikke frem i tid. Skriv inn hva brevet gjelder i Innhold eller høyreklikk og velg Kopier sakstittel og bruk denne som et utgangspunkt for registreringen. Registrer Mottaker(e) under arkfanen "Mottaker" (flere fra arkfanen Flere mottakere ). Dersom mottaker er registrert i virksomhetens adresseregister, kan adresseopplysningene hentes ved å gjøre adresseoppslag bak knappen. For øvrig kan adressen skrives direkte inn. Registrer eventuelt hvem som skal ha kopi av dokumentet under fanen Interne mottakere. For å søke etter interne mottakere gjøres registeroppslag bak knappen og du kan søke her: ErgoGroup 2005 side 29 av 61
Klikk Lagre og nytt dokument Velg aktuell mal, kontroller at opplysninger fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet. ErgoGroup 2005 side 30 av 61
For virksomheter som benytter O2E (ephorte integrert med Outlook) må det lages en egen dokumentmal i HTML format for å kunne sende utgående journalposter direkte via Outlook som e-post. HTML-malen benyttes når saksbehandlere oppretter en utgående journalpost og velger malen e-post. Outlook starter og du kan benytte adresser i Outlook til å sende e-posten på vanlig måte. Dette blir registrert i ephorte og e-posten blir lagret som en utgående journalpost i saken. For andre dokumenter gjelder følgende: Klikk Tilbake til ephorte Web når du er ferdig med å skrive dokumentet. Bekreft at du vil lagre dokumentet. (Tekstdokumenter lagres på ditt hjemmeområde når du redigerer det. Når du er ferdig med å redigere dokumentet, flyttes det til et område på serveren som kun systemet har tilgang til. Dette kalles inn - og utsjekking. Tekstdokumenter sjekkes ut når de kopieres ut til ditt hjemmeområde og sjekkes inn i ephorte når arbeidet med tekstdokumentet er ferdig). Velg Marker dokument som ferdig hvis du er helt ferdig med dokumentet ditt. Klikk Utfør Dokumentet er nå ferdigstilt og det har fått et dokumentnummer (dokumentnr tildeles som regel først etter at dokumentet er ferdig, status F, men din virksomhet kan også ha en løsning som gjør at nummer tildeles ved oppretting av journalpost, status R). Hvis du ikke velger Marker dokument som ferdig, kun klikker på Utfør, vil dokumentet foreligge i status R, helt til du har gjort deg ferdig. Du vil blant annet finne dette dokumentet under søket Under arbeid. 8.1.1 Sende kopi med e-post Hvis du vil sende dokumentet til eksterne mottakere kan du sende kopi med e-post. For å sende et dokument til interne mottakere, brukes lenkefunksjonalitet (se kapittel 12). Det er også anledning til å sende en hel sak, en journalpost eller et dokument i en journalpost til en ekstern mottaker via e-post. Denne funksjonen er tilgjengelig uavhengig av saks- eller journalpoststatus. ErgoGroup 2005 side 31 av 61
Gå frem på følgende måte for å sende et dokumenter med e-post: Søk frem det du ønsker å sende med e-post o Fra hurtigmenyen på journalpost kan du via menyvalget Funksjoner/Send kopi med e-post sende ut alle dokumentene (både hovdedokument og vedlegg) i en e-post-melding o Fra hurtigmenyen på dokument kan du via menyvalget Send kopi med e-post sende det valgte dokumentet via e- post. Register / velg mottakere av post og kontroller meldingstittel Skriv inn en meldingstekst som skal følge e-posten og trykk Send. 8.2 Opprette interne journalposter Notater dvs interne dokumenter benyttes når du adresserer et brev eller notat til en intern mottaker eller du skal opprette et notat som skal følge saken. Med en intern mottaker menes en person som har tilgang til det samme saksbehandlingssystemet som deg selv. Hvis du ønsker at mottaker skal få restanse på dokumentet, skal du bruke dokumenttype N. Dokumenttype X forårsaker ikke restanse for mottakere. Interne journalposter opprettes på samme måte som en utgående journalpost, med følgende forskjeller: Fra saksnivå og arkfanen Journalposter Høyreklikk og velg Nytt Notat (N eller X) fra hurtigmenyen. Husk: Dokumenttype N utløser en restanse for hovedmottakere. ErgoGroup 2005 side 32 av 61
Mottakere velges ved å gjøre oppslag på saksbehandlere eller adm. enhet. Når du sender dokumenter internt i systemet til en administrativ enhet, uten å angi en intern mottaker (saksbehandler), vil dokumentene framkomme i søket Til fordeling i denne enheten. Derfra kan ledere enheten fordele posten videre til saksbehandler. Slå opp i det interne adresseregisteret for å velge aktuell adm. enhet. Adresseoppslag utføres fra knappen 8.3 Opprette arbeidsdokumenter i saksmappe Du kan opprette poster i en saksmappe som skal/kan arkiveres, men ikke journalføres. Arbeidsdokumenter (mappedokumenter) registreres ikke med mottakere. Dokumentet ligger kun i saksmappen, tilgjengelig for de som har rettigheter til dette. Gå fram på følgende måte for å opprette et mappedokument: Stå i arkfanen Journalposter i den aktuelle saksmappen Velg Nytt Mappedokument fra hurtigmeny Register tittel og velg Lagre og nytt dokument for å opprette tilhørende tekstdokument De resterende steg er som for utgående brev, men det er en vesentlig forskjell. Når du velger å ferdigstille et mappedokument så innebærer dette at det legges skrivebeskyttelse på tekstdokumentet. Mappedokumenter journalføres ikke. Disse vil i etterkant fremstå som dokumenttype Y - Arbeidsdokumenter i saken. ErgoGroup 2005 side 33 av 61
8.4 Ny utgående e-post Når du skal sende en e-post til en ekstern mottaker, og du vet at denne e- posten er journalverdig og skal journalføres, kan du opprette og sende denne e-posten direkte fra ephorte. Det vil da bli opprettet en utgående journalpost med meldingsteksten i e-posten som hoveddokument. Funksjonen er kun tilgjengelig for virksomhet har åpnet for bruk av e-post i systemet. Dette er løsningen utenfor Outlook-integrasjonen. For virksomheter som har Outlook integrert med ephorte - se generelt kapittel om utgående journalposter (kap. 8.1 Opprette utgående journalposter). Gå fram på følgende måte for å opprette en utgående e-post : Stå i korrekt saksmappe og åpne arkfanen Journalposter Velg Ny utgående e-post fra hurtigmenyen. Fyll inn mottaker i Til-feltene: I feltet Navn angir du navn på virksomhet eller person som e-posten skal sendes til. E- postadressen til mottakeren angir du i feltet E-post. ErgoGroup 2005 side 34 av 61
Skriv inn en beskrivende tittel i feltet Innhold. Skriv inn meldingsteksten i den store tekstboksen Velg Lagre for å arkivere e-posten som et konsept slik at du kan arbeide videre med den siden, eller velg Lagre og send for å ekspedere meldingen med e-post dersom den er ferdigstilt. 8.5 Utvalgsbehandling 8.5.1 Opprette saksframlegg I ephorte er det en egen modul for utvalgsbehandling der det er anledning til å opprette saksframlegg og referere dokumenter som skal behandles av utvalg. Etter at utvalget har fattet vedtak kan det opprettes et partsbrev. Saksframlegg inneholder utredning og innstilling i en sak som skal behandles i et utvalg. Saksframlegg meldes opp i ett eller flere utvalg som skal behandle saken. NB! Husk tilgangskode på saksframlegget dersom behandlingen skal unntas offentligheten (dette blir da tatt hensyn til i utvalgsbehandlingen). For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med dokumenttype S. Denne malen benyttes av saksbehandlere for å skrive saksfremlegg. Dette dokumentet vil typisk bestå av en saksutredning og administrasjonens forslag til vedtak (innstilling). ErgoGroup 2005 side 35 av 61
Gå fram på følgende måte for å opprette et saksfremlegg: Stå i korrekt saksmappe Velg Nytt saksframlegg fra hurtigmenyen på arkfanen Journalposter Registrer tittel i feltet Innholdsbeskrivelse Hvis du har avklart hvilke utvalg som skal behandle saken, kan du registrere sakstype og utvalg som skal behandle framlegget. De resterende punkter utføres som for utgående brev. 8.5.2 Delegert behandling (vedtak etter fullmakt) I denne modulen er det i tillegg til politiske utvalg, styrer og administrative utvalg registrert aktuelle Delegerte utvalg. Saker behandlet etter fullmakt skal vedtaksføres, dette skjer ved at det registreres en tilknytning til et delegert utvalg og at det som en følge av dette tildeles et vedtaksnummer. Det benyttes dokumenttype U ved delegert behandling. Gå fram på følgende måte for å opprette delegert behandling: Stå i korrekt saksmappe Velg Ny utgående fra hurtigmenyen på arkfanen Journalposter, evt. Besvar/avskriv Svar med brev. Registrer tittel i feltet Innholdsbeskrivelse Registrer mottaker under arkfanen Mottaker For å knytte denne Journalposten til vedtaksnummer i Delegert utvalg og få dette flettet inn i dokumentet, skal du nå velge knappen Lagre (IKKE Lagre og nytt dokument ). Gå til arkfanen Behandlinger, velg Ny utvalgsbehandling Velg Utvalgssakstype DS, deretter det delegerte utvalget du fatter vedtak iht. i feltet Utvalg. Klikk Lagre. ErgoGroup 2005 side 36 av 61
Gå til arkfanen Dokumenter, velg Nytt tekstdokument, velg dokumentmal for delegert behandling (denne vil ha automatisk innsett av vedtaksnummer). De resterende punkter utføres som for utgående brev. 8.5.3 Partsbrev Etter at saken er ferdig behandlet og det er fattet endelig vedtak, skal melding om vedtak sendes til berørte parter i saken. Dette kan gjøres ved å opprette et partsbrev. Et partsbrev vil normalt bestå av et dokument hvor saksfremlegget med vedtak er kopiert inn. Gå frem på følgende måte for å opprette et partsbrev: Søk frem saksmappen med saksframlegget hvor melding om vedtaket skal ekspederes. Melding om vedtak vil adresseres til de som er registrert som part i saken. Kontroller gjerne hvem som er registrert som part i saken. Finn saksframlegget og gå til arkfanen Behandlinger. På denne arkfanen velger du Lag partsbrev fra hurtigmenyen. ErgoGroup 2005 side 37 av 61
I dialogboksen som fremkommer skal du registrere en beskrivende tittel for journalposten og kontrollere hvem som denne er adressert til. Klikk Lagre og nytt dokument. Velg dokumentmal. Det vil nå bli opprettet et tekstdokument med saksframlegg og alle saksprotokoller på neste side. Samlet saksfremstilling Du vil i tillegg til Lag partsbrev finne valget Vis samlet saksfremstilling. Her vil du få produsert et dokument som består av saksfremlegget og tilhørende saksprotokoll. 8.6 Legge til vedlegg på journalposter 8.6.1 Opprette nytt dokument som vedlegg til journalpost Under en journalpost kan det registreres flere dokumenter. Det første dokumentet som tilknyttes posten, betegnes som hoveddokument. Når det opprettes flere dokumenter, vil disse regnes som vedlegg. Gå frem på følgende måte for å opprette et nytt vedlegg til en post: Stå i den aktuelle journalposten Velg Nytt vedlegg fra hurtigmenyen i arkfanen Dokumenter Gi vedlegget en beskrivende tittel og velg Lagre og nytt dokument for å knytte et tekstdokument til vedleggsregistreringen. De resterende steg er som for utgående dokumenter. Når man ved innsjekking markerer et vedlegg som ferdig, vil dette bare medføre ErgoGroup 2005 side 38 av 61
at det aktuelle vedlegget blir skrivebeskyttet. Selve journalposten vedlegget er knyttet til får ikke endret status til F-ferdig. 8.6.2 Sett inn vedlegg fra en annen journalpost Det er mulig å sette inn et dokument som tilhører en annen journalpost som vedlegg. Gå frem på følgende måte for å sette inn vedlegg fra en eksisterende journalpost: Velg Knytt til eksisterende dokument fra hurtigmenyen på arkfanen Dokumenter i den aktuelle journalposten Velg verktøyknappen for å utføre et søk på dokumenter. Skriv inn for eksempel tittel på dokumentet og hvem det er utarbeidet av som søkekriterium. Pek på dokumentet som skal være vedlegg og trykk Lagre 8.7 Redigere journalpost angre ferdigstilling Hvis du har bekreftet at journalposten er ferdig og klar for journalføring, men oppdager feil eller mangler, kan du angre denne handlingen. Saksbehandler kan endre status fra F til R og tilbake igjen. Høyreklikk på jp-ikonet og velg Rediger : Det er kun journalposter med status F som du kan angre ferdigstilling av. Hvis journalposten har fått status E ekspedert eller J - journalført, må du kontakte arkivtjenesten. ErgoGroup 2005 side 39 av 61
9 Tilgangskoder og skjerming Hva som skal vises på offentlig journal og hva bruker skal få lov til å lese og søke etter internt i ephorte, styres ved hjelp av tilgangskoder og aktiv skjerming av opplysninger på sak- og journalpostnivå. Kun de som har tilgang til påført tilgangskode, innenfor aktuell administrativ enhet, kan lese det som er skjermet internt. Arkivtjenesten foreslår gjerne tilgangskode med tilhørende hjemmel og skjerming av taushetsbelagte opplysninger på nye saker og dokumenter som kommer inn. Du som er saksbehandler / leder har imidlertid ansvar for offentlighetsvurderingen. Husk også å ta stilling til tilgangskode og hjemmel for nye utgående og interne dokumenter du oppretter. 9.1 Skjerme taushetsbelagte opplysninger Hvis sakstittel eller klassering inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet, skal du registrere en tilgangskode på saken og gjøre oppslag på hjemmel for unntatt offentlighet. Vær oppmerksom på at hver enkelt journalpost i saken MÅ ha en egen offentlighetsvurdering uavhengig av sakens tilgangskode. Det elektroniske dokumentet blir automatisk skjermet når det er påført tilgangskode på journalposten. Skjerme tekst Når tilgangskode og hjemmel er påført er det er anledning til å skjerme ord eller fraser i tittelen som er unntatt offentlighet. Dette gjøres ved å merke ordene som skal unntas offentlighet og velge Merk tekst som skjermet fra hurtigmenyen. Skjerme felt For å skjerme felt må en annen funksjon benyttes. Hvis du haker av for unnta offlighet (u.off) blir hele feltet /verdien skjermet. Skjerming av felt kan gjøres for avsender/mottaker (på JP) og for ordningsverdier (på ErgoGroup 2005 side 40 av 61
sak).hvis du vil skjerme en avsender eller en mottaker av et dokument, må du sette en hake i feltet U.off. Hvis det er behov for å skjerme selve ordningsverdien på saksnivå, må du redigere feltet Klassering og sette en hake i feltet U.off. ErgoGroup 2005 side 41 av 61
9.2 Tilgangsgruppper I enkelte tilfeller kan det være at du må dele ut lese og skriverettigheter til andre. Dette behovet melder seg spesielt når det er behov for å arbeide på tvers av de administrative skillelinjer. Til dette formålet brukes tilgangsgrupper. Tilgangsgruppe på saksmappe kan benyttes for å gi andre lesetilgang til skjermet informasjon som er registrert på saksnivå og å gi andre saksbehandlere utenfor egen enhet anledning til å opprette nye journalposter i saksmappa. Tilgangsgruppe på journalposter (journal- og dokumentposter) benyttes for å gi andre lesetilgang til skjermet informasjon og å gi andre saksbehandlere i egen eller andre administrative enheter skriverettigheter til tekstdokumenter som er tilknyttet posten. Det finnes to typer tilgangsgrupper: Type Faste Ad hoc Beskrivelse Tilgangsgruppen er opprettet på forhånd og kan velges ved hjelp av oppslag. Gruppen kan gjenbrukes på flere mapper og poster. Tilgangsgruppen opprettes og tilknyttes en enkelt saksmappe eller journalpost. Gruppen kan ikke gjenbrukes. Saksansvarlig eller dennes leder kan legge til tilgangsgrupper på saker. Saksbehandler eller dennes leder kan legge til tilgangsgrupper på journalposter de selv er ansvarlige for. Gå fram på følgende måte for å legge en fast tilgangsgruppe på en sak eller journalpost: Søk fram saken eller journalposten som du skal registrere tilgangsgruppe på. Åpne arkfanen Ansvarlig/tilgang. I feltet Tilgangsgruppe skal du gjøre oppslag på registrerte grupper. Søk frem og velg tilgangsgruppe. ErgoGroup 2005 side 42 av 61
Gå fram på følgende måte for å opprette en ad hoc tilgangsgruppe på en sak eller journalpost: Søk fram saken eller journalposten som du skal registrere tilgangsgruppe på. Plasser markøren over verktøyknappen og velg Funksjoner Lag tilgangsgruppe fra hurtigmenyen. Start oppslag på saksbehandlere og velg metode for å plukke medlemmer til gruppen. Husk å markere om medlemmer skal ha skriverettigheter til saksmappen / journalposten! ErgoGroup 2005 side 43 av 61
10 Dokumentflyt - høring og godkjenning Seksjonen Mine oppgaver inneholder funksjoner for dokumentflyt og to mal-typer er foreløpig standard i denne modulen: 1. Godkjenning - som brukes når du vil sende et dokument du har skrevet til andre ephorte-brukere, f.eks din leder, for godkjenning. 2. Høring som brukes når du vil sende et dokument du holder på å utarbeide rundt til kollegaer/andre brukere av ephorte for å få kommentarer og innspill til dokumentet. 10.1 Sende dokument til godkjenning Dokumenter blir sendt til godkjenning ved hjelp av funksjonen for dokumentflyt. Dokument kan sendes til godkjenning ved innsjekking av dokumentet fra Word eller via funksjonen Send til godkjenning fra hurtigmenyen for journalpost. 10.1.1 Sende til godkjenning ved innsjekking fra Word. Denne metoden gir mulighet til å sende til godkjenning til kun en person. Dersom dokumentet skal godkjennes av flere benytter du funksjonen Send til godkjenning fra hurtigmenyen for journalpost etter at dokumentet er sjekket inn. Gå fram på følgende måte for å sende til godkjenning ved innsjekking fra Word: Angi at dokumentet skal sendes til godkjenning når du returnerer fra tekstbehandleren ved å hake av for Til godkjenning og velg hvem som skal godkjenne dokumentet, sjekk at det er riktig adm. enhet samtidig. ErgoGroup 2005 side 44 av 61
Dersom du ønsker at godkjenner skal lagre endringer i dokumentet som en ny versjon, haker du også av for Legg på skrivebeskyttelse (betyr at opprinnelig dokument ikke kan endres). Trykk deretter på Utfør -knappen. Det vil da opprettes en dokumentflyt hvor dokumentet med eventuelle vedlegg blir sendt til godkjenner. Når godkjenner har utført oppgaven aktiveres siste oppgave i flyten og dokumentet blir returnert til deg som en ny oppgave (kontrolloppgave). Du kan da gå gjennom eventuelle merknader og ferdigstille/ekspedere dokumentet. 10.1.2 Funksjonen Send på godkjenningsrunde fra hurtigmeny: Flyten opprettes fra arkfanen Dokumentflyt på Journalpostnivå. Denne metoden egner seg spesielt godt når et dokument skal godkjennes av flere personer eller ledere før vedtak kan ekspederes (trinnvis saksbehandling). Gå fram på følgende måte for å bruke Send på godkjenningsrunde fra hurtigmeny: Velg Send på godkjenningsrunde i hurtigmenyen for journalpost og arkfanen Dokumentflyt. Velg saksbehandlere/ledere som skal godkjenne dokumentet ved å gjøre oppslag mot registrerte saksbehandlere. Kontroller at alle som skal godkjenne dokumentet er registrert og velg Lagre ErgoGroup 2005 side 45 av 61
Det vil da opprettes en dokumentflyt hvor posten blir sendt til en og en deltaker i angitt rekkefølge. Disse oppgavene vil deltakerne motta i seksjonen Mine oppgaver i venstremenyen under søket Nye oppgaver Hvis en deltaker underkjenner dokumentet, avbrytes flyten og du får dokumentet i retur ved at gjenstående godkjenningsoppgaver avbrytes og siste oppgaver aktiviseres. Hvis deltakere en etter en godkjenner dokumentet, aktiviseres siste oppgave i flyten hvor du blir bedt om å gjennomgå eventuelle innspill som er registrert. 10.1.3 Sende dokument på intern høring Dokumenter kan sendes på intern høring (sirkulasjon) ved hjelp av funksjonen for dokumentflyt. Flyten opprettes fra arkfanen Dokumentflyt på journalpostnivå. Denne metoden egner seg godt når du ønsker å innehente innspill fra en rekke andre saksbehandlere. ErgoGroup 2005 side 46 av 61
Gå fram på følgende måte for å sende en journalpost på intern høring: Velg Send på høring i hurtigmenyen for journalpost. I skjemaet kan du enkelt velge saksbehandlere som skal delta i høringen ved å gjøre oppslag på registerte saksbehandlere. Kontroller deretter at alle deltakere i høringsrunde er valgt og velg Lagre. Det vil da opprettes en dokumentflyt med en oppgave som er tilordnet hver deltaker i prosessen. Disse oppgavene vil deltakerne motta i seksjonen Mine oppgaver i venstremenyen under søket Nye oppgaver Når alle deltakere har utført oppgavene, aktiviseres siste oppgave. Denne innebærer at du skal gjennomgå de innspill som har kommet i prosessen. 10.2 Godkjenne mottatt dokument Dokumenter du mottar til godkjenning eller høring finner du under Nye oppgaver i seksjonen Mine oppgaver i venstremenyen. Alle mottatte oppgaver vises i en listevisning. Fra listevisingen kan du hente opp tilhørende saksmappe, journalpost eller tekstdokument, omfordele og utføre oppgaver. Redigeringssymbol gir deg anledning til å utføre oppgaven ved å høyreklikke å få fram hurtigmenyen. Snr/Lnr angir om oppgaven er tilknyttet en saksmappe eller en journalpost. Dokument-ikon gir deg anledning til å lese dokumentet direkte fra listevisningen. ErgoGroup 2005 side 47 av 61
For å behandle en oppgave skal du åpne hurtigmenyen og velge: Velg For å Utfør oppgave Skrive merknad og markere oppgave som fullført Marker som fullført For å kvittere ut oppgave som fullført Rediger For å omfordele oppgave, skrive merknad, kvittere ut etc Gå fram på følgende måte for å utføre en oppgave: Søk frem oppgaven ved å utføre søket Nye oppgaver. Velg Utfør oppgave fra hurtigmenyen Registrer eventuelt din kommentar og velg beslutningskode (Godkjent/Ikke godkjent). 10.2.1 Gi kommentar til høring Framgangsmåten for å behandle oppgaver til høring er på samme måte som ved godkjenning. Du kan redigere/skrive inn merknader på slike dokumenter direkte i dokumentet. Gå fram på følgende måte for å skrive inn merknader i dokumentet: Åpne journalposten ved å klikke på lenken Snr/Lnr Gå til arkfanen Dokumenter og åpne dokumentet for redigering fra hurtigmenyen. I noen tilfelle kan den som sendte dokumentet ut på høring ha bestemt at høringsdeltagerne må legge inn sine kommentarer i en ny versjon. I slike tilfelle vil kommandoen Rediger tekstdokument ikke være aktiv i hurtigmenyen. Du må da velge kommandoen Ny versjon for å få åpnet dokumentet for redigering. Dokumentet blir nå åpnet i Word i en ny versjon, og du kan redigere i denne. Ofte kan det være lurt å bruke Word sin funksjon for Spor endringer slik at de kommentarer og endringer du legger inn vises tydelig. Når du har redigert ferdig dokumentet lagrer du det på vanlig måte med Tilbake til ephorte Web og sjekker dokumentet inn. ErgoGroup 2005 side 48 av 61