Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 31. mai 2010 kl. 08.30 i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse

ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 2 Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 31. mai 2010 kl. 08.30 i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 9/10 Kommunens årsregnskap og årsmelding 2009 med revisjonsberetning 10/10 Årsrapport 2009 fra skatteoppkreveren, med kontrollbrev fra Skatt Vest 11/10 Oppfølging av forvaltningsrevisjon: Kvalitet i pleie og omsorg 12/10 Kommunens tertialrapportering pr 1. tertial 2010 13/10 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 30.04.2010 14/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller EVENTUELT MELDINGER Periode: 09. februar 2010-31. mai 2010 Nr. Referatsakstittel 3/10 Tilsyn med Strand kommune Administrasjonen er invitert til sakene 9, 10, 11 og 12, Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e- post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Strand, 26. mai 2010 Jens Petter Thoresen Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

KONTROLLUTVALGET I STRAND PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 1 Møtedato: 08. februar 2010 Utvalgssaksnr.: 1/10-8/10 Innkalt: Jens Petter Thoresen Harald Arvid Alvestad Jorunn Gro Melberg Carleen Britt Hettervik Einar Berge Andre tilstede: Fra kommunen møtte: Forfall: Det var ingen forfall. Rådmannen Jan Ola Syrstad og kommunalleder teknisk og næring Jan Leland er invitert til sak 25 og 26 Fra Rogaland Revisjon IKS møtte: Tore Kristensen. Fra Rogaland Kontrollutvalgssekretariat møtte Per Kåre Vatland Møtet startet kl. 08.30 og varte til kl. 10.45. Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 30. november 2009 ble godkjent uten merknader. 1/10 Orientering fra administrasjonen Kommunalleder teknisk og næring Jan Leland orienterte om kontrollutvalgets forespørsel. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering 2/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Skoler i Strand Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand bestiller forvaltningsrevisjonen Skole i Strand tilpasset opplæring i tråd med framlagt forslag til prosjektmandat, med de endringer som kommer fram i møtet. 2. Kontrollutvalget ber om at rapporten blir levert innen mai 2011. 3/10 Bestilling av selskapskontroll i Ryfylke Miljøverk IKS Einar Berge meldte seg inhabil i saken, etter forvaltningslovens 6, 2. ledd, og fratrådet under behandling av saken. Varamedlem var ikke innkalt. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt 2

VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand bestiller selskapskontroll i Ryfylke Miljøverk i tråd med framlagte kontrollmandat med de endringer om kommer fram i møtet. 4/10 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.09 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar budsjettoppfølging pr 31.12.09 til etterretning. 5/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar oversikt over status prosjekter og kontroller januar 2010 til orientering. 6/10 Kontrollutvalgets årsmelding 2009 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand vedtar det framlagte forslaget til årsmelding for 2009. 2. Årsmeldingen videresendes kommunestyret i Strand. 7/10 Rundskriv H-02/09: Tolkninger fra Departementet - kontroll og revisjon Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Oversikten over hovedpunkter i Rundskriv H-02/09 vedr kontroll og revisjon tas til etterretning. 8/10 Styrking av egenkontroll i kommunene - orientering om rapport Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar saken til orientering. MELDINGER Periode: 01. desember 2009-08. februar 2010 Nr. Referatsakstittel 1/10 Forbrukerrådet: Stor undersøkelse av teknisk etat 2/10 Rapport fra tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i avlastningsbolig i Strand kommune (2009) Meldingene ble tatt til orientering. 3

EVENTUELT Det var ingen saker uner eventuelt Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Saksliste Neste sak 4

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800186 : E: 210 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.05.2010 9 /2010 KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2009 MED REVISJONSBERETNING Bakgrunn Kontrollutvalget skal iht. til kommunelovens 77, 4. ledd og forskrift om kontrollutvalg 7 uttale seg om kommunens årsregnskap før kommunestyret vedtar regnskapet. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Etter kontrollutvalgsforskriftens 8 skal også kontrollutvalget påse at revisjons merknader i forhold til regnskapet (i revisjonsberetning og årsoppgjørsnotatet) blir fulgt opp. Saksutredning Regnskapet for 2008 viser et netto driftsresultat på 3,9 mill kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0,- I årsmeldingen kommenterer rådmannen det regnskapsmessige resultat slik: Selv om regnskapet viser et positivt netto driftsresultat er kommunens økonomiske situasjon langt fra tilfredsstillende. Resultatgraden er 0,64 %, mens målet for kommunesektoren generelt og for vår kommune må være en resultatgrad på minst 3 %. Kommunen har høy gjeldsbelastning. Renter og avdrag på gjeld vil være en betydelig utgift som tynger driften av kommunen. Etter en periode med lave lånerenter er det varslet en fortsatt oppgang i rentenivået i tiden som kommer. Dette vil øke kommunens finanskostnader ytterligere og gjør det enda mer nødvendig å begrense låneveksten. Nøktern og realistisk budsjettering av eksisterende tjenesteproduksjon, tilbakeholdenhet i forhold til å etablere nye tilbud, sterk budsjettdisiplin og stor forsiktighet på investeringssiden vil være elementer i en strategi for å bedre den økonomiske situasjonen og gjenvinne noe handlingsrom. Rådmann og økonomisjef er invitert til å orientere i møtet. Det vises ellers til årsregnskap og årsmelding og rådmannens orientering i møtet. Revisjonsberetning og revisjonens årsoppgjørsnotat 2009 Rogaland Revisjon IKS har avgitt en revisjonsberetning med følgende presiseringer: Uten at det har betydning for de konklusjoner som er trukket i avsnittet over, vil vi presisere at kommunen ikke har hatt tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingsloven 5-12 krever og at kommunen ikke har brukt innbetaling av avdrag på utlån til nedbetaling av kommunens innlån i tråd med kl 50 7,e. Vi presiserer og at sen regnskapsavleggelse har medført at revisjonsberetning er avlagt etter fristen den 15.04.2010 5

Årsoppgjørsnotatet oppsummerer årsoppgjøret og revisjonen gjennom året. Notatet danner grunnlag for en evt. oppfølging fra kontrollutvalget iht. 8, som nevnt innledningsvis. Revisor uttalt i årsoppgjørsnotatet at dette ikke gjelder merknader vedrørende løpende forbedring og effektivisering av normal drift. Revisor mener at kontrollutvalget for 2009 bør få en tilbakemelding på presiseringer i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget velger selv om de også vil ha tilbakemeldinger fra forhold som er nevnt i årsoppgjørsnotatet. Kontrollutvalget skal etter forskriftens 7, uttale seg om årsregnskapet etter at de har mottatt revisjonsberetning og øvrig dokumentasjon fra revisjonen. Regelen innebærer at kontrollutvalget kan knytte kommentarer til årsregnskapet eller revisjonens merknader, som skal følge med til kommunestyret når de behandler regnskapet. Kontrollutvalgets kommentarer skal være kjent for formannskapet når de avgir innstilling til kommunestyret. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand har ingen kommentarer til årsmelding og regnskap 2009 for Strand kommune ut over det som går frem av revisjonsberetningen for 2009 og revisors årsoppgjørsnotat. 2. Kontrollutvalget i Strand ber rådmannen innen 04.10.10 gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan presiseringene i revisjonsberetningen er fulgt opp. SANDNES, 26.05.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Kommunens årsregnskap og årsmelding Sendes ut fra kommunen 2. Revisjonsberetning for 2009. 3. Årsoppgjørsnotat 2009 brev nr. 6 fra Rogaland Revisjon IKS. Saksliste Neste sak 6

Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: Tore Kristensen Vår dato: 27.05.2010 Vå r referanse: Side: I av I Til Kommunestyret i Strand kommune REVISJONSBERETNING FOR STRAND KOMMUNE FOR 2009 Vi har rev idert årsregnskapet for Strand kommune for regnskapsåret 2009, der driftsregnskapet viser et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr O. Vi har også revidert de budsjettvedtak og disposisj oner som ligger ti l grunn for regnskapet. Videre har vi revidert opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomi ske oversikter og noteopplysni nger. Kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift om årsregnskap og årsberetning og god kommunal regnskapsskikk i Norge, er anvendt ved utarbeidelsen av regnskapet. Årsregnskapet og årsberetningen er avgitt av administrasjonssjefen. Vår oppgave er å uttale oss om årsregnskapet og øvrige forhold i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Vi har utført revisjonen i samsvar med komm uneloven, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder revisj onsstandarder vedtatt av Den norske Revisorforening. Revisjonsstandardene krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inn eholder vesentlig feilinformasjon. Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og vesentlige regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av årsregnskapet. I den grad det fø lger av god kommunal revisjonsskikk, omfatter revisjon også en gjennomgåelse av kommunens økonomiforvaltning og den interne administrative kontroll. Vi mener at vår revisjon gi r et forsvarli g grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 3 1. desember 2009 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge fo r ordentl ig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge opplysningene i årsberetningen 0 111 årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Uten at det har betydning for de konk lusjoner som er trukket i avsnittet over, vi l vi presisere at kommunen ikke har hatt tilstrekkel ig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingsloven 5-12 krever og at kommunen ikke har brukt innbetaling av avdrag på utlån til nedbetaling av kommunens innlån i tråd med kl 50 7,e. Vi presiserer og at sen regnskapsavleggelse har medført at revisjonsberetning er avlagt etter fristen den 15. 04.2010. Stavanger, 27.05.2010 Rogaland Revisjon IKS t; '2 -b1 I /1 04n,.1 l7t /l Cieel T. AatTestad Revisjonsd irektørl statsautori selt revi sor Postadrosso: løkkovn. 10 4008 STAVANGER Revi sjonsbere tning Strand 2009.doCK Besøksadresso: Samme: Epostadresse: post@rogaland-revisjon.no Tolofon: 4000 5200 Tolofax: 51844799 Bankkonto: 3201.35.38262 Organisasjonsnr: NO 887 052 832 MVA

~ Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: Tore Kristensen Vår dato: 27.05.2010 Vår referanse: Side: 1 av 7 Til Kommunestyret i Strand kommune ARSOPPGJ0RSNOTAT 2009 - BREV NR. 6 Innledning Kommunelovens regler om tilsyn, kontroll og revisjon framgår av kommuneloven kapittel 12. Revisors oppgaver følger av loven 78 og egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. og kan oppsummeres slik: Gjennomføre regnskapsrevisjon./ Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk./ Se etter at årsregnskap stemmer med budsjett eller andre gyldige vedtak./ Vurdere om opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet./ Vurdere om kommunen har oppfylt sine plikter mht. tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger./ Se etter at kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte./ Bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Eventuelle konstaterte misligheter skal straks meddeles kontrollutvalget Utføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroller etler bestilling fra kontrollutvalget. Resultatene av regnskapsrevisjonen er rapportert i vår revisjonsberetning datert 27.05.2010. Dette årsoppgjørsnotatet gir en oppsummering av årets revisjon og knytter en del kommentarer til det fi'amlagte årsregnskapet og årsmeldingen. Regnskapsavleggelsen og budsjettoppfølgingen Etter avtale med revisjonen er regnskap og årsberetning avlagt etter fristen den 15.02.2010. Årsaken til den sene framleggeisen er problemer med økonomisystemet ERV, samt sykdom og fravær i forbindelse med svangerskap i økonomiavdelingen. Det vises i den anledning også til at frist for avlegging av revisjonsberetning den 15.4.2010, også er overskredet. Dette vil bli presisert i revisjonsberetningen. Problemer med økonomisystemet har også medført at kommunen ikke har foretatt Kostrarapportering innen tidsfristen den 15.02. Kostrarapporteringen skal være foretatt innenfor fristen for reviderte tall den 15.04. Disse tallene er imidlertid enda ikke offentliggjort av SSB. Postadresso: Løkkeveien 10 4008 STAVANGER Besøksadresse: Samme: E-postadrosso: post@rogaland-revisjon.no Telefon: 40005200 Telefaks: 51844799 Bankkonto: 3201.35.38262 Organisasjonsnr: NO 887 052 832 MVA

Side: 2 av 7 Regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har, som tidligere år, arbeidet para ll elt med konu11lll1en slik at avdekkede feil har blitt rettet underveis. Regnskapet mangler enkelte pliktige noteopplysninger, slik som beregningsforutsetn inger pensjon, selvkostregnskap fo r tj enester innenfor plan- og bygningslov og avskrivningstid fo r ko mmunale anl eggsmidler. RådmaJUlen har oppfulgt sin rapporteringsplikt i året ved å legge frem terti alrapportering til kommunestyret i sakene 23/09 og 46/09. Budsjettdisiplinen i konu11lll1en kan forbedres. Det er overforbruk på 21 av 40 ansvar. Den økonomiske situasjonen og tjenestetilbudet Kommunen har i 2009 et netto driftsresul tat på kr ca 3,9 mill mot et negativt netto dri ftsresultat i 2008 på ca 11,1 mill. Dette er en forbedring av netto driftsresultat på ca 15 mill. [forhold til budsjett er netto driftsresultat forbedret med ca 4,7 mill. Årsakene til dette er fle re. Skatt og rammetilskudd viser merinntekter på ca 0,7 mill, overføringer med krav til motytelse viser merinntekter på ca 31 mill og brukerbetalinger viser merimltekter på ca 1,4 mill. Det er og økte driftsutgifte r i forhold til budsjett med blant ajulet økt kjøp av varer som imlgår i tjenesteproduksjonenmed ca 9 mill og økte overføringsutgifter med ca 19 mill. Netto finansposter er redusert med ca 3,6 mill. I sum utgj ør endringene et forbedret netto driftsresultat i forhold til budsjett med ca 4,7 mill. Netto driftsresultat utgjør ca I % av de totale driftsim1tektene. Netto driftsresultat bør utgj øre ca 3 % av driftsi nntektene for at den økonomiske situasjon skal anses som til fredsstillende. For å konune opp på dette nivået må konul1unen øke sine inntekter ell er redusere sine utgifter med ca 14,4 mill. Kommunen startet på en omorganisering av dri ften som skal bedre driftsbalansen. Den nye organiseringen ble gradvis innført fra og med oktober 2009 og vil bli fullført i 20 I O. Omorganiseringen har ikke medført endringer i budsjettansvar i 2009. Årets premieavvik er på kr 13.439 374 inkludert avgift. Tilbakeføring av fj orårets premieavvik inkludert arbeidsgiveravgift utgj ør kr 6 969 895. Premieavviket forbedrer dermed netto driftsresultat med kr 6 469 479. Årets premieavvik på 13,4 mill skulle vært avsatt til fritt di spfond for dekning i 2010 når dette tilbakeføres. Pga negativt resultat er ca 2,2 mill av avsetningen til fritt di sposisjonsfond strøket i tråd med gjeldende strykningsbestemmelser. Kommunen har i løpet av 2009 mottatt en erstatning etter en brann i Bøkestien på ca 0,9 mill. Dette er i hovedsak tilført budsjettet til bygg og eiendom. KonUllunen har de siste år økt sin lånegjeld betydeli g og har nå i overkant av 532 mill i lån. Kommunen har valgt flytende rente på ca 86 % av lånene og er dermed relativt sårbar fo r rentesvingninger. Vårt inntrykk er at konununen leverer relativt gode tj enester til sine ilulbyggere. Brutto driftsutgifter pr kommunal plass i kommunal barnehage er høyere enn sammenli gnbare konul1uner, det samme er brutto driftsutgifter pr mottaker av kj ernetj enester til hj emmeboende. For øvri g li gger kostnadene på nivå med andre kommuner.

Side: 3 av 7 På gebyrsiden ligger Strand langt under andre sammen lignbare kommuner for tilknytning til vann og avløp. Konununen ligger og lavt i forhold til andre kommuner for saksbehandling innen fo r plan- og bygningslov, mens årsgebyr for renovasjon ligger noe over snittet i sammenlignbare kommuner. For øvrig er gebyrer og brukerbetalinger på nivå med andre kommuner i Rogaland. Vi viser for øvrig til konu11lll1ens årsmelding der resultat er grundigere analysert. Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjon omfatter en vurdering av interne kontrollrutiner, analyser av regnskapsinformasjon samt tester av regnskapsopplysninger på transaksjonsnivå. Vesentlige rutiner i kommunen har blitt gjennomgått og interne kontroller er testet. limtekter og utgifter er kontrollert på stikkprøvebasis, og alle vesentlige poster i balansen har blitt gjelmomgått. Regnskapsrevisjonen el' utført i samsvar med kommuneloven med fo rskrift og god kommunal revisjonsskikk, herunder revisjonsstandarder vedtatt av Den norske Revisorforening. Vurdering av intern kontroll Det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen tilligger kommunestyret, jf. kommuneloven 76. Administrasjonssjefen skal iht. 23 påse at administrasjonen el' gjenstand for betryggende kontro ll, og har dermed det operasjonelle ansvaret for at interne kontrollrutiner er etablert og at de fi.mgerer tilfredsstillende. Det vises i den anledning til rapporten "85 tilrå ingar fal' styrkt eigenkontl'oli i kommunane", lagt fram for Konununal- og regional departementet høsten 2009. Rapporten, som val' utarbeidet aven arbeidsgruppe oppnevnt av KRD, slår fast at den administrative kontrollen i konununene bør utvikles. Det pekes særli g på behovet for å foreta risikovurderinger og viktigheten av å dokumentere kontrollsystemet. Økonomisystemet ERV har fra ilmføringen ikke fungert tilfredsstillende. Dette hal' medført mye merarbeid for økonomikontoret og revisjon. Systemet foretar en rekke systemposteringer som leverandør av systemet ikke har formidlet til økonomikontoret på en tilfredsstillende måte, og som krever mye manuelt merarbeid for å rydde opp. I det avlagte regnskap filmes fremdeles interimskonti i balansen på relativt store beløp som skal motregnes andre balansekonti som leverandørgjeld, kundefordringer, oppgjør for reiser, trekk fagforening, etc. Det er og svikt i rutiner for bokføring av refusjon sykepenger som medfører feil internt i balansen som må ryddes opp i 20 10. Anleggsmodulen i systemet fungerer ikke og gjør at økonomikontoret må holde oversikt over alle anleggsmidler i eget regneark. Konvertering av utgående balanse 2008 fra SAP til ERV, ble fe il utført med det resultat at ERV viste feil inngående balanse med over 50 mill på an leggsmidler og kapitalkonto. Dette er korrigert manuelt i forbindelse med årsoppgjøret. Det er svært vanskelig og tidkrevende å få ut enkelte av de nødvendige rapporter fra systemet, noe som gjør at kommunen gjør seg personavhengig av enkelte "superbrukere" av systemet. Økonomikontoret har i en periode med store systemutfordringer og sykemeldinger i avdelingen forsøkt å holde bokføring it jour, slik at virksomhetene skulle ha gode styringssystemer. Dette har imidlertid gått kraftig ut over nødvendig avstenu11ingsarbeid. Revisjonen hal' også i år gjennomgått de vesentligste rutiner og rapportert dette fortløpende til administrasjonen. Her vil vi kort gi en hovedoversikt over intern kontrollen i Strand.

~ 12 Rogaland Revisjon IKS Side: 4 av 7 LØtUlsrutinen fungerer i hovedsak tilfredsstillende. Rutinen for kontroll av lønnsjournal blir ikke alltid fl.ilgt opp av lederne og kan dermed forbedres. Innkjøpsrutinen er gjelul0mgått på stikkprøvebasis i forbindelse med terminvis kontroll av merverdiavgiftskompensasjon. Bilagene er av god kvali tet og kommunen skanner alle inngående fakturaer. Kontroll av mva-kompensasjonen i 2009 avdekket relativt mange mva-feil. Kunnskap om mva-behandling bør forbedres rundt i organisasjonen blant personell som konterer bilagene. Vi har ikke avdekket brudd på lov om offentlige anskaffelser. Konununen har ikke blitt klaget ilul for Kofa i 2009. Barnevernstjenesten bruker fagsystemet fam ilia i sitt arbeid. Systemet ble tatt i bruk den 01.01.2009. 0konomidelen av systemet er ikke tatt i bruk og det er ikke etablert rutiner for avstemming mellom fagsystem og økonomi. Det er utbetalt dobbelløtul til l fosterhjemsfamilie i oktober 2009. Sosialtjenesten bruker fagsystemet Socio i sitt arbeid. Det er gode rutiner og revisjonens kontroll avdekket ikke feil eller avvik. Heller ikke her er det avstenuningsrutiner mellom fagsystem og økonomi. Årsaken til dette er kapasitetsproblemer i økonomiavdelinge n. De fleste inntekter som foreldrebetaling barnehager og sfo, husleieinntekter for omsorgsboliger, flyktningeboliger og diverse administrasjons/næringsbygg, eiendomsskatt kommunale avgifter for feiing, vann og avløp, tilknytingsgebyr og gebyr etter plan- og bygningslov, opphold i institusjon og hjemmebaserte tjenester er gjelulomgått uten at det er avdekket vesentlige feil. En regnskapsanalytisk kontroll i årsoppgjøret avdekket at utfakturering av husleie og tjenester innenfor plo for januar 20 I O var ilultektsført i 2009. Dette er nå korrigert opp. Kapasitetsproblemer på økonomiavdelingen har medført at purrerutiner og oppfølging av restanser ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Dette har medført at restansene har økt kraftig. Mye av dette begynner å bli gammelt og kan føre til relativt store tap. Det var avsatt kr 650.000 til tap på krav og ytterligere kr 600.000 er avsatt i forbindelse med årsoppgjøret. Organisasjon, roller, fullmakter og overgripende rutinebeskrivelser bør ajourføres og gjøres lett tilgjengelig i håndbøker. Elter vårt syn er det god lederovervåking, god arbeidsdeling på risikoutsatte O11U'åder og oversiktelige forhold i Strand slik at den interne kontroll vurderes som tilfredssti Il ende. Strand konunune har ikke utarbeidet eiermelding som angir mål og strategi for ulike eierskap. Det er en fordel å samarbeide med andre konullllner om slike gjøremål. Driftsregnskapet Driftsregnskapet er gjort opp i balanse ved å stryke ca 2,2 mill av avsetningen til disposisjonsfond som skulle dekket opp tilbakeføring av premieavviket i 2010. Av regjeringens tiltakspakke på kr 7366000 er kr 5 11 6000 ilultektsført i drift. llmtektene er gått til vedlikehold av skoler, boliger, administrasjonslokaler, kino og vei etc. Det er overført ca 2,5 mill mer fra drift til investering enn det regulert budsjett til sier. Revisjonen har ikke fått klarhet i årsaken til delll1e meroverføringen. Feil i anleggsoversikt har medført feil avskrivninger på enkelte områder. Dette fører ikke til resultatfeil, men feil i Kostrarapporteringen.

Side: 5 av 7 Kommunen ligger tett opp til minste tillatte avdrag. Kommunen bruker den såkalte regnearkmodellen for å beregne minste tillatte avdrag. Avdrag beregnet etter denne modellen blir vesentlige mindre enn avdrag etter fo renklet metode som benyttes av de aller fl este andre kommuner. Kommunens beregning er innenfor kommunelovens bestemmelser. Revisjonens gjennomgang av regnskapet avdekket fle re feil hvor de fleste nå er korrigert i regnskapet slik at dette nå framstår uten vesentlige beløpsmessige fe il. Investeringsregnskapet Utgifter i investeringsregnskapet er på kr 56,8 mill mot et budsjett på ca 91,9 mill. Arsaken til det lave forbruket er utsatt gjelul0mføring på flere større prosjekter. Jfr for øvrig kommunens årsmelding. Kommunen har enkelte sekkeposter i investeringsregnskapet, slik som rehab. kommunale bygg, rehab konu11unale skoler, rehab kultur og idrett etc. Aktivering i balansen føl ger prosjektnummer i investeringsregnskapet. Aktivering bør skje på objektnivå sli k at poster kan spesifiseres ved utrangering, salg eller endret bruk som kan føre til mmen mva-behandling. Utbetaling av den andre omsøkte tildeling av kommunens innlån til videre utlån fra Husbanken, ble ikke fo retatt før i 2010. Dette har medført at kommunen har fi nansielt ca 2,7 mill av sine utlån forvaltningslån med ekstraordinære itmbetalinger på Startlån. Dette er i tråd med Husbankens regelverk, men er et brudd på kommune lovens 50, 7c so m sier at all e mottatte avdrag på utlån skal brukes til nedbetaling av innlån. Dette er et lovbrudd som blir presisert i revisjonsberetningen. Balansen Problemer med ERV og manglende kapasitet i økonomiavdelingen har medført en betydeli g forsinkelse i av leggelse og dokumentasjon av regnskapet. Dokumentasjon av balansen var mangelfull ved revisjonens oppstart på årsoppgjøret i slutten av april. Dokumentasjon har for det meste kommet på plass i løpet av årsoppgjøret, men det mangler fremdeles enkelte balanseposter som ikke er tilstrekkelig dokumentert. Dette gjelder i førte rekke interim konti, men det mangler og saldoliste for refusjon sykepenger og det er en uavklmt di ffe ranse på kr 15 827 på en bankkonto. Totalavstenmling av regnskapet er også mangelfull. System posteringer i balansen har medført at flere konti skal føres mot hverandre og må sees i smml1enheng. Dette må ryddes vekk i løpet av 201 0. Skattetrekkskontoen skal til enhver tid være på et slikt nivå at den minst dekker skyldig skattetrekk. Pr 3 1.1 2.2009 var irll1estående beløp på ca 2,7 mill, mens skyldig skattetrekk var på ca 13, l mill. Hvil ket er vesentlig mindre. Dette er et brudd på skattebetalings loven Il og krever presisering i revisjonsberetningen. Salg av konu11unale tomter itmtektsført i investeringsregnskapet på ca 6 mill er ikke ført ut av kommunens balanse og anleggsoversikt. Dette må korrigeres i løpet av 20 10. Kommunen har i løpet av året tappet midler fra selvkostfond for avløp med ca 1,3 mill. Dette fo ndet er nå på ca kr 80 000. Dette medfører at konu11lmen må øke gebyrene innenfor avløpssektoren for at inntektene skal dekke selvkost. Selvkostfo nd for vann er ti lført ca 0,6 mill i løpet av 2010.

Side: 6 av 7 Strand kommune har relativt liten aktivitet på finansområdet hvor regelverket li'a neste år er stram met ilm. Kommunen er pliktig å utarbeide nytt finansreglement irll1en 1.7.2010 hvor bla kommunestyrets ansvar er understreket og risikoprofil skal konm1e tydeligere frem. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroller Revisjonen har i 2009 levert et forvaltningsprosjekt Etikk og et om kvalitet i skolen.. Forvaltningsprosjektet om Etikk avdekket at det var relativt stort fokus på etikk og etisk korrekt atferd, men prosjektet avdekket også at det forekom brudd på yrkesetiske retningslinjer, brudd på taushetsplikt, trakassering og mobbing på arbeidsplassen og risiko i fo rhold til habilitetsspørsmål. Nye etiske retningslinjer ble vedtatt i sak 55/09 i kommunestyret. Prosjektet om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren avdekket at kvaliteten stort sett var bra og at kostnaden pr pleie og omsorgsmottaker omtrent var på linje med andre kommuner. Det var enkelte forhold på sykeavdelingen som ikke var i tråd med kvalitetsforskriften. Attestasjoner Attestasjonsoppgaver i konmlllnen er relativt stabilt. Årets kontroller består av, mvakompensasjon 6 gangar årli g, ressurskrevende brukere, diverse tippemiddelregnskaper og kulturbyggregnskap, lønnstilskudd, tilskudd til rusarbeid, barnefattigdom, rentekompensasjon, samt diverse andre. Misligheter Revisor plikter i henhold til revisjonsforskriften 4 å rapportere misligheter til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Vi har i år ikke avdekket eller fått melding om at det er begått misligheter. Kommunen har vedtatt eget etisk regelverk og det er opprettet egen link på hjelmnesiden som kan brukes til varsling om kritikkverdige forhold. Betingede forpliktelser og hendelser etter balansedagen Administrasjonssjef og fagsjef har gjelmom sin underskrift på fullstendi ghetserkl æring datert 27.05.2010, bekreftet at vi har tatt tilgang til alle opplysninger som er relevante for årsregnskapet. Vi er ikke kjent med at det fo reli gger betingede forpliktelser eller hendelser elter balansedagen som kan påvirke regnskapet fo r 2009. Konklusjon - revisjonsberetn ingen Gjennomgangen av regnskapet i forbindelse med årsoppgjøret avdekket en rekke feil og mangler hvor de vesentligste er korri gert i regnskapet. Resultatet framstår nå uten vesentlige feil. Revisjonsberetningen avgis med en presisering av manglende avsetning av skattetrekksmidler

>12 Rogaland Revisjon IKS Side: 7 av 7 på konto for skattetrekk, samt brudd på kommunelovens 50 ved at avdrag på innlån ikke ble brukt til å nedbetale kommunens innlån. Det vil og bli foretatt presisering på sen regnskapsavleggelse. Kontrollutvalget har i henhold til kontrollutvalgs forskriften 8 ansvaret for å påse at de merknader revisor har gjort, blir fu lgt opp. Dette gjelder likevel ikke merknader vedrørende løpende forbedring og effektivisering av normal drift. For 2009 bør kontrollutvalget få en tilbakemelding på presiseringer i revisjonsberetningen. Med hilsen Rogaland Revisjon IKS C/c -ti;: :1 W'}'7 fpttl eicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør! statsautorisert revisor Kopi: AdministTasjonssjef i Strand kommune Kontrollutvalget i Strand kol11l11un ~IL Tore Kristensen Registrert revisor

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800145 : E: 232 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.05.2010 10 /2010 ÅRSRAPPORT 2009 FRA SKATTEOPPKREVEREN, MED KONTROLLBREV FRA SKATT VEST Bakgrunn Kontrollutvalget har mottatt Årsrapport 2009 fra skatteoppkreveren i Strand, og Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Strand kommune, fra Skatt Vest, (se vedlegg). Kontrollrapporten er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. I 2004 ble behandling av skatteregnskapene lagt om. Riksrevisjonen overtok revisjonen mens skatteregnskapet blir behandlet og godkjent av Stortinget på nasjonalt nivå. I forbindelse med omleggingen kom Skattedirektoratet med en uttalelse der de mente at skatteregnskapene fortsatt burde legges fram for kontrollutvalget og kommunestyret til orientering. Saksutredning Skatteregnskapet viser en samlet skatteinngang på 959,4 mill kr som er en økning i forhold til i fjor med 42,3 mill kr eller 4,62 %. Kommunens andel av skatteinngangen er på 220 mill kr, som er en økning i forhold til i fjor på 12,9 mill kr eller 5,86 %. Marginoppgjøret for 2008 viste et underskudd på 5,1 mill kr. Kommunen har en marginavsetning på 10 %. Restansene pr 31.12.08 utgjør 19,7 mill kr som er 2,4 mill kr høyere enn året før. Det er gjennomført 7 arbeidsgiverkontroller i 2009. Kontrollrapporten oppsummerer de ettersyn som Skatt Vest har utført i 2009, samt gir kommentarer til det avlagte skatteregnskapet. I kontrollrapporten fra Skatt Vest er det gjort anmerkning i forhold til ressurssituasjonen. Skatteoppkrever har fått pålegg om å sørge for tilstrekkelige ressurser til arbeidsgiverkontrollen slik at målkravene kan oppfylles. Kontrollrapporten fra Skatt Vest konkluderer med at det er etablert rutiner mv. som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentlige er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført, samt at gjeldende regelverk er fulgt. De forhold som Skatt Vest har tatt opp med skatteoppkrever i løpet av året som gikk, har kommunen gitt tilbakemeldinger på. 7

Kontrollutvalget har ikke mottatt andre rapporter som tyder på at Skatt Vest gjennom sine kontroller har funnet vesentlige avvik i løpet av året som gikk. Skatteoppkrever er invitert til å delta i møtet under behandlingen av skatteregnskapet. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand tar Årsrapport 2009 fra skatteoppkreveren i Strand, med Kontrollrapport 2009 fra Skatt Vest til orientering. 2. Saken videresendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 11.05.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Årsrapport 2009 fra skatteoppkreveren i Strand kommune. 2. Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i 1130 Strand kommune. Saksliste Neste sak Forrige sak 8

1 Årsrapport for 2009 Skatteoppkreveren i Strand kommune Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

2 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1. Skatteoppkreverkontoret 1.1.1 Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved SKO som kun er benyttet til SKO-funksjonen i 2,00 regnskapsåret 100 % Ressursbruk ved SKO, fordeling av årsverk -------------- ------------- Skatteregnskap 0,5 25 % Innfordring av skatt/arbeidsgiveravgift 1,0 50 % Kontrollvirksomhet 0,15 7,5 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige og 0,1 5 % regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg 0,2 10 % Administrasjon 0,05 2,5 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 2,00 100 % 1.1.2 Organisering Skatteoppkreverkontoret er en del av økonomiavdelingen og økonomileder har personalansvaret. Kontoret har to ansatte. Dette er konsulent Lars Vatne og skatteoppkrever Aslaug Kolstø. Skattekonsulenten har hovedansvaret for arbeidsgiverne. Skatteoppkrever har hovedansvaret for de personlige og de upersonlige skatteyterne i tillegg til fagansvaret og rapportering til myndighetene. Det er likevel viktig at begge ansatte kan utføre de fleste av oppgavene som er tilknyttet skatteregnskap og skatteinnkreving. 1.1.3 Ressurser og kompetanse Det er to hele stillinger ved skatteoppkreverkontoret. Dette er, etter skatteoppkrevers vurdering, i underkant av den bemanning kontoret har behov for. I tillegg er skattekonsulenten forholdsvis ny på skatteområdet. Fra oktober 2009 overtok Strand skatteoppkreverfunksjonen for Hjelmeland kommune. Dette er en avtale som er inngått mellom Strand og Hjelmeland. Avtalen er for 3 år med opsjon på ytterligere 2 år. Strand får i denne forbindelse tilført en ny 50% stilling. Denne stilling er enda ikke besatt da søknadsfristen var 23. desember 2009. Hjelmeland har ansatt en 50% skattekonsulent som har kontor i Hjelmeland. Vedkommende er helt ny i skattefaget. Skatteoppkreveren i Strand har styringsretten og ansvaret for opplæring i stillingen. Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

3 Det nye skatteregnskapet, SOFIE, har nå vært i bruk i Strand kommune i vel to år. Det er et veldig bra system, men også svært arbeidskrevende. Ved overgangen til nytt skatteregnskap høsten 2007 var kontoret altfor lavt bemannet med kun en ansatt. Dette er noe vi fortsatt ser følgende av i dag og vil slite videre med enda en tid fremover. Samfunnet er i stadig utvikling og det er nye lover og forskrifter å forholde seg til. Nye versjoner av Sofie krever også sin tid. I høst ble Strand DTI-kommune, d.v.s at skatteoppkreverkontoret startet med debitortilpasset innkreving for inntektsåret 2008. Strategiangivelsen går i utgangspunktet ut på ulike betjeningsstrategier for ulike grupper av skattytere. Ved innføring av DTI ønsket Skattedirektoratet å øke graden av likebehandling mellom skatteoppkreverne. Det har i løpet av året vært en del kurs og konferanser som er viktig for kontoret å delta på. Dette for å øke kompetansen, som igjen bidrar til større forståelsen i faget og videre utføre jobben på en tilfredsstillende måte. Men det har dessverre bare vært anledning til å benytte seg av noen få av disse, da det ikke er avsatt nok økonomiske midler til disposisjon fra kommunens side, noe skatteoppkrever beklager på det sterkeste. 1.2. Internkontroll Når det gjelder attestasjon, anvisning og utbetaling, har kommunen fått dispensasjon fra hovedregelen i Skattebetalingsloven. Det er likevel slik at begge ansatte alltid må være med i utbetalingsprosessen. Vi har utarbeidet rutinebeskrivelser for en del av oppgavene. Rutinebeskrivelsene er i stadig forbedringer. I tillegg benytter vi rutinebeskrivelsene i SOFIE der vi finner nøyaktig beskrivelse av hvordan alle oppgaver skal utføres. 1.3. Vurdering av skatteinngangen 1.3.1. Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Fordelt til Folketrygden arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden medlemsavgift 2009 2008 150 957 878 143 037 338 202 677 456 180 987 274 Fordelt til fylkeskommunen 46 577 532 46 613 551 Fordelt til kommunen 233 067 314 220 159 855 Fordelt til Staten 326 134 433 326 262 584 Sum 959 414 612 917 060 603 I 2009 er det innbetalt skatter, avgifter m.m med kr 959 414 612. Tilsvarende beløp for 2008 er kr 917 060 603. Dette er en økning på kr 42 354 009. Økning i prosent er 4,62. Det er posten Restskatt person som har øket mest, i tillegg til arbeidsgiveravgiften. Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

4 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Kommunen sin andel av skatteinntektene i 2009 er på kr 233 067 314. I 2008 var kommunens andel kr 220 159 855. Dette er en økning på kr 12 907 459. I prosent er økningen 5,86. 1.4. Skatteutvalg Fra 1. januar 2009 ble det vedtatt ny nemndstruktur med 5 regionale skatteutvalg i hele landet. Vår region er inndelt i 3 avdelinger med 9 utvalgsmedlemmer og 3 varamedlemmer. Fordelingen for 2009 var følgende: Hordaland 4 medlemmer, inkl leder, Rogaland 3 medlemmer og Sogn og Fjordane 2 medlemmer. Skatteoppkreveren lager innstilling i saken og oversender til Skatt vest som videresender dokumentene til det regionale skatteutvalg. I 2009 ble det oversendt 5 saker til skatteutvalget. 2. Skatteregnskapet 2.1. Avleggelse av skatteregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Dette viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av året, hvordan disse fordeler seg på skatteartene, samt hvordan innbetalte skatter og avgifter er fordelt mellom skattekreditorene. Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Strand kommune bekrefter at skatteregnskapet i 2009 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra regional kontrollenhet. Årsregnskapet for 2009 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin 2.2.1 Marginoppgjøret for 2008 Avsetning margin for 2008 pr 31.12.2008 Kr 63 151 215 Avsetning margin for 2008 periode 1-6 i 2009 + Kr 13 534 898 = sum avsetning margin for 2008 = Kr 76 689 113 - bruk av margin for 2008 - Kr 81 843 925 Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

5 = resultat marginoppgjøret (underskudd) = Kr 5 154 812 Prosentsats marginavsetning: 10 %. 2.2.2 Kommentar om marginoppgjøret: Strand kommune har i mange år avsatt 10% til margin. Det har, så langt skatteoppkrever kjenner til, vært positiv margin. I 2009 viste det seg at det var for lite avsatt margin da vi fikk et negativt marginoppgjør. Det er kommunestyret som bestemmer hvor stor marginprosent som skal avsettes for å ha nok midler til å dekke opp ved avregningen. Marginavsetning for regnskapsåret pr 31.12 kr 67 640 706. regnskapsåret: 10%. Prosentsats for 3. Innfordring av krav 3.1. Restanseutviklingen 3.1.1 Totale restanser per 31.12.2009 (forfalte debetkrav) for skatt og arbeidsgiveravgift Kravtype Gjenstående beløp Arbeidsgiveravgift 350 037 Forsinkelsesrente 961 295 Forskuddstrekk 375 496 Restskatt 112 188 Restskatt, person 14 825 893 Utskrevet forskuddsskatt 0 Utskrevet forskuddskatt, person 2 934 938 Annet (øvrige summert fra Restanseliste) 121 604 Sum 19 681 451 3.1.2 Totale restanser per 31.12. foregående år Kravtype Gjenstående beløp Arbeidsgiveravgift 231 711 Forsinkelsesrente 866 455 Forskuddstrekk 986 959 Resterende skatt 223 861 Restskatt 11 094 818 Utskrevet forhåndsskatt 27 578 Utskrevet forskuddskatt 3 090 049 Annet (øvrige summert fra Restanseliste) 748 530 Sum 17 269 961 3.1.3 Kommentar om restansesituasjonen og utviklingen i restanser Utlignet skatt for inntektsåret 2008, både sommer- og høstutleggelsen, var på totalt kr 715 883 000. For 2007 var utlignet skatt kr 666 679 000. Dette utgjør en økning på Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

6 kr 49 204 000. I prosent blir det 7,4. Samlet restskatt for sommer- og høstutleggelsen 2008 var på kr 26 587 000. For begge avregningsoppgjør 2007 var restskattene 31 764 000. Dette er en reduksjon på kr 5 177 000. I prosent blir det 16,3. Det er betalt inn kr 150 957 877 i arbeidsgiveravgift 2009. Dette er en økning i forhold til 2008 på kr 7 920 539. I prosent blir økningen 5,5. Dersom vi sammenligner restansene pr. 31.12.2008 og restansene pr. 31.12.2009, finner vi en økning på totalt 2 411 490. Dette viser en negativ utvikling, og det er restskatt person som står for den største økning. 3.1.4 Restanser eldre år År* Restskatt Øvrige restanser samlet 2007 1 299 829 841 846 2006 1 015 191 437 628 2005 4 958 077 383 894 2004-1998 3 060 568 654 365 1997-1994 65 309 1 025 929 3.1.5 Kommentar om restanseoppfølgingen på eldre år Når det gjelder oppfølging av restanser fra eldre år, er dette krav som vi tidligere har arbeidet med. Vi har ikke hatt anledning til å foreta spesielle tiltak overfor disse i 2009. Når det gjelder restskatt 2005, vil vi legge til at det er foretatt en retting høsten 09 på en skattyter på kr 3,8 mill. Denne saken er påklaget og det er søkt Skatt vest om rentefritak. Det er avskrevet restanser på kr 138 243. Dette gjelder 24 skattytere. Videre er det ettergitt kr 145 621. Dette gjelder 12 skattytere. Kontoret har gjennomgått.rapporten Restanseliste forelda krav dato tom 31.12. foregående år og sikret at krav ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak. Aktiviteten Vurder krav med nær forestående foreldelse i arbeidslista, blir følgt opp for å sikre at krav ikke blir foreldet uten at nødvendig tiltak blir iverksatt. Antall krav som var foreldet per 31.12.i regnskapsåret: 5 Samlet beløp på krav som var foreldet pr 31.12. i regnskapsåret: kr 76 905. I tillegg er det eskalert 7 saker til Skatt vest som vi ikke har fått tilbakemelding på. Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

7 3.2. Innfordringens effektivitet 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat per 30.06 i regnskapsåret. Skatt vest har stilt som resultatkrav at kontoret skulle kreve inn 55% av sum restskatt til innfordring for 2007. Resultatet ble 49,6%. Det har vært tidkrevende å sette seg inn i det nye skatteregnskapet og kan ikke se noen arbeidsbesparelse med Sofie, selv om det er et imponerendes system. Det skjer stadig oppgraderinger på gjelder systemet og nye lover og forskrifter som vi skal forhold oss til. 3.2.2 Vurdering av i hvilken grad, og hvordan innfordringsaktiviteten har påvirket innfordringsresultatet Det er sendt ut varsel til 808 debitorer på ubetalte krav. Det er lagt ned 233 utleggstrekk og innvilget 45 betalingsavtaler. I tillegg har vi behandlet 173 telefoninkassosaker og sendt 13 bistandsbegjæringer til lensmannen. Trolig hadde mange av disse krav ikke blir innbetalt så raskt uten denne aktivitet. Det har påvirket på innfordringsresultatet, selv om det er vanskelig å måle. 3.2.3 Omtale av spesielle forhold Det er åpnet konkurs i 3 bedrifter i 2008. Utestående krav er kr 625 032. 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Vi har ikke kapasitet til å bedre effektiviteten i innfordringen utover det som er i dag. 3.3. Særnamskompetanse I ny Skattebetalingslov som trådte i kraft 1. januar 2009 fikk alle skatteoppkrevere særnamskompetanse. Vi bruker likevel lensmannen i Strand og Forsand for å sikre krav og tvangsinnkreving av skatt p.g.a. liten bemanning. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1. Kontorets resultat per 31.12 i regnskapsåret Antall planlagte kontroller for regnskapsåret 2010: 12 Som utgjør: 3,3 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i regnskapsåret 2009: 7 Som utgjør: 1,9 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i regnskapsåret 2008: 6 4.1.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollene deltakelse i interkommunal samarbeidsordning eller annen løsning. Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

8 Kommunene Strand, Forsand, Hjelmeland, Finnøy, Rennesøy og Kvitsøy kjøper 1 hel stilling av Stavanger kemnerkontor. Strand sin andel av denne stilling er 29%. Da vi ikke har oppnådd forventet resultat av samarbeidet med Stavanger, er kommunene i dag i forhandlinger med Sola om å kjøpe denne tjenesten. 4.1.2 Antall kontroller med resultat, herunder avdekket beløp, egenretting og avdekking av uregistrerte arbeidstakere: Det er under kontrollene ikke blitt avdekket noe spesielt med unntak av firmaer som ikke har oppfylt oppgaveplikten vedr. inn- og utmeldinger i Arbeidstakerregisteret. Det som likevel er av stor verdi med disse kontrollene, er at kontrolløren er ute i marken og gir råd og veiledning til arbeidsgiver/regnskapskontor, i tillegg til den preventive virkning kontrollene har. 4.1.3 Vurdering av aktiviteten på arbeidsgiverkontrollområdet i regnskapsåret Aktiviteten på arbeidsgiverkontrollområdet har ligget under forventet aktivitet. 4.1.3 Omtale av samarbeidet med andre kontrollaktører Det blir avholdt regelmessige møter blant kontrollørene i distriktet hvor det blir drøftet felles saker som kommer fram under kontrollene. 4.1.5 Gjennomførte informasjonstiltak Vi har utarbeidet eget informasjonsskriv som sendes ut til nye arbeidsgivere. I tillegg blir det informert en god del over telefon, i tillegg til besøk på kontoret. 4.1.6 Kontorets eventuelle tiltak for bedring av arbeidsgiverkontrollen Vi forventer en økning i antall kontroller i 2009 dersom kjøp av tjenesten i Sola trår i kraft. Sted/dato: Jørpeland, 15. januar 2010 Skatteoppkreverens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for 2009. Signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato: 15.01.2010 Skatteoppkreveren i Strand

Skatteetaten Saksbehandler Øivind Ole Midthun Deres dato Vår dato 15.02.2010 Telefon 51825875 Deres referanse Vår referanse 2009/767 Kommunestyret i Strand kommune Postboks 1 15 4126 JØRPELAND Rogaland ~--~-! Kontrollutvalgsse!'(retariat Saksnr.: O 8 / i I.JS f D~k~nr. i c..f --1 Mottatt dato: 2;: r t. d l truj Arkivnr.: J., ~-a.. Komm.nr. 1 \ ~O J Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteop ~~e~~nk~ jtrn.en-i-st~;~d kommune Vi har gjennomført kontroller knyttet til skatteoppkreverfunksjonen for Strand kommune for 2009. Regnskapet viser per 31. desember 2009 en skatte- og avgiftsinngang l til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til marginkonto) på kr 959 414 612 og utestående restanser 2 på kr 19 469 474 herav berostilte krav på kr 440102. Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever den 19. januar 2010. 1. Oppgaver og kontroll Grunnlaget for skatteetatens kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er" Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne"av 29. november 2007. Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Ressurser og tilpasset organisering Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. 2. Omfanget av kontrollen Skattekontoret har i 2009 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll. Siste stedlige kontroll ble avholdt 3. og 4~ november 2009 l Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav Postadresse Skatt vest Njøsavegen 2 6863 Leikanger skattvest@skatteetaten.no Besøksadresse Sentralbord Se www.skatteetaten.no eller 80080000 ring gratis 800 80 000 Org. nr: : 991733108 Telefaks

2009/767 Side 2 av 3 Skattekontoret har i 2009 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for området skatteregnskap. Skatteoppkreverkontoret har gitt tilbakemelding på anbefalinger som er gitt. 3. Resultat av utført kontroll Basert på utført kontroll mener skattekontoret følgende: Ressurser og tilpasset organisering Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at skatteoppkreverkontoret er organisert slik at gjøremålene i henhold til skatteoppkreverinstruksen kan utføres tilfredsstillende. Skattekontoret har imidlertid anmerkninger til kontorets ressurssituasjon. Skattekontoret har pålagt skatteoppkreveren å sørge for nødvendige ressurser slik at målkravet for arbeidsgiverkontrollen oppnås. Ressurssituasjonen bekreftes også i skatteoppkreverens årsrapport: "Det er to hele stillinger ved skatteoppkreverkontoret. Dette er etter skatteoppkreverens vurdering i underkant av den bemanning kontoret har behov for" Skatteoppkreveren bemerker videre om arbeidsgiverkontrollen: "Da vi ikke har oppnådd forventet resultat av samarbeidet med Stavanger, er kommunene i dag i forhandlinger med Sola om å kjøpe denne tjenesten." Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et rettvis ende uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevingen Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer, men utføres ikke i tilstrekkelig omfang da det bare er utført 1,9 % kontroller mot et krav på 5 %.