SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 12.05.2016 Kommunestyre 25.05.2016 Arkivsaksnr: 2015/3279 Klassering: X31 Saksbehandler: Susanne Bratli HØRING - LOKALISERING AV FELLESENHET FOR LØNN OG REGNSKAP I POLITIET Trykte vedlegg: Høringsnotat Lokalisering av fellesenhet for lønn og regnskap i politiet. Politidirektoratet 25.april 2016 Utrykt vedlegg: Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og tenesteproduksjon" https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/retningslinjer-for-lokalisering-av-statlege-arbeidsplassar-ogstatleg-tenesteproduksjon/id2342592/ Rådmannens forslag til innstilling: 1. Steinkjer kommune er sterkt kritisk til at Politidirektoratet (POD) har valgt kriterier for lokalisering av den nye fellesenheten for lønn og regnskap i politiet som gjør at kun lokaliseringsalternativer på østlandsområdet har vært til reell vurdering. Vi viser til "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og tenesteproduksjon" og kan ikke se at POD sin bruk av disse kan være i tråd med formålet med retningslinjene. Dersom det skal være mulig å bruke retningslinjene slik POD gjør vil de kun bidra til relokalisering av statlige arbeidsplasser i områdene nærmest Oslo. Det vil da ikke være mulig å bidra til å oppfylle et av målene med retningslinjene om "ei fordeling av statlege arbeidsplasser som bidreg til å utvikle robuste arbeidsmarked i alle delar av landet". Steinkjer kommune vil spesielt påpeke: Kompetansekriteriet i retningslinjene sier at et viktig moment er i hvor stor grad virksomheten vil være i stand til å rekruttere og ta vare på kvalifisert arbeidskraft. o Å kreve et minimum antall medarbeidere i dagens organisasjon bosatt innenfor en times reiseavstand er ikke et svar på dette kriteriet. Dersom virksomheten er
avhengig av eksisterende ansatte for å bygge opp den nye fellesenheten finnes det løsninger for å sikre dette for kortere eller lengre tidsrom. o Det samme minimum antall medarbeidere i dagens organisasjon bosatt innenfor en times reiseavstand brukes også som målestokk for å vurdere om det vil være mulig å rekruttere nok medarbeidere med riktig kompetanse til den nye enheten. Dette er en alt for sjablonmessig vurdering. Det må kunne kreves reelle vurderinger for hver enkelt lokalisering. o Å vekte kostnadskriteriet høyere enn hensynet til lokaliseringspolitikken, slik POD har gjort, kan vi heller ikke se er i tråd med formålet med retningslinjene. I tillegg vektlegges sterkest omstillingskostnader og rekrutteringskostnader. Disse kostnadene er i stor grad engangskostnader, og er heller ikke spesifikt nevnt i retningslinjene. Kostnadene må i mye større grad vurderes i et lengre perspektiv. Da er momenter som lønnsnivå, stabil arbeidskraft og priser for leie av lokaler viktig. 2. Steinkjer kommune forutsetter at POD endrer sitt forslag til kriterier og bruk av disse og forventer en reell vurdering av flere lokaliseringsalternativer for fellesenheten for lønn og regnskap i politiet. Steinkjer kommune mener Steinkjer vil være et meget godt alternativ for lokalisering av fellesenheten fordi: Steinkjer en del av et felles bo- og arbeidsmarked med nesten 70.000 innbyggere. Steinkjer er administrasjonssenteret i Trøndelag og kan dokumentere at vi har et sterkt kompetansemiljø knyttet til blant annet administrasjon, ledelse og økonomi. I Steinkjer er det god tilgang på stabil og kvalifisert arbeidskraft. Det er gode utdanningstilbud på Nord universitet, campus Steinkjer innen blant annet offentlig administrasjon, ledelse og økonomi. Det er gode muligheter til å finne lokaler tilpasset ulike formål og ulike størrelser i, og i nærhet til, Steinkjer sentrum til fornuftige priser. Det er et meget godt kollektivtilbud, sørover til Værnes og Trondheim med tog og nordover til Namsos med buss. Torunn Austheim Rådmann Svein Åge Trøbakk plansjef
Saksopplysninger: Som en del av politireformen skal politiet effektivisere interne administrative funksjoner, bl.a. lønn og regnskap. Politidirektoratet (POD) har fått i oppdrag å fastsette stedsvalg ved opprettelse av nasjonale fellesfunksjoner. POD foreslår Drammen som lokalisering for fellesenhet for lønn og regnskap og saken er sendt på høring med høringsfrist 06.06.16. En slik fellesenhet vil bestå av opptil 70 arbeidsplasser. Når POD foreslår at lønn og regnskap lokaliseres til Drammen legger de følgende til grunn: POD vurderer kun lokalisering på steder hvor det i dag er minimum 9 ansatte som bor innenfor en times reiseavstand. Dette av to grunner: o I følge POD er 9 medarbeidere med erfaring fra etaten det absolutte minimum for å etablere og drifte den nye enheten innenfor akseptabel risiko. Dette skal være viktig både for å kunne håndtere overgangen fra fragmenterte manuelle rutiner til felles, automatisert og standardisert tjenesteutførelse og for å sikre tilstrekkelig kompetanse for å ivareta særegenheter ved norsk politi, som eksempelvis de spesielle arbeidstidsbestemmelsene. o I tillegg legges det til grunn at de steder hvor politiet i dag har 9 eller flere medarbeidere innenfor lønns- og regnskapsoppgaver bosatt innenfor en times reiseavstand har tilstrekkelig stor befolkning til å sikre enhetens langsiktige rekrutteringsbehov. Kostnadsvurderinger: o POD har lagt avgjørende vekt på omstillingskostnadene. Det er mest kostnadseffektivt å plassere den nye enheten på et sted som gjør at mange av dagens ansatte i etaten fortsatt kan jobbe der. Dette er også vurdert som positivt i forbindelse med rekrutterings- og opplæringskostnader. Opprettelse av den nye lønns- og regnskapsenheten innebærer endring i lokalisering av statlige arbeidsplasser. POD har derfor tatt utgangspunkt i kommunal og moderniseringsdepartementets (KMD) "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tjenesteproduksjon" når stedsvalget for enheten skal avgjøres. Formålet med retningslinjene er: "Den statlege lokaliseringspolitikken skal, ved oppfølginga av desse retningslinjene, medverke til ei fordeling av statlege arbeidsplassar som bidreg til å utvikle robuste arbeidsmarknader i alle delar av landet lokalisering av statleg tenesteproduksjon som i størst mogleg grad sikrar befolkninga i alle delar av landet god tilgang til statlege tenester at nye og omlokaliserte statlege verksemder i hovudsak blir lokaliserte utanfor Oslo at kostnadseffektivitet og effektiv oppgåveløysing vert inkludert i vurderinga av lokaliseringsalternativ" Retningslinjene stiller opp et sett med kriterier som skal vurderes ved lokalisering: Krav til nærhet til tjenesten Kompetansekrav til de som skal utføre arbeidsoppgavene Krav til infrastruktur, nærhet til andre typer fagmiljøer, offentlige myndigheter med mere, særskilt om formålet med lokaliseringspolitikken Kostnadseffektivitet og effektiv oppgaveløsning POD har vurdert de ulike kriteriene i sin interne prosess. De har også foretatt en vekting av kriteriene
Dette er PODs vurderinger knyttet til kriteriene: POD vekter kostnadseffektivitet (60 %) høyere enn hensynet til lokaliseringspolitikken (40 %). Saksvurderinger: Denne saken har to tilnærmingsmåter som henger sammen: Prinsipielle spørsmål knyttet til bruken av "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon" Argumenter for at Steinkjer er et godt lokaliseringssted for disse arbeidsplassene. Dersom det skal være mulig å bruke retningslinjene på den måten POD gjør i denne saken, vil vi ikke komme i posisjon til å argumentere for fordelene en slik lokalisering vil ha i Steinkjer; vi vil da ikke være blant de stedene som vurderes. Prinsipielle spørsmål knyttet til bruken av "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon": Det må stilles store spørsmål ved at POD kun vurderer steder hvor det i dag er med minimum 9 ansatte innen lønn og regnskap i politiet med bosted innenfor en times reisevei som aktuelle lokaliseringssteder. POD grunngir dette med kompetansekravet i retningslinjene. Det er vanskelig å se at oppgavene innen lønn og regnskap i politiet skal være så spesialiserte og vanskelige at det ikke skal være mulig å bygge opp en ny enhet på mindre steder. Det må også påpekes at det finnes virkemidler for å sikre at medarbeidere med erfaring og kompetanse kan bli med på å bygge opp den nye enheten i en overgangsperiode. Derfor er dette, slik rådmannen ser det, urimelig å bruke som kriterium i denne sammenheng. I tillegg mener POD at det samme tallet med medarbeidere innen en times reisevei også skal si noe om mulighetene til å rekruttere nye medarbeidere på den valgte lokaliseringen. Retningslinjene sier følgende om "Kompetansekrav til dei som skal utføre arbeidsoppgåvene":
"I kor stor grad verksemda vil vere i stand til å rekruttere og ta vare på kvalifisert arbeidskraft, er eit viktig moment når ein skal ta stilling til lokaliseringa. Verksemda sitt kompetansebehov skal dokumenterast og grunngjevast. Dette må vurderast opp mot potensialet for at aktuelle lokaliseringsalternativ kan tilfredsstille verksemda sitt kompetansebehov." Rådmannen er sterkt uenig med POD som bruker et nivå med 9 ansatte i dagens organisering for å godtgjøre mulighetene til å rekruttere medarbeidere. Her er det stor grad av lokale variasjoner som må hensyntas. Med POD med sitt kriterium vil det heller ikke vil være mulig å rekruttere nok medarbeider i en kommune som Trondheim (Trondheim har i dag 3 ansatte lønns- og regnskapsmedarbeidere bosatt innenfor en times reiseavstand). For Steinkjer sin del så kan vi dokumentere at det vil være mulig å rekruttere godt kvalifiserte medarbeidere. Det å ha med en størst mulig andel av dagens ansatte i en ny enhet gjør etableringen enklere og billigere. Problemet er at dersom dette skal tillegges stor vekt, vil det ikke være mulig å lokalisere noen statlige arbeidsplasser særlig langt utenfor Oslo. Da må vi stille spørsmål ved om retningslinjene for lokalisering av statlige arbeidsplasser i det hele tatt har noen verdi. Rådmannen mener det må være i strid med formålet for retningslinjene å vekte kostnadseffektivitet høyere enn formålet med lokaliseringspolitikken. Vi må også stille spørsmål ved om det er riktig i så stor grad å ta hensyn til kortsiktige kostnader som omstillingskostnader for overtallige ansatte og kostnader med å rekruttere og lære opp nye medarbeidere. Det må være viktigere å ta hensyn til de langsiktige kostnadene med blant annet lønnsnivå, stabil arbeidskraft og leiepriser. Det er grunn til å merke seg at "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tjenesteproduksjon" ikke nevner omstillingskostnader i det hele tatt i kriteriet "Kostnadseffektivitet og effektiv oppgåveløysing": "Eit av dei overordna måla for statleg forvalting er at ho skal vere kostnadseffektiv. Ved val av (ny) lokalisering av statleg verksemd skal kostnadene ved dei ulike lokaliseringsalternativa dokumenterast. Dette kan mellom anna vere kostnader knytt til husleige, løn, kvalitet i tenesta, men òg produktivitetsforbetringar gjennom realisering av potensielle effektiviseringsgevinstar ved omorganisering og utskifting av tilsette. PODs bruk av "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tjenesteproduksjon" kan oppsummeres slik: De velger en lokalisering som er akkurat langt nok utenfor Oslo til at det tilfredsstiller retningslinjene, men likevel så nært at det på kort sikt blir billigst mulig: o Kravet til et minimum antall medarbeidere som må være bosatt innenfor en times reiseavstand betyr i realiteten at det kun er lokalisering i Østlandsområdet som er aktuelt. I tillegg påstås det at det vil være vanskelig å rekruttere nok medarbeidere til en ny enhet på andre steder enn i dette området. o Kostnadskriteriet vektes høyere enn hensynet til lokaliseringspolitikken. I tillegg vektlegges sterkest omstillingskostnader og rekrutteringskostnader. Det er ikke i stor nok grad vurdert kostnader i et lengre perspektiv, slik som lønnsnivå, stabil arbeidskraft og priser for leie av lokaler. Dersom det skal være mulig å bruke "Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tjenesteproduksjon" på denne måten vil de kun bidra til å relokalisere statlige arbeidsplasser i områdene nærmest Oslo. Rådmannen mener prinsippene knyttet til praktiseringen av retningslinjene er en viktig politisk sak som bør tas opp både med KMD og med Stortinget. Høringsuttalelsen anbefales derfor også oversendt KMD og stortingsbenken. Konkret om Steinkjer som lokaliseringsalternativ:
Administrasjonssentret i Trøndelag Steinkjer er fylkeshovedstad og administrasjonssentrum i Nord-Trøndelag med et betydelig antall tilhørende arbeidsplasser i fylkeskommunal administrasjon, statlig forvaltning og utdanning. Det er tilsammen 1470 slike arbeidsplasser i kommunen. Når de to Trøndelagsfylkene slår seg sammen fra 01.01.18 skal Steinkjer være administrasjonssenteret for den sammenslåtte fylkeskommunen. Hovedsetet for det sammenslåtte fylkesmannsembetet i Trøndelag blir også plassert i Steinkjer. I tillegg til fylkeskommunens, fylkesmannens og kommunens administrasjon finnes en rekke offentlig virksomheter. Summen av dette er at det er et sterkt kompetansemiljø knyttet til blant administrasjon, ledelse og økonomi i Steinkjer med god tilgang på stabil og kvalifisert arbeidskraft. Vi har detaljert oversikt over hvilken kompetanse som finnes i de ulike virksomheter. Utdanningsmuligheter En viktig årsak til at det er god tilgang på kvalifisert arbeidskraft er utdanningstilbudene i nærområdet. Nord universitet, campus Steinkjer, har utdanningstilbud innen blant offentlig administrasjon, ledelse og økonomi. Tilgang på lokaler Det er gode muligheter til å finne lokaler tilpasset ulike formål og ulike størrelser i, og i nærhet til, Steinkjer sentrum til fornuftige priser. Beliggenhet og infrastruktur Steinkjer har 21.700 innbyggere og er en del av et felles bo- og arbeidsmarked som strekker seg fra Snåsa og Namdalseid i nord til Levanger i sør. Det tilsvarer et område med nesten 70.000 innbyggere. Steinkjer ligger midt i Nord-Trøndelag, 120 km nord for Trondheim og 90 km nord for Trondheim lufthavn Værnes. Det er et meget godt tilbud om kollektivtransport, både sørover til Værnes og Trondheim med tog og nordover til Namsos med buss.