ANSKAFFELSE: MAT OG DRIKKE 2 VADSØ 24.01.2016 Tillegg: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret 22 Mangler svar på om det skal prises J-kutt eller V-kutt for å fjerne beina på alle hvitfisk filet - ref spr sendt inn 19/1 Spørsmål: I prisutfyllingsskjema deltilbud C- fersk fisk og deltilbud F- fryst fisk og fiskeprodukter er all hvitfiskfilet spesifisert med u/bein. Betyr dette også uten pinbone? Hvis ja må det spesifiseres om det skal benyttes J-cut eller V-cut for å fjerne pinbone. Det er ingen spesifikke krav rundt hvorvidt det skal være J-kutt eller V-kutt. Svar: Alle bein skal være fjernet der hvor det står at produktet skal være uten bein. 21 I prisutfyllingsskjema deltilbud C- fersk fisk og deltilbud F- fryst fisk og fiskeprodukter er all hvitfiskfilet spesifisert med u/bein. Betyr dette også uten pinbone? Hvis ja må det spesifiseres om det skal benyttes J-cut eller V-cut for å fjerne pinbone. 20 Produkt F-FFF2 og F-FFF4 Hva er saltinnholdet dere krever på disse 2 produktene? Kan produktet være saltet før innfrysing slik at varen kan leveres fryst? Alle bein skal være fjernet der hvor det står at produktet skal være uten bein. Det er ikke satt noe spesifikt krav rundt saltinnhold. Produktet skal leveres ferdig tint, gjelder i hovedsak Helse Bergen v/haukeland Universitetssykehus.
Kan produktet erstattes av hel filet, pga lavt volum? Viser til punkt 5.7 i rammeavtalen. Levere frossen vare i tint tilstand strider mot regelverket i forhold til ubrutt fryse og kjølekjede. Burde disse 2 varelinjene flyttes til varegruppen fersk fisk? 19 Viser til punkt 8.15 i rammeavtalen hvor det kreves at erstatningsprodukt skal ha samme kvalitet og pris som utgått vare. Som grossist har vi ingen mulighet til å garantere at varer ikke fases ut eller erstattes i avtaleperioden. Dette er avgjørelser som gjøres av produsent/leverandør. Årsaker til at varer fases ut kan være mange, som f.eks endringer i ingredienser. Pris på en alternativ vare må være varens opprinnelige pris som kan være påvirket av andre innsatsfaktorer enn utgått produkt. Det vil også være urimelig å erstatte et utgått produkt med et tilsvarende produkt fra en annen leverandør til samme pris. Vi ber derfor om at dette punktet i avtalen endres slik at helseforetakene følger samme standard og rutiner som gjelder ellers i bransjen. 18 Millum/Matinfo er en nettbasert produktdatabase hvor forbrukere, serveringssteder mv. kan finne informasjon om hva ulike matprodukter inneholder. Produsenter og leverandører betaler en årlig sum for å kunne legge inn informasjon om matproduktene i databasen. For øvrig vises det til svar av Tillegg nr. 1, jf. ref. 5. Svar kommer. Svar kommer. I henhold til avtalen punkt 8.23 skal leverandørene (dvs. grossistene) registrere produktene i Millum/Matinfo. Slik vi forstår tjenesten, har ikke grossistene anledning til å foreta slik registrering på egenhånd: dette må gjøres av produsentene/leverandørene. Slik avtalen er utformet ser det
ut som grossistene sitter med ansvaret for registrere produktene det kan ikke være riktig. I et tenkt tilfelle hvor informasjon om et produkt er feil (eks. at et allergen ikke er oppgitt i et produkt) og dette medfører en alvorlig situasjon for en person som har fått i seg allergenet, så kan ikke på noen måte grossisten stå ansvarlig for at informasjonen er korrekt dette må være produsentens ansvar. Millum er også en av flere produktdatabaser og vi kan ikke forstå at det kun er leverandører som har valgt å være med i Millum sin som får muligheten til å være med i anbudet til HINAS. HINAS vil da utestenge en vesentlig del av leverandørene/produsentene i markedet. Vi mener derfor at HINAS må endre ordlyden for at ansvaret legges til leverandørene å levere korrekt informasjon. Vi ber HINAS om å vurdere dette sterkt og komme med et alternativ som flere aktører kan vedkjenne seg. 17 På delanbud C-fersk fisk og F- fryst fisk forstår vi det dit hen at dette ikke er en eksklusiv avtale over maksimalt fire år. Hvor stor lojalitet kan vi forvente og i så fall hva slags retningslinjer gis partene? Avtalen kan prolongeres i ytterligere 2 år. Kunden er forpliktet til å kjøpe produkter fra sin avtaleleverandør. 16 Vi opplever at anbudet inneholder svært mange spesialprodukter som krever spesialproduksjoner. Kan vi forvente at disse er spesialproduktene som kjøpes i alle regioner med samme spesifikasjonsstr? 15 1. C-FF-12 Hvilken str. gjelder dette? Gjelder dette hele stykker eller sliced? Med eller uten skinn 2. C-FF-13 Er dette vacum? Hvilken str og porsjon er tenkt her? Ja. Det vises til spørsmål 1-4 knyttet til enkeltprodukter i prisskjemaet. Tilbyder bes tilby et produkt i tråd med det som er beskrevet. Dersom eksempelvis enhetsvekt ikke er
3. C-FF-17 Er dette porsjon eller side? 4. C-FF 27 Med eller uten bein og skinn? Dette blir i så fall et spesialprodukt som vi kan levere og hva er ønsket størrelse på porsjon? 5. C-FF-28 Dette produktet er ikke mulig å få levert i fersk tilstand. Ønskes purre separat til fersk fisk eller er denne varelinjen tenkt levert fryst? 6. C-FF-30 Dette er et spesialprodukt med begrenset tilgang, hvorfor skal skinnet være på? 7. C-FF-31 Dette er et spesialprodukt med begrenset tilgang, hvorfor skal skinnet være på? 8. C-FF-32 Dette er et spesialprodukt med begrenset tilgang, hvorfor skal skinnet være på? 9. C-FF-39 Hvilken størrelse tenker dere her? 10. C-FF-35 Er dette oppdrett eller vill? 11. C-FF-36 Er dette oppdrett eller vill? 12. F-FF-2 Er dette ferdig lettsaltet torskeloin eller en naturell loin som skal saltbehandles? 13. F-FF-4 Er dette ferdig lettsaltet torskeloin eller en naturell loin som skal saltbehandles? 14. F-FF-41 Hva slags produkt er dette? Er det vanlige koteletter? Er dette spekte laks fra nordnorge eller hva er det? 15. F-FF-43 Hva slags produkt er dette? Er det vanlige koteletter? 16. F-FF-53 Dette er et tint produkt? Burde vært på fersk listen? Hvilken tilstand ønskes dette produktet levert? 17. F-FF-70 Hva skal dere med to varianter luxus? Vi har en variant på luxus og en på smørbrød. 18. F-FF-78 Hvilken spesifikasjon er det på dette produkt? Str. på reken og type råstoff/art? beskrevet, er det opp til tilbyder å bestemme hvilken enhetsvekt som tilbys. Det vises til spørsmål 5-11. Tilbyder bes tilby det som er beskrevet, for øvrig er det opp til tilbyder å bestemme hva som skal tilbys. Det vises til spørsmål 12-13. Dersom det ikke står Torskeloins Lettsaltet, og bare Torkeloins er det ikke lettsaltet torskeloins. Det vises til spørsmål 14-15. Slik det fremgår av undergruppen, er laksen røket. Det vises til spørsmål 16. Tilbyder bes tilby det tilbyder kan tilby. Dersom tilbyder bare har én variant, så kan tilbyder tilby denne varianten. Det vises til spørsmål 18. Tilbyder bes tilby det som er beskrevet, for øvrig er det opp til tilbyder å bestemme hva som skal tilbys.
14 Bearbeidede sjømatprodukter ligger i dag på prislisten for fryste produkter, kan dette legges under prisliste for fersk sjømat 13 Dersom tilbyder velger å inngi flere separate deltilbud, er det mulig å ta forbehold om høyere pris i et av deltilbudene (typisk Helse Nord pga høyere logistikk- og transportkostnader)? 12 Vi legger til grunn at konkurransegrunnlaget og rammeavtalen åpner for at ulike juridiske selskaper, eller tilknyttede selskaper, kan gi separate tilbud på ulike deler, f.eks. slik at Bama Storkjøkken Oslo AS gir tilbud på B1, mens Olav Aakre AS (Tromsø) gir tilbud på B6. Dersom dette ikke er riktig, ber vi om beskjed. 11 I henhold til avtalens punkt 11.3 kan avtalen heves med øyeblikkelig virkning ved vesentlig mislighold. Det er ikke angitt noe krav til skriftlig varsel. Vi stiller spørsmål til gangen i hevingsadgangen. Herunder hvordan det vil varsles osv. 10 I punkt 6 henvises det til at Helse Sør-Øst har egne logistikkbetingelser. Er disse fremlagt? 9 Vi ønsker å spørre HINAS om vareprøveutvalget er satt før tilbudsfristens utløp. Dette er ihht. krav etter anskaffelsesregelverket. 8 Ber om at oppdragsgiver vurderer en ytterligere opplåsning slik at dokumentene blir lettere å arbeide i. 7 Det fremgår av konkurransegrunnlagets pkt. 8.19 at leverandøren skal registrere sine produkter i Millum. PDB Millum er en produktdatabase hvor produsentene legger inn vareinformasjon. Som grossist, og ikke produsent, har vi ingen mulighet til å pålegge våre leverandører å legge inn den aktuelle vareinformasjonen. Dette gjelder uavhengig av den tilleggsfrist som er satt for slik registrering. Oppdragsgiver bes derfor revurdere dette punktet. Nei. Forbehold vil kunne medføre avvisning av tilbudet, jf. punkt 4.2 i konkurransegrunnlaget. Dette er ikke riktig. Dersom eksempelvis Olav Aakre AS vil inngi tilbud på B6, må Olav Aakre AS gjøre dette i en egen anbudsbesvarelse. Svar kommer. Det ligger en link til disse betingelsene. Det vises til punkt 16 i rammeavtalen. Ja. Se nytt opplastet prisskjema, versjon 5. Svar kommer.
Vi vil også peke på at det kan oppstå spørsmål om grossisten, som avtalepart med oppdragsgiver, vil være ansvarlig for eventuell feil informasjon om produktene registrert i databasen. Da det ikke er grossist som legger inn informasjonen, vil dette være en svært urimelig løsning. Dette er særlig viktig hva angår eventuell feil informasjon om allergener. Oppdragsgiver bes klargjøre hvem som skal holdes ansvarlig for informasjonen registrert i databasen dersom kravet opprettholdes. 6 Er det mulig å lansere en versjon hvor man åpner cellen som kun lager mellomrom, slik at man kan benytte formler? Ja. 5 Skal samhandlingsavtaler (vedlegg 18-22) for de forskjellige regionene vedlegges signert ved innlevering av anbud? Eller skal disse først signeres ved tildelt avtale og vedlegges rammeavtalen. Disse kan signeres ved tildelt avtale og vedlegges rammeavtalen. 4 Hvis man ikke kan tilby likt sortiment i alle regioner, kan man da sende et prisark pr region? 3 Er det mulig å levere tilbud bare til avdelingene i Tromsø, kan Narvik og Harstad utelates? 2 Delområde C Fersk fisk og fiskeprodukter er inndelt i fem regioner. Det vises til HINAS sitt svar på spørsmål med referanse nr. 4 i «Tillegg: Spørsmål/svar/endringer», av 8. januar 2016. Spørsmålsstiller ønsket opplyst hvorvidt HINAS Nei. Dersom én tilbyder velger å tilby til flere regioner/deltilbud innenfor et delområde som f.eks. fersk fisk eller ferske bakervarer, gjelder det samme tilbudet med de samme prisene og de samme produktene for alle regioner som det inngis tilbud på. Dersom tilbyder leverer et tilbud til UNN, vil det gjelde alle lokasjoner som tilhører helseforetaket. På generelt grunnlag, er det ikke nødvendigvis gitt at alle lokasjoner innenfor et helseforetak har behov for produkter innenfor alle delområder. F.eks. er det ikke alle lokasjoner som kjøper ferske bakervarer. Punkt 1.8. og 3.6. i konkurransegrunnlaget endres ikke.
ville akseptere at en leverandør gir ulike priser på hver av delregionene. Det fremgår av HINAS sitt svar på spørsmålet at det ikke vil aksepteres differensierte priser på samme produkt i varegruppe C innen de ulike delregioner. Hovedårsaken til at HINAS har valgt en løsning der tilbydere som tilbyr på flere regioner, skal ha lik pris, er for å sikre alle regioner like gode vilkår dersom én nasjonal tilbyder vinner alle deltilbudene/regionene. HINAS bes om å avklare om man vil akseptere parallelle tilbud fra en leverandør hvor det gis tilbud på hver av de fem regionene i hvert tilbud? På denne måten vil HINAS kunne motta tilbud som er tilpasset hver delregion, men hvor det leveres av samme selskap. Dersom HINAS ikke åpner for deltilbud må HINAS vurdere en annen evalueringsmodell da dagens løsning er i strid med anskaffelsesloven 5. HINAS må velge mellom å åpne for regionale tilbud med priser tilpasset den enkelte region fra alle leverandører eller et nasjonalt anbud hvor tilbyderne må gi pris på alle regioner. 1 Kan dere opplyse frekvens og ønsket leveransetid på mottaksstedene i Helse Bergen? Der hvor dette ikke står spesifisert, må dette avtales med den enkelte lokasjon etter kontraktstildeling.