RETNINGSLINJER OG SAKSBEHANDLING VED NEDBEMANNING, OMORGANISERING OG OPPSIGELSE TINGVOLL KOMMUNE Vedtatt av administrasjonsutvalget 11.03.2014 1
Retningslinjer skal bygge på gjeldende lov og avtaleverk. Informasjon og medvirkning skal sikres i hht til dette. 1. Innledning Ved nedbemanning og omorganisering oppstår mange arbeidsrettslige spørsmål. Retningslinjene er utarbeidet for å sikre at Tingvoll kommune gjennomfører prosesser innenfor gjeldende lov og avtaleverk. Nedenfor er satt opp en tidslinje som viser prosessen med tilhørende beskrivelse av de ulike fasene. Personalsjef har ansvar for at prosessen gjennomføres i tråd med disse retningslinjene. For å sikre en best mulig prosess, er det viktig med god kommunikasjon med de tillitsvalgte og fortløpende informasjon til ansatte. Personalavdelingen skal bistå når det iverksettes prosess med nedbemanning. Personalsjef har et koordineringsansvar for at overtallige medarbeidere tilbys annet passende arbeid. Retningslinjene skal benyttes ved nedbemanninger av mindre omfang og ikke i forbindelse med masseoppsigelse (aml. 15-2 (2)). Dersom arbeidsgiver vurdere masseoppsigelse; oppsigelse av minst 10 arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager, stilles det strengere krav til saksbehandling før oppsigelse blir besluttet. 2. Lover og avtaler Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven knyttet til opphør av arbeidsforhold, blir gjerne kalt reglene for stillingsvern. Formålet med lovgivningen er å sikre arbeidstakerne tilsettingstrygghet. Etter disse bestemmelsene har arbeidstakerne et vern mot usakelig oppsigelse eller avskjed fra arbeidsgivers side. Lovhjemmel: Arbeidsmiljøloven (Aml) 15-7, første og andre ledd - Vern mot usakelig oppsigelse Loven regulerer ikke utvelgelseskriterier. Hovedtariffavtalen (HTA) 3 pkt.3.3 har følgende bestemmelse; ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommendes arbeidsområde i kommunen sies opp først. Hovedavtalen (HA): Del B 1-4-1 Omorganisering; arbeidsgivers plikt til så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd... 3. Overordnede mål Kommunen skal opprettholde best mulig tjenestetilbud innenfor de økonomiske rammene Kommunen skal beholde kompetansen den har behov for Prosessen skal gå hurtig og ryddig 2
Arbeidstakere, arbeidsgiver og tillitsvalgte skal jobbe sammen for å finne løsninger 4. Mål for prosessen Den ansatte som er berørt av nedbemanning/omorganisering, skal oppleve individuell behandling Ledere skal oppleve at de mestrer sin rolle og oppgave og kan ivareta sine ansatte gjennom prosessen Bistå arbeidstakere ved karriere-/omstillingsrådgiving 5. Tidslinje ved omorganisering/nedbemanning 6. Informere/drøfte dokumentasjonskrav I henhold til Hovedavtalens del B 1.4.1 og 3-1, skal arbeidsgiver orientere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd så tidlig som mulig ved omorganisering/omlegging av driften og rasjonalisering som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser. 3
Tillitsvalgte har både en plikt og rett til å drøfte slike spørsmål. Ofte har tillitsvalgte og arbeidsgiver ulik oppfatning av faktum om for eksempel behovet for å redusere antall ansatte på grunn av kommunens økonomiske situasjon. Dersom arbeidsgiver ønsker at informasjon som blir gitt behandles fortrolig, kan tillitsvalgte pålegges taushetsplikt. I forbindelse med budsjettbehandling skal drøftingsmøtet gjennomføres i h.h.t HA 3-1 c) og senest når rådmann framlegger sitt budsjettforslag. Formelt er det formannskapet som fremlegger budsjett for kommunestyret. Det skal skrives referat fra drøftingsmøter. I referatet skal det fremkomme hvem som har deltatt på møtet og hva partene var enige/uenige om. 7. Bemanningsplan nåsituasjon og etter endring I alle virksomheter skal det til en hver tid foreligge bemanningsplan for den enkelte stilling som viser: a) de oppgaver/mål virksomheten har b) antall arbeidstakere (stillinger) virksomheten har for å utføre oppgavene og mål som er satt og c) beskrivelse av den kompetanse ansatte må ha for å kunne utføre oppgavene. Oppdatert hjemmelsregister ivaretar i stor grad pkt. b og c. Ved bemanningsreduksjon må det tilsvarende beskrives: a) reduserte/endrede oppgaver b) de reduserte antall arbeidstakere som skal utføre oppgavene og c) den nødvendige kompetansen (ev. ny kompetanse) disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene 8. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget I henhold til arbeidsmiljølovens 7-2 (2) d, skal Amu behandle saker som gjelder andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak 9. Drøftingsmøte om hvor nedbemanning skal skje På bakgrunn av bemanningsplan avgjør arbeidsgiver etter drøftinger med tillitsvalgte, hvilke type stillinger (se pkt. 12 under) som skal inndras. Kompetanse (formål og/eller annen spesialkompetanse/erfaring) vil som regel være det mest sentrale kriteriet. 10. Virksomhet og arbeidsområder Med virksomhet i arbeidsmiljøloven 15-7 (2) menes Tingvoll kommune. Arbeidstakere er tilsatt i kommunen og ikke på det enkelte tjenestested. Dette betyr at kommunen sees under ett i arbeidet med omplassering/nedbemanning. 4
Med arbeidsområde i hovedtariffavtalen kap.1 3 pkt. 3.3 menes fagområde. Arbeidsområdet for vurdering av overtallighet besluttes i hvert enkelt tilfelle, og vil omfatte tilsvarende arbeidsoppgaver/fagbakgrunn på flere tjenestesteder. Liste over arbeidsområder / fagområder i Tingvoll kommune: Assistenter skole og barnehage Barnevernspedagoger og sosionomer Fagarbeidere pleie og omsorg Miljøterapeuter Pedagogisk personale skole og barnehage Ergoterapeuter Fysioterapeuter Helsesøstre Jordmødre Kokker Sykepleiere Merkantile stillinger Biblioteksjef Kulturmedarbeidere (ikke høyskole) Kulturmedarbeidere (med høyskole/universitetsgrad) Fagarbeidere skole og barnehage Fagarbeidere teknisk sektor Ingeniører/sivilingeniører Renholdere Stillinger uten særskilt krav om utdanning teknisk sektor Saksbehandler med høyere universitetsgrad (fem år eller mer) Saksbehandler med høyskole/lavere universitetsgrad (tre år) Virksomhetsledere, stabsledere og fagledere med personalansvar 11. Tjenestetid Med tjenestetid i henhold til HTA kap 1 3 pkt 3.3 menes sammenhengende tjeneste i Tingvoll kommune uavhengig av stillingsstørrelse. Det tas utgangspunkt i den dato arbeidstaker sist ble ansatt i fast stilling. Følgende fravær regnes med i tjenestetid: Ved pålagt videreutdanning inntil 3 år Permisjoner med hel eller delvis lønn Permisjon ved oppdrag i tjenestemannsorganisasjon og for å utføre offentlige verv Permisjon uten lønn ved militærtjeneste, sivilforsvarsfortjeneste, polititjeneste og siviltjeneste Permisjon uten lønn for omsorgsarbeid inntil 3 år Permisjon uten lønn for videreutdanning med inntil 1 år Fravær som ikke regnes med i tjenestetid: Arbeidstakere som har hatt et tidligere men avsluttet ansettelsesforhold til kommunen, får ikke godskrevet dette. Arbeidstakere som har eller har hatt permisjon for å inneha annen stilling hos annen arbeidsgiver godskrives ikke permisjonstiden som tjenestetid. 5
12. Kriterier ved nedbemanning Når nedbemanning har vært forsøkt løst innenfor rammen av lov og avtaleverk skal følgende gjelde: 1. Midlertidig ansatte, vikarer og lignende sies opp først 2. Kommunens/virksomhetens behov for å beholde nødvendig for å sikre en forsvarlig drift. Eksempler: Formalkompetanse, spesialkunnskap innen fagområder, erfaringsområde (nøkkelpersonell) 3. Arbeidstakernes kompetanse og kvalifikasjoner, jf HTA kap 1 2 pkt 2.2, etter arbeidsområde Under ellers like vilkår: Når kompetansekravet er oppfylt, vil tjenestetid være avgjørende. Med kompetansekrav menes både realkompetanse og formellkompetanse. Skikkethet går foran tjenestetid 4. For stillinger som ikke har krav til fagkompetanse gjelder tjenestetidsprinsippet 5. De lærere som per 1. august 1999 på tidspunktet for ikrafttredelsen av ny opplæringslov var tilsatt i såkalte uoppsigelige stillinger kan ikke sies opp men må avskjediges etter den gamle grunnskoleloven. I forhold til en nedbemanning vil dette bety at de ikke blir berørt. Man kan ikke avskjediges ved nedbemanning. 13. Drøftinger av alternative tiltak Før oppsigelse kan tas i bruk skal følgende alternativ være drøftet med tillitsvalgt og arbeidstaker Arbeidsgivers plikt til å tilby annet passende arbeid stillinger i hht AML 15-7, jf. Hovedtariffavtalen kap. 1 2 pkt 2.2. Bruk av AFP Omstillingstiltak 14. Styringsrett Ved nedbemanning skal arbeidsgiver foreta en vurdering om de påtenke endringer ligger innenfor eller utenfor styringsrettet. Endringer av stillingens grunnpreg vil ligge utenfor styringsretten. Dersom endringene er innenfor styringsretten vil arbeidsgiver kunne gi pålegg om endringene (for eksempel skifte av arbeidssted), og arbeidstaker må akseptere beslutningen. Arbeidsgiver skal likevel drøfte endringene med arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte. 15. Forhåndsvarsel Ved nedbemanning der mange kan bli berørt og på områder der det kan bli aktuelt med omplassering til stillinger utenfor styringsretten, skal det gjennomføres drøftinger med tillitsvalgte om hvilke arbeidstakere som kan bli overtallige. Før de overtallige blir pekt ut skal det sendes forhåndsvarsel, jfr. Forvaltningslovens 16, til alle som kan bli berørt. I varselet skal det framkomme skriftlig (kort) om bakgrunn for nedbemanning og at NN kan bli berørt. Samtidig innkalles det til overtallighetssamtale. 6
16. Overtallighetssamtale Før arbeidsgiver treffer avgjørelse om hvem som er overtallig skal det gjennomføres en kartlegging av berørte. Hensikten er at arbeidsgiver skal være sikker på at alle opplysninger om kompetanse og ansiennitet er riktig og at særlige sosiale forhold og eventuelle ønsker om annet arbeid framkommer. Vedlagte kartleggingsskjema fylles ut og gjennomgås med arbeidsgiver i møte. De mulige overtallige er i en situasjon der de kan bli sagt opp og vil derfor ha rettigheter til å bli behandlet individuelt etter saksbehandlingsreglene både i forvaltningsloven og arbeidsmiljøloven. I overtallighetssamtalen orienterer arbeidsgiver om bakgrunn for nedbemanning (vedtak), går gjennom kartleggingsskjema og orienterer om alternative jobbmuligheter. 17. Hvem defineres som overtallig Etter at overtallighetssamtaler er gjennomført og drøftingsmøte avholdt med de tillitsvalgte, bestemmer arbeidsgiver hvem som er overtallige ut fra Kriterier ved nedbemanning (se foran). 18. Drøftingsmøte aml 15-1 De overtallige vil være arbeidstakere som er i en posisjon der de kan bli sagt opp og vil dermed ha rettigheter til å bli behandlet individuelt etter bestemmelsene i forvaltningsloven og arbeidsmiljøloven. Når det er avklart hvem som er definert som overtallig, innkalles den/de berørte til individuelle drøftingsmøte. Tillitsvalgte skal også innkalles med mindre arbeidstaker ikke selv ønsker det. 19. Omplassering/tilbud om annen stilling Omplassering skjer fortløpende både til faste stillinger og vikariater. Det forutsettes at medarbeider er kvalifisert for stillingen (kompetanse/egnethet). Før omplassering skjer, skal det gjennomføres drøftinger med tillitsvalgte, bl.a. om hvem som skal pålegges endringer. Ved omplassering bør det forsøkes å oppnås enighet med den enkelte arbeidstaker. Dersom endringen er innenfor styringsretten, vil arbeidsgiver kunne gi pålegg om endringene og medarbeider må akseptere beslutningen. Skriftlig tilbud om ny stilling utarbeides og medarbeider bekrefter skriftlig at han/hun tar i mot tilbudet. Ved tilbud om ny stilling som faller utenfor styringsretten, kommer oppsigelsesvernreglene i arbeidsmiljøloven til anvendelse. Det vil si at medarbeideren kan bli sagt opp fra sin stilling, men samtidig få tilbud om annen stilling (endringsoppsigelse). Takker medarbeideren nei til stillingen kommer bestemmelse om oppsigelse til anvendelse. Dersom medarbeider samtykker i omplassering til stillingen som faller utenfor styringsretten, er veien om endringsoppsigelse unødvendig. Skriftlig tilbud om ny stilling utarbeides og medarbeider bekrefter skriftlig at han/hun tar i mot tilbudet. 7
20. Interesseavveiing Dersom det blir aktuelt å si opp ansatte, må arbeidsgivere i større grad foreta en individuell interesseavveining ut fra lokale kriterier og arbeidsmiljølovens bestemmelser. 21. Oppsigelse Personalavdelingen har ansvar for saksbehandling på vegne av rådmann. 22. Fortrinnsrett Ansatte som er sagt opp fra sin stilling på grunn av nedbemanning, har fortrinnsrett til ny stilling (kvalifikasjonskrav) i ett år. 8