Oslo kommune Samferdselsetaten Presentasjon av SUS Saksbehandlingsløsning for utnyttelse av stedfestet grunn Samarbeid mellom Oslo kommune, Statens vegvesen og Jernbaneverket
Søknaden fylles ut og leveres via internett av søker som oftest også er den som skal utføre arbeidet det søkes tillatelse for. berørte parter får beskjed om planlagte tiltak i nærheten av deres infrastruktur. De har nå mulighet til enten å legge inn kommentar i saken eller sende kommentaren pr. mail til arbeidsvarsling Saksbehandler sjekker at søker har kvalifikasjoner som kreves i henhold til gjeldende rutiner, instrukser, lover og regler. Kommentarer eller direktiver fra berørte parter legges inn i vedtaket sammen med den godkjente varslingsplanen før vedtaket sendes søker pr. mail.
En elektronisk søknad er like juridisk bindende som en papirsøknad. Søker bekrefter å ha kunnskap til gjeldende lover, regler og instrukser. Det skal også gis detaljerte opplysninger om hva som skal gjøres og om forholdene på selve arbeidsstedet.
For å lage markering i kartet må målestokken være under 1:1000. Tegne- og redigeringsverktøy velges fra venstremenyen. Kartmarkeringen kan også brukes som grunnlag for Varslingsplanen. Markeringen i kartet er viktig. Den gir grunnlaget for søket Finn berørt aktør i saksbehandlingsløsningen. Adressen som kartmarkeringen generer stemmer ikke alltid med terrenget. I fritekstfeltet må det derfor oppgis adresse og strekning i tillegg til annen beskrivelse av tiltaket. På denne siden kan man også legge ved filer med påkrevd dokumentasjon.
Det skal gis utfyllende opplysninger om tiltakshaver, utførende enhet og søker. Igjen må det bekreftes i avkrysningsbokser at opplysningsplikt er oppfylt i tillegg til bekreftelse på kjennskap til instrukser og at utførende enhet innehar gyldig ansvarsforsikring.
Her er kartmarkeringen skrevet ut og skilt samt sperringer er tegnet inn for hånd. Kartmarkeringen kan også åpnes i et tegneprogram og bilder av skilt og sperringer dras inn i bildet og settes på rett plass. Varslingsplanen SKAL være med i søknaden. Blir planen godkjent som den er kopieres den rett inn i vedtaket.
I sammendraget dukker uteglemte poster opp som feilmeldinger. Skjemaet godkjennes ikke for innsending før alle feilmeldinger er rettet opp. Etter innsending blir søknaden overført til saksbehandlingssystemet SUS. Søker får tilsendt en e-post med bekreftelse på at søknaden er mottatt. Hver søknad får et referansenummer. Det er ikke det samme som saksnummeret i selve saksbehandlingssystemet.
Systemet sender automatisk en kopi av alle søknader til Trafikketaten. Søknadene fordeles deretter til saksbehandlerne.
Alle gravesøknader kjøres gjennom søket Finn berørt aktør på grunnlag av kartmarkeringen som ble lagt inn i søknadsskjemaet. Eiere av infrastruktur i det aktuelle området får tilsendt et varsel pr. mail. De har deretter en frist på 24 timer med å melde tilbake om de kan ha noen reservasjoner.
Etter 24-timersfristen begynner saksbehandlingen. Tiltaket vurderes mot eventuelle andre tiltak i området. Utførende enhet skal ha kvalifikasjoner som kreves for tiltaket og nødvendig dokumentasjon for saksbehandlingen må foreligge. Ved åpenbare mangler i søknaden avslås søknaden. For eksempel blir koordineringssaker som ikke er ferdig behandlet i Fellesløsningen avslått og utfører må søke på nytt når koordineringen er godkjent.
Svar på søknaden, som oftest et vedtak, sendes pr. e-mail. Søker settes automatisk inn som mottaker av svaret, eller vedtaket. Saksbehandler setter inn andre mottakere som også skal ha meldingen.
Her er et eksempel på førstesiden i et vedtak om innvilget arbeidstillatelse. Den øverste teksten er selve vedtaket og varslingsplanen beskriver skilting og eventuelle sperringer på selve arbeidsstedet. Når søker benytter et tegneprogram under utarbeidelsen av varslingplanen er det enklere å tilpasse skilting og sperringer til de lokale forholdene. Saksbehandler kan også redigere planen før den kopieres inn i vedtaket. Eventuelle kommentarer og pålegg fra berørte aktører kopieres også inn i vedtaket under Merknader og pålegg. Gyldig vedtak skal oppbevares på arbeidsstedet under hele tiltaksperioden.
SUS Ephorte er i tillegg til å være saksbehandlingssystem også et fullverdig elektronisk arkivsystem. Under hver sak ligger journalpostene i kronologisk rekkefølge. For større tiltak kan listen bli lang. men alt er lett tilgjengelig!
Oslo kommune Samferdselsetaten Takk for meg!