Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag Elektronisk post Geir Maribu/Stein Meisingseth (endret av Tomas Holt, oppdatert av Lene Hoff) 2.9.2008 Lærestoffet er utviklet for faget LV299D IT verktøy Kursdeltakere som ønsker å bruke leksjonene f.eks til undervisning eller kursformål må ta direkte kontakt med forfatter for nærmere avtale. Innledning...2 Kommunikasjon via e-post...2 Hvordan virker e-post?...2 Oppkobling til postkasse...3 Innkurv, utkurv og brevmapper...4 Overføring av post mellom posttjenere...4 E-postadresser...5 Postprogrammet...6 Basisfunksjonene til postprogrammet...7 Skrive brev...7 Sende brev...7 Svare på brev...8 Motta brev...8 Videresende brev...9 Sende brev med vedlegg...9 Kopi av sendte brev...10 Motta brev med vedlegg...10 Brevmapper...11 IMAP eller POP3?...12
Elektronisk post side 2 av 12 Innledning Elektronisk post ligner svært mye på det vanlige papirbrevet der du skriver med blyant, putter det i en konvolutt og leverer til postverket, som frakter det videre med levering til mottaker tidligst neste dag. Elektronisk post kalles vanligvis for e-post (e-mail på engelsk), og bruken er på mange måter svært lik vanlig papirbasert post. Den mest iøynefallende forskjellen mellom elektronisk og papirbasert post er hastigheten. Mens et vanlig papirbrev bruker ett eller flere døgn fram til mottaker, trenger et elektronisk brev 1 (e-brev) bare noen få sekunder uansett hvor i verden mottaker befinner seg. Forskjellen mellom e-brev og vanlig papirbrev finnes også! Vi har allerede nevnt den korte tida fra brevet sendes til det er i mottakers postkasse. Denne korte tida kan selvsagt utnyttes slik at mange brevvekslinger med samme person kan finne sted i løpet av samme dag. Andre viktige trekk ved e-post er: Det er enkelt å sende svar på brev, mulighet for å sende brev til mange mottakere og mulighet for å hekte på dokumenter som vedlegg til brevet. Kommunikasjon via e-post I avsnittet over ble hastigheten brevene sendes med nevnt som en stor forskjell på vanlige papirbaserte brev og e-brev. En annen stor forskjell er stilen i brevene. E-brevene er mer muntlig i stilen enn vanlig papirbaserte brev. Dette henger sammen med at e-post er hurtig. Man trenger ikke tenke og gnikke så lenge på formuleringene i e-brev før man sender det. Dersom mottaker ikke helt forstår innholdet i brevet er det bare å sende et svarbrev i retur og be om nærmere forklaringer. En slik runde med flere brev mellom to personer kan gjerne foregå i løpet av en halvtime. Men det betyr ikke at man må være tilstede hele tiden for å kunne brevveksle via e-post. På samme måte som ved vanlig brevpost har også e-post den egenskapen at kommunikasjonen foregår asynkront, dvs. begge trenger ikke være tilstede samtidig. Dette i motsetning til telefonen som er synkron siden begge må være tilstede samtidig under samtalen. Egenskapene til e-post som hurtighet, muntlig stil etc. medfører også at det kan forekomme skrivefeil i e-brevene. E-post er en mer effektiv metode for å utveksle idéer, stille spørsmål, lufte tanker, gjøre avtaler om møte o.l. Dette har bl.a. som konsekvens at e-brev ikke tas like seriøst som papirbaserte brev, f.eks. i statsadministrasjonen. Etter hvert har bedrifter tatt konsekvensen av dette og har startet arbeidet med å lage rutiner for journalføring, arkivering o.l. av e-post. Likevel kreves det ofte at offisielle, mer formelle brev sendes som papirbrev. Hvordan virker e-post? Som bruker av e-post på Internett må du ha tilgang til en posttjener - en maskin som hjelper til med å sende brevene dine og som mottar brev som er adressert til deg. Du trenger også en postkasse på posttjeneren, og posttjeneren må være på lufta døgnet rundt fordi mottak av post kan skje til alle døgnets tider. PC-en din er ikke egnet til denne oppgaven, da den er avslått store deler av døgnet. Det er internettleverandøren din som tilbyr 1 Med e-brev menes selve meldingen som sendes, mens med e-post menes hele systemet for elektronisk post.
Elektronisk post side 3 av 12 deg postkasse på en av sine maskiner, enten dette er en privat leverandør eller det er institusjonen du jobber ved. Postkassen er din private, den er utstyrt med din e-postadresse, og den er altså kun beregnet for dine brev. Nye brev som ankommer, uansett når på døgnet, tas hånd om av posttjenerprogrammet og plasseres automatisk i postkassen din. Oppkobling til postkasse Når du kommer på jobb om morgenen (eller til andre tider det måtte passe å lese brev) er kanskje det første du gjør å koble deg opp mot din private postkasse for å sjekke om nye brev har ankommet, og hente disse over i innkurva på PC-en din. Figuren nedenfor viser to mulige oppkoblinger mellom posttjener og postprogram. Postprogrammet er det programmet du bruker for å lese brevene, mens posttjeneren kan befinne seg på litt forskjellige steder alt etter hvilken tilkobling til Internett du har: Institusjonen du jobber hos kan ha egen posttjener i lokalnettet. Slik er det f.eks. ved universiteter, høgskoler og organisasjoner/firma. Du har anskaffet deg Internett via en kommersiell leverandør som også tilbyr deg postkasse på en av sine maskiner. Da må du bruke modem og telefon ved oppkobling mot postkassen slik som vist til venstre i figuren under. Hvis du har konstant oppkobling via kabel-modem eller ADSL vil det virke på samme måte som lokalenett, med den forskjell at du har posttjeneren hos din Internettleverandør. PC tilkoblet posttjener via modem Lokalnett med posttjener 133 MHz PC med postklient 133 MHz posttjener posttjener telefonlinje til Internett Det som skjer når du kobler deg opp mot postkassen for å hente over brevene er følgende (vi antar nå at du bruker tradisjonelt modem): 1. Modem og PC slås på. 2. Postprogrammmet startes opp etterfulgt av en oppkobling mot tjenermaskinen til internettleverandøren din. 3. Du må oppgi brukernavn og passord to ganger: Først ved innlogging på internettleverandøren sin tjenermaskin, deretter innloggingen for å få tilgang til postkassen din. 4. Brevene i postkassen overføres automatisk fra postkassen din til innkurva som er på PCen din. 5. Du kan koble deg ned fra postkassen, logge ut fra Internett og koble ned modemforbindelsen.
Elektronisk post side 4 av 12 6. Du kan starte å lese brevene (uten at tellerskritt løper). Innkurv, utkurv og brevmapper Brevene som er overført fra postkassen din havner i innkurva på PC-en din. Innkurva er den brevmappa som inneholder nye, uleste brev. I postprogrammet (det programmet du leser brev med) vises innkurva som ei liste av brev, som vist i figuren (Outlook Express 5.0) nedenfor. Brevene blir liggende i innkurva inntil du sletter dem eller flytter dem til ei anna brevmappe for lagring. Uleste brev i innkurva er merket spesielt slik at du kan skille disse fra allerede leste brev. Nedenfor er uleste brev vist med uthevet skrift og lukket konvolutt. Postprogrammet utstyres ved installering med både innkurv og utkurv. Brevmapper ut over dette må du lage sjøl etter hvert som du har behov for det. Alle postprogrammer har funksjoner for å opprette brevmapper. Etter hvert som det kommer nye brev til innkurva, og du får lest og behandlet de innkomne brevene, bør du lagre disse i egnede brevmapper. Etter at du har skrevet et nytt brev har du vanligvis to muligheter: Du kan sende brevet umiddelbart, eller du kan legge det i ei utkurv for utsending seinere. Utkurv er særlig mye brukt i de tilfellene du ikke er oppkoblet mot Internett hele tiden, f.eks. over en modemforbindelse. Da kan du skrive nye brev og svare på brev, og hvert nytt brev som er ferdig havner i utkurva. Når alle brevene er ferdigskrevet kobler du deg opp til Internett via modem, og ber postprogrammet sende alle brevene som ligger i utkurva. Det finnes også to mapper til som er ganske vanlige i postprogrammer, nemlig mappe over sendte brev og mappe over slettede brev. Overføring av post mellom posttjenere Brevene du sender fra utkurva på PC-en din havner i første omgang på postmaskinen du er innlogget på. Deretter er det posttjeneren på denne maskinen som videresender brevene til mottakerne. Dette skjer ved at din posttjener tar kontakt med mottakerens posttjener. Når kontakt er oppnådd, oversendes brevene via Internett. Normalt tar denne operasjonen bare noen få
Elektronisk post side 5 av 12 sekunder uansett hvor i verden brevet skal. Posttjeneren finner ut hvilken postmaskin brevet skal sendes til ved å se på e-postadressa til mottaker. I noen tilfeller får du brevet i retur igjen fra postsystemet. Avsenderer er i slike tilfeller et program på posttjeneren som heter MAILER-DAEMON. Dersom brevet kommer i retur etter noen minutter betyr det enten at adressa ikke finnes eller at den nevnte mottakeren ikke finnes på denne adressa. I noen tilfeller får du brevet i retur først etter 3-5 dager. Da er årsaken som oftest at det ikke oppnås kontakt med mottagers postmaskin fordi deler av nettet eller selve postmaskinen er nede. Dersom postsystemet ikke har greid å levere brevet innen 3-5 dager sendes det i retur til senderen. E-postadresser Din e-postadresse på Internett må være unik slik at det ikke skal oppstå konflikter om hvem som skal motta brevet. E-postadressa er bygget opp av to deler: Navnet til personen, og domenetilhørigheten til personen. Ut fra domenenavnet kan en se organisasjonsmessig og svært ofte også geografisk tilknytting som en person har. Men det finnes også flere mange domenenavn som er går på tvers av geografiske grenser, f.eks. com-domenet som fins over hele verden. E-postadresser består på Internett av to deler adskilt med tegnet @. Dette tegnet kalles for krøllalfa. Det som står foran @ viser personen som er tilkoblet posttjeneren, mens etter @ er domenenavnet. Det siste leddet i domenenavnet brukes for å angi land ved hjelp av standardiserte landskoder. 2 Norge har no som domenenavn, Sverige se, Frankrike fr osv. Unntaket til denne regelen med landskoder er USA, som helt siden begynnelsen av Internett har brukt organisasjonstype som siste ledd i domenenavnet: com for commercial, mil for military, edu for educational, gov for government, org for organization, net for network. I Norge er det UNINETT A/S som tildeler domenenavn, og som dermed sørger for å holde orden i systemet. Alle nye subdomener under no-domenet må godkjennes av UNINETT A/S. Et slikt system er helt nødvendig for at bl.a. e-postmeldinger skal kunne leveres til mottaker. Ofte vil e-postadressene du kommer borti kun bestå av initialer eller bare fornavnet, f.eks: geir@idb.hist.no sm@idb.hist.no Dette har historiske årsaker ved at eieren av en postkasse må ha brukerkonto på postmaskinen. Og når denne maskinen som oftest er en UNIX-maskin, må en forholde seg til de konvensjoner for brukernavn som gjelder der. Men de aller fleste posttjenere har et såkalt alias-system, der dette brukernavnet kan erstattes av et mer komplett navn når postkasser skal navngis med e-postadresser. Eksempler på aliaser: Stein.Meisingseth steinm Geir.Maribu geir 2 Standarden heter ISO 3166. Et søk på Alta Vista med søkeordet ISO 3166 gir deg en mengde websider der disse kodene er listet opp.
Elektronisk post side 6 av 12 Det betyr at brev som sendes til Stein.Meisingseth havner i postkassen til steinm. I tillegg til disse aliasene over personlige postkasser finnes det også en del standard-aliaser ved de fleste domener. Det er f.eks. alltid mulig å sende post til postmaster@domene, f.eks postmaster@idb.hist.no for å få kontakt med den som er ansvarlig for posttjeneren ved domenet idb.hist.no. Postprogrammet Det finnes en mengde forskjellige postprogrammer som utfører basisfunksjoner som sende, motta og svare på brev. Postprogrammene kan skilles i to grupper: De som er Internettilpassede, og de som er ikke er det. Med Internettilpassede postprogrammer kan du sende post til alle som har postadresse på Internett, dvs. de som har adresse på formen navn@domene. Eksempler på postprogrammer for Windows som sender post på Internett er: Netscape Messenger, Microsoft Outlook Express, Eudora og Pegasus Mail. I denne generelle omtalen av e-post i dette kapitlet brukes Microsoft Outlook Express 5.0 som eksempel fordi den finnes i norsk utgave. Figuren nedenfor viser hovedvinduet til postprogrammet Microsoft Outlook Express. Innenfor hovedvinduet finner du egne områder for brevmapper med bl.a. innkurv, liste over alle brevene i innkurva, og nederst i vinduet kan du lese teksten til det brevet som er valgt. I postprogrammet finner du funksjoner for å: Skrive brev i en enkel editor som er integrert i postprogrammet Sende brev Motta brev Svare på brev
Elektronisk post side 7 av 12 Dette er basisfunksjoner som finnes i alle postprogrammer. I tillegg kommer en del funksjoner som varierer fra postprogram til postprogram, f.eks. adresseliste, varsel om ankommet brev, videresende brev, vedleggsfunksjon, søkemekanismer for raskt å finne brev i brevmapper etc. Basisfunksjonene til postprogrammet I dette kapitlet skal vi se litt på basisfunksjonene til et postprogram, dvs. skrive, sende, motta og svare på et brev. Praktisk bruk av disse funksjonene finner du i kapitler lenger bak i boka som omtaler postprogrammene Microsoft Outlook Express. I eksemplene nedenfor benyttes postprogrammet Microsoft Outlook Express. Skrive brev Skriving av brev starter ved å velge aktuell funksjon for nytt brev på menyen eller på verktøylinja. Da kommer det til syne et nytt vindu der du kan skrive inn meldingen. Først fyller du inn feltene for mottaker av brevet og emne for brevet, slik som vist i figuren under der det sendes et brev til geir.maribu@idb.hist.no, og temaet er EDB grunnkurs. Etter at Til-feltet, Kopi-feltet og Emne-feltet er fylt ut, kan selve brevteksten skrives i det store feltet nederst i vinduet. Husk at du gjerne kan avslutte hver linje med returtasten etter cirka 70 tegn. Dette sikrer at brevet ditt blir lesbart på alle postprogrammer uten problemer med linjeskift, og det gjør at det blir enklere å svare på brev. Sende brev Når brevet er skrevet ferdig sendes det ved å klikke på aktuell knapp på verktøylinja eller velge på menyen. I MS Outlook Express finner du Send-knappen formet som et brev i fart, helt til venstre på verktøylinja. Dersom du er frakoblet kan du velge menyen Fil/Send senere for å legge brevet i utkurva. Ved seinere oppkobling sendes alle de oppsamlede brevene i utkurva på en gang. Hvis det er feil med noen av mottaker-adressene, f.eks. feil format, domene ikke finnes etc, kommer brevet i retur med MAILER-DAEMON som avsender. I dette returbrevet finner du tilstrekkelig med opplysninger til å finne ut hva som gikk galt. Rett opp dette og send på nytt.
Elektronisk post side 8 av 12 Svare på brev Mottakeren av et brev leser først brevet og kan deretter gjøre flere forskjellige ting med det mottatte brevet som ligger i innkurva: Slette det, flytte det til annen mappe, la det ligge i innkurva til seinere eller svare på brevet. Hvis du velger å svare på brevet må funksjonen Svare til avsender velges, enten som knapp på verktøylinja eller som menyvalg. I Outlook Express finner du denne funksjonen både som menyvalg, knapp på verktøylinja og ved å klikke med høyre museknapp inne i selve brevteksten. Du kan også velge om svaret bare skal gå til sender, eller om det skal gå til alle som fikk kopi av brevet i første omgang. Figuren over viser et brev fra Arne Morten Uglem idet det leses av mottakeren Stein. Ved å klikke Svar-knappen på menylinja kan man sende et svarbrev. Da kommer det automatisk fram et skrivevindu der alle nødvendige felt i brevhodet er utfylt allerede, ved at opplysninger er hentet fra det mottatte brevet. I Emne-feltet er det satt inn en SV: (eller RE: på engelsk) for å vise mottakeren av brevet at dette er svar på et tidligere brev. Du ser også at opprinnelig tekst i det mottatte brevet er tatt med i svarbrevet. Hensikten med det er at du skal kunne ta direkte utgangspunkt i brevet du fikk og kommentere/svare på deler av det etc. Når du svarer på brev er det blitt vanlig å legge svaret etter det opprinnelige brevet. Dette kan settes som standard i Netscape, men Outlook Express har som eneste standard at svaret kommer øverst. Hvis det er mange spørsmål du skal svare på, kan det være fornuftig å legge svarene etter hvert spørsmål. Etter at hele brevet er besvart, sendes det på samme måte som et nytt brev. Motta brev Brev adressert til deg legges automatisk i din Internett-postkasse etter hvert som de ankommer. Du finner disse brevene når du kobler deg opp mot postkassen. Brev kan også ankomme mens du er oppkoblet, f.eks. i lokalnett er det vanlig å være oppkoblet hele tiden, og da pleier de fleste postprogrammene å varsle om ankomne brev. Varselet skjer i form av en liten
Elektronisk post side 9 av 12 pipelyd, eller et lite symbol som endrer seg. Dette kan du endre ved å gå til Verktøy > Alternativer, og gjøre de valg du finner hensiktsmessig. Videresende brev Enkelte ganger kan du ha behov for å videresende brevet til andre. Det finnes en egen knapp for dette på Verktøylinja. Sende brev med vedlegg Brev med vedlegg er også en viktig basisfunksjon hos elektronisk post. Vedleggene er vanlige filer som du har liggende på harddisken, f.eks. Word-dokument, regneark, bilder, tegninger etc. Vedlegg legges til et brev ved følgende valg:
Elektronisk post side 10 av 12 Alternativet er å klikke på binders-knappen på verktøylinjen. Da vil du få opp et vindu hvor du kan navigere deg frem til fila du vil legge som vedlegg. Etter at fila er hektet på kan du om ønskelig hekte på flere vedlegg. Hvis du ønsker å sende et dokument du har laget i for eksempel Word, kan det gjøres direkte fra Word. Mens du har dokumentet åpent kan du trykke på Fil, Send til, E-postmottaker (som vedlegg). Dermed sendes dokumentet automatisk til den du angir som mottaker. Vedlegg brukes i følgende tilfeller: Når e-brev overstiger et par A4-sider er det på tide å vurdere om ikke dette brevet heller burde vært sendt som et vedlegg skrevet i en tekstbehandler som både avsender og mottaker disponerer over. Når teksten må illustreres med figurer og tabeller, bør den skrives i en tekstbehandler og sendes som vedlegg til brev. Dersom du skal oversende filer av andre typer enn vanlig tekst, f.eks. regneark, tegninger, bilder, programmer o.l må disse sendes som vedlegg til brev. Vanlig tekst skal alltid skrives som vanlig tekst i e-brevet så sant den er mindre enn 1-2 sider. Bruk av vedlegg i slike situasjoner gjør det også vanskeligere/umulig for mottakeren å bruke sitattekst ved svaring på brevet. Kopi av sendte brev Postprogrammene har også en funksjon for å ta kopi av alle utsendte brev. Dette er en meget viktig funksjon, da det ofte viser seg at en må tilbake for å se på brev som er sendt for flere dager siden, ja noen ganger for flere måneder siden. Da er det greit med ei egen brevmappe som inneholder alle utsendte brev (MS Outlook Express bruker brevmappa Sendte Elementer til dette formålet). Motta brev med vedlegg Når du leser brev med vedlegg behandles vedleggene litt forskjellig, avhengig av hva slags postprogram du bruker og/eller hvordan postprogrammet er tilpasset på forhånd. Vedlegget vises som en hyperlenke nederst i brevet (Netscape Messenger) eller en knapp med en binders på hos MS Outlook Express. Et klikk på hyperlenken eller knappen bringer fram et vindu der du kan angi katalog for lagring av vedleggsfila eller du kan velge å åpne fila uten å lagre den først. Se eksemplet under: Dersom vedlegget er et bilde av type GIF eller JPEG vises disse direkte sammen med brevteksten. Postprogrammet lagrer vedlegget automatisk på en på forhånd angitt katalog. Nederst i brevteksten er navn på katalog og navn på vedleggsfila angitt.
Elektronisk post side 11 av 12 I det du leser brev med vedlegg kommer det automatisk fram et vindu der du må angi katalog der vedleggsfila skal lagres Brevmapper Brevmapper brukes til å sortere og organisere brevene i grupper etter innhold. På den måten kan du holde orden på brevene dine. Noen brevmapper finnes allerede ved oppstart av postprogrammet. Det er følgende mapper: Innkurv - nye brev havner her. Utkurv - brev som er sendt når du er frakoblet (offline) havner her. Disse sendes så snart du logger deg på postmaskinen. Sendte elementer - inneholder kopi av alle sendte brev. Meget viktig mappe som det ofte blir bruk for. Trash (søppelbøtte) - alle slettete brev havner i søppelbøtta, og kan hentes opp igjen derfra om ønskelig. I tillegg til disse standardmappene kan du sjøl opprette brevmapper etter eget behov for å ta vare på brev f.eks. om gitte tema, eller brev fra bestemte personer etc. Når mappene etter hvert blir store kan det være vanskelig å finne et bestemt brev du er på jakt etter. Selvsagt kan du møysommelig lete etter brevet. Men normalt er ikke dette nødvendig, fordi de fleste postprogrammene har søkeverktøy der en kan søke i brevmappene på grunnlag av tema til brevet, avsender, dato o.l. Både i Netscape Messenger og i MS Outlook Express finnes det en sorteringsfunksjon der du enkelt kan sortere brevene etter flere forskjellige kriterier, f.eks. etter forfatter, tema, dato etc. På denne måten kan du relativt enkelt finne gamle brev. Ved å trykke på kolonneknappen Fra sorteres brevene alfabetisk etter Sender, Emne alfabetisk etter emne og Mottatt etter dato. Trykker du to ganger på dato sorteres etter eldste dato først. Ved å trykke en gang til sorteres etter nyeste dato først.
Elektronisk post side 12 av 12 IMAP eller POP3? Når man setter opp e-post programmet er det i dag vanlig å spesifisere om det skal brukes IMAP eller POP3 som overføringsprotokoll mellom e-post tjener og e-post leser. I det tilfellet man velger POP3 vil e-post leseren laste ned all e-post som ligger på tjeneren til den maskinen e-post leseren kjører på. Dette kan være tidkrevende, spesielt i de tilfellene man har fått e-post med store vedlegg. IMAP er en mer moderne overføringsprotokoll. Her vil kun avsender og emne-feltene til hver enkelt e-post overføres til maskinen e-post programmet kjører på. Selve kroppen til hver enkelt e-post og eventuelle vedlegg vil bli liggende igjen på tjeneren. Først når brukern ønsker å se innholdet i en spesiell e-post (trykker på e-posten) så lastes e-posten ned. Dette er spesielt gunstig i de tilfellene man sitter med trege linjer. Mange gjør foreløpig dette i hjemmet, da bredbånd til alle fortsatt er en drøm. Ved bruk av POP3 vil man i de fleste tilfeller lagre all e-post lokalt på klient-maskinen. Det er imidlertid også mulig med POP3 å spesifisere at e-posten også skal ligge på tjeneren. Problemet i dette tilfellet er at du laster ned all e-post på nytt hver gang du kobler deg opp mot e-post tjeneren. Det vil også være upraktisk å behandle e-posten ved hjelp av flere forskjellige PC-er (på jobben, hjemme ol). Når man bruker IMAP lagres e-posten på e-post tjeneren. Den blir først fjernet derfra når vi manuelt sletter en bestemt e-post.