Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ Styringsmål: oppnå 80 % bruk av avtaler. 1.1 1.2 Planlegging prioritering og gjennomføring av anskaffelser Regionale innkjøpsprosjekter Innkjøpsavdelingen etablerer en rullerende anskaffelsesplan.. Anskaffelser basert på vedtatte investeringskjøp i SI Anskaffelser basert på gjennomgang av nært forestående utløp rammeavtaler og driftsavtaler. Anskaffelser basert på utstyrshavarier og andre ikke forutsatte hendelser / behov i foretaket. SI skal følge opp mål i Helse Sør Øst med hensyn til samordning og gjennomføring av større anskaffelser. SI skal ha løpende fokus på å iverksette planlagte anskaffelser etter føringer fra HSØ om høyeste effektive innkjøpsnivå. Dette innebærer at SI skal tilstrebe samordning av rammeavtaler innen områder der det er fattet vedtak om felles innkjøpsstrategi. HSØ: Helseforetaket må etablere egne anskaffelsesplaner 1.3 Nasjonale innkjøpsprosjekter Identifisere og prioritere innkjøpsområder gjennom aktivt nettverkssamarbeid, herunder fellesmøter i regional innkjøpsgruppe (FIL), legemiddelsamarbeidet LIS og den nasjonale innkjøpsorganisasjon, HINAS. Deltagelse i nasjonale innkjøp blir i hovedsak ivaretatt av representanter utnevnt av Helse Sør Øst. 1.4 Kontroll og oppfølging av styringsmål Gjennomgang av innkjøpsstatistikker og utbetalinger til leverandører Årlig gjennomgang av foretakets og divisjonenes utbetalinger opp mot gyldige avtaler. Omfatter leverandører med over kroner kr 500.000,- eks mva i årlig omsetning. Årlig gjennomgang av innkjøp og bestillingsstatistikk. Kontroll av lojalitet til avtalepartnere og kjøp avtaleprodukter. SI skal etablere felles kategoristruktur med Sykehuspartner (SP) og flere andre Helseforetak etter anbefalinger fra 1.5 Kategoristruktur og avtaleforvaltning Kategoristruktur på to øverste nivåer er etablert. Tiltaket for inneværende år vil ha fokus på å etablere en tydeligere kategorirolle i SI for tverrgående avtaleforvaltning. Dette i samsvar med anbefalinger fra Helse Sør Øst om å bygge innkjøpsorganisasjonen opp omkring kategorier/bransjer: Iverksettelse av tiltak som tydeliggjør rolle- og ansvarsforholdet mellom ulike forvaltningsnivåer når det gjelder avtaleforvaltning og leverandøroppfølging. Side 1
HSØ. 1.6 Brukermedvirkning (Fagutvalg i anskaffelser) Økt fokus på brukermedvirkning gjennom etablering av flere fagutvalg på store anskaffelser. Etablere rutiner og prosedyrer for fagutvalg og medvirkning ved anskaffelser og kontraktsinngåelse. MÅL 2.0 TILTAK BESKRIVELSE oppnå 70 % bruk av innkjøpssystem. oppnå 90 % bruk av elektronisk produktkatalog. 2.1 2.2 Utrulling av foretakets elektroniske innkjøpssystem Bruk av elektroniske produktkataloger INNKJØPSSYSTEM OG VERKTØY Opplæring og utrulling av nye anvendelsesområder av foretakets innkjøpssystem. Utvikle rutiner og systemstøtte for å kunne anvende systemet på nye avtaleområder. Utvikle rutiner for avvikshåndtering når innkjøpssystemet ikke blir brukt. Tilrettelegge for bedre utnyttelse av foretakets innkjøpssystem og kjøp av artikler gjennom bruk av varekataloger Aktivt arbeid med å tilrettelegge alle lokale, regionale og nasjonale avtaler med artikkelregister som dekkende for avtalt sortiment. Løpende oppfølging av fritekstbestillinger i foretaket. Disse skal ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Avdekke manglende bruk av avtaleartikler og iverksette tiltak mot brukere som trenger opplæring eller bistand. Side 2
LOGISTIKK OG FORSYNING MÅL 3.0 TILTAK BESKRIVELSE bidra til at det tilrettelegges for en mer kostnadseffektiv verdikjede for vareforsyning i Helse Sør-Øst 3.1 Gjennomføre GAPanalyse og lager tiltaksplan Sykehuset Innlandet HF skal utarbeide en tids- og aktivitetsplan med ressursallokering. Planen skal inneholde følgende: Endringer som kreves for å oppnå målbildet som settes i prosjektet Utvikling av Helse Sør-Øst forsyningssenter. Gapanalyse av internforsyning hvor forholdet mellom helseforetakets praksis og beste praksis synliggjøres. Tiltaksplan for å dekke gapene i analysen av internforsyning Omsetningsmål HSØ: 74,7 MNOK i kjøp fra felles forsyningssenter 3.2 3.3 Økt bruk av Forsyningssenteret Aktiv forsyning skal rulles ut så langt det er hensiktsmessig Delta i prosjekt for evaluering og forbedring av HSØ sitt konsept for felles forsyningssenter (FS). Tiltak for å forbedre logistikk og forsyningsstrukturen skal implementeres i foretaket. Mål om økt volum gjennom felles forsyningssenter. SI vil jobbe aktivt for å utvide sortiment på FS slik at SI kan nå vårt mål om 74,7 MNOK i omsetning i 2015. Øke dagens servicenivå ytterligere. Videre utvikling forutsetter at innsparing for de som mottar service tas ut som gevinst. Økonomi og besparelser 3.4 Verdi lagerbeholdning Kapitalbinding: Tiltak for reduksjon av lagerbeholdning er iverksatt for 2014 og skal videreføres i 2015. Mål må balanseres mot brukerbehov og forsyningssikkerhet (beredskap). Side 3
MÅL 4.0 TILTAK BESKRIVELSE Etterlevelse av lover og forskrifter om offentlige anskaffelser. Kunnskap om prosedyrer og krav tilknyttet økonomiske fullmakter 4.1 4.2 4.3 Informasjon / kommunikasjon til ledere, bestillere, attestanter og anvisere Opplæring av ledere, bestillere, attestanter og anvisere Forvaltning av økonomiske fullmakter INFORMASJON OG OPPLÆRING Tilrettelegge intranett med mer målrettet informasjon til bestillere, fagutvalgsmedlemmer og ledere. - Utfyllende informasjon om ulike kategorier, avtalegrupper med nøkkelopplysninger beregnet på brukere og bestillere. - Relevant informasjon om avtaler som på intranett, herunder: - kontaktpersoner - gjeldende regler for avrop og bestillinger. Divisjonsledelse og avdelingsledelse skal tilbys opplæring i gjeldende innkjøpsrutiner og - systemer, herunder: Fullmaktdirektivet Rutiner om innkjøp og anskaffelser Prosedyrer og regelverk Etiske retningslinjer og miljø Alle med innkjøps- og anvisningsfullmakt skal tilbys opplæring i praktisk bruk av bestillingsverktøy. Forenkling av prosess med økonomiske fullmakter. Tiltak for å etablere elektronisk prosessverktøy for søknad, godkjenning og tildeling av økonomiske fullmakter. Årlig gjennomgang av tildelte fullmakter. Innkjøpsavdelingen skal aktivt bidra til vurdering og utvikling av en optimal fullmaktstruktur. Side 4
MÅL 5.0 TILTAK BESKRIVELSE INTERNKONTROLL OG RAPPORTERING Iverksette tiltak for økt fokus på leders internkontrollansvar og sikre oppfølging innenfor området hos den enkelte budsjettansvarlige. Etterlevelse av lov og forskrifter om offentlige anskaffelser. 5,1 Internkontroll, etterlevelse av direktiv for økonomiske fullmakter Årlig stikkprøvekontroll av: - bruk av elektronisk bestillingsverktøy - tilbudsinnhenting - protokollføring /dokumentasjon / arkivering - lojalitet til avtaler - fullmakt - knytning av faktura til avtale/bestilling ved utbetaling i Basware Resultatet gjennomgås med divisjonsledelsen. Avvik og forbedringer behandles i avvikssystemet. Internrevisjonsplan 2013 - utbetalinger i forbindelse med forbruksmateriell til radiologi Rapportering og oppfølging 5.2 5.3 5.4 5.5 Internrevisjon utbetalinger Kontroll av utbetalinger Rapportering i SI og oppfølging Rapportering til styret og eier (HSØ) Det utarbeides revisjonsplan som beskriver mandat, metode, omfang og tidsplan for den enkelte revisjon. Plan samordnes med øvrige planer for internrevisjoner i SI. Resultatet gjennomgås med avtaleansvarlig, divisjonsledelsen, ledergruppen i SI. Avvik og forbedringer behandles i avvikssystemet. Det skal gjennomføres halvårlig gjennomgang av foretakets utbetalinger til leverandører med over kroner kr 500.000,- eks mva i årlig omsetning for å avdekke alvorlige avvik med hensyn til kjøp uten avtale Tertialvis rapportering til divisjonsledelsen på innkjøpmål, status og tiltak. Rapporter per divisjon med: Styringsmål og nøkkeltall Utvikling på utvalgte avtaleområder Aktivitet og status Tertialvis rapportering til HSØ på følgende styringsmål og nøkkel: Bruk av avtaler Bruk av innkjøpssystem Bruk av elektroniske produktkataloger Forsyningssenteret Årlig statusrapport med revidert handlingsplan. Side 5
MÅL 6.0 TILTAK BESKRIVELSE UTVIKLING AV INNKJØP- OG LOGISTIKKORGANISASJON Faglig oppdatering og opplæring i utvalgte temaer. Kurs og kompetansebygging som støtter opp om langsiktige mål i HSØ. Relevante temaer som vil bli behandlet: Kompetanse- og lederutvikling Forankring av styringsmål, kvalitet og økonomi Effektivisering og gevinstrealisering 6.1 6.2 6.3 6.4 Faglig utvikling av innkjøpere med ansvar for å forestå offentlige anskaffelser og kontraktsinngåelser Lederavtaler med roller, mål og forventninger. Effektivisering av innkjøp og intern forsyning Bedre systemstøtte for gjennomføring av anskaffelser Etikk, miljø og samfunnsansvar Anskaffelsesprosesser og innkjøpsmetodikk Kontraktsvilkår Deltagelse på eksterne kurs og studier om lover og forskrifter innen anskaffelser og kontrakter. Utvikling av bransjekompetanse, kunnskap om leverandørmarkeder iht. definerte kategorier i HSØ. Deltakelse på messer og bransjenettverk for å skaffe relevant kunnskap om produkter og utvikling for øvrig innen ulike markeder. Gjennomføring av ledersamtaler med innkjøps- og logistikkansvar skal ha fokus på styringsmål, tiltak og resultater for den enkelte divisjon i SI. Herunder: Klargjøring av roller og ansvar ovenfor den enkelte divisjon Mål og nøkkeltall Tiltak, oppgaver og forventninger Kategoriutvikling og brukermedvirkning Eget prosjekt for å bedre rutiner ved avtaleinngåelse, kjøp og distribusjon av varer i den hensikt å gjøre bestillingsarbeid, varemottak og fakturabehandling mer effektivt og enklere for klinisk personell. Målsettingen vil være økt andel aktiv forsyning, bedre avtalelojalitet, mindre sortiment og reduksjon i antall bestillinger og fakturaer. Med overgangen til ny IKT-plattform i SI vil avdelingen se på gevinstmuligheter (effektivisering og kvalitetsforbedring) ved å anskaffe web/internett-basert verktøy for gjennomføring av anskaffelser. Side 6