EFObasen 2.0 ELEKTROFORENINGEN. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

EFObasen 2.0 ELEKTROFORENINGEN Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

EFObasen 2.0 Elektroforeningen Support: Elektroforeningen Postboks 6299 Etterstad 0603 OSLO Besøksadresse: Karoline Kristiansens vei 1 H, 3. etg. 0610 OSLO Kontaktpersoner: Phillip Tran E-post: phillip.tran@efo.no eller Ole Christoffersen E-post: ole.christoffersen@efo.no Tlf. 22 62 63 50 Fax. 22 62 63 51

ELEKTROFORENINGEN iii Innholdsfortegnelse 1 Brukerveiledning for EFObasen...1 1.1 Start og Login...1 1.2 Min side...2 Min side...3 2 Produktsøk... 4 2.1 Søke etter produkter i EFObasen...4 Fritekstsøk...5 Fritekstsøk...5 GTIN søk...5 Leverandørens varenummer...5 Blokknummer...5 Fuzzysøk...5 2.2 Blokknummerfilter...6 Blokknummerfilter - innlogget som leverandør...7 2.3 Elnummerfilter...7 2.4 Sorter søket...7 2.5 Listevisning...8 2.6 Matrisevisning...9 3 Registrere nytt produkt, endre og slette...11 3.1 Nytt produkt...11 3.2 Logistikkdata...12 3.3 Utvidet informasjon...12 3.4 Bilder og dokumenter...12 Last opp bilde og koble det til produktet...13 Prod./Miljøbilder...14 3.5 Endre eller slette et Elnummer...14 Endre et Elnummer...14 Slette et Elnummer...14 4 Innmelding av data Gjelder kun for innloggede leverandører... 16 4.1 Last opp produktdata og bilder/dokumenter...16 Endret status...17

iv Innholdsfortegnelse 4.2 Bildekrav...18 4.3 Elnummerstatus i EFObasen...18 Pre-registrert Elnummer...18 Fargekoder på Elnummerstatus...18 Produkt ikke tilgjengelig...18 5 Oppdatering av EFObasen via Excelark...19 5.1 Hent aktive produkter i Excelformat...19 Tom Excelarkmal...19 Under registrering/avviste/til godkjenning...20 5.2 Excelfilen...20 5.3 Last opp Excelarket til EFObasen...20 6 Vedlikehold og kobling av produktbilder/dokumenter...21 6.1 Registrer produktbilde...21 6.2 Koble produktbilde mot tilhørende elnummer...22 6.3 Registrer dokumenter...23 Last opp dokument...23 Nettadresse(URL-link)...23 6.4 Koble dokumenter mot tilhørende elnummer...24 Last ned bilde...24 7 Utfylling/redigering av nye egenskaper i EFObasen...25 7.1 Oppdatering av enkelte produkter...25 7.2 Nye felter i Excel...25 Nedlasting...25 Opplasting...25 Filformat...25 8 Søk frem og samle dokumentasjon...27 8.1 Hvordan hente opp/lagre dokumenter enkeltvis...27 Hvordan flette flere dokumenter sammen...27 9 Statistikksystemet... 29 9.1 Melde inn statistikkdata...29 Innmelding av Statistikkdata med Excelark...30 9.2 Statistikksegmenter...30

1 Brukerveiledning for EFObasen ELEKTROFORENINGEN 1 EFObasen er et webbasert program spesielt utviklet for registrering og ved likehold av EFObasen. EFObasen er tilgjengelig på Internett under www.efo.no 1.1 Start og Login Gå inn på EFOs hjemmeside, www.efo.no. Figur 1.1: EFO hjemmeside Før cursor over menyvalget «EFObasen». Klikk 1 - en gang på valget EFObasen og du kommer inn på bildet som visst i figur 1.2. Figur 1.2: EFObasen Klikk på «Logg inn» øverst til høyre på siden. Du får frem en dialogboks hvor du fyller ut brukernavn og passord, se figur 1.3. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

2 ELEKTROFORENINGEN Figur 1.3: Logg inn Når du har logget inn, får du opp et bilde som bl.a. inneholder «Min side» og «Produktsøk» i tillegg til menyvalget «Leverandørsøk», «Innmelding av data», «Verktøy», «Statistikk». Hvilke sider du ser kommer an på hva slags bruker du er i EFObasen. 1.2 Min side «Min side» viser informasjon om dine Elnummer i EFObasen og som bruker av EFObasen gir den informasjon om hvor mange Elnummer og bilder/fdv dokumentasjon du har i EFObasen. Min side består av 6 bokser med forskjellig informasjon og funksjon. Se figur 1.4. Figur 1.4: Velkomstbilde etter innlogging til EFObasen. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

Min side Min side: Oversikt på forskjellig status av elnummere. Klikkbare linker Excel mal: Her ligger EFOs standard excelmal til bruk ved registrering av nye produkter. Godkjenning: Oversikt over elnummer som er til godkjenning hos EFO. Oversikt på Avviste produkter ligger også her. Klikkbare linker ELEKTROFORENINGEN 3 FDV /DDV Dokumentasjon: Oversikt på hvor mange produkter som har FDV Dokumentasjon. Direkte link til å laste opp FDV Dokumentasjon. Se også «Kapittel 4 Innmelding av data» Bilder: Oversikt på hvor mange produkter med bilder. Direkte link til å laste opp bilder til EFObasen. Se også «Kapittel 4 Innmelding av data Statistikk: Viser en oversikt på antall produkter som mangler påkrevende felter. Opplastninger: Viser dato på de 10 siste opplastninger Ved å klikke på «Produktsøk» kommer du inn i EFObasen. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

4 ELEKTROFORENINGEN 2 Produktsøk Her har du EFObasen i sin helhet med valgene «Min side», «Mine prosjekter», «Produktsøk», «Innmelding av data», «Last ned dokumentasjon» og «Verktøy», som vist i figur 2.1. Figur 2.1: Innlogget i EFObasen. Det du også har tilgang til, er å se på produkter i EFObasen samt redigere egne produkter. På de neste sidene skal vi komme nærmere inn på dette. 2.1 Søke etter produkter i EFObasen Her har du Produktsøk til å søke etter produkter på forskjellige måter. Leverandører til databasen vil via Status knappen kunne søke frem «Aktiv», «Utgått»,«Under registrering», «Til godkjenning» og «Avvist», se figur over. De som ikke er pålogget vil kun se aktive og utgåtte produkter. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

Fritekstsøk ELEKTROFORENINGEN 5 I fritekstsøket er det 5 valgmuligheter til å søke etter produkter. Fritekst-, GTIN, Leverandørens varenummer, Blokknummer og Fuzzysøk søker i Elnummer, Fabrikat og Varetekstfeltene. Fritekstsøk (Standard valg) Ekstaktsøk Fuzzysøk GTIN søk Produktnummersøk Se figur 2.2. Figur 2.2: Fritekstsøk, med fem valgmuligheter. Ved å trykke på den lille pilen bak forstørrelsesglasset får du opp forskjellige måter å søke etter produkter i EFObasen. Standardvalget er «Fritekstsøk», så man behøver ikke å velge «Fritekstsøk», kun hvis man har brukt de fire andre valgene i et tidligere søk. Ved å la søkebegrepfeltet være tomt, velge «Aktiv» og klikke på «Søk», vil du få opp alle dine aktive elnummer i EFObasen. Nullstilt et søk ved å trykke på det røde krysset som kommer opp. Skal du søke i andres produkter, må du i søkefeltet «Leverandør» enten skrive inn en bestemt leverandør eller «Alle» og trykke på søkeikonet oppe ved Fritekstsøket. Fritekstsøk Her kan man søke etter Elnummer eller varetekst GTIN søk Søker etter registrert GTIN (EAN) kode på produktet. Leverandørens varenummer Søker etter leverandørens unike prod.nr. Blokknummer Søker etter alle produkter som ligger i spesifikk gruppe i blokknummeret Fuzzysøk For å gjøre et fuzzysøk bruk tilde, «~», symbolet på slutten av et enkelt ord. For eksempel for å søke etter et begrep som ligner i stavemåten til «kabel» bruke fuzzysøk «kabel ~». Dette søket vil finne begreper som Kabel og Sadel. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

6 ELEKTROFORENINGEN 2.2 Blokknummerfilter I den nye EFObasen er det nå mulig å filtrere ut produktene etter blokknummer på en veldig enkel måte, og man kan velge selv hvilket nivå som skal filtreres ut, se figur 2.3 på fremgangsmetoden. Nivå 1-010000 Kabel. Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 1. Eller klikk på pilen i høyre kolonne for å gå til nivå 2. Nivå 2-010100 E-verkskabel. Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 2. Eller klikk på pilen i høyre kolonne for å gå til nivå 3. Nivå 3-010101 Kabel 1 kv. Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 3. Figur 2.3: Blokknummersøk Ved å klikke på Blokknummerfilter knappen så vil alle nivå 1 gruppene vises. Nå har man to valg. Klikker man på f.eks. 010000 Kabel vil alle produktene som ligger under Kabel vises. Klikker man på pilen til høyre for Kabel går man til neste nivå, og her man samme valget, velge en nivå 2 gruppe eller å gå til neste nivå (Nivå 3) For å nullstille et blokknummersøk, så trykker man på det røde krysset, her i dette eksemplet etter 010101 Kabel1kv. Figur 2.4: Resultat av et blokknummersøk. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

Blokknummerfilter - innlogget som leverandør ELEKTROFORENINGEN 7 Leverandørene vil se grupper hvor deres produkter er representert med uthevet tekst, her representert ved Schneider Electric Norge as, se figur 2.5. Figur 2.5: Blokknummerfilter, innlogget som en leverandører. Gruppene vises med uthevet tekst. For å nullstille et blokknummerfilter søk, så trykker man på det røde krysset, «Nullstill søk». 2.3 Elnummerfilter I Elnummerrekke/listefunksjonen kan man søke fra og til forskjellige Elnummere eller man kan lage en liste med Elnummer som skilles med komma eller linjeskift f.eks. hvis man har en liste i et excelark, klikk og lim inn, se figur 2.6. Figur 2.6: Elnummerfilter. 2.4 Sorter søket Du kan sortere resultatene etter følgende kriterier: Elnummer stigende eller synkende Varetekst stigende eller synkende Leverandør stigende eller synkende. Relevans Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

8 ELEKTROFORENINGEN Figur 2.7: Sorter søkeresultatet. Her er resultatet sortert etter stigende NRF nummer. 2.5 Listevisning Listevisningen gir deg en rask oversikt over alle produktene i EFObasen, se figur 2.8. Ved å holde cursor over «Mouse Over» elnummeret vil det komme opp et infovindu på dette produktet med bl.a bilde, FDV-link og GTIN, se figur 2.9. Skal du søke i andres produkter, må du i vinduet «Alle leverandør» enten velge en bestemt leverandør eller «Alle leverandører» og trykke på søkeikonet oppe ved Fritekstsøket. Figur 2.8: Listevisning Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

ELEKTROFORENINGEN 9 Figur 2.9: Infovindu under listevisning. 2.6 Matrisevisning Matrisevisningen gir deg mere detaljrik oversikt på alle produktene i EFObasen. Se figur 2.10. Også her kan man velge «Alle leverandører» eller en enkel leverandør. Feltet «Teknisk beskrivelse» kan inneholde opp til 4000 tegn og det blir for mye å vise direkte i matrisevisningen. Teksten er her kortet ned og erstattet med tre prikker, hold cursor over den siste linjen og resten av teksten vil komme opp, se figur 2.11. Figur 2.10: Matrisevisning Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

10 ELEKTROFORENINGEN Figur 2.11: Infovindu av Teknisk beskrivelse. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

3 Registrere Nytt produkt, Endre og Slette ELEKTROFORENINGEN 11 3.1 Nytt produkt Funksjonen for å registrere nytt produkt (Velg «Legg til nytt produkt») ligger under fanen «Innmelding av data», se figur 3.1 og som i den gamle versjonen av EFObasen så er denne siden best egnet til å behandle noen få produkter om gangen. Har du mange nye produkter eller endringer så benytter man seg av Excelarket som tidligere. Se kapittel 5. Produktsiden består av 4 faner, «Grunndata», «Logistikkdata», «Utvidet informasjon» og «Bilder og dokumenter», se figur 3.2. Figur 3.1: Legg inn nytt produkt. Figur 3.2: Fyll ut feltene i nytt produkt. Grunndata er standardsside som alltid kommer først. Alle feltene på denne siden er MÅ-felter, skal altså fylles ut. Feltene «Elnummer», «Blokknummer» og «Grunnenhet» består av rullgardinmenyer. Elnummer: Kun dine ledige reserverte Elnummere dukker opp i denne menyen. Blokknummer: Velg riktig blokknummer utifra blokknummerstrukturen. Grunnenhet: Velg grunnenhet i rullgardinmenyen. Fyll ut resten av feltene og gå til neste side som er «Logistikkdata», figur 3.3. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

12 ELEKTROFORENINGEN 3.2 Logistikkdata Fyll ut logistikkdata. Logistikkdatafeltene støtter nå tre desimaler. Figur 3.3. Figur 3.3: Logistikkdatar 3.3 Utvidet informasjon I EFObasen 2.0 er «Utvidet informasjon» flyttet til egen fane. Hvilke felter som vises og kan fylles ut, er som tidligere styrt av egenskapene til blokknummeret, se figur 3.4. Figur 3.4: Utvidet informasjon 3.4 Bilder og dokumenter I fanen «Bilder og dokumenter» kan man også laste opp bilder og dokumenter og koble dem manuelt til produktet, men da enkeltvis. Se figur 3.5. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

ELEKTROFORENINGEN 13 Figur 3.5: Bilder og dokumenter Her kan man laste opp bilder og dokumenter tilhørende dette produktet. Når det gjelder FDV, HMS, Produktblad og Brukermanual kan en velge om man vil bruke en ekstern link. Bilde må alltid lastes opp til EFObasen. Last opp bilde og koble det til produktet Trykk på knappen «Last opp..» og velg «Produktbilde» i nedtrekksmenyen, fig 3.6, finn bildet på din PC eller server. Trykk så last opp. Bildet havner da i mappen «Produktbilder», trykk på bildet og trykk på «Koble til». Bildet er nå koblet mot produktet. Se også Kap. xxx om bilde/dokument kobling. Figur 3.6: Last opp bilde og koble. Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. I feltet Fil velger du et bilde som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på knappen med tre prikker. Navngi produktbildet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Bildene skal være høyoppløslig i JPG, EPS, TIF(F) eller PNG format og vi anbefaler at bildene dypetses. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

14 ELEKTROFORENINGEN Prod./Miljøbilder Etter at ekstra bilder er plassert i bildevinduet, kan man høyreklikke på bildet og velge om det er et miljøbilde eller produktbilde Alt. 1/2. Figur 3.7. Figur 3.7: Koble til prod./miljøbilde alt 1 / alt 2. 3.5 Endre eller slette et Elnummer Endre et Elnummer Når du skal endre/slette et Elnummer i EFObasen, trykker du på blyanten i søkevinduet. (Du må være pålogget). Figur 3.8. Figur 3.8: Endring av elnummer, trykk på blyanten på høyre side av tabellen. Gjør dine endringer på produktet og husk at alle MÅ-feltene skal være utfylt. Se figurene 3.2-3.8. Slette et Elnummer Nederst til høyre i endringsvinduet finnes knappen «Slett». Benytt den hvis du skal slette et Elnummer fra EFObasen. Elnummret får da statusen «Utgått» og vil være i karantene i 10 år! Se figur 3.9. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

ELEKTROFORENINGEN 15 Figur 3.9: Sletting av Elnummer, trykk på knappen «Slett» på høyre side i redigeringsvinduet. Elnummeret får status Utgått. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

16 ELEKTROFORENINGEN 4 Gjelder kun for innloggede leverandører Innmelding av data 4.1 Last opp produktdata og bilder/dokumenter Her kan du laste opp data, bilder og dokumenter til EFObasen. Du kan laste opp enkelte filer (Excel, bilde eller dokumenter) eller samle alle filene i en komprimert zip-fil. Bruk «Ny fil» knappen for å legge til flere filer dersom du ønsker å laste opp mer enn én fil. Klikk til slutt på «Meld inn» for å starte prosessen. Du vil få en oversikt over forløpet når prosessen starter. Valgene om å overskrive bilder og dokumenter styrer om du vil overskrive filer i EFObasen dersom det finnes bilder og dokumenter med samme filnavn fra før. Hvis valgene er avkrysset, vil filene i EFObasen erstattes med de opplastede filene. Excelarkene må inneholde bildenavn. Og finnes ikke bildene i EFObasen fra før må bildene være med i samme opplastingsprosess som Excelarket. Produktbilder og FDV dokumenter kan lastes opp til EFObasen uten følge av Excelark. Figur 4.1: Innmelding av data, startside. Velg bilder/dokumenter eller en zip-fil og last dem opp ved å trykke på «Meld inn» knappen. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

ELEKTROFORENINGEN 17 Figur 4.2: Start innmeldingen av data ved å trykke på «Importer». Følg prosessen i høyre vindu. Produktblad, HMS, Brukermanual dokumenter MÅ ha følge av excelarket. Når filene er overført, kommer det opp et loggvindu som forteller om alt gikk ok, om det noe feil med filene e.l. Se figur 4.3. Figur 4.3: Loggvindu. Viktig! Trykk på «Fullfør» for å gå videre i prosessen, først da blir produktene og bilder oppdatert i EFObasen, gjelder kun de som har fått grønn farge i valideringen. Produkter som ikke har fått grønn farge blir ikke oppdatert. Endret status Nye og endrede produkter vil få status «Til godkjenning» hvis det ikke er noen mangler ved innmeldingen. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

18 ELEKTROFORENINGEN 4.2 Bildekrav Bilder er et krav til å få registrert nye produkter i EFObasen og i den nye EFO-basen er det også et kvalitetskrav på oppløsning og størrelse. Størrelsen må minimum være 400 px bredde eller høyde i et forhold på 0,25. EFObasen godtar ikke lengre lange og tynne bilder av en kabel. Dette pga at bilder blir nærmest borte på skjermen. Beskjær bildene i bildeprogram. EFObasen støtter bildeformatene: JPG TIF/TIFF EPS PGN Merk at formatet GIF ikke blir støttet. Dette pga at det er et reint internettformat som kun støtter 256 farger og 72 dpi. Ikke egnet som produktbilde i farger. 4.3 Elnummerstatus i EFObasen Det er forskjellige statuser et Elnummer kan ha i EFObasen: Aktiv - Elnummeret er aktiv i EFObasen og alle dataene er på plass sammen med bilde. Utgått - Elnummeret er slettet fra EFObasen og ligger i karantene i 10 år fra slettedato. Under registrering / Pre-registrert - Elnummeret er registrert i EFObasen, men kun vareeier ser Elnummeret. Elnummeret mangler noen MÅ-felter og/eller bilde. Til godkjenning - Elnummeret er registrert i EFObasen og ligger til godkjenning hos EFO sekretariatet. Alle felt og bilder er på plass. Avvist - Elnummeret har blitt avvist av EFO sekretariatet, en E-post blir sendt til vareeier om årsaken til avvisningen. Alle - Oversikt over alle Elnummerene med de forskjellige statusene til Leverandør. Pre-registrert Elnummer Under opplastning av produkter til EFObasen med excelark kan man noen ganger få en melding om produktet er pre-registrert. Det vil si at produktet vil bli registrert og få status «Under Registrering». Produktet har 4 MÅ-felt utfylt. Husk å trykke «Fullfør» i opplastningsvinduet for at produktet skal bli registrert. Velger man «Start på nytt» så skjer det ingen oppdatering av noen av produktene i excelarket. Heller ikke de som har status som «Vellykket». Fargekoder på Elnummerstatus De forskjellige Elnummerstatusene har fått en fargekode, dette for lettere å skille ut statusene i «Alle» produkter søk, se figur 2.1. Produkt ikke tilgjengelig Produkter som ikke er tilgjengelig, har fått et rødt kryss foran elnummer, se figur 2.1. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

5 ELEKTROFORENINGEN 19 Oppdatering av EFObasen via Excelark Har du mange Elnummer som du skal gjøre endringer på (eller legge til nye), kan det være til hjelp å samle disse produktene i et Excelark for så å kjøre en oppdatering mot EFObasen. EFO har utarbeidet en mal som må benyttes for å få oppdatert fra en Excelfil til EFObasen. Egne Excelfiler vil ikke bli tatt i mot av EFObasen. Ikke fjern eller legg til nye kolonner i EFOs excelarkformat. 5.1 Hent aktive produkter i Excelformat Ved å trykke på Excelarkikonet helt til venstre, figur 5.1, vil du få alle dine aktive Elnummer over på et Excelark. Man får et valg om man vil ha med utvidet informasjon. Skal man ta ut et excelark med utvidede egenskaper bør man benytte Blokknummerfilter eller Elnummerfilter først, for så å ta ut de aktuelle produktene man skal jobbe med. Benytt gjerne muligheten til å få tilsendt excelarket via e-post. Figur 5.1: Last ned produktene i Excelarkformat. Utvidede egenskaper er krysset av som standard. Fjern den hvis du ikke vil ha med disse egenskapene. Trykk på Startknappen, og følg progress baren. Lagre Excelfilen på din PC. Du får alle dine elnummere med i dette excelarket. I denne filen finner du også instruksjoner om hva du skal legge hvor på feltnivå. Når du har fylt ut nødvendig informasjon i Excelfilen eller gjort dine endringer, må du lagre filen og laste dette opp til EFObasen for registrering. NB! Husk at det er et minimum antall felter du må fylle ut for å få lov til å laste inn data til EFObasen. Dette står omtalt i Excelfilen med tekstene «Må være med» i respektive felter. Et tips her er at jo flere felter du fyller ut, jo bedre er det for brukerne (grossistene). Tom Excelarkmal Under «Innmelding av data» så finner du «Mal for innmelding av data». Dette er en tom Excelarkmal tilpasset for EFObasen. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

20 ELEKTROFORENINGEN Under registrering/avviste/til godkjenning Vareeier kan også laste ned sine produkter som har statusene «Under registrering», «Avviste» og «Til godkjenning» Se figur 5.1, velg den statusen du er på jakt etter, trykk på søk. Når søket er ferdig, kan du laste ned et Excelark med de aktuelle produktene ved å trykke på Excelark ikonet. Dette er en rask måte å få tak i produktene som det må gjøres endringer (Avviste, Under registrering) på for at de skal bli godkjent av EFO. 5.2 Excelfilen Når du nå skal få dine elnummer i en Excelfil, klikker du på Excelikonet. Du får nå opp en Excelfil med alle opplysninger om produktet lagt inn i EFObasen. Velger du «Lagre» når du åpner filen vil systemet anbefale et filnavn som eksempelvis: Produktdata_16082013011714.xlsx Dette er type base, dagens dato og klokkeslett. Figur 5.2: Excelfil med uttrekk av data fra din valgte leverandør Excelskjemaet du får ut her er det samme som du benyttet hvis du brukte «Mal for innhenting av data». Men her er alle data blitt lagt ut på riktig plass i henhold til dine innlegg. (Unntak: Noen leverandører og grossister har automatiserte rutiner og innlagte XML-rutiner fra eget system direkte til EFObasen og dermed benytter de ikke dette skjemaet for innlegg av data til EFObasen, men kan få ut dataene på denne måten allikevel). Du kan gjøre endringer i dette Excelarket. I kolonnen «E-kode» setter du inn E hvis det er en endring av et produkt eller S hvis du skal slette produktet. Når du er fornøyd, kan du så laste det tilbake til EFObasen. Se punkt 4.1 «Last opp produktdata og bilder/dokumenter» under kapittel 4. Ha kun produkter som er nye eller som skal endres/slettes i Excelarket som skal lastes opp til EFObasen. Eksisterende «aktive» Elnummer som allerede ligger EFObasen kan fjernes fra Excelarket før opplasting. 5.3 Last opp Excelarket til EFObasen Se under 4.1 «Last opp produktdata...» på side 13. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

6 ELEKTROFORENINGEN 21 Vedlikehold og kobling av produktbilder/dokumenter 6.1 Registrer produktbilde Logg deg inn med ditt personlige passord og velg Bilder og dokumenter under Verktøy Figur 6.1: Last opp produktbilde. Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. I feltet Fil velger du et bilde som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på knappen med tre prikker. Navngi produktbildet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Bildene skal være høyoppløslig i JPG, EPS, TIF(F) eller PNG format og vi anbefaler at bildene dypetses. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

22 ELEKTROFORENINGEN 6.2 Koble produktbilde mot tilhørende elnummer Koble produktbilde mot et eller flere Elnr. Søk frem via Elnummer nr med Fra-Til, eller en nummerliste, fritekstsøk eller Varegruppelistesøk. Figur 6.2: Koble produktbilde mot Elnummer. I det høyre vinduet søker man etter de aktuelle elnummerne. Og i det venstre vinduet så søker man etter det aktuelle produktbilde. Her er det også tre måter å søke på. Søk etter dokumentnavn Søk etter produktbildenavnet. Åpne Bildemappen og finn bildet der. Kryss av hvilke elnummer som skal kobles mot et Produktbilde. Velg bilde og høyreklikk, man får da opp en rekke valg, velg «Koble til valgte produkter». Bildet er nå koblet mot elnummer. I det samme vinduet så er det også andre nyttige funksjoner. Vis tilkoblede elnummer. Resultat i høyrevinduet er en liste over elnummer(e) som er koblet mot bilde Koble fra valgte produkter. Gi nytt navn. Endrer dokumentnavnet Bytt med et annet objekt. Oppdater fil. Erstatt eksisterende bilde med et nytt. Slett. Sletter bilde. Bildet kan ikke være koblet mot noe elnummer. Last ned. Laster ned originalbilde til din maskin. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

6.3 Registrer dokumenter Logg deg inn med ditt personlige passord og velg Bilder og dokumenter under Verktøy ELEKTROFORENINGEN 23 Figur 6.3: Last opp dokument. Last opp dokument Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. Velg den aktuelle dokumenttypen f.eks. FDV/DDV i nedtrekksvinduet. I feltet Fil velger du dokumentet (som må være et PDF-dokument) som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på knappen med tre prikker for å finne dokumentet. Dokumentet må være i PDF-format og ikke overstige 1 MB. Navngi dokumentet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». FDV/DDV HMS Produktdatablad Brukermanual Nettadresse(URL-link) Bruk knappen «Registrer lenke» som ligger nede i venstre hjørne for å skape en lenke mot en ekstern nettadresse hvor dokumentet ligger. Se Figur 6.3. Vi anbefaler at dokumentets nettadresse brukes. Da er det alltid det sist oppdaterte dokumentet som lastes ned via EFObasen. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

24 ELEKTROFORENINGEN Figur 6.4: Lag en link mot en ekstern nettadresse. 6.4 Koble dokumenter mot tilhørende elnummer Se punkt 6.2 og figur 6.2. Koblingen av dokumenter gjøres på samme måte som produktbilder. Last ned bilde I produktdetaljvinduet kan man hente originalbildet som leverandøren har koblet mot produktet. Trykk på den grønne knappen nede i høyre hjørne av bildet. Lagre bildet på din maskin eller server. Figur 6.5. Last ned originalbildet. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

7 ELEKTROFORENINGEN 25 Utfylling/redigering av nye egenskaper i EFObasen 7.1 Oppdatering av enkelte produkter Det enkelte produkt vil oppdateres på samme måte som tidligere, men har fått et utvalg av nye egenskaper tilknyttet. Disse finner du under fanen «Utvidet informasjon» når du er inne på produktvisningssiden: Figur 6.1: Utvidet informasjon Listen over hvilke felter som er tilknyttet et produkt, vil endre seg avhengig av hvilket blokknummer produktet er tilknyttet. Noen felter er bundet til definerte verdier, og her må man velge en verdi fra en rullgardinmeny. 7.2 Nye felter i Excel Nedlasting Genereringen av Excelfiler med de nye feltene er en veldig tung prosess. Det er derfor bygget et nedlastingssystem hvor man ber om et dokument, og deretter blir dette laget på serveren og sendt per e-post til mottakeren. Bruk Excelikonet med en konvolutt, se fig 5.1. Fyll ut din epostadresse. Merk at det kan ta 10-15 minutter før dokumentet vil bli tilsendt. Opplasting Opplastingsprosessen er den samme som tidligere nevnt i kapittel 4. Filformat Exceldokumentet vil bestå av flere ark hvor det første arket er identisk med det tidligere Exceldokumentet. I tillegg vil det opprettes ett ark for hvert egenskapssett. I og med at forskjellige produkter kan ha forskjellige felter, er det Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

26 ELEKTROFORENINGEN ikke mulig å representere alle feltene i ett ark. Figur 6.2: Excelark med utvidet informasjon. Det nye arket vil inneholde én linje per vare. Det er ingen MÅ-felter i de nye arkene. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

8 Søk frem og samle dokumentasjon ELEKTROFORENINGEN 27 8.1 Hvordan hente opp/lagre dokumenter enkeltvis Figur 8.1: Samle dokumentasjon. Gå til siden «Samle Dokumentasjon». Merk av for type dokument som ønskes (FDV/DDV - HMS - Produktblad). Det er flere muligheter for å søke frem ønskede dokumenter: Søk på elnr. - da vises dokumentet som er linket opp mot dette elnr. Se figur 8.2. Søk på leverandør - da vises en oversikt over samtlige dokumenter som er registrert på denne leverandør. Søk på dokument - da vises det dokumentet som har nevnte dokumentnavn. Søk på varetekst - da vises det eller de dokumenter som har knyttet produkter med nevnte varetekst eller deler av varetekst til seg. For å se dokumentet klikk en gang på dokumentnavnet og så på Vis valgte dokument. Da vises dokumentet og det kan lagres. Hvordan flette flere dokumenter sammen Fremgangsmåten for å søke frem dokumenter er som beskrevet ovenfor. Når ønsket dokumenter søkt frem, dobbeltklikk på dokumentet slik at det flyttes over til høyre rubrikk. Gjenta dette til alle dokumentene som ønskes flettet sammen til et dokument ligger i høyre rubrikk. (Ved å stå på et dokument å trykke Fjern kan man fjerne et dokument som allerede er lagt over). Når ønskede dokumenter liggende i høyre rubrikk trykk Flett og last ned dokument. Se figur 8.2. Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

28 ELEKTROFORENINGEN Leverandørinformasjon Hvis man sammen med dokumentene ønsker en leverandøroversikt la haken utfor Inkluder leverandørinformasjon blir stående, ønskes ikke leverandøroversikt fjernes haken før flett dokumenter trykkes. I leverandørinformasjonen fylles inn prosjektnavn, grossist, kontaktperson osv. Det blir da produsert et PDF dokument som inneholder de valgte dokumentene samt en leverandøroversikt. Det nye dokumentet kan åpnes og lagres via Acrobat Reader. Figur 8.2 Fyll ut leverandørinformasjonen i vinduet som kommer opp og trykk på Last ned. Et pdf dokument vilbli produsert. Åpnes i en PDF Reader. Figur 8.3. Fyll feltene i skjemaet. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

9 Statistikksystemet ELEKTROFORENINGEN 29 9.1 Melde inn statistikkdata Velg «Melde inn statistikkdata» under siden «Statistikk». Se figur 8.1. Statistikkdata registreres for den aktuelle perioden som vises i menyen, se figur 8.1. Om du ønsker å laste opp statistikkdata via Excel, må du velge periode før du laster ned Excelarket. Excelarket du laster ned er knyttet til den aktuelle perioden som er valgt og kan kun brukes til å laste opp resultater til denne perioden. Figur 8.1: Registrere statistikkdata, enten ved å bruke blyanten på høyre side av tabellen eller laste ned et excelark Hvis du vil bruke Excelarket for utfylling av statistikkdata, så laster du det ned til din maskin. Trykk på knappen «Last ned som Excel». Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

30 ELEKTROFORENINGEN Figur 8.2: Fyll inn dine data i Excelarket før du laster det opp igjen, se figur 8.2 Innmelding av Statistikkdata med Excelark Nå er innmelding av statistikkdata via Excelark på samme side som Registere statistikkdata, se figur 8.1. 9.2 Statistikksegmenter Blokkummer der ditt firma har produkter i EFObasen er forhåndsvalgt. Kryss av for alle blokknummer du kan rapportere omsetningstall på. Du må velge blokknummer på nivå 3. Du kan fortløpende lagre en arbeidskopi ved å trykke på «Lagre kladd». Når du er fornøyd med ditt utvalg av blokknummere, velger du «Lagre og godkjenn utvalg». Figur 8.3: Velg Statistikksegmenter under «Statistikk»siden. Brukermanual for EFObasen Ver. 2.0.5

ELEKTROFORENINGEN 31 Ver. 2.0.5 Brukermanual for EFObasen

Elektroforeningen, Karoline Kristiansens vei 1 H, 3. etg 0610 Oslo 22 62 63 50, www.efo.no