Organisasjonsstrategi

Organisasjonsstrategi Grunnlag for medarbeiderskap og lederskap i Birkenes kommune «Sammen kan vi mer!» 1

Innhold Punkt Tekst Side 1 Visjon og mål for Birkenes kommune 3 2 «Sammen kan vi mer!» og veien dit 3 3 Prinsipper for beste praksis i Birkenes kommune 5 4 Roller og ansvar 7 5 Våre verdier 9 6 Utfordringer 10 7 Hovedmål, delmål og strategier. Satsingsområdene. 11 8 Fra drøm til handling 17 9 Ordliste 17 2

1. Visjon og mål for Birkenes kommune Visjonen for Birkenes kommune:.. (innarbeides etter vedtak) Målene i kommuneplanens samfunnsdel:. (innarbeides etter vedtak) Visjonen og målene som politikerne har satt for Birkenes kommune er det oppdraget som ansatte har fått og som vi skal oppfylle gjennom vårt arbeid. Kommuneplanens samfunnsdel inneholder hovedmål og gir retning for organisasjonens arbeid. Alle ansatte skal bidra til en framtidsrettet utvikling av kommunen som organisasjon, tjenesteyter og samfunnsutvikler. 2. «Sammen kan vi mer!» og veien dit I 2013 startet arbeidet med å utvikle en overordnet strategi for Birkenes kommune som organisasjon og som tjenesteyter. Gjennom en prosess med medvirkning fra ledere, tillitsvalgte og andre ansatte, har vi fått et dokument som beskriver hvordan vi som organisasjon ønsker å være og hvordan vi ønsker å bli oppfattet av omverdenen. Dokumentet kan beskrives som en plattform. Plattformen er grunnlaget som medarbeiderne løser sine oppgaver ut fra. Her uttrykkes kommunens visjon, verdier og hva som er beste praksis. Viktige utfordringer, innsatsområder og strategier beskrives. Plattformen gir uttrykk for en felles ambisjon for hele organisasjonen i Birkenes kommune. Godt samarbeid med de tillitsvalgte og med verneombud er avgjørende for at vi skal lykkes med å omsette plattformen til god praksis. Betydningen av godt medarbeiderskap er løftet opp på linje med godt lederskap. I en kunnskapsbasert virksomhet som vår skjer verdiskaping og utvikling gjennom samhandling i møte mellom mennesker, ikke gjennom detaljert styring og kontroll. Dette krever en organisasjon som setter ansvar og tillit i fokus og som i større grad enn før evner å styre etter verdier. Sammen kan vi mer! skal uttrykke de handlinger, holdninger og verdier som ansatte praktiserer i det daglige. Plattformen er derfor viktig for både ledere og medarbeidere. 3

Våren 2013 ble det kjørt en prosess der ledere og tillitsvalgte prioriterte tre satsingsområder for organisasjonen. Disse er gjengitt i kapitlet om kommunens mål og strategier. I mai 2014 valgte et representativt utvalg av ansatte organisasjonens verdier: Sprek Ekte - Dyktig. Alle medarbeidere er blitt involveres i arbeidet medå konkretisere innholdet av verdiene. Arbeidet ledes av en verdigruppe. Plattformen er basert på hva som er beste praksis i Birkenes kommune, felles verdier og at vi alle tar ansvar for å løse våre felles utfordringer. Modellen viser visjon øverst, 3 satsingsområder i midten, verdier og beste praksis i Birkenes kommune som grunnmur. Veggene viser at menneskelige ressurser og virksomhetens mål og strategier må ses i sammenheng for å oppnå best resultater. 4

5

3. Prinsipper for beste praksis i Birkenes kommune Godt omdømme skapes gjennom å levere gode resultater og å fortelle de gode historiene om hva vi har oppnådd. Omdømme defineres som summen av de egenskaper andre tillegger oss. Alle medarbeidere er omdømmebyggere i praksis gjennom møte med innbyggere. Hver enkelt av oss tar ansvar for å gi alle en god opplevelse. Sammen skaper vi Birkenes kommunes omdømme. Vi er best når: Vi gjør hverandre gode Vi kommuniserer åpent og direkte Vi skaper de gode løsningene sammen Vi lærer av feil og beste praksis Vi gir riktig kvalitet med en gang All tjenesteyting i Birkenes kommune bygger på prinsipper for beste praksis. Prinsippene gjelder for alle som utfører oppdrag på vegne av kommunen uavhengig av rolle, oppgaver og ansvar. Beste praksis bidrar til at Birkenes kommune kan levere tjenester til riktig kvalitet og pris i tråd med vedtatte styringsdokumenter og norsk lov. Oppdraget vårt er å være en kompetent leverandør av tjenester til enhver tid. Et solid omdømme som tjenesteyter bidrar til at Birkenes kommune er en attraktiv arbeidsplass for kompetente ledere og medarbeidere. 6

Vi gjør hverandre gode Alle ansatte i Birkenes kommune: Er opptatt av avtalt kvalitet Tar ansvar for helheten Reflekterer over felles praksis og er opptatt av forbedring Spiller hverandre gode og bidrar aktivt til et godt arbeidsmiljø Er lojale overfor gjeldende mål, strategier og retningslinjer Vi kommuniserer åpent og direkte Kulturen i Birkenes kommune er basert på felles holdninger og verdier. Vi kommuniserer tydelig og avklarer forventninger. Våre innbyggere opplever oss som åpne og direkte i all kommunikasjon. Vi snakker med hverandre - og ikke om hverandre. Alle ulike problemstillinger tas opp så tidlig som mulig med den/de det gjelder. Vi skaper de gode løsningene Medarbeidere og ledere har et felles ansvar for å skape gode og effektive tjenester og arbeidsplasser. Ansvaret innebærer at vi tar hensyn til helheten i kommunen, når vi løser våre egne arbeidsoppgaver. Vi har ulike roller og ulikt ansvar og jobber mot det samme målet. Samarbeidet tar utgangspunkt i likeverdighet og tydelige, gjensidige forventninger og forpliktelser. Sammen finner vi de små, daglige og smarte grepene som kan gjøres for stadig å bli bedre og bedre. Vi har felles tro på at det hele tiden er mulig å bli litt bedre. Gjennom daglige forbedringer får vi en bærekraftig utvikling av kommunen, både som samfunn og organisasjon. Vi lærer av feil og beste praksis hos (hver)andre Vi skaper smarte løsninger sammen, når vi legger til rette for systematisk og felles læring på alle arbeidsplassene. Vi utvikler kompetansen målrettet og deler erfaringer kontinuerlig som et arbeidsfellesskap. Alle tar ansvar for egen læring og personlig effektivitet. Gjennom målrettet evaluering av praksis retter vi opp feil og mangler, samtidig som vi legger til rette for at flest mulig avvik kan unngås i fremtiden. Våre arbeidsmetoder fører til at vi stadig forbedrer vår praksis. Noen av metodene vi bruker er: 7

Lean: Utgangspunktet er brukerens behov. Målet er å frigjøre tid til oppgaver som skaper verdi for brukeren. Praksis forbedres kontinuerlig gjennom forenkling og forbedring av arbeidsprosessene. Refleksjon: Medarbeiderne reflekterer over egen praksis BLT- metoden (problem, løsning, test) LØFT Veiledning Systematisk bruk av tilsynsrapporter (fylkesmannen.no) Vi gjør det riktig første gang Ved å gjøre det riktig første gang blir kvaliteten på tjenesten bedre og ressursene brukes mer effektivt. Vi reflekterer over praksis og forbedrer arbeidsprosessene hele tiden, slik at gode systemer og rutiner kan utvikles, opprettholdes og forbedres. Når vi gjør det vi sier vi skal gjøre i vårt første møte med innbyggerne, skaper vi forutsigbarhet og trygghet for innbyggerne. Å gjøre det riktig første gang er også viktig i vårt møte med hverandre som arbeidskolleger. Arbeidet glir lettere oss i mellom, og vi gleder oss til neste gang vi er avhengig av hverandre for å levere et godt resultat. medarbeidere Utviklings- og 4. Roller og ansvar Ansattes kompetanse er kommunens viktigste ressurs i møte med innbyggerne. Som medarbeidere og ledere er vi myndiggjorte og tar ansvar i lys av kunnskap, erfaringer, holdninger, verdier, delegasjon og tillit. Vi er aktive pådrivere som ser nye muligheter og rom for forbedring. Vi tar felles ansvar for å skape et godt arbeids- og læringsmiljø. Både ledere, tillitsvalgte og medarbeidere har rett og plikt til å gjøre sitt beste for å skape et godt samarbeid i hele kommunen og på den enkelte arbeidsplass. Vi har ulike roller, og den enkelte skal være bevisst på sin rolle. I møte med våre brukere og omverdenen skal vi oppleves som et fellesskap, der vi tar ansvar for hverandre. Kort og godt: Sammen kan vi mer!. Folkevalgte Kommunestyret har en overordnet arbeidsgiverfunksjon og er det øverste arbeidsgiverpolitiske organ. Kommunens plattform for ledelse og medarbeiderskap vedtas av kommunestyret. De folkevalgte er arbeidsgivere kollektivt, som medlemmer av styrer, råd og utvalg, og ingen folkevalgt har arbeidsgiveransvar som enkeltrepresentant. Arbeidsgiverfunksjonen kommer til 8

syne i møtesammenheng og i form av vedtak. Politikernes hovedoppgave er å sette mål, fastsette rammebetingelser, tildele ressurser, delegere ansvar og evaluere. Ledere Kommunestyret har delegert arbeidsgiveransvaret til rådmannen, og rådmannen er administrasjonens kontaktperson overfor den politiske ledelsen. Rådmannen, tjenestesjefene, enhetslederne og avdelingslederne er arbeidsgiverrepresentanter med fullt økonomi, personal og resultatansvar. Fagleder er de ansattes nærmeste arbeidsleder dersom ikke noe annet er bestemt. Medarbeidere Vi er flere hundre kollegaer på dusinvis av arbeidssteder i titalls yrker. Vi har ulike oppgaver, men et felles ansvar for aktivt å bidra til å fremme Birkenes sitt positive omdømme og arbeide for innbyggernes beste. Kravene til utvikling, endring og omstilling betinger at alle medarbeidere er aktive og frimodige bidragsytere i utviklingsarbeid og prosesser. Tillitsvalgte De tillitsvalgtes viktigste rolle er å representere medarbeiderne i Birkenes kommune. Den tillitsvalgte skal ivareta arbeidstaker når det gjelder rettigheter i henhold til kontrakter, tariffavtaler og lignende. Hovedavtalen regulerer ordningen med tillitsvalgte og skal gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjenesteyting. Tillitsvalgte utøver også formell medbestemmelse på vegne av alle ansatte i administrasjonsutvalget og gjennom deltakelse i ansettelsesutvalg og arbeidsmiljøutvalg. De tillitsvalgte har et særlig ansvar - sammen med arbeidsgiver - for å bidra til at alle saker kan drøftes og løses på en åpen og konstruktiv måte. De har et medansvar for å informere sine medlemmer om deres rettigheter og plikter. På denne måten har de tillitsvalgte en sentral og viktig rolle i å medvirke til gode arbeidsmiljøer. Verneombud Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Alle problemer bør først søkes løst av den som best kjenner dem, for eksempel ved at den 9

enkelte tar opp saken med sin nærmeste overordnede. Dersom saken ikke løses, er det naturlig at verneombudet blir kontaktet. Oppdager verneombudet forhold som kan medføre ulykkes- eller helsefare, skal verneombudet straks varsle ledelsen, og de som er utsatt for faren. Arbeidsgiveren skal avverge faren eller sørge for at forholdet blir rettet opp innen rimelig tid. 10

5. Våre verdier Birkenes kommunes verdier skal understøtte vår visjon og hjelpe oss til å ta riktige avgjørelser og prioriteringer i det daglige. Våre verdier er: A B C SPREK EKTE DYKTIG Verdiene ble identifisert gjennom en samling der tretti medarbeider fra ulike avdelinger deltok i en kreativ prosess. Gjennom verdiene blir det tydelig hvilke forventninger vi skal ha til hverandre som kollegaer og ledere, og hva som skal kjennetegne oss som organisasjon både internt og eksternt. Vårt felles verdier skal prege vår hverdag, veilede oss til å gjøre de riktige valgene og motivere oss til å yte vårt beste. Verdi «A» Med dette mener vi at: Her kommer punktvis konkretisering Verdi «B» Med dette mener vi at: Her kommer punktvis konkretisering Verdi «C» Med dette mener vi at: Her kommer punktvis konkretisering 11

6. Utfordringer 6.1 Utfordringer for kommunen (kommer i oppdatert kommuneplan) 6.2 Utfordringer for organisasjonen Birkenes kommune har ansvar for velferdsoppgaver, forvaltning og samfunnsutvikling. Med økt velstand møter vi økte forventninger fra våre innbyggere og samarbeidspartnere, både når det gjelder kapasitet og kvalitet. Kommunen skal levere tjenester til et stadig mer differensiert samfunn med stort aldersspenn og mange ulike kulturer representert. Kommunen er i vekst og utvikling, innbyggertallet stiger. Sentrale myndigheter styrer vår tjenesteleveranse gjennom rettigheter, lovkrav, kontroll og tilsyn, samt krav til miljøhensyn i alle ledd. I tråd med endringer i forventninger og krav til kommunens tjenester og oppgaver, vil også utfordringene som arbeidsfellesskap og arbeidsgiver endre seg. Birkenes kommunes hovedutfordringer som arbeidsgiver: Rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere med fremtidsrettet kompetanse Levere bedre og billigere tjenester Målrettet bruk av medarbeidernes samlede kompetanse Erfarne medarbeidere med lang fartstid slutter og erstattes med nye medarbeidere. Bygge en kultur for innovasjon og etablering av nye arbeidsformer. Effektiv problemløsning i fellesskap og på tvers av fag og struktur. Intern samordning og felles prioritering av tjenester og ressurser Etterslep i forhold til utvikling av organisasjonen og å skape et robust tjenestetilbud. Være en inkluderende og attraktiv arbeidsplass for alle Ønskede endringer: Vi vil ha mindre av: Driftsorientert rekruttering Individuell praksis Brannslukning Feil utførelse som forbedres senere Stykkevis og delt Regelstyring Vi vil ha mer av: Framtidsrettet rekruttering Felles praksis Planmessig handling Gjøre ting riktig første gang Helhet Mål- og resultatstyring 12

7. Hovedmål, delmål og strategier Organisasjonsstrategien gir oss en bedre mulighet til å utvikle beste praksis. Gjennom beste praksis løser vi oppdraget i tråd med kommunens visjon, mål og verdier. 7.1 Rekruttere og beholde Birkenes kommune er helt avhengig av stadig ny tilførsel av kunnskap og kompetanse. Det ventes å bli stor konkurranse om arbeidskraften framover. Det er derfor viktig å rekruttere og beholde medarbeidere med riktig kompetanse i overenstemmelse med de krav og behov som stilles til tjenesteytingen i dag og i framtiden. SATSINGSOMRÅDE: REKRUTTERE OG BEHOLDE Mål: Vi er et attraktivt arbeidsfellesskap for kompetente medarbeidere SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Vi satser på kvalitet - Vi har en god rekrutteringsprosess - Vi legger til rette for heltid - Vi gir konkurransedyktige betingelser - Vi legger vekt på kompetanse Vi kommuniserer enhetlig Vi har fremragende arbeidsplasser Vi har en kultur med gjensidig tillit og - Vi har en tydelig kommunikasjonsstrategi med tilhørende grafisk profil - Vi er til stede på valgte arenaer til rett tid - Vi bruker aktuelle sosiale medier - Vi har aktiv kontakt med studenter, elever og lærlinger om jobbmuligheter i kommunen og tilbyr praksisplasser - Vi legger til rette for medarbeidere i ulike livsfaser - Vi har systematisk oppfølging av ansatte - Alle nye medarbeidere gjennomfører et introduksjonsprogram med fadderordning - Alle kjenner sin rolle, sitt ansvar og sine kjerneoppgaver - Vi legger til rette for fysisk aktivitet og trivselstiltak - Vi satser på arbeidsmiljøgrupper med fokus på trygge, utfordrende og meningsfulle arbeidsplasser - Vi har en åpen dialog på arbeidsplassen om drift og utvikling 13

åpenhet - Vi legger vekt på et godt partssamarbeid (tillitsvalgt, verneombud, arbeidsgiver) - Vi bruker medarbeidersamtaler til å sikre måloppnåelse for den enkelte og for organisasjonen - Vi er deltakere i utviklingsaktiviteter - Vi gir hverandre aktiv støtte og konstruktive tilbakemeldinger - Vi bruker kollegaveiledning i opplæring 7.2. Kompetanseutvikling Kompetanse kan defineres som evne til å utføre oppgaver i tråd med definerte krav og mål på bakgrunn av samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger. Kompetanse defineres i videst mulig forstand og omfatter faglig, personlig, sosial og handlingsrettet kompetanse. Dette dreier seg blant annet om videreutdanning, erfaringsdeling, evne til strategisk tenkning, holdninger, engasjement og ansvarsfølelse, samt evne til å løse problemer og til å fungere i samhandling med andre. Kompetanse er nødvendig for å levere forsvarlige tjenester. Dette gjelder personlig og faglig kompetanse samt kompetanse innenfor arbeidsmetoder og verktøy. For Birkenes kommune er det avgjørende at alle har den kompetansen som trengs for å nå målene, og at organisasjonen benytter kompetansen best mulig. Et forsvarlig og framtidsrettet tjenestetilbud er avhengig av stadig tilførsel av ny kompetanse. Noen prinsipper for kompetanseutvikling: Behovet i framtidsrettede tjenester avgjør hvilken kompetanse vi prioriterer å utvikle Bruk av ressurser er samordnet og ressursene utnyttes best mulig Konkrete utviklingstiltak velges ut fra hva som gir best effekt 14

SATSINGSOMRÅDE: KOMPETANSEUTVIKLING Mål: Vi utvikler kompetanse systematisk for å løse dagens oppgaver og møte framtidens utfordringer SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Vi vet hva vi skal gjøre og gjør det - Vi har eierskap til kommunens mål og forventninger - Vi avklarer roller, ansvar og kjerneoppgaver Vi finner gode metoder for læring og utvikling - Vi utvikler oss faglig og personlig og deltar i kontinuerlig forbedringsarbeid - Vi deler aktivt vår kompetanse - Vi reflekterer over vår praksis Vi bruker kompetanse bevisst - Vi har målrettet kompetanseutvikling på tvers av fag og sektor - Vi har medarbeidersamtaler og kontinuerlig personaloppfølging - Vi tilrettelegger for at medarbeidere gjennomfører prioritert kompetanseutvikling Vi bruker arbeidsmetoder som - Vi har framtidsrettet faglig oppdatering og kompetanse 15

virker - Vi har framtidsrettede arbeidsverktøy, bla innen IKT. - Vi benytter blant annet Lean, Behov-Løsning-Test metoden, LØFT og refleksjon - Vi har tilpassede startpakker for nye medarbeidere Vi utvikler kompetanse systematisk og målrettet - Vi avsetter tid og ressurser til langsiktig planlegging - Vi har kompetanseplaner på sentralt og lokalt nivå. Planene utarbeides gjennom prosesser med involvering, kartlegging og fokus på organisasjonens behov og den enkeltes utvikling 7.3. Lederskap Medarbeiderne er den viktigste ressursen i arbeidet med å nå organisasjonens mål. For å lykkes med å gi en klar retning på arbeidet og mobilisere medarbeidernes kompetanse i møte med brukere og kolleger, spiller lederskapet en viktig rolle. Lederskap i Birkenes kommune innebærer å skape gode forutsetninger for at alle medarbeidere kan arbeide systematisk og målrettet til beste for innbyggerne. En viktig lederoppgave er å prioritere oppgaver innenfor økonomiske rammer i tråd med lov og forskrift. Godt lederskap forutsetter god lederstøtte. Birkenes kommune vil ha verdibasert og lærende lederskap, der lederne tar ansvar for at verdiene omsettes til aktive handlinger. Både ledere og medarbeidere utvikler dialogarenaer for læring og forbedring. For lederne betyr dette å involvere, tilrettelegge, støtte, utfordre og inspirere sine medarbeidere. Verdibasert og lærende lederskap legger til rette for effektive og gode beslutninger, myndiggjorte medarbeidere og stadig utvikling av tjenestene til beste for innbyggerne. 16

SATSINGSOMRÅDE LEDERSKAP Birkenes kommune har ledere som får medarbeiderne til å lykkes med å nå organisasjonens mål SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Ledere lykkes med sitt lederskap - Profesjonell rekruttering - Systematisk ledertreningsprogram - Møteplasser for ledere Ledere leverer resultater - Tydelige mål og resultatkrav for hver leder - Individuell lederavtale - God merkantil støtte - Rendyrket lederrolle - Rom for og tid til ledelse Ledere skaper en kultur for læring og forbedring - Leder på alle nivåer organiserer rom for egen og felles refleksjon rundt arbeidspraksisen - Ledere går foran som et godt eksempel for ønsket kultur 8. Fra drøm til handling Plattformen Sammen kan vi mer! vil omsettes til handling på hvert enkelt arbeidssted. Bred involvering av alle bidrar til at ønsket tilstand blir til konkrete handlinger i vår arbeidshverdag. Årsplaner og kompetanseplaner er noen viktige verktøy i dette arbeidet. Det viktigste er å omsette drømmen til konkrete handlinger og integrere alt som skjer i en helhet, hvor alt henger sammen og er forståelig for alle. Det betyr at alle vet hva de skal gjøre når og gjør det. «Sammen kan vi mer!» er et felles fundament for videre utvikling av mål, relasjoner, arbeidsmiljø og tjenesteleveranse. Egnede kommunikasjonsverktøy tilpasset målgruppe og formål benyttes og evalueres underveis. 17

9. Ordliste Ord Beste praksis Systematisk arbeid Kontinuerlig forbedring Bærekraftig utvikling Framtidsrettet kompetanse Verdier Visjon Forklaring Anbefalt måte å utføre en arbeidsoppgave på Aktiviteter som er satt inn i et system. Aktivitetene er planlagte handlinger. En tenkemåte og en praktisk tilnærming til det å forbedre resultater og skape kvalitetsutvikling Forbedringer gjennomføres hele tiden ved å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere. Utvikling som tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter til å tilfredsstille sine behov Kompetanse som er tilpasset kommende arbeidsoppgaver Ordet verdi kommer av det latinske valer og betyr ha betydning for. En verdi er en varig overbevisning og kan bety to ting: hva er viktig for oss og hva er riktig for oss. Verdier er grunnleggende, altgjennomtrengende og dypt forankrede standarder og oppfatninger. Verdiene er førende for måten vi velger å handle på. Visjonen forteller hva som er virksomhetens drøm, og trekker dermed opp det overordnede målet og kursen for alt virksomheten gjør til daglig Link til tiltak og/eller tiltaksplaner som berører satsningsområdene: 18