Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 02.09.11 Kl.: 10.00 13.30 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 16/11 24/11 MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap) DESSE MØTTE Britt Sørensen Dalsgård (T) John Martin Dale (T) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte v/gunnar Husabø Ordførar Helge Hauge Frå administrasjonen møtte: Knut Hollekim i sak 18/11 orienteringssaker og rådmann Roy-Sverre Amundsen møtte i sakene 18/11, 19/11, 20/11 og 23/11 Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 16/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 17/11 Godkjenning av protokoll frå møte 29.04.11 18/11 Orienteringssaker 19/11 Meldingar 20/11 Rapport etter forvaltningsrevisjon av legetenestene i Tysnes kommune 21/11 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 22/11 Antal medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalet i neste periode 23/11 Arbeidet i kontrollutvalet 2007 2011 evaluering og erfaringsoverføring 24/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
16/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 17/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 29.04.11 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 29.04.11. Protokollen frå møte 29.04.11 vart samrøystes godkjend. 18/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Tertialrapport finansforvaltning. 2 Rådmann / Rekneskapsrapport. 3 Rådmann / Kopi av mail som viser tilbakemelding til Fylkesmannen vedr. budsjettbrev for Tysnes kommune. Deloitte Ymse - Revisjonsplan Rådmann Ymse Orientering om Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Økonomisjef Knut Hollekim orienterte om tertialrapport finansforvaltning. Det vert lagt opp til å rapportera tre gonger pr. år i samband med rekneskapsrapport til formannskap og kommunestyre. Det vart orientert 2 Rådmann / 3 Rådmann / Deloitte Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. munnleg om resultat så langt for dei ulike sektorane. Orientering om arbeid med omlegging til nytt rekneskapssystem. Det er m.a. utført ein del arbeid med å skriftleggjera rutinar. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. Kopi av mail som viser tilbakemelding til Fylkesmannen vedr. budsjettbrev for Tysnes kommune var sendt ut med innkallinga. Utvalet tok orienteringa til orientering. Revisjonsplan Gunnar Husabø gjekk gjennom og orienterte om revisjonsplan 2011, og den vart teke til orientering. Rådmann gjennomgjekk Notat vedr. Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM. Utgreiing og tilråding om Sim konsernet sine oppgåver og organisering høyring. Notatet er U.off etter Kom.lova 31, nr. 5, jfr. Off.l. 13, 1.ledd og Fvl. 13, 1.ledd, og møtet vart lukka under orienteringa. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 2
19/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Rådmann / Vedr. Bryggja i Humlevik formannskapet 2 Kommunestyret Melding om vedtak: Rekneskap for Tysnes kommune 2010 Årsmelding 2010 for kontrollutvalet i Tysnes kommune Kontrollrapport 2010 Skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune 3 Fylkesmannen / oppvekstsjef Melding om godkjenning av tilbakemelding til Fylkesmannen vedr. tilsyn psykososialt skulemiljø i Tysnes kommune 4 Rådmann Svarbrev til Fylkesmannen vedr. rapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap 5 Kommunal- og Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. regionaldepartem. (KRD) 6 Forum for kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 3-2011 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Rådmann / formannskapet Vedr. Bryggja i Humlevik skriv sendt ut. Kontrollutvalet tek meldinga til orientering. 2 Kommunestyret Melding om vedtak gjort i kommunestyret vart gjennomgått og teke til orientering 3 Fylkesmannen / oppvekstsjef Melding om godkjenning av tilbakemelding til Fylkesmannen vedr. tilsyn psykososialt skulemiljø i Tysnes kommune vart gjennomgått og teke til orientering 4 Rådmann Svarbrev til Fylkesmannen vedr. rapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og 5 Kommunal- og regionaldepartem. (KRD) 6 Forum for kontroll og Tilsyn (FKT) beredskap vart gjennomgått og teke til orientering Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. vart gjennomgått og teke til orientering. Medlemsbrev nr. 3 2011 gjennomgått og teke til orientering. Ymse ingen meldingar under ymse : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 3
20/11 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV LEGETENESTENE I TYSNES KOMMUNE FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av legetenestene i kommunen. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: a. Tysnes kommune må gjennomgå kvalitetssystemet og utbetre dette, slik at det oppfyller krava i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta. Det vil vera naturleg å sjå dette arbeidet i samband med innføring av det elektroniske kvalitetssystemet TrinnVis. b. Ansvar og oppgåver knytt til kvalitetssystemet bør tydeleggjerast. c. For å sikre god samhandling mellom legekontoret og andre etatar i kommunen bør det utarbeidast styrande dokument knytt til samhandling som presiserer ansvar, roller, struktur og organisering. d. Kommunen bør vurdere kor eigna lokala til legekontoret er, og i særleg grad korleis ein på best mogleg måte kan leggje til rette for rørslehemma og sikre universell utforming. e. Kommunen må sørgje for at krava til internkontroll og informasjonstryggleik med helse- og personopplysningar blir etterlevde. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan 01.12.11, med kopi til kontrollutvalet. Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte rapport etter arbeid med forvaltningsrevisjonen. Det vart stilte spørsmål, og innhaldet i rapporten vart drøfta. Rapporten viser at Tysnes kommune har god kvalitet på legetenestene sine, men at det er områder innanfor internkontrollsystemet som kan gjerast betre. Forslag til innstilling vart gjennomgått, og etter drøfting var det semje om at frist for tilbakemelding i pkt. 3 vert sett til 01.03.2012. Med denne endringa vart forslag til innstilling samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av legetenestene i kommunen. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: a. Tysnes kommune må gjennomgå kvalitetssystemet og utbetre dette, slik at det oppfyller krava i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta. Det vil vera naturleg å sjå dette arbeidet i samband med innføring av det elektroniske kvalitetssystemet TrinnVis. b. Ansvar og oppgåver knytt til kvalitetssystemet bør tydeleggjerast. c. For å sikre god samhandling mellom legekontoret og andre etatar i kommunen bør det utarbeidast styrande dokument knytt til samhandling som presiserer ansvar, roller, struktur og organisering. d. Kommunen bør vurdere kor eigna lokala til legekontoret er, og i særleg grad korleis ein på best mogleg måte kan leggje til rette for rørslehemma og sikre universell utforming. e. Kommunen må sørgje for at krava til internkontroll og informasjonstryggleik med helse- og personopplysningar blir etterlevde. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan 01.03.2012, med kopi til kontrollutvalet. 4
21/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2012 FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Tysnes kommune for vidare handsaming. Kontrollutvalet drøfta framlegg til budsjett, og merka seg at det er ein auke i budsjettet frå tidlegare år. Ein av årsakene til dette er at det i 2012 skal utarbeidast nye planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for komande valperiode. Kontrollutvalet drøfta dette, og det vart fremja forlag om at planarbeidet kan starte opp alt i 2011, slik at kostnadane vert delt på 2011 og 2012. Konklusjonen vart at posten for ekstra tiltaksmidlar vert redusert til kr. 70.000,-. Med denne endringa vart framlegg til budsjett samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget med dei endringar som kom fram i møtet. Budsjettforslaget vert å sende Tysnes kommune for vidare handsaming. 22/11 ANTAL MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER I KONTROLLUTVALET I NESTE PERIODE FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret vedtek å auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet frå og med neste valperiode. Kontrollutvalet drøfta saka og det var semje om at ein vil innstilla til kommunestyret om å auka antal medlemmar frå 3 til 5. Det vart gjort samrøystes vedtak om å senda saka over til kommunestyret til vidare handsaming. INNSTILLING: Kommunestyret vedtek å auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet frå og med neste valperiode. 23/11 ARBEIDET I KONTROLLUTVALET 2007 2011 EVALUERING OG ERFARINGSUTVEKSLING FORSLAG TIL : Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann, ordførar og representant frå Deloitte var tilstades under drøftinga. Kontrollutvalet drøfta tema som var sett opp for evaluering. : Etter evaluering og erfaringsutveksling kom desse momenta fram som viktige å melda vidare til nytt kontrollutval: Opplæring, kunnskap og forståing av oppgåver er viktig Same basis-opplæring både til kommunestyret og kontrollutvalet og at dei nye kontrollutvalsmedlemmane er med når kommunestyret har sin folkevaldopplæring Rolleforståing, å forstå kontrollfunksjonen og ikkje driva partipolitikk i kontrollutvalet er viktig Opplæring i innkjøpsreglement i forkant av viktige innkjøpssaker for kommunen, t-drevisjonstenester 5
24/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Det var ikkje saker frå møteprotokollar som kontrollutvalet ville sjå nærare på. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker under ymse. Kjetil Hestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6