SuperOffice Sales & Marketing. Brukerkurs

SuperOffice Sales & Marketing Brukerkurs

Informasjon om opphavsrett Denne dokumentasjonen er skrevet, redigert og formatert i RoboHelp HTML 9 fra Adobe Systems Incorporated. 2014 SuperOffice AS. Alle rettigheter forbeholdt. SuperOffice AS gir deg rett til å bruke programvaren og ta en sikkerhetskopi. All annen kopiering er forbudt. Det er forbudt å reprodusere, tilpasse eller oversette dokumentasjonen uten å ha innhentet skriftlig tillatelse. Dette gjelder ikke kopiering som er tillatt i henhold til åndsverksloven. SuperOffice, SuperOffice-logoen, SuperOffice CRM, SuperOffice Sales & Marketing og SuperOffice Customer Service er varemerker eller registrerte varemerker for SuperOffice AS. Microsoft, Microsoft Office, Microsoft Internet Information Server, SQL Server og Windows 2000 Server er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Sybase er et registrert varemerke for Sybase, INC. 1992-5. Oracle er et registrert varemerke for Oracle Corporation. Andre produkter og firmanavn som er nevnt, kan være varemerker for de respektive eierne. Idé og opphav: SuperOffice AS. Dokumentasjon/oversetting: Semantix AS. Konsernselskap: SuperOffice AS www.superoffice.com Datterselskaper: SuperOffice Norge AS www.superoffice.no SuperOffice Sweden AB www.superoffice.se SuperOffice Danmark A/S www.superoffice.dk SuperOffice GmbH www.superoffice.de SuperOffice Benelux B.V. www.superoffice.nl SuperOffice Software Ltd www.superoffice.co.uk SuperOffice Team Brendel Ag www.superoffice.ch

Innhold KAPITTEL 1: INNLEDNING... 1 Målsetningen med kurset... 1 Forkunnskaper... 1 Innholdet i kurset... 1 KAPITTEL 2: KOMME I GANG MED SUPEROFFICE SALES & MARKETING... 3 Navigere i SuperOffice Sales & Marketing... 3 Knapperaden... 3 Sortere oversikter... 6 Konfigurere kolonner... 6 Justere kolonnebredder... 8 Notatfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing... 8 Opprette notat... 8 Notisblokk... 8 Minikortet... 9 Søkemuligheter i SuperOffice Sales & Marketing... 11 Bruke dialogboksen Finn... 12 Hurtigsøk... 16 Historikklisten... 17 Bruke søkeknappen... 18 Fritekstsøk... 18 Preferanser... 19 KAPITTEL 3: KONTAKT... 23 Kontakter... 23 Registrere nye kontakter... 23 Redigere og vedlikeholde kontakter... 27 Kontaktpersoner... 30 Registrere nye kontaktpersoner... 30 Kolonnene på detaljkortet Kontaktpersoner... 32 Redigere og vedlikeholde kontaktpersoner... 33 Relasjoner... 36 Legge til relasjoner... 36 Veksle mellom partene i en relasjon... 38 Prosjekter... 38 Aktiviteter... 39 Salg... 39 Saker... 40 KAPITTEL 4: AKTIVITETER... 41 Legge til oppfølginger... 42 Registrere oppfølginger fra knapperaden... 42 Avtale... 42 Oppgave... 45 Samtale... 46 Angi standardverdier for oppfølginger... 47 Invitere andre medarbeidere til en oppfølging... 47 Knytte deltakere til oppfølginger... 47 Status for invitasjoner... 49 Konflikthåndtering... 49 Registrere repeterende oppfølginger... 51 Arbeide med dokumenter... 52 Opprette nye dokumenter... 53 Skrive e-post... 55 Endre Utført-status for en aktivitet... 56 Filtrere aktiviteter... 57 KAPITTEL 5: DAGBOK... 59 Dagboken... 59 Navigere i Dagbok-bildet... 59 Detaljkortet Aktiviteter... 60 Detaljkortet Salg... 61 Dagsplanen... 62 Ukeplanen... 63 Månedsplanen... 63 Oversikt... 64 Vise en annen dagbok... 66 Håndtere oppfølginger i dagboken... 67 Registrere oppfølginger fra dagboken... 67 Flytte oppfølginger ved å dra og slippe... 67 Kopiere oppfølginger i dagboken... 68 Motta invitasjoner... 69 Vise oppfølginger du er invitert til... 70 Redigere eller slette invitasjoner... 70 KAPITTEL 6.1: E-POST (SUPEROFFICE MAIL LINK)... 71 Sende e-post... 71 Velge mottakere... 73 Legge til dokumenter fra SuperOffice Sales & Marketing som vedlegg... 74 Outlook-signatur... 75 Innboksen... 75 Arkivere meldinger som dokumenter kjent avsender... 76 Arkivere meldinger som dokumenter ukjent avsender... 77 Legge til e-postadressen på en ny kontaktperson 77 Legge til e-postadressen på en eksisterende kontaktperson... 78 Arkivere vedlegg... 78 Arkivere meldinger som oppgaver... 80 Søke etter avsenderen av en melding... 82 KAPITTEL 6.2: E-POST (INNBOKSEN)... 83 Innboks-bildet... 83 Lagre meldinger som dokumenter... 84

Lagre meldinger som oppgaver... 85 Lagre e-postadresser... 86 Vedlegg... 87 Åpne vedlegg... 87 Lagre vedlegg på disk... 87 Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing... 88 KAPITTEL 7: SALG... 91 Registrere salg... 91 Registrere opplysninger i fanen Salg... 91 Detaljer-fanen... 94 Koblinger-fanen... 95 Detaljkortet Aktiviteter... 96 Interessenter... 97 Salgsguide... 99 Detaljkortet Salgsguide... 99 Vise alle oppfølginger og dokumenter... 100 Eksempel på salgsguide... 101 Jobbe med tilbud... 106 Registrere tilbud... 106 Legge til et produkt... 107 Legge til alternativer i et tilbud... 109 Opprette tilbudsdokument... 111 Sende tilbud... 112 Redigere sendt tilbud (versjoner)... 113 Registrere ordre... 113 KAPITTEL 8: PROSJEKT... 115 Prosjekt... 115 Registrere prosjekter... 116 Detaljkortene i Prosjekt-bildet... 120 Prosjektguide... 120 Prosjektdeltakere... 128 Aktiviteter... 129 Salg... 130 Brevfletting på prosjekter... 132 Slå sammen prosjekter... 132 KAPITTEL 9: UTVALG... 135 Utvalg... 135 Registrere statiske utvalg... 136 Legge til medlemmer i statiske utvalg... 137 Legge til medlemmer i utvalg av kontakter... 138 Legge til medlemmer i utvalg av salg, prosjekter, dokumenter, oppfølginger eller produkter... 139 Legge til medlemmer manuelt... 140 Dynamiske utvalg... 142 Registrere dynamiske utvalg... 143 Legge til medlemmer i dynamiske utvalg... 144 Utføre oppgaver med utvalg... 145 Utføre brevfletting på utvalg... 146 Sende e-post til flere mottakere samtidig... 151 Lage oppfølginger... 152 Legge til eller fjerne interesser... 154 Kopiere utvalg... 154 Kopiere til utvalg... 154 Endre kontaktdetaljer... 156 Eksportere til fil... 156 Skrive ut kontaktrapporter... 158 Skrive ut etiketter... 158 Kombinasjonsutvalg... 158 Registrere kombinasjonsutvalg... 160 Vise utvalg i minikortet... 162 KAPITTEL 10: RAPPORTER... 163 Rapporter-bildet... 164 Rapportlisten... 164 Miniatyrbilde av rapport... 164 Kriterielisten... 165 Rapportarkivet... 165 Søkekriterier for rapporter... 166 Eksempel på endring av søkekriterier... 166 Legge til favorittrapporter... 168 Kjøre rapporter... 168 Vise rapporter... 169 Skrive ut rapporter... 171 Lagre rapporter som filer... 172 SuperOffice Reporter Studio... 174 TILLEGG: ARBEIDSOPPGAVER... 177 Oppgave 1: Kontakt og person... 177 Oppgave 2: Relasjoner... 177 Oppgave 3: Registrere aktiviteter / Bruke dagboken 177 Oppgave 4: Registrere salg med tilbud... 178 Oppgave 5: Prosjekt... 178 Oppgave 6: Utvalg... 178 Oppgave 7: Rapporter... 179 Stikkord... 181

KAPITTEL 1: INNLEDNING SuperOffice Sales & Marketing er et kunde- og oppfølgingssystem med salgs- og markedsføringsfunksjoner. Det kan benyttes av én bruker eller flere brukere i nettverk. Programmet støtter arbeidsflyten ved at ofte brukte funksjoner kun er et klikk unna. Programmet gir deg mange muligheter, er fleksibelt og kan tilpasses måten ulike grupper i bedriften jobber på. SuperOffice Sales & Marketing systematiserer og forenkler dine daglige arbeidsoppgaver. Den blir din nye personlige assistent. I SuperOffice Sales & Marketing kombineres alle de grunnleggende oppgavene du utfører daglig. Viktig og oppdatert informasjon er tilgjengelig for alle i bedriften, uansett om de er på reise, jobber fra hjemmekontor eller jobber ved et avdelingskontor. Målsetningen med kurset Målsetningen med dette kurset er å gi nye brukere av SuperOffice Sales & Marketing best mulig opplæring i grensesnittet og de grunnleggende og mer avanserte funksjonene i programmet. Når du har fullført dette kurset, skal du kunne bruke alle de vanligste funksjonene i SuperOffice Sales & Marketing. Du finner mer informasjon om programmet i Hjelp for SuperOffice Sales & Marketing. Forkunnskaper Det forutsettes at deltakerne har kjennskap til bruk av Windows og generelle PCferdigheter. Innholdet i kurset Kursboken er ment å brukes som et arbeidshefte under og etter kurset. I dette kurset skal vi gå gjennom de vanligste funksjonene i SuperOffice Sales & Marketing. Vi skal se på viktige skjermbilder i de ulike delene av programmet og lære hvordan vi bruker funksjonene. Deltakerne vil få anledning til å sitte foran en PC og arbeide med praktiske oppgaver underveis. 1

2

KAPITTEL 2: KOMME I GANG MED SUPEROFFICE SALES & MARKETING I dette kapittelet skal vi se litt på hvordan du finner frem i SuperOffice Sales & Marketing, og på enkelte nyttige funksjoner som går igjen i hele programmet. Navigere i SuperOffice Sales & Marketing Du flytter deg mellom hoveddelene i SuperOffice Sales & Marketing ved hjelp av navigatoren. Navigatoren finner du helt til venstre i hovedskjermbildet. Den inneholder følgende knapper: Kontakt: Går til Kontakt-bildet, som er ditt vindu mot databasen som inneholder alle dine kontakter. Dagbok: Går til Dagbok-bildet, som er en slags avansert almanakk. Salg: Går til Salg-bildet, som inneholder informasjon om alle salgene. Prosjekt: Går til Prosjekt-bildet, som inneholder informasjon om ulike prosjekter. Utvalg: Går til Utvalg-bildet, der du kan legge kontakter, prosjekter, salg, dokumenter, produkter og oppfølginger du arbeider mye med, i egne utvalg. Innboks: Går til innboksen din, der du kan lese og svare på innkommende meldinger og arkivere kommunikasjonen med dine kontakter. Rapporter: Går til Rapporter-bildet. I denne rapportgeneratoren finner du et sett standardrapporter som du kan bruke til å skrive ut rapporter basert på data fra SuperOffice Sales & Marketing. Travel: Starter lokal oppdatering. Knappen vises bare hvis du har tilgang til Travel-funksjonene. Verktøy: Åpner en meny som gir deg tilgang til eksterne applikasjoner og nettsider. Hvilke elementer du får tilgang til, defineres i SuperOffice Administration. Merk: Hvis du klikker på navnet på knappene i navigatoren, kan du blant annet søke, velge fra historikkliste og/eller gå direkte til aktuelle visninger. Knapperaden Knapperaden er raden med knapper som vises helt nederst i hovedskjermbildet. Knappene er relatert til funksjoner som brukes ofte, slik at disse er lett tilgjengelige 3

uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du befinner deg. Du kan selv konfigurere hvilke knapper du vil vise, og i hvilken rekkefølge du viser dem. Selve knapperaden inneholder som standard følgende knapper: Knapp Funksjon Avtale: Klikk her hvis du vil registrere en avtale. Oppgave: Klikk her hvis du vil registrere en oppgave. Samtale: Klikk her hvis du vil registrere en telefonsamtale. Notat: Klikk her hvis du vil legge til en merknad i form av en lapp. E-post: Klikk her hvis du vil skrive en e-postmelding. Skriv: Klikk her hvis du vil opprette et dokument. Helt til høyre på knapperaden finner du tre hovedknapper som er knyttet til globale funksjoner i SuperOffice Sales & Marketing. Knapp Funksjon Finn: Denne knappen åpner dialogboksen Finn, der du kan søke etter kontakter, salg, prosjekter, utvalg, oppfølginger (omfatter samtaler, avtaler og oppgaver), produkter eller dokumenter. Hvilke søkemuligheter som vises, er avhengig av det aktive bildet. Utskrift: Brukes til å skrive ut for eksempel aktiv kontakt, aktivt utvalg, aktivt prosjekt, aktivt salg eller aktiv oppfølging. Ny: Åpner et tomt bilde der du kan registrere for eksempel kontakter, salg, utvalg, prosjekter og oppfølginger, avhengig av hvilket bilde du er i. 4

Generelle knapper De generelle knappene går igjen i hele SuperOffice Sales & Marketing. Noen av dem finner du i hovedskjermbildet, og noen finner du i de ulike dialogboksene. Knapp Funksjon Klikk her for å åpne søkevinduet. Klikk her for å velge et telefonnummer du vil ringe til. Klikk på en pilknapp for å åpne og lukke en listeboks. Klikk her for å åpne en meny som inneholder relevante oppgaver i forbindelse med dialogboksen. Konfigurere knapperaden Knappene på knapperaden er satt opp på en måte som skal være enkel i bruk. Du kan imidlertid selv velge hvilke knapper som vises, og rekkefølgen på dem, slik at knapperaden passer best mulig til ditt bruk. Slik konfigurerer du knapperaden: 1. Velg Konfigurer knapperad på Vis-menyen, og velg Konfigurer. Dialogboksen Konfigurer vises. 2. I dialogboksen Konfigurer har du følgende muligheter: Hvis du vil vise en knapp på knapperaden, merker du knappen under Aktiviteter og klikker på pil høyre ( ) for å flytte den over til Valgte aktiviteter. Hvis du vil fjerne en knapp fra knapperaden, merker du knappen under Valgte aktiviteter og klikker på pil venstre ( ) for å flytte knappen over til Aktiviteter. Hvis du vil endre posisjonen til en knapp på knapperaden, merker du ønsket knapp under Valgte aktiviteter og klikker på pil opp ( ) eller pil ned ( ). Hvis du vil ha større mellomrom mellom knappene, merker du Mellomrom under Aktiviteter og følger samme fremgangsmåte som når du skal legge til en knapp. Hvis du vil fjerne et mellomrom, gjelder samme fremgangsmåte som når du skal fjerne en knapp. Tips: Hvis du angrer på endringer du har gjort i konfigureringen, kan du klikke på Tilbakestill for å tilbakestille oppsettet til slik det var sist du lagret. 3. Når knapperaden er slik du vil ha den, klikker du på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Konfigurer. Hvis du ikke vil lagre oppsettet, klikker du på Avbryt for å lukke dialogboksen uten å lagre. Tips: Du kan raskt skjule hele knapperaden ved å velge Konfigurer knapperad på Vis-menyen, og deretter Fjern alle. Velg Vis alle hvis du vil tilbakestille knapperaden til standardoppsettet. 5

Sortere oversikter Det finnes en rekke ulike listeoversikter i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel oversikt over kontaktpersoner og aktiviteter. Du kan selv velge hvilke kolonner som skal vises i disse listene, hvor brede de skal være, og hvordan de skal sorteres. På de ulike detaljkortene i SuperOffice Sales & Marketing kan du sortere listene etter de ulike kolonnene i stigende eller synkende rekkefølge. Enkel sortering Klikk én gang på en kolonneoverskrift for å sortere listen etter denne kolonnen i stigende rekkefølge. Klikk én gang til for å sortere i synkende rekkefølge. Avansert sortering Du kan sortere på en mer avansert måte ved å følge denne fremgangsmåten: 1. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer sortering. Fanen Sortering i dialogboksen Tilpass vises. 2. Velg ønsket kolonneoverskrift i listeboksen til høyre for feltet Sorter etter. 3. Angi om du vil at sorteringen skal være stigende eller synkende, ved å klikke på Stigende eller Synkende til høyre for listeboksen. 4. Hvis du vil angi flere tilleggskriterier for sortering, kan du velge en kolonneoverskrift i listeboksen til høyre for Deretter og velge stigende eller synkende sortering for dette kriteriet. Du kan legge til så mange tilleggskriterier som det er tilgjengelige kolonner. 5. Når du er ferdig med å angi sorteringskriterier, klikker du på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. Hvordan får jeg tilbake den opprinnelige sorteringen? Du kan når som helst gå tilbake til standard sorteringsrekkefølge ved å klikke på pilen helt til høyre på kolonneoverskriftsfeltet ( ). Klikker du på pilen enda en gang, kommer du tilbake til den egendefinerte sorteringsrekkefølgen igjen. Konfigurere kolonner Du kan tilpasse listene i SuperOffice Sales & Marketing til å vise akkurat den informasjonen du har behov for. Du kan endre hvilke kolonner som vises, samt rekkefølgen på dem, på følgende steder: detaljkortene Kontaktpersoner, Relasjoner, Prosjekter, Aktiviteter og Salg i Kontakt-bildet detaljkortene Aktiviteter og Salg i Dagbok-bildet detaljkortet Aktiviteter og Interessenter i Salg-bildet detaljkortene Prosjektdeltakere, Aktiviteter og Salg i Prosjekt-bildet detaljkortet Kontakter i Utvalg-bildet I skjermbildet nedenfor har vi for eksempel valgt å vise kolonnen Mobilnr. før Direktenr. 6

Slik gjør du det: 1. Gå til detaljkortet du ønsker å endre kolonnevisningen i. 2. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer kolonner. Fanen Kolonner i dialogboksen Tilpass vises. 3. Utfør ønskede endringer i kolonnene på følgende måte: Legge til kolonner: Merk kolonnene du vil legge til, i ruten Tilgjengelige kolonner, og klikk på pil høyre ( ) for å flytte dem over i ruten Valgte kolonner. Fjerne kolonner: Merk kolonnene du vil fjerne, i ruten Valgte kolonner, og klikk på pil venstre ( ) for å flytte dem over i ruten Tilgjengelige kolonner. Merk: Kolonner med rød skrift er obligatoriske og kan ikke fjernes. Endre rekkefølge på kolonnene: Merk kolonnen du vil flytte mot venstre eller høyre i visningen, i ruten Valgte kolonner, og klikk på enten pil opp ( ) eller pil ned ( ). 4. Klikk på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. Hvordan får jeg tilbake det opprinnelige kolonneoppsettet? Hvis du vil tilbakestille kolonneoppsettet ditt til det opprinnelige oppsettet, kan du gjøre følgende: i. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer kolonner. Fanen Kolonner i dialogboksen Tilpass vises. ii. iii. Klikk på Tilbakestill nederst i ruten Valgte kolonner. Det opprinnelige kolonneoppsettet vises. Klikk på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. 7

Justere kolonnebredder 1. Hold musepekeren over den vertikale streken foran eller bak en kolonneoverskrift. Musepekeren endres til en dobbel vertikal strek med piler. 2. Klikk og hold museknappen nede mens du drar skillestreken i ønsket retning, alt etter om du vil øke eller redusere kolonnebredden. Kolonnene har den angitte bredden neste gang du åpner programmet. Notatfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing Hvis du vil legge inn en viktig merknad i Kontakt-, Utvalg-, Prosjekt-, Salg- eller Dagbok-bildet, kan du bruke notatfunksjonen. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du opprette et nytt notat ved å klikke på Notat-knappen nederst i vinduet. Notat-knappen fungerer slik at det festes en lapp med binders på det aktuelle kontakt-, salgs-, prosjekt- eller utvalgskortet eller den aktuelle datoen i dagsplanen. Dato og bruker-id settes inn automatisk hver gang notater legges inn eller redigeres, slik at det er lett å se hvilken bruker som la inn teksten, og når det skjedde. Opprette notat Slik oppretter du et nytt notat: 1. Gå til ønsket kontakt, salg, utvalg, prosjekt eller dato i dagsplanen. 2. Klikk på Notat-knappen på knapperaden nederst i vinduet. Det vises da en lapp festet med binders på det aktuelle bildet. 3. Skriv inn ønsket informasjon på lappen. 4. Klikk på bindersen eller trykk på TAB for å lagre notatet. Du kan også klikke utenfor notatet for å lagre det. Merk: Hvis du ikke har skrevet noe på lappen, lagres heller ikke dato og bruker-id. Slette notat: 1. Høyreklikk på bindersen for notatet du vil slette. 2. Velg Slett notat på menyen som vises. Notatet slettes hvis du sletter all tekst i notatet. Notisblokk I SuperOffice Sales & Marketing kan du få opp en nyttig liten notisblokk uansett hvor i programmet du befinner deg. Du kan når som helst aktivere eller deaktivere visning av notisblokken ved å: Trykke på CTRL og klikke på Notat-knappen på knapperaden. 8

Velge Vis notisblokk på Vis-menyen. En hake foran menyvalget betyr at funksjonen er aktivert. Velge Notisblokk på visningslisten i minikortet. Når du har fått opp notisblokken på skjermen, kan du ta tak i den øverste delen av vinduet og dra det dit du ønsker, også utenfor selve SuperOffice Sales & Marketingbildet, slik at det ikke kommer i veien for noe. Tips: Hvis du vil feste notatet til noe bestemt i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel en kontakt eller en uke i dagboken, kan du bruke notatfunksjonen i stedet. Slik bruker du notisblokken 1. Plasser markøren i blokken. 2. Skriv inn ønsket tekst. 3. Trykk på TAB for å gå ut av notisblokken, eller klikk utenfor vinduet med musen. Teksten lagres automatisk, og det blir opprettet en ny side i blokken. Tips: Du kan bla frem og tilbake mellom sidene med pilknappene nederst i notisblokken. Gjeldende sidetall og totalt antall sider vises nederst i notisblokken. Hvis du har notisblokken åpen når du avslutter SuperOffice Sales & Marketing, vil den også vises når du starter programmet igjen, med all teksten lagret. Minikortet Minikortet vises øverst til høyre i SuperOffice Sales & Marketing. Kortet er tilgjengelig i alle bilder bortsett fra Innboks. Minikortet fungerer som et vindu til relevant informasjon i SuperOffice Sales & Marketing. Du kan velge blant forskjellige visninger ved å klikke på pilen ( ) til høyre for visningsnavnet på minikortet. Øverst i minikortet kan du også angi hurtigstartknapper til visningene du bruker oftest. Minikortet er nyttig til å vise utfyllende informasjon til bildet du er i. Du kan for eksempel vise månedskalenderen samtidig som du viser dagskalenderen i Dagbokbildet for å få en bedre oversikt, eller du kan vise medlemmene i et utvalg som er tilknyttet prosjektet du ser på i Prosjekt-bildet. Standardinnstillingen er at minikortet viser månedskalenderen helt til du velger en annen visning. SuperOffice Sales & Marketing husker valget av en visning i en fane i et bilde neste gang du viser samme fane. Hvis du imidlertid klikker på det åpne låseikonet ( ), slik at det vises som en lukket hengelås ( ), vises det valgte minikortet i alle visningene. Eksempler: 9

Kontakt-bildet med månedskalender i minikortet Kontakt-bildet med forhåndsvisning av kontaktperson i minikortet Eksperimenter med de ulike visningene, og finn ut hvilke muligheter du har. 10

Hurtigstartknapper på minikortet Du kan raskt få tilgang til ønsket visning av minikortet ved å legge til hurtigstartknapper. 1. Høyreklikk i toppfeltet på minikortet til høyre for visningsnavnet. Det vises en liste over alle visningsalternativene. 2. Klikk på ett av alternativene, for eksempel Dag. Symbolet for dag vises nå øverst på minikortet, og alternativet er merket med en hake i listen. 3. Klikk på symbolet for å åpne den ønskede visningen. Du fjerner hurtigstartknapper fra minikortet ved å høyreklikke i toppfeltet og klikke på alternativet du ønsker å fjerne. Visning Kontakt Dag Måned Neste dag Notisblokk Person Forhåndsvisning Prosjekt Prosjektdeltakere Salg Utvalg Utvalgsmedlemmer Uke Ikon Søkemuligheter i SuperOffice Sales & Marketing I SuperOffice Sales & Marketing finnes det flere forskjellige søkemuligheter: Hvis du klikker på Finn-knappen på knapperaden, åpner du dialogboksen Finn, der du kan søke etter kontakter, kontaktpersoner, prosjekter, utvalg, salg, produkter, oppfølginger og dokumenter. Du kan bruke hurtigsøk, historikklisten og søkeknappen ( ) til å søke etter kontakter, salg, prosjekter og utvalg. Du kan bruke fritekstsøk og søke etter tekst som brukerne har lagt inn i SuperOffice Sales & Marketing. 11

Bruke dialogboksen Finn Når du skal søke etter kontakter, prosjekter, utvalg, oppfølginger, salg eller dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing, bruker du dialogboksen Finn. 1. Klikk på Finn-knappen på knapperaden eller trykk på Ctrl+F. Du kan også åpne dialogboksen Finn ved å klikke på symbolet, som du finner bak mange forskjellige felt rundt omkring i SuperOffice Sales & Marketing. 2. Velg først ønsket fane avhengig av hva du vil søke etter: Kontakt, Prosjekt, Utvalg, Salg, Oppfølging, Dokument eller Produkt. 12

3. Dialogboksen Finn inneholder forhåndsdefinerte søkekriterier, eller søkekriteriene du brukte sist gang. Hvis du vil bruke noen av disse, merker du av i avmerkingsboksen foran dem. eller Hvis du vil legge til nye søkekriterier, klikker du på knappen Legg til. Det legges til en ny linje i kriterielisten. 4. Velg feltet du vil søke etter informasjon i, i den første listeboksen på linjen. Her kan du for eksempel velge Kontaktperson og Etternavn hvis du skal søke etter kontaktpersoner, eller Prosjekt og Arrangementsdato hvis du skal søke etter prosjekter. Det finnes forskjellige typer felt. Tekstfelt Når feltet du skal søke i, er et tekstfelt (for eksempel et navnefelt), søkes det etter tekst eller tall som du selv angir. Du kan velge blant alternativer som Er lik, Er ikke lik, Begynner med, Inneholder, Inneholder ikke, osv. Velg ett av disse alternativene, og skriv deretter inn søkekriterier i tekstfeltet til høyre. Ja/Nei-felt Hvis feltet du skal søke i, er et Ja/Nei-felt, vises det to alternativknapper. Du kan velge mellom Ja og Nei. Datofelt Hvis feltet du skal søke i, er et datofelt, vises det en listeboks med alternativer som Før, Etter, Er lik, Mellom, Neste måned, osv. Velg ønsket alternativ. Avhengig av hva du har valgt, fylles feltet lengst til høyre på linjen automatisk ut med en dato eller et datoområde, eller du skriver inn ønsket dato. Du kan også velge en dato i kalenderen som vises når du klikker på pilknappen ( ). Tallfelt Hvis feltet du skal søke i, inneholder tallverdier, for eksempel feltet [Beløp] 13

i Salg-bildet, vises det en listeboks med alternativer som = (er lik), > (større enn), < (mindre enn), >= (større enn eller lik), < > (er ikke lik) osv. Velg ønsket alternativ, og skriv inn ønsket tallverdi i tekstfeltet til høyre. Listefelt Hvis feltet du skal søke i, er et felt som inneholder lister, for eksempel feltet Bransje i Kontakt-bildet, vises det en listeboks med alternativene Er en av og Er ikke en av. Lengst til høyre på linjen vises koblingen Klikk her for å velge fra listene. Klikk på denne for å åpne en dialogboks med de aktuelle listevalgene. I dialogboksen finner du to ruter. I ruten til venstre finner du verdiene du kan velge mellom, og i ruten til høyre vises verdiene du har valgt. Klikk på OK for å lagre valget, lukke dialogboksen og gå tilbake til kriterielisten i dialogboksen Finn. 5. Velg verdier for søkekriteriene i de neste feltene på linjen. 6. Du kan klikke på Legg til under kriterielisten på nytt for å angi flere søkekriterier. Da legges det til en ny linje i kriterielisten, og du gjentar trinn 4 og 5. Angir du flere søkekriterier, søkes det etter oppføringer som oppfyller alle kriteriene samtidig. 7. Når du har angitt og aktivert de søkekriteriene du ønsker, klikker du på Finn-knappen eller trykker på Enter. 8. Alle resultatene som samsvarer med søkekriteriene du har angitt, vises nederst i dialogboksen Finn. 14

Arbeide med søkeresultater Når du har fulgt fremgangsmåten ovenfor og det vises søkeresultater nederst i dialogboksen Finn, har du flere muligheter: Åpne oppføringen Hvis du vil åpne en av oppføringene, kan du merke den og klikke på OK-knappen. Du kan også dobbeltklikke på den: Hvis du f.eks. dobbeltklikker på en kontaktperson, vises detaljkortet Kontaktperson med den aktuelle kontaktpersonen markert. Dialogboksen Finn lukkes. Vis i hovedvindu Hvis du merker av for dette alternativet og merker et treff i resultatlisten, vises den aktuelle oppføringen i hovedvinduet bak dialogboksen Finn. Informasjonen vises på litt forskjellige måter, avhengig av typen treff: For kontakter, utvalg, prosjekter og salg vises kontakt-, utvalgs-, prosjekteller salgskortet for den aktuelle oppføringen. For kontaktpersoner vises kontakten som kontaktpersonen er tilknyttet, og detaljkortet Kontaktpersoner åpnes. For dokumenter og oppfølginger vises kontakten eller prosjektet som dokumentet eller oppfølgingen er tilknyttet, og detaljkortet Aktiviteter åpnes. For produkter vises salget som produktet er tilknyttet, og detaljkortet Tilbud åpnes. Noen nyttige tips om dialogboksen Finn Når du åpner dialogboksen Finn, inneholder den standard søkekriterier eller søkekriteriene du anga forrige gang du brukte dialogboksen. Hvis du vil bruke andre søkekriterier enn de som vises, har du følgende muligheter: du kan slette dem du kan deaktivere ett eller flere søkekriterier ved å fjerne avmerkingen. Et deaktivert søkekriterium blir stående på kriterielisten og kan enkelt aktiveres igjen. du kan deaktivere alle søkekriteriene ved å klikke på Deaktiver alle. Hvis du vil slette et søkekriterium, merker du av for kriteriet og klikker på Slettknappen. Hvis du vil endre et søkekriterium, klikker du på kriteriet og velger et annet kriterium fra listen som vises Du endrer rekkefølgen på søkekriteriene i kriterielisten ved å merke et søkekriterium og klikke på pil opp ( ) eller pil ned ( ) for å flytte det oppover eller nedover på listen. 15

Kriterielistene inneholder et sett med standardkriterier som du kan endre eller fjerne etter behov. Hvis du vil tilbakestille kriterielisten til standardkriteriene, klikker du på Tilbakestill. Hvis du for eksempel vil søke etter alle kontakter, kan du bruke prosenttegnet (%) når du legger til søkekriterier for Kontakt. Når du åpner dialogboksen Finn ved å klikke på symbolet bak et felt, får du bare mulighet til å søke etter oppføringer som er relevante i sammenhengen. Et eksempel: Hvis du klikker på bak feltet Prosjekt i dialogboksen Avtale, får du bare mulighet til å søke etter prosjekter i dialogboksen som vises. Hurtigsøk Hurtigsøk kan brukes på ulike måter: Du kan søke direkte fra navigatoren for å gå til ønsket kontakt, salg, prosjekt eller utvalg. Du kan søke etter kontakter, salg, prosjekter og utvalg fra dialogbokser som inneholder felt for kontakt, salg, prosjekt og utvalg, for eksempel dialogboksen Avtale eller Dokument, for å knytte dem til avtalen eller dokumentet. Slik bruker du hurtigsøk i navigatoren 1. Klikk på ordet Kontakt, Salg, Prosjekt eller Utvalg i navigatoren til venstre i vinduet. Det vises et tomt felt øverst. Under dette vises en liste over kontakter, salg, prosjekter eller utvalg du har hatt fremme tidligere (se Historikklisten). 2. Skriv inn navnet på kontakten, kontaktpersonen, salget, prosjektet eller utvalget du søker etter, på den tomme linjen. For hver bokstav du skriver inn, viser listen nedenfor alt som samsvarer med søkekriteriet. Her er noen eksempler: Du kan søke etter et salg ved å skrive inn navnet på salget eller navnet på en kontakt som er tilknyttet salget, i hurtigsøkfeltet for Salg i navigatoren. 16

Du kan søke etter en kontaktperson i hurtigsøkfeltet for Kontakt i navigatoren. 3. Når du finner ønsket kontakt, kontaktperson, salg, prosjekt eller utvalg, klikker du for å gå til den aktuelle oppføringen. Slik bruker du hurtigsøk i dialogbokser 1. Åpne den aktuelle dialogboksen. 2. Skriv inn navnet på kontakten, kontaktpersonen, salget, prosjektet eller utvalget du søker etter, i det aktuelle feltet. For hver bokstav du skriver inn, viser listen nedenfor alt som samsvarer med søkekriteriet. 3. Klikk på ønsket kontakt, kontaktperson, salg, prosjekt eller utvalg for å tilknytte oppføringen. Tips: Hvis du skriver inn et prosenttegn (%) foran søketeksten, vises alle oppføringer som inneholder søketeksten. Hvis du for eksempel skriver %joh, vises både "Johansen" og "Rørlegger Johansen". Historikklisten Flere steder i SuperOffice Sales & Marketing kan du enkelt få tilgang til de siste elementene du så på, ved hjelp av historikklisten. Den inneholder kontakter, salg, utvalg eller prosjekter du har hatt fremme tidligere. Antall oppføringer som vises i historikklisten, angis under Preferanser. 17

Historikklisten kan brukes på ulike måter: Direkte fra navigatoren for å gå til ønsket kontakt, salg, prosjekt eller utvalg. Fra dialogbokser som inneholder felt for kontakt, salg og prosjekt, for eksempel Avtale og Dokument, for å knytte dem til avtalen eller dokumentet. Slik bruker du historikklisten i navigatoren 1. Klikk på ordet Kontakt, Salg, Prosjekt eller Utvalg i navigatoren til venstre i vinduet. Det vises et tomt felt øverst (dette brukes til hurtigsøk). Under hurtigsøkfeltet vises historikklisten. 2. Klikk på ønsket kontakt, salg, prosjekt eller utvalg for å gå til den aktuelle oppføringen. Tips: Hvis du holder musepekeren over en av oppføringene på historikklisten, vises det en infoboks med utfyllende informasjon om den aktuelle oppføringen. Slik bruker du historikklisten i dialogbokser 1. Åpne den aktuelle dialogboksen. 2. Klikk på pilen ( ) bak feltet for kontakt, salg eller prosjekt. Historikklisten vises. 3. Klikk på ønsket kontakt, salg eller prosjekt for å tilknytte oppføringen. Merk: For å øke/begrense antall linjer i historikken kan du gå til Rediger-menyen > Preferanser > Visuelle effekter > Antall elementer i historikklisten og angi ønsket antall. Bruke søkeknappen Søkeknappen ( ) finner du bak mange forskjellige felt rundt omkring i SuperOffice Sales & Marketing. Når du klikker på den, får du opp dialogboksen Finn, der du kan søke etter oppføringer som er relevante i sammenhengen. Et eksempel: Hvis du klikker på bak feltet Prosjekt i dialogboksen Avtale, får du mulighet til å søke etter prosjekter i dialogboksen som vises. Fritekstsøk Tekstfeltet øverst til høyre i SuperOffice Sales & Marketing kan brukes til fritekstsøk. Her kan du søke etter tekst i hele SuperOffice Sales & Marketing som brukerne selv har lagt inn i databasen, for eksempel kontaktnavn, avdeling, tekster fra dialogboksen Person eller tekster fra dialogboksen Dokument. Du kan imidlertid ikke søke i selve innholdet i dokumenter, bare i den informasjonen som er lagt inn i dialogboksen Dokument. 18

Merk: Enkelte ord ignoreres ved fritekstsøk. Disse defineres i SuperOffice Administration. Fritekstsøk fra tekstfeltet 1. Skriv inn teksten du vil søke etter, minst tre bokstaver. 2. Trykk på ENTER for å sette i gang søket. Merk: Det søkes alltid først etter tekst som står i feltet Vår ref i dialogboksen Dokument. 3. Dialogboksen Søkeresultat vises med resultatene fra søket. Den inneholder alle kontakter, prosjekter, personer, oppfølginger, dokumenter, notater og utvalg med tekst som inneholder bokstavene du skrev inn, gruppert i faner. Klikk på ønsket fane for å vise listen over søkeresultater. Du kan gå til en oppføring som vises i trefflisten, ved å dobbeltklikke på den. Hvis du merker av for Vis i hovedvindu og merker et treff, vises den aktuelle oppføringen i hovedvinduet bak dialogboksen Søkeresultat. Preferanser Du kan selv angi en rekke innstillinger for ulike deler av SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel antall elementer som skal vises i historikklisten, og hvilken valuta du skal bruke for salg. Alle preferanseinnstillinger blir definert i SuperOffice Administration, men noen av disse kan endres i SuperOffice Sales & Marketing av hver enkelt bruker. Slik endrer du en eksisterende preferanse 1. Velg Rediger > Preferanser. Dialogboksen Preferanser vises. 2. Merk ønsket preferanse blant alternativene til venstre, og angi ønskede innstillinger i vinduet til høyre. 3. Gjør ønskede endringer, og klikk på Lagre for å lagre endringene og lukke dialogboksen Preferanser. Hvis du ikke vil lagre endringene likevel, klikker du på Avbryt. Hvilke alternativer inneholder dialogboksen Preferanser? Standardverdier Dagbok Her angir du standardverdiene i SuperOffice Sales & Marketing, det vil si verdiene som vises som standard i ulike dialogbokser og felt. Her kan du blant annet angi standardbransje for ny kontakt, standard varighet på oppfølginger, standardmal for utgående dokument og mye annet. Her angir du standardinnstillinger for dagbok og avtaler, for eksempel standard starttidspunkt for arbeidsdagen og varighet på alarmer. 19

Funksjoner E-post Salg Sortering System Travel Visuelle effekter Her angir du ulike generelle innstillinger og funksjoner, blant annet kan du velge om du vil vise Dagens Tips når du starter SuperOffice Sales & Marketing (Vis tips ved oppstart). Her angir du innstillinger som har med e-post- og faksfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing å gjøre, for eksempel hvilken e-postklient som er installert. Her angir du innstillinger som har med salgsfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing å gjøre. Her angir du hvordan medarbeidere, lister og kontaktpersoner skal sorteres, for eksempel om medarbeidere skal sorteres på etternavn. Her angir du systeminnstillinger som hjemland, egen valuta og standard dokumentarkiv. Her angir du innstillinger for Travel-funksjonen i SuperOffice Sales & Marketing. Her angir du innstillinger for visuelle effekter, for eksempel hvor mange elementer historikklisten skal inneholde (Antall elementer i historikklisten) eller om du vil ha søndag som første ukedag. 20

21

22

KAPITTEL 3: KONTAKT I dette kapittelet skal vi se på hvordan vi registrerer kontakter og kontaktpersoner. Vi skal også ta for oss relasjonsfunksjonen i programmet. Vi skal videre se litt på detaljkortene for salg, prosjekter og aktiviteter og vise hva du kan gjøre der. Til slutt skal vi se på ulike typer aktiviteter, dokumenter og oppfølginger. Kontakter Kontakt-bildet inneholder alle dine kontakter. Både organisasjoner og enkeltpersoner kan være kontakter. I Kontakt-bildet ser du hver post i databasen som et arkivkort. En post i databasen inneholder alle opplysningene som er registrert på en kontakt. Du kan raskt og enkelt gå fra post til post ved å klikke på eselørene nederst til høyre på kortene eller bruke piltastene på tastaturet ditt. Du kan søke etter bestemte kontakter basert på kriterier du angir. Du kan også skrive dokumenter, lage oppfølginger og registrere nye kontakter og kontaktpersoner. Nederst i Kontakt-bildet er det fem standard detaljkort: Kontaktpersoner, Relasjoner, Prosjekter, Aktiviteter og Salg. Alt du trenger å vite om en kontakt, er tilgjengelig fra ett enkelt skjermbilde. Registrere nye kontakter I Kontakt-bildet kan du registrere informasjon om kontakter på flere nivåer, representert ved de tre fanene Kontakt, Mer og Interesser. 23

Registrere opplysninger i fanen Kontakt 1. Gå til fanen Kontakt i Kontakt-bildet. Hvordan? Du kan komme til Kontakt-bildet på flere forskjellige måter: Ved å klikke på Kontakt-knappen i navigatoren. Ved å bruke historikklisten (se Historikklisten) eller hurtigsøk (se Hurtigsøk). Ved å velge Kontakt på Vis-menyen. Ved å velge noe på Kontakt-menyen. Ved å dobbeltklikke på en kontakt i et søkeresultat eller på en kontakt i et utvalg. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden. Det åpnes et tomt kontaktkort. 3. Skriv inn navnet på kontakten i feltet øverst i fanen Kontakt, der det står Kontakt i rødt. 4. Fyll ut ønskede opplysninger i de øvrige feltene. Hva skal stå i de ulike feltene? a. Hvis kontakten er for eksempel en organisasjon med flere avdelinger, kan du angi avdeling i feltet Avdeling. b. I feltet Besøk skriver du inn kontaktens gateadresse (besøksadresse). c. I feltet Post angir du gatenavn eller postboksadresse til kontakten. d. I feltet Postnr oppgir du postnummeret til kontakten. Hvis du skriver inn et postnummer som er definert i SuperOffice-databasen, blir stedsnavnet fylt ut automatisk hvis det er tomt. Du kan også skrive inn stedsnavnet i feltet Sted og få et forslag til postnummer i postnummerfeltet. e. I feltet for land velger du ønsket land i listeboksen som vises når du klikker på pilen. Standardinnstillingen er at landet din organisasjon 24

hører hjemme i, vises. Når du har valgt land, får du frem riktig adresseformat i de resterende adressefeltene i fanen Kontakt. Merk: Standardinnstillingen for land kan angis i dialogboksen Preferanser. f. I feltet Telefon får du opp en tabell med kolonnene Telefon og Beskrivelse. Her skriver du inn henholdsvis telefonnummer og en kort beskrivelse av hva slags nummer det er, for eksempel Sentralbord. Hvis du ønsker det, kan du legge inn flere telefonnumre. Klikk utenfor tabellen når du er ferdig, eller trykk på TAB til tabellen lukker seg. g. I feltet Telefaks legger du inn telefaksnummer etter samme prinsipp som for Telefon. h. I feltet Webside legger du inn adressen til kontaktens hjemmeside på Internett etter samme prinsipp som for Telefon. i. I feltet E-post legger du inn kontaktens e-postadresse etter samme prinsipp som for Telefon. j. I feltet Vår kontakt vises automatisk navnet ditt, men hvis du klikker på pilen, får du frem en listeboks der du kan velge navnet på en annen person som jobber i din organisasjon. k. I feltet Kategori velger du hvilken kategori kontakten tilhører, fra en forhåndsdefinert liste over aktuelle kategorier. Klikk på pilen for å vise kategorilisten. Dette feltet må fylles ut for at du skal kunne lagre kontakten. Merk: Standardinnstillingen for kategori kan angis i dialogboksen Preferanser. l. I feltet Kode foreslås det automatisk en kode for kontakten du registrerer. Koden baseres på kontaktnavnet. Du kan imidlertid legge inn en annen kode. m. I feltet Nummer legger SuperOffice Sales & Marketing automatisk inn neste ledige kontaktnummer. Standardinnstillingen er at 10001 er første kontaktnummer, og at verdien øker med 1 for hver ny kontakt. Denne standardinnstillingen kan endres i SuperOffice Administration. n. I feltet Org. nr. skriver du inn kontaktens organisasjonsnummer. o. I feltet Bransje finner du en liste over ulike forhåndsdefinerte bransjer. Klikk på pilen, og velg den bransjen som passer best for kontakten du registrerer. Dette feltet må fylles ut. Merk: Standardinnstillingen for bransje kan angis i dialogboksen Preferanser. p. Nederst til høyre i denne fanen vises eventuelt tre av feltene fra fanen Mer, hvis dette er definert i SuperOffice Administration. Hvilke felt som vises, kan variere fra brukergruppe til brukergruppe. q. Nederst i venstre hjørne av kontaktkortet er det to avmerkingsbokser: Stopp og Ingen utsendelser. 25

Merk av for Stopp hvis du vil informere andre medarbeidere om at de bør være spesielt oppmerksomme på en bestemt kontakt. Det vises et stoppskilt på kontaktkortet. I tillegg kan det være lurt å legge inn et notat som informerer medarbeiderne om hvorfor denne kontakten er stoppmerket. Det er bare mulig å merke av i dette feltet i redigeringsmodus. Merk av for Ingen utsendelser hvis du ikke vil at kontakten skal motta direktepost. Dette vil da gjelde alle definerte kontaktpersoner for denne kontakten. Det er bare mulig å merke av i dette feltet i redigeringsmodus. 5. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på fanen Mer hvis du vil registrere flere opplysninger om kontakten. Duplikater Hvis du forsøker å registrere en kontakt som ligner på en oppføring som allerede finnes i SuperOffice Sales & Marketing, vises dialogboksen Duplikater der du får spørsmål om du vil fortsette å jobbe med gjeldende post eller gå til en av postene som vises på en liste nederst i dialogboksen. Dette er for å unngå at du utilsiktet registrerer samme kontakt flere ganger. Registrere opplysninger i fanen Mer 1. Gå til fanen Mer. Her finner du brukerdefinerte felt for kontakter. Hvis din organisasjon for eksempel har behov for å ha felt for antall ansatte hos kontakten eller for omsetningen deres, kan det i SuperOffice Administration angis at disse feltene skal legges inn her. 2. Registrer de opplysningene du ønsker. 3. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på fanen Interesser hvis du vil legge inn opplysninger om kontaktens interesser. Merk: Du kan også endre kontaktinformasjonen i Mer-fanen ved å klikke på Endreknappen. Registrere opplysninger i fanen Interesser 1. Gå til fanen Interesser. Her kan du angi hvilke interesser en kontakt har. 2. Du velger interesser ved å merke av i de tilhørende avmerkingsboksene når du er i redigeringsmodus. Hvilke interesser som skal vises, defineres i SuperOffice Administration. Merk: Det er bare de avmerkede interessene som synes når fanen er i visningsmodus. Det kan derfor hende du har flere interessealternativer å velge mellom når du er i redigeringsmodus. 3. Hvis du merker av for én eller flere interesser i fanen Interesser, vises det en prikk ved siden av fanenavnet. 26

4. Når du har lagt inn ønskede opplysninger i alle tre fanene i Kontakt-bildet, klikker du på OK for å lagre. Du har nå opprettet et eget kontaktkort for den nye kontakten. Tips: Interesser kan være nyttige hvis du skal definere utvalg. Hvis du for eksempel har definert referansekunde som interesse, kan du lage et utvalg som inneholder alle referansekundene dine. Da er det enkelt å lage markedsføringskampanjer mot denne kundegruppen. Redigere og vedlikeholde kontakter Du kan redigere en lagret kontakt ved å klikke på Endre-knappen nederst på Kontakt-kortet. Da åpnes Kontakt-kortet i redigeringsmodus, og du kan endre informasjonen i alle faner. Du kan også kopiere kontakter og slå sammen to kontakter. Dette forklarer vi i emnene nedenfor. Tips: Du finner informasjon om hvordan du vedlikeholder kontaktpersoner under Redigere og vedlikeholde kontaktpersoner. Kopiere kontakter Det kan hende at du vil kopiere en eksisterende kontakt til en ny kontakt. Eksempel: En bedrift som er en eksisterende kontakt, har opprettet en ny avdeling. Den nye avdelingen har stort sett den samme kontaktinformasjonen som den eksisterende kontakten. Slik går du frem for å kopiere kontakten: 1. Gå til ønsket kontakt. 2. Velg Vedlikehold kontakter på Kontakt-menyen, og klikk på Kopier kontakt. Dialogboksen Kopier kontakt åpnes. Kildekontakten er angitt under Fra. 27

3. Skriv inn navnet på den nye kontakten og eventuelt avdeling under Til. 4. Under Kopier kontaktpersoner med all informasjon kan du velge blant følgende: Ikke kopier. Hvis du velger dette alternativet, kopieres kontaktdetaljer, men ikke kontaktpersoner. Kopier. Hvis du velger dette alternativet, kopieres kontaktdetaljer og kontaktpersoner. Merk: Hvis du vil vise informasjon om resultatet før du kopierer kontakten, kan du klikke på Vis resultat: 5. Klikk på Kopier. Den nye kontakten opprettes med informasjonen du har angitt, og får eget nummer og egen kode. Du kan eventuelt redigere kontaktinformasjonen. Merk: Aktiviteter, salg, interesser, prosjektmedlemskap eller utvalgsmedlemskap kopieres ikke. Slå sammen kontakter Hvis det finnes doble oppføringer av kontakter i databasen, kan du slå sammen disse kontaktene. Kontaktpersoner og aktiviteter blir flyttet til målkontakten, og kildekontakten blir slettet. Slik går du frem for å slå sammen kontakter: 1. Gå til kontakten som du ønsker å flytte til en annen kontakt. 2. Velg Vedlikehold kontakter på Kontakt-menyen, og klikk på Slå sammen kontakter. Dialogboksen Slå sammen kontakter åpnes. Kildekontakten er angitt under Fra. 28

3. Under Til velger du kontakten som skal oppdateres med informasjon fra kildekontakten. Bruk hurtigsøk eller Finn ( ) for å velge kontakten. Tips: Hvis du vil bytte om på Fra- og Til-kontakt, kan du klikke på knappen. 4. Under Detaljinformasjon om kontakt og kontaktpersoner kan du merke av for følgende: Slå sammen identiske kontaktpersoner. Hvis du velger dette alternativet, vil kontaktpersoner med identiske navn bli slått sammen. (Merk: Navnene må være HELT identiske for å bli slått sammen, både fornavn, mellomnavn og etternavn.) Erstatt tomme felt på <målkontakt> med verdier fra <kildekontakt>. Hvis du velger dette alternativet, vil tomme datafelt i Til-kontakten oppdateres med data fra Fra-kontakten. Merk: Hvis du vil vise informasjon om resultatet før du slår sammen kontaktene, kan du klikke på Vis resultat:. 5. Klikk på Slå sammen. Følgende skjer: Kontaktene slås sammen. Personer flyttes eller slås sammen. Alle aktiviteter flyttes. Prosjektmedlemskap og medlemskap i statiske utvalg følger kontakten. Alle detaljer slås sammen hvis du har valgt Erstatt tomme felt på <kontakt> med verdier fra <kontakt>. Kildekontakten slettes. 29

Kontaktpersoner Kontaktpersoner er et av detaljkortene nederst i Kontakt-bildet. Det inneholder opplysninger om ansatte hos den aktive kontakten. Når du dobbeltklikker på et navn på listen, vises dialogboksen Person, som inneholder forskjellige opplysninger om den aktuelle personen. Registrere nye kontaktpersoner Slik legger du inn en ny kontaktperson: 1. Gå til ønsket kontakt i Kontakt-bildet. 2. Velg detaljkortet Kontaktpersoner. 3. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet. 4. Dialogboksen Person åpnes. I dialogboksens hoveddel registrerer du kontaktpersonens navn og eventuelt Hr/Fr-titulering og tittel. 5. Du kan legge til et bilde ved å høyreklikke på bildefeltet øverst til høyre i dialogboksen og velge Legg til. Bla deg frem til ønsket bilde, og klikk på Åpne for å legge til bildet. Tips: Du kan også legge til et bilde ved å dra og slippe det fra Windows Utforsker. 30

6. Merk av for Ingen utsendelser nederst i dialogboksen hvis du ikke vil at kontaktpersonen skal motta direktepost. 7. Merk av for Sluttet hvis kontaktpersonen har sluttet å arbeide hos kontakten. En person som er registrert som sluttet, vises ikke på listene over kontaktpersoner eller prosjektdeltakere. 8. Gå til fanen Generelt. Fanen Generelt inneholder kontaktinformasjon om kontaktpersonen. Hvilken informasjon kan registreres i fanen Generelt? Legg inn telefonnumre og faksnummer i de respektive feltene. Hvis du klikker på telefonikonet ved siden av feltene, kan du ringe kontaktpersonen direkte, hvis modem/cti-løsning og SuperOffice Sales & Marketing er konfigurert riktig. I feltet E-post kan du legge inn flere e-postadresser etter samme prinsipp som for kontakter. Hvis du klikker på konvoluttikonet ved siden av feltet, åpnes det en tom e-postmelding med e-postadressen angitt i Til-feltet. Er det registrert to eller flere e-postadresser i feltet, får du først opp en meny der du kan velge ønsket adresse. I feltet Lynmelding kan du legge inn kontaktpersonens adresser for chatteprogrammer som for eksempel Windows Live og Google Talk. Legg inn chat-adresse og velg tjenesteleverandør fra listen. I feltet Internett-tlf. kan du legge inn kontaktpersonens adresse for Internett-telefoni, for eksempel en Skype-adresse. Deretter vises eventuelt tre av de brukerdefinerte feltene fra fanen Mer, hvis dette er definert i SuperOffice Administration. Hvilke brukerdefinerte felt som vises, kan variere fra brukergruppe til brukergruppe. Fyll eventuelt ut feltene Nummer, Posisjon og Født. (Nummer tildeles automatisk hvis dette er satt opp i SuperOffice Administration. Posisjon velges fra en liste som defineres i SuperOffice Administration). Fyll ut adressefeltene. I feltet for land angir du hvilket land kontaktpersonen hører hjemme i. Standardverdien vil være det landet som kontakten er lagret med. 31

Merk av for Bruk som postadresse hvis du ønsker at direktepost skal sendes til adressen du registrerte ovenfor, i stedet for til kontaktens postadresse. I feltet Webside kan du legge inn adressen til kontaktpersonens private webside eller kontaktpersonens side på for eksempel LinkedIn, Facebook eller Twitter. Legg inn URL-adressen og en tittel for siden. Hvis du klikker på ikonet ved siden av feltet, åpnes nettleseren på den valgte URL-adressen. Er det registrert to eller flere URL-adresser, får du først opp en meny der du kan velge ønsket adresse. 9. Gå til fanen Mer. Her finner du brukerdefinerte felt for kontaktpersonen. Hvis din organisasjon for eksempel har behov for å ha felt for avdelingstilhørighet eller passord, kan det i SuperOffice Administration angis at disse feltene skal vises her. 10. Gå til fanen Interesser. Her kan du angi hvilke interesser en kontaktperson har. Du velger interesser ved å merke av i de tilhørende avmerkingsboksene. Hvilke interesser som skal vises, angis i SuperOffice Administration. 11. Gå til fanen Informasjon. Her finner du en stor tekstboks der du kan skrive inn den informasjonen du måtte ønske. Dato og bruker-id settes inn automatisk hver gang notater legges inn eller redigeres, slik at det er lett å se hvilken bruker som la inn teksten, og når det skjedde. 12. Når du har registrert ønskede opplysninger, klikker du på Lagre-knappen. Opplysningene om kontaktpersonen lagres nå i databasen og vises på detaljkortet Kontaktpersoner. Kolonnene på detaljkortet Kontaktpersoner Detaljkortet Kontaktpersoner inneholder følgende kolonner: [Informasjon] Hvis det vises en prikk i denne kolonnen, betyr det at det er lagt inn informasjon om den aktuelle personen i dialogboksen Person. Hvis du plasserer musepekeren over prikken, vises den registrerte informasjonen i form av en infoboks. [Interesser] Hvis det vises en prikk i den andre kolonnen på detaljkortet Kontaktpersoner, betyr det at det er registrert én eller flere interesser på den aktuelle kontaktpersonen. Hvis du plasserer musepekeren over prikken, vises den registrerte informasjonen i form av en infoboks. Hr/Fr Viser den aktuelle kontaktpersonens Hr/Fr-titulering, hvis personen bruker det. Fornavn/Mellomnavn/Etternavn/Tittel/Direktenr. Viser den aktuelle kontaktpersonens navn, tittel og telefonnummer. 32

E-post Viser kontaktpersonens e-postadresse. Hvis du vil sende en melding til vedkommende, kan du klikke på adressen. Da får du opp dialogboksen Dokument, der malen for utgående e-postmelding er angitt i feltet Type og kontaktpersonens navn er angitt i feltet Person. Hvordan du bruker dialogboksen Dokument, kan du lese mer om i emnet Opprette nye dokumenter. Merk: Dialogboksen Dokument vises ikke hvis du ikke bruker standardoppsettet for e-post. Meldingen åpnes da i e-postprogrammet du har angitt. Tidligere ansatte Hvis du merker av her, vil også personer som har sluttet, vises på listen over kontaktpersoner. Tidligere ansatte vises med en annen farge og en stjerne (*). De vises også på denne måten på detaljkortet Prosjektdeltakere i Prosjekt-bildet og på medlemslisten i Utvalg-bildet. Redigere og vedlikeholde kontaktpersoner Du kan redigere en lagret kontaktperson ved å dobbeltklikke på personen i detaljkortet Kontaktpersoner. Da åpnes dialogboksen Person der du kan endre informasjonen. Du kan også flytte kontaktpersoner fra en kontakt til en annen og slå sammen to kontaktpersoner. Dette forklarer vi i emnene nedenfor. Flytte kontaktpersoner Du kan flytte en kontaktperson fra én kontakt til en annen. Hvis en person opprettes i feil kontakt, eller hvis personen har byttet avdeling, er det mulig å flytte personen, inkludert aktivitetene og medlemskap. Slik går du frem: 1. Gå til ønsket kontakt. 2. I detaljkortet Kontaktpersoner høyreklikker du på personen du vil flytte, velger Vedlikehold personer og klikker på Flytt person. Dialogboksen Flytt person åpnes. 33

3. Under Til velger du kontakten du vil flytte kontaktpersonen til. Bruk hurtigsøk, historikklisten eller Finn ( ). 4. Velg ett av følgende under Aktiviteter: La alle bli igjen hos <kontakt>. Velg dette alternativet hvis du ikke vil overføre aktivitetene sammen med personen. Flytt alle til <kontakt>. Velg dette alternativet hvis du vil overføre alle aktivitetene. Flytt alle aktiviteter som starter etter. Velg dette alternativet hvis du vil overføre aktiviteter som starter etter en angitt dato. Merk: Hvis du vil vise informasjon om resultatet før du flytter kontaktpersonen, kan du klikke på Vis resultat:. 5. Klikk på Flytt. Kontaktpersonen flyttes til den angitte kontakten sammen med eventuelle prosjektmedlemskap og medlemskap i statiske utvalg. Merk: Du kan ikke flytte kontaktpersoner i ditt eget firma. Slå sammen kontaktpersoner Hvis én fysisk person er registrert som to forskjellige kontaktpersoner i SuperOffice Sales & Marketing, kan du slå disse kontaktpersonene sammen. Dette kan være aktuelt hvis personen er registrert med to forskjellige navn i samme firma (for eksempel "Jon Larsson" og "John Larson"), eller hvis personen er registrert både hos sin gamle og sin nye arbeidsgiver. Prosjektmedlemskap og aktiviteter vil bli flyttet til målpersonen, og kildepersonen kan slettes eller angis som sluttet. Slik går du frem: 1. Gå til ønsket kontakt. 2. Merk én eller to kontaktpersoner du vil slå sammen, i detaljkortet Kontaktpersoner. 34

3. Høyreklikk på kontaktpersonen(e), velg Vedlikehold personer, og klikk på Slå sammen personer. Dialogboksen Slå sammen personer åpnes. 4. Hvis du bare har valgt én person, må du velge Til-kontakt (bruk hurtigsøk eller Finn ( )) og Til-person. De to personene du vil slå sammen, vises nå under Fra og Til. Hvis du vil slå sammen en person med en person under en annen kontakt, velger du den nye kontakten og kontaktpersonen under Til. Tips: Hvis du vil bytte om på Fra- og Til-personen, kan du klikke på knappen. 5. Velg ett av følgende under Utfør på kildekontakt etter sammenslåing: Slett <person>. Hvis du velger dette alternativet, slettes kildepersonen etter sammenslåingen. Dette kan være aktuelt hvis en person er registrert to ganger på samme kontakt. Merk som sluttet. Hvis du velger dette alternativet, blir personen merket som sluttet etter sammenslåingen. Dette kan være aktuelt hvis en person har byttet jobb, men fremdeles skal være registrert på den gamle kontakten. 6. Velg et av følgende under Aktiviteter som tilhører kildeperson: La alle bli igjen hos <kontakt>. Hvis du velger dette alternativet, flyttes ingen aktiviteter. Flytt alle til <kontakt>. Hvis du velger dette alternativet, flyttes alle aktiviteter. Flytt alle aktiviteter som starter etter. Velg dette alternativet hvis du vil overføre aktiviteter som starter etter en angitt dato. Merk: Hvis du vil vise informasjon om resultatet før du slår sammen personene, kan du klikke på Vis resultat:. 7. Klikk på Slå sammen. Personene slås sammen, og prosjektmedlemskap og medlemskap i statiske utvalg flyttes. Merk: Du kan ikke slå sammen kontaktpersoner i ditt eget firma, men du kan slå sammen en person fra et annet firma med en person fra ditt eget firma. 35

Relasjoner Detaljkortet Relasjoner viser eventuelle forbindelser som finnes mellom kontakter og/eller personer, for eksempel informasjon om eierstruktur eller om personer som har vært ansatt hos forskjellige kontakter. Legge til relasjoner Slik går du frem for å legge til en relasjon: 1. Gå til ønsket kontakt i Kontakt-bildet. 2. Velg detaljkortet Relasjoner. 3. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet, eller velg Ny relasjon på Kontakt-menyen. Dialogboksen Relasjon åpnes. Merk: En relasjon må alltid bestå av to parter der den ene parten er aktiv og den andre er passiv, for eksempel slik: Selskap A eier Selskap B, mens Selskap B eies av Selskap A. 36

4. I listeboksen Kontakt under Aktiv må du angi ønsket kontakt. Dette er en obligatorisk opplysning som du angir enten ved å klikke på pilen og velge ønsket kontakt i listeboksen som vises, ved å skrive inn hele eller begynnelsen av kontaktnavnet, eller ved å klikke på og søke etter ønsket kontakt. 5. I listeboksen Person under Aktiv angir du eventuell kontaktperson. Dette er en valgfri opplysning, men det kan noen ganger være aktuelt å angi forbindelser mellom ansatte, for eksempel at en person i Selskap A er slektning av en person i Selskap B. 6. I listeboksen Kontakt under Passiv angir du kontakten du definerer som den passive parten i relasjonen. Samme fremgangsmåte gjelder som under Aktiv. 7. I listeboksen Person under Passiv angir du eventuell kontaktperson hos den passive parten. Samme fremgangsmåte gjelder som under Aktiv. 8. I listeboksen Relasjon angir du hvilken relasjon som finnes mellom den aktive og den passive parten, for eksempel eier. Hvilke alternativer du har å velge mellom, defineres i SuperOffice Administration. Merk: Hvilke alternativer som vises i denne listeboksen, kommer også an på om dette er en relasjon mellom to kontakter, en kontakt og en kontaktperson, eller mellom to kontaktpersoner. 37

9. I feltet Beskrivelse kan du legge inn eventuell tilleggsinformasjon i form av fritekst. Hvis du skriver noe her, vises det et binderssymbol ( ) på den aktuelle raden på detaljkortet Relasjoner. 10. Feltet Resultat oppdateres automatisk i henhold til informasjonen i feltet Relasjon. Velger du for eksempel eier som relasjon, vil resultatet vise hvem som eier hvem, og hvem som eies av hvem. 11. Når du er ferdig med å legge inn informasjon, klikker du på OK for å lukke dialogboksen og lagre den registerte informasjonen. Veksle mellom partene i en relasjon Du kan vise kontaktkortet for den relasjonsparten som er definert som passiv (det vil si vises i kolonnen til kontakt) fra detaljkortet Relasjoner. Det gjør du ved å plassere musepekeren over ønsket kontaktnavn i kolonnen til kontakt, slik at den vises som en hånd, og deretter klikke på kontaktnavnet. Da kommer du til kontaktkortet til den andre parten. Du kan når som helst bytte tilbake til det opprinnelige kontaktkortet ved å gjenta prosedyren. Prosjekter Detaljkortet Prosjekter viser alle prosjektene for gjeldende kontakt. For at et prosjekt skal vises her, kreves det at minst én ansatt hos gjeldende kontakt er registrert som prosjektdeltaker. I kolonnene på detaljkortet Prosjekter finner du følgende informasjon: Navn på prosjektet. Hvilken type prosjekt det er. Status for prosjektet. Eventuell kobling til en nettside prosjektet har tilknytning til en URL-adresse som du kan klikke på for å komme til den aktuelle nettsiden. Bruker-IDen til den som har registrert prosjektet. Tips: Du kan konfigurere kolonnene på detaljkortet for å vise bare den informasjon som er interessant for deg. Se Konfigurere kolonner i kapittel 2. Når du dobbeltklikker på et prosjekt på listen, kommer du til Prosjekt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle prosjektet. 38

Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter inneholder alle aktivitetene som er knyttet til gjeldende kontakt. Dette detaljkortet er forklart i Kapittel 4: Aktiviteter. Salg Salg er et av detaljkortene i Kontakt-bildet. Her finner du informasjon om eventuelle salg som er tilknyttet kontakten. I kolonnene på detaljkortet Salg finner du blant annet følgende informasjon: : en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført statusikon for salget (angir salgsstatus, f.eks. solgt eller tapt) salgsdato beløp navn på salget navn på eventuelt prosjekt som er tilknyttet salget eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget bruker-id til den som har registrert salget ERP-rabatt (hvis SuperOffice er tilknyttet et ERP-system) Tips: Du kan konfigurere kolonnene på detaljkortet for å vise bare den informasjon som er interessant for deg. Se Konfigurere kolonner i kapittel 2. Hvis du merker av for Ta med interessenter nederst i detaljkortet, vises også salg der kontakten er involvert som interessent. Se Interessenter i kapittel 7. Når du dobbeltklikker på et salg på listen, kommer du til Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle salget. 39

Saker Hvis organisasjonen din har lisens for SuperOffice Customer Service, vises detaljkortet Saker i Kontakt-bildet. Her vises saker fra SuperOffice Customer Service. Du kan dobbeltklikke på en sak for å åpne og se på den i et eget vindu. I dette vinduet kan du klikke på Endre-knappen for å arbeide videre med saken i SuperOffice Customer Service. 40

KAPITTEL 4: AKTIVITETER Detaljkortet Aktiviteter er tilgjengelig både i Kontakt-bildet, Prosjekt-bildet, Dagbok-bildet og Salg-bildet. Du oppretter aktiviteter ved hjelp av de tilhørende knappene på knapperaden nederst i vinduet eller ved å dobbeltklikke i detaljkortet. På detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet vises aktiviteter som er tilknyttet gjeldende kontakt. På detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt- og Salg-bildet vises aktiviteter som er tilknyttet gjeldende prosjekt eller salg. På detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet vises alle dine aktiviteter som ikke er utført. Det finnes to typer aktiviteter dokumenter og oppfølginger. Oppfølginger er i sin tur en samlebetegnelse for avtaler, oppgaver og samtaler. Tabellen nedenfor illustrerer dette: Aktiviteter Oppfølginger Dokumenter Avtale Oppgave Samtale Skriv E-post I kolonnene i aktivitetslisten finner du følgende informasjon: : Den første kolonnen i aktivitetslisten angir Utført-status for en aktivitet. En hake betyr at aktiviteten er utført, mens en tom boks betyr at den ikke er utført. Tips: Du kan enkelt endre Utført-status for en aktivitet ved å klikke på boksen. Den andre kolonnen inneholder ikoner som angir type aktivitet, for eksempel en telefon for samtale. Disse ikonene gjenspeiler teksten i kolonnen Type. Resten av kolonnene i aktivitetslisten viser diverse opplysninger om aktiviteten. Hvis du ikke ser all teksten i et felt, kan du holde musepekeren over teksten, så vises den i en infoboks. Tips: For å få mer informasjon i detaljkortet Aktiviteter kan du konfigurere kolonnene slik at du får se informasjon som er viktig for deg. Se Konfigurere kolonner i kapittel 2. 41

Hvilke aktiviteter som vises, avhenger av hvilke av følgende avmerkingsbokser du har valgt nederst på detaljkortet: Oppfølginger (avtaler, oppgaver og samtaler) Dokumenter (e-post, brev og andre dokumenter) Du kan vise alle aktiviteter, eller bare én type. Legge til oppfølginger Knapperaden i SuperOffice Sales & Marketing er raden med knapper som vises helt nederst i hovedskjermbildet. Knappene er relatert til funksjoner som brukes ofte, slik at disse er lett tilgjengelige uansett hvor i programmet du befinner deg. Knappene er først og fremst knyttet til de ulike typene aktiviteter oppfølginger (som omfatter avtale, oppgave og samtale) og dokumenter. Tips: Du kan også legge til oppfølginger ved å dobbeltklikke på en tom linje i detaljkortet Aktiviteter. Da åpnes som standard dialogboksen Avtale. Du kan angi hvilken dialogboks som skal åpnes, under Preferanser (gå til Rediger-menyen > Preferanser > Funksjoner > Type fra detaljkort Aktiviteter). Registrere oppfølginger fra knapperaden Du kan registrere oppfølginger ved å bruke knappene på knapperaden: Avtale, Oppgave og Samtale og åpne dialogboksen for oppfølginger. Hvordan du gjør dette er forklart i Registrere avtaler nedenfor. Oppgaver og samtaler registreres på nesten samme måte som avtaler. Fra Dagbok-bildet kan du registrere oppfølginger på flere andre måter, dette er forklart i Registrere oppfølginger fra dagboken. Avtale Avtaler er oppfølginger med definert start- og sluttid, for eksempel møter. Standard varighet på en avtale er 1 time, men denne kan naturligvis endres etter behov. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du registrere en ny avtale ved å klikke på Avtale-knappen nederst i vinduet. Avtaler kan vises følgende steder i SuperOffice Sales & Marketing: på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet i de ulike visningene i Dagbok-bildet i minikortet 42

Registrere avtaler Slik registrerer du en ny avtale. Denne fremgangsmåten gjelder også samtaler og oppgaver: 1. Åpne dialogboksen Avtale ved å klikke på Avtale-knappen på knapperaden. 2. Dialogboksen for oppfølginger vises. Når du registrerer avtaler, heter dialogboksen Avtale. Her angir du detaljene for avtalen. 3. Fyll ut følgende informasjon i dialogboksens hoveddel: [Type] Hvis du klikker på pilen ved dette feltet ( ), vises det en forhåndsdefinert liste der du kan velge type oppfølging, for eksempel møte eller utgående telefon. Du kan også søke etter typer ved å skrive i dette feltet. Merk: Det er feltet [Type] som avgjør hva slags oppfølging det dreier seg om, det vil si om det er en avtale, oppgave eller samtale. Hvis du for eksempel endrer en avtaletype til en oppgavetype, skifter dialogboksen navn fra Avtale til Oppgave. [Kontakt] Her skriver du inn navnet på kontakten som er knyttet til oppfølgingen. Hvis du ikke husker hele navnet, kan du søke direkte fra dette feltet. [Person] Hvis du klikker på pilen ved dette feltet, får du frem en liste over kontaktpersoner som er registrert hos kontakten. 43

Prosjekt Her skriver du eventuelt inn navnet på prosjektet som oppfølgingen er knyttet til. Salg Her skriver du eventuelt inn navnet på salget som oppfølgingen er knyttet til. Start / Slutt/Frist / Varighet I feltene Start og Slutt (for avtaler og samtaler) / Frist (for oppgaver) skriver du inn dato og eventuelt klokkeslett for henholdsvis oppfølgingsstart og oppfølgingsslutt/-frist. Hvis du angir klokkeslett, blir innholdet i feltet Varighet justert automatisk deretter. Hele dagen Hvis du merker av for Hele dagen, settes tiden for avtalen til det som er angitt som standard arbeidsdag. Tips: Du angir disse standardverdiene i dialogboksen Preferanser. Velg Dagbok, og angi ønskede klokkeslett for Dagen starter og Dagen slutter. Registrert/Sist endret Disse feltene viser datoen for når oppfølgingen første gang ble registrert, og når den sist ble endret. De viser også hvem som utførte handlingene. 4. I fanen Beskrivelse kan du legge inn en beskrivelse av oppfølgingen. Dette kan være nyttig i forbindelse med fritekstsøk. 5. Gå til fanen Detaljer for å angi flere alternativer. 44

Gjentas I dette feltet angir du om oppfølgingen er en repeterende oppfølging. Klikk på teksten Aldri til høyre for feltet Gjentas hvis du vil at avtalen skal repeteres med regelmessige mellomrom. Prioritet Her angir du hvordan du vil prioritere oppfølgingen. Hvis du klikker på pilen, vises det en liste med standardalternativene høy, middels og lav prioritet. Disse defineres i SuperOffice Administration. Alarm Merk av her hvis du vil ha en varslingsmelding om oppfølgingen. Eier Her angir du hvem som eier oppfølgingen. Standardverdien er pålogget bruker. Hvis du klikker på navnet bak feltet Eier, kan du overføre avtalen til en annen SuperOffice-bruker. Vis som Merk av for Ledig eller Opptatt i feltet Vis som for å angi om du er tilgjengelig for andre mens avtalen pågår. Hvis du velger Ledig, kan du ha andre oppfølginger på samme tid, for eksempel hvis du har satt av store deler av dagen til å jobbe med et prosjekt, men fremdeles har tid til korte møter. 6. Gå til fanen Deltakere hvis du vil angi hvem oppfølgingen skal inkludere. Se Knytte deltakere til oppfølginger. 7. Fanen Koblinger bruker du hvis du vil knytte oppfølgingen til aktiviteter (dokumenter og oppfølginger) eller salg. Klikk på Legg til dokument/oppfølging/salg avhengig av hva du vil legge til. Dialogboksen Finn åpnes, og der kan du søke etter ønsket dokument/oppfølging/salg. 8. Klikk på Lagre for å lagre avtalen. Oppgave Oppgaver er oppfølginger som vanligvis ikke har noe definert klokkeslett eller varighet. De har alltid en datofrist det kan for eksempel være noe du må huske å gjøre innen en viss tid. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du registrere en ny oppgave ved å klikke på Oppgave-knappen nederst i vinduet. Oppgaver kan vises følgende steder i SuperOffice Sales & Marketing: på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet 45

på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet i de ulike visningene i Dagbok-bildet Merk: Hvis du angir start- og sluttid for en oppgave, blir den plassert på riktig dag og klokkeslett i dagboken. Registrere oppgaver Slik registrerer du en ny oppgave: 1. Klikk på Oppgave-knappen på knapperaden. 2. Dialogboksen for oppfølginger vises. I dette tilfellet heter den Oppgave. Her angir du detaljene for oppgaven på samme måte som for avtaler. Dette beskrives under Registrere avtaler. 3. Klikk på Lagre for å lagre oppgaven. Samtale Samtaler er oppfølginger med en standard varighet på 15 minutter. Standard starttid er nå, og dato er dagens dato. Du kan lage en samtaleoppfølging hvis du for eksempel vil registrere en utgående telefonsamtale. Tips: Du kan endre standardvarigheten fra 15 minutter. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Standardverdier > Varighet på ny samtale og angi ønsket standard varighet slik det er beskrevet under Preferanser. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du registrere en ny samtale ved å klikke på Samtale-knappen på knapperaden. Samtaler kan vises følgende steder i SuperOffice Sales & Marketing: på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet på detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet i de ulike visningene i Dagbok-bildet Registrere samtaler Slik registrerer du en ny samtale: 1. Klikk på Samtale-knappen på knapperaden. 2. Dialogboksen Samtale vises. Her angir du detaljene for samtalen på samme måte som for avtaler. 3. Klikk på Lagre for å lagre samtalen. 46

Angi standardverdier for oppfølginger Hvis du ofte lager oppfølginger som er helt like, kan du spare tid ved å sette standardverdier for ulike typer oppfølginger. Da slipper du å angi den samme informasjonen hver gang. Hvis du for eksempel har mange kundemøter som varer i 2 timer, kan du angi at dette skal være standardtype og standardvarighet for avtaler. Slik gjør du: 1. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Standardverdier. Her finner du blant annet feltene Tekst for ny avtale, Type for ny avtale og Varighet på ny avtale. De samme feltene er også tilgjengelig for oppgaver og samtaler. 2. Angi standardverdier for de aktuelle feltene. 3. Klikk på Lagre. Neste gang du oppretter for eksempel en avtale, vises standardverdiene du har angitt. Invitere andre medarbeidere til en oppfølging Når du skal sette av tid til et møte med én eller flere medarbeidere, kan du bruke oversiktsplanen i Dagbok-bildet, der du kan åpne de andres dagbøker. Når du har fått de forskjellige dagbøkene opp på skjermen, ser du når kollegene og møterommene er ledige, og kan lage en fellesreservering for alle sammen fra din egen dagbok. Du lager oppfølginger med andre medarbeidere ved å knytte dem til oppfølgingen som deltakere. Knytte deltakere til oppfølginger Når du registrerer en oppfølging som omfatter flere enn deg selv, kan du knytte personene til oppfølgingen som deltakere. Du kan også reservere møterom og utstyr i organisasjonen. Hvem som er tilgjengelige som deltakere, defineres i SuperOffice Administration. Slik reserverer du deltakere og ressurser: 1. Åpne dialogboksen Avtale, Oppgave eller Samtale, og fyll ut med ønskede opplysninger. Se Registrere avtaler. 2. Åpne fanen Deltakere, og klikk på Legg til nederst til venstre i vinduet. Dialogboksen Invitasjon vises. 47

Merk: Hvis du har oversiktene til andre brukere eller ressurser åpne, legges disse automatisk inn som deltakere i fanen Deltakere. Ellers velger du dem manuelt, som beskrevet i punktene nedenfor. 3. I feltet Velg fra velger du hvor du vil hente deltakerne fra. Velg mellom Medarbeidere, Kontakt, Prosjekt, Utvalg og Ressurs. 4. I listeboksen like under feltet Velg fra velger du brukergruppen, kontakten, prosjektet, utvalget eller ressursen du vil hente deltakerne fra. Innholdet i denne listeboksen varierer etter hva du valgte i trinnet over. Hvis du valgte Medarbeidere eller Ressurs i trinn 3, kan du velge Alle i listeboksen for å vise personene eller ressursene i alle gruppene. Hvis du valgte Kontakt, Prosjekt eller Utvalg i trinn 3, kan du søke etter ønsket kontakt, prosjekt eller utvalg fra dette feltet. 5. Når du har valgt ønsket kilde, vises det en liste over alle oppføringer som er tilgjengelige for denne kilden. Merk brukerne eller ressursene oppfølgingen skal omfatte, og klikk på pilknappen til høyre for listen ( ). De vises da på høyre side av vinduet. Du kan også velge brukere og ressurser enkeltvis ved å dobbeltklikke på dem. 6. Merk én eller flere deltakere, og klikk på E-postinvitasjon hvis du vil sende invitasjoner via e-post. Ikonet til venstre for deltakernavnet angir at den aktuelle deltakeren vil motta invitasjon til oppfølgingen via e-post. Du kan deaktivere e-postinvitasjon til en aktuell deltaker ved å merke deltakeren og klikke på E-postinvitasjon en gang til. Ikonet forsvinner, og deltakeren vil ikke motta invitasjon via e-post. 7. Klikk på OK for å lukke dialogboksen Invitasjon. Du ser nå de valgte deltakerne og ressursene i fanen Deltakere i dialogboksen. 48

Merk: Hvis du har valgt brukere eller ressurser som du ikke vil ha med likevel, kan du fjerne dem ved å merke dem på listen til høyre i vinduet og klikke på Slett-knappen. 8. Når du er ferdig med å velge deltakere og ressurser, klikker du på Lagre, eller velger Avbryt for å gå ut av dialogboksen uten å lagre det du har gjort. Status for invitasjoner Brukerne du har valgt å knytte til en oppfølging, får melding om dette på skjermen. Hvis du åpner oppfølgingen på fanen Deltakere, ser du en oversikt over deltakerne og ressursene du knyttet til oppfølgingen. Der kan du også se hvem som har godtatt eller avslått invitasjonen og hvilke ressurser som er reservert, ved hjelp av symbolene ved siden av navnene: umerket Konflikthåndtering Invitasjonen er godtatt. Invitasjonen er avslått. Invitasjonen er sett, men ikke besvart. Invitasjonen er ikke sett. Overlappende oppfølginger i din egen dagbok Du kan registrere oppfølginger som overlapper hverandre. Når du forsøker å registrere en overlappende oppfølging, vil dialogboksen for oppfølginger inneholde et utropstegn ( ) ved siden av feltene for start og stopp, og du vil også få opp et forslag til første ledige tid. Dette er ment som en påminnelse til deg, for du kan likevel registrere oppfølgingen. Klikk ev. på foreslått tidspunkt til høyre for Første ledige for å velge det tidspunktet i stedet. I Dagbok-bildet vises overlappende oppfølginger slik at du ser litt av hver oppfølging. 49

Overlappende oppfølginger hos deltakere du inviterer Hvis du knytter deltakere til en oppfølging og oppfølgingen overlapper en eksisterende avtale hos deltakeren, vises deltakerens navn med rødt i dialogboksen Invitasjon. I dialogboksen for oppfølginger vises også navnet med rødt, og det står KONFLIKT i Status-kolonnen. Du får også her opp forslag til første ledige tid. Du kan klikke på tidspunktet til høyre for Første ledige for å flytte oppfølgingen til det foreslåtte tidspunktet, eller du kan klikke på pilen for å velge blant flere tidspunkt. Repeterende oppfølginger der enkelte forekomster overlapper Hvis du registrerer en repeterende oppfølging og noen av forekomstene overlapper med tidligere avtaler, vises dette på listen til høyre i dialogboksen Repeterende oppfølginger. Datoen vises med rødt, og ordet KONFLIKT står ved siden av. Repeterende oppfølginger er beskrevet i neste avsnitt. 50

Registrere repeterende oppfølginger Det kan hende at du ønsker å registrere en rekke avtaler som forekommer med jevne mellomrom, for eksempel et ukentlig statusmøte. I stedet for å registrere disse møtene enkeltvis, kan du bruke funksjonen for repeterende oppfølginger. Slik gjør du: 1. Åpne dialogboksen Avtale, Oppgave eller Samtale, og fyll ut med ønskede opplysninger. Se Registrere avtaler. 2. Velg fanen Detaljer. 3. Klikk på ordet Aldri til høyre for feltet Gjentas. Dialogboksen Repeterende oppfølginger vises. 4. Øverst til høyre i dialogboksen vises startdato og -klokkeslett for oppfølgingen samt sluttklokkeslettet. 5. Under Hyppighet angir du om oppfølgingen skal repeteres daglig, ukentlig, månedlig, årlig eller med egendefinert mellomrom. Deretter velger du ytterligere detaljer for hyppighet i feltet midt i dialogboksen. Alternativene i dette feltet endrer seg avhengig av hva du velger under Hyppighet: Velger du Daglig, kan du angi at oppfølgingen skal gjentas hver arbeidsdag, hver ukedag eller med et egendefinert intervall, for eksempel annenhver dag. Velger du Ukentlig, kan du angi at oppfølgingen skal gjentas med et egendefinert ukentlig intervall, for eksempel hver tredje uke, og hvilke ukedager oppfølgingen skal skje på. Velger du Månedlig, kan du angi hvilken dag i måneden oppfølgingen skal gjentas på, f. eks. den 5. dagen i måneden, og et egendefinert månedlig intervall, f. eks. hver 4. måned. Du kan også angi at oppfølgingen skal gjentas f. eks. hver fjerde onsdag i måneden. 51

Velger du Årlig, kan du angi dag og måned som oppfølgingen skal gjentas hvert år, for eksempel den 23. september hvert år. Velger du Egendefinert, kan du legge til ønskede datoer manuelt. Merk dagen i kalenderen, og klikk på pilknappen ( ) for å legge den til på listen over valgte datoer. 6. I feltet Repeterende oppfølginger velger du om oppfølgingen skal stoppe etter et bestemt antall ganger eller etter en bestemt dato. 7. Hvis du vil endre én eller flere datoer for en repeterende oppfølging manuelt, for eksempel hvis det oppstår en konflikt, kan du gjøre dette på listen over valgte datoer helt til høyre i dialogboksen. Du har følgende muligheter: Flytte en dato: Merk datoen du vil flytte, og klikk på Senere ( ) hvis du vil flytte oppfølgingen én dag frem i tid, eller på Tidligere ( ) hvis du vil flytte oppfølgingen én dag tilbake i tid. Legge til en dato: Klikk på Legg til-knappen under listen. Velg ønsket dato, og klikk på pilknappen ( ) til høyre for kalenderen for å legge til datoen på listen. Bruk pilknappene ( ) på hver side av månedsnavnet i kalenderen for å vise andre måneder. Slette en dato: Merk datoen du vil slette, og klikk på Slett-knappen under listen. Datoen blir da fjernet fra listen over datoer. 8. Når du er ferdig med å angi datoer for oppfølgingen, klikker du på OK for å lagre datoene og lukke dialogboksen, eller på Avbryt hvis du vil lukke dialogboksen uten å lagre datoene. 9. Klikk på Lagre i dialogboksen Avtale for å lagre de endringene som er gjort. I dialogboksen Avtale, Oppgave eller Samtale vil teksten ved siden av feltet Gjentas vise hva slags repetering du har angitt for oppfølgingen, for eksempel Månedlig (23.09.2010-23.09.2011). Arbeide med dokumenter Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du opprette et nytt dokument ved å klikke på Skriv-knappen nederst i vinduet. Dokumenter kan for eksempel være brev eller fakser, og de vises flere steder i SuperOffice Sales & Marketing: I Kontakt-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumentene som er knyttet til gjeldende kontakt. I Salg-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumentene som er knyttet til gjeldende salg. I Prosjekt-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumentene som er knyttet til gjeldende prosjekt. 52

I Dagbok-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumenter som ikke er utført, pluss de som er merket som utført siden sist du logget deg på SuperOffice Sales & Marketing. Tips: Hvis du vil åpne og se på et eksisterende dokument, kan du dobbeltklikke på ønsket rad på detaljkortet. Opprette nye dokumenter 1. Klikk på Skriv-knappen på knapperaden nederst i vinduet. 2. Dialogboksen Dokument åpnes. Fyll ut følgende informasjon i dialogboksens hoveddel: [Dokumentmal] Hvis du klikker på pilen ved siden av feltet for type øverst i dialogboksen ( ), får du frem en liste over dokumentmaler som du kan velge mellom. Hvilke maler du kan velge mellom, defineres i SuperOffice Administration. [Kontakt] Her skriver du inn navnet på kontakten du skriver et dokument til. 53

[Person] Hvis du klikker på pilen bak dette feltet, får du frem en liste over kontaktpersoner som er registrert hos kontakten. Velg en person. [Prosjekt] Her skriver du eventuelt inn navnet på prosjektet som dokumentet er knyttet til. [Salg] Her skriver du eventuelt inn navnet på salget som dokumentet er knyttet til. [Skriv overskriften her] Her skriver du inn teksten som skal brukes som overskrift i dokumentet. Det er denne teksten som vises i alle oversikter over dokumenter. Dato I dette feltet vises automatisk dagens dato. Hvis du klikker på pilen ved Datofeltet, får du opp en månedskalender der kan du velge ønsket dato. Merk: Du kan bare endre datoen når du oppretter dokumentet. I redigeringsmodus får du ikke tilgang til dette feltet. Vår ref Her kan du skrive inn din referanse. Hva som skal settes inn som standard for hver mal, defineres i SuperOffice Administration, men du kan også endre innholdet i dette feltet. Deres ref Her kan du skrive inn eventuell referanse fra kontaktens henvendelse. Utført Standardinnstillingen er at dokumentet er merket som utført, men du kan fjerne merkingen hvis du vil. I så fall vises dokumentet i detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet inntil det blir merket som utført. 3. Gå til fanen Detaljer, der du kan angi detaljert informasjon om dokumentet: Beskrivelse Her kan du legge inn en beskrivelse av dokumentet. Dette kan være nyttig i forbindelse med fritekstsøk. 54

Åpning Her kan du legge inn en åpningshilsen som du skal bruke i dokumentet. Standardinnstillingen er at etternavnet til den du skriver dokumentet til, settes inn her. Tittel Her kan du skrive inn tittelen til personen du skriver dokumentet til. Hvis kontaktpersonen er registrert med tittel i SuperOffice Sales & Marketing, settes denne tittelen automatisk inn. Merk: I redigeringsmodus vises ikke feltene Tittel og Åpning. Filnavn Viser dokumentets filnavn. Navneformatet er forhåndsdefinert, men du kan skrive inn et annet filnavn hvis du vil. I så fall sjekker programmet at det ikke finnes noen fil med samme navn fra før. Bruk som flettedokument Merk av her hvis du skal sende dette dokumentet til flere mottakere og du vil bruke veiviseren for brevfletting til å sende det. 4. I Koblinger-fanen kan du legge inn koblinger til aktiviteter eller salg som er relevante i sammenhengen. Klikk på knappen Legg til dokument/oppfølging/salg avhengig av hva du vil legge til. Dialogboksen Finn åpnes, der du kan søke etter ønsket dokument/oppfølging/salg. 5. Klikk på Opprett-knappen for å opprette det nye dokumentet basert på den valgte dokumentmalen. 6. Skriv innholdet i dokumentet, og lagre og lukk det på vanlig måte i det aktuelle programmet. Dokumentet vises nå på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet, samt i detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet. Skrive e-post Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du skrive en ny e-postmelding ved å klikke på E-post-knappen nederst i vinduet. Slik kan du opprette en e-postmelding på en enkel måte: 1. Klikk på E-post-knappen på knapperaden nederst i vinduet, eller velg Ny > E- post på Fil-menyen. 2. Dialogboksen Dokument åpnes: Merk: Dialogboksen Dokument vises ikke hvis du ikke bruker standardoppsettet for e-post. Meldingen åpnes da i e-postprogrammet du har angitt. 55

Feltet Type inneholder standard utgående e-postmal, som i SuperOffice Administration kan defineres per bruker. Feltet Kontakt inneholder aktiv kontakt, feltet Prosjekt inneholder eventuelt aktivt prosjekt og feltet Salg inneholder eventuelt aktivt salg, men du kan endre verdiene i disse feltene. Fyll ut med ønsket informasjon i de andre feltene. Se Opprette nye dokumenter hvis du ønsker en forklaring av hva du kan registrere her. 3. Klikk på Opprett-knappen for å åpne den nye e-postmeldingen i e- postprogrammet som er angitt som standard for systemet. Merk: Hvis kontakten/kontaktpersonen du valgte i dialogboksen Dokument, er registrert med en e-postadresse, settes denne adressen automatisk inn i meldingens Til-felt. 4. Skriv ferdig meldingen. 5. Klikk på Send for å sende meldingen til angitt mottaker. Endre Utført-status for en aktivitet Når en aktivitet regnes som avsluttet, kan du merke den som utført. Utført er en vippefunksjon, det vil si at du aktiverer og deaktiverer den med samme menyvalg eller hurtigtast. En hake angir at Utført er aktivert. Slik endrer du Utført-status for en aktivitet: Åpne aktiviteten og merk av i avmerkingsboksen Utført nederst i dialogboksen. Hold musepekeren over boksen i Utført-kolonnen ( ) i detaljkortet Aktiviteter. Klikk deretter på boksen ( ). Høyreklikk på aktiviteten, og velg Utført. Merk: Du kan ikke gjøre endringer i utførte aktiviteter før du har deaktivert Utførtstatusen. 56

Filtrere aktiviteter Nederst på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-, Salg- og Prosjekter-bildet finner du Filter-knappen. Du bruker filterfunksjonen når du vil velge hvilke oppføringer som skal vises på detaljkortet Aktiviteter. Dette gjør du ved å angi et datointervall for oppføringene du ønsker å se. Standardverdien i dialogboksen Filter er at pålogget brukers aktiviteter fra ett år tilbake i tid og et halvt år fremover vises, men du kan endre disse verdiene som beskrevet nedenfor. I tillegg til å definere tidsrom kan du også velge om du vil se alle aktiviteter som er definert i organisasjonen, eller bare dine egne. Du kan også angi at du vil se opplysninger som er laget av én eller flere brukergrupper eller av bestemte personer. Bruke Filter-funksjonen Hvis du vil sile ut informasjonen som vises på detaljkortet Aktiviteter, gjør du følgende: 1. Gå til Kontakt-bildet, Salg-bildet eller Prosjekter-bildet. 2. Velg detaljkortet Aktiviteter. 3. Klikk på Filter-knappen eller velg Filter på Rediger-menyen, slik at dialogboksen Filter åpnes. 4. I Fra-boksen angir du datoen for så langt tilbake i tid du vil vise aktiviteter for. 5. I Til-boksen angir du datoen for så langt frem i tid du vil vise aktiviteter for. Tips: Hvis du klikker på pilen til høyre for Til-boksen får du frem en liste over mulige tidsintervaller. Ved hjelp av denne listen kan du for eksempel velge å vise alle aktiviteter som er definert for ett kvartal fra dagens dato. 6. Nå har du følgende muligheter: Hvis du vil vise aktivitetene for en bestemt gruppe, merker du ønsket oppføring på listen Grupper. Da vil medlemmene i gruppen markeres på listen Medarbeidere til høyre. Hvis du vil vise aktiviteter for én eller flere medarbeidere, merker du ganske enkelt ønskede personer på listen Medarbeidere. For å merke flere samtidig, holder du nede CTRL-tasten mens du merker ønskede personer. Hvis du vil vise dine egne aktiviteter, klikker du på Mine-knappen. Hvis du vil vise aktivitetene til alle grupper og medarbeidere, klikker du på Alle-knappen. 7. Når du har valgt tidsrom, gruppe(r) og medarbeider(e), klikker du på OK. Detaljkortet Aktiviteter viser nå alle aktiviteter som samsvarer med kriteriene du anga i dialogboksen Filter. Nederst til høyre på detaljkortet står det en angivelse av hvor mange oppføringer som vises. Antallet endrer seg i henhold til hvilke aktivitetstyper du har merket av for. 57

58

KAPITTEL 5: DAGBOK I dette kapittelet skal vi ta for oss dagboken i SuperOffice Sales & Marketing og beskrive de ulike delene av Dagbok-bildet og sentrale funksjoner i denne delen av programmet. Dagboken Dagboken i SuperOffice Sales & Marketing brukes omtrent som en almanakk og har egne sider for hver dag, uke og måned. Dagboken er et nyttig hjelpemiddel for å planlegge og utføre ulike typer oppgaver. Her kan du både se på, endre og slette aktiviteter. I tillegg får du oversikt over salgene du skal jobbe med, ved hjelp av detaljkortet Salg nederst i Dagbok-bildet (se Salgssekretæren). Dagbok-bildet består av to hoveddeler: En kalenderdel som viser registrerte oppfølginger. En detaljkortdel, som består av aktivitetslisten (se Detaljkortet Aktiviteter) og salgslisten (se Detaljkortet Salg). Navigere i Dagbok-bildet Du kan navigere i dagboken på ulike måter. 59

Bla mellom datoer Du kan forflytte deg mellom de ulike dagene, ukene eller månedene i Dagbok-bildet ved å: klikke på eselørene nederst på høyre side i dagboken bruke piltastene på tastaturet bruke valgene Forrige og Neste på Dagbok-menyen Veksle mellom visningene Dagboken består av fire forskjellige visninger: dagsplan, ukeplan, månedsplan og oversiktsplan. Du kan enkelt veksle mellom disse visningene ved å klikke på fanene øverst i Dagbok-bildet. Gjeldende dag, uke eller måned vises øverst på siden, avhengig av hvilken visning du er i. Gå til dagens dato Kalenderknappen øverst til høyre i SuperOffice Sales & Marketing angir dagens dato. Hvis du klikker på denne knappen, åpnes dagens dato i dagsplanen. Detaljkortet Aktiviteter På detaljkortet Aktiviteter vises aktiviteter på en oversiktlig måte, og listen fungerer som en huskeliste eller oppgaveliste. Den inneholder blant annet avtaler og oppgaver som du ikke har utført ennå, og du kan bruke den til midlertidig oppbevaring av oppfølginger hvis du ennå ikke er sikker på hvilket klokkeslett eller hvilken dato du vil gi dem. Når en aktivitet er utført, blir den fjernet fra aktivitetslisten innen neste dag. Detaljkortet Aktiviteter viser altså som standard oppgaver du ikke har utført frem til dagens dato. Du kan imidlertid også velge å vise oppgaver frem i tid: 1. Klikk på Preferanser på Rediger-menyen. Dialogboksen Preferanser åpnes. 2. Velg Funksjoner, og finn alternativet Vis dager fremover. Her angir du hvor mange dager frem i tid du ønsker å vise oppgaver. Hvis du for eksempel angir 7, vises oppgaver 1 uke frem i tid. Du finner mer informasjon om detaljkortet Aktiviteter i kapittel 4. 60

Detaljkortet Salg I tillegg til detaljkortet Aktiviteter finner du også detaljkortet Salg i dagboken, der du enkelt kan se grunnleggende opplysninger om salg. Følgende informasjon vises: : en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført statusikon for salget, viser om salget er solgt ( ) eller tapt ( ) dato for salget beløp for salget hvilken fase salget er i sannsynligheten for at salget gjennomføres dato for neste oppfølging som er registrert for salget (den eldste oppfølgingen som ikke er utført ennå) Tips: Hvis du vil vite hva denne neste oppfølgingen er, kan du dobbeltklikke på salget for å åpne Salg-bildet, og se oppfølgingen i detaljkortet Aktiviteter. navn på salget navn på kontakten som er tilknyttet salget eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget eventuelt prosjekt som er tilknyttet salget Salg som ikke er merket som utført, vises i denne listen. Salgssekretæren Detaljkortet Salg i dagboken kan fungere som en slags "salgssekretær" som hjelper deg med å holde oversikt over salgene dine hvilke aktiviteter du planlegger å utføre og hvilke du har glemt å utføre. Detaljkortet Salg blir dermed en salgsorientert arbeidsliste som viser deg følgende: Alle ikke utførte salg der salgsdato er innenfor det definerte visningsintervallet. Alle salg med planlagte aktiviteter for et bestemt antall dager frem i tid. (Hvor mange dager frem i tid, på bakgrunn av neste aktivitetsdato, angis i dialogboksen Preferanser. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Funksjoner > Vis dager fremover.) Alle salg med aktiviteter som er "forfalt", det vil si har en sluttdato som er før dagens dato. Disse salgene vises med rød skrift. Utsatte salg der du har angitt en gjenåpningsdato. Gjenåpningsdatoen overskriver datoen i feltet Neste aktivitet og vises i kolonnen Neste aktivitet 61

på detaljkortet Salg. (Du finner mer informasjon om utsatte salg, gjenåpningsdato og neste aktivitet under Utsatte, solgte og tapte salg.) Dagsplanen Dagsplanen viser én dag om gangen. Langs venstre kant på begge sider i dagsplanen finner du klokkeslett med intervaller på 1 time. Du kan endre start- og sluttiden ved å klikke på pilen øverst til venstre eller nederst til høyre ( ). Hvis du legger inn en oppfølging på et klokkeslett som ikke vises i dagsplanen, blir pilen rød med et plusstegn i ( ). Oppfølginger med klokkeslett vises som bokser i de ulike visningene i Dagbokbildet, med informasjon om kontakt og type oppfølging. Følgende ikoner kan også vises: Betyr at det er en repeterende oppfølging. Se Registrere repeterende oppfølginger. Betyr at oppfølgingen har flere deltakere. Se Invitere andre medarbeidere til en oppfølging. Betyr at oppfølgingen er utført. Se Endre Utført-status for en aktivitet. Nede til venstre i dagsplanen finnes det et felt hvor du kan velge tidssone, hvis tidssoner er aktivert i SuperOffice Administration.. 62

Ukeplanen Ukeplanen viser én uke om gangen. Den er delt inn i kolonner, én for hver ukedag. Hvis du vil vise en bestemt dagsplan, kan du klikke på overskriften som representerer den aktuelle dagen. Merk: Du kan selv definere om søndag eller mandag skal være første ukedag. Se Preferanser i kapittel 2. Månedsplanen 63

Månedsplanen viser én måned om gangen. Den viser ingen klokkeslett, men du ser oppfølgingene som er registrert på de enkelte dagene. Tips: Hvis du holder markøren over en oppfølging, vises det en infoboks med opplysninger om oppfølgingen. Hvis du vil vise en bestemt dagsplan, kan du klikke på overskriften som representerer den aktuelle dagen. Oversikt Hvis du velger fanen Oversikt i Dagbok-bildet, får du frem et bilde som viser din egen dagbok med bruker-iden din øverst på siden. Oversikt bruker du først og fremst til å hente inn og se på oversiktene til andre brukere eller ressurser, slik at du selv kan undersøke når alle har ledig tid, før du inviterer dem til møter ved å knytte dem til oppfølginger, eller lager oppfølginger for dem. Vise gruppeoversikter for en hel brukergruppe I SuperOffice Sales & Marketing kan du se på dagboken til et ubegrenset antall andre brukere og ressurser i organisasjonen ved å legge til oversiktsplanene deres i dagboken din. Det gjør du ved å hente inn gruppeoversikter i dagboken. Slik gjør du: 1. Klikk på fanen Oversikt i Dagbok-bildet. 2. Klikk listeboksen Vis nederst i Dagbok-bildet. Da får du frem en listeboks med alle gruppene som er satt opp i din organisasjon. 3. Velg ønsket gruppe fra listen. Oversiktsplanen inneholder nå dagbøkene til alle personene i den valgte brukergruppen. 64

Opprette gruppeoversikter I SuperOffice Sales & Marketing kan du lage et utvalg av brukere og ressurser i organisasjonen din og legge det til i en oversiktsplan. Denne oversiktsplanen kan du gi et navn og lagre i listeboksen Vis. Slik gjør du dette: 1. Klikk på fanen Oversikt i Dagbok-bildet. 2. Klikk på Oppgave-knappen nederst til høyre, og velg Ny gruppeoversikt. Dialogboksen Ny gruppeoversikt vises. Tips: Hvis du vil redigere en eksisterende oversikt, klikker du på Rediger, og hvis du vil kopiere en eksisterende oversikt, velger du Kopier. 3. Skriv inn ønsket informasjon i feltene Navn og Beskrivelse. 4. Velg om du vil vise dagbøker for Medarbeidere, Prosjekt eller Ressurs i feltet Velg fra. 5. Innholdet i listeboksen like under feltet Velg fra varierer etter hva du valgte i feltet Velg fra. Hvis du valgte Medarbeidere, vises en oversikt over brukergruppene i organisasjonen din. Du kan også velge Alle hvis du vil vise alle brukerne i organisasjonen, eller Historikk hvis du vil se en liste over de sist viste brukerne. Hvis du valgte Prosjekt, vises historikklisten over prosjekter. 65

Hvis du valgte Ressurs, vises en liste over ressursgruppene for din organisasjon. Denne listen defineres i SuperOffice Administration. Velg Alle hvis du vil vise alle ressursene i din organisasjon. 6. Merk ønskede brukere/ressurser, og klikk på pil høyre ( ) for å legge dem til i ruten til høyre. Du kan også legge til brukere og ressurser enkeltvis ved å dobbeltklikke på dem. 7. I ruten til høyre vises alle brukere og ressurser som du har lagt til i gruppeoversikten. Hvis du vil fjerne en bruker eller en ressurs fra denne listen, merker du den og klikker på Slett. 8. Brukerne og ressursene du har valgt, vil vises i gruppeoversikten i den rekkefølgen de vises i ruten til høyre. Hvis du vil endre rekkefølgen på disse, kan du merke en bruker eller ressurs og klikke på pil opp ( ) eller pil ned ( ) for å flytte den opp eller ned. 9. I feltet Antall kolonner angir du hvor mange kolonner som skal vises i oversiktsplanen på én gang, i tillegg til din egen oversiktsplan. Én kolonne i oversiktsplanen tilsvarer én bruker. Som standard vil det vises et tall som tilsvarer alle kolonner man trenger for å vise alle brukerne i en visning, dersom det fysisk er plass til det. 10. Klikk på Lagre når du er ferdig med å velge brukere og ressurser, eller klikk på Avbryt for å lukke dialogboksen uten å lagre det du har gjort. Du kommer nå tilbake til oversiktsplanen, og kan blant annet registrere avtaler for andre medarbeidere. Tips: Hvis du vil slette den aktive gruppeoversikten, klikker du på Oppgave-knappen nederst til høyre og velger Slett gruppeoversikt. Vise en annen dagbok Slik henter du inn en annen dagbok: 1. Klikk på navnet ditt i en hvilken som helst visning i Dagbok-bildet. Det vises en listeboks med andre ressurser, brukergrupper og brukere som er tilknyttet nettverket. Denne oversikten kalles dagbokeierlisten. Tips: Ved hjelp av hurtigsøk kan du søke etter brukere ved hjelp av navn eller bruker-id. 2. Velg en ressurs eller bruker direkte, eller klikk på en brukergruppe ( ). Da kan du velge fra en liste over alle personene som er tilknyttet denne gruppen som brukere av SuperOffice Sales & Marketing. 66

3. Dagboken til den andre brukeren eller ressursen åpnes, og navnet på denne vises i stedet for ditt eget øverst til høyre i Dagbok-bildet. Du får også se aktivitetslisten til den andre brukeren eller ressursen. Merk: Andre brukere vises med ikonet og en rød strek under navnet, mens ressurser vises med ikonet og en blå strek under navnet. Når du er inne i dagboken til en annen bruker eller ressurs, kan du skifte mellom de ulike visningene som i din egen dagbok, og du kan registrere oppfølginger i deres dagbøker ved å dra og slippe med musen, hvis du har rettigheter til dette. Du kan også se på oversiktsplanen til flere brukere og ressurser samtidig, ved hjelp av Vis-knappen nederst til høyre i oversiktsplanen. Se Vise gruppeoversikter for en hel brukergruppe. Håndtere oppfølginger i dagboken Oppfølginger er et sentralt begrep i SuperOffice Sales & Marketing som vi beskriver i Kapittel 4: Aktiviteter. Oppfølginger er imidlertid nært knyttet til Dagbok-bildet, og visse funksjoner gjelder spesielt for dagboken. Emnene nedenfor beskriver hvordan du håndterer oppfølginger direkte i Dagbok-bildet. Merk: Det er viktig å se forskjellen mellom aktiviteter og oppfølginger (avtaler, oppgaver og samtaler). Når du oppretter oppfølginger via Dagbok-bildet, defineres disse som standard som avtaler. Du kan imidlertid endre oppfølgingstypen til en oppgave eller samtale i feltet for type i dialogboksen Avtale. Registrere oppfølginger fra dagboken Når du er i dagboken, kan du registrere oppfølginger på flere måter. (Se også avsnittet om Knapperaden i kapittel 2.) Klikk med museknappen ved klokkeslettet du vil at oppfølgingen skal starte, og hold museknappen nede mens du drar musen til ønsket sluttidspunkt for oppgaven. Du ser en blå, stiplet linje mens du definerer tidsrommet, og deretter vises dialogboksen for oppfølginger. Dobbeltklikk ved siden av et klokkeslett i dagboken. Dialogboksen for oppfølginger vises med standard varighet for oppfølgingen. Dobbeltklikk på en tom linje i detaljkortet Aktiviteter nederst i Dagbok-bildet. Dialogboksen for oppfølginger vises. Klikk på Avtale-, Samtale- eller Oppgave-knappen på knapperaden. Flytte oppfølginger ved å dra og slippe Du vil sikkert ha behov for å flytte oppfølginger fra ett tidspunkt til et annet, fra aktivitetslisten til Dagbok-bildet, eller fra Dagbok-bildet til aktivitetslisten. Alt dette kan du gjøre raskt og enkelt i SuperOffice Sales & Marketing ved å dra og slippe med musen. 67

Merk: Du kan bare dra én oppfølging om gangen, og bare oppfølginger som ikke er utført. Flytte oppfølginger mellom aktivitetslisten og dagboken Du kan flytte en oppfølging fra aktivitetslisten til dagboken. Dette kan være nyttig hvis du har flyttet en oppfølging fra dagboken til aktivitetslisten og vil ha den tilbake i dagboken, for eksempel på en annen dato. Slik gjør du: 1. Velg ønsket visning i Dagbok-bildet (Dag, Uke, Måned eller Oversikt). 2. Ta tak i oppfølgingen i aktivitetslisten ved å klikke på den og holde museknappen nede. 3. Dra oppfølgingen til ønsket klokkeslett og/eller dag i dagboken, og slipp museknappen. Oppfølgingen legges i dagboken. Merk: Når du flytter en oppgave uten definert varighet fra aktivitetslisten til dagboken, får den en standard varighet på 15 minutter. Hvis du har registrert en oppfølging i dagboken, men likevel ikke er sikker på hvilket klokkeslett eller hvilken dato du vil gi den, kan du legge den i aktivitetslisten så lenge. Dra oppfølgingen fra dagboken til aktivitetslisten. Tips: Du kan også bruke dra og slipp-metoden til å flytte en avtale som allerede ligger i dagboken, til et annet tidspunkt eller en annen dag. Kopiere oppfølginger i dagboken Du kan kopiere en oppfølging til et annet klokkeslett eller en annen dag i dagboken på samme måte som du flytter en oppfølging. Ved kopiering må du imidlertid holde CTRL-tasten nede når du klikker og drar. 68

Motta invitasjoner Deltakerne som er blitt invitert til en oppfølging, får en melding om dette på skjermen i form av dialogboksen Invitasjoner. Dialogboksen inneholder informasjon om invitasjonen, og vises når du mottar en ny eller endret invitasjon når du logger deg på SuperOffice Sales & Marketing og har ventende invitasjoner når du velger Vis invitasjoner på Dagbok-menyen Når du merker en av invitasjonene i den øverste delen av dialogboksen, vises detaljene om den i den nederste delen. Den aktuelle oppfølgingen er uthevet. Du kan godta eller avslå invitasjonen ved å klikke på Godta eller Avslå: Godta Avslå Si ja til invitasjonen. Det vises en grønn hake til venstre for navnet ditt i listen over deltakere i det nederste vinduet. Oppfølgingen flyttes fra dialogboksen Invitasjoner til dagboken din. Si nei til den valgte invitasjonen. Det vises et rødt kryss til venstre for navnet ditt i listen over deltakere i det nederste vinduet. Oppfølgingen fjernes fra dialogboksen Invitasjoner. Dialogboksen Grunn for avslag åpnes, der du kan angi grunnen til at du avslår invitasjonen. 69

Tips: Når du merker en invitasjon i dialogboksen Invitasjoner, vises den aktuelle dagen i Dagbok-bildet i bakgrunnen, slik at du kan sjekke om du har andre avtaler. Hvis du har andre overlappende avtaler, vil det også vises et Konflikt-ikon ( ) i forhåndvisningen i dialogboksen Invitasjoner. Motta invitasjoner til repeterende oppfølginger Hvis invitasjonen gjelder en repeterende oppfølging, vises i utgangspunktet bare den neste forekomsten av oppfølgingen i dialogboksen Invitasjoner, det vil si den som ligger nærmest i tid. Hvis du godtar denne invitasjonen, godtar du automatisk alle fremtidige forekomster av den repeterende oppfølgingen. Hvis du merker av for Vis repetisjoner under listen over invitasjoner, vises alle forekomster av oppfølgingen, også forekomster som ligger bakover i tid. Da kan du godta eller avslå hver enkelt forekomst individuelt. Du kan se om en oppfølging er repeterende ved at ikonet vises til venstre for avtaletidspunktet i nederste del av dialogboksen Invitasjoner og i dagboken. Vise oppfølginger du er invitert til Når du skal vise en oppfølging du ikke eier selv, får du opp den vanlige dialogboksen Avtale, Oppgave eller Samtale. (Se Dialogboksen for oppfølginger). Du kan imidlertid ikke gjøre endringer i andres invitasjoner, og dermed heller ikke legge til deltakere, så Legg til-knappen i fanen Deltakere er deaktivert. Redigere eller slette invitasjoner Hvis du endrer eller sletter en invitasjon du selv har registrert, får de inviterte deltakerne beskjed om dette. Hvis du sletter en invitasjon du selv eier, fra dagboken din, forsvinner oppføringen fra dagbøkene til alle inviterte deltakere også. Hvis en av mottakerne av en invitasjon velger å slette oppføringen fra dagboken sin, slettes den bare i mottakerens dagbok. Oppføringen vil da vises i dialogboksen Invitasjoner, slik at man kan finne den og godta den igjen senere. Tips: Du åpner dialogboksen Invitasjoner ved å gå til Dagbok-menyen og velge Vis invitasjoner. 70

KAPITTEL 6.1: E-POST (SUPEROFFICE MAIL LINK) I SuperOffice Sales & Marketing kan du lagre både utgående og inngående e-post direkte fra programmet eller via e-postklienten din. SuperOffice Mail Link kan integreres med e-postklientene Outlook 2000, Outlook XP, Outlook 2003, Outlook 2007 og Outlook 2010 (32-bit). Ved hjelp av SuperOffice Mail Link kan du blant annet gjøre følgende: Arkivere e-postmeldinger som dokumenter eller nye oppgaver direkte i SuperOffice Sales & Marketing. Arkivere vedlegg som dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing. Søke etter avsenderen av en e-postmelding. Bruke SuperOffice-maler når du oppretter e-post (disse må lages av en administrator). Hvis organisasjonen din har lisens til SuperOffice Customer Service: arkivere e-postmeldinger som saker i SuperOffice Customer Service. Sende e-post All utgående e-post vil bli lagret på detaljkortet Aktiviteter for den valgte kontakten. Disse knappene finner du i meldingsvinduet i Outlook: Knapp Funksjon Lagring er PÅ/AV: Angir om e-postmeldingen skal lagres i SuperOffice Sales & Marketing eller ikke. Klikk på knappen for å aktivere/deaktivere lagringsfunksjonen. Legg til mottaker: Klikk her for å søke opp og hente e-postadresser som er lagret i SuperOffice Sales & Marketing. Legg til dokument: Klikk her for å åpne dialogboksen Ta med vedlegg. Her kan du søke opp og hente dokumenter fra SuperOffice Sales & Marketing, og legge dem til som vedlegg i e-postmeldingen. 71

Slik gjør du: 1. Gå til ønsket kontakt i SuperOffice Sales & Marketing. 2. Merk kontaktpersonen du skal sende e-post til. 3. Klikk på E-post-knappen på knapperaden. Meldingsvinduet i Outlook åpnes. 4. Skriv inn ønsket melding. 5. Legg til eventuelle vedlegg du vil ha med. 6. Klikk på Send-knappen i Outlook. Du vil få frem følgende dialogboks i SuperOffice Sales & Marketing: 7. I feltet Overskrift settes teksten fra emnefeltet automatisk inn, men du kan endre denne teksten hvis du vil. Den vil vises på detaljkortet Aktiviteter. 8. I feltene Kontakt og Person vises navnet på kontakten og personen som den aktuelle e-postadressen er registrert på. 9. Hvis du vil knytte e-postmeldingen til et bestemt prosjekt, kan du velge ønsket prosjekt i feltet Prosjekt. 10. Hvis du vil knytte e-postmeldingen til et bestemt salg, kan du velge ønsket salg i feltet Salg. 11. I feltet Type velger du en av de tilgjengelige dokumenttypene. 12. I feltet Synlig for velger du om dokumentet skal være synlig for alle brukere, privat (dvs. bare synlig for brukeren som er definert som eier) eller synlig for alle medlemmer av brukergruppen som brukeren tilhører. 72

Merk: Feltet Synlig for er bare tilgjengelig hvis denne rettigheten er tilordnet deg i SuperOffice Administration. 13. Merk av for Ta med vedlegg hvis du vil arkivere e-postmeldingen inkludert vedlegg. Hvis du fjerner merkingen, lagres meldingen uten vedlegg. 14. Klikk på OK. Den valgte e-postmeldingen og eventuelle vedlegg lagres på detaljkortet Aktiviteter i SuperOffice Sales & Marketing. Velge mottakere Når du oppretter en melding, kan du bruke knappen Legg til mottaker for å velge mottakere blant personer som er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Slik gjør du: 1. Opprett en e-postmelding i Outlook. 2. Klikk på knappen Legg til mottaker ( ). Dialogboksen Velg mottakere vises. 3. Velg Kontakt under Velg fra. Det vises en liste over alle kontaktpersonene som er tilknyttet den aktuelle kontakten. Tips: Du kan lese om de andre alternativene under Velg fra i hjelpen til SuperOffice Mail Link. 73

4. Merk mottakerne du vil sette i Til-feltet, og klikk på pilknappen til høyre for listen ( ). Mottakerne flyttes til Til-listen under Meldingsmottakere til høyre. 5. Gjenta punkt 4 for Kopi til og Blindkopi til. 6. Når du er ferdig med å velge mottakere, klikker du på OK for å sette dem inn i e-postmeldingen. Legge til dokumenter fra SuperOffice Sales & Marketing som vedlegg Når du oppretter en melding, kan du bruke knappen Legg til dokument for å velge blant dokumenter som er arkivert i SuperOffice Sales & Marketing. Slik gjør du: 1. Opprett en e-postmelding i Outlook. 2. Klikk på knappen Legg til dokument ( ). Dialogboksen Ta med vedlegg vises. 3. Velg Kontakt under Velg fra. Tips: Du kan lese om de andre alternativene under Velg fra i hjelpen til SuperOffice Mail Link. 4. Velg ønsket kontakt i listeboksen like under alternativknappene. 5. I listeboksen Tidsintervall velger du perioden da dokumentet du leter etter, ble opprettet. 6. På listen til venstre vises alle dokumentene som oppfyller kriteriene du har angitt i punkt 4 og 5. Merk ønsket dokument, og klikk på pilknappen til høyre for listen ( ) for å flytte det over på listen til høyre. 7. Gjenta punkt 6 hvis du vil legge til flere dokumenter. 8. Når du er ferdig med å velge vedlegg, klikker du på OK for å legge dem til i e- postmeldingen. 74

Outlook-signatur Hvis du vil bruke Outlook-signaturen i stedet for SuperOffice-signaturen, kan du endre dette i Outlook: 1. Klikk på pilen ved SuperOffice på verktøylinjen i Outlook for å åpne dialogboksen SuperOffice CRM-alternativer. 2. I dialogboksen som vises, velger du ruten Generelle innstillinger. 3. Merk av for Bruk standardtekst fra e-postklienten. 4. Klikk på OK. Nye e-postmeldinger bruker nå signaturen fra Outlook i stedet for SuperOffice Sales & Marketing. Innboksen Du kommer til innboksen i Outlook ved å klikke på Innboks-knappen i navigatoren. På verktøylinjen i Outlook finner du følgende SuperOffice-knapper: Knapp Funksjon Arkiver e-post: Åpner en meny med ulike valg for arkivering av e-postmeldinger i SuperOffice Sales & Marketing. Menyen med arkiveringsalternativer som åpnes når du klikker på knappen Arkiver e- post. Søk på avsender: Søker etter e-postadressen i SuperOffice Sales & Marketing 75

Arkivere meldinger som dokumenter kjent avsender Hvis du vil arkivere en melding som et dokument, slik at det vises på detaljkortet Aktiviteter for en bestemt kontakt, gjør du slik: 1. Klikk på Innboks-knappen i navigatoren. Du får nå opp innboksen i Outlook. 2. Merk én eller flere meldinger du vil arkivere. 3. Klikk på knappen Arkiver e-post på verktøylinjen i Outlook ( ). 4. Velg Arkiver e-post fra listen som vises. Hvis du har merket flere meldinger, gjentas prosedyren nedenfor for hver melding. 5. Dialogboksen for å arkivere e-post vises. 6. I feltet Overskrift settes teksten fra emnefeltet automatisk inn, men du kan endre denne teksten hvis du vil. Den vil vises på detaljkortet Aktiviteter. 7. I feltene Kontakt og Person vises navnet på kontakten og personen som den aktuelle e-postadressen er registrert på. 8. Hvis du vil knytte e-postmeldingen til et bestemt prosjekt, kan du velge ønsket prosjekt i feltet Prosjekt. 9. Hvis du vil knytte e-postmeldingen til et bestemt salg, kan du velge ønsket salg i feltet Salg. 10. I feltet Type velger du en av de tilgjengelige dokumenttypene. 11. I feltet Synlig for velger du om dokumentet skal være synlig for alle brukere, privat (dvs. bare synlig for brukeren som er definert som eier) eller synlig for alle medlemmer av brukergruppen som brukeren tilhører. Merk: Feltet Synlig for er bare tilgjengelig hvis denne rettigheten er tilordnet deg i SuperOffice Administration. 12. Merk av for Ta med vedlegg hvis du vil arkivere e-postmeldingen inkludert vedlegg. Hvis du fjerner merkingen, arkiveres meldingen uten vedlegg. 13. Merk av for Fjern fra innboks hvis du vil fjerne e-postmeldingen fra innboksen og flytte den til mappen Slettede elementer i Outlook etter at meldingen er arkivert i SuperOffice Sales & Marketing. 14. Klikk på OK. Den valgte e-postmeldingen og eventuelle vedlegg arkiveres på detaljkortet Aktiviteter i SuperOffice Sales & Marketing. 76

Arkivere meldinger som dokumenter ukjent avsender Slik går du frem for å registrere en e-postadresse på en person som ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing: 1. Merk ønsket melding i innboksen i Outlook. 2. Klikk på knappen Arkiver e-post på verktøylinjen i Outlook ( ). 3. Velg Arkiver e-post fra listen som vises. 4. Hvis avsenderen av e-postmeldingen ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, vises følgende advarsel øverst i dialogboksen for å arkivere e-post: Klikk på advarselen. 5. Dialogboksen Lagre e-postadresse vises. Her velger du ett av følgende alternativer: Opprett ny kontaktperson: Klikk her hvis du vil legge til e-postadressen på en ny kontaktperson. Legg til e-postadresse på eksisterende kontaktperson: Klikk her hvis du vil legge til e-postadressen på en eksisterende kontaktperson Begge disse alternativene er nærmere beskrevet nedenfor. Legge til e-postadressen på en ny kontaktperson 1. Velg alternativet Opprett ny kontaktperson i dialogboksen Lagre e- postadresse. 2. I feltet Kontakt angir du kontakten du vil lagre den nye kontaktpersonen under. Her kan du søke etter en kontakt ved å begynne å skrive inn kontaktens navn og deretter velge blant treffene som vises. 77

3. Registrer nødvendig informasjon om kontaktpersonen, for eksempel navn, e- postadresse og telefonnummer. 4. Klikk på OK. Kontaktpersonen og e-postadressen vises på detaljkortet Kontaktpersoner på angitt kontaktkort. Legge til e-postadressen på en eksisterende kontaktperson 1. Velg alternativet Legg til e-postadresse på eksisterende kontaktperson i dialogboksen Lagre e-postadresse. 2. I feltet Kontakt angir du kontakten du vil lagre den nye kontaktpersonen under. Her kan du søke etter en kontakt ved å begynne å skrive inn kontaktens navn og deretter velge blant treffene som vises. 3. I feltet Person velger du blant kontaktpersonene som er registrert på den angitte kontakten. 4. Merk av for Gjør dette til den primære e-postadressen for denne kontaktpersonen hvis personen har mer enn én e-postadresse, og du vil at denne skal brukes som standardadresse. 5. Klikk på OK. Kontaktpersonen og e-postadressen vises på detaljkortet Kontaktpersoner på angitt kontaktkort. Arkivere vedlegg Hvis det vises et binderssymbol ved en melding i innboksen, betyr det at meldingen har vedlegg. Disse kan du enten åpne direkte, eller du kan arkivere dem på disken eller i SuperOffice Sales & Marketing. Slik arkiverer du vedlegg: 1. Merk ønsket melding i innboksen i Outlook. 78

2. Klikk på knappen Arkiver e-post på verktøylinjen ( ), og velg Arkiver vedlegg. 3. Du får opp en dialogboks hvor du må velge hvilket vedlegg du ønsker å arkivere i SuperOffice Sales & Marketing. Merk av for vedlegget, og klikk på OK. 4. Dialogboksen Arkiver vedlegg vises med riktig kontakt og person. Dersom du merket av for flere vedlegg i forrige trinn, gjentas prosedyren nedenfor for hvert vedlegg. 79

5. I feltet Overskrift settes filnavnet på vedlegget automatisk inn, men du kan endre denne teksten hvis du vil. Den vil vises på detaljkortet Aktiviteter. 6. I feltene Kontakt og Person vises navnet på kontakten og personen som den aktuelle e-postadressen er registrert på. 7. Hvis du vil knytte vedlegget til et bestemt prosjekt, kan du velge ønsket prosjekt i feltet Prosjekt. 8. Hvis du vil knytte vedlegget til et bestemt salg, kan du velge ønsket salg i feltet Salg. 9. I feltet Type velger du en av de tilgjengelige dokumenttypene. 10. I feltet Synlig for velger du om dokumentet skal være synlig for alle brukere, privat (dvs. bare synlig for brukeren som er definert som eier) eller synlig for alle medlemmer av brukergruppen som brukeren tilhører. Merk: Feltet Synlig for er bare tilgjengelig hvis denne rettigheten er tilordnet deg i SuperOffice Administration. 11. Klikk på OK. Vedlegget arkiveres på detaljkortet Aktiviteter i SuperOffice Sales & Marketing. Arkivere meldinger som oppgaver Hvis du får en melding om en ting du må huske å gjøre, kan du arkivere meldingen som en oppgave i SuperOffice Sales & Marketing. Slik gjør du: 1. Merk ønsket melding i innboksen i Outlook. 2. Klikk på knappen Arkiver e-post på verktøylinjen i Outlook ( ). 3. Velg Arkiver som oppgave fra listen som vises. 4. Dialogboksen Arkiver som oppgave vises. 80

5. I feltene Kontakt og Person vises navnet på kontakten og personen som den aktuelle e-postadressen er registrert på. 6. Hvis du vil knytte oppgaven til et bestemt prosjekt, kan du velge ønsket prosjekt i feltet Prosjekt. 7. Hvis du vil knytte oppgaven til et bestemt salg, kan du velge ønsket salg i feltet Salg. 8. I feltet Beskrivelse settes emneteksten og innholdet i e-postmeldingen automatisk inn, men du kan endre denne teksten hvis du vil. Den vil vises i dialogboksen Oppgave i SuperOffice Sales & Marketing. 9. I feltet Type velger du en av de tilgjengelige oppgavetypene. 10. I feltet Synlig for velger du om oppgaven skal være synlig for alle brukere, privat (dvs. bare synlig for brukeren som er definert som eier) eller synlig for alle medlemmer av brukergruppen som brukeren tilhører. Merk: Feltet Synlig for er bare tilgjengelig hvis denne rettigheten er tilordnet deg i SuperOffice Administration. 11. Merk av for Utført hvis du vil angi at oppgaven allerede er utført. 12. Merk av for Fjern fra innboks hvis du vil fjerne e-postmeldingen fra innboksen og flytte den til mappen Slettede elementer i Outlook etter at oppgaven er arkivert i SuperOffice Sales & Marketing. 13. Klikk på OK. Den valgte e-postmeldingen arkiveres som en oppgave på detaljkortet Aktiviteter og på sjekklisten i Dagbok-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Hvis du har merket flere meldinger, vises dialogboksen Arkiver som oppgave for hver enkelt melding. 81

Søke etter avsenderen av en melding Du kan bruke knappen Søk etter avsender i innboksen i Outlook til å søke etter avsenderen blant personer som er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Slik gjør du: 1. Merk en melding i innboksen i Outlook. 2. Klikk på knappen Søk etter avsender ( ). 3. Hva som skjer nå, avhenger av om avsenderen blir funnet i SuperOffice Sales & Marketing eller ikke: Hvis e-postadressen er registrert på en kontakt(person), åpnes kontakt(person)en i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis e-postadressen er registrert på mer enn én kontakt(person), vises det en dialogboks der du kan velge ønsket oppføring. Hvis e-postadressen ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, får du mulighet til å legge den til. 82

KAPITTEL 6.2: E-POST (INNBOKSEN) Innboks-bildet er ingen fullstendig e-postklient, men en hjelp til å holde orden på kommunikasjonen mellom deg, dine medarbeidere og dine eksterne kontakter. Du kan for eksempel lagre både e-postadresser og innkomne meldinger på kontakter. SuperOffice Sales & Marketing kan integreres med følgende e-postklienter: Outlook Notes Mail De fleste andre MAPI-klienter, for eksempel Outlook Express og Eudora. Hvis du bruker Outlook eller Notes Mail, kan du velge om du vil gå direkte til e- postklienten når du klikker på Innboks-knappen, eller om du vil at innboksen skal vises i Innboks-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Dette kan du velge under E- post i dialogboksen Preferanser. Hvilke alternativer som er tilgjengelige her, avhenger av hvilke innstillinger systemadministratoren har gjort. For de øvrige MAPI-klientene vil Innboks-bildet i SuperOffice Sales & Marketing vise innboksen din. Det er dette som beskrives her. Innboks-bildet Du kommer til Innboks-bildet ved å klikke på Innboks-knappen ( navigatoren. ) i Innboks-bildet består av to hoveddeler: Til venstre vises innboksen, som er en oversikt over mottatte e- postmeldinger. 83

Til høyre vises forhåndsvisningsfeltet, der du kan se innholdet i e- postmeldingen som er merket i innboksen. I tillegg finner du følgende knapper og ikoner i bildet: Knapp/ikon Funksjon Arkiver: Denne funksjonen bruker du til å lagre e-postmeldinger som dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing. Oppgave: Med denne funksjonen kan du kopiere teksten i en melding inn i en oppgave i dagboken. Slett: Med denne funksjonen sletter du meldinger fra innboksen. Kontakter Medarbeidere Andre Status: Hvis det vises et lukket konvolutt-ikon, betyr det at meldingen er ulest. Uleste meldinger vises dessuten med halvfet skrift. Leste meldinger vises med vanlig skrift. Med denne funksjonen kan du registrere e-postadresser som ikke allerede er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Binders: Viser at meldingen inneholder et vedlegg. Oppdater: Denne funksjonen bruker du til å oppdatere innboksen med nye meldinger. Når du velger dette alternativet, vises e-postmeldinger fra avsendere som er registrert som eksterne kontakter eller kontaktpersoner i SuperOffice Sales & Marketing. Når du velger dette alternativet, vises e-postmeldinger fra registrerte medarbeidere i SuperOffice Sales & Marketing. Når du velger dette alternativet, vises e-postmeldinger fra personer som ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Lagre meldinger som dokumenter Hvis du vil lagre en melding som et dokument, slik at det vises på detaljkortet Aktiviteter for en bestemt kontakt, gjør du slik: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk én eller flere meldinger du vil arkivere. 3. Klikk på Arkiver-knappen ( ) øverst i innboksen. Dialogboksen Dokument vises. 84

4. E-post er som standard angitt som dokumenttype, og hvis avsenderen er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, vises vedkommendes navn i feltet for kontakt og/eller person. 5. Angi ønsket informasjon i dialogboksen Dokument, for eksempel overskrift. 6. Klikk på Opprett. E-postmeldingen lagres på angitt kontakt. Merk: Hvis du har merket flere meldinger, vises dialogboksen Dokument for hver enkelt melding. Lagre meldinger som oppgaver Du kan også lagre en melding som en oppgave, slik at den vises i aktivitetslisten din. Dette er spesielt nyttig hvis noen har sendt deg en påminnelse per e-post. Slik gjør du: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk meldingen du vil arkivere. Merk: Når du lagrer meldinger som oppgaver, kan du ikke merke flere meldinger samtidig. 3. Klikk på Oppgave-knappen ( ) øverst i innboksen. Dialogboksen Oppgave vises. Hvis avsenderen er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, vises vedkommendes navn i feltet for kontakt og/eller person. Innholdet i meldingen vises i fanen Beskrivelse. 85

4. Angi ønsket informasjon i dialogboksen Oppgave. 5. Klikk på Lagre. Oppgaven vises i aktivitetslisten din så sant du ikke har merket av for Utført i dialogboksen Oppgave. Lagre e-postadresser Hvis det i forhåndsvisningsfeltet vises et diskettikon ( ) bak Til-, Fra- eller Ccfeltet, betyr det at én eller flere av e-postadressene ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Ved å klikke på denne knappen kan du registrere e- postadressen(e) på en kontakt eller en person, slik at det blir enklere å sende e-post til denne kontakten eller personen fra SuperOffice Sales & Marketing. Slik går du frem for å registrere en e-postadresse på en person som ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk ønsket melding i innboksen. 3. I forhåndsvisningsfeltet klikker du på diskettikonet ( ) bak Til-, Fra- eller Cc-feltet. Dialogboksen Lagre e-postadresse åpnes. 86

4. I denne dialogboksen har du flere valg: Legg til e-postadresse på eksisterende person velg dette hvis avsenderen allerede er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, men du vil legge til en ny e-postadresse på kontaktpersonen. Du må velge kontakt og kontaktperson fra listeboksenene under valget. Legg til e-postadresse på eksisterende kontakt velg dette hvis du vil legge til en e-postadresse på en kontakt som allerede finnes i SuperOffice Sales & Marketing. Du må velge kontakt fra listeboksen under valget. Opprett ny person på kontakt velg dette hvis avsenderen (kontaktpersonen) ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, men kontakten allerede finnes. Du må velge kontakt fra listeboksen, og deretter åpnes dialogboksen Person der du må angi de nødvendige opplysningene. Opprett ny kontakt velg dette hvis du vil lagre en e-postadresse for en kontakt som ikke finnes i SuperOffice Sales & Marketing. Kontaktbildet åpnes med et tomt kontaktkort der du fyller ut ønsket informasjon. Ikke legg til denne e-postadressen i SuperOffice Sales & Marketing velg dette hvis du ikke vil lagre e-postadressen. 5. Klikk på OK i dialogboksen Lagre e-postadresse. Vedlegg Hvis det vises et binderssymbol i innboksen eller i forhåndsvisningsfeltet, betyr det at den aktuelle meldingen har vedlegg. Disse kan du enten åpne direkte, eller du kan lagre dem på disken eller i SuperOffice Sales & Marketing. Åpne vedlegg Slik åpner du et vedlegg: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk ønsket melding i innboksen. 3. I forhåndsvisningsfeltet klikker du på binderssymbolet. 4. På menyen som vises, velger du filnavnet på vedlegget du vil åpne. Vedlegget åpnes i programmet filen er tilknyttet. Lagre vedlegg på disk Hvis du vil lagre vedlegg på en disk, gjør du slik: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk ønsket melding i innboksen. 3. I forhåndsvisningsfeltet klikker du på binderssymbolet. 4. På menyen som vises, velger du Lagre på disk. 87

5. I dialogboksen Lagre vedlegg finner du en oversikt over alle vedleggene i meldingen. Merk ett eller flere vedlegg. Tips: Du kan merke alle vedleggene ved å klikke på Merk alle-knappen. 6. Klikk på Bla gjennom-knappen hvis du ikke vil lagre i mappen som er angitt nederst i dialogboksen, og velg ønsket plassering. 7. Klikk på Lagre. Merk: Du kan lagre flere vedlegg samtidig, men det forutsetter at de skal plasseres i samme mappe. Hvis du vil lagre vedlegg på flere forskjellige steder, må du gjenta prosedyren ovenfor for hver mappe. Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing Hvis du vil lagre vedlegg som dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing, slik at de vises på detaljkortet Aktiviteter for en bestemt kontakt, gjør du slik: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk ønsket melding i innboksen. 3. Klikk på binderssymbolet i forhåndsvisningsfeltet. 4. På menyen som vises, velger du Lagre i SuperOffice Sales & Marketing. 5. Hvis det er ett vedlegg i meldingen, kommer du direkte til dialogboksen Dokument. Eller: Hvis det er flere vedlegg i meldingen, åpnes dialogboksen Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing. Her finner du en oversikt over alle vedleggene i meldingen. Merk ett eller flere vedlegg. (Du kan merke alle vedleggene ved å klikke på Merk alle-knappen.) Klikk på Lagre. Dialogboksen Dokument vises. 88

6. I dialogboksen Dokument settes filnavnet som standard inn i feltet for overskrift, og hvis avsenderen er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, vises vedkommendes navn i feltet for kontakt og/eller kontaktperson. 7. Angi ønsket informasjon i dialogboksen Dokument. Du finner mer informasjon om denne dialogboksen under Opprette nye dokumenter i kapittel 4. 8. Klikk på Opprett. Dokumentet lagres på angitt kontakt. Merk: Hvis du merket flere vedlegg i dialogboksen Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing, vises dialogboksen Dokument for hvert av vedleggene. 89

90

KAPITTEL 7: SALG Med salgsfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing kan du registrere salg, holde rede på kostnader og fortjeneste for hvert salg og knytte salg til kontakter og prosjekter. Du kan også jobbe med en salgsguide som tar deg gjennom hvert trinn i salget, hvis det er opprettet en salgsguide for salgstypen du har valgt. Dessuten kan du lage tilbud og registrere ordrer. Salg-bildet inneholder informasjon om salgene som er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Registrere salg I Salg-bildet kan du registrere informasjon om salg på flere nivåer, representert ved de tre fanene Salg, Detaljer og Koblinger. Vil du redigere et eksisterende salg, blar du deg fram til salget og klikker på Endre nederst i Salg-bildet. Merk: Når du blar gjennom salg ved hjelp av eselørene eller piltastene på tastaturet, eller søker etter salg ved hjelp av hurtigsøk, vises som standard alle salg. Hvis du ikke vil vise utførte salg (salg som er tapt eller solgt) kan du gå til Salg-menyen og velge Hopp over utførte salg. Registrere opplysninger i fanen Salg 1. Gå til fanen Salg i Salg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt salg på Salg-menyen. Det åpnes et tomt salgskort. 3. Skriv inn navnet på salget der det står Tittel i rødt. 4. Fyll ut ønskede opplysninger i de øvrige feltene. Hva skal stå i de ulike feltene? 91

a. Angi kontakten som salget skal være tilknyttet, i feltet Kontakt. b. Angi eventuell kontaktperson for kontakten i feltet Person. c. Angi eventuelt prosjekt som du vil knytte til salget, i feltet Prosjekt. d. I den store tekstboksen til venstre kan du legge inn en nærmere beskrivelse av salget. e. Oppe til høyre i Salg-fanen kan du angi et estimert salgsbeløp. f. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Du kan velge en annen bruker her hvis du ønsker det. g. I feltet Salgstype angir du salgstypen. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over tilgjengelige salgstyper. Disse defineres i SuperOffice Administration. Merk: Noen salgstyper er tilknyttet en salgsguide. Hvis du bytter salgstype, forsvinner også den tilknyttede salgsguiden. Eventuelle oppfølginger og dokumenter du har opprettet i forbindelse med salgsguiden, blir fortsatt liggende på detaljkortet Aktiviteter i dagboken. Hvis du eventuelt bytter tilbake til den opprinnelige salgstypen, gjenopprettes tilknytningen mellom oppfølginger/dokumenter og salgsguiden. h. I feltet Fase angir du fasen for salget: Hvis salgstypen for salget ikke har tilknyttede faser, har salget status som Åpent. Hvis du klikker på pilen, kan du sette salget til Solgt eller Tapt. Da endres også feltene nedenfor, slik at du kan angi dato, konkurrent og årsak for det solgte/tapte salget. Se Utsatte, solgte og tapte salg. Hvis salgstypen for salget har tilknyttede faser, kan du klikke på pilen for å velge en salgsfase. En salgstype med forskjellige salgsfaser kan være knyttet til salgsguiden og er forhåndsdefinert i SuperOffice Administration. Se Salgsguide. i. Til høyre for Fase-feltet vises det et prosenttall som indikerer sannsynligheten for at salget blir vellykket i denne fasen. Dette tallet er knyttet til fasen og er angitt i SuperOffice Administration. Du kan imidlertid endre det manuelt i SuperOffice Sales & Marketing hvis det er ønskelig. j. I avmerkingsboksen Utsatt kan du merke av for om salget er utsatt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis kunden bestemmer seg for å vente til neste år med å kjøpe. Se Utsatte, solgte og tapte salg. k. Angi antatt salgsdato i feltet Salgsdato. Hvis du vil endre den foreslåtte salgsdatoen, klikker du på pilen ved datoen og velger en ny dato i kalenderen som vises. l. Feltet Neste aktivitet viser datoen for neste oppfølging som er tilknyttet salget (den eldste oppfølgingen som ikke er utført ennå). Er denne datoen før dagens dato, vises den med rødt. m. Angi kilden for salget i feltet Kilde. Hvis du klikker på pilen, vises en liste over de tilgjengelige valgene. n. Hvis du klikker i feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare være synlig for 92

den som er definert som eier) eller være synlig for alle i en av gruppene som eieren er medlem av. o. Hvis salget har statusen Solgt eller Tapt, kan du merke av i boksen Utført. p. Hvis du merker av i boksen Publiser, vises salget for eksterne brukere i Audience (krever egen lisens). 5. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på fanen Detaljer eller Koblinger hvis du vil registrere flere opplysninger om salget. 6. Når du har lagt inn ønskede opplysninger i alle tre fanene, klikker du på OK for å lagre opplysningene. Du har nå opprettet et eget salgskort for det nye salget. Utsatte, solgte og tapte salg I feltet Fase i Salg-bildet kan du sette salget til Solgt eller Tapt. Og du kan merke av i avmerkingsboksen Utsatt nedenfor dette feltet hvis du vil sette salgsprosessen på vent. Feltene nedenfor endrer seg hvis du gjør dette, og det samme gjør ikonet øverst til venstre i Salg-bildet. Følgende salgsstatus...... gir følgende felt i Salg-bildet Åpent Utsatt Tapt Solgt Utsatt Setter du salget til Utsatt, vises feltene Gjenåpningsdato, der du kan angi en dato for når salget gjenåpnes, og Årsak (utsatt), der du kan angi årsaken til utsettelsen. I tillegg vises dialogboksen Oppgave når du går ut av redigeringsmodus. Her kan du angi en påminnelse til deg selv om hva du eventuelt bør gjøre videre. 93

Solgt/Tapt Setter du salget til Solgt eller Tapt, kan du angi dato, eventuell konkurrent og årsak for det solgte/tapte salget. Detaljer-fanen Når du har registrert opplysninger i Salg-fanen, kan du gå videre til Detaljer-fanen. Denne fanen inneholder felt som blant annet fokuserer på økonomiske opplysninger om salget. Nummer Dette er ID-nummeret for salget, der neste ledige salgsnummer blir lagt inn automatisk, basert på hvilke startsifre som brukes. Disse defineres i SuperOffice Administration. Kilde Her vises kilden for salget, som angitt i Salg-fanen. Du kan også endre kilden herfra. Konkurrent Dette feltet inneholder en forhåndsdefinert liste over konkurrenter, som defineres i SuperOffice Administration. Her kan du angi en eventuell konkurrent til salget. Du kan bare angi én konkurrent. Total kostnad Her kan du registrere kostnaden forbundet med salget. Den vises i samme valuta som beløpet. Standardverdien er 0. Når du skriver inn et beløp i dette feltet, blir fortjenesteprosenten og -beløpet automatisk regnet ut i feltet under. 94

Fortjeneste Her kan du registrere fortjenesten forbundet med salget. Den vises i samme valuta som beløpet. Merk: Hvis du endrer verdien i feltet Total kostnad, feltet Fortjeneste eller feltet for fortjenesteprosenten, oppdateres de andre feltene automatisk. Kreditert Dette feltet inneholder en forhåndsdefinert liste over avdelinger som kan være ansvarlige for salget. Denne listen defineres i SuperOffice Administration. [Brukerdefinerte felt] I de brukerdefinerte feltene kan du angi ytterligere informasjon for salget. Koblinger-fanen Når du har gjort deg ferdig i fanen Detaljer, kan du gå videre til fanen Koblinger. Her kan du angi koblinger til salget, for eksempel URL-adresser, prosjekter, avtaler og dokumenter. Hvis du for eksempel skal i et møte med en kontakt du allerede har kommunisert med, kan du legge inn koblinger til dokumenter du allerede har laget for denne kontakten. 1. Klikk på fanen Koblinger. 2. Klikk på Endre for å bytte til redigeringsmodus. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Legg til kobling åpnes. 4. Velg hvilken koblingstype du vil legge til. Du kan velge mellom URL, Prosjekt, Oppfølging, Salg og Dokument. 5. Velg det du vil lage en kobling til, i feltet under Type. Du kan søke ved hjelp av historikklisten eller dialogboksen Finn. Navnet på dette feltet endrer seg i henhold til det du valgte i Type-feltet. Hvis du for eksempel valgte URL i Type-feltet, skriver du her inn URL-adressen til siden du vil vise. 6. Angi en kort beskrivelse av koblingen i Beskrivelse-feltet. 7. Klikk på OK for å lagre koblingen. 8. Klikk på OK i fanen Koblinger. 95

Detaljkortet Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter viser alle aktiviteter som er knyttet til det gjeldende salget, for eksempel avtaler, oppgaver, samtaler, dokumenter og e-post. Du kan dobbeltklikke på en aktivitet på detaljkortet for å åpne den og eventuelt redigere den. Kolonnene på detaljkortet Aktiviteter På detaljkortet Aktiviteter finner du blant annet følgende kolonner: : Utført-status for aktiviteten. En hake i avmerkingsboksen ( ) betyr at aktiviteten er utført, mens en tom boks betyr at den ikke er utført. Den andre kolonnen inneholder ikoner som angir type aktivitet, en kategori av de forskjellig typene. Et telefonikon indikerer for eksempel en samtale. Disse ikonene gjenspeiler teksten i kolonnen Type. Datoen for aktiviteten. Type aktivitet. En eventuell beskrivelse av aktiviteten. Eventuell kontakt, kontaktperson og prosjekt som aktiviteten er tilknyttet. ID angir hvilken bruker som eier aktiviteten. Tips: Du kan selv velge hvor mange og hvilke kolonner som skal vises. Se Konfigurere kolonner i kapittel 2. Knytte aktiviteter til salg Du kan knytte aktiviteter, nærmere bestemt oppfølginger og dokumenter, til salg. Slik kan du for eksempel gjøre: 1. Velg det aktuelle salget i Salg-bildet. 2. Klikk på Avtale-knappen på knapperaden. Du får frem denne dialogboksen: 96

3. Registrer avtalen på vanlig måte. Salget er automatisk valgt i feltet Salg (men du kan velge et annet salg her hvis du vil). 4. Klikk på Lagre for å registrere avtalen. Avtalen vises nå under Aktiviteter i Salg-bildet. Du følger den samme fremgangsmåten for oppgaver, samtaler og dokumenter. Alle aktivitetene vil da vises på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet. Interessenter Et salg har en hovedkontaktperson, men også partnere og underleverandører kan være involvert i salget. Disse kalles interessenter og kan registreres i detaljkortet Interessenter nederst i Salg-bildet. Både kontakter og personer kan være interessenter. For hver interessent vises det informasjon om kontakt, navn på kontaktperson, hvilken rolle de har i salget, e-postadresse og telefonnummer. Registrere interessenter Slik knytter du salget til interessenter: 1. Gå til ønsket salg i Salg-bildet. 97

2. Velg detaljkortet Interessenter. 3. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet, eller trykk på Ctrl+N. Dialogboksen Legg til interessenter åpnes. 4. I feltet Salg vises som standard det aktive salget. Du kan eventuelt velge et annet salg som interessenten(e) skal legges til i. Det kan du gjøre ved å klikke på pilen og velge ønsket salg i listeboksen som vises, eller skrive inn navnet på salget direkte. 5. I feltet Kontakt angir du hvilken kontakt du ønsker. Det kan du gjøre enten ved å klikke på pilen og velge ønsket kontakt i listeboksen som vises, ved å skrive inn navnet på kontakten eller ved å klikke på søkeknappen ( ) og søke etter ønsket kontakt. Som standard vises den kontakten som er aktiv i Kontakt-bildet. 6. Hvis du vil legge til kontakten som interessent, klikker du på den øverste pilknappen (til høyre for kontakten). Kontakten vises da på høyre side av vinduet. 7. Hvis du vil legge til kontaktpersoner som interessenter, merker du kontaktpersonen(e) du vil legge til i salget, og klikker på den nederst pilknappen ( ). Kontaktpersonen(e) vises da på høyre side av vinduet. 8. I feltet Salgsrolle angir du hvilken rolle hver av kontaktene og/eller personene har i salget. Merk kontakten og/eller kontaktpersonen, og klikk på pilen. Da får du frem en liste over forhåndsdefinerte alternativer du kan velge mellom. Disse defineres i SuperOffice Administration. En kontakt/person kan legges til som interessent flere ganger hvis det er angitt ulike roller for oppføringene. 9. I den store tekstboksen under Kommentar kan du legge inn en mer detaljert beskrivelse av kontakten(e)s rolle i salget. 98

Merk: Hvis du legger inn noe i denne tekstboksen, vil det vises et binderssymbol ( ) til høyre for kolonnen Salgsrolle på detaljkortet Interessenter. Hvis du plasserer musepekeren over bindersen, vises den registrerte kommentaren i en infoboks. 10. Gjenta eventuelt trinn 4 9 for å legge til flere interessenter. 11. Når du har registrert ønskede opplysninger, klikker du på Lagre. Salgsguide Ved hjelp av salgsguiden kan en bedrift gjøre salgsprosessen enklere og mer strukturert for sine selgere. Salgsguiden viser vei gjennom de ulike fasene i en forhåndsdefinert salgsprosess og inneholder forslag til hvilke oppfølginger som bør utføres, og hvilke dokumenter som bør opprettes i hver fase. I tillegg kan den foreslå neste trinn i salgsprosessen. Salgsguiden defineres i SuperOffice Administration. Detaljkortet Salgsguide Når du oppretter et salg og velger en salgstype det er definert en salgsguide for, vises detaljkortet Salgsguide sammen med aktivitetslisten nederst. Knapper for de ulike fasene vises øverst på detaljkortet. Utseendet på knappene endrer seg etter hvert som du fullfører fasene i salgsguiden: Utført fase Gjeldende fase Fremtidig fase 99

Hver fase av salgsguiden inneholder ulike oppfølginger og/eller dokumenter, og disse finner du i nedre halvdel av detaljkortet. De er listet opp i to kolonner, Oppfølginger og Dokumenter. Hvis du klikker på knappen for en fase, vises det i nedre halvdel av detaljkortet hvilke aktiviteter som tilhører fasen. Klikk på knappen Opprett ved siden av oppfølgingene og dokumentene for å opprette dem. Du kan også klikke på tittelen på oppfølgingen eller dokumentet for å opprette dem. Tips: Alle oppfølginger og dokumenter som du har opprettet for en salgsguide, vises også på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet. Dette gir deg en oversikt over alle aktiviteter som er knyttet opp mot salget både utførte og ikke utførte aktiviteter. En oppfølging eller et dokument som er opprettet, kan du senere slette eller endre ved å høyreklikke på tittelen på oppfølgingen/dokumentet og velge fra menyen som vises. På denne måten kan du også opprette en ny oppfølging eller et nytt dokument av samme type. Vise alle oppfølginger og dokumenter Som standard vises aktivitetene for gjeldende salgsfase i nedre halvdel, men du kan velge å vise alle oppfølginger og dokumenter for alle faser ved å merke av for Vis alle faser nederst til høyre i detaljkortet. Du kan også vise oppfølgingene og dokumentene til en av fasene ved å klikke på knappen med navnet på fasen. Når oppfølgingene og dokumentene til en fase vises i nedre halvdel, får faseknappen en svart ramme. Hvis du har merket av for Vis alle faser, får alle faseknappene svart ramme. Du kan gå til neste fase ved å velge den i listen Fase på hovedkortet. 100

Salgsguide der bare oppfølginger og dokumenter for gjeldende fase vises: Salgsguide der alle oppfølginger og dokumenter for alle faser vises: Eksempel på salgsguide Hvilke salgstyper som er tilordnet en salgsguide, og hvilke faser og aktiviteter salgsguidene skal inneholde, settes opp i SuperOffice Administration. Hvordan en salgsguide ser ut, kan derfor variere, men nedenfor finner du et eksempel på hvordan et salg med en salgsguide kan foregå. A: Registrere et nytt salg og velge salgstype Du registrerer et nytt salg og velger salgstypen Salg til ny kunde, som er tilknyttet en salgsguide. Salgsguiden kan for eksempel ha følgende faser, oppfølginger og dokumenter: Fase Oppfølginger Dokumenter Første møte Kundemøte (Møte ute) Møtebekreftelse (E-post) Tilbud Tilbudsarbeid (Oppgave) Tilbud (Brev) Avtal kontraktsmøte Kontraktsunderskrivelse (Telefon ut) Signert kontrakt Kontraktsmøte (Møte ute) 101

B: Fasen Første møte 1. Du har avtalt møtetidspunktet, og du vil opprette avtalen Kundemøte i dagboken og invitere deltakere. Hvordan? a. I salgsguiden klikker du på knappen Opprett ved siden av oppfølgingen Kundemøte. Dialogboksen Avtale åpnes, med Møte ute angitt som avtaletype og navnet på salget og kontakten ferdig utfylt. b. Fyll ut informasjon og inviter deltakere. c. Klikk på Lagre. 2. For ordens skyld vil du sende en e-post der du bekrefter møtetidspunkt og møtested. Hvordan? a. Klikk på knappen Opprett ved siden av Møtebekreftelse. Dialogboksen Dokument åpnes der E-post allerede er valgt som dokumentmal, og navnet på kontakten og salget er ferdig utfylt. b. Fyll ut annen informasjon i feltene i dialogboksen Dokument. c. Klikk på knappen Opprett for å opprette og sende e-posten. 3. Når møtet er gjennomført, vil du angi dette i salgsguiden. Hvordan? I salgsguiden merker du av i avmerkingsboksen ved siden av oppfølgingen Kundemøte. Tips: Du kan også gjøre dette fra aktivitetslisten i for eksempel Dagbok og Kontakt. 102

C: Fasen Tilbud 1. Alle oppfølgingene og dokumentene i fasen Første møte er utført, og du vil gå til neste fase av salgsguiden. Hvordan? a. Klikk på Endre på hovedkortet Salg. b. Klikk på pilen ved siden av feltet Fase og velg Tilbud fra listen. c. Klikk på OK. Oppfølgingene og dokumentene for den nyeste fasen vises nå på detaljkortet Salgsguide. Tips: Du kan også høyreklikke på knappen Tilbud på detaljkortet Salgsguide og velge Gå til denne fasen. 2. Du vil lage en oppgave i dagboken din som minner deg på at du må utarbeide et tilbud. Hvordan? a. Klikk på knappen Opprett ved siden av oppfølgingen Tilbudsarbeid. Dialogboksen Oppgave vises med Oppfølging angitt som oppgavetype. b. Fyll ut informasjon. c. Klikk på Lagre. d. Når du er ferdig med å utarbeide innholdet tilbudet, setter du oppfølgingen til Utført. 3. Nå vil du opprette tilbudet til kontakten. 103

Hvordan? Klikk på knappen Opprett ved siden av dokumentet Tilbud og lag dokumentet. D: Fasen Kontraktsunderskrivelse 1. Når alle oppfølgingene og dokumentene du ønsker å bruke i fasen Tilbud, er utført, går du til siste fase i salgsguiden, som er Kontraktsunderskrivelse. Hvordan? a. Klikk på Endre på hovedkortet Salg. b. Klikk på pilen til høyre for feltet Fase og velg Kontraktsunderskrivelse fra listen. c. Klikk på OK. Oppfølgingene og dokumentene for denne fasen vises på detaljkortet Salgsguide. 2. Du vil opprette og utføre den første oppfølgingen i fasen. Hvordan? a. Klikk på Opprett ved siden av samtalen Avtal kontraktsmøte og opprett samtalen på vanlig måte. b. Når samtalen er utført, merker du av i avmerkingsboksen. Dialogboksen Salgsguide åpnes. 104

c. I dialogboksen Salgsguide har du tre muligheter: Klikk på Opprett for å opprette avtalen Kontraktsmøte, som er neste aktivitet i salgsguiden. Du kommer direkte til dialogboksen for oppfølgingen. Klikk på Avbryt hvis du ikke vil opprette aktiviteten nå. Dialogboksen Salgsguide lukkes, og du må selv huske å opprette aktiviteten senere. Merk av for Alltid opprette aktivitet? - Ikke vis denne dialogboksen igjen hvis du i fremtiden alltid vil opprette den foreslåtte aktiviteten. Da åpnes dialogboksen for oppfølginger automatisk neste gang. Merk: Dialogboksen Salgsguide åpnes fordi det er definert Foreslå denne aktiviteten automatisk for aktiviteten Kontraktsmøte. Dette gjøres i SuperOffice Administration. 3. Du vil opprette avtalen Kontraktsmøte fra dialogboksen Salgsguide. Hvordan? Klikk på Opprett i dialogboksen Salgsguide. Dialogboksen Avtale åpnes, der du kan opprette møtet på vanlig måte. 4. Deretter vil du lage kontrakten du skal ha med på møtet. Hvordan? a. Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Signert kontrakt for å opprette kontrakten. b. Når kontraktsmøtet er gjennomført og kontrakten underskrevet, merker du avtalen Kontraktsmøte som utført. Nå kan du endre fasen til Solgt. Når alle ønskede oppfølginger og dokumenter for salget er utført, kan du sette salget til utført. Tips: Hvis du vil at salget fortsatt skal være synlig i for eksempel detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet og detaljkortet Salg i Dagbok-bildet, må du ikke sette salget til utført. 105

Jobbe med tilbud Når du har registrert et salg i SuperOffice Sales & Marketing, kan du raskt og enkelt lage et tilbud og sende det til kunden. Tilbudet kan inneholde flere alternative tilbud som kunden kan velge mellom, og du har full kontroll over de ulike versjonene av tilbudet hvis det blir endringer. Ved hjelp av produktdatabasen i SuperOffice Sales & Marketing kan du lett legge til produkter i tilbudet. Når kunden har godtatt tilbudet, genererer du en ordre som du sender til videre behandling. Integrering med ERP-systemer Mange bedrifter bruker ERP-systemer til å administrere produkt-/prislister, prisberegning, ordrehåndtering, lagerbeholdning og så videre. SuperOffice Sales & Marketing kan tilknyttes slike ERP-systemer og lage tilbud basert på produkter og prisberegninger fra ERP-systemet. Merk: Tilbudsmodulen og ERP-integrering krever egne lisenser. Registrere tilbud Slik registrerer du et tilbud: 1. Registrer et nytt salg eller Åpne et eksisterende salg (som ikke er solgt eller tapt). 2. Gå til detaljkortet Tilbud. 3. Klikk på Opprett et nytt tilbud eller Kopier tilbud fra et annet salg. Dialogboksen Rediger tilbud for vises. 106

Du kan nå begynne å legge til produkter i tilbudet. Legge til et produkt 1. Klikk på Legg til nederst i fanen Produkter i dialogboksen Rediger tilbud for. 2. Hvis du vil søke i én bestemt prisliste, kan du velge den i listen Alle prislister. 3. Begynn å skrive inn navnet på produktet eller produktkoden i feltet Produktsøk. Trefflisten oppdateres automatisk. Du kan søke på hele eller deler av både produktnavn og -kode. Tips: Hvis det er støtte for avanserte søk, kan du klikke på søkeknappen ved siden av feltet Produktsøk for å søke etter og legge til flere produkter samtidig. 107

4. Klikk på ønsket produkt i listen. Dialogboksen oppdateres med produktinformasjon. 5. Rediger antall for produktet og eventuelt rabatt og totalpris. Se Redigere antall, rabatter og priser for et produkt nedenfor. 6. Les og rediger eventuelt produktinformasjonen i fanene Detaljer og Mer. 7. Klikk på Lagre + ny for å lagre dette produktet og legge til et nytt produkt eller Klikk på Lagre for å lagre og gå tilbake til tilbudet. Redigere antall, rabatter og priser for et produkt I området til venstre i dialogboksen Legg til / rediger produkt vises produktnavnet/- koden, og det er her du angir antall og eventuelle rabatter for det valgte produktet. Tips: Du kan vise mer informasjon om de ulike feltene (feltnavn, redigerbare felt og utregninger) ved å holde musepekeren over det aktuelle feltet. Tall som vises i sort skrift, kan redigeres. Totalbeløp og rabatter oppdateres fortløpende når du redigerer de ulike feltene. Rabatt kan angis enten som en prosentsats, et rabattbeløp eller som et totalbeløp. Rabattfeltet du har redigert, vises med understreking. De andre feltene oppdateres for å samsvare med den rabatten du angir. Hold musepekeren over et rabattfelt for å vise eventuelle systemrabatter (for eksempel kvantumsrabatter som legges til automatisk). Hvis du har angitt rabatter som ikke er tillatt av systemet, vises det en advarsel eller annen melding nederst i dialogboksen. 108

Fanen Detaljer Her vises bildet av produktet og en kobling til en produktside, hvis det er lagt til i SuperOffice Administration. Fanen Mer Her vises detaljert produktinformasjon og priskalkyler. Innholdet i denne fanen defineres i SuperOffice Administration. Legge til alternativer i et tilbud Du kan legge til flere alternativer i et tilbud, slik at kunden kan velge det som passer best. Hvert alternativ kan inneholder ulike produkter, ulikt antall produkter, priser og rabatter. 109

Alternativer vises som faner i tilbudet (i dialogboksen Rediger tilbud). Slik lager du et alternativ: 1. Åpne et eksisterende tilbud, eller registrer et nytt tilbud. 2. Legg eventuelt til produkter i fanen Produkter hvis du ikke allerede har gjort det. 3. Klikk på fanen + (plusstegn) i dialogboksen Rediger tilbud. 4. I feltet navn skriver du inn navnet på alternativet. Dette blir navnet på fanen til det nye alternativet. 5. Velg ett av følgende: Opprett nytt alternativ: Oppretter et nytt alternativ uten produkter. Kopier alternativ: Du kan kopiere og redigere det eksisterende tilbudet (med tilhørende produkter) som et nytt alternativ. Velg alternativet du vil kopiere, i listen til høyre. 6. Klikk på Legg til når du er ferdig. Det nye alternativet legges til som en ny fane i tilbudet. 7. Hvis du vil endre navnet på fanen Produkter til noe som beskriver dette alternativet, kan du dobbeltklikke på navnet på fanen. Favorittalternativ Hvis du har opprettet flere alternativer i et tilbud, blir det første alternativet (vanligvis fanen Produkter) merket som favoritt ( Favorittalternativ). Estimert salgsbeløp i salget ("forecast") hentes fra totalbeløpet for favorittalternativet. Hvis du vil at et annet alternativ skal være favorittalternativ, velger du fanen til det aktuelle alternativet, og klikker på Favorittalternativ nederst i fanen. Slette alternativer Du kan slette et alternativ ved å velge Oppgave > Slett... nederst i fanen. 110

Opprette tilbudsdokument Når du har opprettet tilbudet og lagt til ønskede produkter, kan du opprette tilbudsdokumentet som skal sendes til kunden. Slik gjør du: 1. Åpne et eksisterende tilbud, eller registrer et nytt tilbud. 2. Klikk på Klikk for å opprette tilbudsdokument øverst i tilbudet eller i detaljkortet Tilbud. Dialogboksen Dokument åpnes. 3. Fyll ut med ønsket informasjon i feltene. Du finner mer informasjon om disse feltene i KAPITTEL 4: AKTIVITETER. 4. Klikk på Opprett-knappen for å opprette det nye dokumentet basert på den valgte dokumentmalen. 5. Skriv innholdet i dokumentet, og lagre og lukk det på vanlig måte i det aktuelle programmet. Dokumentet vises nå på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet (og i Kontakt- og Dagbok-bildet). 111

Sende tilbud Når du har lagt til produkter i tilbudet og opprettet tilbudsdokumentet, kan du sende tilbudet til kunden. Slik gjør du: 1. Åpne ønsket tilbud. 2. Klikk på Send. Dialogboksen Publiser/send tilbud vises. 3. Endre eventuelt gyldigheten på tilbudet i feltet Gyldig til. Antall dager til tilbudet utløper, vises til høyre for feltet. 4. Velg ønsket mal for tilbudet i feltet Tilbudsformat. 5. Klikk i feltet Språk for å velge hvilket språk du vil sende tilbudet på. 6. I feltet Publiser velger du ett av følgende: Send som e-post og lagre som PDF. Du må velge en e-postmal i listen. Lagre som PDF. Du må selv sende tilbudet til kunden. 7. Merk av for Oppfølging hvis du for eksempel vil lage en påminnelse til deg selv om å følge opp tilbudet. Velg ønsket dato for oppfølgingen, og skriv inn en oppfølgingstekst. 8. Klikk på OK når du er ferdig. Tilbudet merkes som Sendt. 112

Redigere sendt tilbud (versjoner) Hvis du har sendt et tilbud, og du vil endre det (for eksempel etter ønske fra kunden), kan du klikke på Rediger i dialogboksen Rediger tilbud for. Det opprinnelige tilbudet arkiveres, og det opprettes en ny versjon av tilbudet med tilstand Utkast. Du kan vise tidligere versjoner av tilbudet fra listen Versjon. Registrere ordre Når kunden har akseptert tilbudet, registrerer du ordren slik at den sendes videre til for eksempel ordremottak eller lager for videre behandling. Tips: Hvis du vil registrere en ordre for en arkivert versjon av tilbudet, må du velge denne versjonen i feltet Versjon og klikke på Aktiver. Da blir det arkiverte tilbudet kopiert og gjort til gjeldende versjon. Forrige versjon av tilbudet blir arkivert. Slik gjør du: 1. Klikk på Registrer ordre i dialogboksen Rediger tilbud for. Dialogboksen Lag ordre basert på tilbudsversjon vises. I tittellinjer på dialogboksen står det hvilken tilbudsversjon som ordren baseres på. 2. Hvis tilbudet inneholder flere alternativer, velger du ønsket alternativ i feltet Velg alternativ. 3. Hvis du vil sende ordren på e-post, merker du av for Send ordrebekreftelse på e-post, og velger ønsket e-postmal og språk fra listene nedenfor. 4. Skriv eventuelt inn kundens Innkjøpsordrenummer og ønsket Ordrekommentar. 5. Merk eventuelt av for Sett salget til solgt (100 %) for å endre statusen på salget. 6. Klikk på OK når du er ferdig. Hvis SuperOffice Sales & Marketing er tilkoblet et ERP-system, blir ordren registrert der og automatisk behandlet. Hvis ikke, må du selv sørge for å sende ordren til for eksempel ordremottak eller lager for videre behandling. 113

114

KAPITTEL 8: PROSJEKT I dette kapittelet skal vi se på prosjektfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing, som du kan bruke til å knytte aktiviteter både til en ekstern kontakt og til et prosjekt. Du kan også jobbe med en prosjektguide som tar deg gjennom hvert trinn i prosjektet, hvis det er opprettet en prosjektguide for prosjekttypen du har valgt. Et prosjekt kan være rettet mot mange kontaktpersoner, og en kontaktperson kan delta i mange prosjekter. Prosjekt I Prosjekt-bildet ser du hvert prosjekt som et arkivkort. Her finner du alle opplysningene som er registrert på et prosjekt. Her kan du bla fra prosjekt til prosjekt ved å klikke på eselørene nederst til høyre, eller ved å trykke på piltastene. Du kan også registrere, redigere og slette prosjekter slå sammen prosjekter legge til prosjektdeltakere knytte aktiviteter til et prosjekt knytte prosjektet til et salg gjennomføre prosjekter ved hjelp av en prosjektguide 115

Registrere prosjekter Slik registrerer du prosjekter: 1. Gå til fanen Prosjekt i Prosjekt-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt prosjekt på Prosjekt-menyen. Det åpnes et tomt prosjektkort. 3. Fyll ut ønskede opplysninger i feltene i fanen Prosjekt. Hva skal stå i de ulike feltene? Prosjektnavn I fanen Prosjekt skriver du inn prosjektets navn der det står Prosjektnavn i rødt. Type Her kan du angi hva slags type prosjekt det dreier seg om. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over forhåndsdefinerte typer. Disse defineres i SuperOffice Administration. Dette feltet må fylles ut. Merk: Noen prosjekttyper er tilknyttet en prosjektguide. Hvis du bytter prosjekttype, forsvinner også den tilknyttede prosjektguiden. Eventuelle oppfølginger og dokumenter du har opprettet i forbindelse med prosjektguiden, blir fortsatt liggende på detaljkortet Aktiviteter i dagboken. Hvis du eventuelt bytter tilbake til den opprinnelige prosjekttypen, gjenopprettes tilknytningen mellom oppfølginger/dokumenter og prosjektguiden. Status Her kan du angi hva slags status prosjektet har. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over standardalternativer. Disse defineres i SuperOffice Administration. Merk: Hvis prosjektet er tilknyttet en prosjektguide, vises statusene for prosjektguiden i dette feltet. Når du endrer en status, for eksempel fra Planlagt til Under arbeid, merkes den første statusen i detaljkortet Prosjektguide som utført, med en hake. Se Prosjektguide. 116

Nummer I dette feltet legger SuperOffice Sales & Marketing automatisk inn neste ledige prosjektnummer. Standardinnstillingen er at 10001 er første prosjektnummer, og at verdien øker med 1 for hvert nye prosjekt. Dette kan endres i SuperOffice Administration. Webside I dette feltet får du opp en tabell med kolonnene Webadresse (URL) og Tittel. Her skriver du inn henholdsvis adressen til en side på Internett og en kort beskrivelse av hva slags side det er. Hvis du ønsker det, kan du legge inn flere webadresser. Klikk utenfor tabellen når du er ferdig, eller trykk på TAB til tabellen lukker seg. Tips: Hvis du i visningsmodus klikker på en webadresse og du har Internett-tilkobling, kommer du til den aktuelle websiden. Den åpnes da i en egen nettleser i SuperOffice Sales & Marketing. Ansvarlig Her kan du angi hvem som er ansvarlig for prosjektet. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over brukere, brukergrupper og ressurser i databasen. Neste milepæl Hvis prosjektet er tilnyttet en prosjektguide, viser feltet Neste milepæl datoen for neste milepæloppfølging som er tilknyttet prosjektet. Er denne datoen før dagens dato, vises den med rødt. Hvis prosjektet ikke er tilknyttet en prosjektguide, vises sluttdatoen for prosjektet her. Sluttdato Angi antatt sluttdato for prosjektet i feltet Sluttdato. Hvis du vil endre den foreslåtte sluttdatoen, klikker du på pilen ved datoen og velger en ny dato i kalenderen som vises. [Brukerdefinerte felt] Her kan tre av feltene fra fanen Mer vises (se Mer-fanen) hvis dette defineres i SuperOffice Administration. Hvilke felt som vises, kan variere fra brukergruppe til brukergruppe. 117

[Tekstboks] I den store tekstboksen kan du legge inn en nærmere beskrivelse av prosjektet. Utført Denne boksen angir om prosjektet er utført eller ikke. 4. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på en av fanene Bilde, Koblinger eller Mer hvis du vil legge inn flere opplysninger. Legge inn et prosjektbilde Nå kan du for eksempel legge til prosjektdeltakere. I fanen Bilde kan du legge inn et bilde for prosjektet. Prosjektbildet brukes hovedsakelig ved visning av prosjektet i Audience (krever egen lisens), men det kan også brukes til andre typer prosjektvisualisering. Slik legger du til et prosjektbilde: 1. Gå til Prosjekt-bildet. 2. Velg fanen Bilde. 3. Klikk på Legg til nederst til venstre i fanen. 4. I dialogboksen Velg bilde gjør du ett av følgende: Hvis bildet du vil bruke, ligger under Bilder, merker du det for å vise en forhåndsvisning under Forhåndsvisning. Hvis du vil legge til et nytt bilde, klikker du på Legg til, blar deg frem til ønsket bilde og klikker på Åpne. Dialogboksen Beskrivelse av bildet vises. Her kan du legge inn en mer beskrivende tekst om bildet enn selve filnavnet. Deretter klikker du på OK. Merk bildet for å vise en forhåndsvisning under Forhåndsvisning. Hvis du vil slette et bilde fra databasen, merker du ønsket bilde og klikker på Slett. 118

5. Klikk på OK for å legge til bildet. Bildet vises i fanen Bilde, og beskrivelsen vises i feltet Bilde. 6. Klikk på OK for å lagre endringen, eller på Avbryt for å avslutte uten å lagre endringen. Merk: Hvis du vil fjerne et aktivt prosjektbilde, klikker du på Slett til venstre for beskrivelsen. Legge til koblinger fra Prosjekt-bildet Du kan legge til koblinger til aktiviteter eller en webside som er relevante for prosjektet. Hvis du for eksempel skal i et møte med en kontakt som du allerede har kommunisert med, kan du legge inn koblinger til dokumenter og salg du allerede har laget for denne kontakten. 1. Klikk på fanen Koblinger. 2. Klikk på Endre for å bytte til redigeringsmodus. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Legg til kobling åpnes. 4. Velg hvilken koblingstype du vil legge til. Du kan velge mellom URL, Prosjekt, Oppfølging, Salg og Dokument. 5. Velg det du vil lage en kobling til, i feltet under Type. Du kan søke ved hjelp av historikklisten eller dialogboksen Finn. Navnet på dette feltet endrer seg i 119

henhold til det du valgte i Type-feltet. Hvis du for eksempel valgte URL i Type-feltet, skriver du her inn URL-adressen til siden du vil vise. 6. Angi en kort beskrivelse av koblingen i Beskrivelse-feltet. 7. Klikk på OK for å lagre koblingen. 8. Klikk på OK i fanen Koblinger. Mer-fanen I fanen Mer finner du brukerdefinerte felt for prosjektet. Hvis din organisasjon har behov for å ha flere felt enn de som er standard i fanen Prosjekt, kan det defineres i SuperOffice Administration at disse feltene skal legges inn her. Registrer ønskede opplysninger i feltene, og klikk på OK. Senere kan du endre prosjektinformasjonen i Mer-fanen ved å klikke på Endreknappen. Tre av de brukerdefinerte feltene fra fanen Mer kan også vises i fanen Prosjekt. Detaljkortene i Prosjekt-bildet Den nederste delen av Prosjekt-bildet består av detaljkort som viser prosjektguide (hvis det er angitt for prosjekttypen), prosjektdeltakere, aktiviteter og salg som er knyttet til hvert enkelt prosjekt. Detaljkortene blir beskrevet i emnene nedenfor. Prosjektguide Ved hjelp av prosjektguiden kan en bedrift gjøre prosjektgjennomføringen enklere og mer strukturert for sine prosjektledere. Prosjektguiden viser vei gjennom de ulike statusene i en forhåndsdefinert prosjektprosess og inneholder forslag til hvilke oppfølginger som bør utføres, og hvilke dokumenter som bør opprettes i hver status. I tillegg kan den foreslå neste trinn i prosjektet og vise prosjektets milepæler. Prosjektguiden defineres i SuperOffice Administration. 120

Detaljkortet Prosjektguide Når du oppretter et prosjekt og velger en prosjekttype det er definert en prosjektguide for, vises detaljkortet Prosjektguide sammen med de andre detaljkortene nederst. Knapper for de ulike statusene vises øverst på detaljkortet. Utseendet på knappene endrer seg etter hvert som du fullfører statusene i prosjektguiden: Utført status Gjeldende status Fremtidig status Hver status i prosjektguiden inneholder ulike oppfølginger og/eller dokumenter, og disse finner du i nedre halvdel av detaljkortet. De er listet opp i to kolonner, Oppfølginger og Dokumenter. Hvis du klikker på knappen for en status, vises det i nedre halvdel av detaljkortet hvilke aktiviteter som tilhører statusen. Ikonet vises foran oppfølginger som er definert som milepæler. Dette gjøres i SuperOffice Administration. På hovedkortet vises datoen for neste milepælsoppfølging i feltet Neste milepæl. Klikk på knappen Opprett ved siden av oppfølgingene og dokumentene for å opprette dem. Du kan også klikke på tittelen på oppfølgingen eller dokumentet for å opprette dem. Tips: Alle oppfølginger og dokumenter som du har opprettet for en prosjektguide, vises også på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet. Dette gir deg en oversikt over alle aktiviteter som er knyttet opp mot prosjektet både utførte og ikke utførte aktiviteter. En oppfølging eller et dokument som er opprettet, kan du senere slette eller endre ved å høyreklikke på tittelen på oppfølgingen/dokumentet og velge fra menyen som vises. På denne måten kan du også opprette en ny oppfølging eller et nytt dokument av samme type. 121

Vise oppfølginger og dokumenter Som standard vises oppfølgingene og dokumentene for gjeldende prosjektstatus i nedre halvdel av detaljkortet, men du kan velge hvilke oppfølginger og dokumenter du vil vise, ved hjelp av avmerkingsboksene nederst på detaljkortet. Vise oppfølginger og dokumenter for én status: Du kan vise oppfølgingene og dokumentene til en av statusene ved å klikke på knappen med navnet på statusen. Vise alle oppfølginger og dokumenter: Merk av for Vis alle statuser for å vise alle foreslåtte og opprettede oppfølginger og dokumenter for alle statuser. Vise bare opprettede oppfølginger og dokumenter: Merk av for Kun opprettede for å vise bare oppfølginger og dokumenter som er opprettet, og skjule foreslåtte oppfølginger og dokumenter. Vise bare milpæler Merk av for Kun milepæler for å vise bare de oppfølgingene som er angitt som milepæler. En oppfølging kan angis som en milepæl i SuperOffice Administration. Du kan gå til neste status ved å velge den i listen Status på hovedkortet eller ved å høyreklikke på statusknappen i detaljkortet og velge Gå til denne statusen. Eksempel på prosjektguide Hvilke prosjekttyper som er tilordnet en prosjektguide, og hvilke statuser og aktiviteter prosjektguidene skal inneholde, settes opp i SuperOffice Administration. Hvordan en prosjektguide ser ut, kan derfor variere, men nedenfor finner du et eksempel på hvordan et prosjekt med en prosjektguide kan foregå. 122

A: Registrere et nytt prosjekt og velge prosjekttype Du registrerer et nytt prosjekt og velger prosjekttypen Konferanse, som er tilknyttet en prosjektguide. Prosjektguiden kan for eksempel ha følgende statuser, oppfølginger og dokumenter: Status Oppfølginger Dokumenter Planlagt Under arbeid Lukking Planleggingsmøte (Møte inne) Lage liste over prosjektdeltakere (Oppgave) Konferansen (Møte ute) Evalueringsmøte (Møte inne) Konferanseprogram (Notat) Konferanseinvitasjon (Brev) Evalueringsrapport (Notat) B: Statusen Planlagt 1. Du har avtalt møtetidspunktet, og du vil opprette avtalen Planleggingsmøte i dagboken og invitere deltakere. Hvordan? a. I prosjektguiden klikker du på knappen Opprett ved siden av oppfølgingen Planleggingsmøte. 123

Dialogboksen Avtale åpnes, med Møte inne angitt som avtaletype og navnet på prosjektet ferdig utfylt. b. Fyll ut informasjon og inviter deltakere. c. Klikk på Lagre. 2. På møtet bestemmer dere konferanseprogrammet, og du vil opprette et notat med denne informasjonen. Hvordan? a. Klikk på knappen Opprett ved siden av Konferanseprogram. Dialogboksen Dokument åpnes der Notat allerede er valgt som dokumentmal, og navnet på prosjektet er ferdig utfylt. b. Fyll ut annen informasjon i feltene i dialogboksen Dokument. c. Klikk på knappen Opprett for å opprette og lagre notatet. 3. Når møtet er gjennomført og konferanseprogrammet fastsatt, vil du angi dette i prosjektguiden og gå videre til neste prosjektstatus. Hvordan? I prosjektguiden merker du av i avmerkingsboksen ved siden av oppfølgingen Planleggingsmøte. Tips: Du kan også gjøre dette fra aktivitetslisten i for eksempel Dagbok og Kontakt. a. Dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status åpnes. b. I denne dialogboksen får du spørsmål om du vil flytte prosjektet til neste status, som er Under arbeid. c. Klikk på Ja for å flytte prosjektet til neste status. Merk: Dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status åpnes fordi det er definert for prosjekttypen. Dette gjøres i SuperOffice Administration. 124

C: Statusen Under arbeid 1. Alle oppfølgingene og dokumentene i statusen Planlagt er utført, og du har flyttet prosjektet ved hjelp av dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status. Denne dialogboksen vises når du setter den siste oppfølgingen til fullført. Hva hvis denne dialogboksen ikke vises? Dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status vises bare hvis dette er definert for prosjekttypen. Hvis dette ikke er definert, flytter du prosjektet til neste status på følgende måte: a. Klikk på Endre på hovedkortet Prosjekt. b. Klikk på pilen ved siden av feltet Status og velg Under arbeid fra listen. c. Klikk på OK. Tips: Du kan også høyreklikke på knappen Under arbeid på detaljkortet Prosjektguide og velge Gå til denne statusen. Oppfølgingene og dokumentene for den nyeste statusen vises nå på detaljkortet Prosjektguide. 2. På planleggingsmøtet ble dere enige om at kolleagen din skal sette opp listen over deltakerne på konferansen. Du vil lage en oppgave i dagboken hans som minner ham på dette. Hvordan? a. Klikk på knappen Opprett ved siden av oppfølgingen Lage liste over prosjektdeltakere. Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker vises. 125

b. På listen over prosjektdeltakere velger du personen som skal ha ansvaret for oppgaven, og klikker på OK. c. Dialogboksen Oppgave vises med Oppfølging angitt som oppgavetype. d. Fyll ut den nødvendige informasjonen i dialogboksen Oppgave, og klikk på Lagre. (I fanen Detaljer kan du se at kollegaen din allerede er angitt som eier av oppgaven.) e. Oppfølgingen vises i dagboken til kollegaen din, og når han er ferdig med å sette opp listen, setter han oppfølgingen til Utført. Merk: Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker åpnes fordi det er definert i SuperOffice Administration. 3. Nå vil du lage et invitasjonsbrev. Hvordan? Klikk på knappen Opprett ved siden av dokumentet Konferanseinvitasjon og lag dokumentet. 4. Til slutt skal selve konferansen avholdes. Du oppretter møtet Konferansen. Hvordan? a. Klikk på Opprett ved siden av oppfølgingen Konferansen. Dialogboksen Avtale åpnes, med Møte ute angitt som avtaletype og navnet på prosjektet ferdig utfylt. b. Fyll ut informasjon og inviter konferansedeltakerne på vanlig måte. c. Klikk på Lagre. 126

D: Statusen Lukking 1. Når konferansen er avholdt og alle relevante oppfølginger og dokumenter i statusen Under arbeid er utført, går du til siste status i prosjektguiden, som er Lukking. Hvordan? Klikk på Ja i dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status. eller Klikk på Endre på hovedkortet Prosjekt, klikk på pilen til høyre for feltet Status og velg Lukking fra listen, og klikk på OK. 2. Du vil holde et møte internt for å oppsummere konferansen. Hvordan? a. Klikk på Opprett ved siden av avtalen Evalueringsmøte og opprett avtalen på vanlig måte. b. Når avtalen er utført, merker du av i avmerkingsboksen. 3. Deretter vil du lage en evalueringsrapport som oppsummerer evalueringsmøtet og konferansen. Hvordan? Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Evalueringsrapport for å opprette dokumentet. Når alle ønskede oppfølginger og dokumenter for prosjektet er ferdige, kan du sette prosjektet til utført. 127

Prosjektdeltakere Prosjektdeltakere er et av detaljkortene nederst i Prosjekt-bildet. Det inneholder opplysninger om personer som deltar i det aktive prosjektet. For hver prosjektdeltaker vises det informasjon om kontakt, navn på kontaktperson, funksjon i prosjektet, eventuell kommentar, e-postadresse og telefonnummer. Registrere prosjektdeltakere Hvis du vil at prosjektet skal knyttes til en kontakt, må du angi minst én prosjektdeltaker. Slik gjør du dette: 1. Gå til ønsket prosjekt i Prosjekt-bildet. 2. Velg detaljkortet Prosjektdeltakere. 3. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet. Dialogboksen Legg til i prosjekt åpnes. 4. I feltet Kontakt angir du hvilken kontakt du ønsker. Det kan du gjøre enten ved å klikke på pilen og velge ønsket kontakt i listeboksen som vises, ved å skrive inn navnet på kontakten eller ved å klikke på søkeknappen ( ) og søke etter ønsket kontakt. Som standard vises den kontakten som er aktiv i Kontakt-bildet. 128

5. I feltet Prosjekt angir du hvilket prosjekt deltakeren/deltakerne skal legges til i. Det kan du gjøre ved å klikke på pilen og velge ønsket prosjekt i listeboksen som vises. 6. På listen over kontaktpersoner til venstre merker du kontaktpersonen(e) du vil legge til i prosjektet. 7. Klikk på pilknappen til høyre for listen ( ). Kontaktpersonen(e) vises da på høyre side av vinduet. 8. I feltet Funksjon angir du hvilken funksjon hver av personene har i prosjektet. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over forhåndsdefinerte alternativer du kan velge mellom. Disse defineres i SuperOffice Administration. 9. I den store tekstboksen under Kommentar kan du legge inn en mer detaljert beskrivelse av personen(e)s funksjon i prosjektet. Merk: Hvis du legger inn noe i denne tekstboksen, vil det vises et binderssymbol ( ) til høyre for kolonnen Funksjon på detaljkortet Prosjektdeltakere. Hvis du plasserer musepekeren over bindersen, vises den registrerte kommentaren i form av en infoboks. 10. Når du har registrert ønskede opplysninger, klikker du på Lagre. Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter viser alle aktiviteter som er knyttet til gjeldende prosjekt, det vil si oppfølginger (avtaler, oppgaver og samtaler) og dokumenter (inkluderer flettedokumenter, rapporter og e-post). Du kan dobbeltklikke på en aktivitet på detaljkortet for å åpne den og eventuelt redigere den. Kolonnene på detaljkortet Aktiviteter Utført-status Den første kolonnen på detaljkortet Aktiviteter angir Utført-status for en aktivitet. En hake i avmerkingsboksen ( ) betyr at aktiviteten er utført, mens en tom boks betyr at den ikke er utført. Type-ikoner Den andre kolonnen inneholder ikoner som angir type aktivitet, for eksempel en urskive for avtale og et telefonrør for samtale. Disse ikonene gjenspeiler teksten i kolonnen Type. Dato Viser datoen da aktiviteten ble registrert eller utført, avhengig av hvilken type aktivitet det gjelder. Type Viser hvilken type aktivitet det er, en opplysning som samsvarer med de ovennevnte ikonene for type. 129

Tekst En eventuell beskrivelse av aktiviteten. Kontakt Viser eventuell kontakt aktiviteten er tilknyttet. Person Viser eventuell kontaktperson aktiviteten omfatter. ID Viser bruker-iden til den som har registrert aktiviteten. Knytte aktiviteter mot prosjekter Du kan knytte aktiviteter, nærmere bestemt oppfølginger og dokumenter, mot prosjekter. Slik kan du for eksempel gjøre: 1. Klikk på Avtale-knappen på knapperaden. Du får frem denne dialogboksen: 2. Registrer avtalen på vanlig måte, og klikk i feltet Prosjekt for å velge et tilgjengelig prosjekt. 3. Klikk på Lagre for å registrere avtalen. Avtalen vises nå under Aktiviteter i Prosjekt-bildet. Du følger den samme fremgangsmåten for oppgaver, samtaler og dokumenter. Alle aktivitetene vil da vises på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet. Salg Salg er et av detaljkortene nederst i Prosjekt-bildet. Her finner du informasjon om eventuelle salg som er tilknyttet prosjektet. 130

I kolonnene på detaljkortet Salg finner du følgende informasjon: : en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført statusikon for salget navn på salget navn på prosjektet som er tilknyttet salget eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget bruker-iden til den som har registrert salget Når du dobbeltklikker på et salg på listen, kommer du til Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle salget. Knytte salg til et prosjekt Nå kan du knytte et salg til et prosjekt, slik at det vises i detaljkortet Salg for det aktuelle prosjektet. Slik gjør du det: 1. Gå til et eksisterende salg i Salg-bildet, eller opprett et nytt salg på vanlig måte. 2. Klikk på Endre. 3. Klikk i feltet ved Prosjekt, og velg prosjektet du vil knytte salget til. 4. Klikk på OK for å lagre salget. Salget vises nå i detaljkortet Salg for det aktuelle prosjektet. 131

Brevfletting på prosjekter Hvis du vil sende samme dokument til alle deltakerne i et prosjekt, kan du bruke funksjonen for brevfletting på utvalg. I trinn 1 i veiviseren for brevfletting merker du av for Prosjekt og velger ønsket prosjekt. Dette kan du lese mer om under Utføre brevfletting på utvalg i kapittel 9. Du kan også få tilgang til denne funksjonen ved å velge menyvalget Utfør fletting på Prosjekt-menyen. Slå sammen prosjekter Hvis du har to prosjekter som er nesten like, er det mulig å slå sammen disse, inkludert prosjektdeltakere og aktiviteter. Kildeprosjektet vil bli slettet. Slik gjør du: 1. Gå til prosjektet som du ønsker å flette inn i et annet prosjekt. 2. Velg Slå sammen prosjekter på Prosjekt-menyen. Dialogboksen Slå sammen prosjekter åpnes. 132

3. Under Til velger du prosjektet som du vil slå sammen med det eksisterende prosjektet. Tips: Du kan bytte om på prosjektene under Fra og Til ved å klikke på knappen. 4. Merk av for alternativet Erstatt tomme felt på [målprosjekt] med data fra [kildeprosjekt] hvis du vil oppdatere tomme felt i målprosjektet med detaljer fra kildeprosjektet. Merk: Hvis du vil vise informasjon om resultatet før du slår sammen prosjektene, kan du klikke på Vis resultat: 5. Klikk på Slå sammen. Følgende skjer: Prosjektene slås sammen. Detaljer slås sammen hvis du har angitt dette. Prosjektdeltakere flyttes eller slås sammen. Eventuelle tilknyttede salg flyttes. Alle aktiviteter flyttes. Hvis du slår sammen et prosjekt som er tilknyttet en prosjektguide, med et prosjekt som har en annen prosjektguide eller ikke har prosjektguide, fjernes prosjektguiden fra kildeprosjektet. Alle opprettede oppfølginger og dokumenter flyttes imidlertid over til det nye prosjektet og vises på detaljkortet Aktiviteter. Eventuell tidligere publisering av kilde- og målprosjektet deaktiveres. Kildeprosjektet slettes. 133

134

KAPITTEL 9: UTVALG I dette kapittelet skal vi ta for oss utvalgsfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing. Først skal vi se på hvordan du registrerer et statisk utvalg og legger til medlemmer der. Deretter skal vi se på hvordan du lager dynamiske utvalg. Vi gjennomgår også flere av oppgavene du kan utføre på utvalg: hvordan du utfører brevfletting, sender e-post til flere mottakere samtidig, lager oppfølginger, kopierer inn i utvalg, skriver ut etiketter, kopierer hele utvalg og eksporterer til fil. Til slutt skal vi se på hvordan du kan sammenligne to utvalg i et kombinasjonsutvalg. Utvalg I SuperOffice Sales & Marketing kan du velge kontakter, prosjekter, salg, dokumenter og oppfølginger du arbeider mye med, og legge dem i egne utvalg. Hvis du i tillegg har lisens for tilbudsmodulen, kan du også lage utvalg av produkter. Eksempler på utvalg: Jeg er salgssjef og ønsker en dynamisk oversikt over alle salg over 50 000,- og som skal besluttes i neste måned. Jeg er selger og ønsker en oversikt over alle mine salg som er utsatt. Jeg er prosjektleder og ønsker et utvalg som til enhver tid viser mine aktive prosjekter. Jeg er konsulent og ønsker en liste på alle prosjekter jeg er involvert i. Jeg jobber med salg og ønsker en liste som gir meg alle tilbudsdokumenter som er i arbeid. Jeg jobber med salg og ønsker en liste over kunder som har kjøpt et produkt vi skal oppgradere. På denne måten kan du bruke utvalg til å holde oversikten over bestemte grupper av oppføringer og gruppere informasjon etter alle mulige kriterier. Alle utvalgene inneholder i tillegg en oversikt over kontakter og kontaktpersoner som er tilknyttet oppføringene i det aktuelle utvalget, for eksempel kunder som er tilknyttet salgene i et salgsutvalg. I Utvalg-bildet ser du hvert utvalg som et utvalgskort. Et slikt kort består av to faner, Utvalg og Oppgave. Du kan bla mellom utvalgene ved å klikke på eselørene eller bruke piltastene på tastaturet. Fra fanen Oppgaver kan du utføre bestemte oppgaver på medlemmene i et utvalg, for eksempel sende e-post til kontaktpersoner som er tilknyttet et salgsutvalg. 135

Statiske utvalg, dynamiske utvalg og kombinasjonsutvalg Det finnes tre typer utvalg i SuperOffice Sales & Marketing: Statiske utvalg, som inneholder kun de medlemmene som du legger inn manuelt. Dynamiske utvalg, som alltid vil oppdateres automatisk med medlemmer som passer til utvalgskriteriene. Kombinasjonsutvalg, som er en kombinasjon av to eksisterende utvalg. Registrere statiske utvalg Slik registrerer du et nytt utvalg: 1. Gå til Utvalg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt utvalg på Utvalgmenyen. Det vises et tomt utvalgskort. 3. Skriv inn navnet på utvalget i det grå feltet der det står Utvalgsnavn med rødt. 4. I feltet Utvalg av velger du hva utvalget skal inneholde: Kontakter/personer, Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter. Dette kan ikke endres etter at utvalget er lagret i databasen. 5. I feltet Utvalget er velger du Statisk for å opprette et statisk utvalg. 6. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Du kan bytte eier etter at utvalget er lagret, ved å redigere utvalget. Det vil i praksis si at du overfører det fra deg selv og til en annen person. For å kunne redigere et utvalg må du enten eie det eller ha administratortilgang, eller noen 136

må ha gitt deg redigeringstilgang via preferansen Funksjoner i SuperOffice Administration. 7. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du oppretter. Klikk på pilen bak feltet for å få frem en forhåndsdefinert liste over aktuelle alternativer. Disse alternativene defineres i SuperOffice Administration. 8. Hvis du oppretter et utvalg av kontakter, vises avmerkingsboksen Kontakt er unik. Merk av for dette hvis du vil at kontakten bare skal vises én gang på medlemslisten. Det vil i praksis si at kontakten bare kan forekomme én gang i samme utvalg. 9. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 10. Merk av for Utført hvis du vil angi at utvalget er inaktivt. Hvis du vil at utvalget skal være aktivt, lar du avmerkingsboksen stå tom. 11. I det store tekstfeltet midt på utvalgskortet legger du inn en tekst som beskriver utvalget. 12. Når du har angitt ønskede alternativer på utvalgskortet, klikker du på OK. Opplysningene lagres, og du får opp dialogboksen Legg til medlemmer, slik at du kan få lagt til medlemmer i det nye utvalget. Legge til medlemmer i statiske utvalg Når du har registrert et utvalg, må du velge hvem eller hva som skal inkluderes i utvalget. Prosessen for å legge til medlemmer er litt forskjellig avhengig av hva slags utvalg du har laget. Vi vil først se på hvordan du legger til medlemmer i et utvalg av kontakter/personer. Deretter forklarer vi hvordan du legger til medlemmer i utvalg av salg, prosjekter, dokumenter eller oppfølginger. 137

Legge til medlemmer i utvalg av kontakter I detaljkortet for utvalget gjør du følgende: 1. Klikk på knappen Legg til medlemmer, eller velg Legg til medlemmer på Utvalg-menyen. Dialogboksen Legg til medlemmer vises. Merk: Dialogboksen Legg til medlemmer kommer også opp automatisk når du lagrer et nytt statisk utvalg, jf. Registrere statiske utvalg. 2. Klikk på knappen Legg til. Det legges til en ny linje i kriterielisten, og det vises en liste med felt å velge mellom. 3. Velg søkekriterier i de ulike feltene ved å klikke på pilen ( ) og velge fra listeboksen som vises. Søkekriteriene for utvalg fungerer på samme måte som for Finn. 4. Gjenta punkt 2 og 3 til du har angitt alle de ønskede søkekriteriene. 5. Hvis det ikke er angitt noe personkriterium (kriterier som kun gjelder for kontaktpersoner, f.eks. fødselsår eller posisjon) i den øverste delen av dialogboksen, kan du velge mellom følgende kriterier under Dersom ingen kontaktpersonkriterier er satt: Ta med første kontaktperson: For eventuelle kontakter som samsvarer med kriteriene du har angitt, vises den første personen på detaljkortet Kontaktpersoner som utvalgsmedlem. Ta med alle kontaktpersoner for hver kontakt: For eventuelle kontakter som samsvarer med kriteriene du har angitt, vises alle kontaktpersoner. Ikke ta med noen kontaktpersoner: For eventuelle kontakter som samsvarer med kriteriene du har angitt, vises ingen kontaktpersoner. 138

6. Merk av for Ta med kontakter med Stopp hvis du vil inkludere kontakter som er stoppmerket, det vil si som har et stoppskilt i kontaktkortet, og som du derfor bør sjekke om det er lagt inn spesielle notater om. Standardinnstillingen er at slike kontakter ikke inkluderes i noen former for søk, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 7. Merk av for Ta med kontakter merket med Ingen utsendelser hvis du vil inkludere kontakter som ikke mottar direktepost. Standardinnstillingen er at slike kontakter ikke inkluderes i noen former for søk, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 8. Merk av for Ta med kontaktpersoner merket med Ingen utsendelser hvis du vil inkludere kontaktpersoner som ikke mottar direktepost. Standardinnstillingen er at slike kontaktpersoner ikke inkluderes i noen former for søk, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 9. Klikk på OK. Kontakter/personer som samsvarer med søkekriteriene, legges til i utvalget. Legge til medlemmer i utvalg av salg, prosjekter, dokumenter, oppfølginger eller produkter I detaljkortet for utvalget gjør du følgende: 1. Klikk på knappen Legg til medlemmer, eller velg Legg til medlemmer på Utvalg-menyen. Dialogboksen Legg til medlemmer vises. Merk: Dialogboksen Legg til medlemmer kommer også opp automatisk når du lagrer et nytt statisk utvalg, jf. Registrere statiske utvalg. 2. Klikk på knappen Legg til. Det legges til en ny linje i kriterielisten, og det vises en liste med felt å velge mellom. 139

3. Velg søkekriterier i de ulike feltene ved å klikke på pilen ( ) og velge fra listeboksen som vises. Hvilke kriterier som vises her, avhenger av hva slags utvalg du har opprettet. Søkekriterier for utvalg fungerer på samme måte som for søk.. 4. Gjenta punkt 2 og 3 til du har angitt alle de ønskede søkekriteriene. 5. Klikk på OK i dialogboksen Legg til medlemmer. Oppføringene som samsvarer med søkekriteriene i dialogboksen, legges til i utvalget. Utvalg som består av salg, prosjekter, produkter, dokumenter og oppfølginger har alltid to detaljkort nederst i Utvalg-bildet: Det ene detaljkortet tilsvarer utvalgstypen: Salg, Prosjekter, Produkter, Dokumenter eller Oppfølginger. Det andre detaljkortet heter Kontakter og inneholder kontakter som er knyttet til de aktuelle salgene, prosjektene, produktene eller aktivitetene. Legge til medlemmer manuelt Du kan legge til enkeltmedlemmer i utvalg ved hjelp av dialogboksen Legg til i utvalg. Denne kan du åpne på mange ulike måter fra flere steder i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel: ved å høyreklikke på en oppføring på et detaljkort, i dagboken, i minikortene eller i resultatlisten i dialogboksen Finn og velge Legg til i utvalg ved å gå til Salg- eller Prosjekt-bildet og velge Legg til i utvalg på Salg- eller Prosjekt-menyen ved å gå til Kontakt-bildet og velge Kopier inn i utvalg på Kontakt-menyen ved å gå til et statisk utvalg bestående av kontakter og klikke på Legg tilknappen under medlemslisten Dialogboksen Legg til i utvalg ser litt forskjellig ut avhengig av om du legger til kontakter/personer eller salg/prosjekter/produkter/dokumenter/oppfølginger. Slik legger du til kontakter/personer manuelt ved hjelp av dialogboksen Legg til i utvalg: 1. Åpne dialogboksen Legg til i utvalg for kontakter og kontaktpersoner. Du kan for eksempel høyreklikke på en kontakt/kontaktperson på et detaljkort og velge Legg til i utvalg. 140

2. Merk av for Eksisterende for å legge til kontakt(person)en i et eksisterende utvalg. Tips: Hvis du i stedet merker av for Ny, får du mulighet til å registrere et helt nytt utvalg. 3. I feltet Utvalg vises automatisk det aktive utvalget. Hvis du vil legge til kontakt(person)en i et annet utvalg, angir du det i dette feltet. Det kan du gjøre enten ved å klikke på pilen og velge ønsket utvalg i listeboksen som vises, ved å skrive inn navnet på utvalget eller ved å klikke på søkeknappen ( ) og søke etter ønsket utvalg. Merk: Det er bare mulig å velge et statisk utvalg som inneholder kontakter. 4. I feltet Kontakt vises automatisk kontakten du har angitt. Merk én eller flere kontaktpersoner under feltet Kontakt, og klikk deretter på pilknappen ( ) for å legge kontaktpersonen(e) over i utvalget. Dersom det bare er firmaet du ønsker å legge til i utvalget, klikker du på den øverste av pilene. Tips: Hvis du vil fjerne noen av medlemmene du har lagt til i utvalget, kan du merke dem på listen til høyre i dialogboksen og klikke på Fjern. 5. Klikk på Lagre. Kontakten, inkludert eventuelle kontaktpersoner du har angitt, legges til i det aktuelle utvalget Merk: Dersom en kontakt eller person allerede ligger i utvalget, blir denne ikke lagt til på nytt. Dette er for å unngå dubletter. Slik legger du til salg/prosjekter/produkter/dokumenter/oppfølginger manuelt ved hjelp av dialogboksen Legg til i utvalg: 1. Gå til detaljkortet som inneholder salg, prosjekter, produkter, dokumenter eller oppfølginger som du vil legge til i et utvalg. 2. Merk én eller flere linjer i detaljkortet. 3. Høyreklikk på de valgte linjene, og velg Legg til i utvalg. Dialogboksen Legg til i utvalg åpnes. 141

4. Angi hvilket utvalg som oppføringen(e) skal legges til i. Det kan du gjøre enten ved å klikke på pilen og velge ønsket utvalg i listeboksen som vises, ved å skrive inn navnet på utvalget eller ved å klikke på søkeknappen ( ) og søke etter ønsket utvalg.. 5. Klikk på OK. Oppføringen(e) legges til i utvalget du har angitt. Dynamiske utvalg Et dynamisk utvalg kan sammenlignes med et lagret søk som utføres hver gang du ser på utvalget. Hver gang du legger til oppføringer i SuperOffice Sales & Marketing med data som oppfyller søkekriteriene i et dynamisk utvalg, vil utvalget oppdateres med det nye medlemmet, i motsetning til et statisk utvalg. Bruk et dynamisk utvalg hvis du ønsker en oppdatert oversikt over kontakter, salg, prosjekter, dokumenter, oppfølginger eller produkter som oppfyller et bestemt sett med søkekriterier. Eksempler på hva du kan bruke dynamiske utvalg til I SuperOffice Sales & Marketing kan du lage utvalg over nærmest hva som helst. Hensikten med eksemplene nedenfor er å gi deg ideer til hvordan du kan bruke funksjonaliteten i programmet. Kontakter Du kan lage et utvalg som inneholder alle kontakter i kategorien "Leverandør" med tilholdssted i Tyskland. Dette kan være nyttig hvis dere planlegger ytterligere satsing i Tyskland. Salg Du kan lage et utvalg som inneholder alle salg du har gjennomført i første kvartal, eventuelt alle salg med statusen Utsatt. Slik kan du bedre se trender og vurdere hva som er viktig i det videre salgsarbeidet. Prosjekter Du kan lage et utvalg som inneholder alle prosjekter av typen "Internt", og som er under arbeid. Deretter kan du vurdere hvilke av dem som kan avsluttes, og hvilke det er verdt å jobbe videre med. 142

Dokumenter Du kan lage et utvalg som inneholder alle dokumenter du har opprettet den siste måneden. Slik kan du få en oversikt over de dokumentene som er gjort, og se de du kanskje har glemt. Oppfølginger Du kan lage et utvalg som inneholder alle oppfølginger for en bestemt kunde, slik at du kan danne deg et inntrykk av hvilket forhold dere har til kunden. Dette kan f.eks. være nyttig før du skal i salgsmøte med dem. Og du kan lage et utvalg som inneholder alle oppfølginger du har denne måneden, slik at du kan få en oversikt over avtalene dine denne måneden og vurdere om du behøver å opprette noen flere. Produkter Du kan lage et utvalg som inneholder alle produkter som er solgt i år, basert på salg som inneholder tilbud og har status Solgt. Utvalget kan begrenses til bestemte produktkategorier, produktfamilier osv. basert på hva slags statistikk du har behov for. Hvis dere skal oppgradere et produkt dere selger fra versjon 2 til 3, kan du lage et utvalg av alle kunder som har kjøpt versjon 2, og bruke utvalget som grunnlag for en kampanje. Registrere dynamiske utvalg Slik registrerer du et nytt dynamisk utvalg: 1. Gå til Utvalg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt utvalg på Utvalgmenyen. Det vises et tomt utvalgskort. 3. Skriv inn navnet på det nye utvalget der det står Utvalgsnavn med rødt. 143

4. I feltet Utvalg av velger du hva utvalget skal inneholde: Kontakter/personer, Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter. Dette kan ikke endres etter at utvalget er lagret i databasen. 5. I feltet Utvalget er velger du Dynamisk for å opprette et dynamisk utvalg. 6. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Etter at du har lagret et nytt utvalg, kan du bytte eier hvis du redigerer utvalget. Det vil i praksis si at du overfører det fra deg selv og til en annen person. For å kunne redigere et utvalg må du enten eie det eller ha administratortilgang, eller noen må ha gitt deg redigeringstilgang via SuperOffice Administration. 7. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du ønsker. Klikk på pilen for å få frem en forhåndsdefinert liste over aktuelle alternativer. 8. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 9. Hvis du oppretter et utvalg som inneholder kontakter, vises avmerkingsboksen Ta med første kontaktperson. Merk av her hvis du vil at første kontaktperson for hver kontakt skal tas med i utvalget. Hver kontakt kan bare forekomme én gang i et dynamisk utvalg. Legge til medlemmer i dynamiske utvalg I et dynamisk utvalg må du legge til søkekriterier før det vises noen medlemmer i utvalget. Slik gjør du det: 1. Klikk på Legg til-knappen under kriterielisten for å legge til søkekriterier. Da vises dialogboksen Legg til/rediger kriterier, der du kan legge til ønsket søkekriterium. Du kan legge til så mange søkekriterier du vil. Bruk av søkekriterier ble beskrevet i kapittel 2. Merk: I et dynamisk utvalg er beskrivelsesfeltet som brukes i statiske utvalg, erstattet av en kriterieliste. 2. Når du har angitt ønskede søkekriterier for utvalget, klikker du på OK. Hver gang du åpner dette utvalget, må du oppdatere det ved å klikke på Oppdaterkoblingen som vises på medlemslisten. Dette sikrer at medlemslisten alltid er oppdatert med de nyeste oppføringene. 144

Tips: Hvis du vil slette et søkekriterium, merker du det i kriterielisten og klikker på Slett. Utføre oppgaver med utvalg Ett av poengene med å definere utvalg er å kunne utføre ulike oppgaver på medlemmene eller noen av medlemmene i utvalget. Fanen Oppgave inneholder diverse oppgaver, for eksempel sending av e-post og eksport. Hvilke oppgaver som vises, avhenger av hva utvalget består av (hva som er valgt i feltet Utvalg av) og hvilket detaljkort som er aktivt. Merk: Enkelte av oppgavene som er beskrevet her, er ikke tilgjengelige for alle brukernivåer. Beskrivelse av de ulike brukernivåene finner du i Hjelp for 145

SuperOffice Sales & Marketing. Enkelte oppgaver er kun tilgjengelige for bestemte detaljkort. Utføre brevfletting på utvalg Hvis du vil sende ut samme dokument til mange mottakere, kan du bruke veiviseren for brevfletting. For å kunne bruke denne trenger du et flettedokument, som du oppretter på samme måte som et vanlig dokument, nemlig ved å klikke på Skriv-knappen i hovedvinduet. Når du klikker på denne knappen, får du frem dialogboksen Dokument, der du må merke av for Bruk som flettedokument. Når du utfører brevfletting, fylles feltene i flettedokumentet ut med riktige data for hver mottaker. Disse dataene hentes fra databasen. Slik utfører du brevfletting fra fanen Oppgave i Utvalg-bildet: 1. Hvis du vil utføre oppgaven på bare noen av medlemmene i utvalget, merker du disse på medlemslisten nederst i bildet. Da merkes det automatisk av for alternativet Utfør oppgaven kun på valgte medlemmer. 146

2. Velg oppgaven Utfør fletting, eller velg Utfør fletting på Utvalg- eller Prosjekt-menyen. Du kommer til trinn 1 i veiviseren for brevfletting. 3. Merk av for om du vil sende til et Utvalg eller til deltakerne i et Prosjekt. 4. I listeboksen nedenfor velger du ønsket utvalg eller prosjekt, avhengig av hva du valgte i forrige trinn. 5. I feltet Attn: skriver du inn en standardtekst, for eksempel Markedsansvarlig, og deretter merker du av for ett av følgende: Hvis ingen definert: Standardteksten settes inn i dokumenter til mottakere som ikke har noen definert kontaktperson. Bruk alltid: Standardteksten settes inn i alle dokumenter. 6. Merk av for Ta med kontakter merket med Ingen utsendelser hvis du vil sende dokumentet også til kontakt(person)er som er merket med Ingen utsendelser på kontaktkortet eller i dialogboksen Person. Standardinnstillingen er at slike kontakter ikke inkluderes i noen former for utsendelser, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 7. Under Mottakerstatistikk finner du informasjon om hvordan mottakerne vil få dokumentet tilsendt, og om du eventuelt mangler adresseopplysninger for noen. Hvis du for eksempel ser at svært få av mottakerne er registrert med e- postadresse, bør du velge en annen sendemåte for dokumentet enn e-post i veiviserens trinn 4. 8. Klikk på Neste for å komme til trinn 2 i veiviseren. Under 1. Velg mottakere til venstre i dialogboksen ser du hvilke mottakere du valgte i forrige trinn. 147

9. I feltet Tittel velger du ønsket flettedokument.når du har valgt ønsket dokument, settes det inn detaljinformasjon, slik at du kan du verifisere at du har angitt riktig dokument. Tips: Du kan klikke på Åpne hvis du vil åpne flettedokumentet i det programmet det er opprettet i, og gjøre eventuelle endringer. Du kan klikke på Ny hvis du vil opprette et nytt flettedokument. 10. Klikk på Neste for å komme til trinn 3 i veiviseren. Under 2. Velg flettedokument til venstre i dialogboksen ser du hvilket flettedokument du valgte i forrige trinn. 148

11. Merk av for Ikke legg til flere oppgaver hvis du bare ønsker å sende ut dokumentet. Eller: Merk av for Legg til følgende oppgaver hvis du i tillegg til å sende ut dokumentet ønsker å utføre flere oppgaver overfor mottakerne. 12. Klikk på Neste for å komme til trinn 4 i veiviseren. 149

13. I listeboksen Send via velger du ett av følgende: Passer best: Hvis ikke mottakeren har e-postadresse, sendes dokumentet på faks. Hvis ikke mottakeren har faksnummer, skrives dokumentet ut på standardskriveren du har definert. Slik utelukkes ingen mottakere. Elektronisk: Hvis ikke mottakeren har e-postadresse, sendes dokumentet på faks. Hvis ikke mottakeren har faksnummer, sendes ikke flettedokumentet til vedkommende. E-post: Dokumentet sendes bare på e-post. Alle mottakere uten e- postadresse utelukkes. Faks: Dokumentet sendes bare på faks. Alle mottakere uten faksnummer utelukkes. Skriver: Alle dokumenter sendes til den definerte standardskriveren. Merk: Alternativene E-post, Faks og Skriver er bare tilgjengelige hvis du har tilgang til henholdsvis e-post, faks og skriver fra PCen. Faks krever dessuten at du har aktivert preferansen Faksprogram installert (i gruppen E-post i dialogboksen Preferanser). For at du skal kunne sende dokumenter til andre via e-post eller få tilgang til alternativet Passer best, må dessuten din egen e-postadresse være angitt i dialogboksen Person for deg. 14. Merk av for Lagre dokumentet på hver mottaker hvis du vil sette inn en kobling til dette dokumentet på detaljkortet Aktiviteter for hver mottaker. Det er da en kobling til flettedokumentet, og ikke til det ferdige, utsendte dokumentet, som lagres. 150

15. Hvis du vil legge inn en standardtekst som skal brukes i e-postmeldingen dokumentet sendes ut i, klikker du på til høyre for E-postalternativer. 16. Hvis du vil velge skriver eller angi andre utskriftsalternativer, klikker du på til høyre for Skriveralternativer. Merk: Hvorvidt knappene til høyre for E-postalternativer og Skriveralternativer er tilgjengelige, avhenger av hva du har valgt i listeboksen Send via. Har du for eksempel valgt Skriver der, får du ikke tilgang til E-postalternativer lenger ned. Hvis flettedokumentet er et HTMLdokument, får du ikke tilgang til til høyre for E-postalternativer. Hvis du holder musepekeren over knappen, vises det en infoboks som forklarer hvorfor. 17. Klikk på Test hvis du vil teste brevflettingen. Det som da skjer, er at du vil motta flettedokumentet som en e-postmelding, en faks eller en utskrift på standardskriveren, avhengig av hvordan du har valgt å sende dokumentet. Dokumentet vil da være utfylt med dine egne medarbeiderdata fra SuperOffice Sales & Marketing. Vær oppmerksom på at ingen av oppgavene du eventuelt har angitt i veiviserens trinn 3, aktiveres ved denne testen. 18. Klikk på Forhåndsvisning hvis du vil vise det ferdige flettedokumentet i det programmet det er opprettet i. Dokumentet vil da være utfylt med dine egne medarbeiderdata fra SuperOffice Sales & Marketing. 19. Klikk på Fullfør for å sette i gang brevflettingen. Sende e-post til flere mottakere samtidig Tenk deg at du skal innkalle til et møte og sende sakliste til deltakerne. Da er det nyttig å kunne sende ut en e-postmelding til flere mottakere samtidig. 1. Hvis du vil utføre oppgaven på bare noen av medlemmene i utvalget, merker du disse på medlemslisten nederst i bildet. Da merkes det automatisk av for alternativet Utfør oppgaven kun på valgte medlemmer. 2. Velg oppgaven Send e-post, eller velg Send e-post på Utvalg-menyen. 3. Dialogboksen Send e-post åpnes. Her kan du velge hvilke felt mottakerne skal plasseres i: Til: Felt for hovedmottakere, det vil si de du forventer at skal svare på meldingen. 151

Kopi til: Felt for mottakere du ønsker skal ha en kopi av meldingen, mest til informasjon. Blindkopi til: Felt for andre du vil sende kopi til. Mottakerne i dette feltet vises ikke for de andre mottakerne, og de kan heller ikke se hvilke andre som har mottatt meldingen. Merk: Mottakerne er alle kontakter i utvalget som har en kontaktperson med gyldig e-postadresse, og som ikke er markert med Ingen utsendelser. 4. Klikk på OK i dialogboksen Send e-post. 5. I standard e-postprogram åpnes det en e-postmelding adressert til de valgte mottakerne. Her kan du skrive inn innhold og deretter sende meldingen på vanlig måte. Lage oppfølginger Du kan lage en oppfølging som for eksempel vises på aktivitetslisten til alle medlemmene av et utvalg. Et eksempel kan være hvis bedriften din har lansert et nytt produkt, og du skal minne alle selgerne på å invitere sine kunder til en presentasjon. 1. Velg oppgaven Lag oppfølginger, eller velg Lag oppfølginger på Utvalgmenyen. 2. Dialogboksen Lag oppfølginger vises. I feltet Prosjekt kan du velge hvilket prosjekt oppfølgingen skal knyttes til. 3. Når du klikker på pilen bak feltet Type, vises det en liste over ulike forhåndsdefinerte oppfølgingstyper. 4. I feltet Start skriver du inn datoen for når oppfølgingen skal starte. 5. I feltet Varighet angir du hvor lenge oppfølgingen skal vare, i dager, timer og/eller minutter. 152

6. I tekstboksen midt i dialogboksen kan du legge inn en beskrivelse av oppfølgingen. 7. I feltet Prioritet angir du hvordan du vil prioritere oppfølgingen. Hvis du klikker på pilen, vises en liste med standardalternativene høy, middels og lav prioritet. 8. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 9. Merk av for Utført når oppfølgingen er avsluttet. 10. Klikk på Neste-knappen. 11. Velg hvilken aktivitetsliste oppfølgingen skal lagres i, ved å merke av for ønsket alternativ: Min aktivitetsliste: Alle oppfølginger havner i din egen aktivitetsliste. Kontakteiers aktivitetsliste (vår kontakt): Oppfølgingene fordeles på aktivitetslistene til personene som er definert som vår kontakt for hver kontakt. (Brukeren må ha fått tildelt rettigheter til dette i SuperOffice Administration.) Annen person: Her kan du velge ønsket alternativ fra listen over aktuelle kontaktpersoner. Hvilke kontaktpersoner som kan velges, avhenger av ditt rettighetsnivå, og av feltet Synlig for. 12. Merk av for Opprett kun én oppfølging på hver kontakt hvis du ikke vil at det skal opprettes en oppfølging hos alle kontaktpersoner hos hver kontakt i utvalget. I stedet vil det for hver kontakt bare opprettes en oppfølging på det første medlemmet som ble lagt til i utvalget. 153

Tips: Hvis du klikker på oppe til høyre på medlemslisten i Utvalg-bildet, sorteres listen slik at de medlemmene som ble lagt til først, vises øverst for hver kontakt. 13. Klikk på Fullfør-knappen. Legge til eller fjerne interesser Interessefunksjonen kan brukes til mye forskjellig, for eksempel kan du registrere alle kontakter som er referansekunder. Samme dialogboks brukes til å legge til og fjerne interesser. 1. Velg detaljkortet Kontakter. 2. Velg fanen Oppgave, og velg oppgaven Legg til/fjern interesser. 3. Dialogboksen Legg til/fjern interesser vises. Her kan du legge til eller fjerne kontaktinteresser og personinteresser. Merk av for ønsket alternativ, og velg interesser fra listeboksene du får frem ved å klikke på pilknappene. Hvilke interesser som skal vises, defineres i SuperOffice Administration. 4. Klikk på OK. Valgt(e) interesse(r) legges til eller fjernes. Kopiere utvalg Du kan raskt og enkelt lage en nøyaktig kopi av et utvalg ved å velge oppgaven Kopier utvalget. Da opprettes det en kopi av utvalget med teksten (kopi) bak utvalgsnavnet. Det vil si at hvis du kopierer utvalget Mitt statiske utvalg, vil kopien få navnet Mitt statiske utvalg (kopi). Kopiere til utvalg Denne funksjonen er nyttig hvis du vil kopiere utvalgte utvalgsmedlemmer inn i et annet utvalg, for eksempel hvis du har laget et utvalg av kunder og vil ha med leverandører i det samme utvalget. Funksjonen kan brukes både på medlemmer som er kontakter (på detaljkortet Kontakter) og medlemmer som er salg, prosjekter, dokumenter eller oppfølginger. 1. Velg ønsket detaljkort. 154

2. Velg oppgaven Kopier til utvalg, eller velg Kopier til utvalg på Utvalgmenyen. 3. Dialogboksen Kopier til utvalg vises. I denne dialogboksen har du to muligheter: Kopier til et eksisterende statisk utvalg: Merk av her hvis du vil kopiere gjeldende utvalg til et statisk utvalg som allerede finnes. Angi i så fall også ønsket utvalg. Hvorfor kan jeg ikke se alle utvalgene mine? Du kan ikke kopiere et utvalg til eksisterende dynamiske utvalg eller kombinasjonsutvalg. Derfor vil du kun få muligheten til å velge blant eksisterende statiske utvalg. Kopier til et nytt utvalg: Merk av her hvis du vil registrere et helt nytt utvalg som skal inneholde medlemmene i gjeldende utvalg. I så fall må du også angi navn på det nye utvalget, hvilken type utvalg det er, hvem det skal være synlig for, og om samme kontakt bare kan forekomme én gang i et utvalg (Kontakt er unik). Hvorfor kan jeg ikke velge at det nye utvalget skal være dynamisk? Siden et dynamisk utvalg ikke inneholder noen fysiske personer, men bare er et sett med søkekriterier, er det bare når du kopierer dynamiske utvalg, at du kan velge mellom Statisk og Dynamisk i listeboksen Utvalget er. Hvis du kopierer et statisk utvalg, vil listeboksen Utvalget er bare inneholde alternativet Statisk. Hvis du vil lage en kopi av et dynamisk utvalg, kan du bruke funksjonen Kopier utvalget på fanen Oppgave. 4. Klikk på Lagre. Utvalget kopieres til angitt mål. 155

Endre kontaktdetaljer Hvis du skal gjøre samme endring på en stor gruppe kontakter, kan det være lurt å gjøre det ved hjelp av utvalg. Hvis du for eksempel vil endre land for kontaktene i utvalget, kan du gjøre det her. 1. Velg detaljkortet Kontakter. 2. Velg fanen Oppgave, og velg oppgaven Endre kontaktdetaljer. 3. Dialogboksen Endre kontaktdetaljer vises. Under Endre verdier på alle valgte kontakter til kan du gi nye verdier til alle kontaktene i utvalget. Det gjør du ved å merke av for ønskede alternativer og velge i de tilhørende listeboksene eller skrive rett inn i feltene. 4. Under Endre verdier på alle valgte kontaktpersoner til kan du gi nye verdier til alle kontaktpersonene for kontaktene i utvalget. 5. Klikk på OK. 6. Når du får spørsmål om du virkelig vil endre verdiene, klikker du på Ja. Eksportere til fil Med denne oppgaven kan du lage en tekstfil med informasjon om medlemmene i utvalget til bruk utenfor SuperOffice Sales & Marketing. Funksjonen kan brukes både på medlemmer i form av kontakter (på detaljkortet Kontakter) og medlemmer i form av salg, prosjekter, dokumenter eller oppfølginger. Malen du velger i feltet Bruk mal, bestemmer hvilken informasjon som kommer med, hvilken rekkefølge den vises i, og hvilket skilletegn som brukes. 156

Når du skal eksportere utvalgsdata til fil, må du velge en mal. Malen avgjør hva som eksporteres. Du kan enten velge en av malene som følger med SuperOffice Sales & Marketing, eller du kan opprette dine egne. Eksempel på eksportmal Slik kan du opprette en egen eksportmal som inneholder kontaktnavn, kontaktnummer, telefonnummer og faksnummer: 1. Åpne et enkelt tekstredigeringsprogram, for eksempel Notepad/Notisblokk eller WordPad. Skriv inn teksten nedenfor (<--TAB--> betyr at du skal sette inn tabulator): Kontaktnavn<--TAB-->Nummer<--TAB-->Telefon<--TAB-->Faks <name><--tab--><numb><--tab--><phon><--tab--><faxn> 2. Teksten som står i klammer, er malvariabler. Tips: I stedet for å bruke tabulator som skilletegn mellom variablene, kan du bruke semikolon eller komma. Du kan også sette teksten inn i en tabell i for eksempel Word. I dokumenter med filtypen.docx i Office 2007/2010 må du ikke bruke klammer <> men klammeparenteser {} rundt variablene. 3. Lagre filen med et hensiktsmessig navn og filtypen TXT i mappen..\so_arc\template\ der SuperOffice Sales & Marketing er installert. 4. Åpne Windows Utforsker og bla deg frem til filen du lagret i trinnet ovenfor. 5. Merk filen og trykk på F2. Endre filtypen fra TXT til SXF. Slik eksporterer du til en fil 1. Velg oppgaven Eksporter til fil, eller velg Eksporter til fil på Utvalgmenyen. Dialogboksen Eksporter til fil vises. 2. I feltet Filnavn vises navnet på filen dataene som standard blir eksportert til. Du kan også skrive inn et annet filnavn eller velge et filnavn fra listeboksen. 3. I feltet Mappe vises navnet på mappen filen som standard blir lagret i. Dette er banen til gjeldende dokumentarkiv for din bruker-id. 157

Tips: Hvis du vil angi en annen fil og/eller en annen mappe, kan du klikke på og bla deg frem til ønsket plassering og angi ønsket filnavn i dialogboksen som vises. 4. I feltet Bruk mal angir du hvilken mal som skal brukes på filen du eksporterer til. Malen avgjør hva som eksporteres. Hvis du ikke vil bruke standardalternativet, kan du velge en annen mal fra listeboksen eller klikke på og velge ønsket mal (SXF-fil) i dialogboksen som vises. 5. Klikk på Opprett for å sette i gang eksporten. 6. Når eksporten er ferdig, kommer du tilbake til fanen Oppgave i Utvalg-bildet, og du kan åpne den ferdige filen fra mappen du anga i trinn 3. Skrive ut kontaktrapporter Av og til kan det være greit å kunne skrive ut en oversikt over utvalgte kontakter, for eksempel hvis du vil ha en liste over alle kundene dine. 1. Velg detaljkortet Kontakter. 2. Velg fanen Oppgave, og velg oppgaven Skriv ut kontaktrapporter. Prosessen kjøres i bakgrunnen, slik at du kan fortsette å jobbe samtidig. 3. Fra forhåndsvisningsvinduet som viser innholdet slik det blir seende ut på papiret, klikker du på for å skrive ut. Lukk deretter forhåndsvisningsvinduet ved å klikke på den røde X-knappen øverst til høyre. Skrive ut etiketter Etikettutskrift er nyttig for eksempel når du skal sende ut brev til mange mottakere og skal lage adresselapper til å klistre på konvoluttene. 1. Velg detaljkortet Kontakter i ønsket utvalg. 2. Velg fanen Oppgave, og velg oppgaven Skriv ut etiketter. 3. Dialogboksen Etikettformat vises. Her merker du ønsket etikettformat og klikker på OK. Merk: I denne dialogboksen kan du blant annet også legge til nye etikettformater samt redigere og slette etikettformater. 4. Fra forhåndsvisningsvinduet som viser innholdet slik det blir seende ut på papiret, klikker du på for å skrive ut. Lukk deretter forhåndsvisningsvinduet ved å klikke på den røde X-knappen øverst til høyre. Kombinasjonsutvalg Et kombinasjonsutvalg er en kombinasjon av to eksisterende utvalg. Kombinasjonsutvalget kan inneholde oppføringer som er felles for de to eksisterende utvalgene, oppføringer som er forskjellige, oppføringer som bare er i ett av utvalgene og alle oppføringer i de to utvalgene. Det er imidlertid visse begrensninger for hva som kan kombineres: Hvis du velger å opprette et kombinasjonsutvalg bestående av kontakter, gjøres alle typer utvalg tilgjengelig. 158

Hvis du derimot velger å opprette et kombinasjonsutvalg bestående av salg, prosjekter, dokumenter, oppfølginger eller produkter, gjøres bare utvalg av den valgte typen tilgjengelig. De to utvalgene som kombineres, kan være statiske eller dynamiske. Og når du har opprettet et kombinasjonsutvalg, kan du velge å gjøre det om til et statisk utvalg. Hvordan kombineres de to utvalgene? Du kan velge hvilke oppføringer du vil inkludere i kombinasjonsutvalget. Disse alternativene er tilgjengelige: Kun i utvalg 1 Kun i utvalg 2 Viser oppføringer som finnes i utvalg 1, og ekskluderer oppføringer som finnes i både utvalg 1 og 2. Viser oppføringer som finnes i utvalg 2, og ekskluderer oppføringer som finnes i både utvalg 1 og 2. Felles Viser bare oppføringer som finnes i både utvalg 1 og 2. Forskjellig Viser bare oppføringer som finnes enten i utvalg 1 eller i utvalg 2. Alle Viser alle oppføringer i både utvalg 1 og 2. Eksempler på hva du kan bruke kombinasjonsutvalg til I SuperOffice Sales & Marketing kan du lage utvalg over nærmest hva som helst. Hensikten med eksemplene nedenfor er å gi deg ideer til hvordan du kan bruke funksjonaliteten i programmet. 159

Kontakter og salg 1. Opprett et kombinasjonsutvalg for kontakter/personer basert på to eksisterende utvalg: "Kunder i Sverige" (utvalg 1) og "Gjennomførte salg i fjor" (utvalg 2). 2. Velg kombinasjonstypen Kun i utvalg 1. Resultatet vil inneholde kunder i Sverige som dere ikke solgte noe til i fjor. 3. Lagre resultatet som et statisk utvalg med navnet "Kunder i Sverige uten salg", og gi en av selgerne ansvaret for å følge opp disse kundene. Oppfølginger 1. Opprett et kombinasjonsutvalg for oppfølginger basert på to eksisterende utvalg: "Oppfølginger knyttet til mine kunder" (utvalg 1) og "Planlagte oppfølginger i neste måned" (utvalg 2). 2. Velg kombinasjonstypen Felles. Resultatet vil inneholde en oversikt over oppfølginger du må gjennomføre neste måned. Disse kan du f.eks. eksportere til en fil ved hjelp av oppgaven Eksporter til fil. Merk: Dersom det er ønskelig å kun sammenligne kontaktene som er knyttet mot disse to utvalgene, merker du av for Sammenligne bare kontakter. Registrere kombinasjonsutvalg Slik registrerer du et nytt kombinasjonsutvalg: 1. Gå til Utvalg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt utvalg på Utvalgmenyen. Det vises et tomt utvalgskort. 3. Skriv inn navnet på det nye utvalget i feltet der det står Utvalgsnavn med rødt. 4. I feltet Utvalg av velger du hva utvalget skal inneholde: Kontakter/personer, Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter. Dette kan ikke endres etter at utvalget er lagret i databasen. 5. I feltet Utvalget er velger du Kombinasjon for å opprette et kombinasjonsutvalg. 160

Merk: Du kan gjøre dynamiske utvalg og kombinasjonsutvalg om til statiske utvalg, men du kan ikke gjøre statiske utvalg om til dynamiske utvalg eller kombinasjonsutvalg. 6. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Etter at du har lagret et nytt utvalg, kan du bytte eier hvis du redigerer utvalget. Det vil i praksis si at du overfører det fra deg selv og til en annen person. For å kunne redigere et utvalg må du enten eie det eller ha administratortilgang, eller noen må ha gitt deg redigeringstilgang via preferansen Funksjoner i SuperOffice Administration. 7. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du ønsker. Klikk på pilen for å få frem en forhåndsdefinert liste over aktuelle alternativer. Disse alternativene defineres i SuperOffice Administration. 8. Under Utvalg 1 og Utvalg 2 velger du de to utvalgene du vil kombinere. Merk: Hvis du har valgt Kontakter/personer under Utvalg av, kan du velge blant alle typer utvalg her. Hvis kombinasjonsutvalget derimot er av Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter, kan du bare velge blant samme type utvalg for Utvalg 1 og Utvalg 2. 9. Under Kombinasjonstype velger du hvilke oppføringer fra de to utvalgene som skal inkluderes i kombinasjonsutvalget. 10. Hvis du oppretter et utvalg som inneholder kontakter, vises avmerkingsboksen Sammenligne bare kontakter. Merk av her hvis du bare vil sammenligne kontakter og ikke kontaktpersoner i utvalget. 11. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 12. Merk av for Utført hvis du vil angi at utvalget er inaktivt. Hvis du vil at utvalget skal være aktivt, lar du avmerkingsboksen stå tom. 13. Klikk på OK for å lagre utvalget i databasen. Etter at utvalget er lagret, kan du endre både kombinasjonstypen og hvilke utvalg som skal kombineres, hvis du redigerer utvalget. Det er imidlertid ikke mulig å endre Utvalg av-feltet. 161

Vise utvalg i minikortet Hvis du har laget et utvalg som du bruker ofte, kan du legge til utvalget i minikortet slik at det alltid er synlig i SuperOffice Sales & Marketing. Slik gjør du: 1. Klikk på listeboksen øverst i minikortet, og velg Utvalgsmedlemmer. 2. I listeboksen nedenfor velger du det utvalget du vil vise i minikortet. 3. Klikk eventuelt på Oppdater hvis utvalget ikke er oppdatert. 4. Klikk på låsikonet øverst til venstre i minikortet hvis du vil at minikortet skal vises med dette utvalget uansett hvor du navigerer i SuperOffice Sales & Marketing. Ikonet endres da fra til. 5. Klikk på ikonene øverst til høyre for å veksle mellom medlemmer i utvalget og tilhørende kontakter/kontaktpersoner. Hvis du for eksempel viser et salgsutvalg i minikortet, kan du klikke på for å vise kontakter/kontaktpersoner som er tilknyttet salgene i utvalget. 162

KAPITTEL 10: RAPPORTER I dette kapittelet skal vi ta for oss rapportfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing. Vi skal gjennomgå de ulike delene i hovedskjermbildet, vise hvordan du jobber med søkekriterier, vise hvordan du legger til favorittrapporter og genererer, åpner og skriver ut rapporter. Til slutt skal vi se på hvordan du lagrer rapporter som filer. Rapporter-bildet er en rapportgenerator som leveres med et sett standardrapporter du kan bruke til å skrive ut rapporter basert på data fra SuperOffice Sales & Marketing. Du kan justere søkekriteriene i standardrapportene og på den måten definere dine egne favorittrapporter. Gå til Rapporter-bildet ved å klikke på Rapporter-knappen i navigatoren. Tips: Hvis du vil gå direkte til en bestemt fane i Rapporter-bildet, kan du klikke på teksten Rapporter ved siden av Rapporter-knappen, og deretter velge fra listen. 163

Rapporter-bildet Rapporter-bildet består av følgende faner: Favoritter, Kontakt, Prosjekt, Salg, Aktiviteter og Utvalg. Hver fane består av følgende: En rapportliste som viser tilgjengelige rapporter. Denne listen er sentralt plassert øverst til venstre i bildet. I fanen Favoritter vises favorittrapportene i denne listen, mens alle publiserte rapporter vises i de øvrige fanene. En rapportbeskrivelse der du enkelt finner informasjon om rapporten som er merket. Hvis rapporten er på favorittlisten din, kan du endre denne beskrivelsen. Et miniatyrbilde av rapporten. Miniatyrbildet er plassert helt til høyre i Rapporter-bildet og gjenspeiler hvilken rapporttype som er valgt: etikett, liste, gruppeliste, krysstabell, kalender eller teksteksport. En kriterieliste der du kan legge til, endre og slette kriterier og vise kriteriet/kriteriene som er angitt for rapporten.. Et rapportarkiv med oversikt over lagrede rapporter. Rapportlisten Rapportlisten er plassert øverst til venstre i Rapporter-bildet og inneholder en oversikt over standardrapportene for den fanen du har valgt. Hvis du har valgt fanen Favoritter, vises favorittrapportene dine her. Tips: Hvis du har valgt fanen Favoritter, kan du endre navnet på og beskrivelsen av disse rapportene ved å dobbeltklikke på rapporten eller merke den og klikke på Rediger. Du kan slette en favorittrapport ved å merke den og klikke på Slett. Rapportbeskrivelse Rapportbeskrivelsen er rett og slett en beskrivelse av rapporten. Du kan endre denne beskrivelsen hvis rapporten er på favorittlisten din som beskrevet ovenfor. Miniatyrbilde av rapport Miniatyrbildet er plassert helt til høyre i Rapporter-bildet og gjenspeiler hvilken rapporttype som er valgt: etikett, liste, gruppeliste, krysstabell, kalender eller teksteksport. Rapporttyper: Etikett: Denne rapporttypen er beregnet på visning og utskrift av etiketter. 164

Liste: Denne rapporttypen er beregnet på visning og utskrift av vanlige lister. Gruppeliste: Denne rapporttypen er beregnet på visning og utskrift av grupperte lister. Kalender: Denne rapporttypen er beregnet på visning og utskrift av ulike kalendervisninger. Krysstabell: Denne rapporttypen er beregnet på tabeller, regneark og diagrammer. Teksteksport: Denne rapporttypen er beregnet på eksport til tekstfiler. Kriterielisten Kriterielisten finnes i øvre halvdel av Rapporter-bildet, ved siden av rapportlisten og under rapportbeskrivelsen. Den inneholder kriteriene som gjelder for rapporten du har merket på rapportlisten. Her kan du legge til eller slette kriterier ved å klikke på knappene Legg til eller Slett, og du kan endre et kriterium ved å dobbeltklikke på det. Klikk på knappen Legg til i favoritter for å legge til rapporten med de angitte kriteriene på rapportlisten i fanen Favoritter. Rapportarkivet Rapportarkivet finner du nederst i Rapporter-bildet. Det fungerer på samme måte som detaljkortet Aktiviteter og inneholder genererte rapporter som er lagret som dokumenter. På dette detaljkortet kan du åpne, slette og filtrere lagrede rapporter. Tips: Lagrede rapporter vises med et eget ikon ( ) på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-, Salg- og Prosjekt-bildet. Ved hjelp av valgene i Synlig for-feltet kan du filtrere rapportarkivet og vise rapporter som tilhører deg selv, dine grupper eller alle. 165

Søkekriterier for rapporter På kriterielisten finner du ulike kriterier som angir hva rapporten skal inneholde. Hvis du skal lage en salgsrapport, kan du for eksempel bruke land og dato som søkekriterier, slik at rapporten viser alle salg som er foretatt i Norge etter 01.01.2014. I Rapporter-bildet kan du justere de eksisterende søkekriteriene. Hvordan du gjør dette, håndteres litt forskjellig ut fra hvilke typer kriterier det gjelder. Du endrer kriteriene i en egen dialogboks, og utseendet til denne dialogboksen varierer etter hvilket kriterium du har valgt. Eksempel på endring av søkekriterier Nå skal vi se på hvordan du kan justere kriteriene i en salgsrapport: 1. Klikk på fanen Salg. På rapportlisten vises en oversikt over standardrapportene for den fanen du har valgt. 2. Merk standardrapporten Salgsrapport Reelle salg. I tekstfeltet vises en beskrivelse av rapporten, og i kriterielisten nedenfor vises kriteriene for standardrapporten du valgte. Vi skal nå endre litt på kriteriene i standardrapporten, slik at du ser hvordan du kan endre kriteriene etter dine behov. Her skal vi endre standardrapporten slik at den viser alle reelle salg i forrige måned med status ikke Åpent. 1. Dobbeltklikk på kriteriet Salg: Dato i kriterielisten. Dialogboksen Legg til/rediger kriterier vises. 166

2. Klikk på pilen ved siden av feltet Denne måneden, endre tidsrommet til Forrige måned og klikk på OK. Rapporten din kommer nå bare til å inneholde salg fra forrige måned. 3. Merk kriteriet Salg: Eier i kriterielisten, og klikk på Slett-knappen nederst. Rapporten din kommer nå til å inneholde alle salg, ikke bare de salgene der gjeldende bruker (det vil si deg) står som eier. 4. Dobbeltklikk på kriteriet Salg: Status i kriterielisten. Dialogboksen Legg til/rediger kriterier vises. Vi skal nå endre kriteriet Salg: Status slik at rapporten bare inneholder salg som ikke har status Åpent. 5. Klikk på pilen ved siden av feltet Er en av og endre verdien til Er ikke en av. 6. Merk kriteriet Solgt i kolonnen Valgte verdier og klikk på venstrepilen ( ) mellom kolonnene. Kriteriet flyttes over i den venstre kolonnen. 7. Merk kriteriet Åpent i den venstre kolonnen og klikk på høyrepilen ( ) mellom kolonnene. Kriteriet flyttes over i kolonnen Valgte verdier. Rapporten kommer nå til å inneholde salg som ikke har status Åpent. 8. Klikk på OK. 167

Legge til favorittrapporter Du kan legge til rapporter du bruker mye eller har endret, på listen over favorittrapporter. Slik gjør du: 1. Velg ønsket fane, Kontakt, Prosjekt, Salg, Aktiviteter eller Utvalg. 2. Velg en rapport på rapportlisten, og gjør ønskede endringer. 3. Klikk på Legg til i favoritter nederst til høyre på kriterielisten for rapporten. Dialogboksen Legg til som favoritt åpnes. 4. Angi navnet på rapporten i feltet Skriv inn et navn på rapporten. 5. Skriv inn ønsket tekst i feltet Rapportbeskrivelse. Hvis du har endret kriteriene i rapporten, endrer du beskrivelsen slik at den stemmer med rapporten. 6. Klikk på OK. Rapporten legges til på favorittoversikten. Kjøre rapporter Med utgangspunkt i dine egne favorittrapporter eller de publiserte rapportene i Rapporter-bildet kan du kjøre rapporter som inneholder data fra SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Rapportkjøringen baserer seg på samme tilgangsrettigheter som selve SuperOffice Sales & Marketing. Dette innebærer at hvis det er noe du ikke har leserettigheter til i SuperOffice Sales & Marketing, vil disse opplysningene heller ikke bli inkludert i rapportene du lager. Når du skal kjøre en rapport i Rapporter-bildet, kan du velge om du vil vise rapporten på skjermen, skrive ut rapporten på en skriver eller lagre rapporten som en fil. I begge de to sistnevnte tilfellene kan det være lurt å vise rapporten på skjermen først, slik at du er sikker på at den ser ut slik du vil. 168

Vise rapporter Visningsfunksjonen brukes til å kjøre rapporten og vise den på skjermen. Rapporten vises i en ny dialogboks, der du har ulike funksjoner for blant annet utskrift og lagring av rapporten. Dette fungerer litt ulikt for de forskjellige rapporttypene. Du kan følge trinnene nedenfor for å vise rapporttypene liste, gruppeliste, kalender og teksteksport. Visning av krysstabeller beskrives i neste emne, og visning av etiketter kan du lese mer om i Hjelp for SuperOffice Sales & Marketing. Tips: Hvis du lurer på hva slags rapporttype du har, kan du se på miniatyrbildet øverst til høyre i Rapporter-bildet. Gjør følgende: 1. Merk ønsket rapport på rapportlisten. 2. Klikk på Visning-knappen under kriterielisten. Det åpnes et nytt vindu der rapporten vises. Her kan du blant annet lagre og skrive ut rapporten. Forhåndsvisningsvinduet for rapporter inneholder følgende funksjoner: Lagre i SuperOffice: Klikk her for å lagre forhåndsvisningen som en fil. Slike lagrede forhåndsvisninger behandles som rapporter. Skriv ut: Klikk her hvis du vil skrive ut siden(e). Kopier: Klikk her for å kopiere innholdet på siden til utklippstavlen. Finn: Klikk her for å åpne et vindu der du kan søke etter tekst. Visning av én side: Klikk her for å vise bare én side om gangen. Visning av flere sider: Klikk her og velg antall sider du vil vise om gangen (opptil 4 x 8 sider). Kontinuerlig rulling: Klikk her for å bla nedover i visningen hvis du har en rapport på flere sider. Klikk på en av disse knappene én eller flere ganger for å zoome ut eller inn på rapporten. Listeboksen til høyre for disse knappene viser zoomprosenten, og her kan du også skrive inn ønsket verdi direkte eller velge fra listen. Klikk på en av disse knappene for å gå til henholdsvis forrige eller neste side i rapporten. Feltet til høyre for knappene viser hvilken side som vises av totalt antall sider, og her kan du også skrive inn ønsket sidetall direkte. Klikk på venstrepilen for å gå til forrige side du har hatt fremme i visningsvinduet. Hvis du går ett trinn 169

tilbake på denne måten, aktiveres høyrepilen, som du kan klikke på for å komme tilbake til der du var sist. Anmerkninger: Her kan du legge til en merknad for rapporten. Vise krysstabeller Krysstabeller kan vises og skrives ut på ulike måter. Du kan blant annet velge hvilke deler av krysstabellen som skal vises i en utskrift, forhåndsvise krysstabellen, og skrive ut krysstabellen som vanlig tabell eller som diagram. Gjør følgende: 1. Merk ønsket krysstabellrapport. 2. Klikk på Visning-knappen under kriterielisten. I vinduet som vises, ser du krysstabellrapporten slik den blir når den fylles ut med data fra SuperOfficedatabasen. 3. Rediger innholdet i krysstabellen ved å bruke disse knappene: Klikk på denne knappen for å vise en listeboks der du kan velge hvilke rader eller kolonner du vil vise / ikke vise i krysstabellen. Fjern merkingen i denne boksen hvis du ikke vil at raden eller kolonnen skal vises i krysstabellen. / Klikk på pluss/minus for å vise/skjule felt. Du kan også dra og slippe enkelte komponenter i krysstabellen. Markøren vises som et pilkryss når du holder den over komponenter som kan flyttes. Felt der du kan slippe komponenten, vises med grønn strek når du holder markøren over dem. Merk: Felt/rader/kolonner du velger å skjule i trinnet ovenfor, blir ikke med på utskriften. 4. Klikk på én av de tre knappene nederst til høyre i visningsvinduet når du er ferdig med å redigere innholdet i krysstabellen: Forhåndsvisning: Klikk her for å vise krysstabellen i et eget visningsvindu med utskrifts- og visningsalternativer. Excel-regneark: Klikk her for å vise krysstabellen som et vanlig regneark i Microsoft Excel, der den kan redigeres, lagres og skrives ut. Diagram: Klikk her for å vise krysstabellen som et diagram i Microsoft Excel, der den kan redigeres, lagres og skrives ut. I forhåndsvisningsvinduet for utskrift har du følgende alternativer: Klikk her hvis du vil skrive ut rapporten. 170

Klikk her for å få frem et vindu der du kan velge blant annet skriver, papirstørrelse og utskriftsretning. Klikk her hvis du vil justere margene på utskriften. Det vises da streker over forhåndsvisningsvinduet, og ved å dra og slippe disse på ønsket sted kan du bestemme størrelsen på margene. Klikk på høyrepilen for å gå til neste side i rapporten, og på venstrepilen for å gå til forrige side i rapporten. Klikk på forstørrelsesglasset med plusstegn for å zoome inn på rapporten, og på forstørrelsesglasset med minustegn for å zoome ut igjen. Du lukker forhåndsvisningsvinduet ved å klikke på krysset øverst i høyre hjørne. Skrive ut rapporter Du bruker denne funksjonen til å skrive ut rapporter. Fremgangsmåten for utskrift av rapporter er den samme for lister, gruppelister, kalender og teksteksport. For etiketter og krysstabeller er den imidlertid litt annerledes. Du kan følge trinnene nedenfor for å skrive ut liste, gruppeliste, kalender og teksteksport. 1. Merk ønsket rapport på rapportlisten. 2. Klikk på Utskrift-knappen under kriterielisten. 3. Angi ønskede utskriftsalternativer i dialogboksen som vises, blant annet ønsket skriver og antall sider som skal skrives ut. 4. Klikk på Skriv ut for å skrive ut den ferdige rapporten. Skrive ut etiketter Utskriftsalternativene for etiketter er litt annerledes enn de andre rapporttypene på grunn av det spesielle etikettformatet. Slik skriver du ut etiketter: 1. Merk ønsket etikettrapport på rapportlisten. 2. Klikk på Utskrift-knappen under kriterielisten. Dialogboksen Etikettformat vises. 171

3. Merk etikettformatet du ønsker å skrive ut etikettene med, og klikk på OK. Tips: Du kan også legge til, redigere og fjerne etikettformater ved å klikke på en av knappene under etikettformatlisten. 4. Gjør de nødvendige endringene i utskriftsdialogboksen som vises, og klikk på Skriv ut. Skrive ut krysstabeller Du har flere utskriftsmuligheter for krysstabeller. Blant annet kan du velge hvilke deler av krysstabellen som skal vises i en utskrift, forhåndsvise krysstabellen og skrive ut krysstabellen som vanlig tabell eller som diagram. Trinnene nedenfor beskriver den mest grunnleggende utskriftsfunksjonen for krysstabeller. 1. Merk ønsket krysstabellrapport. Tips: Hvis du lurer på om rapporten din er en krysstabell, kan du se på bildet øverst til høyre i Rapporter-bildet. 2. Klikk på Utskrift-knappen under kriterielisten. 3. Angi ønskede utskriftsalternativer i dialogboksen som vises, blant annet ønsket skriver og antall sider som skal skrives ut. 4. Klikk på OK for å skrive ut den ferdige rapporten. Lagre rapporter som filer Du kan lagre kjørte rapporter som dokumenter, slik at de senere kan åpnes fra rapportarkivet eller detaljkortet Aktiviteter. Rapportene kan lagres i ulike formater, for eksempel HTML, PDF og tekst. Merk: Lagring av rapporter som filer håndteres litt annerledes for rapporttypen krysstabell enn for andre typer. Se Lagre krysstabellrapporter som filer. Slik lagrer du en rapport som fil: 1. Merk ønsket rapport på rapportlisten. 172

2. Klikk på Lagre-knappen under kriterielisten. Dialogboksen Lagre rapport åpnes. 3. I listeboksen Format velger du ønsket format på rapporten: Html File (HTM) egner seg godt blant annet til ferdige rapporter som skal publiseres på World Wide Web. Microsoft Excel (XLS) egner seg godt blant annet for tabellformater og videre formatering i et regnearksprogram. Dette formatet er valgt som standard for kalender, krysstabeller og etiketter. Portable Document Format (PDF) egner seg godt blant annet til å sende ferdige rapporter som vedlegg til e-postmeldinger. Rich Text Format (RTF) egner seg godt blant annet for videre formatering i et tekstbehandlingsprogram. Text File (TXT) egner seg godt til eksport av store tekstmengder. Merk: For teksteksport er bare formatet Text File tilgjengelig. 4. I feltet Tittel skriver du inn ønsket tittel på rapporten. 5. I feltet Nøkkelord angir du ønskede nøkkelord for rapporten. Nøkkelordene brukes ved søking. 6. I feltet Kontakt angir du hvilken kontakt du vil knytte rapporten til. 7. I feltet Person angir du en person du vil knytte rapporten til. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over kontaktpersoner som er registrert hos kontakten. 8. I feltet Prosjekt angir du eventuelt navnet på prosjektet som rapporten skal knyttes til. 9. I feltet Salg angir du eventuelt navnet på salget som rapporten skal knyttes til. 173

10. Klikk i feltet Synlig for for å vise en liste der du kan velge om dokumentet skal være synlig for alle, for medarbeider (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 11. Merk av for Åpne rapporten etter lagring hvis du vil at rapporten skal åpnes etter at du har klikket på Lagre. Rapporten åpnes da i standard visningsprogram for formatet du valgte i listeboksen Format. 12. Klikk på Lagre for å lagre den ferdige rapporten. Lagre krysstabellrapporter som filer Lagring av rapporter som filer fungerer litt annerledes med rapporttypen krysstabell enn med andre rapporttyper. 1. Merk ønsket krysstabellrapport. Merk: Valget Lagre under kriterielisten er deaktivert. Du kan i stedet lagre kriterier fra visningsvinduet som beskrevet nedenfor. 2. Klikk på Visning-knappen under kriterielisten for å vise krysstabellrapporten. 3. Gjør de nødvendige endringene som beskrevet under Vise krysstabeller. 4. Åpne krysstabellrapporten i Excel-regneark eller Diagram, som beskrevet under Vise krysstabeller. Begge valgene åpner krysstabellrapporten i Microsoft Excel. 5. I Excel kan du bearbeide og presentere dataene på ønsket måte. 6. Lagre krysstabellrapporten i Microsoft Excel. SuperOffice Reporter Studio Rapportene i SuperOffice Sales & Marketing kan redigeres i SuperOffice Reporter Studio. Standardrapporter kan endres med hensyn til layout og kriterier, men ikke slettes. Merk: Dersom du gjør for mange endringer i standardkriteriene for en del av rapportene, kan det resultere i at rapporten ikke kan kjøres via Skriv-knappen på de ulike hovedkortene. Hvis du ønsker å opprette dine egne rapporter, kan du anskaffe SuperOffice Reporter Studio. Dette er et fleksibelt rapporteringsverktøy med store kombinasjonsmuligheter. I SuperOffice Reporter Studio har du som rapportutvikler hele tiden full kontroll over hvordan rapporten skal se ut, både når det gjelder utseende og innhold. 174