Referat styringsgruppemøte #8 Namsos 18.3.13 prosjekt Visit Namdalen (heretter kalt VN) Tilstede: Fraværende: Møtested: Gunn Anita Totland, Tone Fornes, Trygve Ebbing, Skjalg Åkerøy, Reinert Eidshaug, Steinar Lyngstad (stedfortreder for Per Olav) og Bente Snildal Per Olav Tyldum (men hadde stedfortreder i Steinar Lyngstad), Dag Roar Opdal, Ole Martin Dahle, Bjørn Tore Hals, May Britt Hansen, Anita Østby, Turid Bredesen, Renate Strand Namsos, Namdalshagen, møterom 2. etg. Tidspunkt: 18.3.13 kl 15:00 18:00 Bente åpnet møtet og gikk gjennom agendaen. Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige møtet. Oppmøte Styringsgruppen skulle i utgangspunktet være fulltallig på dagens møte, men det ble meldt en del forfall i dagene i forkant. Understreker at det ikke ligger noe dramatikk bak dette, da det ble gitt positive tilbakemeldinger om utsendt materiell i forkant av møtet, dagens agenda og prosjektets anbefalinger om veien videre. Jeg velger for ordens skyld å kommentere den enkeltes forfall: Per Olav Tyldum opptatt med kommunestyremøte men sendte stedfortreder Steinar Lyngstad, Dag Roar Opdal frafall pga. sykdom, Ole Martin Dahle var opptatt med kunder, Bjørn Tore Hals har sluttet i Rock City (valgte og ikke innkalle erstatter da vi er inne i siste runde på prosjektet), May Britt Hansen opptatt med et annet møte, Anita Østby var opptatt, Renate Strand var forhindret for å komme og Turid Bredesen pga. sykdom. Design Visit Namdalen På møtet i Grong den 29.10.13 ble det nedsatt en arbeidsgruppe som skulle kvalitetssikre innholdet i den elektroniske designmanualen. Gruppen besto av Bente Snildal, Dag Roar Opdal og Tone Fornes. Gruppen har nå gjennomgått innholdet. Styringsgruppen i VN har nå enstemmig vedtatt det offisielle designet til Visit Namdalen som medlemsbedrifter og medlemskommuner kan benytte fritt.
Forankring Visit Namdalen Som en del av forankringsarbeidet har Bente har vært ute på veien og presentert arbeidet som er gjort i VN for ulike grupperinger. Responsen har vært ubetinget positiv på måten vi har jobbet på, valg av konsept som skal selge Namdalen samt design. Dette lover godt når vi nå skal ta fatt på siste runde, dvs. etablere Visit Namdalen SA samt få nettportal med booking på plass. Følgende har fått presentert VNs arbeid: 1. Innovasjon Norge 2. Overhalla Reiselivlag 3. Kommunestyre i Overhalla 4. Spydspiss Namsen 5. Alle ordførere i region Namdalen 6. NYN 7. Reiselivsaktører i Ytre Namdalen (på Vegamøtet) 8. Indre Namdal Regionråd 9. KIIN 10. Midtre Namdal 11. Namdalshagen 12. Namsos Næringsforening 13. Trøndelag Reiseliv 14. Trøndelag Reiseliv markedsråd 15. Innovasjon Norge 16. NTFK 17. Kontaktforum for reiselivet i Trøndelag 18. Grong Fritid 19. Visit Namsskogan 20. Prosjekt felles nettportal for Namdalen 21. Miljø og Landbruk fokus på lokal mat og reiseliv 22. Reiselivsaktører på Fosnes 23. Reiselivsaktører i Namsos 24. Ytre Namdal Regionråd/Kystgruppen 25. Nærøy kommunestyre 26. Namsos Rotary 27. Vikna kommunestyre (står for tur) 28. Overhalla kommunestyre (står for tur) 29. Ordførerne i Region Namdal (står for tur, runde 2) Organisasjonsform for Visit Namdalen og bakgrunn for valget Hvorfor SA - Samvirkeforetak: Enkelt å administrere Stiftes av minst 2 personer
Ingen krav til minstekapital ved stiftelse Lett og melde seg ut og inn gunstig i en oppstartsfase Søkeberettiget til Innovasjon Norge Vedtekter Visit Namdalen Forslag til vedtekter i VN ble lagt frem for siste gjennomgang: Vedtektene for VN er revidert og godkjent av styringsgruppen. Serviceavtale VN Forslag til serviceavtale VN ble lagt frem for siste gjennomgang. Serviceavtale for VN er revidert og godkjent av styringsgruppen. Nettportal Og, som Kristian sier: Wordpress er sannsynligvis den enste løsningen som ikke «går ut på dato». Rett i forkant av vårt møte den 18.3.13 ble vi informert av Trøndelag Reiseliv (TR) om at Innovasjon Norge (IN) har tatt initiativet til å tilby en ny nasjonal plattform for alle destinasjoner i Norge basert på www.visitnorway.com sin mal. Vi vet ennå ikke om det blir noe av en nasjonal løsning. Om det blir det, kan det fortsatt hende at det blir Wordpress, men vi avventer fremdriften i vårt arbeide til vi har fått mer informasjon om dette. Vi får likevel takk hainn der oppe at ikke VN har skrevet under noen kontrakter og forpliktet oss på kostnader på ting som allerede kan være utgått på dato. I følge TR så vil vi innen kort tid få en beskrivelse av løsningen og kostnader med implementering av IN sin løsning slik at vi kan ta stilling hva vi skal velge og kostnader. Det understrekes at de budsjettene som ble fremlagt under møtet vårt, var kostnader og løsning på opprinnelig løsning som TR har valgt. Vi venter nå på informasjon fra TR om hvilke kostnader løsningen til IN har, og vi vil da justere våre budsjetter deretter. Oppstarts og driftsbudsjett VN Oppstarts- og driftsbudsjett og finansieringsplan ble gjennomgått. Tallene i budsjettet er kvalitetssikret og godkjent. NB! Men jfr. punktet ovenfor om nettportal må våre budsjetter eventuelt justeres jfr. nye priser. Avvent med å sende søknad om finansiering inntil vi har fått prisene fra TR før vi sender søknad om finansiering.
Finansieringsplan VN Det ble lagt frem en finansieringsplan for VN for styringsgruppen. De 3 første årene finansieres driften gjennom medlemsavtaler, NTFK og de regionale fondene. Fra år 4 ser styringsgruppen for seg en finansiering gjennom medlemsavtaler og de 14 kommunene. Kommentar til beregningen av hva den enkelte kommune skal bidra med: Fast grunnbeløp pr kommune (dvs. 50 % av total behovet) og resten fordelt etter innbyggerantall pr. kommune. Regnskap VN Regnskapene for prosjekt VN og prosjekt felles nettportal med booking ble lagt frem. Begge prosjektene ser ut til å være i balanse mht. til økonomi. Når det gjelder regnskapsføring i forbindelse med selskapet Visit Namdalen SA blir vi anbefalt å ha en egen regnskapsfører, bank og bankkonto. Regnskapene er godkjent Når Visit Namdalen SA stiftes velger man regnskapsfører, bank etc. Hva nå Avklaring av når regionrådene og NTFK har møter samt skrive søknad: Indre Namdal regionråd har møter 17.4, 22.5 og 19.6 Ytre Namdal regionråd har møter 19.6 Regionalt fond Midtre Namdal har møter ukentlig NTFK har møter ukentlig Interim styret v/bente, Tone, Trygve og Renate avtaler et møte med NTFK v/terje Sørvik for å legge frem arbeidet som er gjort med VN, presentere veien videre og tanker rundt søknaden. Dette gjøres før søknaden skrives. 1. Nedsatt et interim styre bestående av: Tone Fornes (leder), Renate Strand, Trygve Ebbing og Bente Snildal. 2. Interim styret har fått følgende mandat: Få på plass finansiering, invitere til stiftelsesmøte. 3. Tone Fornes (leder) og Bente Snildal tar et møte med NTFK v/terje Sørvik og presenterer søknaden. 4. Fastsette dato for stiftelsesmøte når finansiering er på plass. Vi kjører et enkelt stiftelsesmøte for så kjøre oppsøkende virksomhet for mobilisering og avtaleskriving. 5. Nytt styre velges på stiftelsesmøtet. 6. Daglig ledelse av selskapet leies inn fra Midtre Namdal samkommune Utvikling v/bente Snildal. 7. Stiftelsesmøte arrangeres så snart er finansiering ok. 8. Forberede stiftelsesdokument.
Nettverkstreff Når det i fremtiden skal arrangeres nettverkstreff i regi av VN, vil disse være åpen for alle aktører, men deltageravgiften vil differensieres i forhold til om man er medlem i VN eller ei. Jobbe kontinuerlig med medlemsverving! Namsos 11. april 2013 Prosjekt Visit Namdalen Bente Snildal Prosjektleder