Tilbudsfrist: 01.09-2009 kl. 14.00

Konkurransegrunnlag Kjøp av DAGTILBUD TIL HJEMMEBOENDE DEMENTE For perioden 1.1 2010-31.12 2011 (2013) Overhalla kommune Tilbudsfrist: 01.09-2009 kl. 14.00

Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Omfang og kontraktsverdi... 3 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.5 Kunngjøring... 4 2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 4 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Tilbudets utforming og levering... 4 2.3 Innleveringsfrist... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Behandling av tilbud... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner... 5 4 KRAVSPESIFIKASJON... 6 4.1 <vare/tjeneste>... 6 5 TILDELINGSKRITERIER... 6 6 ANNEN INFORMASJON... 7 7 UNDERSKRIFT... 7 8 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE... 8 BILAG I HMS-EGENERKLÆRING... 9 BILAG II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR TJENESTEKJØP... 10 2

1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Helse- og sosialtjenesten Overhalla kommune Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Bente Eidesmo Postadresse: Overhalla kommune Besøksadresse: 7863 Overhalla e-post: bente.eidesmo@overhalla.kommune.no Telefaks: 74280001 Telefon: 97958279 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.2 Anskaffelsens formål Et økende antall personer blir rammet av svekket hukommelse (som påvirker hverdagen) eller begynnende demenslidelse mens de fremdeles er yrkesaktive og fysisk velfungerende. I dag er det svært få tilbud tilpasset de som opplever dette. Det medfører at mange blir sittende hjemme og i liten grad er i aktivitet. Gjennom dagtilbud på gårdsbruk kan kommunen få til et aktiviseringstilbud som gir bruker en mer aktiv hverdag, og som kan være en viktig avlastning for pårørende. Aktiviteten for dagen varierer etter årstid og brukernes dagsform. Om vinteren blir det mye inneaktiviteter. De baker, tilbereder lunsj, leser, synger og lager en del hobbyting. I de varmere tidene på året er de mye ute. Gården og hagen er basen de fleste av dagene. De tar turer i nærområdet og ser på dyra på beite, overvåker kalvinger eller tar inn egg til lunsj. Andre ganger drar de til steder brukerne er kjent i kommunen, gamle arbeidsplasser, eller rett og slett tar med mat og kaffe og rusler en tur på kjente plasser. Disse turene blir benyttet til å samle inn materialer som kan være til nytte i hobbyarbeidet til vinteren. Det viktigste er ikke hva som blir gjort i løpet av dagen, men at brukerne reiser hjem med en god følelse av at de har hatt et godt fellesskap, og at de har mestret de aktivitetene som har foregått. Mestring er alfa og omega i aktivitetstilbudet. For nærmere informasjon se vedlagte prosjektplan 1.3 Omfang og kontraktsverdi Dagtilbud 2 dager i uka på gård. For 5 hjemmeboende personer som har begynt å få hukommelsestap, eller har en begynnende demenslidelse. Avtaleperiode 2 år med mulighet om forlengelse i 2 år 3

1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende bilag I (Generell miljø og HMS-egenerklæring) og bilag II (Standard kontraktsbetingelser). 1.5 Kunngjøring Det inviteres et tilstrekkelig antall leverandører og konkurransen kunngjøres på kommunens hjemmeside: www.overhalla.kommune.no og i Namdalsavisa. 2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I: Konkurransegrunnlaget sendes ut til et tilstrekkelig antall leverandører. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket: Tilbud Dagtilbud for demente 2. Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å avgi tilbud/svar. Leverandørens svar skrives med blå skrift rett under det angjeldende spørsmål eller i tabeller avsatt for svar. 3. Vedlegg skal nummereres i den rekkefølge som vedlegg nevnes i konkurransegrunnlaget. 4. Tilbudet skal inneholde komplett utfylt priser/prisskjema. 5. Tilbudet skal leveres pr post. ett originalt dokument + 1 elektronisk kopi på CD/minnepenn. 6. Underskrift Dette konkurransegrunnlaget er utformet slik at leverandøren kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samlet sett fremstår som leverandørens tilbud. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til 01.09.2009 kl. 14:00. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er oppdragsgiver i hende, på innleveringsstedet, før tilbudsfristens utløp. 4

2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 60 kalenderdager regnet fra innleveringsfristen. 2.5 Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt. 2.6 Forbehold Forbehold om dekning i budsjett 3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav til leverandøren for deltakelse i konkurransen. Informasjon til leverandør: Fra kapittel 3, 4 og 5 skal det fylles i nn direkte i dette dokumentet. Samlet innfylling og vedlegg vil da utgjøre leverandørens tilbud. Husk å fylle inn med blå skrift. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. momsinnbetaling. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. HMS -egenerklæring (Se bilag I til konkurransegrunnlaget) 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: MÅ være eller bli medlem av Inn på Tunet før oppstart av tilbudet Faglig kompetanse Navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget 5

4 KRAVSPESIFIKASJON Følgende kravspesifikasjon legges til grunn for tilbudet: 4.1 <vare/tjeneste> Krav Beskrivelse Leverandørens svar Evt. Vedlegg nr: Dagsentertjenester 2 dager pr uke for 5 brukere 5 timer pr dag (Kl 09.30 til 14.30) Tilbud på gårdsbruk og hvor gårdbruker er direkte involvert i tilbudet enten som leder eller i en assisterende rolle. Tilbudene bygger på samarbeid med helse- og omsorgsektor, og tilbudet har aktiviteter knyttet til gården og landbruket. Leie av rom 2 dager /uke Behov er kjøkken, stue, toalett og evt hobbyrom Matvarer til kaffe ved oppmøte Viktig med ei samlingsstund og noe å bite i ved oppmøte på gården Matvarer til lunsj Varm eller kald lunch før hjemreise. Laging av lunch kan være en del av aktiviteten for noen av brukerne Aktiviteter som skal inngå i tilbudet Beskrives under oppdragsforståelse Transport av 5 brukere til og fra (opsjon) Det er ønskelig, men ikke et krav om transport av brukerne (opsjon) 5 TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: Kriterier Dokumentasjon Leverandørens svar Evt. vedlegg nr: Oppdragsforståelse Beskrivelse av hvordan oppdraget planlegges gjennomført, samt løsning av organisasjonsmessige utfordringer 6

Kriterier Dokumentasjon Leverandørens svar Evt. vedlegg nr: Pris Kostnader pr. måned for leie av rom med nødvendig materiell, utstyr, rengjøring, strøm, forsikring inkl. gårdbrukers godgjøring av egen tid. Beskrive hva disse kostnadene dekker Matkostnad pr bruker pr dag Pris transport Evt andre tilleggskostnader (beskriv hvilke) 6 ANNEN INFORMASJON Informasjon fra oppdragsgiver Svar/informasjon fra leverandøren Evt. vedlegg nr: Tilbyder kan her gi annen informasjon 7 UNDERSKRIFT Firmaopplysninger Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer: Fyll inn..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet 7

8 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE Følgende dokumenter skal leverandøren legge ved tilbudet: 1. Skatteattest (Se punkt 3.1) 2. Merverdiavgiftsattest (Se punkt 3.1) 3. HMS-egenerklæring (se punkt 3.1) 4. Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner (Se punkt 3.2) 5. Kravspesifikasjoner (se punkt 4) Leverandøren besvarer kravene til dokumentasjonen på tildelingskriterier så godt det er mulig: 6. Se oppdragsgivers liste tatt inn i punkt 5 Husk at skal vedleggene som skal med nummereres og at vedleggsnummerene tas inn i dette dokumentet. Leverandørens svar fylles inn med blå skrift. 8

BILAG I HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 9

BILAG II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR TJENESTEKJØP 0. Generelt Kjøper er Overhalla kommune. Leverandør er den adressat som avtalen er inngått med. 1. Priser Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast og eksklusiv merverdiavgift, inkl. alle avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelsene på en måte som virker inn på prisen, skal denne, etter avtale, endres tilsvarende. Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta ut over det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av kjøperen. 1.1 Prisendring Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse. Prisendringen kan ikke settes i kraft før ansvarlig for avtalen har godkjent denne. Dersom leverandørens tjenester får en prisstigning som etter kjøpers vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. 2. Levering Levering skal anses å ha skjedd når varen er mottatt eller tjeneste utført, på avtalt sted. Kjøperen er forpliktet til, uten ugrunnet opphold etter mottaket, å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller deler av den ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering som ikke skjedd. 3. Kvalitet Leveransen skal være i samsvar med leverandørens spesifikasjoner og standarder. Kjøpers unnlatelse av kontroll fritar ikke leverandøren for ansvar for leveringer som ikke tilfredsstiller spesifikasjonene. I de tilfeller hvor Produktkontrolloven (Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester av 11.06.1976 nr. 0079) 3a om substitusjonsplikt kommer til anvendelse, skal leverandøren dokumentere resultatene av sine substitusjonsvurderinger. Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen, og kjøper har for egen regning, og til enhver anledning, rett til å inspisere og kontrollere at så skjer. Hvis en leveranse, eller en del derav, ikke tilfredsstiller de krav og betingelser kjøper fastsetter, kan kjøper tilbakevise eller vrake den, eller deler av den. Kjøpers kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg iht. bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra kjøpers side medfører ingen reduksjon i hans rettigheter. 10

4. Betalingsbeting elser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura-, ekspedisjonsgebyr etc. Eventuell morarente skal beregnes etter morarenteloven. Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor kjøper ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. Det er en forutsetning for betaling i rett tid at faktura er kommet fram til virksomheten senest 4 dager etter fakturadato. Betalingsbetingelsene gjelder alle tjenester som leverandøren fører, også de som ikke omfattes av avtalen. 5. Forskudd Forskudd vil ikke bli utbetalt. 6. Etiske kra v Kjøpers avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Varer som leveres til kjøper skal være fremstilt under forhold som er forenelige med kravene nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal lovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner, nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. 6.1. Krav FNs barnekonvensjon, artikkel 32, om barns rett til beskyttelse fra økonomisk utnytting og dets rett til skolegang og personlig utvikling ILOs åtte kjernekonvensjoner o Konvensjon nr 29 og 105 om forbud mot tvangsarbeid o Konvensjon nr 87 om retten til å organisere seg o Konvensjon nr 98 retten til kollektive forhandlinger o Konvensjon nr 100 og 111 om forbud mot all forskjellsbehandling i arbeid og lønn o Konvensjon nr 138 om fastsettelse av minstealder for å hindre barnearbeid o Konvensjon nr 182 om forbud mot de verste former for barnearbeid Arbeidslovgivningen i produsentlandet 6.2. Oppfølging Leverandør er forpliktet til å etterleve de overnevnte krav i egen virksomhet, samt bidra til etterlevelse hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra kjøper skal dette arbeidet dokumenteres innen rimelig tid ved: Egenerklæring fra leverandør og/eller underleverandør, og/eller Oppfølgingssamtaler med kjøper 11

Kjøper, eller den kjøper bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte og uanmeldte kontroller på produksjonsstedet i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandør. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt. 6.3. Brudd Brudd på punkt 6.1 og 6.2 innebærer kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp de påpekte manglene innen den tidsfrist som kjøper bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig, og på den måten kjøper bestemmer. Ved vesentlig brudd på punkt 6.1 og 6.2, eller ved manglende oppretting, kan kjøper heve kontrakten. 7. Reklame/offentliggjørelse Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøper dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om bestilling ut over å oppgi leveransen som generell referanse. 8. Mislighold Mislighold fra leverandørens side gir kjøper rett til å heve kontrakten uten kostnad for kjøper. Foruten leveringsforsinkelse og mangler, skal det også regnes som mislighold at leverandørenes distribusjons- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag, kan kjøper kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. 9. Overdragelse av kontrakter Kontraktspartnerne kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakt uten godkjennelse fra kjøper. 10. Prolongering Avtalen kan prolongeres i ytterligere 2 år med ett år av gangen. Dette må eventuelt avtales senest 3 mnd. før avtalens utløp. 12. Dokumentrang Dersom konkurransegrunnlaget og leverandørens anbud/tilbud inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Konkurransegrunnlaget med vedlegg Leverandørens tilbud. 13. Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Kunden kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester/produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Dersom prisene fra leverandøren stiger mer enn hos konkurrentene, har kjøper rett til forhandlinger, evt. til å si opp avtalen med 1 måneds varsel. 12

14. Tvister Tvist om forståelse eller praktisering av avtalen skal først søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom slike forhandlingene ikke fører fram, blir tvisten eventuelt å løses ved de ordinære domstoler. At en tvist er brakt til avgjørelse ved ordinær rettssak, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser ifølge avtalen. Partene vedtar Inderøy Tingrett som verneting for slike tvister. 13